UTILIZZO DELLO SCADENZARIO OPERAZIONI PRELIMINARI

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1 Pagina 1 di 29 UTILIZZO DELLO SCADENZARIO Di seguito vengono indicate le operazioni preliminari necessarie per poter gestire lo Scadenzario, e alcuni esempi di utilizzo. OPERAZIONI PRELIMINARI impostare il parametro contabile Gest.estratto conto/scadenzario/effetti impostare la tabella dei pagamenti (Contabilità-Tabelle-Pagamenti ) impostare la tabella banche (Contabilità-Tabelle-Banche ) impostare le condizioni commerciali dei clienti per l emissione degli effetti (Anagrafica piano dei conti/cli/for) GESTIONE DEI PAGAMENTI I contratti d acquisto stabiliscono le condizioni di pagamento concordate tra le parti. Il regolamento avviene normalmente alle scadenze convenute. Tale fase rappresenta il momento terminale dell intera operazione di acquisto. Il regolamento del pagamento può differenziarsi in funzione del tempo e degli strumenti adottati per realizzarlo. Sotto il profilo del tempo il regolamento può essere: - ANTICIPATO

2 NOZIONI GENERALI - IMMEDIATO - IN CONTANTI - DIFFERITO Strumenti per realizzarlo: - Versamento di denaro contante - Rilascio di pagherò o accettazione di tratte o di cambiali in portafoglio in precedenza ricevute da terzi - Bonifici Bancari, Giroconti Bancari o postali - Emissione di assegni bancari o invio di assegni circolari o di vaglia postali Nella prassi, ogni azienda generalmente riceve dai propri fornitori l estratto conto che può avere carattere periodico (riepilogo scadenze di tutte le operazioni poste in essere) oppure carattere di sollecito a fronte di un mancato pagamento entro i termini pattuiti. Inizialmente è necessario impostare le modalità di pagamento che si vogliono gestire nell apposita tabella. CONTANTI C Rappresenta la forma più naturale di regolamento, tuttavia il denaro viene utilizzato solo quando il debitore e il creditore possono incontrarsi di persona e non si tratta di fatture con importi superiori a All interno del programma nella tabella dei pagamenti, è necessario inserire la modalità di pagamento Contanti: Decisi i dati del pagamento, si andranno ad inserire il numero delle rate e la tipologia del pagamento. In questo caso una rata in contanti. 2

3 Pagina 3 di 29 RIMESSA M Per rimessa diretta non si intende solo un tipo di pagamento. Fra le varie tipologie ci sono: il pagamento con un assegno, con contanti, tramite bonifico, etc... Il creditore paga al debitore, a X giorni dalla data fattura. A quella data può pagare in contanti, con bonifico, con assegno, con vaglia ecc... In pratica lascia libertà di scelta al debitore sulla modalità di pagamento. All interno del programma nella tabella dei pagamenti, è necessario inserire la modalità di pagamento Rimessa Diretta: Decisi i dati del pagamento, si andranno ad inserire il numero delle rate e la tipologia del pagamento. In questo caso una rata con rimessa diretta.

4 NOZIONI GENERALI BONIFICO BANCARIO B Il Bonifico bancario è un operazione con cui si trasferiscono delle somme di denaro da un conto corrente bancario a un altro di una differente banca. MAV V Il MAV, o pagamento Mediante Avviso, è una procedura interbancaria standardizzata di incasso mediante bollettino. Viene utilizzata soprattutto dalle grandi organizzazioni, tipo enti pubblici, per consentire agli utenti di pagare l'importo presso qualsiasi sportello bancario. Il MAV può essere pagato anche presso tutti gli uffici postali. Il MAV permette di pagare tasse e imposte, contributi ad enti pensionistici, rate di mutui e finanziamenti, rate del condominio. TRATTA T La tratta è un titolo di credito che contiene l ordine incondizionato, impartito dal traente al trattario, di pagare una determinata somma alla scadenza a favore del beneficiario. Il rapporto è a tre: il traente (il venditore) che sottoscrive la cambiale rivolgendosi al trattario (il suo acquirente, colui al quale viene rivolto l ordine di pagare) l ordine di pagare la somma iscritta sul titolo; il beneficiario che riceve la cambiale e che riscuoterà la somma alla scadenza. ES: A acquista da B A paga C B acquista da C B (traente) emette una tratta con la quale ordina ad A (trattario) di pagare C (beneficiario), quindi con un solo pagamento risultano regolati entrambi i rapporti di debito credito. Occorre comunque che il beneficiario dia il suo assenso per questa forma di regolamento. 4

