PC Distributin Scietà a Respnsabilità Limitata Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll Decret Legislativ n. 231/2001 Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 1 di 103
INDICE PARTE GENERALE Definizini... 4 Premessa... 6 1. La respnsabilità amministrativa degli enti... 8 1.1. Il Decret Legislativ n. 231/20018... 8 1.2. L adzine del Mdell di rganizzazine quale pssibile esimente dalla respnsabilità amministrativa... 9 2. Struttura della Scietà... 11 2.1. L attività... 11 2.2. L rganizzazine... 11 2.3. Le deleghe ed i pteri... 13 3. L adzine del Mdell di rganizzazine da parte di PC DISTRIBUTION... 14 3.1. 3.2. Obiettivi perseguiti cn l adzine del Mdell... 14 Il Sistema di Gestine per la Prevenzine dei Reati: struttura... 14 3.3. Il Mdell di Organizzazine, gestine, gvern e cntrll e la sua funzine... 15 3.4. Destinatari del Mdell... 17 3.5. Cstruzine del SGPR e struttura del Mdell... 17 3.6. Rapprt tra Mdell e Cdice Etic... 18 3.7. I principi generali cui si ispira il Mdell... 18 3.8. Apprvazine, mdifiche e integrazini del Mdell... 18 4. Diffusine e cnscenza del Mdell... 19 4.1. Frmazine ed infrmazine dei Dipendenti... 19 4.2. Selezine ed infrmazine dei Cnsulenti e dei Partner... 19 5. Organism di Vigilanza... 20 5.1. Identificazine dell Organism di vigilanza... 20 5.2. Cmpsizine, nmina e durata... 20 5.3. Requisiti di nmina e cause di ineleggibilità e di decadenza... 20 5.4. Rinuncia, revca e sstituzine... 21 5.5. Attività di cmpetenza dell Organism di Vigilanza... 22 5.6. Riunini e deliberazini... 23 5.7. Cmunicazine e Frmazine dell Organism di Vigilanza... 23 5.8. Pteri dell Organism di Vigilanza... 24 5.9. Rapprti infrmativi dell Organism di Vigilanza vers il Vertice aziendale... 24 5.10. Rapprti infrmativi vers l Organism di vigilanza... 25 5.11. Racclta e cnservazine di infrmazini... 27 6. Sistema disciplinare... 28 6.1. Principi generali... 28 6.2. Sanzini nei cnfrnti dei dipendenti impiegati pres gli uffici della Scietà... 28 6.3. Misure nei cnfrnti degli Amministratri e dei Sindaci... 29 6.4. Misure nei cnfrnti dei Sci, dei Cnsulenti e dei Partner... 29 7. Verifiche peridiche... 30 1. REATI CONTRO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE... 32 1.1. Premessa... 32 1.2. La tiplgia dei reati nei rapprti cn la PA... 32 1.3. Aree a rischi-reat... 36 1.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 37 1.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 38 1.6. Verifiche e cntrlli dell ODV... 38 Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 2 di 103
2. REATI SOCIETARI... 40 1.1. Premessa... 40 1.2. La tiplgia dei reati scietari... 40 1.3. Aree a rischi-reat... 44 1.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 45 1.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 46 1.6. Verifiche e cntrlli dell OdV... 46 3. REATI DI TERRORISMO O DI EVERSIONE DELL ORDINE DEMOCRATICO... 48 3.1. Premessa... 48 3.2. La tiplgia dei reati di terrrism di eversine dell rdine demcratic... 48 3.3. Aree a rischi-reat... 51 3.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 52 3.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 52 3.6. Verifiche e cntrlli dell ODV... 53 4. DELITTI CONTRO LA PERSONALITA INDIVIDUALE... 55 4.1. Premessa... 55 4.2. La tiplgia dei delitti cntr la persnalità individuale... 55 4.3. Aree a rischi-reat... 57 4.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 57 4.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 58 4.6. Verifiche e cntrlli dell ODV... 60 5. DELITTI DI RICETTAZIONE, RICICLAGGIO E IMPIEGO DI DENARO, BENI O UTILITÀ DI PROVENIENZA ILLECITA... 60 5.1. Premessa... 60 5.2. La tiplgia dei reati in materia di ricettazine e riciclaggi... 60 5.3. Aree a rischi-reat... 62 5.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 62 5.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 63 5.6. Verifiche e cntrlli dell OdV... 63 6. REATI TRANSNAZIONALI... 65 6.1. Premessa... 65 6.2. La tiplgia dei reati transnazinali... 65 6.3. Aree a rischi-reat... 68 6.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 68 6.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 68 6.6. Verifiche e cntrlli dell OdV... 69 7. REATI CONTRO L INDUSTRIA E IL COMMERCIO... 70 7.1. Premessa... 70 7.2. Tiplgia dei reati cntr l industria e il cmmerci... 71 7.3. Aree rischi reat... 73 7.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 73 7.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 73 7.6. Verifiche e cntrlli dell OdV... 73 8. REATI IN MATERIA DI VIOLAZIONE DEL DIRITTO D AUTORE... 75 8.1. Premessa... 75 8.2. Tiplgie di reati in vilazine del diritt d autre... 75 8.3. Aree rischi reat... 79 8.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 80 8.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 80 8.6. Verifiche e cntrlli dell OdV... 80 9. REATI INFORMATICI... 82 9.1. Premessa... 82 9.2. Tiplgie di reati infrmatici... 82 Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 3 di 103
9.3. Aree rischi reat... 84 9.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 84 9.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 84 9.6. Verifiche e cntrlli dell OdV... 84 10. REATI IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO... 87 10.1. Premessa... 87 10.2. Tiplgie di reati in materia di salute e sicurezza sul lavr... 89 10.3. Aree rischi reat... 89 10.4. Destinatari e principi generali di cndtta... 89 10.5. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 90 10.6. Verifiche e cntrlli dell OdV... 92 11. REATI AMBIENTALI... 93 11.1. Tiplgie di reati in materia di ambiente... 93 11.2. Aree rischi reat... 98 11.3. Destinatari e principi generali di cndtta... 