BILANCIO 9.80 INVIO TELEMATICO
Gestione Anagrafiche...3 Indirizzi... 4 Titolare/Legale Rappresentante... 5 Creazione anagrafica intermediario... 6 Configura Parametri telematico...7 Configurazione Parametri Licenza... 7 Configurazione Parametri Installazione...8 Configurazione Parametri Importazione... 9 Tabelle... 9 Flusso di lavoro con predisposizione dei Documenti da Bilancio e scarico della pratica per l invio con Telemaco...10 1. Preparazione fascicolo di bilancio (Telematico / Preparazione fascicolo)... 10 2. Gestione Pratiche (Telematico / Gestione Pratiche)... 11 3. Inserimento riferimenti ad una pratica già inviata... 12 4. Inserimento azienda ed Intermediario... 13 5. Acquisizione Informazioni bollo virtuale... 14 6. Importazione File Bilancio... 15 7. Acquisizione Elenco Soci... 16 8. Presentazione Elenco Allegati... 18 9. Inserimento Firmatari... 19 AVVERTENZA: Firmatari della pratica... 20 10. Maschera di presentazione Elenco Firmatari... 21 11. Allegati al Bilancio... 22 12. Elenco allegati alla pratica... 23 13. Riassunto Allegati alla pratica deposito bilancio... 24 14. Inserimento Note Libere... 25 15. Indicazione atti in Distinta... 26 16. Presentazione Distinta... 26 17. Scarico Pratica... 29 Gestione Firme...30 Situazione Pratiche...32 Gestione Elenco Soci (Intercalare/S)...33 Capitale sociale... 33 Soci e Soggetti... 34 Quote / Azioni... 35 Trasferimenti azioni... 37 Gestire un Trasferimento Semplice... 38 Gestire un Trasferimento Complesso... 40 Gestione della pratica... 43 Trasferimenti di azioni: Esempi...44 1) Trasferimento integrale di un lotto di azioni/quote da un Dante causa a più Aventi Causa (es. successione ereditaria)... 44 2) Trasferimento parziale di un lotto di azioni/quote posseduto al 100% da un Dante causa a un Avente causa... 45 3) Trasferimento integrale di un lotto di azioni/quote posseduto parzialmente da un Dante causa ad un Avente causa... 46 4) Trasferimento parziale di un lotto di azioni/quote possedute parzialmente da un Dante causa ad un Avente causa... 48 Generazione documenti in PDF/A...50 Invio della pratica tramite Telemaco...52 Pag. 2
Gestione Anagrafiche Ai fini della memorizzazione di tutte le informazioni richieste per lʹinvio telematico del bilancio è importante gestire le informazioni richieste all interno dell anagrafica dell azienda. Attivando la funzione File/Gestione anagrafiche è possibile inserire tutte le informazioni relative a Indirizzi, Titolare/Legale Rappresentante., Soci e soggetti, Capitale Sociale, quote e azioni. I campi di compilazione obbligatoria sono evidenziati in giallo. Pag. 3
Indirizzi Allʹinterno di Indirizzi sono contenute le informazioni relative a: residenza/domicilio fiscale/ulteriore recapito per le Persone Fisiche; sede legale/domicilio fiscale/sede operativa/ulteriore recapito per le Persone Giuridiche. Per ciascuna persona fisica è possibile gestire da 1 a 3 indirizzi; per ogni persona giuridica da 1 a 4 indirizzi. Per le Persone giuridiche, ai fini di una corretta predisposizione del file telematico, è necessario compilare i campi: CCIAA di Numero REA Pag. 4
Titolare/Legale Rappresentante La finestra contiene le informazioni relative ai dati personali del Titolare dellʹazienda o del Legale rappresentante. Se lʹanagrafica del soggetto titolare dellʹazienda è già stata caricata in archivio, è possibile richiamarla tramite lʹapposito tasto; in questo caso i dati vengono ripresi in modo automatico dalla procedura. In caso contrario è possibile inserire la nuova anagrafica direttamente da Titolare/Legale Rappr. digitando un Codice nuovo ed inserendo tutti i dati anagrafici richiesti. Eʹ possibile ottenere in automatico il codice fiscale del soggetto inserito, selezionando il bottone nella sezione Codice Fiscale. Pag. 5
Creazione anagrafica intermediario E inoltre necessario creare l anagrafica dell Intermediario che effettua l invio telematico per conto della società (tramite il menù File / Nuovo). In questo caso è necessario barrare la casella Intermediario. Aziende Collegate All interno di Aziende Collegate possono essere indicate, selezionandole con il tasto di ricerca, le aziende per le quali lʹintermediario effettua l invio telematico della pratica di bilancio. Nel campo Dati per compilazione pratica telematica è possibile inserire una dicitura da riportare in modo automatico,in fase di gestione della pratica telematica, nel Modello XX. Cliccando su Dati Standard viene proposta in automatico: Pratica telematica presentata dal sottoscritto dottore commercialista/ragioniere, iscritto nell albo della provincia di.al n..non sussistendo nei suoi confronti provvedimenti disciplinari che ne impediscano l esercizio della professione, quale incaricato dai legali rappresentanti della società, ai sensi dell art. 2 co. 54 della L.24.12.2003 n.350 ; le informazioni relative al soggetto, quali titolo, provincia di competenza e numero di iscrizione all albo, devono essere personalizzate. Pag. 6
Configura Parametri telematico Accedendo al menù Telematico/Configura telematico viene richiesto di impostare una serie di parametri necessari per il corretto funzionamento della procedura guidata di Invio Telematico. Configurazione Parametri Licenza Entrando nel menù Telematico Configura telematico è richiesta lʹimpostazione dei parametri relativi alla Licenza. Sono presenti i campi: Cognome e nome/denominazione: Eʹ il licenziatario della procedura. Indirizzo e mail: Eʹ lʹindirizzo email indicato come riferimento per ricevere da InfoCamere la notifica delle pratiche inviate. Modalità di Pagamento: Eʹ la modalità di pagamento dei diritti. Per Pratiche presentate con Telemaco è normalmente la modalità PREPAGATO. Indirizzo Sito per Invio telematico: Eʹ lʹindirizzo del sito a cui il programma si connette per lʹinvio telematico delle pratiche (es: Telemaco.infocamere.it ). Gestore Posta elettronica: Viene richiesto di indicare il programma di posta elettronica utilizzato dalla postazione di lavoro per l invio degli allegati via e mail ( es. invio del pdf del verbale di assemblea per la firma.) CCIAA destinatarie delle denunce: Permette di configurare una o più Camere di Commercio destinatarie delle pratiche di deposito bilancio. Per ciascuna Camera di Commercio possono Pag. 7
