ARIES Architettura per l'implementazione rapida dei Sistemi Aziendali. Presentazione della metodologia ARIES
ARIES è una metodologia per implementare rapidamente sistemi informativi aziendali complessi, inclusi quelli multi-struttura, regionali e nazionali. Molti progetti informatici su larga scala falliscono per una semplice ragione: richiedono troppo tempo. Rimangono invischiati in una serie di processi complessi ed eccessivamente burocratici, causando così un incremento dei costi e la perdita di fiducia da parte del cliente. Ne risulta che spesso solo una parte del sistema viene sfruttata con successo, e quella parte effettivamente implementata è troppo limitata per fornire i benefici desiderati. Un altra causa comune di fallimento è che le metodologie e le tempistiche sono troppo rigide. Secondo il manuale dell Harvard Business School, Managing Projects Large and Small: "Le metodologie convenzionali per il Project Management funzionano al meglio quando ci sono davvero buone possibilità che il progetto si sviluppi come previsto in fase di pianificazione... quando non ci sono grosse sorprese....il 50% [dei grossi progetti informatici] sono veri e propri fallimenti." I progetti informatici complessi raramente si sviluppano come sono stati originariamente progettati. Succede spesso che rimangano talmente intrappolati in processi eccessivamente formali e basati su rigide tempistiche da rendere assolutamente impossibile rispettare quelle scadenze a meno che i tempi previsti non siano esageratamente (e inaccettabilmente) lunghi. Molte metodologie di implementazione (specialmente quelle utilizzate da aziende di consulenza ed integrazione di sistemi) vengono progettate per implementare applicazioni create su misura per il cliente o prodotti che non possono essere facilmente adattati al cliente stesso. Le soluzioni create su misura per il cliente possono richiedere molto tempo, sia per il personale del cliente stesso che per il fornitore del software, e spesso non forniscono una funzionalità adeguata. Quando si trova a dover implementare prodotti non flessibili, il cliente deve adattarsi al prodotto stesso, in quella che viene spesso chiamata implementazione delle buone pratiche. Anche questo approccio richiede un intenso lavoro da parte del personale del cliente e potrebbe comunque non produrre i risultati desiderati. ARIES si basa su una premessa diversa: il modo migliore (e in molti casi l'unico) per risolvere questi problemi informatici complessi è quello di utilizzare software sofisticati in grado di adattarsi alle richieste specifiche del cliente. Questi prodotti sono un pre-requisito per utilizzare ARIES. ARIES può essere utilizzato in combinazione con la maggior parte dei modelli standard per il Project Management, come PMI e PRINCE2 e con strumenti quali i diagrammi di Pert e Gantt. Tuttavia non funziona con metodologie derivate da, o principalmente destinate all'industria, al controllo di processi o a processi basati sull'evidenza. Tali metodologie non sono normalmente sufficientemente agili per l'implementazione di software complessi.
I PRINCIPI DI ARIES n Adattabilità. Per quanto sia naturale cercare di cambiare alcuni processi del cliente durante l implementazione di un nuovo prodotto, è comunque meglio effettuare i cambiamenti maggiori prima o dopo l'implementazione e non durante. Fondamentale per ARIES è avere un prodotto in grado di adattarsi rapidamente al modo in cui il cliente opera, invece di forzare il cliente stesso a cambiare. In seguito, tale adattabilità permetterà al sistema di crescere ed evolversi insieme al cliente. n Partecipazione della direzione del cliente. Un sistema aziendale, per definizione, è qualcosa che avrà un forte impatto sull impresa. Senza una costante partecipazione del livello direzionale del cliente, le speranze di successo sono piuttosto scarse. n Feedback tempestivo da parte del cliente e processi iterativi. L approccio a cascata, che prevede il completamento di ciascuno stadio del progetto prima dell avvio del successivo, non è un modello efficace per una rapida implementazione. I progetti funzionano molto meglio con un approccio iterativo in cui il cliente fornisce il suo feedback in maniera tempestiva e continuativa man mano che la configurazione del sistema viene perfezionata. In questo tipo di approccio vengono perseguiti simultaneamente molteplici fasi ed obiettivi. n Adozione rapida. ARIES si focalizza su consegnare velocemente agli utenti un sistema pienamente funzionante per poi effettuare i cambiamenti necessari ad intervalli regolari nei successivi 90 giorni, basandosi sul feedback dell utente. Troppi progetti restano intrappolati in circoli viziosi dove gli utenti avanzano richieste prima di avere un esperienza diretta con il prodotto. n Validazione del cliente, non test. All installazione del prodotto, non è necessario che il cliente effettui cicli di test, perché questi sono già stati effettuati all origine. Tuttavia, è necessario che il cliente provveda alla revisione e alla validazione di configurazioni, flussi di lavoro, integrazioni e migrazione dei dati nonché di qualunque report specifico per accertarsi che questi riflettano le sue effettive necessità. A questa validazione corrisponderà una serie di certificazioni per il go-live. n Attivazione simultanea. Normalmente il metodo migliore è quello dell approccio simultaneo, in cui il sistema completo viene attivato per l intera struttura contemporaneamente (o comunque nel giro di poche settimane). Ciò evita di dover immettere i dati due volte sia nel vecchio che nel nuovo sistema; inoltre, i sistemi implementati solo parzialmente spesso forniscono funzionalità non sufficienti a garantire un operatività efficace. Dunque una delle caratteristiche più importanti di ARIES è che offre i benefici di un sistema pienamente funzionante molto prima di quanto farebbero altre metodologie.
