Prot. n. 21116 X/4 Venezia, 01 settembre 2008 Ai Responsabili delle Sedi che usufruiscono del servizio di portierato esternalizzato Ai Referenti di Sede Ai Responsabili delle Strutture interessate e, p.c. al Direttore Amministrativo alla Sezione Appalti e Contratti DEPAC al Direttore della Sezione Strumentazioni Multimediali - DEPAC alla Divisione Servizi Tecnici al Servizio Prevenzione e Protezione dai Rischi al Centro Servizi Informatici e di Telecomunicazioni d Ateneo alla Biblos Cooperativa Universitaria a.r.l. LORO SEDI Oggetto: Affidamento della gestione integrata del servizio di portierato. Si informa che a decorrere dal 01/09/2008 la ditta esecutrice della gestione integrata del servizio di portierato per l Università Ca Foscari Venezia è la BIBLOS cooperativa universitaria a.r.l. di Pescara. Si ritiene cosa utile, con l occasione, richiamare e specificare quanto previsto dal Capitolato speciale d appalto (un estratto del quale è pubblicato nel Web d Ateneo, seguendo il percorso Area riservata > Ateneo > Contratti/Convenzioni > Servizi > Gestione integrata del servizio di portierato ) in merito all oggetto e alle modalità di espletamento del servizio. Estratto del CAPITOLATO SPECIALE PER L AFFIDAMENTO DELLA GESTIONE INTEGRATA DEL SERVIZIO DI PORTIERATO (estratto: in corsivo; note dell ufficio: in grassetto) ART. 1 - OGGETTO DEL SERVIZIO La gestione integrata del servizio di portierato comprende l espletamento dei seguenti servizi, come descritti dal presente capitolato e precisamente:
- Servizio di portineria: consiste nell apertura e chiusura delle sedi (dalle 7,45 alle ore 20.00 in via ordinaria e in orari serali, notturni e/o festivi in caso di esigenze particolari in sedi di rappresentanza o biblioteche), nella custodia delle chiavi degli accessi, nel presidio degli accessi e controllo degli stessi, nel rilascio di informazioni relative all ubicazione degli uffici e delle strutture didattiche e scientifiche dell Ateneo, nel rilascio di informazioni all utenza studentesca previa adeguata istruzione da parte dell Università. Consegna, ricevimento, distribuzione e prelevamento, presso l ufficio postale e/o la portineria di Ca Foscari o altro luogo indicato dall Amministrazione, di corrispondenza, plichi e materiale vario da/a vettori autorizzati, utilizzando, per il trasporto, anche mezzi di proprietà della stazione appaltante. Le informazioni rilasciate dagli operatori Biblos all utenza dovranno limitarsi a notizie di base relative all ubicazione e agli orari di apertura di Strutture e uffici; relativamente all utenza studentesca gli operatori potranno rilasciare esclusivamente informazioni sugli iter da seguire, ad esempio, per immatricolazioni/iscrizioni, richieste di documentazione, richieste di appuntamenti e simili, previa istruzione degli operatori stessi che dovrà avvenire in accordo con il Coordinatore del servizio Biblos (di seguito individuato). Gli operatori Biblos reperiranno le informazioni da fornire all utenza anche dal sito web d Ateneo e dalla rubrica online. L uso dei pc in dotazione ai locali portineria è consentito unicamente per detta attività. In riferimento a «consegna, ricevimento, distribuzione e prelevamento, presso l ufficio postale e/o la portineria di Ca Foscari o altro luogo indicato dall Amministrazione, di corrispondenza, plichi e materiale vario da/a vettori autorizzati» gli operatori sono autorizzati a firmare per il ricevimento di posta/plichi in arrivo e a smistarli in consegna alle Strutture destinatarie. - Servizio di telefonia da effettuare nello stesso locale della portineria. Il servizio di telefonia comprende il rilascio delle informazioni di base indicate nel punto precedente. - Commissioni anche esterne, quali trasporto e consegna di documenti, anche contabili, compresi valori di modesta entità, libri ed altri materiali, presso enti, ditte, istituti di credito esterni, clienti a vario titolo, su incarico dell Università ivi compreso lo smistamento posta da e verso le strutture dell Università secondo tempi e modalità stabilite da