98 11.4. Regle da sservare nelle Aree a rischi-reat... 100 11.5. Verifiche e cntrlli dell OdV... 103 Definizini ü Analisi dei rischi: attività di analisi specifica dell ente/rganizzazine finalizzata a rilevare le aree, i settri di attività e le mdalità cui pssan direttamente indirettamente cllegarsi aspetti di rilev in rdine alla pssibile cmmissine dei reati cui cnsegue la respnsabilità amministrativa dell ente/rganizzazine; ü Aree a Rischi: le aree di attività nel cui ambit risulta prfilarsi, in termini più cncreti, il rischi di cmmissine dei Reati; ü C.C.N.L.: il Cntratt Cllettiv Nazinale di Lavr applicat; ü Cliente: rganizzazine persna che riceve dalla scietà prdtti servizi; ü Cdice Etic: insieme di principi etici e regle di cndtta cui la Scietà intende far riferiment cstante nell esercizi della sua attività imprenditriale, a presidi della sua reputazine ed immagine sul mercat. Ess prmuve una cndtta aziendale cui devn cnfrmarsi tutti i sggetti che intrattengn rapprti ecnmici cn la Scietà, quali Dipendenti, Cllabratri, Clienti, Frnitri ecc. e ciò indipendentemente da quant previst a livell nrmativ; ü Cllabratri: Amministratri e cllabratri a prgett; ü Decret: il Decret Legislativ n. 231 dell 8 giugn 2001 e successive mdifiche ed integrazini; ü Destinatari: Amministratri, Sindaci, Dirigenti, Dipendenti, Cllabratri, Cnsulenti, Frnitri e Clienti; ü Dipendenti: tutti i dipendenti di PC Distributin; ü Enti: entità frnite di persnalità giuridica scietà e assciazini, anche prive di persnalità giuridiche; ü Linee Guida di Cnfindustria: le Linee Guida per la cstruzine dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll ex D. Lgs. 231/2001 emanate da Cnfindustria in data 3 nvembre 2003 ed aggirnate nel 2014; ü Mdell: mdell di rganizzazine, gestine e cntrll previst dal D. Lgs. 231/2001 che racchiude l insieme delle strutture, delle respnsabilità, delle mdalità di espletament delle Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 4 di 103
attività e dei prtclli/prcedure adttati ed attuati tramite le quali si espletan le attività caratteristiche dell ente/rganizzazine; ü Organi Scietari: I legali rappresentanti e il Cllegi Sindacale (ve nminat); ü Organism di Vigilanza (OdV): rganism intern prepst alla vigilanza sul funzinament e sull sservanza del Mdell e al relativ aggirnament, di cui all articl 6, 1 cmma, lettera b) del D. Lgs. 231/01; ü P.A.: la Pubblica Amministrazine, inclusi i relativi funzinari ed i sggetti incaricati di un pubblic servizi; ü Partner: cntrparti cntrattuali della Scietà sia persne fisiche sia persne giuridiche, sia enti cn cui la scietà addivenga ad una qualunque frma di cllabrazine cntrattualmente reglata (jint venture, cnsrzi, ecc.), ve destinati a cperare cn la Scietà nell ambit dei Prcessi Sensibili; ü Prcess: insieme di risrse e di attività tra lr intercnnesse che trasfrman degli elementi in ingress in elementi in uscita; ü Prcedura/Prtcll: metd specificat per svlgere un attività un prcess; ü Prcedura dcumentata: dcument che descrive le respnsabilità, le attività e cme queste devn essere svlte. Tale dcument va predispst, apprvat, attuat e aggirnat; ü Prcessi Sensibili: attività nel cui ambit ricrre il rischi di cmmissine dei Reati; ü Prfessinisti e/ Cnsulenti: lavratri autnmi che prestan la prpria pera intellettuale sulla base di cntratti e/ cnvenzini; ü Reati: le fattispecie di reat alle quali si applica la disciplina prevista dal D. Lgs. 231/2001 sulla respnsabilità amministrativa; ü SGPR: acrnim che identifica il Sistema di Gestine per la Prevenzine dei Reati; ü Sistema Disciplinare e Sanzinatri: cmpless di principi e prcedure idnei a sanzinare l insservanza delle misure previste dal SGPR; ü Sistema di Gestine per la Prevenzine dei Reati: la parte del sistema di gestine generale che cmprende la struttura rganizzativa, le attività di pianificazine, le respnsabilità, le prassi, le prcedure, i prcessi, le risrse per attuare la plitica per la prevenzine dei reati; ess è cmpst dal Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll, dall Organism di Vigilanza, dal Cdice Etic, dal Sistema Disciplinare, dall analisi dei rischi per prcess/reat, dalle prcedure e dai prtclli, dalle registrazini e da tutta la dcumentazine all up necessaria; ü Sggetti in psizine apicale: persne che rivestn funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine dell ente/rganizzazine di una sua unità rganizzativa dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché persne che esercitan, anche di fatt, la gestine e il cntrll dell ente/rganizzazine. Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 5 di 103
Premessa Il presente dcument, denminat Mdell di Organizzazine, gestine e cntrll (Mdell di seguit), vule rappresentare l interpretazine che la PC DISTRIBUTION ha dat al Decret Legislativ 8 giugn 2001, n. 231 e vule, nel cntemp, prvare cme il prpri Sistema di Gestine per la Prevenzine dei Reati definit ne sia cnfrme. Il Mdell è intes cme l'insieme delle regle perative e delle nrme dentlgiche adttate dalla Scietà in funzine delle specifiche attività svlte al fine di prevenire la cmmissine di reati previsti dal Decret. Il Mdell è stat realizzat tenend cnt del cdice di cmprtament redatt dall assciazine rappresentativa di categria (Cnfcmmerci), della best practice italiana esistente in materia e delle più recenti interpretazini dttrinali e giurisprudenziali. La prima edizine del presente Mdell è stata adttata dall Assemblea dei Sci di PC DISTRIBUTION cn delibera del 01/10/2018. Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 6 di 103
Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll Decret Legislativ n. 231/2001 Parte Generale Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 7 di 103
1. La respnsabilità amministrativa degli enti 1.1. Il Decret Legislativ n. 231/2001 In data 8 giugn 2001 è stat emanat in esecuzine della delega di cui all art. 11 della legge 29 settembre 2000 n. 300 il D.Lgs. n. 231/01 che ha adeguat la nrmativa interna in materia di respnsabilità degli enti ad alcune cnvenzini internazinali, alle quali l Italia aveva già da temp aderit. Il Decret Legislativ è stat ggett nel temp di numersi aggirnamenti. Alla data di redazine del presente dcument il D.Lgs. n. 231/01 ha recepit gli aggirnamenti intrdtti dal D. Lgs. 1/3/2018 n. 21. Il D.Lgs. 231/01, dal titl Disciplina della respnsabilità amministrativa delle persne giuridiche, delle scietà e delle assciazini anche prive di persnalità giuridica, ha intrdtt nell rdinament giuridic italian un regime di respnsabilità amministrativa a caric degli enti per alcuni reati cmmessi, nell'interesse vantaggi degli stessi, da parte di lr amministratri e/ dipendenti. Tale respnsabilità si aggiunge a quella della persna fisica che ha realizzat materialmente il fatt illecit. Questa nuva frma di respnsabilità viene accertata, quindi, nell ambit di un prcess penale che, nell iptesi in cui l ente venga ricnsciut clpevle, può cncludersi cn una sentenza di cndanna che cmprta l applicazine all ente di sanzini sia pecuniarie che interdittive (applicabili anche in via cautelare), ltre alla cnfisca del prezz del prfitt del reat ed alla pubblicazine della sentenza. L innvazine nrmativa, che allinea il nstr rdinament a quell di mlti altri Paesi Eurpei, è quella di cinvlgere nella punizine di illeciti penali il patrimni degli Enti che, prima di tale legge, nn pativan cnseguenze dalla realizzazine di questi reati; il principi di persnalità della respnsabilità penale li lasciava, infatti, indenni da cnseguenze sanzinatrie diverse dall eventuale risarciment