Fisco & Contabilità La guida pratica contabile N. 46 18.12.2013 I libri contabili obbligatori Imprese in contabilità ordinaria Categoria: Bilancio e contabilità Sottocategoria: Contabilità ordinaria Le imprese sono tenute a rendere i noti i fatti di gestione che le hanno interessate. La disciplina civilistica e fiscale impone infatti, alle stesse, di tenere i seguenti registri contabili obbligatori: - Libro giornale; - Libro degli inventari; - Scritture ausiliarie (il c.d. mastro dei conti ); - Scritture ausiliarie di magazzino; - Registri prescritti ai fini Iva. La disciplina fiscale richiede altresì la tenuta del registro dei beni ammortizzabili, mentre la disciplina civilistica chiede all imprenditore commerciale di conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Sono esonerati dalla tenuta di tali registri contabili i soggetti che possono optare per il regime contabile semplificato. Premessa L imprenditore ha l obbligo di dare evidenza dei fatti economici che hanno interessato la propria impresa commerciale. Tale obbligo è sancito sia dalle disposizioni civilistiche che fiscali. 1
Articolo 2214 Codice civile Libri obbligatori e altre scritture contabili L' imprenditore che esercita un' attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve, altresì, tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori. Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600 Articolo 14 - Scritture contabili delle imprese commerciali, delle società e degli enti equiparati Le società, gli enti e gli imprenditori commerciali di cui al primo comma dell'art. 13 devono in ogni caso tenere: a) il libro giornale e il libro degli inventari; b) i registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto; c) scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito. d) scritture ausiliarie di magazzino, tenute in forma sistematica e secondo norme di ordinata contabilità, dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali I soggetti stessi devono inoltre tenere, in quanto ne ricorrano i presupposti, il registro dei beni ammortizzabili e il registro riepilogativo di magazzino, di cui ai successivi art. 16 e 17, e i libri sociali obbligatori, di cui ai numeri 1 e seguenti dell'art. 2421 del codice civile. 2
Libri e registri obbligatori (normativa civilistica + fiscale) - libro giornale; - libro degli inventari; - scritture ausiliarie (ovvero il "mastro dei conti"); - registri Iva (acquisti, fatture e/o corrispettivi); - registro dei beni ammortizzabili; - scritture ausiliarie di magazzino. - originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Si ricorda tuttavia che possono essere previsti ulteriori libri contabili da leggi speciali per alcuni determinati settori (si pensi, a tal fine, alle banche). Il libro giornale Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa. data dell'operazione LIBRO GIORNALE: IL CONTENUTO descrizione dell'operazione rappresentazione dell'operazione con indicazione dei conti di mastro coinvolti nel fatto di gestione importi delle operazioni distinti per ciascun conto di mastro In base all art. 2219 del codice civile, la tenuta del libro giornale deve avvenire secondo le norme di un ordinata contabilità, senza: spazi in bianco; interlinee; trasporti in margine. Non si possono fare abrasioni, e se è necessaria qualche cancellazione, questa deve essere eseguita in modo che le parole cancellate siano leggibili. Non sono ammesse, inoltre, le scritturazioni a matita sul libro (Corte di Cassazione sentenza n. 2398/98). 3
Si ricorda altresì, che tutte le annotazioni devono essere effettuate entro 60 giorni dall'avvenuta operazione, così come stabilito dell'art. 22, D.P.R. 600/1973. Il libro giornale deve essere conservato: ai fini civilistici: per 10 anni; ai fini fiscali: fino a quando non siano scaduti i termini per effettuare accertamenti (generalmente quattro anni decorrenti dal 31 dicembre dell anno in cui è stata presentata la dichiarazione cui si riferiscono le registrazioni). Dal 25 ottobre 2001 non è più richiesta la vidimazione e la bollatura iniziale del libro giornale (vedi L. n.383 del 18.10.2001), mentre continua ad essere richiesta la numerazione iniziale e la corresponsione dell imposta di bollo in relazione al numero di pagine che si intendono usare. Non è più richiesta Vidimazione Bollatura iniziale Dal 25 ottobre 2001 Continua ad essere richiesta Numerazione iniziale Imposta di bollo per le pagine utilizzate Se viene superato il numero di pagine per le quali è stata assolta l imposta di bollo, il registro continua ad essere perfettamente valido dal punto di vista civilistico e fiscale, ma potrebbe essere contestata la mancata corresponsione dell imposta di bollo. L imposta di bollo è dovuta nella seguente misura differenziata: società di capitali (che sono tenute al pagamento della Tassa di concessione governativa): 16,00, per ogni 100 pagine o frazioni di esse; persone fisiche e società di persone: 32,00, per ogni 100 pagine o frazioni di esse. L imposta di bollo: deve essere assolta prima che il registro sia posto in uso, ossia prima di effettuare le annotazioni; può essere pagata mediante: 4
