5.2 UTILIZZO DELL APPLICAZIONE Base offre la possibilità di creare database strutturati in termini di oggetti, quali tabelle, formulari, ricerche e rapporti, di visualizzarli e utilizzarli in diverse modalità. 5.2.1 LAVORARE CON I DATABASE 5.2.1.1 Aprire, chiudere un applicazione di database Per avviare il programma fare clic su Start Tutti i programmi OpenOffice.org OpenOffice.org 3.0 Base, oppure, se si dispone del collegamento sulla scrivania, fare doppio clic sull icona dell applicazione. All avvio del programma viene proposta una procedura guidata in cui, al primo passaggio, è possibile creare un nuovo database, aprirne uno esistente oppure connettersi a un database memorizzato in un server. Proseguendo nell apertura o nella creazione viene mostrata la finestra di Base. Come per l apertura, anche per la chiusura di Base sono possibili differenti percorsi. In presenza di un solo file aperto: - fare clic sul pulsante Chiudi la finestra; - fare clic sull icona del menu di controllo della finestra, oppure attivare il menu rapido (facendo clic destro sulla barra del titolo o sul relativo pulsante nella barra delle applicazioni) e scegliere Chiudi; - da tastiera premere Alt + F4. In questo modo, oltre a Base si chiuderà anche la Suite OpenOffice.org. In presenza di più file aperti, si dovrà ripetere per ognuno di essi una delle procedure sopra descritte. Diversamente, scegliendo l opzione Esci da menu File, si otterrà la chiusura contemporanea di tutti i file aperti e dei relativi programmi, nonché l uscita da OpenOffice.org. 5.2.1.2 Aprire, chiudere un database Aprire un database significa reperire un file, già salvato con nome e in genere archiviato in una cartella dell hard disk o in un altra unità di memoria, anche esterna.
La scelta del database da aprire si esegue nella finestra Apri, che può essere attivata seguendo percorsi diversi. - All avvio di Base, al primo passaggio della procedura guidata fare clic su Apri un file di database esistente e poi su Apri. - Se Base è già avviato, da menu File scegliere Apri oppure, da barra degli strumenti Standard, attivare l omonimo comando facendo clic sull icona Apri. Al primo passaggio della procedura guidata è possibile aprire direttamente uno degli ultimi file utilizzati: fare clic su Apri un file di database esistente, attivare il pulldown Usato recentemente, eseguire la scelta e fare clic su Fine. PROCEDURA Nella finestra Apri fare doppio clic sul nome del file; diversamente: - se il file è archiviato in una unità o cartella predefinita, selezionarla nel Riquadro laterale e poi procedere come sopra, oppure selezionare il file e fare clic su Apri; - se il file è archiviato in una sottocartella, fare doppio clic su di essa e poi sul nome del file. Chiudere un database Per chiudere un database si può eseguire una qualsiasi delle seguenti operazioni: - da menu File scegliere Chiudi; - da tastiera premere Ctrl + F4; - fare clic sul pulsante Chiudi documento. 5.2.1.3 Creare un nuovo database e salvarlo all interno di un unità disco Dopo aver concluso la fase di pianificazione, definendo gli obiettivi da soddisfare, gli oggetti da predisporre e le relazioni da impostare, si può procedere con la realizzazione del database. PROCEDURA 1. Avviare la creazione di un nuovo database in una delle seguenti modalità: - da menu File scegliere Nuovo e poi Database; - da barra degli strumenti Standard fare clic sul pulldown del pulsante Nuovo e scegliere Database; - all avvio del programma, nel primo passaggio della procedura guidata mantenere selezionato Crea un nuovo database. 2. Nella finestra Creazione guidata database fare clic su Avanti. 3. Fare clic su Sì, registra il database se si desidera creare un file che sarà registrato in Open Office.org, diversamente fare clic su No, non registrare il database. 4. Mantenere la spunta su Apri il database per la modifica se si desidera procedere con la creazione delle tabelle. 5. Fare clic su Fine. 6. Nella finestra Salva digitare il nome del database, scegliere l unità e/o la cartella di salvataggio e fare clic su Salva. La registrazione è un processo mediante il quale viene indicata a OpenOffice.org la posizione dei dati, la loro forma di organizzazione, le modalità per richiamarli ecc. Registrato il database, avviando per esempio il programma Writer, oppure Calc, da menu Visualizza scegliere Sorgenti dati per accedere ai record di dati del database registrato. È conveniente registrare un database quando dovrà essere utilizzato come fonte dati per altre applicazioni di Openoffice.org.
