Manuale d uso software Auto & Moto 1
Installazione del Programma Il programma Auto & Moto può essere scaricato dal sito www.studioinformaticasnc.com oppure può essere richiesto l invio del CD di installazione. Una volta lanciato il file Setup.exe del programma e seguite le indicazioni richieste a video, nel menù Start Tutti i programmi sarà presente la cartella Gestione Auto & Moto e sul desktop verrà creato il collegamento per l avvio del programma. Per l installazione del programma su più computer, è necessario seguire la stessa operazione. Dopo l acquisto della licenza ufficiale del programma, bisogna contattare telefonicamente la Studio Informatica s.n.c. al numero +39 081 734 0956 per richiedere il codice di attivazione del programma. Il codice di attivazione è univoco per ogni computer, per le installazioni su più computer, è necessario richiedere il codice specifico. ATTENZIONE: Se Immagine viene scaricato dal sito, per installare correttamente il programma è necessario decomprimere il file SetupAM.zip e lanciare il file Setup.exe. Durante l installazione è consigliato essere collegati ad internet, il software durante il processo di installazione verificherà la presenza dei seguenti prerequisiti: -.NET Framework 2.0 o superiore; - Windows Installer 3.1 o superiore; - SQL Server Express Edition. Se questi prerequisiti non sono installati sul vostro pc, il software li scaricherà ed installerà automaticamente dal sito della Microsoft. Problemi noti: Per i pc con S. O. Windows XP assicurarsi di disporre di tutti gli aggiornamenti di Microsoft Windows (incluse tutte le service pack e quant'altro scaricato automaticamente da Windows), scaricare ed installare dal sito della Microsoft il.net Framework 3.5 SP1 poi decomprimere il file SetupBm.zip e lanciare il file Setup.exe. 2
Presentazione del Programma Auto & Moto è il software che rende semplice e veloce la gestione dell autofficina, è stato sviluppato seguendo la consulenza di esperti del settore. Facile ed intuitivo nell'uso, il software è stato studiato per soddisfare le più comuni esigenze dell autofficina e di aumentarne la produttività. La schermata iniziale di Auto & Moto, presenta un riepilogo con tasti delle funzioni principali. Dalla barra dei menù, comunque, è possibile raggiungere tutte le funzioni del programma. 3
Le Anagrafiche di Auto & Moto: Azienda: Inserimento, modifica e inserimento del logo dell azienda Clienti: Inserimento, modifica, eliminazione e ricerca Fornitori: Inserimento, modifica, eliminazione e ricerca Veicoli Inserimento, modifica, eliminazione e ricerca Articoli: Inserimento, modifica, eliminazione, ricerca per codice articolo, per barcode, per descrizione, inserimento della foto dell articolo Utenti: Inserimento, modifica, eliminazione e ricerca Agenti: Inserimento, modifica, eliminazione e ricerca Azienda La schermata Anagrafica Azienda è suddivisa i tre schede ognuna delle quali gestisce dati specifici. La scheda Anagrafica Azienda permette di inserire i dati dell azienda, compreso il logo. Questi dati sono utilizzati per la personalizzazione delle stampe. La scheda Dati Bancari permette l inserimento dei dati bancari dell azienda. La scheda Impostazioni Generali gestisce alcune impostazioni specifiche per il corretto funzionamento del software. La schermata viene aperta dal menù File Dati Azienda oppure cliccando sul pulsante Impostazioni 4
Clienti - Anagrafica La schermata permette di inserire i dati del cliente, ad ogni cliente è possibile associare un listino di riferimento. Per inserire un nuovo cliente, cliccare sul pulsante Nuovo, inserire i dati del cliente e cliccare sul pulsante Inserisci. Per modificare un cliente, ricercare il cliente usando gli appositi pulsanti, una volta selezionato il cliente, cliccare nella casella di testo dove apportare la modifica e poi cliccare sul pulsante Aggiorna. Per eliminare un cliente, ricercare il cliente e cliccare sul pulsante Elimina. Il pulsante Elenco Veicoli associati. apre la schermata del cliente selezionato. 5
Da questa schermata è possibile gestire tutti i veicoli associati al cliente selezionato, visualizzando anche le relative schede. Schermata Elenco Veicoli Clienti Clienti Altre Informazioni La schermata permette di inserire ulteriori dati del cliente, questi dati possono essere inseriti al momento dell inserimento del nuovo cliente oppure in fase di modifica del cliente selezionato. Il programma gestisce anche il Fido e Scoperto dei clienti, calcolando automaticamente la situazione dei clienti ogni qualvolta viene emesso un documento. Il pulsante Promemoria Cliente apre la schermata del cliente selezionato. 6