successive note esplicative. L organizzazione delle commissioni esterne dovrà avvenire in modo da non causare la sospensione del servizio di presidio della sede. L eventuale possibilità di una sospensione del presidio della sede ai fini dello svolgimento di commissioni esterne da parte dell operatore Biblos sarà possibile solo previa verifica di fattibilità da parte del Responsabile di sede e dovrà essere formalizzata al più presto con nota via mail (all indirizzo di seguito indicato) al Responsabile del procedimento di gestione del servizio (Dirigente D.O.G.R.U.), indicando le giornate e gli orari previsti per le commissioni esterne. Il Responsabile del procedimento di gestione del servizio, verificata la compatibilità con quanto previsto dal Capitolato d appalto, provvederà all inoltro della richiesta di organizzazione del servizio 2
secondo quanto individuato dai Responsabili di sede. Relativamente ai «valori di modesta entità» si individua la soglia massima nel valore di Euro 500,00. - Distribuzione gessi o pennarelli per le lavagne, pulizia delle stesse e dei cancellini delle aule e della zona sottostante alle lavagne, da effettuarsi almeno tre volte nell arco delle dodici ore di apertura delle sedi, in orari da concordare con l ente al momento dell attivazione del servizio. - Interventi sulle attrezzature di supporto all attività didattica. Le attività richieste riguardano le attrezzature di base, in dotazione alle aule e alle portinerie di sede, principalmente utilizzate per la didattica universitaria. Sono considerate attrezzature di base: lavagne luminose, diaproiettori, microfoni a filo, diffusori acustici amplificati, videoproiettori portatili. Le attività previste sono le seguenti: A - Supporto informativo e tecnico: 1) Assistenza ai Docenti con indicazioni relative a dotazioni, modalità di collegamento, stato di funzionamento delle apparecchiature; 2) Trasporto, predisposizione all'utilizzo e connessione delle apparecchiature in caso di primo utilizzo da parte dei Docenti. B - Manutenzione ed esercizio: 1) Custodia delle apparecchiature e verifica preventiva o periodica della loro funzionalità; 2) Gestione delle batterie ricaricabili dei radiomicrofoni, con sostituzione delle batterie esaurite e corretta esecuzione dei previsti cicli di ricarica; 3) Conservazione e gestione materiali di scorta (cavi, batterie e lampadine); 4) Verifica in loco del malfunzionamento o guasto, con identificazione delle possibili soluzioni e cause; 5) Pronto intervento di piccola manutenzione per il ripristino di apparecchiature di base, con sostituzione di microfoni a filo, di cavi microfonici, di lampadine esaurite o avariate e di batterie; 6) Segnalazione dei guasti non risolvibili immediatamente, con utilizzo delle procedure in uso. Gli interventi sulle attrezzature di supporto all attività didattica andranno svolti dagli operatori Biblos secondo le procedure individuate dall Amministrazione (Responsabile Sezione strumentazioni multimediali e/o Responsabili di sede) e previa formazione concordata con il Coordinatore del servizio Biblos. Le procedure individuate dovranno essere comunicate al Responsabile del procedimento di gestione del servizio e al Coordinatore del servizio Biblos via mail agli indirizzi di seguito indicati. - Allestimento e ripristino di aule, di sale da riunione, dei teatri etc. in previsione e dopo lo svolgimento di manifestazioni (conferenze, congressi, convegni, adunanze, assemblee, etc.) con movimentazione di tavoli, sedie e mobilia. 3