5.2.1.4 Mostrare, nascondere le barre degli strumenti La finestra di Base mostra per impostazione predefinita la barra degli strumenti Standard e quella relativa all oggetto selezionato nel riquadro Database. Per mostrare ulteriori barre, da menu Visualizza scegliere Barre degli strumenti e fare clic su quella desiderata (la presenza della spunta accanto al nome indica che è già attiva). Per nascondere una barra degli strumenti ripetere il percorso appena indicato e fare clic sulla barra desiderata per rimuoverne la spunta. 5.2.1.5 Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma Per risolvere dubbi o avere informazioni su determinate procedure, Base mette a disposizione la funzione di help Guida di OpenOffice.org; per attivarla, fare clic sull omonimo pulsante posto sulla barra degli strumenti Standard, oppure scegliere menu Guida, o premere il tasto F1. La finestra si suddivide in due zone: quella di sinistra mostra le schede Contenuti, Indice, Cerca e Segnalibro, quella di destra visualizza il contenuto dell argomento selezionato e i link per accedere ad argomenti correlati. La barra degli strumenti fornisce vari controlli per la visualizzazione e l utilizzo delle informazioni. Ottenute le informazioni, se lo si desidera, fare clic sul pulsante Stampa. La finestra Guida OpenOffice.org consente di cercare aiuto utilizzando le diverse schede: - Contenuti mostra gli argomenti suddivisi per categorie precedute da un icona a forma di libro. Facendo doppio clic sull icona, si espande l argomento e si visualizza l elenco dei temi contenuti; - Indice elenca le parole chiave in ordine alfabetico e la ricerca può essere effettuata selezionando l argomento desiderato o digitando una parola chiave nell apposita casella; - Cerca permette di ottenere aiuto su questioni specifiche: nell apposita casella digitare il termine riguardante l argomento cercato e fare clic su Cerca. Nell elenco, selezionare il termine desiderato e fare clic su Mostra; - Segnalibro consente di memorizzare le pagine degli argomenti trovati in modo da reperirli agevolmente in seguito. Si possono anche ottenere suggerimenti riguardanti i comandi delle barre degli strumenti: da menu Guida scegliere Cos è questo? (il puntatore assume la forma di un punto interrogativo) e posizionarsi su un comando qualsiasi: comparirà un box contenente informazioni riguardanti l elemento selezionato. 5.2.2 OPERAZIONI COMUNI Le operazioni di apertura, salvataggio e chiusura degli oggetti di un database sono attività che si eseguono frequentemente. 5.2.2.1 Aprire, salvare e chiudere una tabella, una query, una maschera, un report L apertura di un oggetto si esegue dopo averne selezionato, nel riquadro Database, la categoria di appartenenza. Per aprire tabelle, formulari, ricerche e rapporti è possibile: - fare doppio clic sull oggetto interessato; - fare clic destro sull oggetto e scegliere Apri; - da menu Modifica scegliere Apri oggetto database;
- selezionare l oggetto e sulla relativa barra degli strumenti fare clic su Apri oggetto database (l icona del pulsante si differenzia in base all oggetto scelto). In questo modo, ciascun oggetto si apre in una specifica finestra, dotata di una propria barra del titolo e di barre degli strumenti. Quando si interviene modificando la struttura di un oggetto, per procedere con il salvataggio è possibile: - sulla barra degli strumenti fare clic su Salva; - da menu File scegliere Salva. Per chiudere un oggetto procedere con uno dei seguenti percorsi: - sulla barra del titolo dell oggetto fare clic sul pulsante Chiudi la finestra; - da menu File scegliere Chiudi; - da menu Finestra scegliere Chiudi finestra; - fare clic destro sulla barra del titolo e scegliere Chiudi; - nella barra delle applicazioni, sul pulsante che identifica l oggetto, fare clic destro e scegliere Chiudi; - premere i tasti Alt + F4. 5.2.2.2 Cambiare modalità di visualizzazione di una tabella, una query, una maschera, un report In Base gli oggetti si possono mostrare in due modalità di visualizzazione: - vista inserimento o modalità operativa, che consente di visualizzare i dati inseriti e, se lo si vuole, nelle tabelle, nei formulari e nelle ricerche, di intervenire sui record con modifiche, aggiunte o eliminazioni; - vista struttura, che consente di modificare la struttura dell oggetto. Per aprire un oggetto in vista inserimento o modalità operativa seguire uno dei percorsi indicati al punto 5.2.2.1. Per aprire un oggetto in vista struttura è possibile: - fare clic destro sull oggetto e scegliere Modifica; - selezionare l oggetto e da menu Modifica scegliere l omonima opzione; - selezionare l oggetto e sulla relativa barra degli strumenti fare clic su Modifica (l icona del pulsante si differenzia in base all oggetto scelto). Per cambiare visualizzazione è necessario chiudere l oggetto con una delle modalità indicate al punto 5.2.2.1 e poi aprirlo nella vista desiderata. Talvolta può essere utile visualizzare un anteprima del contenuto di un oggetto senza aprirlo: selezionare l oggetto, nella parte destra della finestra fare clic sul pulldown Nessuno e scegliere Documento. Di seguito mostriamo ogni oggetto aperto nelle due visualizzazioni e le relative modalità operative.