essere impostati la sigla della provincia, la modalità di assolvimento del bollo e, selezionandoli dallʹhelp predisposto, gli estremi autorizzazione del bollo virtuale. Configurazione Parametri Installazione La scheda Installazione riporta indicazione dei percorsi di installazione del programma: Viene richiesta la verifica e lʹimpostazione dei seguenti parametri: Cartella generazione pratiche telematiche: Eʹ il percorso dove vengono scaricate le pratiche telematiche. Tale percorso dovrà poi essere impostato allʹinterno dei parametri di Configurazione di Telemaco per poter visualizzare e trasmettere le pratiche preparate. Programma utilizzato per la firma digitale: Eʹ il percorso completo di installazione del programma di firma alternativo a DIKE utilizzato per firmare i documenti con smartcard rilasciate da Certification Authorities diverse da Infocamere. Qualora il programma di firma da utilizzare sia Dike, il campo Programma utilizzato per la firma digitale non dovrà essere compilato. Nota Bene: In caso di utilizzo della firma digitale attraverso la Business Key è necessario indicare il percorso di localizzazione del programma presente su tale chiave (es. X:\Infocamere\DikeLite.exe dove X: è la lettera della chiave USB). In questo caso in fase di Gestione Pratiche con apposizione della firma, il programma richiamerà la Business Key se collegata al pc oppure attiverà il programma Dike per la firma con Smart Card se la chiave è scollegata dal pc. Pag. 8
Configurazione Parametri Importazione Con lʹinstallazione vengono automaticamente impostati i percorsi di configurazione necessari per riportare correttamente i dati allʹinterno del Wizard di Gestione delle pratiche. Lʹutente non deve in questa sezione inserire nessun parametro. Tabelle Attraverso questa funzione è possibile gestire l inserimento, la variazione e la cancellazione delle voci relative a Comuni e a Bolli virtuali. Vengono riportati tutti i parametri e le informazioni Standard distribuite con il programma. Pag. 9
Flusso di lavoro con predisposizione dei Documenti da Bilancio e scarico della pratica per l invio con Telemaco 1. Preparazione fascicolo di bilancio (Telematico / Preparazione fascicolo) Per creare la pratica telematica si deve per prima cosa predisporre il fascicolo di bilancio, ovvero selezionare i documenti da inserire nella pratica per l invio al registro delle imprese. I singoli documenti (schema contabile e nota integrativa ecc.) gestiti all interno del programma di Bilancio devono essere stati precedentemente generati dal menù Dati/Bilancio/Documenti o da Dati/Bilancio Ifrs/Documenti. Se all interno dei Parametri Azienda è stata selezionata la sola tipologia Ifrs, la funzione Preparazione Fascicolo provvede automaticamente a includere nel fascicolo i file RTF generati per tale tipologia; se è stato selezionato Gaap+Ifrs, il form richiede di selezionare in basso il Tipo Documenti da considerare tra i 2 previsti (Gaap IT o Ifrs). Per le varie tipologie di documento è richiesta lʹindicazione della Data del Documento. Su tutti i documenti viene proposta la data di chiusura del bilancio in elaborazione, è necessario modificare opportunamente la data. Dopo aver indicato quali documenti si intende inserire nella pratica di bilancio e il Tipo di Atto (proposto in automatico in base al Tipo di bilancio impostato per il periodo contabile), confermando con OK si attiva l importazione dei files prima selezionati. Pag. 10
2. Gestione Pratiche (Telematico / Gestione Pratiche) La procedura di Gestione della pratica è costituita da un wizard che propone in sequenza delle maschere di acquisizione delle informazioni necessarie. La maschera richiede all operatore di selezionare l azione da compiere, tra le seguenti: Creazione di una nuova pratica; Completamento/modifica di una pratica; Apertura di una pratica già scaricata (inviata via Telemaco o scaricata su floppy per la consegna telematica). Cancellazione di una pratica. Pag. 11
3. Inserimento riferimenti ad una pratica già inviata In fase di creazione di una Nuova pratica, le informazioni non devono essere compilate. Il riferimento al protocollo deve essere indicato in caso di reinvio della pratica, poiché permette di collegare la pratica corrente ad una pratica già avviata e protocollata presso il registro imprese. Pag. 12
4. Inserimento azienda ed Intermediario L utente deve selezionare l azienda per la quale si vuole iniziare una pratica di deposito bilancio. Le informazioni richieste sono: Azienda titolare della pratica: è lʹazienda titolare della pratica di deposito bilancio che si sta generando/modificando. La lista contiene le aziende presenti nellʹ anagrafica. L operatore selezionerà dalla lista, lʹazienda per la quale desidera effettuare l operazione di deposito bilancio. Codice Fiscale/Partita Iva Provincia CCIAA: obbligatorio Numero Rea: obbligatorio Forma giuridica dellʹazienda: è la forma giuridica dellʹazienda secondo la classificazione prevista per le CCIAA. Intermediario: lʹintermediario è colui che si occupa di presentare la pratica di deposito bilancio per conto dellʹazienda. Le informazioni relative allʹintermediario vanno preventivamente inserite nellʹ anagrafica tramite il menù File/Gestione anagrafiche, dal quale sarà possibile anche effettuare lʹabbinamento azienda intermediario. Se all azienda selezionata per la generazione della pratica è abbinato un intermediario, questi verrà proposto e potrà, all occorrenza, essere variato. Se tali informazioni erano state precedentemente inserite nellʹanagrafica dellʹazienda che si sta gestendo, vengono riportate in automatico. Pag. 13