del dann. La respnsabilità amministrativa si cnfigura anche in relazine ai reati cmmessi all ester, prevedend in questi casi che gli Enti che hann nel nstr Stat la sede principale delle lr attività rispndan degli illeciti indicati dal Decret purché, per gli stessi, nn prceda l Stat del lug in cui è stat cmmess il reat medesim. Quant alla tiplgia dei reati presuppst del srgere della respnsabilità amministrava, il Decret nel su test riginari si riferiva esclusivamente ad una serie di reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine. Successivi interventi legislativi ne hann estes il camp di applicazine. Le tiplgie dei reati alle quali si applica la disciplina di cui al D.Lgs. 231/01 sn: reati cntr la Pubblica Amministrazine; reati in tema di falsità in mnete, carte di pubblic credit e valri di bll; alcune fattispecie di reati in materia scietaria; reati cn finalità di terrrism di eversine dell rdine demcratic; reati cntr la persnalità individuale; reati di abus di infrmazini privilegiate e maniplazine del mercat e relativi illeciti amministrativi; reati transnazinali; reati di micidi clps e lesini clpse in vilazine delle nrme antinfrtunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavr; reati di riciclaggi, ricettazine ed impieg di denar, beni utilità di prvenienza illecita; reati infrmatici; reati di criminalità rganizzata; Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 8 di 103
reati cntr l industria e il cmmerci; reati in materia di vilazine del diritt d autre; reati ambientali; 1.2. L adzine del Mdell di rganizzazine quale pssibile esimente dalla respnsabilità amministrativa Agli artt. 6 e 7 del Decret è prevista una frma di esner della respnsabilità amministrativa degli enti. L adzine del Mdell di rganizzazine è facltativa ma diviene di fatt necessaria nel mment in cui gli Enti vglian beneficiare del sistema di esner previst dalla nrma. Ciò avviene quand l'ente sia in grad di dimstrare, in sede giudiziale e per un dei reati cnsiderati, che: a. Art. 6 D.Lgs. n. 231/01: per i reati cmmessi da sggetti c.d. apicali (chi ha funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine dell Ente di una sua unità rganizzativa dtata di autnmia finanziaria e funzinale, da clr che esercitan anche di fatt la gestine e il cntrll dell stess), l Ente può esimersi dalla respnsabilità se dimstra che: l rgan dirigente dell Ente ha adttat ed efficacemente attuat, prima della cmmissine del fatt, Mdelli di rganizzazine e di gestine idnei a prevenire i reati della specie di quell verificatsi; il cmpit di vigilare sul funzinament e sull sservanza dei Mdelli, nnché di curare il lr aggirnament, sia stat affidat ad un Organism dell Ente, dtat di autnmi pteri di iniziativa e di cntrll; le persne hann cmmess il reat eludend fraudlentemente i suddetti Mdelli; nn vi sia stata messa insufficiente vigilanza da parte dell Organism a tal fine prepst. Pertant, nel cas previst dal suddett articl l clpevlezza dell Ente si presume fin a prva cntraria. Sull Ente grava, quindi, l nere di dimstrare la mancanza di clpa (c.d. inversine dell nere della prva). b. Art. 7 D.Lgs. n. 231/01: per i reati cmmessi da sggetti nn apicali (sttpsti), l Ente rispnde sl se la cmmissine del reat è stata resa pssibile dall insservanza degli bblighi di direzine di vigilanza (cmma 1). In gni cas, è esclusa l insservanza degli bblighi di direzine di vigilanza se l Ente ha adttat ed efficacemente attuat un Mdell di rganizzazine e di gestine idne a prevenire i reati della specie di quell verificatsi (cmma 2). In tale cas è nere del Pubblic Minister dimstrare la vilazine degli bblighi di direzine di vigilanza e la mancata adzine, la nn efficace attuazine, del Mdell rganizzativ. L eventuale valutazine del Giudice in sede di prcediment penale investe aspetti diversi: l idneità del Mdell; l efficace attuazine del Mdell; l adeguatezza dei sistemi di cntrll e di vigilanza; la fraudlenta elusine del Mdell da parte dell autre del reat. Al fine di esnerare l Ente da respnsabilità amministrativa il Mdell, per espressa previsine del Decret (art. 6 cmma 2), deve rispndere alle seguenti esigenze: individuare le attività nel cui ambit pssn essere cmmessi reati; prevedere specifici prtclli diretti a prgrammare la frmazine e l attuazine delle decisini dell ente in relazine ai reati da prevenire; Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 9 di 103
individuare mdalità di gestine delle risrse finanziarie idnee a impedire la cmmissine dei reati; prevedere bblighi di infrmazine nei cnfrnti dell rganism deputat a vigilare sul funzinament e l sservanza dei Mdelli; intrdurre un sistema disciplinare intern idne a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel Mdell. Il Mdell rganizzativ deve, dunque, essere elabrat sulla base di un prcess, articlat in diverse fasi e mirat alla realizzazine di un sistema di cntrll idne a prevenire e a cntrastare la cmmissine dei reati previsti dal Decret. Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 10 di 103
2. Struttura della Scietà 2.1. L attività P.C. DISTRIBUTION SRL nasce nel 2007 da un intuizine di mercat del su fndatre, l Amministratre Unic Pasquale Cassese. Sfruttand infatti sinergie cmmerciali ed perative cn imprtanti prduttri rientali di elettrnica di qualità, ha creat un marchi cmmerciale di prprietà dell Azienda denminat Pwer X. Il riscntr del mercat è stat subit mlt psitiv ed il fatturat ha un trend crescente ann su ann. Oggi PC Distributin è un azienda cn clientela fidelizzata e distribuita sull inter territri nazinale. Oltre all attività cmmerciale di articli a marchi Pwer X, si è aggiunta l'attività di distribuzine all'ingrss di materiale infrmatic (prevalentemente Telefnia-Hardware- Sftware) di altre marche cmunque ma nn in cncrrenza cn il marchi Pwer X. All stat attuale l'azienda ha un prtafgli di ca. 550 clienti attivi, di cui ca. la metà fidelizzati, e cn una struttura perativa cmpsta da 4 cmmerciali interni. Negli ultimi anni, PC Distributin ha strutturat rapprti cn i maggiri frnitri di Prdtti e Servizi di Telefnia, settre al mment in grande espansine. In particlare sn stati cnclusi accrdi cn i brand Vdafne e Tim, per disprre sempre delle migliri cndizini ecnmiche e maggire velcità nell'acquisire tutte le nvità del mercat, per pi metterle a dispsizine dei clienti che acquistan all'ingrss. L'azienda è dtata di un labratri Tecnic strutturat e prfessinale in grad di frnire un servizi di assistenza specializzata su hardware e sftware, inclusi cmpnenti elettrici e telefnia. Nel cmpart servizi, PC Distributin ha cnclus imprtanti cntratti cn Aziende cme HS e ITS, leader nel settre servizi (si installan fra l altr - mdem Vdafne press gli utenti finali). L'azienda è dtata di Lgistica interna cn magazzin di circa 300 mq, da dve partn tutte le spedizini utilizzand i migliri crrieri nazinali ed internazinali. L'azienda è anche leader nel settre delle vendite On line dve è presente da ltre 10 anni sulla piattafrma Ebay, dve è pwer seller cn più di 40.000 feedback psitivi, e riesce a garantire al cliente un servizi eccellente per qualità del prdtt frnit ltre ad un servizi spedizine rapid ed una assistenza pst vendita di qualità. 2.2. L rganizzazine La Scietà è amministrata da un Amministratre Unic. La struttura rganizzativa aziendale è di seguit sinteticamente rappresentata: Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 11 di 103
