Azienda ULSS n. 5 Ovest Vicentino IL PROTOCOLLO INFORMATICO Giorgio Roncolato Direttore Servizi Informatici Ruggero Poli Referente per il Protocollo Informatico Arzignano, 01.09.2008
La rete geografica VALDAGNO Osp. di Valdagno Personale Dipartimento ARZIGNANO SEDE / S.I. Osp. di Arzignano Distretto N. TRISSINO Distretto C. Farmaceutico U.T. / Provved. MONTECCHIO M. Osp. di Montecchio M. LONIGO Osp. di Lonigo
Il Protocollo fino al 2001 Protocollo Informatico Unico, solo per alcuni servizi ca. 30.000/anno; Molti protocolli periferici manuali su carta (altri ca. 20.000/anno??); Solo due persone in ufficio protocollo più responsabile Segreteria (per solo smistamento); Programma usato solo al protocollo; Telefonate per protocolli in partenza o ricerche; Assolutamente non a norma di Legge;
Nuovo Protocollo Informatico Acquisto PROTEUS da Infocamere (marzo 2002) Avvio in estate 2002 solo presso Uff. Protocollo Avvio graduale solo protocollo in partenza e consultazione entro ottobre 2002 presso: Direzione Risorse Umane (due persone) Provvedit./Economato (due persone) Ufficio Tecnico (due persone) Sociale (due persone) Sede Amministrativa, Affari generali (tre persone) Avvio dipartimento Prevenzione maggio 2003 (prima riceveva, protocollava a mano e smistava autonomamente)
Nuovo Protocollo Informatico 01.06.2006 installazione in prova nuova versione Protocollo Prodigi/Proteus PA 01.09.2006 avvio in produzione nuova versione Protocollo 16.09.2006 avvio scansione ottica documenti in entrata: scansione di tutti documenti in entrata all Ufficio Protocollo, inoltro corrispondenza con Prodigi/Proteus PA in parallelo all invio della documentazione cartacea, Nel 2006 circa 45000 numeri di protocollo; Da Settembre 2006 a Ottobre 2007 formazione di circa 290 utenti all uso di Prodigi/Proteus PA
Nuovo Protocollo Informatico 02.04.2007 - Servizio Veterinario inizia ad usare il Fascicolo Informatico digitalizzando corrispondenza in partenza 01.10.2007 sospeso invio documentazione cartacea da parte dell Ufficio Protocollo a tutti i Servizi 01.10.2007 attivato collegamento con conservazione ottica sostitutiva di Infocert: Legaldoc
Nuovo Protocollo Informatico Osservazioni: La formazione e l avvio dei servizi al nuovo Protocollo è stata capillare ed è stata curata dal Servizio Informatico ; Il personale è stato preparato per ricevere documenti in entrata, in uscita ed interni direttamente attraverso la procedura del Protocollo; In ogni sede si può protocollare in uscita, effettuare ricerche e archiviare in fascicoli i protocolli; Quasi tutti i Servizi sono stati dotati di Apparecchiature per l acquisizione ottica di documenti; Sono stati eliminati protocolli manuali autonomi; L Azienda si è adeguata alla normativa, anche precorrendo i tempi con la conservazione ottica sostituiva;
Sviluppi Protocollo Informatico Possibilità di ricevere mail certificate all interno del Protocollo attraverso l indirizzo ulss5-vi@legaldoc.it Ogni servizio può inviare e-mail protocollate attraverso la procedura del Protocollo mediante le caselle PEC Regione Veneto Eliminazione completa documentazione cartacea adottando firma digitale per documenti in partenza
Gestione Atti fino al 2003 Ca. 1.000 Deliberazioni/Determinazioni/anno; Una sola persona in segreteria; Gestito manualmente; Stampa e distribuzione elenco titoli delib.; Archivio storico parzialmente informatizzato; Formattazione testi diversa tra uffici Stampa su modelli prestampati
Nuova Gestione Atti Acquisto Proteus marzo 2003; Adattamento procedura alle esigenze dell Azienda; Formazione di circa 80 utenti da parte della ditta Infocert; Avvio nuova gestione Deliberazioni/Determinazioni da aprile 2004; Nuovo formato di stampa su carta bianca; Modello Deliberazioni/Determinazioni unico per tutti i Servizi; Archivio informatizzato; In ogni Sede è possibile inserire le proposte, ricercare e consultare Deliberazioni e Determinazioni; Avvio consultazione WEB per tutti i dipendenti delle Deliberazioni/Determinazioni attraverso la Intranet;
Nuova Gestione Atti 01.2007 recuperati i dati delle delibere pregresse, dall anno 1995 a marzo 2004; 06.2007 l Ufficio Deliberazioni/Determinazioni ha iniziato ad acquisire digitalmente e ad inserire nella procedura gli atti antecedenti all anno 2004; 12.2007 è stato attivato il collegamento a Legaldoc per la conservazione ottica sostitutiva anche per le Deliberazioni/Determinazioni; In attesa dell attivazione della Firma Digitale l Ufficio Deliberazioni/Determinazioni acquisisce digitalmente e allega agli atti le delibere/determine firmate.
Conclusione Oggi l Azienda è più unita e più piccola ; La tecnologia ha sopperito alle carenze dell organico; L azienda è a norma per i procedimenti; L azienda ha razionalizzato e controllerà con precisione lo stato dei procedimenti;