5. Acquisizione Informazioni bollo virtuale In questa maschera vengono riproposti i dati inseriti precedentemente in Telematico/Configura telematico. Nel caso in cui si intenda apportare delle modifiche ai dati proposti è possibile richiamare dall apposita tabella gli Estremi autorizzazione bollo virtuale, o personalizzarli apponendo l apposito flag Personalizzato. Per quanto riguarda la Frase di conformità apposta in calce ai documenti durante la conversione degli stessi in formato Pdf è possibile indicare: Standard: in questo caso il programma riporterà Il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico eʹ conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società Personalizzata: in questo caso viene proposta una videata in cui è possibile modificare la frase standard ed eventualmente aggiungere le informazioni relative a Cognome e Nome dell amministratore (proposto in automatico se presente all interno dell anagrafica dell azienda) Standard con Nome e Cognome amministratore: viene proposta la videata di personalizzazione della frase di conformità compilata in automatico con la frase standard e l indicazione dell amministratore (da confermare con Avanti) Nessuna: in questo caso in calce ai documenti non verrà riportata alcuna indicazione. Pag. 14
6. Importazione File Bilancio Se è stata correttamente effettuata la Preparazione del Fascicolo, viene automaticamente proposto il file preparato e importato. Nota bene: Nel caso in cui si renda necessario modificare il file da inserire nella pratica (ad esempio in caso di variazione di dati nella Nota Integrativa) è necessario ripetere la fase di Preparazione fascicolo prima di preparare la pratica. Su ogni documento soggetto a bollo vengono automaticamente inseriti gli estremi del bollo virtuale all inizio della prima pagina del file, secondo questa formula: Dati per la trasmissione telematica: Imposta di bollo assolta in modo virtuale presso la Camera di Commercio di... Autorizzazione numero del. emessa da In calce a ciascun documento, secondo quanto specificato nel Decreto Dirigenziale del 19 Marzo 2002 del Ministero delle Attività Produttive, viene apposta la frase di conformità indicata nella schermata Distinta e Bolli. Pag. 15
7. Acquisizione Elenco Soci La maschera richiede all operatore di indicare se viene effettuato il deposito dell elenco soci. Eʹ possibile scegliere tra: depositare l elenco soci integrale per Spa, è necessario indicare la data alla quale riferire lʹelenco soci (data di approvazione del Bilancio) confermare lʹelenco soci depositato in precedenza (SPA) depositare la Dichiarazione ai sensi ART. 16 C. 12 undecies L.2 del 28/1/2009 (solo società a responsabilità limitata e società consortili a responsabilità limitata) non depositare lʹelenco soci in quanto non richiesto (ad esempio per srl e consorzi). In caso di deposito dellʹelenco Soci viene richiesto di selezionare quali quadri del modello si desidera compilare. Le informazioni vengono prelevate automaticamente dallo schedario, in base a quanto compilato in Gestione Anagrafiche. Pag. 16
Generalità: informazioni relative al Capitale Sociale e alla sua composizione (Azioni/Quote) Elenco Soci: riporta lʹelenco dei soci alla data di Approvazione del bilancio con lʹindicazione delle Quote/Azioni possedute da ciascuno di essi. I dati devono essere stati compilati allʹinterno della scheda Azioni/Quote nellʹanagrafica dellʹazienda. Indicazione analitica trasferimenti: riporta le annotazioni effettuate nel libro dei soci nel periodo che intercorre tra la data di approvazione del bilancio appena chiuso e quella di approvazione del bilancio dellʹesercizio precedente. Le date di riferimento devono essere compilate allʹinterno della scheda Capitale Sociale; le informazioni relative alle annotazioni devono essere compilate allʹinterno della scheda Trasferimenti Azioni/Quote. Soci entrati e usciti: la sezione relativa ai Soci Entrati e Usciti deve essere compilata solamente nei casi previsti dalla normativa. Gruppi societari: la sezione deve essere compilata solamente nei casi previsti dalla normativa. le informazioni devono essere inserite allʹinterno della scheda Gruppi dellʹazienda. Nota Bene: I dati relativi allʹintercalare/s vengono riportati e visualizzati allʹinterno dellʹapposita sezione del file Distinta Fedra. Eʹ quindi necessario procedere alla stampa di tale modello per verificarne la corretta compilazione. Pag. 17
8. Presentazione Elenco Allegati Vengono elencati in sequenza tutti gli allegati inseriti nella pratica; prospetto contabile e nota integrativa risulteranno essere un unico file pdf come da specifiche Fedra. Il file relativo al Bilancio viene proposto nel formato richiesto per il deposito (Pdf) e attraverso lʹicona Visualizza è possibile visualizzare il file con Acrobat Reader per verificare la corretta conversione del testo e delle tabelle. In caso di utilizzo di Adobe Reader 9 è possibile visualizzare se il file è in formato Pdf/A: Pag. 18
9. Inserimento Firmatari Cliccando sul bottone di ricerca vengono visualizzate le anagrafiche dei soggetti collegati alla società in elaborazione (Titolare, Soci e soggetti, Intermediario); quindi compilare la qualifica, non obbligatoria, e il Tipo di Firma (Digitale o Grafica) del soggetto selezionato come firmatario. E possibile apporre immediatamente la firma sul documento cliccando su Apponi firma; se previsto modo firma = DIGITALE viene attivato DIKE. Smartcard: se dalla Gestione smartcard sono state inserite le informazioni relative, in questo campo viene automaticamente apposto il flag e visualizzata la data di scadenza della smartcard del soggetto interessato. Email per firma: se non si appone la firma contestualmente alla gestione della pratica, è possibile inviare per email il documento al soggetto che lo deve firmare. Dopo la gestione dell invio viene automaticamente spuntata la casella Email Inviata. Pag. 19
