1 WP 1 / Risultato 2: Come rendere accessibili le informazioni. Modi per creare un agenda e una resoconto accessibili. Come programmare una riunione Reflessioni Riunioni: I perchè Perchè una riunione? Qual è il contenuto Chi vi partecipa e perchè ( ruolo delle persone o funzione nell istituzione e i loro contributi su temi specifici) Chi fa cosa nella riunione? (distribuire le funzioni) Quand è la riunione e quanto è frequente? Dov è la riunione Chi altri dovrebbe dovrebbe essere informato Chi fa cosa fino a quando tra una riunione e l altra?
2 Le funzioni (ruoli) nella riunione Di cosa c è bisogno? Di persone che inviano l invito e il verbale Di persone per la logistica ( stanza, cibo, proiettore, computer portatile, carta, altri strumenti digitali utili per l animazione, macchina fotografica ) La persona che conduce la riunione (tenendo conto dei temi, il tempo e la forma) La persona che anima la riunione : Propone e applica I metodi durante la riunione Scrivere il verbale : prendendo appunti per iscritto Una persona per i video e le foto Una persona per il lavoro al computer ( battitura e sistemazione foto dopo la riunione ) Dopo la riunione Inviare il verbale dell ultima riunione Inviare un promemoria con: ora+luogo+persone interessate per la riunione successiva Inviare i temi da trattare: argomenti della riunione Chiedere se ci sono oggetti da aggiungere Preparare le stanze della logistica Preparare un elenco delle presenze firmato da ogni membro
prepare presence list to be signed by each member
3 Durante la riunione Rendere disponibili le carte stop ( per: troppo difficile, per favore spiega) Usare la lavagna a fogli mobili per disegni e altre spiegazioni (facilitazioni grafiche) Fare foto (o video) dei fogli, grafici e situazioni varie della riunione Dopo la riunione Avere un verbale disponibile trascritto al PC, non scritto a mano (testo e foto) Averlo anche validato dagli utenti Assicurarsi che ciascuno abbia il verbale e che comprenda Il contenuto ( qual è il modo migliore per ognuno? Mail, stampa, versione audio, spiegazione di una persona referente che facilita l utente
4 Secondo strumento utilizzato : Pubblicazione e distribuzione del verbale Commenti Utente Ogni partecipante o membro del gruppo dovrebbe poter accedere al verbale I membri dovrebbero sapere dove trovare il verbale. Ciò non è ovvio. Le famiglie Stampare e archiviare in un contenitore comune o distinto Mettere un avviso in bacheca (laboratorio, residenza) Per mail Non tutti posseggono un indirizzo di posta elettronica. Mettere in bacheca se l informazione può essere pibblica. Non tutti sanno come si usa un contenitore di documenti. Questo dovrebbe essere maneggiato individualmente. Trovare il modo migliore. Prof Per mail Stampare e tenere in un cassette personale
5 Terzo strumento usato : Agenda Reflessioni Utenti Osservare le preferenze personali degli utenti sulla programmazione: carta, strumenti tecnici, una persona che ricorda agli utenti Ogni utente potrebbe aver bisogno del suo personale sistema ( modo, metodo, strategia) Ci sono possibilità multiple. Calendario a colori codificato: Settimanale, mensile. Possono essere inseriti testi o immagini L evento può essere evidenziato con un immagine sulla scheda dell utente I colori aiutano a riconoscere I giorni della settimana, soprattutto rispetto a persone che non sanno leggere L evento dovrebbe essere messo in evidenza per promemoria The event should be display for reminder. Cellulare, programmazione giornaliera sul cellulare Comunemente usato, si possono aggiungere promemoria Promemoria orale: Il facilitatore dovrebbe ricordare all utente peronsalmente gli eventi Qualcuno utilizza What s app (ascolto delle informazioni) Insegnare come si usa Ulteriori persone di contatto e il conduttore del gruppo dovrebbero essere informati. In questo modo l evento verrebbe ricordato e discusso più tardi.