- Servizio ad uso interno di fotocopiatrici e telefax. L utilizzo di fotocopiatrici e telefax dovrà avvenire in modo da non causare la sospensione del principale servizio di presidio della sede, fatte salve eventuali diverse disposizioni come indicato nel punto relativo alle commissioni esterne. Non rientra nelle attività consentite dal capitolato la vendita e gestione di tessere magnetiche per l utilizzo di macchine fotocopiatrici installate da terzi presso i locali dell Università: non è pertanto possibile chiedere agli operatori Biblos di procedere alla vendita di tessere magnetiche per l utilizzo delle macchine fotocopiatrici. La rilevazione di malfunzionamento di macchine fotocopiatrici sarà comunicata da parte degli operatori Biblos alla Struttura interessata o alla ditta addetta alla manutenzione delle apparecchiature tramite le procedure individuate dalla Struttura interessata, che dovrà informare di tali procedure il Responsabile del procedimento di gestione del servizio via mail all indirizzo di seguito indicato. - Trasporti di materiali fino ad un peso massimo di kg. 30, per ciascun trasporto. I trasporti di materiali andranno organizzati nel rispetto di quanto previsto in materia di salute e sicurezza sul lavoro dalla normativa vigente (D.Lgs. 81/2008), fatte salve eventuali condizioni di rischio particolare o patologie delle persone individuate per il trasporto dei materiali. I trasporti inoltre dovranno avvenire in modo da non causare la sospensione del principale servizio di presidio della sede, fatte salve eventuali diverse disposizioni come indicato nel punto relativo alle commissioni esterne. - Gestione bacheche. Si intende per «gestione bacheche» la predisposizione di avvisi e calendari (senza l ausilio del pc tranne che per la stampa di eventuali avvisi presenti nel web d Ateneo), l affissione degli stessi negli spazi previsti e indicati dalle Strutture interessate, la verifica della validità e la rimozione degli avvisi scaduti o la cui affissione non è stata autorizzata dalla Struttura interessata. - Ricollocazione di materiale librario. La «ricollocazione di materiale librario» andrà organizzata in modo da non causare la sospensione del principale servizio di presidio della sede, fatte salve eventuali diverse disposizioni come indicato nel punto relativo alle commissioni esterne. - Presidio e gestione degli spazi espositivi e di aule/spazi di rappresentanza. - Segnalazione di effrazioni/danneggiamenti di locali/arredi dell Università con utilizzo delle procedure in uso. Qualora fossero constatati «effrazioni/danneggiamenti di locali/arredi», gli operatori Biblos ne dovranno dare comunicazione al referente individuato dall Amministrazione (personale tecnico interno o tecnici di ditte di manutenzione esterne, secondo quanto sarà indicato dalla Divisione Servizi Tecnici), in accordo con il Coordinatore del servizio Biblos. 4
Nel caso di attivazione di allarmi antincendio e/o antintrusione, gli operatori Biblos dovranno intervenire secondo la procedura che sarà indicata dalla Divisione Servizi Tecnici e previa adeguata istruzione, in accordo con il Coordinatore del servizio Biblos. La procedura individuata dalla Divisione Servizi Tecnici, unitamente ai codici degli allarmi e ai riferimenti nominativi e telefonici necessari, andrà comunicata via mail al Responsabile del procedimento di gestione del servizio e al Coordinatore del servizio Biblos agli indirizzi di seguito indicati. - Assunzione delle funzioni di collaboratore del responsabile dell emergenza partecipando alle attività delle Squadre per la lotta antincendio e di gestione dell emergenza dell Università secondo le procedure in uso. L appaltatore provvederà alla formazione antincendio e di primo soccorso del proprio personale dipendente; la formazione dovrà essere certificata secondo quanto previsto in materia dalla normativa vigente. Nel caso si verificasse una situazione di emergenza, il riferimento per l intervento degli operatori Biblos sarà il Responsabile dell emergenza della sede interessata, come sarà comunicato via mail dal Servizio di Prevenzione e Protezione dai Rischi al Responsabile del procedimento di gestione del servizio e al Coordinatore del servizio Biblos agli indirizzi di seguito indicati. In riferimento alla tipologia delle emergenze si veda oltre. Qualora il servizio comporti l'allontanamento dell addetto dalla portineria, previo accordo con il responsabile di sede, il servizio di portierato si intenderà momentaneamente sospeso, previo adeguato avviso agli utenti, dal quale risulti il periodo di sospensione e l eventuale