AVVERTENZA: Firmatari della pratica I documenti da allegare alla pratica e la Distinta, devono essere firmati digitalmente. Si possono verificare diversi casi: 1) L Amministratore presenta e invia il Bilancio in via telematica In questo caso gli allegati vengono così firmati: DISTINTA: firma digitale dell amministratore FILE BILANCIO: firma digitale dell amministratore FILE VERBALE: firma digitale dell amministratore 2) L Amministratore presenta il Bilancio e l intermediario lo invia In questo caso gli allegati vengono così firmati: DISTINTA: firma digitale dell amministratore + firma digitale dell intermediario FILE BILANCIO: firma digitale dell amministratore FILE VERBALE: firma digitale dell amministratore 3) Il Professionista abilitato presenta e invia il Bilancio in via telematica Il Professionista indica nel quadro NOTE (Modello XX) i propri estremi d iscrizione all Albo. In questo caso gli allegati vengono così firmati: DISTINTA: firma digitale del professionista FILE BILANCIO: firma digitale del professionista FILE VERBALE: firma digitale del professionista 4) Procura speciale all intermediario che presenta e invia il Bilancio Il Procuratore compare nella Distinta in qualità di PROCURATORE. In questo caso gli allegati vengono così firmati: DISTINTA: firma digitale del procuratore FILE BILANCIO: firma digitale del procuratore FILE VERBALE: firma digitale del procuratore FILE MODELLO PROCURA SPECIALE: scansione del modello che riporta la firma autografa dell amministratore + firma digitale del procuratore FILE DOCUMENTI D IDENTITA Pag. 20
10. Maschera di presentazione Elenco Firmatari Sono presenti i seguenti bottoni: Modifica: permette di variare le informazioni del firmatario selezionato Elimina: permette di eliminare il firmatario selezionato Modifica Stato: permette di cambiare lo stato del documento da Firmato a Non Firmato o viceversa. Apponi firma: cliccando su questo tasto viene automaticamente attivato Dike o qualsiasi altro software di firma impostato in Configura Telematico e richiesta la Password della smart card del soggetto Aggiungi: per inserire un nuovo firmatario. Pag. 21
11. Allegati al Bilancio Procedendo con la gestione della pratica vengono presentati tutti gli altri allegati (selezionati in Preparazione Fascicolo). Se si appone il Flag a Il verbale assembleare prevede ripartizione degli utili cliccando su Altri Dati compilare le seguenti informazioni: Sede Ufficio Entrate: Eʹ la sede dellʹufficio Entrate presso cui è stato registrato il Verbale assembleare (registrazione prevista per verbali che preveda ripartizione degli utili). Data Registrazione: Eʹ la data di registrazione del Verbale assembleare (registrazione prevista per verbali che preveda ripartizione degli utili). Nr Registrazione: Eʹ il numero di registrazione del Verbale assembleare (registrazione prevista per verbali che preveda ripartizione degli utili). In calce al verbale viene pertanto aggiunta la dicitura seguente, che sostituisce quella standard: Il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società e che ne è stata effettuata la registrazione presso l Ufficio delle Entrate di. in data.. al numero (dove al posto dei puntini devono essere chiaramente inseriti i dati imputati). Pag. 22
12. Elenco allegati alla pratica In questa maschera è possibile inserire un nuovo allegato o modificare le informazioni di allegati precedentemente inseriti. Nel caso in cui la pratica venga presentata dal Procuratore Speciale è richiesto di allegare i seguenti documenti: MODELLO PROCURA DOCUMENTI DI IDENTITA Cliccando sul bottone Aggiungi viene presentata la seguente schermata: Pag. 23
E necessario compilare correttamente le informazioni richieste e in particolare: Tipo documento: Per il modello Procura selezionare DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA ; Per il Documento D identità selezionare DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO. Nome file: Selezionare il file relativo all allegato, opportunamente scannerizzato e precedentemente salvato su disco. Tipo atto: Se richiesto, selezionare il codice atto corretto. Per quanto riguarda i Documenti di identità non è richiesta l indicazione di Nessun Codice Atto e quindi lasciare il campo vuoto. AVVERTENZA: Acquisizione documenti da scanner L acquisizione da scanner degli atti da allegare alle pratiche Registro Imprese, se utilizzata una risoluzione alta, può generare documenti di grosse dimensioni. Dal 4 aprile 2005 è stato attivato un controllo sulle dimensioni degli allegati a ciascuna pratica trasmessa con Telemaco. E necessario quindi che i file ottenuti dallo scanner restino entro limiti dimensionali contenuti in modo da permetterne la trasmissione ed il trattamento. Per i documenti elettronici prodotti da originali cartacei, si suggerisce di impostare lo scanner con una risoluzione di 200 punti per pollice (200 dpi) ed il numero di colori a 2 (bianco/nero). 13. Riassunto Allegati alla pratica deposito bilancio La maschera propone il Bilancio e gli altri allegati con indicazione della Data di riferimento. Tali informazioni vengono riportate nella Distinta (Visura a quadri) e sul modello B. Le informazioni richieste sono relative al <Tipo bilancio> in cui viene proposto in base a quanto impostato in sede di acquisizione file bilancio, e la relativa Data. Per gli altri documenti del fascicolo che risultano essere allegati è necessario verificarne la Data di riferimento. Pag. 24
14. Inserimento Note Libere Lʹinserimento delle Note Libere corrisponde nella pratica allʹinserimento del Modello XX, allegato del modello B. Lʹutente può utilizzare questo Modello per comunicare alla CCIAA dati e notizie obbligatori ma non compresi nei modelli previsti dalla pratica. Nel caso in cui la pratica venga presentata e depositata dal Professionista abilitato, cliccando sul bottone Dati Intermediario viene riportata la frase standard compilata all interno dell anagrafica (cartella Az. Collegate). Cliccando sul tasto Gestione Note sono presenti frasi standard che possono essere richiamate dall utente. E sufficiente cliccare all interno della descrizione, che verrà così riportata nell anteprima sottostante (Note). Cliccando su Esci viene quindi riportata nel modello note XX oppure utilizzare il doppio click del mouse direttamente sulla descrizione selezionata. Pag. 25
15. Indicazione atti in Distinta La maschera propone gli atti da riportare nella relativa sezione della prima pagina della distinta, consentendo allʹutente di modificare le informazioni riportate. Al caricamento della maschera viene presentato lʹelenco degli atti depositati, sulla base delle informazioni deducibili dai modelli precedentemente compilati permettendo comunque allʹutente di Eliminare o Aggiungere atti. 16. Presentazione Distinta Pag. 26
