MANUALE OPERATIVO ALBO FORNITORI GTT Versione 01 1
INDICE 1. OBIETTIVI DEL DOCUMENTO 1.1 Prima fase (Autocandidatura) 1.2 Seconda fase (Valutazione della Commissione) 2. AUTOCANDIDATURA DEL FORNITORE 2.1. Compilazione modulo di autocandidatura 2.1.1. Dati sull azienda 2.1.2. Dati interlocutore 2.1.3. Categoria prodotto (Classe merceologica GTT) 2.1.4. Codice di sicurezza (codice captcha) 2.1.5. Dichiarazione di protezione dati e Codice Etico GTT 2.1.6. Invio della richiesta 2.1.7. Ricevimento delle e-mail da GTT 3. CREAZIONE NUOVO PROFILO UTENTE E PASSWORD 4. PROCEDURA DI ISCRIZIONE 4.1. Questionario Elenco certificati 4.2. Contenuto del questionario Elenco certificati 4.3. Completamento del questionario Elenco certificati 5. AGGIORNAMENTO DATI FORNITORE 5.1. Procedura d iscrizione 5.2. Interlocutore 5.3. Azienda 5.4. Categorie prodotto (Classi merceologiche GTT) 6. MODIFICA/RECUPERO USER/PASSWORD 6.1. Recupero user e password 6.2. Modifica successiva della password 7. SOGGETTI SOTTOPOSTI ALLA VERIFICA ANTIMAFIA ART. 85 D.Lgs. 159/2011 2
1. OBIETTIVI DEL DOCUMENTO Il presente documento illustra le operazioni che devono essere svolte dai Fornitori che chiedono di candidarsi come potenziali contraenti di GTT. Il Fornitore si avvale del presente manuale e dei documenti presenti nel sito per effettuare la procedura di autocandidatura e per fornire la documentazione richiesta da GTT. Si evidenzia che il processo di qualificazione comprende due fasi: 1.1 Prima fase (Autocandidatura) Il Fornitore si candida come potenziale contraente di GTT compilando on-line il modulo di autocandidatura presente sul sito. Successivamente il Fornitore riceve a mezzo posta elettronica due e-mail contenenti: - Link per eseguire il logon e User (identificativo di Utente) - Password per accedere alla propria area operativa Dal sito GTT (www.gtt.to.it Sezione Area Fornitori / Albo Fornitori informatizzato) il Fornitore deve scaricare la modulistica sotto indicata che dovrà essere compilata, firmata e caricata nel questionario informatico Elenco certificati insieme all ulteriore documentazione richiesta. Allegato 1 - Domanda di ammissione all Albo Fornitori GTT Allegato 2 - Dichiarazione ex. Art. 38 D.Lgs 163/2006 Allegato 3 - Requisiti di capacità finanziaria e tecnica Allegato 4 - Dichiarazione sostitutiva CCIAA ai fini antimafia Allegato 5 - Autocertificazione comunicazione antimafia 1.2 Seconda fase (Valutazione della Commissione) La Commissione nominata da GTT procederà alla valutazione della documentazione presentata e, alla fine del processo valutativo, invierà una comunicazione a mezzo e-mail contenente il risultato del processo di qualificazione. 2. AUTOCANDIDATURA DEL FORNITORE Il Fornitore, per richiedere l autocandidatura, deve accedere al portale GTT (www.gtt.to.it - Sezione Area Fornitori / Albo Fornitori informatizzato), leggere le indicazioni presenti e cliccare sul tasto Accesso Autocandidatura. 3
2.1 Compilazione modulo di autocandidatura Cliccando su pulsante Accesso Autocandidatura, si apre la pagina internet (come riportato nella figura seguente) all interno della quale è necessario inserire le informazioni richieste. I campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori. 4
DETTAGLIO DEI CAMPI PRESENTI E LORO SIGNIFICATO. 2.1.1 Dati sull Azienda I campi da inserire sono: - Nome dell Azienda (Denominazione e Ragione Sociale della società) - Lingua: Italiano (default) - Sito web - Valuta (default Euro) - Partita IVA - Codice fiscale - Paese (default Italia) - Provincia - Comune - CAP (Codice di avviamento postale) - Via e numero civico - Numero telefono/fax - Indirizzo e-mail - Indirizzo PEC dell azienda (indirizzo a cui saranno inviate le richieste d offerta). 2.1.2 Dati interlocutore La persona che rappresenta l interfaccia del Fornitore con GTT per ogni fase relativa al processo di iscrizione all Albo Fornitori GTT I campi da compilare sono: - Nome - Cognome - Reparto - Numero telefono/fax - Indirizzo e-mail (indirizzo a cui saranno inviate le comunicazioni di qualificazione) - Lingua (default italiano) - Paese (default Italia) 2.1.3 Categoria prodotto (Classe merceologica GTT) Le categorie prodotto sono suddivise in quattro aree di riferimento: - Forniture - Servizi - Lavori - Incarichi Tecnici Nella fase di attivazione dell Albo Fornitori saranno attivate le aree di riferimento di Forniture e Servizi. Successivamente verranno attivate e pubblicate nel sito GTT le ulteriori Classi merceologiche. 5