Staff Amministratre Unic Segreteria Cmmerciale Acquis6 Amministrazine Servizi Tecnic Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 12 di 103
2.3. Le deleghe ed i pteri Il sistema delle deleghe e dei pteri all'intern della Scietà è definit e frmalizzat nella racclta prcedure allegata al presente Mdell (Allegat 1). All stat i pteri sn delegati esclusivamente all Amministratre Unic. Questi ha facltà di sub-delega esclusivamente a dipendenti della Scietà, cn bblig di richiesta di rendicntazine mensile dei pteri delegati. Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 13 di 103
3. L adzine del Mdell di rganizzazine da parte di PC DISTRIBUTION 3.1. Obiettivi perseguiti cn l adzine del Mdell L attuale assett prprietari della Scietà, sensibile all esigenza di assicurare cndizini di crrettezza e trasparenza nella cnduzine degli affari e delle attività aziendali, a tutela della prpria immagine e della psizine, delle aspettative della prprietà e del lavr dei prpri dipendenti, ha ritenut cnfrme alle plitiche aziendali prcedere alla prgettazine ed implementazine di un Sistema di Gestine per la Prevenzine dei Reati (SGPR di seguit) di cui il presente Mdell ne cstituisce parte integrante. La vlntà di definire ed implementare un SGPR ai sensi del D.Lgs. n. 231/01, trva fndament nella cnvinzine che ciò rappresenti un valid strument di sensibilizzazine nei cnfrnti di tutti clr che peran in nme e per cnt della PC DISTRIBUTION, affinché seguan, nell espletament delle prprie attività, dei cmprtamenti crretti e lineari, tali da prevenire il rischi di cmmissine dei reati di cui al Decret. Nella definizine del SGPR e del relativ Mdell, la PC DISTRIBUTION ha fatt riferiment alle indicazini cntenute nelle Linee Guida predispste da Cnfindustria apprvate il 7/3/2002 (ed aggirnate a marz 2014), alla best practice italiana esistente in materia ed alle più recenti interpretazini dttrinali e giurisprudenziali. Il presente Mdell è stat adttat cn delibera dell assemblea dei sci di PC DISTRIBUTION S.r.l. in data 01/10/2018. Le fattispecie di reat, previste dal D. Lgs. 231/01 e cntemplate nel presente Mdell (rev. 1.1) sn di seguit elencate: reati cntr la Pubblica Amministrazine; reati in materia scietaria; reati cn finalità di terrrism di eversine dell rdine demcratic; reati cntr la persnalità individuale; reati di riciclaggi, ricettazine ed impieg di denar, beni utilità di prvenienza illecita; reati transnazinali; reati cntr l industria e il cmmerci; reati in materia di vilazine del diritt di autre; reati infrmatici; reati di criminalità rganizzata.; reati in materia di salute e sicurezza sul lavr; reati ambientali. La descrizine delle fattispecie rilevanti è cntenuta nelle parti speciali del presente Mdell alle quali si fa qui espress rinvi. 3.2. Il Sistema di Gestine per la Prevenzine dei Reati: struttura Il Sistema di Gestine per la Prevenzine dei Reati, tenend anche cnt delle indicazini cntenute nel Disciplinare SGPR 03 ( Disciplinare per la realizzazine dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll di cui al D. Lgs. n. 231/01 ) può definirsi cme il cmpless delle attività, delle risrse e dei dcumenti richiesti dal D.Lgs. 231/01 al fine di prevenire la cmmissine dei reati da parte dell ente/rganizzazine. Ess si cmpne di: 4 Mdell di Organizzazine, gestine, gvern e cntrll (di seguit Mdell); 5 Organism di Vigilanza; 6 Cdice Etic; 7 Sistema Disciplinare; 8 Analisi dei rischi per prcess/reat; 9 Prcedure/Prtclli; 10 Registrazini; Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 14 di 103
11 Tutta la dcumentazine necessaria ad assicurare l efficace pianificazine, funzinament e cntrll dei prcessi. 3.3. Il Mdell di Organizzazine, gestine, gvern e cntrll e la sua funzine L biettiv perseguit da PC DISTRIBUTION, cn la predispsizine del presente Mdell, è quell di creare un sistema strutturat ed rganic di prcedure ed attività di cntrll che abbia cme biettiv la riduzine del rischi di cmmissine dei reati mediante la individuazine dei prcessi ritenuti maggirmente sensibili e la lr cnseguente prceduralizzazine. In particlare, il Mdell si prpne le seguenti finalità: a. determinare, in tutti clr che peran in nme e per cnt della Scietà, la piena cnsapevlezza di pter incrrere, in cas di vilazine delle dispsizini ivi riprtate, in un illecit passibile di sanzini, sul pian penale ed amministrativ, nn sl nei prpri cnfrnti ma anche nei cnfrnti di PC DISTRIBUTION; b. ribadire che tali frme di cmprtament illecit sn frtemente cndannate da PC DISTRIBUTION in quant sn cmunque cntrarie, ltre che alle dispsizini di legge, anche ai principi etic-sciali cui intende attenersi nell espletament della prpria missine aziendale; c. cnsentire a PC DISTRIBUTION, grazie ad un azine di mnitraggi sulle aree a rischi, di intervenire tempestivamente per prevenire cntrastare la cmmissine dei reati. PC DISTRIBUTION, cn l adzine del presente Mdell, ha intes perseguire gli ulteriri seguenti vantaggi: a. adeguarsi alla nrmativa sulla respnsabilità amministrativa degli enti, ancrché il Decret nn ne abbia impst l bbligatrietà; b. infrmare tutt il persnale della Scietà della prtata della nrmativa e delle severe sanzini che pssn ricadere sulla Scietà stessa nell iptesi di perpetrazine degli illeciti richiamati dal Decret; c. rendere nt a tutt il persnale che si intende vietata gni cndtta cntraria a dispsizini di legge, a reglamenti, a nrme di vigilanza, a regle aziendali interne nnché ai principi di sana e crretta gestine delle attività aziendali cui la Scietà si ispira; d. infrmare tutt il persnale della Scietà dell esigenza di un puntuale rispett delle dispsizini cntenute nel Mdell, la cui vilazine è punita cn severe sanzini disciplinari; e. infrmare i Cllabratri, i Cnsulenti, i Sci ed i Partner della Scietà della prtata della nrmativa nnché dei principi etici e delle nrme cmprtamentali adttate da PC DISTRIBUTION ed imprre agli stessi il rispett dei valri etici cui quest ultima si ispira; f. infrmare i Cllabratri, i Cnsulenti, I Sci ed i Partner della Scietà che si cndanna gni cndtta cntraria a dispsizini di legge, a reglamenti, a nrme di vigilanza, a regle aziendali interne nnché ai principi di sana e crretta gestine delle attività scietarie cui PC DISTRIBUTION si ispira; g. infrmare i Cllabratri, i Cnsulenti, i Sci ed i Partner della Scietà delle gravse sanzini amministrative applicabili a PC DISTRIBUTION nel cas di cmmissine dei fatti illeciti rilevanti ai sensi del Decret; h. cmpiere gni sfrz pssibile per prevenire i reati e gli illeciti amministrativi nell svlgiment delle attività sciali, mediante un azine di mnitraggi cntinu sulle aree a Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 15 di 103