5 Pagina 5 di 29 RICEVUTE BANCARIE (RI.BA) R La ricevuta bancaria attesta l avvenuto pagamento di un credito commerciale. Essa contiene gli estremi della fattura che sta alla base del credito, viene compilata dal creditore e poi trasmessa ad una banca la quale si assume l incarico di incassare dal debitore la somma indicata sul documento. La presentazione delle ri.ba può essere elettronica o cartacea. Il sistema elettronico è il più diffuso. In questo caso il creditore crea la ricevuta su supporto magnetico e la inoltra alla propria banca. La banca dell emittente, attraverso canali elettronici, provvede a far giungere la ri.ba alla banca del debitore. All interno del programma nella tabella dei pagamenti, è necessario inserire la modalità di pagamento Riba a gg: Decisi i dati del pagamento, si andranno ad inserire il numero delle rate e la tipologia del pagamento. In questo caso ci saranno tre rate: la prima con scadenza dopo 30 gg la seconda a 60 e la terza 90. ADDEBITO SUL C/C (RID) A Il RID (Rapporti Interbancari Diretti) è un servizio di incasso crediti basato su un'autorizzazione continuativa conferita dal debitore alla propria banca (domiciliataria) di accettare gli ordini di addebito provenienti da un creditore individuato (addebito delle bollette telepass ecc). NOTA BENE:Definite le varie modalità di pagamento di cui si presume l utilizzo nella tabella Pagamenti, è possibile effettuare la relativa scrittura contabile. Per registrare pagamenti di clienti e fornitori si consiglia di utilizzare la causale PG e per ottenere una più facile lettura dello scadenzario si consiglia di immettere sempre il numero e la data della registrazione (specialmente per Acconti/Anticipi).

6 NOZIONI GENERALI OPERATIVITÀ SCADENZARIO A DOCUMENTO Di seguito alcuni esempi dell utilizzo dello scadenzario a documento RIMESSA DIRETTA M Si ipotizzi che in data 01/01/08 si riceva una fattura per 1000 euro e ci si accorda con il fornitore di pagare con una rimessa diretta il 01/05/08: 6

7 Pagina 7 di 29 Il 01/05/08 si paga la FR e si registra la seguente operazione: Immesso il cliente/fornitore, quando il cursore è sul campo Importo o sul Segno contabile (D/A), prima di digitare l ammontare del pagamento si preme il tasto F8 per entrare nello scadenzario. Individuata la rata della fattura in pagamento, questa può essere pagata totalmente o parzialmente. Per eseguire un pagamento totale si immette la P di pagato e si preme nuovamente il tasto F8 per uscire dallo scadenzario e completare la scrittura. Notare che, all uscita dallo scadenzario, il programma immette nel campo importo la cifra pagata. Per eseguire un pagamento parziale si immette la P di pagato e si modifica l importo originario della rata indicando l ammontare pagato. Premendo INVIO il programma genera per il residuo da pagare una nuova rata con gli stessi riferimenti (stesso numero doc. e stessa data di scadenza). Premendo nuovamente il tasto F8, si esce dallo scadenzario e il programma riporta nel campo importo la cifra pagata.

8 NOZIONI GENERALI PAGAMENTO IN CONTANTI C Si ipotizzi che in data 01/01/08 si emetta una fattura per 2500 euro e questa venga pagata in contanti: Selezionando una modalità di pagamento di tipo C (contante), il programma apre un ulteriore finestra che consente di specificare i dati inerenti alla registrazione di pagamento. Alla conferma della registrazione della fattura in automatico viene generata anche la relativa scrittura di pagamento, consultabile da Revisione primanota o Schede contabili. 8

9 Pagina 9 di 29 RIMESSA BANCARIA (RI.BA) R Le operazioni preliminari a questa gestione sono: Creazione della banca di riferimento del cliente con l inserimento nell anagrafica delle condizioni commerciali (i dati bancari e le coordinate bancarie estese). Creazione della banca di riferimento dell azienda (sia nella tabella banche che nel piano dei conti attraverso un conto specifico) sulla quale verranno accreditati gli effetti. Sul conto banca specifico sarà necessario compilare i dati banca (F6 ). Si ipotizzi di vendere della merce per un valore di 1200 euro con pagamento riba 30/60 gg. Si presenta la seguente situazione: E utile ricordare che con determinate modalità di pagamento è necessario portare gli effetti in banca. Le operazione che si portano in banca come effetti (ED) sono le riba, i mav, i rid ecc.., mentre le operazioni che si effettuano con pagamenti normali PG sono le Rimesse e i Contanti. In questo caso, utilizzando come modalità di pagamento riba, è necessario entrare nel menù apposito STAMPE- CONTABILI- EFFETTI /MAV/CC /BONIFICI/RID ed emettere la distinta. Prima di emetterla in Banca, la riba si porta in portafoglio, come un promemoria interno in data 15/01/08. ALL INTERNO DELLA SELEZIONE DI STAMPA si selezionano tutte gli effetti che non hanno nessuno stato cioè sono da emettere, mentre in OPERAZIONE PRIMA NOTA si indica dove si vuole portare l effetto, in questo caso in portafoglio (e). E obbligatorio inserire la data, il conto di portafoglio su cui girare gli effetti e la banca d appoggio. (In questo caso si chiude la posizione del cliente girando gli effetti a portafoglio).