Tabella È l elemento primario di ogni database, preposta a contenere l archivio dei dati inseriti. TABELLA Mostra la struttura della tabella. I campi, distribuiti in righe, costituiranno le intestazioni di colonna nella vista inserimento. In questa modalità si definiscono: - i nomi dei campi; - il tipo di dati che i campi dovranno contenere e un eventuale breve descrizione; - il campo chiave primaria; - le proprietà di ogni campo (Lunghezza, Valore predefinito, Esempio di formato ecc.). In una tabella precedentemente strutturata e contenente dei record è possibile aggiungere ulteriori campi o eliminarne altri. Si consiglia di operare in questa visualizzazione per creare una tabella e definirne in modo personalizzato struttura, caratteristiche e proprietà. Mostra i record della tabella disposti in campi (in una griglia simile a un foglio di lavoro di Calc), ovvero l archivio. In questa modalità di visualizzazione è possibile: - inserire nuovi record; - modificare o eliminare record; - ordinare i record rispetto a un campo; - filtrare i dati; - spostare, nascondere, eliminare campi; - applicare formattazioni al testo o al layout della tabella (larghezza colonne, altezza righe, tipo e colore del carattere ecc.). Formulario (Maschera) È un interfaccia grafica che permette di consultare, inserire e ordinare i dati in modo semplice e agevole. FORMULARIO Mostra la struttura del formulario. Questa modalità consente di modificare, aggiungere o eliminare controlli (rappresentate da caselle di testo) e altri oggetti, cambiare la dimensione, la disposizione e le proprietà dei campi, nonché di intervenire sul layout. Mostra i record della tabella collegata. Questa modalità permette di visualizzare, modificare, inserire, eliminare record, di filtrarli e ordinarli.
Ricerca (Query) Permette di effettuare estrapolazioni semplici e complesse sui dati contenuti nelle tabelle, restituendo all istante le informazioni ricercate. RICERCA Mostra la struttura della ricerca. La finestra, divisa in due parti, visualizza: - nell area superiore le tabelle su cui si basa l interrogazione e le eventuali relazioni; - nella parte inferiore presenta una griglia in cui viene definita la ricerca con i campi (anche di tabelle diverse) inclusi nell interrogazione, per ognuno dei quali è possibile impostare precisi criteri. Si consiglia di operare in questa visualizzazione per creare una ricerca e definirne in modo personalizzato i campi da includere, gli ordinamenti e i criteri. Mostra i risultati della ricerca. In questa visualizzazione (una griglia simile a quella di un foglio di lavoro di Calc) è possibile ordinare i record, filtrarli, eliminarli ed eseguire formattazioni. Rapporto (Report) Permette di presentare le informazioni del database e di riepilogare i dati impostandoli in un formato adatto alla stampa. RAPPORTO Mostra la struttura del report. In questa visualizzazione è possibile modificare, aggiungere o eliminare etichette o controlli (rappresentati da caselle di testo), raggruppare i livelli, richiedere l esecuzione di calcoli e altro ancora. Tale visualizzazione permette di distinguere le sezioni in cui è suddiviso il report: Intestazione report, Intestazione pagina, Corpo ecc. Questa modalità di costruzione del report è consigliata a utenti esperti. Visualizza il rapporto così come sarà stampato. 5.2.2.3 Eliminare una tabella, una query, una maschera, un report Qualora un oggetto non risulti più necessario e consigliabile eliminarlo. PROCEDURA 1. Nella finestra del database selezionare l oggetto e operare in uno dei seguenti modi: - sulla barra degli strumenti fare clic sul pulsante Elimina (l icona del pulsante si differenzia in base all oggetto scelto); - da menu Modifica scegliere Elimina; - premere il tasto Canc; - fare clic destro sull oggetto e scegliere Elimina. 2. Confermare facendo clic su Elimina.
5.2.2.4 Navigare tra i record di una tabella, di una query, di una maschera Il modo più semplice per spostarsi in un record consiste nel fare clic in uno dei suoi campi; tuttavia, operando in un archivio di grandi dimensioni possono risultare utili i pulsanti di navigazione presenti nell omonima barra posta nella parte inferiore di tabelle, ricerche e formulari. I pulsanti di navigazione consentono di muoversi tra i record, di posizionarsi su uno specifico o di inserirne di nuovi. 5.2.2.5 Ordinare i record di una tabella, modulo, risultato di una query in ordine numerico crescente o decrescente, e in ordine alfabetico crescente o decrescente Negli oggetti del database, in particolare nelle tabelle di grandi dimensioni, può essere utile ordinare i record per organizzarli meglio. Per ordinare i record di tabelle, formulari e ricerche, sia in base a valori numerici che alfabetici, fare clic in qualsiasi dato del campo in base al quale si desidera ottenere l ordinamento, oppure sulla sua intestazione, quindi sulla barra degli strumenti fare clic sui pulsanti Ordina in modo crescente, o Ordina in modo decrescente. È possibile richiedere ordinamenti anche nelle ricerche aperte in vista struttura: fare clic nella riga Ordine del campo desiderato, operare sul pulldown ed eseguire la scelta. Per impostare ordinamenti su più campi, sulla barra degli strumenti fare clic sul pulsante Ordina, nella finestra scegliere i campi e i tipi di ordinamento desiderati, quindi confermare con OK. Per annullare l ordinamento impostato, fare clic sul pulsante Rimuovi filtro/ordine.