sostituto. Relativamente alle eventuali sospensioni del servizio dovute al temporaneo allontanamento del/degli operatore/i Biblos, si ribadisce che le sospensioni devono essere tali da non compromettere la sicurezza della sede. Non sono autorizzate sospensioni del servizio per permessi personali o per pause pranzo degli operatori Biblos. L organizzazione e la concessione di tali permessi sono di esclusiva competenza della ditta Biblos cooperativa universitaria a.r.l. Nei casi di emergenza (incendio, allagamento, intrusione di persone non autorizzate), l addetto al servizio di portineria dovrà tempestivamente avvertire il responsabile di sede e il responsabile della gestione del servizio o suo sostituto ed eventualmente richiedere l intervento delle autorità competenti (Vigili del Fuoco, Polizia di Stato o Carabinieri). Nel caso in cui l emergenza si protragga oltre l orario di chiusura della sede, l addetto al servizio di portineria prolungherà il proprio servizio fino a conclusione dell emergenza stessa. Le procedure di comunicazione andranno individuate dal Servizio Prevenzione e Protezione dai Rischi e comunicate via mail al Responsabile del procedimento di gestione del servizio e al Coordinatore del servizio Biblos agli indirizzi di seguito indicati. L addetto al servizio di portierato dovrà prolungare la propria attività oltre l orario di 5
chiusura della sede anche nei casi eccezionali di prolungamento dell attività da parte degli Organi di Governo e/o di manifestazioni rilevanti. In tal caso, la Struttura interessata ne dovrà dare comunicazione via mail al Responsabile del procedimento di gestione del servizio (all indirizzo di seguito indicato) per consentire la regolarizzazione del servizio prestato dagli operatori Biblos e la verifica della disponibilità economica. L impresa appaltatrice svolgerà i servizi sopra specificati in piena autonomia gestionale, a proprio rischio, provvedendo ad organizzare tutti i mezzi necessari allo svolgimento dei servizi stessi, secondo le modalità operative che verranno concordate con il Responsabile del servizio dell Università. Nell espletamento dei servizi gli addetti dell impresa appaltatrice, impiegati nell appalto, opereranno esclusivamente secondo le direttive impartite dal Coordinatore del Servizio di cui all art. 5, in accordo con il responsabile del servizio dell Università. Si ribadisce l autonomia della Biblos coop. univ. a.r.l. nell organizzazione e nello svolgimento del servizio di portierato. Gli operatori Biblos indosseranno la divisa della Cooperativa e il cartellino di riconoscimento previsto dalla legislazione vigente. ART. 6 - COORDINATORE DEL SERVIZIO Al fine di garantire un corretto svolgimento del servizio, l impresa appaltatrice si obbliga ad individuare un Coordinatore del Servizio che sarà l unico referente per l Università in relazione a tutte le problematiche inerenti le modalità di esecuzione del servizio stesso. A decorrere dal 01/09/2008 il Coordinatore del servizio individuato dalla Biblos coop. univ. a.r.l. è Moreno VENTURINI (email: cafoscari@bibloservice.it) Eventuali variazioni del nominativo o dei recapiti saranno tempestivamente comunicate alle Strutture interessate. ART. 11 VARIAZIONI DEL SERVIZIO L Università si riserva la facoltà di richiedere eventuali riduzioni, sospensioni o ampliamenti del servizio, anche a carattere temporaneo, alle stesse condizioni contrattuali, ivi comprese quelle economiche, senza che l Appaltatore abbia diritto a indennizzo, a qualsiasi titolo, anche risarcitorio. L esecuzione di tali variazioni potrà avvenire solo a seguito di richiesta scritta da parte del Responsabile del procedimento di gestione del servizio dell Università. Per eventuali modifiche all orario di servizio di portierato da assumere in occasione di particolari esigenze delle Strutture, le richieste andranno indirizzate esclusivamente al Responsabile del procedimento di gestione del servizio via mail all indirizzo pta.carriere@unive.it e dovranno pervenire in tempo utile per permettere la verifica della disponibilità del budget e l organizzazione del servizio stesso, ovvero non oltre le 72 ore antecedenti il servizio richiesto. Per ovvi motivi di gestione del budget non sono ammessi accordi diretti con gli operatori Biblos. 6