Da questa schermata è possibile inserire un promemoria personale dei clienti. E possibile, infatti, memorizzare appunti relativi al cliente selezionato, oppure segnare i pagamenti sospesi dei clienti che non sono gestiti dall elenco pagamenti clienti. Il pulsante Aggiungi Riga inserisce l appunto inserito. Il pulsante Elimina, cancella la riga selezionata. Schermata Promemoria Clienti Clienti Elenco Documenti La Schermata permette di controllare quali documenti sono associati al cliente selezionato. Dopo aver selezionato un documento, cliccando sul pulsante Visualizza, oppure facendo doppio click, è possibile visualizzare il documento scelto. 7
Clienti Elenco Pagamenti La schermata permette di controllare i pagamenti che sono associati al cliente selezionato. Da questa schermata è possibile saldare i pagamenti in sospeso e visualizzare i documenti che hanno generato i pagamenti. Cliccando sul pulsante Stato Pagamento oppure cliccando due volte sul pagamento selezionato, si apre la schermata Imposta Stato Pagamento che permette di modificare lo stato del pagamento. 8
Fornitori - Anagrafica La schermata permette di inserire i dati dei fornitori. La gestione dei fornitori è identica a quella creata per i clienti, per i maggiori dettagli delle singole schermate, fare riferimento alle informazioni indicate per i clienti 9
Veicoli Anagrafica Automezzo La schermata permette di inserire i dati dei veicoli da vendere. Il pulsante Ricerca permette di trovare i veicoli presenti in archivio. Per inserire un nuovo veicolo, cliccare sul pulsante Nuovo, si abilitano i campi per inserire i dati, cliccare sul pulsante Registra per registrare il nuovo veicolo. Il pulsante PDF permette di esportare nel relativo formato, la scheda selezionata. 10
Veicoli Optionals/Foto In questa schermata è possibili inserire / visualizzare alcune immagini del veicolo selezionato con l elenco degli optionals in dotazione. 11
Veicoli Info Scadenze Questa schermata permette di inserire e visualizzare le scadenze del veicolo in questione. 12
Articoli Anagrafica La schermata permette di gestire gli articoli in anagrafica. Il pulsante Nuovo permette di inserire un nuovo articolo, il pulsante Modifica permette di confermare le modifiche apportate all articolo selezionato, il pulsante Elimina cancella l articolo selezionato, il pulsante Chiudi chiude la schermata degli articoli. 13
Articoli Crea e Stampa Barcode Immagine permette di creare i Codici a Barre e di stamparli. Una volta selezionato l articolo, cliccando sul pulsante Codice a Barre si apre la schermata che con i necessari dati crea il codice a barre desiderato. Per generare il barcode, inserire la percentuale di ricarico sul prezzo di listino e cliccare sul pulsante Calcola, automaticamente il codice a barre viene creato ed è già pronto per essere stampato. Il pulsante Modifica serve per modificare il codice a barre di un articolo. Per stampare il codice a barre, cliccare sull apposito pulsante. 14
Articoli Listini La cartella LISTINI PREZZI indica in dettaglio le informazioni relative ai 10 listini che ogni articolo presenta. Inserire il prezzo di vendita con o senza IVA, per confermare le modifiche cliccare sul pulsante Modifica. Per distinguere in modo personale i listini da applicare ad ogni articolo, basta selezionare l articolo di riferimento e cliccare sul pulsante Descrizione Listini. Si apre la schermata Descrizione Listini, cliccare nella cella Descrizione del listino scelto e digitare la nuova denominazione, cliccando su chiudi automaticamente il listino cambia denominazione. 15
Articoli Carico / Scarico Cliccando sul pulsante Carico, dopo aver selezionato un articolo, si apre la schermata che permette di caricare nel magazzino scelto la quantità di merce dell articolo. Per caricare un articolo, trovarlo in base al Codice Articolo, oppure selezionarlo dall elenco a discesa Descrizione o selezionarlo dalla schermata che si apre cliccando sul pulsante Cerca dell elenco a discesa Descrizione. Dopo aver selezionato l articolo, inserire le varie voci e cliccare sul pulsante Carica. La stessa funzionalità è usata per lo scarico dell articolo selezionato. 16
Articoli Costi Fornitore La cartella COSTI FORNITORE indica in dettaglio il prezzo di acquisto dell articolo. La griglia di dati mostra l elenco dei fornitori dell articolo selezionato, l elenco a discesa Seleziona Il Fornitore permette di scegliere uno dei fornitori dell articolo, il pulsante vicino apre la schermata Elenco Fornitori. Al fornitore selezionato è possibile abbinare i filtri temporali: Mese Corrente Ad Oggi Cerca per Date, che in base al periodo indicato mostra i dati presenti. Il box INFO COSTI ARTICOLO indica per ogni articolo, il prezzo ultimo pagato e quale fornitore lo propone, indica il prezzo più alto dell articolo e quale fornitore lo propone ed indica il prezzo più basso e quale fornitore lo propone. 17