All interno delle aree di riferimento le categorie prodotto sono suddivise in macroclassi e sottoclassi di dettaglio e in questa prima fase saranno attivate per la qualificazione le Categorie prodotto di forniture di Ricambi per Bus, Tram e Treno e Servizi di manutenzione per Bus, Tram e Treno. Cliccare sul tasto Aggiungere per aprire la maschera delle varie classi merceologiche per cui è prevista l iscrizione. Nella videata che si apre inserire il flag sulla/e classe/i merceologica/che per la/e quale/i il Fornitore intende candidarsi. La selezione di una macroclasse comporta la selezione automatica di tutte le sottoclassi di dettaglio. Es. Flaggando la macroclasse Bus - Gruppo Ricambi si selezionano automaticamente tutte le sottoclassi di dettaglio. Flaggando una sottoclasse di dettaglio si seleziona solo quella. 6
Il pulsante Controllare inserimenti verifica i dati inseriti. 7
2.1.4 Codice di sicurezza (codice captcha) Inserire il codice di sicurezza (se inserito correttamente il semaforo diventerà verde). 2.1.5 Dichiarazione di protezione dati e Codice Etico GTT Cliccare sulle scritte: dichiarazione di protezione dei dati personali e Codice Etico GTT, leggerne il contenuto e inserire i due flag per presa visione ed accettazione. 2.1.6 Invio della richiesta A questo punto il Fornitore può inviare la sua richiesta cliccando sul pulsante inviare. L esito positivo dell invio è segnalato dal sistema mediante il seguente messaggio: 2.1.7 Ricevimento delle e-mail da GTT Dopo aver inviato la richiesta, il Fornitore riceve a mezzo posta elettronica due e-mail contenenti: Link per eseguire il logon e User (identificativo di Utente) (da modificare nel primo accesso). 8
Password iniziale (da modificare nel primo accesso) 3. CREAZIONE NUOVI PROFILO UTENTE E PASSWORD Il Fornitore si collega al link indicato, inserisce la password ricevuta e nell area Creare account amministratore crea un nuovo Profilo Utente e una nuova Password con i seguenti criteri: La password deve essere formata da almeno 8 caratteri e deve avere le seguenti caratteristiche: almeno una maiuscola, almeno una minuscola, almeno un numero e almeno un carattere speciale. La password scade ogni 90 giorni e non possono essere riutilizzate le ultime 5 password. Dopo aver inserito il nuovo Profilo Utente e la nuova Password cliccare su Invia. Il fornitore riceverà a video il seguente messaggio. 9
Cliccando su logon il Fornitore potrà accedere al proprio profilo nell area di aggiornamento dati del fornitore dove potrà completare la procedura di iscrizione. 4. PROCEDURA DI ISCRIZIONE 4.1 Questionario Elenco certificati Per completare la procedura di iscrizione il fornitore deve Cliccare prima su Nuovo e successivamente su Elenco certificati Quest operazione aprirà il questionario Elenco certificati e in quest area il Fornitore dovrà caricare la documentazione richiesta seguendo le istruzioni presenti. 4.2 Contenuto del Questionario Elenco certificati Sezione 1 - Elenco Certificati Obbligatori Allegato 1 - Domanda di ammissione all Albo Fornitori GTT Allegato 2 - Dichiarazione ex. Art. 38 D.Lgs 163/2006 Allegato 3 - Requisiti di capacità finanziaria e tecnica Allegato 4 - Autocertificazione comunicazione antimafia Allegato 5 - Dichiarazione sostitutiva CCIAA ai fini antimafia Fotocopia documento di riconoscimento valido del Legale Rappresentante/Titolare Visura Camerale 10
Sezione 2 - Altre certificazioni Certificazione Qualità ISO 9001:2008 Altro Non sono richieste attualmente ulteriori certificazioni, il Fornitore può tuttavia allegare ulteriori certificazioni ritenute utili. 4.3 Completamento del Questionario Elenco certificati Si ricorda che per procedere alla compilazione del questionario il Fornitore dovrà aver precedentemente scaricato, compilato, e fatto firmare dal Legale Rappresentante/Titolare/ Procuratore della ditta/società gli allegati 1, 2, 3, 4, 5 dal sito GTT. Gli allegati devono essere inseriti nel questionario informatico assieme alla documentazione richiesta allegando copia del documento di riconoscimento del Legale Rappresentante/Titolare e della procura nel caso della sottoscrizione da parte di un Procuratore. Prima di procedere all invio del questionario flaggare sulla dichiarazione di protezione dati e cliccare su inviare. 5. AGGIORNAMENTO DATI FORNITORE Il fornitore potrà accedere al suo profilo operativo cliccando sul pulsante Accesso fornitori con credenziali presente in GTT (www.gtt.to.it - Sezione Area Fornitori / Albo Fornitori). 11
5.1 Procedura d iscrizione Ambiente di gestione della procedura di iscrizione. In quest ambiente il fornitore dovrà procedere al completamento del questionario informatico Elenco certificati che troverà nel menù Procedura di iscrizione al punto Nuovo. I punti successivi rappresentano i vari stati di avanzamento. 5.2 Interlocutore Ambiente di gestione per aggiornamento dei dati dell interlocutore o per l inserimento di eventuali altri interlocutori aziendali. 5.3 Azienda Ambiente di gestione dei dati dell azienda Fornitrice. All interno di questo menù è possibile modificare i dati aziendali e allegare eventuali presentazioni o certificazioni. 5.4 Categorie Prodotto (Classi merceologiche GTT) Ambiente di gestione per la visualizzazione delle Classi merceologiche richieste al momento dell autoiscrizione. 12