rischi, una sistematica attività di frmazine del persnale sulla crretta mdalità di svlgiment dei prpri cmpiti ed un tempestiv intervent per prevenire e cntrastare la cmmissine dei fatti illeciti. Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 16 di 103
3.4. Destinatari del Mdell Il D.Lgs. n. 231/01 prevede che l ente pssa essere ritenut respnsabile per gli illeciti cmmessi sul territri dell Stat da parte del prpri persnale che svlge funzini di rappresentanza, di amministrazine e di direzine, nnché da tutti i lavratri sttpsti alla direzine alla vigilanza dei medesimi dirigenti. Il rispett delle prescrizini dettate dal Mdell e delle dispsizini cntenute nel Cdice Etic di PC DISTRIBUTION è richiest anche a Frnitri, Cllabratri, Cnsulenti, Sci e Partner d affari, tramite una adeguata diffusine del Mdell ai vari gruppi di stakehlder, la previsine di appsite clausle cntrattuali ed attravers la dcumentata presa visine del Cdice Etic della Scietà. Cn riferiment ai Sci ed ai Partner, legati in jint-venture cn altra tiplgia di rapprt cntrattuale a PC DISTRIBUTION, che svlgan attività sul territri dell Stat italian, sarà cura della Scietà svlgere un attività di cntrll prima di legarsi a tali sggetti terzi, sì da verificare se i principi etici su cui questi fndan le prprie attività risultin cllimanti cn quelli di cui al Cdice Etic di PC DISTRIBUTION. 3.5. Cstruzine del SGPR e struttura del Mdell PC DISTRIBUTION ha avviat un prgett intern finalizzat alla definizine e successiva implementazine di un Sistema di Gestine per la Prevenzine dei Reati di cui il presente Mdell ne cstituisce parte integrante in linea cn le dispsizini del D.Lgs. n. 231/01. Si descrivn di seguit, smmariamente, le principali fasi in cui si è articlat l svilupp del SGPR che ha prtat alla predispsizine e successiva attuazine del presente Mdell di rganizzazine: 1. Identificazine dei Prcessi Sensibili: nella prima fase di svilupp del prgett si è prcedut ad una apprfndita analisi di tutti i prcessi PC DISTRIBUTION cn il precis intent di definirne quelli maggirmente sensibili, ssia espsti ai pssibili reati di cui al D. Lgs. n. 231/01. È stata esaminata tutta la dcumentazine aziendale, analizzata l interazine tra tutti i diversi prcessi gestinali e realizzata un analisi dei singli prcessi attravers una serie di interviste cn il persnale impiegat nella Scietà. È stata inltre prtata a termine una ricgnizine sulla passata attività della Scietà, all scp di verificare l esistenza di eventuali situazini a rischi e le relative cause. 2. Effettuazine della gap analysis : Identificate le aree aziendali maggirmente sensibili, espste ciè alla cmmissine di pssibili reati di cui al D. Lgs. n. 231/01, si è prcedut ad assciare, a ciascun singl prcess analizzat, i reati che astrattamente pssn verificarsi in cnseguenza di determinati cmprtamenti illeciti, misurand la lr gravità in relazine alla prbabilità di accadiment del reat e all entità dell impatt sulla Scietà. Per impatt si è intes far riferiment all entità della sanzine che la Scietà rischia di vedersi cmminata in cnseguenza della cmmissine di un più reati cnsiderati. Nella valutazine e cnseguente definizine del Rischi Rilevat si è tenut cnt pi della frequenza cn la quale l event sttstante (criticità di prcess riscntrata) può astrattamente determinare la cmmissine di un reat e i cntrlli (prcedure, linee guida, istruzini, ecc.) riscntrati nel prcess cnsiderat. 3. Adeguament del sistema di cntrll esistente: Effettuata la ftgrafia dell attuale rganizzazine aziendale (cntrlli e prcedure esistenti in relazine ai prcessi sensibili) ed in relazine alle espresse finalità previste dal Decret, sn state definite le pprtune azini di miglirament da apprtare all attuale Sistema di gestine e cntrll aziendale al fine di allinearl ai requisiti di cui al D.Lgs. n. 231/01. Si è di cnseguenza prcedut Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 17 di 103
all adeguament delle prcedure esistenti e alla definizine dei nuvi prtclli necessari per assicurare il rispett dei requisiti richiesti dal Decret. 4. Predispsizine del Mdell: Il presente Mdell, rappresentativ del SGPR definit dalla Scietà, è cstituit da una Parte Generale, cntenente le regle ed i principi cmuni, e da più Parti Speciali in cui vengn descritte le single fattispecie di reat in relazine alle aree cnsiderate maggirmente a rischi di cmmissine degli stessi. 3.6. Rapprt tra Mdell e Cdice Etic Il Cdice Etic rappresenta l enunciazine dell insieme dei diritti, dei dveri e delle respnsabilità di PC DISTRIBUTION rispett a tutti i sggetti cn i quali entra in relazine per il cnseguiment del prpri ggett sciale (Clienti, Frnitri, Dipendenti, Amministratri, Azinisti, Istituzini); inltre, fissa standard di riferiment e nrme di cndtta che devn supprtare i prcessi decisinali aziendali ed rientare i cmprtamenti della Scietà. Il Mdell di Organizzazine rispnde invece all esigenza di prevenire, per quant pssibile, la cmmissine degli illeciti richiamati dal Decret attravers la predispsizine di regle di cmprtament specifiche. Da ciò emerge chiaramente la differenza cn il Cdice Etic, che è un strument di prtata generale, finalizzat alla prmzine di una dentlgia aziendale. 3.7. I principi generali cui si ispira il Mdell Nella predispsizine del presente Mdell si è tenut cnt dei sistemi di cntrll esistenti e già peranti nella PC DISTRIBUTION rilevati in fase di analisi delle attività a rischi, in quant idnei a valere anche cme misure di prevenzine dei reati e di cntrll sui prcessi cinvlti nelle aree a rischi. Tali sistemi sn: ü il Sistema di Gestine aziendale per la Qualità, certificat in cnfrmità alla nrma ISO 9001:20XX; ü il Servizi di Prevenzine e Prtezine nei lughi di lavr (D.Lgs. 81/08); ü Cntratt cllettiv nazinale di lavr (CCNL) per i dipendenti dei settri del cmmerci attualmente in vigre (1/1/2017 31/12/2019). Le regle, le prcedure e i principi di cui ai sistemi/strumenti spra elencati nn vengn riprtati dettagliatamente nel presente Mdell, ma fann parte del più ampi sistema di rganizzazine gestine e cntrll che l stess intende integrare e che tutti i Destinatari, in relazine al tip di rapprt in essere cn la PC DISTRIBUTION sn tenuti a rispettare. 