Articoli Prodotti Assemblati La cartella ASSEMBL./PRODUZIONE permette di creare prodotti assemblati partendo da articoli singoli presenti nell anagrafe degli articoli. Per creare un prodotto assemblato cliccare sul pulsante Visualizza Elementi, si apre la schermata dell elenco articoli, scegliere gli articoli che compongono il prodotto assemblato. Quando si clicca sul pulsante Annulla della schermata Elenco Articoli, gli articoli selezionati vengono aggiunti nella griglia ELENCO ARTICOLI PER PRODUZIONE. Per cancellare un articolo dalla lista della griglia, selezionare l articolo e cliccare sul pulsante Elimina Elemento. Il costo del prodotto assemblato viene calcolato automaticamente. L elenco a discesa Magazzino, permette di selezionare il magazzino dove immagazzinare il prodotto assemblato creato. Nell anagrafe articoli i prodotti assemblati sono considerati come articoli singoli. Nei processi di vendita, le quantità vendute si riferiscono al prodotto assemblato. I movimenti di scarico, si riferiscono al prodotto assemblato e automaticamente vengono scalati dal magazzino anche le quantità vendute dei singoli articoli che compongono il prodotto assemblato. Per modificare o cancellare un prodotto assemblato, bisogna seguire le indicazione degli articoli singoli. 18
Articoli Situazione Magazzino La cartella SITUAZIONE MAGAZZINO indica le necessarie informazioni sulla reale situazione degli articoli in magazzino. Cliccando sui pulsanti Carica Merce o Scarica Merce, si aprono le relative schermate per inserire o diminuire le quantità dell articolo in quel momento selezionato. Cliccando sul pulsante Rettifica Giacenza, si apre la relativa schermata che permette di correggere la quantità dell articolo in quel momento selezionato. La schermata della Tabella Magazzini permette di inserire i magazzini multipli. Il pulsante Nuovo predispone l inserimento di un nuovo magazzino, il pulsante Salva inserisce il nuovo magazzino, il pulsante Elimina cancella il magazzino selezionato. Il pulsante OK o il doppio click sulla riga del magazzino selezionano il magazzino da usare nella gestione dell articolo. 19
Utenti Dati Login e Privilegi La schermata Gestione Utenti permette di inserire i dati degli utenti che utilizzeranno il programma. La cartella DATI LOGIN E PRIVILEGI serve per indicare la login e password assegnata all utente inserito. Per concedere i privilegi (l opportunità di usare le schermate di Immagine) bisogna inserire il simbolo di spunta vicino alla relativa voce e poi cliccare sul pulsante Inserisci/Modifica. Per eliminare un utente, dopo averlo selezionato cliccare sul pulsante Elimina. 20
Agenti - Anagrafica Come per gli utenti, la schermata Gestione Agenti permette di inserire i dati degli agenti che l azienda eventualmente ha in organico. La cartella ANAGRAFICA, permette di inserire i dati anagrafici degli agenti, la cartella DOCUMENTI, indica tutti i documenti emessi che vedono l agente coinvolto. Il pulsante Liquida Provvigione apre la relativa schermata che permette di saldare le provvigione ancora aperte dell agente. 21
Scheda Intervento Questa schermata permette di inserire l intervento effettuato sul veicolo selezionato. Cliccando sul pulsante Cliente si sceglie il cliente, automaticamente vengono filtrati i veicoli del cliente. Cliccando sul pulsante Veicolo, si apre la schermata con i veicoli del cliente. Una volta inserito i dati nelle caselle di testo, cliccare su sul pulsante Salva per salvare la scheda. I Documenti di Auto & Moto: Vendita al Banco Preventivo Ordini Fattura Immediata / Acc. DDT Nota di Credito Archivio Documenti Ricevuta Fiscale Registraz. Fattura dai Fornitori con Carico Magazzino Registraz. D.D.T. dai Fornitori Vendita Veicoli (solo dal pulsante) In tutti i documenti è possibile inserire la Numerazione Multipla dei documenti (1/A 1/B ecc.), le relative voci sono inseribili dalla tabella di servizio richiamata cliccando sul pulsante vicino all elenco a discesa Numerazione 22
Vendita Veicoli - Intestazione La creazione di un documento di vendita di un veicolo è semplice e veloce. Cliccare sul pulsante Seleziona Cliente dall Archivio, si apre la schermata che permette di scegliere il cliente per la vendita. Cliccando sul pulsante Inserisci Nuovo Cliente, si abilitano i campi per inserire un nuovo cliente per la vendita. Per proseguire nella vendita cliccare sul pulsante Prosegui oppure sulla voce Dettagli. 23
Vendita Veicoli - Dettagli Cliccare sul pulsante Seleziona Veicoli per aprire la schermata che permette di scegliere il veicolo da vendere, dopo aver selezionato il veicolo vengono popolati automaticamente i campi della schermata. Per aggiungere gli optionals dei veicoli nuovi, cliccare sul pulsante Aggiungi Optionals, si apre la schermata con l elenco degli optionals a disposizione, selezionare l optionals, per aggiungerlo al documento di vendita, fare doppio click sull optionals oppure cliccare sull apposito pulsante. Il pulsante Inserimento Libero, permette di inserire nel documento eventuali accessori. L elenco a discesa dei listini, permette di identificare il listino da applicare alla vendita del veicolo. 24
