EMISSIONE E MODIFICA DI UNA FATTURA In questo documento viene descritta l operatività per l immissione e la modifica di documenti di tipo fattura che si esegue dalla funzione Vendite Acquisti. FATTURA DI VENDITA Entrare nella funzione Vendite Acquisti e cliccare sul pulsante Nuovo[F4] : Pagina 1 di 21
La videata che si apre permette di inserire la fattura ed è suddivisa in due sezioni: testata e corpo del documento; dopo la conferma di questa videata se ne aprirà una successiva denominata piede del documento. Testata Nella testata devono essere inseriti i riferimenti del documento: - Numero: attribuito in automatico dalla procedura - Data fattura: da inserire nel campo Del - Cliente Pagina 2 di 21
Il cliente può essere individuato aprendo l elenco clienti con il tasto Elenco[F2], altrimenti è attivo il tasto Inserimento/Variazione conto[f4] che permette la creazione immediata dell anagrafica. Sul campo Cliente sono attivi i pulsanti: CONDIZIONI CLIENTE[F6]: permette di visualizzare/modificare le condizioni commerciali associate al cliente per quanto riguarda l Assoggettamento Iva. SCHEDE MOVIMENTI/RINTRACCIABILITA [F7]: permette di accedere alle schede dei movimenti di magazzino legati al cliente. Pagina 3 di 21
COINTESTATARI[F5]: permette di inserire ulteriori intestatari del documento. Il campo Causale è facoltativo, per compilarlo occorre richiamare una delle causali definite nella tabella Causali. Le principali sono fornite da Passepartout, ma se ne possono creare ulteriori, la creazione non può avvenire in emissione della fattura, occorre farlo preventivamente dalla funzione presente in Documenti Tabelle. Pagina 4 di 21
Il campo Note permette di inserire delle note con la possibilità di stamparle sulla modulistica, o di utilizzarle per una ricerca più veloce dei documenti. Corpo Nel corpo del documento si inseriscono i prodotti o servizi da fatturare al cliente, la relativa quantità ed il prezzo. Sul primo campo si deve inserire il prodotto: lo si può prelevare dall elenco degli articoli già codificati utilizzando il pulsante Ricerca per codice[f2]. Oppure lo si può codificare direttamente tramite il pulsante Inserimento/Variazione articolo[f4]. Pagina 5 di 21
Quantità è legato all unità di misura del prodotto. Si può inserire un valore oppure indicare il numero di confezioni/casse ecc (in gergo i colli) moltiplicato per le quantità unitarie che ciascun collo contiene (es: una scatola con 50 pezzi). Prezzo è sempre il prezzo unitario mai del collo. Viene proposto il prezzo inserito nelle condizioni del cliente (vedi documento Impostare le condizioni commerciali di un cliente o fornitore ) se indicato. Se non è definito viene proposto il prezzo di listino. E in ogni caso possibile impostare un prezzo direttamente in questa fase. Sconti Nella colonna Sconti, viene proposto lo sconto incondizionato presente nelle condizioni commerciali del cliente (vedi documento Prezzi e sconti personalizzati ). E possibile anche in questo caso definire lo sconto direttamente sulla riga; è attivo il pulsante Sconti[F4] che apre una finestra per l immissione guidata degli sconti in cascata. E possibile inoltre inserire righe contenenti annotazioni: le descrizioni devono essere precedute dal carattere. (punto). Tali annotazioni possono essere utilizzate ad esempio per inserire note o un ulteriore descrizione relativa all articolo che la precede (vedi anche documento Codificare dei testi da riportare nei documenti ). Premere invio per posizionarsi nella riga successiva vuota sulla quale è attivo il pulsante Ok[F10]. Tale pulsante è da utilizzarsi al termine della registrazione per confermare la fattura e accedere alla finestra dei totali o piede del documento. Pagina 6 di 21
Piede Nel piede del documento occorre inserire i dati relativi alle condizioni del trasporto e al pagamento della fattura. Sezione Riferimenti Trasporto Questa sezione permette di gestire, se necessario: - l indirizzo a cui consegnare la merce - il soggetto che effettuerà il trasporto - la modalità del trasporto - il calcolo delle spese di spedizione - l aspetto dei beni da stampare in fattura Pagina 7 di 21