3.8. Apprvazine, mdifiche e integrazini del Mdell PC DISTRIBUTION ha apprvat il prpri Mdell cn delibera dell'assemblea dei Sci del 1/10/2018.Nella medesima seduta ha deliberat, altresì, di apprvare il Cdice Etic della Scietà e di istituire il prpri Organism di Vigilanza, ai sensi dell articl 6, 1 cmma, lettera b) del Decret. Essend il presente Mdell un att di emanazine dell rgan dirigente (in cnfrmità alle prescrizini dell art. 6, cmma prim, lett. a del Decret), le successive mdifiche ed integrazini eventualmente prpste dall Organism di Vigilanza, dvrann essere apprvate dall assemblea dei sci di PC DISTRIBUTION S.r.l. Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 18 di 103
4. Diffusine e cnscenza del Mdell 4.1. Frmazine ed infrmazine dei Dipendenti PC DISTRIBUTION cn l intent di assicurare cstante efficacia al SGPR ed al relativ Mdell, si pne quale precis biettiv quell di garantire una crretta cnscenza delle regle di cndtta cntenute nel Mdell sia alle risrse già presenti in Scietà sia a quelle future, cn differente grad di apprfndiment in relazine al divers livell di cinvlgiment delle risrse medesime nei Prcessi Sensibili. a. La cmunicazine iniziale L adzine del presente Mdell è cmunicata a tutti i Dipendenti presenti in azienda al mment della relativa adzine. Ciò avverrà mediante l rganizzazine di mirate riunini infrmative dedicate al persnale impiegat negli uffici della Scietà. Durante tali riunini sarà illustrat il SGPR definit, il Mdell, il Cdice Etic e le relative prcedure gestinali che PC DISTRIBUTION ha definit. A tutt il persnale già in frza alla Scietà sarà cnsegnata la seguente dcumentazine: Dispensa di intrduzine al D.Lgs. 231/01 (cpia stampata); Cdice Etic (cpia stampata); Mdell di rganizzazine (reperibile via intranet); Prcedure gestinali di interesse (cpia stampata). Il medesim percrs infrmativ è previst per il persnale di nuva assunzine. A tutt il persnale presente in azienda e ai nuvi assunti, sarà richiest di sttscrivere una specifica dichiarazine di adesine al Cdice Etic e di impegn all sservanza delle prcedure adttate in attuazine dei principi di riferiment per la cstruzine del Mdell. L Amministratre Unic ed i membri del Cllegi Sindacale (ve nminati), all att dell accettazine della lr nmina, dvrann dichiarare e/ sttscrivere analga dichiarazine di impegn all sservanza e di cllabrazine all applicazine del Cdice Etic e dei principi di riferiment per la cstruzine del Mdell di cui al presente dcument. b. La frmazine L attività di frmazine, finalizzata a diffndere la cnscenza della nrmativa di cui al Decret, delle prescrizini di cui al Mdell ed al Cdice Etic, è svlta secnd i criteri di bbligatrietà, cntinuità e diversificazine. La frmazine del persnale è gestita dall Amministratre Unic di PC DISTRIBUTION il quale, in accrd cn l Organism di Vigilanza, predispne un articlat pian di frmazine annuale in grad di tener cnt delle diverse esigenze frmative del persnale. Gli strumenti attravers i quali PC DISTRIBUTION assicura un adeguat livell di frmazine sn: sit Intranet (cntinuamente accessibile); crsi istituzinali (in aula); cmunicazini ai Dipendenti della Scietà. 4.2. Selezine ed infrmazine dei Cnsulenti e dei Partner PC DISTRIBUTION prmuve la cnscenza e l sservanza del Mdell anche tra i prpri Sci, i partner cmmerciali e i cllabratri esterni, nn dipendenti della scietà. Questi sarann infrmati sul cntenut del Mdell fin dal principi del rapprt prfessinale cmmerciale cn PC DISTRIBUTION. Le lettere di incaric e gli accrdi cnterrann appsite clausle cn cui i sttscrittri si impegnerann al rispett delle nrme del Mdell, accettand Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 19 di 103
altresì che la lr trasgressine pssa essere anche, se reiterata, mtiv di risluzine del cntratt. 5. Organism di Vigilanza 5.1. Identificazine dell Organism di vigilanza In ttemperanza a quant previst all art. 6, c.1 lettera b) del Decret, è istituit press la Scietà un Organ cn funzini di vigilanza e cntrll, denminat Organism di Vigilanza (di seguit OdV) in rdine al funzinament, all efficacia, all adeguatezza e all sservanza del Mdell. Nell esercizi delle sue funzini, l OdV si imprnta a principi di autnmia ed indipendenza, prfessinalità e cntinuità di azine. A garanzia del principi di autnmia ed indipendenza, l OdV è cllcat in psizine di staff, la più elevata gerarchicamente, e riferisce direttamente all Organ di Gvern della Scietà. L OdV pera in cnfrmità alle dispsizini e ai principi espsti nel presente Mdell. L OdV può, in autnmia, adttare un prpri Reglament intern che disciplini gli aspetti inerenti alle mdalità perative del prpri funzinament, tra cui la calendarizzazine delle attività, la verbalizzazine delle riunini, la determinazine delle cadenze temprali dei cntrlli e l individuazine dei cntrlli e delle prcedure di analisi. 5.2. Cmpsizine, nmina e durata L Organism di Vigilanza è nminat cn delibera dell Assemblea dei Sci, su prpsta dell Amministratre Unic, che decide anche la cmpsizine, il numer e la qualifica dei cmpnenti, sia interni che esterni, e determina le risrse finanziarie (budget) delle quali l OdV ptrà disprre per esercitare le sue funzini in via autnma e senza bblig di preventiva autrizzazine da parte dei vertici aziendali. In tale delibera l Assemblea dei Sci definisce anche il cmpens del cmpnente/cmpnenti dell OdV. L Assemblea dei Sci prvvede a determinare l imprt del budget da rendere dispnibile all OdV sulla base di un prspett, elabrat dall stess OdV all inizi del mandat ed aggirnat cn cadenza annuale, cntenente l indicazine delle risrse necessarie. L OdV dura in carica un ann, salv rinnv dell incaric da parte dell Amministratre Unic. 5.3. Requisiti di nmina e cause di ineleggibilità e di decadenza Pssn essere nminati membri dell OdV i sggetti in pssess di cmprvate cnscenze aziendali e dtati di particlare prfessinalità. Ciascun cmpnente deve essere in grad di svlgere le funzini ed i cmpiti cui l OdV è deputat, tenut cnt degli ambiti di intervent nei quali l stess è chiamat ad perare. Nn può essere nminat membr dell OdV, e se nminat decade dal su uffici: a. chi si trvi in taluna delle circstanze di cui all art. 2382 del Cdice Civile; b. chi si trvi in una delle seguenti cndizini: relazini di parentela, cniugi affinità entr il IV grad cn l Amministratre Unic, sindaci della Scietà e revisri incaricati dalla eventuale Scietà di Revisine; cnflitti di interesse, anche ptenziali, cn la Scietà tali da pregiudicare l indipendenza richiesta dal rul e dai cmpiti che si andrebber a svlgere; titlarità, diretta indiretta, di partecipazini sciali di entità tale da permettere lr Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 20 di 103