Vendita Veicoli Note e Pagamenti La scheda delle Note e Pagamenti permette di inserire le varie informazioni necessarie per concludere il contratto. 25
Vendita Veicoli Provvigioni Agenti La schermata delle Provvigioni Agenti, indica i relativi importi dell agente coinvolto nella vendita. Per inserire l agente, selezionarlo dall elenco a discesa Agente oppure, selezionarlo dalla schermata degli agenti che si apre cliccando sul pulsante. Una volta completato il contratto di vendita, cliccare sul pulsante Registra per registrare la vendita. Quando si richiama un contratto di vendita già registrato il pulsante Registra si trasforma in Modifica. 26
Vendita al Banco Touch Screen La creazione di un documento di vendita al banco touch screen è semplice e veloce. Di default è indicato il Cliente Generico, è possibile selezionare un cliente dall anagrafe semplicemente cliccando sul pulsante cerca. Si possono anche modificare le voci Listino, Pagamento e Magazzino, queste voci vengono automaticamente valorizzate quando si cerca un cliente in anagrafe. Per ricercare un articolo da vendere, è possibile: usare il lettore di barcode e l articolo viene inserito nell elenco di vendita, cliccare sul pulsante Seleziona Articoli; in questo ultimo caso si apre la schermata Seleziona Articolo, per info vedi apposito riquadro. Nell elenco degli articoli da vendere, è possibile cambiare i campi: Q.tà Listino Prezzo Ivato / Prezzo IVA esclusa % Sconto Importo Ivato / Importo Digitare sulla tastiera numerica a video la cifra necessaria, nel display saranno visualizzati i dati inseriti, per modificare la Q.tà dell articolo selezionato, cliccare sul pulsante Q.tà, per modificare il prezzo dell articolo selezionato, cliccare sul pulsante Prezzo per inserire lo sconto sull articolo o sul totale della vendita cliccare sul pulsante % Sconto Articolo oppure % Sconto Tot. Per calcolare i resto da restituire al cliente, digitare la cifra necessaria e cliccare sul pulsante CONTANTE, automaticamente viene calcolato il resto. I pulsanti Rip. + e Rip. aumentano o diminuiscono di una unità la quantità dell articolo selezionato. Il pulsante CE cancella quello che viene digitato sulla tastiera numerica a video. Il pulsante Cancella Riga, cancella la riga selezionata dall elenco di vendita. I calcoli dei totali vengono effettuati automaticamente, se ciò non dovesse avvenire, cliccare sul pulsante Ricalcola Totali. 27
Il flag Usa Prezzi Ivati, permette di usare nella vendita i prezzi IVA inclusa oppure no. Il flag Movimenta Magazzino, permette di movimentare il magazzino utilizzato nella vendita. Il pulsante Ultima Vendita, visualizza l ultima vendita effettuata. Il pulsante Nuova Vendita permette di creare una nuova vendita cancellando quella in corso senza salvare. Il pulsante Registra Vendita, registra il documento di vendita senza stampare. Il pulsante Stampa Scontrino, stampa lo scontrino usando il registratore di cassa. Il pulsante Stampa A4, stampa il documento di vendita con una stampante normale. Il pulsante Stampa POS, stampa lo scontrino usando una stampante POS. Seleziona Articolo Questa schermata è possibile selezionare gli articoli da vendere semplicemente facendo doppio click sull articolo oppure cliccando sul pulsante Aggiungi al Documento. Gli articoli possono essere ricercati in base a vari filtri. Cliccando sul pulsante Nuovo Articolo si apre la sezione che permette di inserire un nuovo articolo in modalità rapida. Dopo aver inserito i dati nei campi specifici, cliccando sul pulsante Registra si memorizza il nuovo articolo nell anagrafe degli articoli. Per chiudere questa sezione, cliccare sul pulsante X a destra del pulsante Registra. Il pulsante Aggiorna Giacenze attiva una procedura per correggere le giacenze degli articoli in magazzino. Questa schermata viene utilizzata in tutte le creazione dei documenti di Business Manager. 28