In questa maschera l operatore imposta le informazioni relative al soggetto che presenta la Distinta. Viene presentato automaticamente il soggetto inserito in anagrafica come legale rappresentante dellʹimpresa. Cliccando sul bottone Avanti è necessario selezionare che tipo di firme si andranno ad apporre sul documento. In seguito viene richiesto di indicare i Firmatari della Distinta. In automatico il programma propone come soggetti firmatari del modello: lʹintermediario responsabile dellʹinvio i dati del soggetto che presenta la Distinta. Pag. 27
Da questa maschera è possibile: modificare le informazioni relative ad un firmatario: viene proposta la variazione delle informazioni del firmatario selezionato dalla lista; aggiungere un nuovo firmatario: viene proposta la maschera di inserimento di un nuovo firmatario; eliminare un firmatario: viene proposta lʹeliminazione del firmatario selezionato dalla lista. Cliccando su Avanti viene generato il documento relativo alla Distinta Fedra e viene proposta la maschera di richiesta della successiva operazione. Da questa maschera è possibile selezionare come si intende procedere con la pratica. Eʹ possibile: Apporre le firme digitali previste: viene automaticamente richiamato Dike per apporre le firme sul documento. Sostituire il modello distinta: in caso di apposizione di firme grafiche sul modello, è necessario importare e sostituire il modello generato dal programma con il file acquisito da scanner. Inviare via email il modello: viene richiesto di indicare i dati relativi allʹe mail del soggetto firmatario della Distinta. Successivamente il documento firmato dovrà essere riacquisito nel programma e sostituito a quello presente. Procedere con la generazione della pratica. Pag. 28
17. Scarico Pratica Lʹultima maschera del Wizard di gestione delle pratiche permette di selezionare la tipologia di deposito che verrà eseguita per la pratica preparata scegliendo tra: Supporto Magnetico Invio con Telemaco. Se la pratica risulta essere completa in tutte le parti e tutti i documenti risultano firmati da tutti i soggetti indicati, viene eseguita la memorizzazione delle informazioni e lo scarico della stessa nella modalità selezionata. Se la pratica risulta incompleta viene effettuata la memorizzazione di tutti i dati inseriti e successivamente sarà possibile richiamarla per il completamento oppure firmata dalla funzione Firma Documenti. Pag. 29
Gestione Firme La funzione mette a disposizione dellʹoperatore una procedura specializzata per gestire le firme dei documenti allegati alla pratica di bilancio. La gestione delle firme obbligatorie per l invio telematico del bilancio può essere: contestuale alla creazione/modifica della pratica; successiva alla creazione della pratica. La funzione permette di visualizzare le pratiche per numero pratica o per firmatario. Dopo aver selezionato la pratica vengono elencati tutti gli allegati precedentemente gestiti da gestione Pratiche. Gli allegati presentano le seguenti icone: Documento da firmare Documento che non necessita di firma Documento firmato Documento inviato via e mail al destinatario Pag. 30
I firmatari presentano le seguenti icone: Firmatario che ha apposto la propria firma Firmatario che non ha ancora firmato Per apporre le firme necessarie si deve selezionare il documento da firmare, che presenterà in elenco tutti i soggetti firmatari, selezionare il Nome (che avrà l icona da firmare ) e il menù Firmatari/ Apponi Firma (attivabile anche con il tasto destro del mouse). Viene attivato automaticamente Dike per l apposizione della firma tramite Smart Card. Al momento del salvataggio viene aggiornata l icona del documento che risulterà. In caso di documento inviato per e mail (che avrà l icona ), al momento del ricevimento del file completo di firme (estensione P7M se firmato tramite Dike), è necessario posizionarsi sul Documento e cliccare sul menù Documenti/Apri allegato. Cliccando sul tasto selezionare il file completo di firme relativo al documento in questione; successivamente indicare tramite l apposito flag che il Documento è firmato da tutti i soggetti firmatari. Cliccando sul bottone è possibile verificare se e quali firmatari hanno effettivamente apposto la firma sul documento. La modifica di una pratica (es. inserimento/eliminazione/riacquisizione di un nuovo allegato) comporta la rigenerazione della distinta e del file dati Fedra. Alla domanda relativa alla rigenerazione distinta, deve essere pertanto risposto affermativamente, e provvedere ad apporre la firma digitale sul documento. Pag. 31
Situazione Pratiche La funzione rappresenta visivamente lo stato di avanzamento delle pratiche. Tutte le funzioni di creazione, modifica e cancellazione devono invece essere eseguite dalla Gestione Pratiche. All accesso alla funzione viene visualizzato l elenco delle pratiche generate (dalla più recente). Ciascuna pratica può presentare i seguenti stati: Pratica non scaricata (non presenta data di scarico) Pratica scaricata su Supporto Magnetico o inviata telematicamente (presenta la data in cui è stato effettuato lo scarico); Pratica Ricevuta da CdC (presenta la data di avvenuta ricezione della pratica da parte di InfoCamere); Pratica Protocollata (presenta la data di avvenuta protocollazione della pratica); Pratica Evasa (presenta la data di evasione della pratica). L operatore selezionerà la pratica da visualizzare dalla funzione Apri o con un doppio click sulla pratica stessa. Per gestire lʹavanzamento della pratica, lʹoperatore dovrà accedere alla scheda Ricevute e indicare in corrispondenza delle varie sezioni (e mail ricevimento pratica, e mail protocollazione pratica ed e mail evasione pratica) la Data e mail ed eventualmente copiare, nel campo previsto, il testo della e mail ricevuta da InfoCamere. Pag. 32