marche o bollo a punzone. Le marche potranno essere apposte sulla prima o sull ultima pagina del blocco di 100 pagine. In ogni caso, l imposta dovrà essere assolta prima che il libro sia posto in uso. versamento presso gli sportelli bancari, postali o dei concessionari del servizio alla riscossione dei tributi mediante modello F23 (codice tributo 458T imposta di bollo su libri e registri). Il versamento deve essere sempre effettuato prima che il libro sia posto in uso. In tal caso, gli estremi di versamento devono essere riportati sulla prima pagina numerata di ciascun libro o registro. Il libro giornale deve essere stampato: entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. Come noto, è sorto un contrasto tra due diverse correnti di pensiero con riferimento alle imprese il cui esercizio coincide con l anno solare. Parte della dottrina ritiene che, essendo che la dichiarazione dei redditi deve essere presentata entro il 30.09 di ogni anno, i libri contabili debbano essere stampati entro il 30.12. Altra parte della dottrina, considerando che la dichiarazione va presentata entro la fine del nono mese successivo alla chiusura dell esercizio, richiama invece il termine del 31.12, ovvero la fine del terzo mese successivo al nono. Nell impossibilità di individuare una soluzione univoca, si consiglia di adottare un comportamento prudente e stampare i registri per l anno 2012 entro il 30.12.2013, sebbene si ritenga, comunque, corretto procedere con la stampa in data 31.12.2013. I libri sezionali I sezionali vengono di solito istituiti in funzione delle tipologie di operazioni più ricorrenti e più numerose nell ambito aziendale; usualmente si possono pertanto avere: il sezionale dei clienti; il sezionale dei fornitori; il sezionale delle banche; il sezionale della cassa. Su tali sezionali le operazioni vengono registrate analiticamente e giorno per giorno. 5
Le suddette operazioni saranno poi registrate, in modo riassuntivo (cioè per importi globali) sul libro giornale generale. Libro inventari Secondo le prescrizioni del Codice civile gli imprenditori commerciali devono, obbligatoriamente, tenere, fra gli altri, il libro inventari, che deve essere numerato progressivamente in ogni pagina. Il documento va redatto per la prima volta alla costituzione dell'impresa (per evidenziarne il patrimonio iniziale) e, successivamente, al termine di ogni periodo amministrativo. Il libro degli inventari: va tenuto secondo le norme di un ordinata contabilità, vale a dire: senza spazi in bianco, interlinee, trasporti a margine; senza abrasioni, e se è necessaria qualche cancellazione questa deve essere eseguita in modo tale che quanto cancellato risulti leggibile; Nel libro inventari vanno riportati tutti gli elementi previsti dal Codice civile o da leggi speciali, nonché quelli richiesti dalla normativa fiscale, ovvero: Inventario iniziale, che descrive la costituzione dell impresa. Se l impresa si costituisce con un semplice apporto di denaro, è sufficiente riportare sul libro giornale la scrittura di costituzione. Stato patrimoniale (le società di capitali dovranno riportare anche i dati dell esercizio precedente, come previsto dalle disposizioni codicistiche. I soggetti non obbligati alla redazione del bilancio, possono adottare qualsiasi metodo o schema, purché conformi alla disciplina contabile). Libro inventari: contenuto Conto economico (le società di capitali dovranno riportare anche i dati dell esercizio precedente, come previsto dalle disposizioni codicistiche. I soggetti non obbligati alla redazione del bilancio, possono adottare qualsiasi metodo o schema, purché conformi alla disciplina contabile). Nota integrativa (per le società di capitali. Si ricorda invece, che le società di persone e le ditte individuali non sono tenute alla redazione della stessa). Le disposizioni fiscali richiedono altresì che siano indicati la consistenza dei beni raggruppati per categorie omogenee per natura e valore con il valore attribuito a ciascun gruppo. 6