Documenti - Dettagli Per creare un documento con un cliente in anagrafe, cliccare sul pulsante Seleziona Cliente si apre la schermata Elenco Clienti dove è possibile selezionare il cliente per la fattura. Cliccare sul pulsante Seleziona Veicoli per aprire la schermata che presenta i veicoli associati al cliente, è possibile inserire i dati del veicolo direttamente nelle caselle di testo presenti. Per inserire gli interventi effettuati sul veicolo, cliccare sul pulsante Inserimento Manuale che apre la relativa schermata, nelle specifiche caselle di testo, è possibile indicare gli importi e gli eventuali sconti, cliccare sul pulsante Aggiungi in Fattura per inserire nella fattura le voci appena indicate. Cliccando sul pulsante Aggiungi Riga, si inserisce una riga vuota nei dettagli fattura. Per spostarsi tra i dettagli è possibile usare i pulsanti delle frecce direzionali, freccia giù aggiunge una riga vuota, freccia su cancella la riga vuota. Il campo Importo viene calcolato automaticamente una volta inserito il Prezzo campo Prz. Iva esc. / Prz. Ivato. Per ricercare un articolo da vendere oppure usato nell intervento, è possibile: digitare il codice articolo nella casella di testo Codice Articolo, usare il lettore di barcode e l articolo viene inserito nell elenco di vendita, cliccando nella casella Codice a Barre e premendo il tasto funzione F3; cliccare sul pulsante Articoli; in questi ultimi casi si apre la schermata Seleziona Articolo, in questa schermata è possibile selezionare tutti gli articoli da vendere semplicemente facendo doppio click sull articolo oppure cliccando sul pulsante aggiungi, in questa schermata è anche possibile inserire la quantità dei singoli articoli selezionati, automaticamente l articolo selezionato viene aggiunto all elenco di vendita. Se è necessario vendere articoli non presenti in anagrafe, bisogna cliccare sul pulsante Inserimento Manuale, Nell elenco degli articoli da vendere, è possibile cambiare i campi: Descrizione U.M. Aliq. IVA Qtà Listino 29
Prz. Iva esc. / Prz. Ivato Sc. % Selez. Magazzino (per scaricare l articolo di uno specifico magazzino) I calcoli dei totali vengono effettuati automaticamente, se ciò non dovesse avvenire, cliccare sul pulsante Ricalcola. Nella casella Sconto sul Tot. Impon. % è possibile inserire la percentuale di sconto da applicare all intera vendita. Il pulsante Elimina Riga, cancella la riga selezionata dall elenco di vendita. Il pulsante Aggiungi Servizi / Interventi apre la schermata dove è possibile memorizzare tutti i servizi e/o interventi che vengono effettuati con maggiore frequenza e che poi è possibile inserire in fattura semplicemente selezionandoli. Il pulsante Includi Doc. permette di inserire quei documenti che poi devono essere convertiti in fatture. Scegliere l eventuale agente coinvolto nella transazione, la scelta di una destinazione differente da inserire nella stampa del documento, le spese calcolate e l inserimento della eventuale ritenuta d acconto, la cui percentuale è inseribile dalla schermata Azienda. Il flag Usa Prezzi Ivati, permette di usare nella vendita i prezzi IVA inclusa oppure no. La stampa si abilita dopo aver registrato la transazione, dopo aver cliccato sul pulsante Stampa si apre una schermata che chiede di: Stampa Fattura Immediata Stampa Fattura Accompagnatoria Cliccando sul pulsante OK si apre il gestore delle stampe dove è possibile gestire con facilità la modalità di stampa preferita. Il pulsante PDF permette di esportare la fattura in formato.pdf, dopo aver cliccato sul pulsante si apre una schermata che chiede di: Stampa Fattura Immediata Stampa Fattura Accompagnatoria Cliccando sul pulsante OK si apre una schermata che chiede dove creare il relativo file, indirizzo che è inseribile dalla schermata Azienda (pulsante Impostazioni). Per annullare un documento e farne uno nuovo, cliccare sul pulsante Nuova Fattura / Preventivo ecc. Per modificare un documento, stampare o esportarlo in formato PDF, richiamare il documento dall archivio relativo,apportare le necessarie modifiche oppure per stamparlo od esportarlo in.pdf cliccare sul pulsante Stampa e/o PDF. 30
Documenti - Spese Calcolate Dopo aver cliccato sul pulsante Spesa Calcolata, per inserire una nuova spesa calcolata, cliccare sul pulsante Nuovo, si abilitano le caselle dove è possibile inserire i dati necessari, cliccare su Salva per inserire la nuova voce nelle spese calcolate. Per inserire nel documento la spesa indicata, cliccare sul pulsante Inserisci al Documento. Il pulsante Elimina cancella la spesa calcolata selezionata Documenti - Intestazione Nella cartella Intestazione è possibile modificare i dati della destinazione della merce, per inserire un indirizzo diverso del destinatario. Per modificare la destinazione, inserire il simbolo di spunta nella voce ALTRA DESTINAZIONE, si abilita il pulsante Indirizzi.., cliccando sul pulsante si apre la schermata Destinazione Merce 31
in questa schermata si possono inserire gli indirizzi alternativi dei vari clienti. Dopo aver selezionato l indirizzo diverso della destinazione, cliccare sul pulsante Scegli per inserirlo in fattura. La cartella Intestazione non è presente nelle Fatture Acquisti Documenti - Dati Spedizione Nella cartella Dati Spedizione è possibile inserire i dati per la spedizione della merce, cliccando sul pulsante vicino alle caselle di testo delle relative voci, si aprono le schermate che permettono di gestire le voci presenti nelle tabelle di servizio (inserire, modificare o cancellare una voce da queste tabelle). Questa cartella non è presente nelle Fatture Acquisti 32