Appendice I: Le fasi di implementazione di ARIES Le fasi dell'implementazione sono le seguenti: 1. Il primo incontro con il cliente ha lo scopo di costruire una relazione, stabilire le aspettative complessive del cliente stesso e identificare le sue risorse. All incontro dovrebbero partecipare sia i dirigenti che hanno preso parte all acquisto del sistema sia il personale più importante del cliente che verrà coinvolto nell implementazione. A questo punto verrà presentata la campagna di adozione da parte degli utenti e verrà identificata una squadra congiunta che si occuperà dell avviamento. 2. Viene mostrata l edizione nazionale del prodotto (o un altra versione vicina alle esigenze del cliente) agli utenti che sono stati identificati per il progetto. Questa dimostrazione ha come obiettivo quello di rafforzare negli utenti l idea che il prodotto si rivolge alle loro esigenze, facendoli riflettere su come possono sfruttare al meglio il sistema. 3. Alcuni Specialisti Applicativi raccolgono le specifiche per i flussi di lavoro e gli altri aspetti di configurazione che il cliente poi approva se conformi alle sue necessità. In caso di ospedali/ organizzazioni multipli, tutte le organizzazioni dovranno rivedere ciascun modulo allo stesso tempo. 4. Allo stesso modo, alcuni Specialisti Tecnici lavoreranno insieme agli Specialisti Applicativi e al cliente per identificare (e poi approvare) eventuali report specifici, integrazioni e migrazioni di dati e qualunque altra funzionalità personalizzata. 5. In base ai colloqui con il cliente, InterSystems fornisce un insieme di casi d uso di prova con alcuni percorsi del paziente. 6. Iniziando con l edizione nazionale (o un implementazione che sia simile all ospedale/ clinica, ecc.), InterSystems implementa tutti i flussi di lavoro e i cambiamenti di configurazione del software e crea la maggior parte delle tabelle dei codici specifici per il cliente. Il cliente non effettua alcun cambiamento ai flussi di lavoro o alla configurazione ma può essere responsabile di alcune tabelle di codici. Molti dei cambiamenti vengono realizzati dal personale InterSystems alla presenza della figura del cliente responsabile per quel modulo specifico. 7. La configurazione elaborata viene quindi presentata al cliente, che comunica eventuali errori riscontrati (ad esempio un flusso di lavoro sbagliato) e verifica che non si abbia tralasciato qualcosa di importante. In base ai suoi commenti vengono apportate le debite correzioni. 8. Allo stesso tempo, gli Specialisti Tecnici completano le integrazioni, le procedure di migrazione dei dati, i report, ecc. 9. In presenza di soluzioni personalizzate, queste vengono riviste e testate dal cliente in questa fase dei lavori. Nel caso vi sia un interfaccia utente quale parte di tali soluzioni, anch essa dovrà essere rivista e approvata dal cliente. 10. InterSystems (o un subfornitore) esegue gli script InterSystems di prova. 11. Il cliente riesamina e convalida: a) i flussi di lavoro, le regole cliniche e gli altri elementi della configurazione; b) la migrazione dei dati, le integrazioni, i report, ecc.; e c) qualunque soluzione personalizzata. Il cliente dovrà inoltre eseguire e validare i casi d uso relativi ai percorsi di prova del paziente. Le fasi dalla 7 alla 12 sono iterative! 12. Le certificazioni per il go-live vengono ottenute separatamente per ciascun modulo, per la migrazione e le integrazioni di dati, e per una serie di percorsi di prova del paziente. Una certificazione per il go-live dovrà inoltre attestare l adeguatezza dell infrastruttura informatica del cliente. 13. InterSystems forma gli utenti chiave del cliente e gli amministratori del sistema. La formazione degli altri utenti è realizzata dal cliente o da un subfornitore. 14. Viene attivato il sistema (solitamente l intero sistema si attiva tutto nello stesso momento o comunque nel giro di poche settimane) e gli utenti cominciano ad impratichirsi con esso. 15. Al termine dei primi 30 giorni di utilizzo attivo, saranno realizzate tutte le modifiche essenziali. InterSystems assegnerà ad alcuni membri del proprio personale l incarico di lavorare insieme al Centro Assistenza del Cliente per questi 30 giorni. 16. Trascorsi 90 giorni dall attivazione, saranno apportate le modifiche finali. A questo punto il sistema dovrebbe essere pronto per essere gestito dall organizzazione di supporto.