Con riferimento a tale ultimo punto (indicazione della consistenza dei beni raggruppati per categorie omogenee, per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo), si precisa quanto segue: sarà necessario illustrare la composizione di tutte quelle voci che nei documenti di bilancio non sono riportate con sufficiente grado di analiticità; se dall inventario non è possibile individuare tali elementi, il contribuente deve tenere a disposizione dell Ufficio le distinte che sono state utilizzate per la compilazione dell inventario stesso; è richiesta l indicazione in forma analitica e la valutazione delle attività e passività relative all impresa, e delle attività e passività dell imprenditore, estranee alla medesima (nelle valutazioni è necessario tenere conto dei criteri previsti per i bilanci delle società di capitali). Con riferimento all imprenditore individuale, ai fini fiscali (art. 15, D.P.R. n. 600/73) è richiesta l indicazione delle sole attività e passività relative all impresa; In linea generale possiamo ricordare le seguenti categorie di beni omogenei, di cui si dovrebbe riportare nell inventario la composizione analitica: 7
i crediti e i debiti suddivisi per nominativo. È, tuttavia, da ricordare che L'Amministrazione Finanziaria, con la R.M. del 5.4.75 n. 2/1109, consente di riportare nel registro l'ammontare complessivo dei crediti, senza l'elenco nominativo dei clienti; gli immobili, gli impianti, i macchinari e gli altri beni mobili (automezzi, PC, ecc.); Le categorie omogenee di beni le caratteristiche e i costi di brevetti e diritti, nonché i relativi contratti di acquisizione; l'avviamento e gli estremi dell'atto di acquisizione dell'azienda; le rimanenze di materie prime, sussidiarie, merci, semilavorati, prodotti finiti e in corso di lavorazione: è necessario specificare anche il criterio adottato per la valutazione delle rimanenze. Infatti, come previsto dal D.P.R. n. 570/96, tale omissione renderebbe inattendibile la contabilità, esponendo di conseguenza l'interessato all'accertamento induttivo; l'entità e il valore delle partecipazioni possedute; la composizione del capitale sociale, delle riserve e dei fondi. Per quanto riguarda: la numerazione; la bollatura e vidimazione; il pagamento dell imposta di bollo; la conservazione; si dovranno applicare le stesse norme previste per il libro giornale. Pertanto, anche il libro inventari deve essere stampato entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. 8
La sottoscrizione dell inventario L'inventario, riportato nell apposito libro, deve essere sottoscritto: dal titolare dell impresa individuale; dal rappresentante legale della società (ad esempio, Amministratore Unico, Presidente del C.d.A, ecc.). Poiché la norma civilistica richiede espressamente la sottoscrizione dell inventario, in caso di verifica non è sufficiente la semplice disponibilità dei dati su supporto magnetico e la stampa in presenza del verificatore (come previsto per le scritture contabili). Il libro mastro Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600 Articolo 14 Le società, gli enti e gli imprenditori commerciali di cui al primo comma dell'art. 13 devono in ogni caso tenere: c) scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito. La disciplina fiscale richiede quindi ai soggetti obbligati alla tenuta delle scritture contabili, il c.d. mastro dei conti. Praticamente, il libro mastro si compone di tante schede, quanti sono i conti utilizzati, ed ogni scheda riporta i movimenti che, nell anno, hanno interessato tale conto. Il libro mastro non deve essere vidimato, né bollato, né numerato. Registro dei beni ammortizzabili Il registro dei beni ammortizzabili non è richiesto dalla disciplina civilistica, ma esclusivamente da quella fiscale. Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600 Articolo 16 Registro dei beni ammortizzabili 9