Documenti - Note e Pagamenti Nella cartella Note e Pagamenti è possibile visualizzare o cambiare il tipo di pagamento indicato dal cliente e alcune note aggiuntive. Per cambiare il pagamento, scegliere il pagamento desiderato dall elenco a discesa, oppure cliccare sul pulsante per aprire la schermata dei trattamenti dove scegliere il trattamento, nella griglia dei pagamenti verranno visualizzate le informazioni dei pagamenti, se si sceglie un pagamento rateizzato, il programma calcola automaticamente l importo delle rate e le date di scadenza delle stesse. Per inserire l acconto, inserire il simbolo di spunta sulla relativa voce, indicare l importo dell acconto e cliccare sul pulsante per l inserimento nella griglia dei pagamenti, automaticamente vengono ricalcolati i pagamenti. Per annullare l acconto, selezionare la voce dell acconto e digitare il pulsante Canc della tastiera. Per modificare un acconto, mettere il flag in Acconto e digitare il nuovo importo nella casella acconto, cliccare sul pulsante per l inserimento nella griglia dei pagamenti, automaticamente vengono ricalcolati i pagamenti. 33
Documenti - Provvigioni Agenti Nella cartella Provvigioni Agenti viene presentato il riepilogo dei dati dell eventuale agente selezionato. Questa cartella non è presente nelle Fatture Acquisti. Registrazione modifica e creazione nuovo documento. Dopo aver inserito i necessari dati per la creazione della documento, cliccare sul pulsante Registra Fattura / Registra, si abilitano i pulsanti Stampa e PDF che permettono di stampare la fattura appena creata oppure di creare il file nel formato.pdf. I file.pdf sono utili per essere inviati via e- mail o catalogati in cartelle di archivio esterne al programma. Il pulsante Registra Fattura si trasforma in Modifica, la fattura è in modalità di modifica per le eventuali correzioni da apportare. Per creare una nuova fattura, cliccare sul pulsante Nuova Fattura / Nuovo, il programma si predispone alla creazione di una nuovo documento. 34
Documenti - Fatture Acquisto con carico DDT Fornitore Per creare una fattura acquisto con carico di un D.D.T. di un fornitore, dopo aver selezionato il fornitore, cliccare sul pulsante Includi D.D.T. da Fornitore, si apre la schermata Elenco Registrazione D.D.T. del Fornitore. Eventualmente Selezionare il fornitore e cliccare sul pulsante Cerca DDT, nella griglia di sinistra compaiono i D.D.T. emessi, nella griglia di destra i dettagli dei D.D.T. selezionati, per aggiungere in fattura i D.D.T., inserire il simbolo di spunta nella griglia di sinistra vicino al D.D.T. da includere e cliccare sul pulsante Aggiungi in Documento. Nel dettaglio della fattura vengono automaticamente inseriti gli elementi presenti nei D.D.T. con l indicazione del riferimento al D.D.T. selezionato. 35
Nota di Accredito Per creare una nota di accredito, selezionare se il documento è una nota di accredito al cliente oppure al fornitore scegliendo l apposita voce. In base alla scelta fatta, si abilita l elenco a discesa Denominazione Cliente / Fornitore da selezionare per l intestazione del documento. Selezionare nel box RIFERIMENTO FATTURA VENDITA / DI ACQUISTO il relativo documento. Selezionare l articolo da restituire e cliccare sul pulsante Aggiungi. Nel box DETTAGLIO NOTA DI CREDITO, è possibile inserire articoli non in fattura usando gli appositi pulsanti e/o caselle di testo. Per cancellare un articolo erroneamente inserito negli articoli da restituire, selezionare l artico dalla griglia DETTAGLIO NOTA DI CREDITO e cliccare sul pulsante Elimina Riga. Per registrare il documento cliccare sul pulsante Registra, si abilitano i pulsanti Stampa e PDF che permettono di stampare la nota di accredito appena creata oppure di creare il file nel formato.pdf. I file.pdf sono utili per essere inviati via e-mail o catalogati in cartelle di archivio esterne al programma. Il pulsante Registra si trasforma in Modifica, la nota di accredito è in modalità di modifica per le eventuali correzioni da apportare. Per creare una nuova nota di accredito, cliccare sul pulsante Nuova Nota, il programma si predispone alla creazione di una nuova nota di accredito. Per la scheda Intestazioni e Note vedi Documenti Intestazioni a pag. 31. 36
Archivio Documenti Da questa schermata è possibile aprire gli archivi dei documenti emessi dal software. Cliccare sulla freccia in basso del pulsante Archivio Documenti. 37