10 NOZIONI GENERALI Confermando appare la seguente videata: 10

11 Pagina 11 di 29 Il programma alla conferma di tale videata genera la distinta delle riba (che poi verrà sostituita quando si genera il file da portare in banca), la scrittura in primanota (ED) e aggiorna lo scadenzario:

12 NOZIONI GENERALI Il 30 gennaio si portano le scadenze in banca per essere riscosse, quindi contabilmente si deve girare quelle scadenze messe in portafoglio alla banca, tramite la funzione di emissione effetti. ALL INTERNO DELLA SELEZIONE DI STAMPA si selezionano tutte gli effetti che hanno Stato (e) in portafoglio, mentre in OPERAZIONE PRIMA NOTA si indicano dove si vogliono portare gli effetti, in questo caso in Banca (E). 12

13 Pagina 13 di 29 Il programma alla conferma genera: i file degli effetti da portare in banca, la stampa della distinta delle riba (sostituisce quello creato in precedenza quando si è portato l effetto in portafoglio) e la registrazione contabile dell emissione effetti (ED):

14 NOZIONI GENERALI La banca si riserva dei giorni d esposizione, di solito 10 gg (da impostare nei parametri contabili), dalla data di scadenza della rata (01/02/08) in cui comunicare se il pagamento è andato a buon fine. Quindi entro il 12/02/08 la banca deve comunicare se l esito è andato a buon fine o meno. Se l operazione va a buon fine, il programma in automatico trascorsi i GG d esposizione indica la P di pagato affianco alla rata: 14

15 Pagina 15 di 29 INSOLUTO Nel caso in cui l operazione non vada a buon fine è necessario registrare un INSOLUTO (IN). Ipotizziamo che l 11/02/08 arrivi dalla banca l avviso di insoluto, si utilizza la causale IN, si richiama il cliente. Si hanno poi due possibilità: 1)sul campo importo si inserisce il valore dell insoluto, si apre lo scadenzario, con invio si chiude, si inserisce il conto banca. Alla conferma della registrazione nello scadenzario si genererà una nuova riga IN (insoluto). Oppure 2) si entra nello scadenzario e con la barra spaziatrice si toglie la E Solitamente le modalità di pagamento che si utilizzano per gli insoluti sono rimessa diretta M o contanti C (è il cliente che poi si deve accordare con il fornitore). Visionando l estratto conto si presenta la seguente situazione:

16 NOZIONI GENERALI Con lo scadenzario a documento non è possibile collegare l insoluto alla rata a cui si riferisce, quindi avendo diverse fatture non si riesce a rintracciare a quale l insoluto fa riferimento. 16

17 Pagina 17 di 29 CANCELLAZIONE RATA PAGATA Si ipotizzi che il 13/02/08 si registra una FR per acquisto di materiali e contestualmente all acquisto si paghi in contanti al fornitore. In automatico il programma genera la scrittura di FR e di PG. Si ipotizzi di aver sbagliato la registrazione della fattura e la si vuole cancellare. Per poter procedere alla cancellazione della FR occorre prima cancellare il PG posizionandosi sulla riga del pagamento in revisione prima nota e si clicca su CANC (o ShF3) e il programma ci propone la seguente videata: E necessario posizionarsi sulla rata, togliere la P di pagato (CON LA BARRA SPAZIATRICE), aggiornare l operazione premendo 2 volte il tasto INVIO e confermando con F10 la scrittura del PG viene cancellata. A questo punto è possibile cancellare la fattura.

18 NOZIONI GENERALI REGISTRAZIONE NOTA DI CREDITO Compensazione automatica degli effetti positivi con quelli negativi derivanti da note di credito. Quando si registra una NE si hanno due possibilità: mettere la P di pagato sulla rata positiva entrare nello scadenzario e cliccare su PAREGGIO, in tal caso verrà generata una rata. Indicare quindi la stessa scadenza della rata positiva e sull anagrafica del cliente, nelle condizioni commerciali il parametro Rag.Effetti deve essere impostato a S NOTA BENE: nell anagrafica fornitori non è presente il parametro Rag.Effetti perché questi non devono generare il file per la banca per mav, rid e riba. 18

19 Pagina 19 di 29 OPERATIVITÀ SCADENZARIO A PARTITE Di seguito alcuni esempi dell utilizzo dello scadenzario a partite. RIMESSA DIRETTA M Si ipotizzi che in data 01/01/08 si riceva una fattura per 1000 euro e ci si accorda con il fornitore di pagare con una rimessa diretta il 01/05/08: Il 1/5/08 si riceve il pagamento e si registra le seguente operazione:

20 NOZIONI GENERALI Immesso il cliente/fornitore, quando il cursore è sul campo Importo, si preme il tasto F8 per entrare nello scadenzario. Individuata la partita in pagamento, questa può essere pagata totalmente o parzialmente. Per eseguire un pagamento totale, si preme il tasto PAGA SI INSERISCE IMPORTO E DATA DEL PAGAMENTO e si conferma. Con F8 si esce dallo scadenzario e si completa la scrittura. Per eseguire un pagamento parziale si preme il tasto PAGA si inserisce l importo parziale e si conferma. Con F8 si esce dallo scadenzario e si completa la scrittura. Con la scadenzario a partite per vedere che una rata è stata pagata parzialmente è necessario entrare nel dettaglio rate. PAGAMENTO IN CONTANTI C Si ipotizzi che in data 01/01/08 si emetta una fattura per 2500 euro e venga pagata contestualmente alla fattura di vendita in contanti: 20

21 Pagina 21 di 29 Contestualmente alla registrazione della fattura il programma genera automaticamente le scritture del pagamento che non vengono evidenziate durante la registrazione, ma sono richiamabili per visionarle o modificarle, tramite le funzioni Revisione primanota o Schede contabili. RICEVUTA BANCARIA R Si ipotizzi di vendere della merce per un valore di 1200 euro con pagamento riba 30/60 gg. Si presenta la seguente situazione: Il pagamento viene effettuato tramite riba ed è necessario EMETTERE la distinta da portare a portafoglio.(come PROMEMORIA, in attesa di essere portata in banca).

22 NOZIONI GENERALI Il programma alla conferma genera la distinta delle riba (che verrà sostituita quando si genera il file da portare in banca), la scrittura in primanota (ED) e aggiorna lo scadenzario : 22

23 Pagina 23 di 29 Il 30 gennaio si presentano le scadenze in banca per essere riscosse, quindi contabilmente si devono girare quelle scadenze messe in portafoglio alla banca, tramite la funzione di emissione effetti. Questa funzione permette di prendere tutte le rate portate precedentemente in portafoglio e di emetterle in banca. Il file generato è presente nella cartella dati e dovrà essere pertanto inviato alla banca che poi tratterà con il cliente debitore.

24 NOZIONI GENERALI Il programma alla conferma genera: la distinta delle riba da inviare alla banca (sostituisce quello creato in precedenza quando si è portato l effetto in portafoglio), la scrittura in primanota (ED) e aggiorna lo scadenzario: La banca si riserva dei giorni d esposizione ( di solito 10 gg, da impostare nei parametri contabili) entro i quali comunicare l esito della transazione. Quindi entrando nella funzione di estratto conto entro il 11/02/08 si presenta la seguente situazione: Se l operazione va a buon fine, il programma dalla funzione di estratto conto ( campo data riferimento scadenze sup o uguale al 12/02/08) non visualizza più la scadenza a meno che non venga impostato il parametro Includi rate a saldo zero a T. In questo ultimo caso la situazione che si presenta è la seguente: 24

25 Pagina 25 di 29 INSOLUTO Nel caso in cui l operazione non vada a buon fine è necessario registrare un INSOLUTO (IN) addebitando al cliente le spese per l insoluto. Si ipotizzi che il 10/02/08, arrivi un avviso di insoluto MANUALMENTE si registrerà la seguente operazione: Quando si registra un insoluto si può utilizzare un tasto specifico che permette di collegare l operazione contabile IN alla rata di emissione effetti che lo ha originato per determinare la storia della rata. Il tasto è attivo solo sulle rate negative che hanno il campo stato impostato ad E/e. Visionando l estratto conto si presenta la seguente situazione:

26 NOZIONI GENERALI Con lo scadenzario a partite possiamo avere una facile lettura della situazione, e capire grazie ad una struttura scalare a quale effetto è collegato l insoluto. REGISTRAZIONE NOTA DI CREDITO Compensazione automatica degli effetti positivi con quelli negativi derivanti da note di credito. Quando si registra una NE si hanno tre possibilità: da primanota, si entra nello scadenzario e si utilizza il tasto PAGA da revisione primanota si copia la partita positiva sulla rata negativa grazie al tasto Copia/Incolla Partita. Dal menù Contabilità-Variazioni Partite/Scadenze è possibile copiare sia la partita positiva sulla negativa che viceversa: il risultato non cambia. Infatti la procedura esegue l accorpamento delle rate e le visualizza ponendo sulla prima riga la rata positiva seguita da una o più rate negative. Situazione a prima della variazione partita/scadenza 26

27 Pagina 27 di 29 Situazione a dopo della variazione partita/scadenza