Gestione Elenco Soci (Intercalare/S) Capitale sociale I dati presenti in Capitale Sociale vengono utilizzati dalla procedura in caso di presentazione di una pratica di bilancio con Intercalare/S. Tra i dati da compilare è necessario prestare attenzione alla corretta indicazione di: Data Approvazione Bilancio Data Approvazione Bilancio es. precedente Tali dati sono importanti poichè, ai fini della corretta predisposizione dellʹintercalare/s, viene considerata la compagine sociale e i trasferimenti intercorsi tra la data di approvazione del bilancio dellʹesercizio precedente e la data di approvazione del bilancio dellʹesercizio. Nota Bene: Al momento del salvataggio il programma effettua un controllo sui dati immessi per il Capitale Sociale. In caso di SPA o SAPA esso deve essere uguale a Numero azioni moltiplicato per il Valore Nominale. In caso di SRL deve essere indicato nel campo Valore Nominale il valore totale delle quote della società. Pag. 33
Soci e Soggetti La compilazione delle informazioni relative a Soci e Soggetti è importante al fine della corretta presentazione dellʹintercalare/s da allegare al bilancio. Eʹ richiesto di inserire tutti i soci collegati allʹazienda. Nel caso in cui, rispetto al bilancio dellʹanno precedente, siano intervenute variazioni alla compagine sociale per effetto di Trasferimenti di azioni o Quote, è necessario inserire sia i soci presenti prima del trasferimento, sia i nuovi soci entrati. Tramite lʹapposito tasto presente in corrispondenza di Codice selezionare lʹanagrafica del soggetto, oppure inserire una nuova anagrafica cliccando sul bottone Nuovo Soggetto, e procedere allʹinserimento. In Elenco soci/amministratori/sindaci vengono elencati i soggetti già inseriti; cliccando sul tasto Aggiungi, lʹoperatore può immettere nuovi dati. Dopo aver richiamato i dati del soggetto (persona Fisica o Giuridica) è richiesto di indicare: Carica: Amministratore, Sindaco, Sindaco Supplente o Socio Partecipazione: Quote o Azioni Tipo di socio: Obbligatorio Limitazione Data ingresso: Obbligatoria Data uscita Al termine cliccare sul tasto Memorizza Socio/Soggetto. Pag. 34
Quote / Azioni Allʹinterno di Quote/Azioni è necessario procedere allʹinserimento dei vari Lotti di azioni/quote (Occorrenze) indicando: Descrizione Tipo Azione (solo per Spa e Sapa) Numero Azioni (solo per Spa e Sapa) Valore nominale Azioni/Quote (indicare il Valore nominale del Lotto) Versato (richiesto in seguito allʹabolizione del Libro Soci) Vincoli (eventuali) In Titolare/Contitolari è necessario indicare i soggetti che, a diverso titolo, detengono dei diritti sulla specifica quota. Eʹ necessario quindi compilare: Codice del Socio (lʹanagrafica del Socio deve essere presente in archivio e deve essere richiamata tramite lʹapposito tasto ) Numeratore/Denominatore (da compilare solamente in caso di contitolarità sulla quota da parte di più soggetti) Tipo Diritto (Obbligatorio). Pag. 35
Per ciascun lotto inserito è opportuno selezionare, tra i Titolari/Contitolari inseriti, quale è il ʺTitolare o Rappresentante Comuneʺ e se tale soggetto ha il ʺDomicilio presso la sede della societàʺ. In base alla valorizzazione dei flag Titolare o Rappresentante Comune e Domicilio presso la sede della società varia il riporto delle informazioni nella generazione della distinta: Se selezionato solo il flag Titolare o Rappresentante Comune viene indicato TITOLARE O RAPPRESENTANTE COMUNE, stato, provincia, cap, comune, frazione, via, piazza etc.., presso, domicilio e mail certificata nome e dominio Se selezionati entrambi i flag viene indicato TITOLARE O RAPPRESENTANTE COMUNE presso (o altre indicazioni) SEDE DELLA SOCIETA. All interno della cartella Note è presente la possibilità di inserire delle Note per ciascun Lotto. Tali informazioni vengono riportate sulla Distinta Fedra. Pag. 36
Al termine confermare il Lotto tramite Memorizza Azioni/Quote. Tramite il tasto Modifica è possibile variare i dati precedentemente inseriti per le diverse quote; nel caso in cui si intenda procedere allʹeliminazione di una quota inserita è necessario selezionarla da ʺElenco Azioniʺ e cliccare sul tasto Rimuovi. Nota Bene: In caso di gestione di Trasferimenti di Azioni/Quote è necessario compilare i dati considerando la situazione prima del Trasferimento. In seguito, gestendo i dati relativi al Trasferimento verrà automaticamente aggiornata la situazione delle Azioni/Quote Trasferimenti azioni Allʹinterno del quadro Trasferimenti Azioni possono essere indicati in modo analitico i trasferimenti avvenuti nel periodo che intercorre tra la Data di approvazione del bilancio dellʹesercizio precedente e la Data di approvazione del bilancio del periodo corrente (inserite nel quadro ʺCap. Socialeʺ). Di seguito vengono riportate le spiegazioni dettagliate sullʹutilizzo della funzione. Per esempi pratici di trasferimenti azioni/quote. Eʹ possibile scegliere tra due tipologie di trasferimento: Trasferimento Semplice Trasferimento Complesso (solo per i trasferimenti di azioni/quote in contitolarità) Pag. 37
Gestire un Trasferimento Semplice Selezionare per gestire un trasferimento di azioni/quote in tutti quei casi in cui non cʹè contitolarità nel possesso/proprietà del lotto. Eʹ possibile trasferire il lotto per intero o solo parzialmente. Eʹ richiesto di compilare i seguenti dati: Numero lotto da trasferire: richiamare la quota da trasferire (il lotto non può essere in contitolarità) Data trasferimento Tipo trasferimento Data Annotazione Libro soci (Obbligatoria) Vengono riportati in automatico dopo aver selezionato il Lotto i dati relativi a: Valuta di trasferimento Numero di azioni (solo per Spa e Sapa) Val. nominale azioni/quote (importo complessivo) In caso di Trasferimento Parziale di un lotto di azioni, variando il Numero Azioni il programma provvede a determinare il Valore nominale della quota da trasferire. In caso di Trasferimento Parziale di un lotto di quote è necessario modificare manualmente lʹimporto indicato in Valore nominale azioni/quote. Pag. 38