Archivio Documenti Il programma gestisce in modo completo gli archivi dei documenti emessi. La schermata dell archivio preventivi è esaustiva per indicare le funzioni dell archivio documenti. La schermata presenta la griglia con tutti i documenti emessi filtrati in base al periodo selezionato ( Giorno corrente Mese corrente Fino ad Oggi - Cerca per Date), al cliente (fornitore per le fatture acquisto), identificativo del documento. Selezionato il documento nella griglia, usando gli appositi pulsanti è possibile: Modificare il documento (seguire le indicazioni per la creazione o modifica del relativo documento); Eliminare il documento; Stampare il documento; Generare una fattura; Esportare il documento in formato PDF. Il pulsante Stampa Elenco permette di stampare l elenco delle fatture trovate; il pulsante Nuovo permette di creare un nuovo documento. 38
Il Magazzino di Auto & Moto: Movimenti Carico Scarico Inventario Articoli in Esaurimento Inventario Il completo inventario permette di avere sotto controllo la situazione del magazzino selezionato. Per ogni articolo viene indicata la quantità disponibile, il valore unitario e quello totale. I dati si possono filtrare per Codice Articolo, Descrizione, Categoria. E possibile filtrare i dati anche in base ad un periodo ben preciso, selezionando l apposito filtro. Il pulsante Stampa permette di stampare i dati visualizzati a video, il pulsante Rettifica Giacenza permette di correggere la quantità degli articoli in magazzino. 39
Inventario Rettifica Giacenza La schermata permette di rettificare la quantità in magazzino. L elenco a discesa Magazzino permette di scegliere su quale magazzino effettuare la rettifica. Movimenti Magazzino Come per l inventario, nella schermata di movimenti i dati si possono filtrare per Codice Articolo, Descrizione, Cliente e Fornitore, abbinati ai filtri temporali (Giorno Corrente Mese Corrente Anno Corrente Cerca per Date) Il pulsante Solo Scarico/Vendite filtra solo la merce venduta, il pulsante Solo Carico/Acquisti filtra solo la merce acquistata, il pulsante Carico e Scarico visualizza tutti i dati senza distinzione tra carico e scarico, il pulsante Rettifica Giacenza permette di correggere la quantità degli articoli in magazzino, il pulsante Stampa permette di stampare i dati visualizzati a video. Il pulsante Elimina Movimenti cancella i movimenti selezionati. 40
Articoli in Esaurimento La schermata presenta gli articoli sottoscorta, distinti per singolo magazzino di riferimento. I dati si possono filtrare in base alla Categoria, all Articolo, alla Descrizione o Fornitore. Il pulsante Stampa permette di stampare i dati visualizzati a video. 41
I Pagamenti di Auto & Moto: Clienti Fornitori Clienti / Fornitori La schermata fornisce la situazione dei pagamenti dei clienti/fornitori. I dati possono essere filtrati per Cliente/Fornitore e per i filtri: Solo da Pagare Solo Pagate per Date. Selezionando un pagamento, facendo doppio click oppure cliccando sul pulsante Stato Pagamento si apre la schermata Imposta Stato Pagamento che permette di modificare lo stato del pagamento selezionato. Mettendo il simbolo di spunta in Stato Pagamento, si salda il pagamento, altrimenti il pagamento risulta da saldare. Il pulsante Stampa permette di stampare i dati visualizzati a video. 42
La Contabilità di Auto & Moto: Prima Nota Scadenzario IVA Prima Nota La prima nota indica la gestione amministrativa contabile dell azienda. Il programma distingue la prima contabile e la prima nota IVA. Tutti i documenti emessi dal programma, sono presenti nella schermata Prima Nota IVA che si raggiunge dal menù Contabilità Prima Nota IVA. Le funzionalità sono le stesse della Prima Nota Contabile, la differenza è che la Prima Nota IVA permette l archiviazione di documenti senza la movimentazione contabile della cassa / banca. E possibile usare i filtri per una interrogazione puntuale delle informazioni necessarie. Per aggiungere una voce manualmente in prima nota, cliccare sul pulsante Aggiungi, si apre la schermata Nuovo Movimento Contabile / IVA che permette di inserire la nuova informazione. Il pulsante Modifica della schermata della Prima Nota permette di modificare la voce selezionata, cliccando sul pulsante si apre la schermata Nuovo Movimento Contabile / IVA dove poter effettuare la modifica desiderata. Il pulsante Elimina, cancella la voce in prima nota selezionata. Il pulsante Stampa permette di stampare i dati visualizzati a video. Il pulsante PDF esporta nel relativo formato i dati visualizzati a video. 43
Scadenzario IVA Lo scadenzario IVA permette di avere sotto controllo l IVA a credito o a debito. La schermata grazie ai filtri trimestrali, fornisce una informazione dettagliata e puntuale. Il pulsante Stampa permette di stampare i dati visualizzati a video. Le Utilità di Auto & Moto: Promemoria Calcolatrice Statistiche (Articoli / Ricambi Clienti Fornitori) Invio E_Mail La calcolatrice che il programma propone è la valida calcolatrice del sistema operativo installato. 44