Per gestire la consegna della merce ad un indirizzo diverso da quello di fatturazione (inserito nell anagrafica del cliente), si può richiamare un diverso codice cliente sul campo Destinatario. Si possono comunque compilare manualmente i dati. Se questi dati sono lasciati vuoti, indirizzo di fatturazione e consegna coincidono con l indirizzo presente in anagrafica cliente. Se la spedizione al cliente avviene sempre ad uno stesso luogo gli si può associare un indirizzo di spedizione in anagrafica (si veda la guida Condizioni commerciali e di trasporto/consegna ). Se invece ad un cliente si spedisce di volta in volta ad indirizzi diversi (ad esempio il cliente è un impresa edile con diversi cantieri) è utile utilizzare gli Indirizzi di spedizione. Sul campo Destinatario è attivo il collegamento con la tabella degli Indirizzi di spedizione (per approfondimenti si veda il documento Gli indirizzi di spedizione ) dalla quale si possono prelevare indirizzi esistenti o inserirne di nuovi. Pagina 8 di 21
Nel campo Trasporto a mezzo occorre indicare il soggetto che effettuerà il trasporto tra le seguenti alternative: Mittente, Vettore o Destinatario. Se si sceglie Vettore, si attiva il campo per impostare il vettore incaricato del trasporto. E possibile ricercarlo tra le anagrafiche fornitori codificate, oppure inserire una nuova anagrafica. E anche possibile associare un vettore abituale al cliente che sarà quindi proposto in questa fase (per approfondimenti si veda la guida Condizioni commerciali e di trasporto/consegna ). Nel campo Porto occorre specificare la modalità del trasporto tra le seguenti alternative: Franco, Assegnato o Addebito. Nel campo successivo; è possibile inserire un ulteriore descrizione. Se si sceglie Addebito, sul campo Tipo è possibile specificare il criterio da adottare per il calcolo delle spese di trasporto da addebitare al cliente: Pagina 9 di 21
Se si seleziona una delle opzioni, si attiva il campo Valore nel quale impostare la base per la modalità di calcolo selezionata. Ad esempio, nella videata vediamo che le spese sono pari a. 150,00 che corrispondono all 1% del valore della merce: I campi Colli e Peso KG sono funzionali al calcolo delle spese di trasporto e alla stampa di questi dati sul documento. Si può ottenere il calcolo automatico dei valori se nelle righe del documento sono stati gestiti i colli. Poiché sono presenti due campi, per avere il calcolo automatico occorre posizionarsi sul primo e selezionare Automatico In ogni caso si possono specificare manualmente i valori. Infine, nel campo Aspetto Esteriore dei beni si può impostare come si presenta la merce fatturata. Le opzioni disponibili devono essere definite nell omonima tabella Pagina 10 di 21
Le principali sono fornite da Passepartout, ma se ne possono creare ulteriori, la creazione non può avvenire in emissione della fattura, occorre farlo preventivamente dalla funzione presente in Documenti Tabelle. Tutti i dati impostati, verranno riportati in stampa come segue: Pagina 11 di 21
Sezione Pagamenti A fronte della fattura, si possono generare una o più rate per gestire poi l incasso nelle diverse modalità. Sul campo Pagamento è attivo il collegamento alla lista dei Pagamenti. Se in anagrafica cliente è stata definita una tipologia di pagamento abituale, questa verrà automaticamente proposta. Dopo aver impostato un codice di pagamento, si attiva il pulsante Banca appoggio[f5] che permette di specificare la banca d appoggio del cliente nel caso ne avesse fornita più di una. Le banche devono essere impostate nell anagrafica del cliente (si veda la guida Condizioni commerciali e di trasporto/consegna ). Se si vogliono addebitare le spese d incasso, occorre creare un apposito articolo di tipo spesa ed inserirlo nelle righe del documento. Nel campo Decorrenza è eventualmente possibile specificare la data da cui calcolare le scadenze dei pagamenti. Se tale data non viene immessa, la decorrenza parte dalla data della fattura, in base a quanto impostato nella tabella pagamenti per il tipo pagamento utilizzato. Pagina 12 di 21