Le società, gli enti e gli imprenditori commerciali, di cui al primo comma dell'art. 13, devono compilare il registro dei beni ammortizzabili entro il termine stabilito per la presentazione della dichiarazione. Nel registro devono essere indicati, per ciascun immobile e per ciascuno dei beni iscritti in pubblici registri, l'anno di acquisizione, il costo originario, le rivalutazioni, le svalutazioni, il fondo di ammortamento nella misura raggiunta al termine del periodo d'imposta precedente, il coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d'imposta, la quota annuale di ammortamento e le eliminazioni dal processo produttivo. Per i beni diversi da quelli indicati nel comma precedente le indicazioni ivi richieste possono essere effettuate con riferimento a categorie di beni omogenee per anno di acquisizione e coefficiente di ammortamento. Per i beni di cui all'art. 102 bis del testo unico delle imposte sui redditi, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917 le indicazioni ivi richieste possono essere effettuate con riferimento a categorie di beni omogenee per anno di acquisizione e vita utile. Per i beni gratuitamente devolvibili deve essere distintamente indicata la quota annua che affluisce al fondo di ammortamento finanziario. (1) Se le quote annuali di ammortamento sono inferiori alla metà di quelle risultanti dall'applicazione dei coefficienti stabiliti ai sensi del secondo comma dell'art. 68 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 597, il minor ammontare deve essere distintamente indicato nel registro dei beni ammortizzabili. I costi di manutenzione, riparazione, ammodernamento e trasformazione di cui all'ultimo comma del detto art. 68, che non siano immediatamente deducibili, non si sommano al valore dei beni cui si riferiscono ma sono iscritti in voci separate del registro dei beni ammortizzabili a seconda dell'anno di formazione. Pertanto: Beni immobili e mobili registrati vanno riportati singolarmente. Altri beni possono essere annotati per categorie omogenee. 10
Il contenuto minimo da riportare nel libro cespiti ammortizzabili, può essere riassunto nella tabella che segue: anno di acquisizione del bene; costo di acquisizione del bene; rivalutazioni e/o svalutazioni; Il registro cespiti ammortizzabili: il contenuto minimo fondo ammortamento; coefficiente di ammortamento; quota annuale di ammortamento; eventuali vendite/eliminazioni dal processo produttivo. Se l ammortamento fiscale differisce, per qualsiasi motivo, dall ammortamento civilistico, i dati relativi ad entrambi vanno riportati sul libro cespiti. Il registro viene tenuto al fine di poter dedurre dal reddito d'esercizio le quote di ammortamento, le quali devono, inoltre, risultare imputate a conto economico ai sensi dell'art. 75 TUIR. La mancata annotazione delle quote di ammortamento sull'apposito registro, comporta, quale sanzione accessoria, la loro indeducibilità dal reddito d'impresa. Gli ammortamenti possono essere registrati, in alternativa dell'apposito registro: per i soggetti in contabilità ordinaria: sul libro inventari o libro giornale; per i soggetti in contabilità semplificata: sul registro IVA degli acquisti; 11
purché il contribuente sia in grado di fornire, su richiesta dell Amministrazione Finanziaria, in forma sistematica, gli stessi dati che sarebbero indicati nel libro cespiti. Si ritiene comunque opportuna la compilazione del presente registro. Deve essere compilato entro il termine stabilito per la presentazione della dichiarazione. LIBRO CESPITI AMMORTIZZABILI ALTERNATIVAMENTE la giurisprudenza ha ritenuto sufficiente riportare i dati: per i soggetti in contabilità ordinaria: sul libro inventari o libro giornale; per i soggetti in contabilità semplificata: sul registro IVA degli acquisti. La numerazione delle pagine Le formalità da rispettare per l'utilizzo del registro dei beni ammortizzabili corrispondono alla progressiva numerazione delle pagine (non è necessaria la vidimazione/bollatura). La conservazione del registro Il registro in esame deve, a norma di legge, essere conservato: ai fini civilistici: per dieci anni; ai fini fiscali: fino a quando non siano decorsi i termini stabiliti per l'accertamento (ai fini tributari generalmente quattro anni decorrenti dal 31 dicembre dell anno in cui è stata presentata la dichiarazione cui si riferiscono le registrazioni). Modalità di tenuta La modalità di tenuta del registro dei beni ammortizzabili, può avvenire utilizzando: registri a compilazione manuale; a tenuta meccanografica. 12
Per il registro dei beni ammortizzabili, in base all art. 16 del D.P.R. n. 600/1973, il termine di redazione coincide con quello di invio delle dichiarazioni. Libro cespiti ammortizzabili Deve essere compilato entro il termine stabilito per la presentazione della dichiarazione. La C.M. n.7/1496 del 30.04.1977 ha altresì chiarito che è possibile lasciare delle pagine in bianco qualora si preveda che le annotazioni relative agli ammortamenti vadano riportate nella pagina successiva. A tal fine, è sufficiente che sull intestazione della pagina venga riportata la categoria di cespite così come riportato nella pagina precedente. Le scritture ausiliarie di magazzino La disciplina fiscale pone