Documenti utili. La presentazione delle ricevute bancarie

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1 Le ricevute bancarie cosiddette elettroniche (RI.BA.) hanno il vantaggio di limitare l incidenza delle commissioni d incasso ed evitare il relativo lavoro di caricamento dati da parte del funzionario di banca. Si presenta in banca (o tramite home/remote/corporate banking) il file contenente i dati delle ricevute bancarie, accompagnato dalla distinta ed eventualmente dal modulo di accompagnamento fornito dalla banca. PROCEDURA PER LE RICEVUTE BANCARIE ELETTRONICHE (RIBA) Nella Gs. Clienti/Fornitori il cliente che paga con RI.BA. deve avere un pagamento di tipo 2=Ricevuta bancaria e deve essere indicata la Vostra banca (ABI-CAB). Nella Gs. Banche nostre ( ) occorre caricare tutte le banche presso le quali si presenteranno le ricevute bancarie. Occorre prima caricare il codice ABI della banca nostra con CAB e successivamente il codice ABI + CAB. Nella seconda pagina occorre indicare il Codice Azienda che è il cosiddetto codice SIA che identifica la vostra azienda nel circuito interbancario. Il codice SIA assegnatovi dalla prima banca sarà lo stesso per tutte le altre banche. Occorre indicare anche la Firma con il nome del titolare o la ragione sociale dell azienda. 1. St. Brogliaccio Scadenze Dopo aver eseguito le ordinarie procedure per la fatturazione, nella gestione scadenze ( ) il programma memorizza le scadenze generate dalla fatturazione. Per vedere il contenuto del portafoglio occorre effettuare una St. Brogliaccio Scadenze ( ) indicando in particolare: Tipo Scadenza...: A Tipo Ordinamento...: Data Scad. o Fattura o altro Tipo Anagrafica...: Clienti Tipo Stampa...: Sintetica Tipo Pagamento...: 2 = Ricevute bancarie SaltoPagina...: N Stampa Riepilogo...: S Codice Valuta...: *** Importo in Valuta...: Lire Ital. Data Riferimento...: Distintato...: N = Non distintate Etc. : le richieste successive sono da indicare se si desiderano particolari selezioni: ad es. fino a data scadenza, o da data fattura a data fattura. Verificato il brogliaccio, si può procedere con la Generazione distinte.

2 2. Generazione distinte Il programma permette di generare automaticamente la distinta delle ricevute bancarie da presentare in banca. Le richieste sono le seguenti: Fig. 1 Premendo F9 sul bottone <Controllo ABI/CAB> si attiva il programma per verificare se vi sono ricevute bancarie senza banca d appoggio. Se ve ne sono viene stampato un tabulato con i riferimenti. Altrimenti viene segnalato NON ESISTONO DATI DA STAMPARE. Proseguire come nella videata indicata sopra. Se intendiamo presentare un importo specifico occorre indicarlo in Importo Max.Distinta. Nella seconda pagina vengono richiesti alcuni limiti di selezione che possono servire per limitare la generazione distinta ad un arco di date di scadenza, di date di fatture o altro. Non è obbligatorio indicarle! Si impostano solo se servono. Viene anche data la possibilità di selezionare in base alla Vostra banca. Questo è utile se nel generare una distinta presso la banca X, si vuole dare la priorità a clienti che hanno come banca d appoggio la banca X. Per chiarire la funzionalità segue un esempio:

3 La nostra banca d appoggio è CRT Ag. Pinerolo ABI 6320 CAB Si vuole generare una distinta (la n. 10) che dia la priorità ai clienti che hanno come banca d appoggio la CRT. In generazione distinta si indica (nella pagina 2/2) come Abi banca Vostra il codice A questo punto il programma seleziona tutte le R.B. che hanno come banca d appoggio il codice Abi Si conferma la distinta. Se a tale distinta vogliamo aggiungere altri effetti è sufficiente rieseguire una generazione distinte impostando il n. 10 sul numero di distinta. Alla distinta precedentemente creata vengono accodate le altre ricevute. 3. STAMPA DISTINTA I programmi di Gs. Distinta Effetti e Generazione Distinte creano le distinte ma non le stampano. Per ottenere la stampa occorre richiamare il programma La distinta viene normalmente utilizzata come foglio di accompagnamento alla presentazione del floppy. E importante precisare che se la distinta è stata creata come Tipo R deve essere stampata impostando il tipo distinta = R, se è stata creata come Tipo T deve essere stampata impostando il tipo distinta = T. N.B.: finchè non si effettua l elaborazione o la stampa definitiva può essere modificato il tipo distinta. 4. ELABORAZIONE EFFETTI ELETTRONICI Il programma ( ) effettua due passaggi fondamentali: 1) Crea il file RIBA (per essere eventualmente trasferito al software di gestione Home Banking). NB: l operazione crea nella directory TRN di VERTICE un file il cui nome è composto dal codice azienda + il numero della distinta. Ad esempio il file riba relativo alla distinta n. 3 dell azienda con codice mcs avrà come nome mcs 003. Tale file si trova nella cartella VERTICE\TRN (se l installazione è standard). 2) copia il contenuto della distinta sul supporto magnetico 3) predispone gli effetti per la successiva contabilizzazione Il programma richiede: Ti po Distinta...: R = File RIBA Elab. Definitiva...: No si consiglia di eseguire la prima elaborazione indicando No, in quanto l elaborazione Non definitiva può essere ripetuta più volte (ad esempio quando la banca vi segnala un difetto nella lettura e richiede un altro floppy). Dopo qualche giorno, ipotizzando un buon esito da parte della banca, si potrà procedere con l elaborazione Definitiva. Indicando No il programma si posiziona alla richiesta Tipo Pagamento. Pag.to scadenze...: No Data Pagamento...: -----> indicare Si se si intende rendere pagate le ricevute bancarie presentate: se con la presentazione delle Ri.Ba. il credito viene trasferito in capo alla banca, anche la scadenza può ritenersi pagata salvo riaprirla con l eventuale insoluto. Lasciando la data a 00/00/00 la scadenza verrà siglata come pagata alla stessa data della scadenza