Promemoria Il promemoria è una funzionalità indispensabile, è un blocco notes dove scrivere le scadenze o i propri appunti in tutta libertà. Per inserire un nuovo appunto, cliccare sul pulsante Nuovo che apre la schermata Inserimento Nuovo Promemoria. In questa schermata digitare l appunto da segnare, scegliere la data per indicare l inserimento o per indicare una possibile scadenza e cliccare sul pulsante OK. Per modificare un appunto, selezionare la riga, facendo doppio click o cliccando sul pulsante Modifica, si apre la schermata Inserimento Nuovo Promemoria che permette di modificare l informazione. Per eliminare un appunto, selezionare la riga e cliccare sul pulsante Elimina. Il pulsante Anteprima Stampa permette di stampare i dati visualizzati a video. 45
Statistiche Articoli / Ricambi Le statistiche indicano l'andamento dell'attività di una azienda, il programma offre una semplice ma esaustiva funzionalità per avere le necessarie informazioni. Le statistiche per articoli, permettono di sapere l'andamento delle vendite e/o acquisti di un particolare prodotto, filtrando i dati per periodi temporali ben precisi. I dati possono essere visualizzati in forma grafica che tabellare I dati si possono filtrare per Codice Articolo, Descrizione, Cliente e Fornitore, abbinati ai filtri temporali (Oggi Mese Corrente Anno Corrente per Date) Il pulsante Solo Scarico/Vendite filtra solo la merce venduta, il pulsante Solo Carico/Acquisti filtra solo la merce acquistata, il pulsante Carico e Scarico visualizza tutti i dati senza distinzione tra carico e scarico. Per scegliere il tipo di visualizzazione, a tabella o grafico, selezionare la relativa voce e cliccare sul pulsante Visualizza. 46
Statistiche Articoli Acquistati o Venduti dai Clienti / Fornitori Le statistiche relative ai Clienti o Fornitori, rappresentano in forma visiva le attività che i Clienti o Fornitori hanno avuto con l'azienda, indicano dettagliatamente ogni acquisto o vendita dei prodotti effettuata in base ad un periodo ben preciso. I dati possono essere visualizzati in forma grafica che tabellare. Per selezionare il cliente/fornitore cliccare sulla scritta Cerca Cliente/Fornitore, si abilita l elenco a discesa dei clienti/fornitori, selezionare la voce richiesta, selezionare l arco temporale (Mese Corrente Cerca per Date Tutti), scegliere cosa visualizzare tra le Statistiche Generali o le Statistiche per Categorie di Articoli, decidere se visualizzare i dati sotto forma di tabella o di grafico e poi cliccare sul pulsante Cerca. Per vedere le statistiche di tutti i clienti/fornitori, cliccare sulla scritta Tutti i Clienti e, selezionare cosa visualizzare seguendo le indicazioni date in precedenza. 47
Invio E_Mail Il programma integra il modulo che permette di inviare e-mail direttamente dal software. Il modulo usa i più comuni Gestori Telefonici per l'invio di e-mail. Selezionando dall elenco a discesa Clienti o Fornitori, nell elenco a discesa immediatamente sotto si popola con l anagrafica dei clienti o fornitori, se nella scheda dei clienti o fornitori è stata inserita anche l e-mail, la stessa sarà indicata nella casella Indirizzo E-Mail Destinatario, cliccando sul pulsante Altri, è possibili inserire fino a tre ulteriori indirizzi di posta elettronica. Cliccando sul pulsante Configurazione, si permette di selezionare il server di posta per l invio delle e-mail (bisogna selezionare quello che vi fornisce il servizio internet). 48
Le Tabelle di Sistema di Auto & Moto: Aspetto Beni Categorie Causale Trasporti Codici IVA Unità di Misura Pagamento Porto Spedizione Vettore Listini Voci Scritture Contabili Tipo Destinazione Stati Le tabelle di sistema sono raggiungibili del menù File Tabelle Tabelle di Sistema Tutte le tabelle presentano una schermata simile. Per inserire una voce cliccare sul pulsante Nuovo, si abilita la casella della descrizione, digitare la nuova voce e cliccare sul pulsante Salva. Per eliminare una voce, selezionare la riga da cancellare e cliccare sul pulsante Elimina. 49
Planning degli Appuntamenti Il programma presenta un semplice ma potente planning degli appuntamenti. Per inserire un nuovo appuntamento cliccare sul pulsante Nuovo appuntamento. La schermata del nuovo appuntamento permette di inserire in dettaglio e con semplicità tutti i necessari dati per fissare l appuntamento richiesto. Il planning si automodella in base al numero di Responsabili Tecnici impiegati in quel particolare giorno. 50
Planning degli Appuntamenti Archivio Appunatmenti La schermata dell Archivio Appuntamenti permette di gestire con esterma semplicità tutti gli appuntamenti già programmati. I numerosi e puntuali filtri permettono di avere sotto controllo l attività da svolgere. 51