in capo alle imprese in contabilità ordinaria, anche l obbligo di redazione delle scritture ausiliarie di magazzino, ma solo qualora l impresa stessa superi entrambi i seguenti limiti: - ricavi superiori a Euro 5.164.568,99 per esercizio; - rimanenze finali superiori a Euro 1.032.913,80. L obbligo scatta dal secondo periodo d imposta successivo a quello in cui tali limiti sono stati superati e termina il primo periodo d imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva, tali limiti non vengono superati. Sono inoltre sempre esonerati: - i commercianti al minuto e i soggetti assimilati; - coloro che devono tenere il registro di carico-scarico. Scritture ausiliarie di magazzino SOLO SE ricavi superiori a Euro 5.164.568,99 per esercizio; rimanenze finali superiori a Euro 1.032.913,80. 13
Le scritture ausiliarie di magazzino sono finalizzate ad indicare le variazioni del magazzino. SCRITTURE AUSILIARIE DI MAGAZZINO È necessario registrare le entrate ed uscite dei seguenti beni: - merci destinate alla vendita; - semilavorati, purché siano classificati distintamente in inventario e con esclusione dei prodotti in corso di lavorazione; - prodotti finiti; - materie prime e altri beni destinati ad essere in essi incorporati fisicamente; - imballaggi per il confezionamento dei prodotti. NON vanno registrati i movimenti di: - beni in corso di lavorazione, - i titoli azionari e le obbligazioni, - i materiali di consumo non incorporati nel prodotto, - i materiali per la manutenzione, la cancelleria, i ricambi a condizione che non costituiscano oggetto dell'attività. - i movimenti relativi a singoli beni (o categorie omogenee), il cui costo complessivo nel periodo di imposta precedente non supera il 20% di quello sostenuto nello stesso periodo per tutti i beni che devono essere invece registrati. Le rilevazioni Possono essere effettuate quotidianamente o con periodicità non superiore al mese. Le rilevazioni vanno registrate entro 60 giorni dalla scadenza del periodo scelto. Non sono previsti particolari adempimenti per le scritture ausiliarie di magazzino: pertanto, non sarà necessario bollare e vidimare i registri e nemmeno numerare progressivamente le pagine. 14
Si ricorda, in ogni caso, che è necessario procedere con la stampa su supporto cartaceo entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi del periodo d imposta di riferimento. I registri Iva L'art.14, lett. b) del D.P.R. 600/73 prevede la tenuta obbligatoria dei registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto. I principali registri IVA regolamentati sono sotto riassunti nella tabella seguente: registro delle fatture emesse (art. 23 D.P.R. 633/72); registro dei corrispettivi (art. 24 D.P.R. 633/72); registro degli acquisti (art. 25 D.P.R. 633/72); bollettario madre e figlia (art. 32 D.P.R. 633/72); registro delle dichiarazioni di intento emesse e ricevute (art. 1, co. 2, L. 746/83); registro riassuntivo della liquidazione Iva di gruppo (art. 39 D.P.R. 633/72); registro annotazione sistema analitico Iva del margine (art. 38 D.L. 41/95); registro annotazione sistema globale Iva del margine (art. 38 D.L. 41/95); registro annotazione consegne a terzi in lavorazione, comodato, deposito, ecc. (art. 53, co. 2, D.P.R. 633/72); registro corrispettivi di emergenza per misuratore fiscale (art. 11, D.M. 23.3.1983); registro Iva per l'editoria (art. 74, lett. c) D.P.R. 633/72 / D.M. 28.12.72 / D.M. 29.12.89); registro annotazione movimentazione beni da e per altri stati UE a titolo non traslativo della proprietà (art. 52 D.P.R. 633/72); registro degli omaggi (C.M. 32/501388 del 27.4.1973); registro dei depositi Iva (art. 50-bis, co. 3, D.L. 331/93); registro dei corrispettivi per le agenzie di viaggio (art. 73/74-ter D.P.R. 633/72 / D.M. 16.1.1980). 15
Devono essere stampati entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. Devono essere numerati progressivamente, indicando, affianco al numero della pagina, l anno a cui si riferiscono le scritture (es. i registri 2012 che stamperò a breve dovranno riportare al numero di pagina 2012/1, 2012/2 ecc. e non 2013/1, 2013/2 ecc.) Registri Iva Devono essere tenuti secondo le regole di ordinata contabilità: senza spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine, abrasioni. Devono essere conservati per un periodo di 4 anni, a decorrere dal 31.12 dell anno in cui è stata presentata la dichiarazione a cui si riferiscono le scritture. Esempio: i registri che stamperò a breve, riferiti al 2012, dovranno essere conservati fino al 31.12.2017 - Riproduzione riservata - 16