ART. 12 - INADEMPIENZE DURANTE L ESECUZIONE DEL SERVIZIO -PENALITÀ Ogni qualvolta venisse rilevata o fatta constatare una deficienza nell esecuzione e/o organizzazione del servizio, accertata a seguito di riscontri o segnalazioni pervenute al responsabile del procedimento di gestione o suo sostituto, l Università addebiterà all Appaltatore le penali di seguito riportate per ogni singolo evento riscontrato giornalmente: 1. mancato uso della divisa o cartellino di riconoscimento: 50,00; 2. mancata o errata esecuzione, anche parziale, di servizi richiesti nel capitolato, rilevata da note ufficiali: 200,00; 3. mancato rispetto dell orario di servizio: 300,00; 4. assenza ingiustificata del personale dalla portineria: 300,00; 5. atteggiamento sgarbato o poco attento nei confronti del pubblico, evidenziato da lettere di protesta: 300,00; 6. mancata o errata esecuzione delle operazioni di apertura o chiusura della sede: 400,00; 7. sospensione del servizio o mancato rispetto dei termini di cui all art. 18: 450,00, oltre agli addebiti previsti dal suddetto art.18 (sciopero non comunicato) L Amministrazione provvederà al monitoraggio costante della qualità e della regolarità del servizio richiesto. Qualora le Strutture constatassero il verificarsi di una situazione di disservizio o inadempienza dovranno darne al più presto comunicazione al Responsabile del procedimento di gestione del servizio via mail all indirizzo pta.carriere@unive.it descrivendo il tipo di inadempienza, il giorno e l orario in cui l evento si è verificato, oltre al nome del/degli operatore/i coinvolto/i. ART. 17 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO Il responsabile del procedimento di gestione del servizio è il Dirigente della Divisione Organizzazione Gestione Risorse Umane o suo incaricato. Il Responsabile del procedimento di gestione del servizio è il Dirigente della Divisione Organizzazione e Gestione delle Risorse Umane, Maria Antonietta COMELLO (email: pta.carriere@unive.it, tel. 041.2348248-8255) Tutte le comunicazioni relative alla gestione integrata del servizio di portierato dovranno essere inviate all indirizzo pta.carriere@unive.it. Eventuali indicazioni di tipo operativo potranno essere inviate anche al Coordinatore del servizio Biblos all indirizzo cafoscari@bibloservice.it. Su indicazione della Biblos coop. univ. a.r.l. a decorrere dal 01/09/2008 saranno disattivati tutti gli indirizzi di posta elettronica assegnati ai singoli operatori, oltre ai seguenti indirizzi assegnati alle portinerie: portineria.briati@unive.it portineria.cabembo@unive.it portineria.cabottacin@unive.it portineria.cli@unive.it portineria.giudecca@unive.it portineria.malcanton.marcora@unive.it portineria.oriago@unive.it portineria.santamarta@unive.it portineria.sbasilio@unive.it 7
portineria.ssis@unive.it portineria.telecom@unive.it portineria.vendramin@unive.it portineriasangiobbe@unive.it portsseb@unive.it cadolfin@unive.it zattere@unive.it Le comunicazioni operative precedentemente inviate agli indirizzi sopra indicati a decorrere dal 01/09/2008 andranno inviate all indirizzo cafoscari@bibloservice.it. Si invita a dare comunicazione dell attivazione del nuovo indirizzo mail a tutti gli interessati. Nell ottica di un costante miglioramento della gestione integrata del servizio di portierato, è intenzione della Divisione Organizzazione e Gestione delle Risorse Umane organizzare un incontro operativo con le Strutture interessate e i referenti della Biblos cooperativa universitaria a.r.l. Si invita a dare diffusione della presente nota a tutti gli interessati al servizio di portierato. Si ringrazia per la collaborazione e si resta a disposizione per eventuali chiarimenti. Con i migliori saluti. IL DIRETTORE DELLA DIVISIONE ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELLE RISORSE UMANE M. ANTONIETTA COMELLO 8