4 Tipo Pagamento...: 2 Ric. Banc. Tipo Indirizzo...: 2 Il programma propone Ubicazione ovvero lo stesso indirizzo a cui viene spedita la fattura. Da Numero Distinta..: 0 Indicare il numero distinta da copiare sul floppy A Numero Distinta..: 0 Copia Su Dischetto..: Si Alla successiva elaborazione Definitiva indicare N Nome Drive...: A

5 5. CONTABILIZZAZIONE EFFETTI Per effettuare una corretta contabilizzazione occorre verificare che siano caricati i Default Effetti. Il programma da eseguire è il Occorre che siano caricati almeno i Default come di seguito: Tipo effetto...: 2 ricevuta bancaria Serie da Fattura...: Serie da Prima Nota...: Serie da Scadenziario.: N. Giorni per scaduto.: DEFAULT PROPOSTI IN SEDE DI CONTABILIZZAZIONE ATTIVA C.Part. C.Indiretta...: PORTAFOGLIO RIBA Causale C.Indiretta...: EMISSIONE RIBA Causale C.Diretta...: EMISSIONE RIBA DEFAULT PROPOSTI IN SEDE DI CONTABILIZZAZIONE PASSIVA Causale C.Diretta...: PAGAMENTO FATTURA Fig CONTABILIZZAZIONE DIRETTA. La contabilizzazione diretta avviene solo in presenza di una distinta ed effettua la registrazione contabile da un Conto effetti a CLIENTE. Il Conto effetti è di norma un conto corrispondente alla Banca c/c sbf o c/portafoglio. Consigliamo pertanto di inserire una Voce nel piano dei conti denominata BANCHE C/PORTAFOGLIO EFFETTI e creare tante Sottovoci quanti sono i C/C presso i quali effettuiamo presentazioni di Ricevute bancarie. In ognuna delle Banche Nostre ( ) occorre che sia indicata la C/P Contab. Attiva ovvero BANCA XXX C/PORTAFOGLIO. Procedere quindi con la contabilizzazione Effetti ( ) indicando Contabilizzazione = Diretta CONTABILIZZAZIONE INDIRETTA. La contabilizzazione indiretta avviene senza aver necessariamente creato una distinta. Tutti gli effetti vengono contabilizzati in un'unica voce indicata in C/Part. C. Indiretta dei default Effetti (rif. fig. 2). Procedere quindi con la contabilizzazione Effetti ( ) indicando Contabilizzazione = Indiretta. E possibile comunque scegliere se contabilizzare solo gli effetti con distinta, solo quelli senza distinta o entrambi.

6 6. PROCEDURA SU TABULATO Seguire l iter delle Ricevute Bancarie Elettroniche salvo tener conto di quanto segue: 1. STAMPA BROGLIACCIO SCADENZE ( ) 2. GENERAZIONE DISTINTE ( ) : alla richiesta tipo distinta occorre indicare T 3. STAMPA DISTINTA ( ): alla richiesta tipo distinta occorre indicare T 4. STAMPA TABULATO ABI/CAB ( ): valgono le stesse considerazioni fatte per l Elaborazione effetti elettronici. 5. CONTABILIZZAZIONE EFFETTI. 7. PROBLEMI E SOLUZIONI Problema: la distinta evidenzia asterischi sul codice Abi/Cab significa sulla scadenza non è memorizzato il codice Abi/Cab della banca d appoggio. Soluzione: si svincola la Ri.Ba dalla distinta, si inserisce il Codice Abi/Cab, e si inserisce di nuovo la scadenza nella distinta. I passaggi sono i seguenti: 1) Da Gs. Distinte Effetti ( ) modificare la distinta, e giunti sulla scadenza interessata, annotare il numero di scadenza ed eliminarla con F6. 2) Da Gs. Scadenze ( ) modificare la scadenza e integrare i dati con Abi/Cab. 3) Da Gs. Distinte Effetti inserire nuovamente la scadenza (posizionarsi sulla prima riga libera della distinta) e riconfermare la distinta con il tasto di Conferma. Procedere con la stampa e le altre operazioni.