Anche in presenza di data decorrenza, le scadenze sono generate rispettando le Condizioni Commerciali dei clienti/fornitori (Scad.fissa, Mese escl, Ant/post, ecc.). Se la fattura è con incasso immediato, il pulsante Pagamento per cassa[f6] apre una finestra che permette di gestire una sorta di calcolatrice in cui inserire il valore contante pagato dal cliente ed eventualmente l abbuono, determinando automaticamente il valore di resto. Confermando tale finestra con [F10] OK, i valori impostati nei campi Contante e Abbuono vengono riportati nei campi Pagato e Abbuono della sezione Totali documento. Se si utilizza questa funzione non è necessario impostare un pagamento sul campo perché è implicito che l incasso sia immediato e alla conferma della fattura il programma ne registrerà anche il relativo pagamento. Pagina 13 di 21
Il pagamento immediato si può gestire anche scegliendo un pagamento con le rate di tipo contanti (per approfondimenti si veda la guida I pagamenti di tipo contante e rimessa diretta ). In questo caso la fattura sarà registrata tutta come pagata senza la possibilità di definire abbuoni. Alla conferma della videata Totali documento tramite il pulsante Ok, la procedura crea il nuovo documento e ne richiede la stampa. Selezionare la stampante desiderata dall elenco di quelle configurate e confermare (per approfondimenti sulla stampa si veda il documento Stampa ed invio dei documenti al cliente ). FATTURA D ACQUISTO Per registrare una fattura ricevuta, il procedimento è analogo con le seguenti differenze: - all ingresso nella funzione Vendite Acquisti premere il pulsante Tipo documento[f6] e selezionare il documento Fattura fornitore FF nell elenco. Poi premere su Nuovo[F4]. In alternativa si può cliccare direttamente su Nuovo[F4] ed impostare Fattura fornitore FF nel campo Documento della testata. - in Testata, occorre indicare il Numero di documento (non è possibile utilizzare la dicitura AUTO) e la data; - nel campo Prezzo viene proposto il prezzo d'acquisto fornitore definito in anagrafica articolo; se questo manca viene proposto il costo ultimo. E attivo il tasto Prezzi[F3] che permette di visualizzare i dati di Costo ultimo, Costo standard, Prezzo di inventario, Prezzo medio di carico, Prezzo medio ponderato, Prezzo medio di scarico. In ogni caso è possibile inserire l importo manualmente. Confermando il documento viene aperta la seguente finestra prima di passare ai dati del piede: Pagina 14 di 21
Questa finestra serve al programma per completare l'eventuale registrazione in prima nota. Se il campo Registrazione fattura in prima nota è impostato a Sì occorre impostare la data di registrazione (viene proposta la data di sistema) ed il numero protocollo che può essere lasciato AUTO in modo da mantenere la progressività. Il documento FF non viene stampato, ma solo memorizzato. NOTE DI CREDITO Successivamente all acquisto, può accadere che si riscontrino differenze qualitative, ovvero la merce o i beni in oggetto non siano quelli previsti contrattualmente, presentino difetti o non funzionino. In questa ipotesi, l acquirente può restituire tutto o in parte i beni o la merce, pretendendo dal fornitore l invio di una nota di credito che riduca o azzeri il suo debito emerso contestualmente all acquisto. I documenti hanno rispettivamente le seguenti sigle: - NC: nota di credito a cliente - NF: nota di credito da fornitore Il documento NF non viene stampato, ma solo memorizzato. All ingresso nella funzione Vendite Acquisti, premere il pulsante Tipo documento[f6], e dall elenco selezionare la corretta sigla. Invece la sigla NF può non essere disponibile nell elenco proposto, e occorre premere il pulsante Tutti i documenti[f4] per selezionarla. Successivamente premere Nuovo[F4] per accedere alla creazione del documento La creazione dei documenti è del tutto analoga a quanto visto per la Fattura. Pagina 15 di 21