Appendice II: Pietre miliari di ARIES L esempio seguente mostra una serie di pietre miliari di ARIES per un progetto rivolto ad una singola struttura. (Un procedimento simile viene utilizzato anche per progetti multi-struttura.) La natura parallela e iterativa delle varie attività comporta che non sempre i singoli obiettivi vengano raggiunti in un ordine prestabilito. 1. Inizio del progetto 2. Vengono raccolte e concordate le specifiche più importanti (con l approvazione del cliente) 3. L ambiente per il sistema è pronto, inclusa tutta l infrastruttura informatica 4. Viene portata a termine la configurazione 5. Vengono realizzati i report e i cruscotti 6. Vengono completate e validate le integrazioni e le procedure per la migrazione dei dati 7. Gli script di prova vengono eseguiti con successo 8. Vengono ottenute le certificazioni per il go-live 9. Viene fornita la debita formazione agli utenti chiave 10. Viene fornita la debita formazione a tutti gli utenti finali 11. Attivazione 12. Completamento dei primi 30 giorni di utilizzo attivo - installazione delle correzioni 13. Completamento dei primi 90 giorni di utilizzo attivo - vengono effettuate le modifiche finali e il sistema viene affidato al supporto tecnico
Appendice III: Responsabilità delle Parti in ARIES La seguente tabella fornisce una visione d insieme delle responsabilità congiunte in un implementazione su larga scala per un cliente nel settore sanitario. Potranno tuttavia esservi differenze in base al Paese e al cliente specifico. Responsabilità di InterSystems Configurazione dell'applicazione Migrazioni dei dati e integrazioni n Configurare: l Flussi di lavoro l Layout delle schermate l Menù l Gruppi di utenti n Riempire la maggior parte delle tabelle dei codici n Creare report e cruscotti specifici, se necessario n Sviluppare i processi di migrazione dei dati n Eseguire la migrazione dei dati n Fornire le interfacce ad altre applicazioni/sistemi Configurazione del sistema n Installare il software InterSystems n Consigliare il cliente in merito ai requisiti infrastrutturali Testare & Validare n Fornire ed eseguire l insieme dei casi d uso di prova di base n Sviluppare gli script dei percorsi dei pazienti n Testare tutte le modifiche ai flussi di lavoro e alla configurazione n Testare tutti i report, i cruscotti e le funzioni sviluppati ad hoc n Testare la migrazione dati e le integrazioni Formazione n Erogare la formazione rivolta ai gestori del sistema n Erogare la formazione agli utenti chiave Gestione n Assicurare la partecipazione del personale InterSystems più adeguato n Fornire il project management del personale InterSystems
Responsabilità del cliente n Determinare le modifiche all organizzazione e ai flussi di lavoro, nel caso ve ne siano n Definire e rivedere i requisiti di configurazione n Specificare report e cruscotti specifici, se richiesti n Creare le agende di prenotazione n Riempire alcune tabelle dei codici, collaborando con il personale di InterSystems n Accordarsi con i fornitori attuali per: l Output automatici prodotti dalla migrazione dei dati (flat file) con adeguata documentazione l Documentazione di interfacciamento per tutti i sistemi con cui è necessario integrarsi n Essere disponibile per spiegare il significato e le relazioni dei dati trasmessi n Fornire l accesso ad altri sistemi per test in base alle necessità n Fornire qualunque tipo di contenuto richiesto e proveniente da terzi, per esempio il database di farmaci n Fornire e configurare server e reti n Fornire e configurare i dispositivi client, inclusi i computer e le stampanti n Registrare gli utenti autorizzati e specificare il livello di sicurezza degli utenti n Descrivere i casi d uso e collaborare con InterSystems per definire gli script del percorso del paziente n Rivedere gli script di prova per assicurarsi che siano stati incorporati tutti i flussi di lavoro del cliente n Testare tutti gli sviluppi ad hoc n Rivedere e validare: l Tutti gli aspetti di configurazione, inclusi i flussi di lavoro l Tutti i report e i cruscotti personalizzati l Che tutti i dati migrati ed integrati siano accurati, inseriti nei campi corretti e nel formato corretto l I percorsi del paziente n Completare la certificazione per il go-live modulo dopo modulo, assicurandosi che la configurazione risponda alle esigenze della struttura n Eseguire tutte le ulteriori validazioni necessarie alle certificazioni per il go-live n Formare tutti gli utenti finali prima dell avvio del sistema (in determinate circostanze di questo aspetto potrà occuparsi anche InterSystems) n Condurre una formazione continua per i nuovi utenti dopo l avviamento del sistema n Produrre materiali per la formazione degli utenti e documenti specifici per ciascuna struttura, comprensivi delle politiche dell utente, se necessario. (Generalmente, non riteniamo necessaria tale documentazione.) n Fornire la direzione esecutiva e clinica necessaria al completamento del progetto, all avviamento e all adozione da parte degli utenti n Ottenere il supporto e la collaborazione dei dipartimenti e degli utenti chiave n Assicurare la partecipazione del personale del cliente appropriato n Fornire il project management del personale del cliente
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