di esercitare un influenza ntevle sulla Scietà. c. chi sia cndannat, anche cn sentenza nn definitiva di applicazine della pena su richiesta delle parti: alla reclusine per un temp nn inferire ad un ann per un dei delitti previsti dal Regi Decret 16 marz 1942, n. 267; a pena detentiva per un temp nn inferire ad un ann per un dei reati previsti dalle nrme che disciplinan l attività bancaria, finanziaria, mbiliare, assicurativa e dalle nrme in materia di mercati e valri mbiliari, di strumenti di pagament; alla reclusine per un temp nn inferire ad un ann per un delitt cntr la pubblica amministrazine, cntr la fede pubblica, cntr il patrimni, cntr l ecnmia pubblica, per un delitt in materia tributaria; per un qualunque delitt nn clps alla pena della reclusine per un temp nn inferire a due anni; per un dei reati previsti dal titl XI del libr V del Cdice Civile; per un dei reati degli illeciti amministrativi richiamati dal Decret, indipendentemente dalla sanzine irrgata. d. clui nei cnfrnti del quale sia stata applicata in via definitiva una delle misure di prevenzine previste dall art. 10, cmma 3, della Legge 31 maggi 1965, n. 575; e. chi sia indagat per un dei reati previsti nel precedente punt c; f. chi abbia ricpert il rul di cmpnente dell Organism di Vigilanza in una scietà nei cnfrnti della quale sian state irrgate le sanzini previste dall art. 9 del Decret, per illeciti amministrativi cmmessi durante la sua carica. 5.4. Rinuncia, revca e sstituzine È facltà del cmpnente dei cmpnenti dell OdV di rinunciare all incaric. La dichiarazine di rinuncia, cntente le mtivazini, è presentata in frma scritta all Amministratre Unic. Essa ha effett dalla nmina del nuv cmpnente dell Organism di Vigilanza. Il cmpnente dell OdV può essere revcat dall Assemblea dei Sci sentit il parere dell Amministratre Unic e del Cllegi Sindacale ve nminat, qualra ricrra taluna delle seguenti circstanze: a. un grave inadempiment del mandat cnferit, in rdine alle funzini indicate nel Mdell, inclusa la vilazine degli bblighi di riservatezza; b. la mancata partecipazine, senza giustificat mtiv, a due più riunini dell Organism nell arc di ddici mesi cnsecutivi; c. il verificarsi, in cap al cmpnente dell Organism, di situazini di cnflitt di interessi tali da incidere sui necessari requisiti di autnmia e indipendenza, cmprese l attribuzine di funzini respnsabilità perative all intern della Scietà. In cas di rinuncia, revca, decadenza mrte del cmpnente unic dell OdV di alcun dei cmpnenti dell Organism di Vigilanza, L Amministratre Unic, senza indugi, prvvede alla nmina del nuv membr, per la sstituzine/reintegrazine del cllegi. Il nuv nminat i nuvi nminati scadn, nel cas di OdV cllegiale, cn quelli in carica. Nell iptesi di OdV a struttura cllegiale in cas di sstituzine del Presidente, la Presidenza è assunta dal membr effettiv più anzian fin alla nmina di un nuv membr da parte dell Amministratre Unic. Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 21 di 103
5.5. Attività di cmpetenza dell Organism di Vigilanza L OdV, nell esercizi delle sue funzini, deve: a. vigilare sul funzinament e sull sservanza del Mdell da parte degli Amministratri, Sindaci, Dipendenti, Cllabratri, Cnsulenti, Sci, Clienti e Frnitri; b. vigilare sull efficacia e sull adeguatezza del Mdell; c. vagliare l adeguatezza e l aggirnament del Mdell prpnend all Organ di Gvern della Scietà eventuali mdifiche cnseguenti a mutate cndizini aziendali, nrmative e / sciambientali. Nell ambit dei predetti cmpiti, l OdV prvvederà ad effettuare le seguenti attività: raccgliere, elabrare, archiviare ed aggirnare le infrmazini rilevanti in rdine al funzinament ed al rispett del Mdell, cmpresa la dcumentazine che cmpne il Mdell stess e la mappatura delle aree aziendali ritenute a rischi-reat, i relativi aggirnamenti e le relazini sull attività di vigilanza; effettuare peridicamente verifiche ispettive interne sull attività aziendale in generale e sui prcessi ritenuti a rischi-reat in particlare, anche prevedend cntrlli a srpresa; vigilare sull sservanza ed il rispett dei principi cntenuti nel Cdice Etic effettuand peridici cntrlli; effettuare peridicamente verifiche sulla mappa delle aree a rischi di reat, al fine di adeguarla ai mutamenti esgeni e/ endgeni della Scietà; verificare e cntrllare che la dcumentazine cncernente le attività individuate nel Mdell sia efficace e reglarmente tenuta; predisprre specifici canali infrmativi che rendan rapid e agevle l scambi sia delle infrmazini da e vers l OdV, sia il fluss delle eventuali segnalazini di cmmissine-reat vers l OdV da parte dei Destinatari; segnalare tempestivamente all Amministratre Unic le vilazini accertate del Mdell; infrmare tempestivamente l Amministratre Unic circa gni cambiament/aggirnament ritenut rilevante al fine dell svlgiment delle attività prprie dell Organism, nnché al fine del crrett adempiment delle dispsizini di cui al Decret; crdinare le attività di prpria cmpetenza cn quelle delle altre funzini aziendali, prevedend, se del cas, appsite riunini al fine di megli mnitrare le attività aziendali in relazine alle prcedure stabilite nel Mdell. In particlare l OdV dvrà cnfrntarsi in md cntinuativ cn i seguenti respnsabili aziendali: Respnsabile del Servizi di Prevenzine e Prtezine, nminat ai sensi del D.Lgs. n. 81/08, affinché il predett Organism pssa svlgere appien i cmpiti e le funzini indicate nel presente Mdell, in materia di tutela della salute e dell igiene sul lavr; Amministratre Unic Cnsigli di Amministrazine, per gli adempimenti scietari che pssan avere rilevanza ai fini della cmmissine dei reati scietari; inviare all Amministratre Unic Cnsigli di Amministrazine e al Cllegi Sindacale ve nminat, cn cadenza semestrale, una relazine sulle attività svlte, le segnalazini ricevute, le sanzini disciplinari cnnesse cn cmprtamenti rilevanti ai fini di cui al Decret, eventualmente irrgate dai sggetti cmpetenti, sulla necessità di prre in essere azini crrettive e di adeguament del Mdell. All OdV spetta, inltre, la seguente ptestà nrmativa e di aggirnament: Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 22 di 103