In quest ambiente, cliccando sul pulsante Elaborare è possibile richiedere la qualificazione per nuove classi/sottoclassi merceologiche. A fronte di richieste di qualificazione il sistema visualizza messaggi di avviso della fase di approvazione e quando il Fornitore è qualificato per una classe/sottoclasse merceologica il sistema visualizza la data di inizio validità. 6. MODIFICA/RECUPERO USER/PASSWORD 6.1 Recupero user e password Nel caso il fornitore abbia smarrito la password, può attivare la procedura di recupero password accedendo dal pulsante Accesso fornitori con credenziali del sito GTT. 13
Cliccando su Password dimenticata il fornitore attiverà la procedura per il recupero password. Inserendo il proprio user e il codice di sicurezza il fornitore riceverà un email contenente la nuova password. In caso di smarrimento dello user il fornitore dovrà contattare GTT inviando un email a albo.fornitori@gtt.to.it. La sua user sarà recuperata ed inviata da GTT all email registrata nel sito. 6.2 Modifica successiva della password 14
SOGGETTI SOTTOPOSTI ALLA VERIFICA ANTIMAFIA ART. 85 D.Lgs. 159/2011 Impresa individuale Associazioni Società di capitali Società semplice e in nome collettivo Società in accomandita semplice Società estere con sede secondaria in Italia Società estere prive di sede secondaria con rappresentanza stabile in Italia Società personali (oltre a quanto espressamente previsto per le società in nome collettivo e accomandita semplice) Società di capitali anche consortili, per le società cooperative di consorzi cooperativi, per i consorzi con attività esterna 1. Titolare dell Impresa 2. Direttore Tecnico (se previsto) 3. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1 e 2 Legali rappresentanti + familiari conviventi 1. Legale rappresentante 2. Componenti organo di amministrazione 3. Direttore tecnico (se previsto) 4. Sindaci effettivi e Sindaci supplenti 5. Socio di maggioranza (nelle società con un numero di soci pari o inferiore a 4) 6. Socio (in caso di società uni personale) 7. Sindaco e soggetti che svolgono i compiti di vigilanza di cui all art. 6, comma 1, lettera b) del D.Lgs. 231/2001 (nei casi contemplati dall art. 2477 del codice civile) 8. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1-2-3-4-5-6-7 1. Tutti i Soci 2. Direttore Tecnico (se previsto) 3. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1 e 2 1. Soci accomandatari 2. Direttore Tecnico (se previsto) 3. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1 e 2 1. coloro che le rappresentano stabilmente in Italia 2. Direttore Tecnico (se previsto) 3. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1 e 2 4. Sindaci effettivi e Sindaci supplenti (se previsto) 1. coloro che esercitano poteri di amministrazione, rappresentanza o direzione dell Impresa 2. familiari conviventi dei soggetti di cui al punto 1 1. Soci persone fisiche delle società personali o di capitali che sono socie della società personale esaminata 2. Direttore Tecnico 3. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1 e 2 1. Legale rappresentante 2. Componenti organo di amministrazione 3. Direttore Tecnico (se previsto) 4. ciascuno dei consorziati che nei consorzi e nelle società consortili detenga una partecipazione superiore al 10 per cento oppure detenga una partecipazione inferiore al 10 per cento e che abbia stipulato un patto parasociale riferibile a una partecipazione pari o superiore al 10 per cento, ed ai soci o consorziati per conto dei quali le società consortili o i consorzi operino in modo esclusivo nei confronti della pubblica amministrazione; 5. Sindaci effettivi e Sindaci supplenti, se esistenti 6. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1-2-3-4-5 15
Consorzi ex art. 2602 c.c., non aventi attività esterna e per i gruppi europei di interesse economico 1. Legale rappresentante 2. Eventuali componenti dell organo di amministrazione 3. Direttore Tecnico (se previsto) 4. Imprenditori e società consorziate (e relativi legale rappresentante ed eventuali componenti dell organo di amministrazione) 5. Sindaci effettivi e sindaci supplenti, se esistenti 6. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1-2-3-4-5 Raggruppamenti temporanei di imprese 1. Tutte le imprese costituenti il Raggruppamento anche se aventi sede all estero, nonché le persone fisiche presenti al loro interno, come individuate per ciascuna tipologia di imprese e società 2. Direttore Tecnico (se previsto) 3. familiari conviventi dei soggetti di cui ai punti 1 e 2 16