Se si vuole utilizzare una numerazione separata per le note di credito emesse, occorre creare un nuovo numeratore: all interno della funzione Impostazioni - Dati aziendali. Accedere alla funzione e selezionare il pulsante Dati aziendali[f4] ; posizionarsi nell elenco su Numeratori. Nella tabella dei Numeratori, posizionarsi in corrispondenza dei documenti di vendita e modificare il valore da 1 a 2. Tramite il pulsante Numeratori per serie[f5] è in seguito possibile inserire anche dare descrizione al sezionale. Confermare con Ok[F10], cliccare su Annulla[Esc] e confermare di nuovo la videata Dati aziendali con Ok[F10]. In fase di inserimento del documento sarà sufficiente modificare il sezionale proposto indicando il numero di quello desiderato: Pagina 16 di 21
RICERCARE I DOCUMENTI Entrando nella funzione Vendite Acquisti si presenta la lista dei documenti relativi all ultima tipologia utilizzata. I documenti sono ordinati per numero di documento, ma è possibile modificare l ordine dei dati cliccando nelle intestazioni di ciascuna delle colonne presenti ed ordinare ad esempio per cliente/fornitore, causale, ecc E possibile utilizzare il campo di ricerca full text sulle informazioni presenti in elenco cliccando sulla lente di ingrandimento in alto a destra: Digitando una parola nella riga, questa viene ricercata in tutte le diciture presenti in elenco (cliente, note, causale, ecc ). Pagina 17 di 21
Nell elenco, tramite i tasti Freccia Giù, Freccia Su, Pagina Giù, Pagina Su, Prima riga[ctrl+home] e Ultima riga[ctrl+fine], si può scorrere l intera lista. Tramite il pulsante Elimina[Shift+F3] è possibile cancellare dall archivio il documento selezionato (non possibile per i documenti di tipo ordine). Il pulsante Dettaglio[F2] visualizza i dati riassuntivi del documento: La finestra rimane aperta mentre ci si sposta tramite i tasti di navigazione fra i documenti presenti nella lista, fino a che non viene chiusa premendo di nuovo [F2]. Per visualizzare una diversa tipologia di documenti, utilizzare il pulsante Tipo documento[f6] che propone una lista delle principali tipologie di documento. Con il pulsante Tutti i documenti[f4] si possono visualizzare tutte le tipologie disponibili. Per ricercare specifici documenti già registrati, effettuare consultazioni, ristampe, modifiche, è possibile selezionare ulteriori filtri di ricerca tramite il pulsante Filtro avanzato[shift+f5]. Pagina 18 di 21
Questa finestra consente la ricerca guidata dei documenti tramite parametri di selezione. Premendo Ok[F10] vengono elencati i documenti che soddisfano i parametri immessi. MODIFICARE I DOCUMENTI Per revisionare un documento precedentemente emesso, ricercarlo come indicato nel paragrafo precedente e posizionarsi sul documento interessato. Cliccare su Modifica o premere il tasto Invio e procedere con le modifiche da effettuare. Solo sui documenti di vendita, nella finestra Totali documento, viene visualizzata la sezione Operazione contabile: Pagina 19 di 21
All interno di tale sezione è presente il parametro Aggiornamento. Se questo parametro viene impostato a S, oltre al documento di magazzino viene modificata anche la relativa operazione di primanota. Immettendo N viene modificato solo il documento di magazzino e l operazione di primanota dovrà essere rettificata manualmente. La sezione non compare se l operazione contabile è stata cancellata dalla primanota. RISTAMPARE I DOCUMENTI Per stampare un documento precedentemente emesso, ricercarlo come indicato nel paragrafo Ricercare i documenti e posizionarsi sul documento interessato, cliccare su Modifica o premere il tasto Invio per entrare nel documento. Procedere confermando la finestra, con il pulsante Ok[F10] fino alla stampa. Alternativamente è possibile ristampare direttamente il documento senza accedere alla finestra Totali documento tramite il tasto Stampa documento[shift+f11]. Pagina 20 di 21
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