Dante Causa Cliccando sullʹapposito tasto in corrispondenza di Dante Causa viene visualizzato il Titolare del Lotto che si sta trasferendo (in base a quanto inserito in Quote/Azioni); selezionando lʹanagrafica vengono riproposti i dati relativi a Tipo di diritto (proprietà, usufrutto etc.). Avente Causa Cliccando sullʹapposito tasto in corrispondenza di Avente Causa viene proposto lʹelenco delle Anagrafiche dal quale selezionare il soggetto interessato. Nel caso in cui si provveda a selezionare un soggetto già presente in ʺSoci e Soggettiʺ, ma senza lʹindicazione di Socio (ad esempio se inserito in quanto Sindaco), al momento della conferma del trasferimento il programma provvede in automatico ad indicare il flag di ʺSocioʺ. Nel caso in cui venga selezionato un soggetto nuovo, viene visualizzato il seguente messaggio: Cliccando su ʺSiʺ verranno automaticamente memorizzati i dati del socio allʹinterno di Soci e Soggetti (la data di ingresso riportata corrisponde alla data del trasferimento). Completare le informazioni inserendo il Titolo di possesso. Al termine della gestione dei dati relativi al trasferimento cliccare sul tasto ʺConferma Trasferimentoʺ. Pag. 39
Gestire un Trasferimento Complesso Selezionare per gestire un trasferimento di azioni/quote in tutti quei casi in cui cʹè contitolarità nel possesso/proprietà del lotto. Eʹ possibile trasferire il lotto per intero o solo parzialmente compilando i campi relativi a numeratore e denominatore. Eʹ richiesto di compilare i seguenti dati: Numero lotto da trasferire: richiamare la quota da trasferire Data trasferimento Tipo trasferimento Data Annotazione Libro soci (Obbligatoria) Vengono riportati in automatico dopo aver selezionato il Lotto i dati relativi a: Valuta di trasferimento Numero di azioni (solo per Spa e Sapa) Val. nominale azioni/quote (importo complessivo) Dante Causa Cliccando sul tasto verrà visualizzato lʹelenco dei soggetti Titolari del Lotto che si sta trasferendo (in base a quanto inserito in Quote/Azioni); selezionando lʹanagrafica verranno riproposti i dati relativi a Tipo di Diritto e Numeratore/Denominatore. Pag. 40
Nel campo Quote trasferite indicare le quote cedute dal dante causa. Nel campo Quote residue indicare le eventuali quote che il dante causa ancora possiede nel lotto dopo la cessione. Cliccare sul tasto ʺMemorizza Dante Causaʺ. Avente Causa Cliccando sul tasto viene proposto lʹelenco delle Anagrafiche dal quale selezionare il soggetto (o i soggetti) Avente Causa. Pag. 41
Nel caso in cui si provveda a selezionare un soggetto già presente in ʺSoci e Soggettiʺ, ma senza lʹindicazione di Socio (ad esempio se inserito in quanto Sindaco), al momento della conferma del trasferimento il programma provvede in automatico ad indicare il flag di ʺSocioʺ. Nel caso in cui venga selezionato un soggetto nuovo viene visualizzato il seguente messaggio: Cliccando su ʺSiʺ verranno automaticamente memorizzati i dati del socio allʹinterno di Soci e Soggetti (la data di ingresso riportata corrisponde alla data del trasferimento). Completare le informazioni compilando i dati: Tipo di Diritto Numeratore/Denominatore Cliccare sul tasto ʺMemorizza Avente Causaʺ e aggiungere eventuali altri soggetti. Nel campo Quote acquisite indicare le quote ricevute dallʹavente causa tramite la transazione. Nel campo Quote nel lotto indicare le quote che lʹavente causa possiede nel lotto dopo il trasferimento (somma delle quote acquisite con la transazione corrente e quelle precedentemente possedute nello stesso lotto dal soggetto). Al termine della gestione dei dati relativi al trasferimento cliccare sul tasto ʺConferma Trasferimentoʺ. Pag. 42
Gestione della pratica In fase di Gestione della pratica da presentare, viene richiesto di indicare se, contestualmente al deposito di bilancio, viene effettuato anche il deposito dell elenco soci. E necessario specificare se il deposito riguarda l elenco soci integrale (verrà proposta come data di riferimento la Data di Approvazione del Bilancio inserita nell anagrafica dell azienda nella scheda Capitale Sociale) oppure relativo ad uno specifico trimestre. In caso di presentazione dell elenco Soci viene richiesto di selezionare i quadri da compilare. Pag. 43
Trasferimenti di azioni: Esempi Di seguito vengono riportati alcuni esempi di compilazione di trasferimenti di azioni. Il Capitale Sociale di riferimento pari a 258.000 composto da 50.000 azioni risulta suddiviso in 2 Lotti: n. 35.000 azioni il cui titolare è il socio Verdi (in ragione di 1/1 o non impostata) n. 15.000 azioni il cui titolare è il socio Viola (in ragione di 1/1 o non impostata) Si ricorda di inserire in Quote/Azioni la situazione precedente al trasferimento. 1) Trasferimento integrale di un lotto di azioni/quote da un Dante causa a più Aventi Causa (es. successione ereditaria) In data 15/03/2004 il Socio Verdi muore e la proprietà passa ai due coeredi Bianchi e Rossi. Dalla cartella Trasferimenti in Gestione Anagrafiche selezionare la tipologia Trasferimento Complesso, poichè il tipo di cessione indicata nellʹesempio crea una contitolarità nella proprietà del lotto. Dopo aver inserito i dati relativi a Trasferimenti e Dante Causa (richiamando il socio Verdi), allʹinterno di Aventi Causa indicare i due nuovi soggetti e compilare i campi ʺIn ragione di Numeratore/Denominatoreʺ per specificare la ʺpercentualeʺ di partecipazione (Rossi 1/2 e Bianchi 1/2). Al momento della Conferma del trasferimento il programma provvederà in modo automatico a modificare, allʹinterno di Quote/Azioni, le informazioni relative a Titolare/Contitolari del lotto trasferito. Pag. 44
L Intercalare/S generato con la Distinta,al termine della pratica, riporta i risultati dell elaborazione sopra indicata. 2) Trasferimento parziale di un lotto di azioni/quote posseduto al 100% da un Dante causa a un Avente causa In questo caso avremo un dante causa che trasferisce parte delle quote/azioni che possiede ad un altro socio. Verdi che possiede n. 35.000 azioni ne trasferisce 10.000 a Bianchi. Dalla cartella Trasferimenti in Gestione Anagrafiche selezionare la tipologia Trasferimento Semplice, poichè il tipo di cessione indicata nellʹesempio non crea una contitolarità nella proprietà del lotto. Dopo aver selezionato il Lotto (nellʹesempio il Lotto n. 1) viene proposto come Numero azioni 35.000 e Valore nominale 180.600. Eʹ necessario modificare il Numero di azioni indicando 10.000 (parte trasferita) e verrà automaticamente modificato dalla procedura il valore nominale. Pag. 45