prvvedere all emanazine di dispsizini prcedurali che dian attuazine ai principi ed alle cndtte prescritte dal Mdell, le quali dvrann tuttavia essere in linea cn le regle e le cndtte aziendali già in vigre; definire la nrmativa ritenuta rilevante, anche a seguit di successivi aggirnamenti, e verificare l adeguatezza del Mdell a tali prescrizini nrmative, infrmand l Amministratre Unic / Cnsigli di Amministrazine sulle pssibili aree di intervent, sentit il parere del Cllegi Sindacale ve nminat; indicare all Amministratre Unic / Cnsigli di Amministrazine l pprtunità di emanare particlari dispsizini prcedurali attuative dei principi cntenuti nel Mdell, che ptrebber nn essere cerenti cn quelle in vigre attualmente nella Scietà, curand altresì il crdinament delle stesse cn quant esistente; prvvedere alle eventuali esigenze di aggirnament del Mdell, infrmand l Amministratre Unic / Cnsigli di Amministrazine circa le pssibili aree di intervent, sentit il parere del Cllegi Sindacale ve nminat; infrmare l Amministratre Unic / Cnsigli di Amministrazine sulle pprtune mdifiche integrazini da apprtare ai sistemi di gestine delle risrse finanziarie già implementati press la Scietà, per intrdurre accrgimenti più adeguati a mnitrare e gestire eventuali flussi finanziari atipici caratterizzati da maggiri margini di discrezinalità rispett a quant rdinariamente previst, sentit il parere del Cllegi Sindacale ve nminat. 5.6. Riunini e deliberazini L Organism di Vigilanza, in cas di cmpsizine cllegiale, si riunisce cn cadenza almen bimestrale. Delle riunini è redatt un smmari verbale. Il Presidente dell OdV ha il cmpit di prvvedere all espletament delle frmalità relative alla cnvcazine, alla fissazine dell rdine del girn e all svlgiment delle riunini cllegiali. Per la validità delle deliberazini dell Organism di Vigilanza è necessaria la presenza della maggiranza dei cmpnenti in carica. Le deliberazini sn assunte a maggiranza assluta dei presenti. Ciascun cmpnente dell Organism di Vigilanza ha diritt ad un vt, ad eccezine del Presidente al quale spettan, in cas di parità, due vti. Il vt è palese, salv i casi in cui il Reglament dell OdV stabilisca diversamente. Ciascun cmpnente dell OdV presente alla riunine ha diritt di fare iscrivere a verbale i mtivi del su dissens. Nella iptesi di Organism di Vigilanza a cmpsizine mncratica, le principali decisini/iniziative adttate vengn frmalizzate in appsit verbale. L attività svlta dall OdV deve essere dcumentata, anche in frma sintetica, e la relativa dcumentazine viene custdita in md tale che ne sia assicurata la segretezza. L'OdV prvvederà in gni cas a megli dettagliare le mdalità perative del prpri funzinament, quali la determinazine delle cadenze temprali di intervent, la calendarizzazine delle attività, delle verifiche ispettive, delle prcedure di analisi ecc. attravers l adzine di un prpri Reglament, in piena autnmia ed indipendenza, sttpst all Amministratre Unic / Cnsigli di Amministrazine e al Cllegi Sindacale ve nminat per gli pprtuni crdinamenti. 5.7. Cmunicazine e Frmazine dell Organism di Vigilanza L Organ di Gvern, sulla base delle indicazini dell OdV, deve prevedere un sistema di Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 23 di 103
cmunicazine all intern ed all estern della Scietà relativ alla gestine dei fatti rilevanti per il Mdell di prevenzine dei reati. In particlare l OdV deve: a. infrmare peridicamente i Destinatari del Mdell in rdine alla vigente nrmativa, e degli eventuali aggirnamenti, in materia di respnsabilità amministrativa degli enti in dipendenza di reat e dei mdelli di rganizzazine e cntrll per la prevenzine dei reati; b. crdinarsi cn l Amministratre Unic / Cnsigli di Amministrazine per prprre ed rganizzare prgrammi di frmazine cntinua del persnale, ed in particlare delle persne deputate all svlgiment di attività cnsiderate sensibili, articlati attravers sessini bbligatrie, ripetute e diversificate, inerenti ai cntenuti del Mdell adttat dalla Scietà e l imprtanza della sua cncreta attuazine; c. crdinarsi, in cllabrazine cn la funzine cmpetente, per predisprre ed aggirnare cn cntinuità il sit internet e intranet della Scietà cntenente il Mdell; d. dcumentare e valutare l efficacia dell attività di infrmazine e frmazine svlta, mnitrand le iniziative per la diffusine della cnscenza e della cmprensine del Mdell e predispnend la dcumentazine interna necessaria al fine della sua efficace attuazine, cntenente istruzini d us, chiarimenti aggirnamenti dell stess; e. assicurarsi che tutti i Destinatari, ed in particlar md il persnale di PC DISTRIBUTION, cndividan e abbian accettat i principi espressi nel Cdice Etic; f. prmuvere e dcumentare, per i membri dell OdV, la frequenza ad adeguati crsi di frmazine ed aggirnament in materia di respnsabilità amministrativa degli enti di cui al Decret; g. crdinarsi cn l Amministratre Unic / Cnsigli di Amministrazine per prprre e valutare l adzine di sanzini disciplinari, ferma restand la cmpetenza di quest ultim per l irrgazine della sanzine e il relativ prcediment disciplinare. 5.8. Pteri dell Organism di Vigilanza Ai fini dell svlgiment degli adempimenti elencati ai paragrafi precedenti, all OdV spettan i seguenti pteri: a. prevedere dispsizini ed rdini di servizi intesi a reglare l attività dell Organism ed il fluss di infrmazini da e vers l stess; b. accedere, senza necessità di alcun cnsens preventiv e nei limiti psti dalla nrmativa sulla Privacy (D.lgs. 196/03) e dall Statut dei Lavratri, a qualsiasi dcument aziendale ritenut significativ utile al fine dell svlgiment delle funzini attribuite all Organism ai sensi del Decret; c. richiedere la cllabrazine, anche in via cntinuativa, di risrse e funzini interne, ricrrend anche a cnsulenti esterni di cmprvata prfessinalità, nei casi in cui ciò si renda necessari per l espletament delle attività di verifica e cntrll vver di aggirnament del Mdell; d. disprre che i sggetti destinatari della richiesta di cllabrazine di cui al precedente punt c. frniscan tempestivamente le infrmazini, i dati e/ le ntizie lr dmandate, al fine di megli individuare gli aspetti cnnessi alle varie attività aziendali rilevanti ai sensi del Mdell e per la verifica dell effettiva attuazine dell stess da parte delle strutture rganizzative aziendali. 5.9. Rapprti infrmativi dell Organism di Vigilanza vers il Vertice aziendale L Amministratre Unic / Cnsigli di Amministrazine e il Cllegi Sindacale hann la facltà di cnvcare in qualsiasi mment l OdV il quale, a sua vlta, ha la facltà di richiedere, Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll - Rev. 1.1 Settembre 2018 Pag. 24 di 103