Allʹinterno di Dante Causa indicare il socio Verdi e in Avente Causa il nuovo socio Bianchi. Al momento della Conferma del trasferimento il programma provvederà in modo automatico a modificare, allʹinterno di Quote/Azioni, le informazioni relative al Numero di azioni e Valore Nominale del lotto di Verdi parzialmente trasferito (nel Lotto n.1 le azioni sono ora 25.000). Inoltre viene generato un nuovo lotto (Lotto 3) per le 10.000 azioni del nuovo socio Bianchi. L Intercalare/S generato con la Distinta, al termine della pratica, riporta i risultati dell elaborazione sopra indicata. 3) Trasferimento integrale di un lotto di azioni/quote posseduto parzialmente da un Dante causa ad un Avente causa In questo caso avremo un Dante causa che trasferisce totalmente le quote/azioni che possiede in contitolarità con unʹaltro soggetto (in ragione di 1/2). Consideriamo come situazione precedente il trasferimento il caso dellʹesempio 1 in cui Bianchi e Rossi hanno ereditato da Verdi il Lotto 1 di 35.000 azioni. Pag. 46
In data 30/04/2004 Rossi trasferisce tutta la sua quota a Belli. Dalla cartella Trasferimenti in Gestione Anagrafiche selezionare la tipologia Trasferimento Complesso, poichè il tipo di atto indicato nellʹesempio coinvolge un lotto in contitolarità. Nella compilazione del trasferimento, come Dante Causa è necessario richiamare il socio Rossi e compilare il campo Quote trasferite (1/2) lasciando vuoto il campo Quote residue (dopo il trasferimento il socio non possiede infatti nessuna quota).in Aventi Causa è necessario richiamare il socio Belli e indicare in Quote acquisite (1/2) e Quote nel lotto (1/2). Al momento della Conferma del trasferimento il programma provvederà in modo automatico a modificare, allʹinterno di Quote/Azioni, le informazioni relative a Titolare/Contitolari del lotto trasferito. L Intercalare/S generato con la Distinta, al termine della pratica, riporta i risultati dell elaborazione sopra indicata. Pag. 47
4) Trasferimento parziale di un lotto di azioni/quote possedute parzialmente da un Dante causa ad un Avente causa Questo caso è sicuramente il meno frequente: un dante causa (che possiede parzialmente un lotto di azioni) trasferisce parzialmente la sua quota ad unʹaltro socio (o più soci). Consideriamo come situazione precedente al trasferimento lʹesempio 1, in cui Bianchi e Rossi hanno ereditato da Verdi il Lotto 1 di 35.000 azioni. Dalla cartella Trasferimenti in Gestione Anagrafiche selezionare la tipologia Trasferimento Complesso, poichè il tipo di atto indicato nellʹesempio coinvolge un lotto in contitolarità. In data 20/04/2004 Rossi trasferisce 1/2 della sua quota (ovvero 1/4 del totale del lotto) al socio Bianchi (che già possiede 1/2). Nella compilazione del trasferimento, come Dante Causa è necessario richiamare il socio Rossi e compilare i campi Quote trasferite (1/4) e Quote residue (1/4). In Aventi causa è necessario richiamare il socio Bianchi e compilare i campi Quote acquisite (1/4) e Quote nel lotto (3/4). Quote nel lotto sono quelle che lʹavente causa possiede nel lotto dopo il trasferimento pari alla somma delle quote acquisite con la transazione corrente (1/4) e quelle precedentemente possedute nel lotto dallo stesso soggetto (1/2). Pag. 48
Al momento della Conferma del trasferimento il programma provvederà in modo automatico a modificare, allʹinterno di Quote/Azioni, le informazioni relative a Titolare/Contitolari del lotto trasferito. L Intercalare/S generato con la Distinta, al termine della pratica, riporta i risultati dell elaborazione sopra indicata. Pag. 49
Generazione documenti in PDF/A Per la conversione dei documenti da Rtf a Pdf/A viene utilizzato il componente WKI PDF Creator. Accedendo alle funzione File/Apri Azienda o File/Nuova Azienda dopo l installazione dell aggiornamento, su ogni postazione viene segnalato che non risulta installata la Stampante Virtuale PDF/A: Cliccando su SI per procedere, viene eseguita l installazione del componente WKI PDF Creator: Procedere con l installazione guidata. Pag. 50
Per visualizzare e verificare se il file PDF generato è in modalità PDF/A, è necessario aver installato Adobe Reader 9 (compare una barra di informazioni in testa al documento). Pag. 51
Invio della pratica tramite Telemaco Al momento dello scarico della pratica per lʹinvio telematico, la procedura di bilancio si collega automaticamente allʹinfrastruttura telematica di trasmissione realizzata da Infocamere e denominata ʺTelemacoʺ. Il sito di riferimento di Telemaco è https://telemaco.infocamere.it. Dopo essere entrati nel sito, inserire negli appositi campi User e Password e cliccare su Entra. Dal menù che viene visualizzato nella parte alta dello schermo, selezionare Invio Pratiche. Pag. 52
Sempre dal menù che viene visualizzato nella parte alta dello schermo, selezionare Pratiche per effettuare la spedizione delle pratiche telematiche già predisposte. Pag. 53
Accedere alla sezione Spedizione che è la modalità classica di invio. Pag. 54
Dopo aver cliccato su tale voce, per i soli utilizzatori di Telemaco Pay, il sistema richiederà la user (Nome utente) e password, che saranno state rilasciate da chi ha autorizzato l accesso a Telemaco. Pag. 55
A questo punto, dopo che sarà apparso l OK sull Applet usare il pulsante Spedizione pratiche per accedere all Applet dove saranno indicate tutte le pratiche pronte per essere spedite. Pag. 56
Tramite il tasto Configura è necessario verificare ed eventualmente modificare il campo ʺDirectory praticheʺ impostando il percorso di scarico della pratica impostato allʹinterno del programma di bilancio nella funzione Telematico/Configura telematico/installazione nel campo ʺCartella Generazione Pratiche telematicheʺ. Se ci sono pratiche che non devono essere trasmesse è necessario selezionarle una ad una tramite il tasto Scheda, portarle allo stato di parcheggiata. Per ciascuna pratica predisposta per lʹinvio è necessario cliccare sul tasto Importi per compilare le informazioni richieste. Utilizzando il pulsante Spedisci verranno spedite TUTTE le pratiche aventi il codice stato pronta ; al termine della spedizione, verrà data una conferma della corretta esecuzione della procedura di spedizione (Invio di cod.pratica.u3t OK). Pag. 57