CORSO DI ALTA FORMAZIONE PROFESSIONALE IN WEDDING PLANNER LA COMUNICAZIONE NEL WEDDING EVENT Prima parte [LEZIONE 10].
Come affrontare le lezioni Ci sono diversi modi per affrontare le lezioni e, certamente, ognuno di voi possiede già un metodo di studio personale con il quale si sente a proprio agio. Il nostro consiglio, è quello di leggerle il più lentamente possibile. Di riflettere su ogni frase, su ogni concetto, su ogni precisazione. Anche su ciò che vi appare più facile o scontato. Fatelo con l aiuto di un quaderno per gli appunti, da utilizzare per le Domande utili e gli esercizi che troverete lungo il vostro percorso. Naturalmente è fondamentale essere onesti con voi stessi. Perché tutto ciò che viene affrontato all interno di questo programma di formazione professionale, è il frutto e la testimonianza di anni di esperienza e di duro lavoro, con i suoi oneri e onori. Professionisti che hanno testato sulla propria pelle e imparato nel tempo ciò che in questi mesi verrà condiviso con voi. Senza segreti e senza sconti. Vi chiediamo di sgomberare la mente e iniziare da zero. Non cedete alla tentazione di affrontare superficialmente argomenti e concetti che vi sembrano simili fra loro. E necessario portare alla luce la vostra consapevolezza: cambiando una credenza, un abitudine, un comportamento, si innesca la trasformazione che vi porterà poi a diventare dei veri professionisti. Perché questa professione è, prima di tutto, questione di entrare nella giusta mentalità, nella giusta visione. Perché a differenza di molte altre professioni, deve obbligatoriamente entrarti nel sangue, e arrivare a fare parte di te. Perché chi fa questo lavoro, vede cose che nessun altro vede. Osserva dettagli che nessun altro nota. Tocca con la mente, scenari che ancora non esistono e che nessuno immagina. Buon lavoro! 1
[ Dove eravamo rimasti ] 2
Nella scorsa lezione abbiamo analizzato: Scenografia e Design Odori e sapori L'atmosfera I Colori La Luce I Suoni 3
In questa lezione affronteremo: Comunicare con gli ospiti Immagine coordinata Significato e funzione dell immagine coordinata Quando l immagine diventa coordinata? Esempi creativi Logo Esempi creativi Inviti Vademecum Scegliere gli inviti Esempi Gli inviti al ricevimento Esempi Lo stile degli inviti Forme e colori I caratteri Buste e indirizzi Per non sbagliare Esempi creativi Allegato Facsimile Elenco Ospiti 4
[Comunicare con gli ospiti] 5
Premessa L organizzazione di un matrimonio prevede una serie puntale e precisa di momenti di comunicazione con gli invitati. Ecco i supporti di comunicazione tradizionali che non mancano quasi mai a un wedding event. - Save the date - Invito / Partecipazione - Programma della cerimonia - Tableau per l assegnazione dei posti e segnaposto - Menù - Wedding gift - Ringraziamenti, ecc. Tutti i materiali di comunicazione visiva, dovranno avere la stessa immagine coordinata. 6
[Immagine coordinata] 7
Significato e funzione dell immagine coordinata Immagine coordinata Il concetto di immagine coordinata appartiene al mondo della comunicazione visiva. Ha come oggetto principalmente la comunicazione di aziende, società, enti, associazioni e qualsiasi altra entità commerciale, sociale o concettuale che abbia tra i suoi bisogni quello di essere conosciuta da un determinato pubblico. L immagine coordinata è quindi il mezzo attraverso il quale, a prescindere dal numero, dalla complessità e dalle dimensioni del fenomeno comunicativo, l immagine risultante è percepita all esterno come proveniente dalla stessa entità, favorendo così riconoscimento e ricordo. Il concetto di immagine coordinata si applica anche alla comunicazione visiva di un evento come il matrimonio. 8
Quando l immagine diventa coordinata? Immagine coordinata L immagine diventa coordinata quando i differenti fenomeni comunicativi risultano coerenti l'uno con l'altro. Questa coerenza si riferisce tradizionalmente a elementi di comunicazione visiva quali, ad esempio, loghi, colori, caratteri tipografici, impaginazione e presentazione grafica dei supporti di comunicazione, che nel caso del matrimonio si traducono nella comunicazione del filo conduttore che lega inviti, menù, tableau, ma anche accessori, addobbi floreali, wedding gift, ecc. 9
Immagine coordinata Risultato Un impatto visivo ordinato e decisamente migliore, oltre a un processo di comunicazione più efficiente e con precisi punti di riferimento. E quell accorgimento che rende un matrimonio assolutamente unico ed elegante, senza per forza dover essere sfarzoso. 10
Immagine coordinata 11
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Logo Immagine coordinata: logo Un logo (abbreviazione di logotipo) è la scritta che solitamente rappresenta un prodotto, un servizio, un'azienda o un'organizzazione. Tipicamente è costituito da un simbolo o da una versione o rappresentazione grafica di un nome o di un acronimo che prevede l'uso di un lettering ben preciso. Un logo è un altro elemento della comunicazione aziendale che si presta molto bene al matrimonio, in quanto rafforza l immagine coordinata e dà una riconoscibilità e un carattere unico all evento. 18
Immagine coordinata: il logo Per dare all evento un impronta eterna e creativa, l uso di un design personalizzato è altamente consigliato. Il logo può essere rappresentato da un motivo, un simbolo, un disegno o da un monogramma con le inziali degli sposi. Come sempre dipende dallo stile delle nozze e dal filo conduttore. Tutto l insieme deve essere integrato alla perfezione e assolutamente coerente. Immagine coordinata: il logo 19
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Immagine coordinata 22
[Inviti] 23
Inviti Vademecum Innanzitutto è bene specificare che, a seconda del Paese e della cultura, possono esistere due tipi di inviti che servono a distinguere chi viene invitato alla sola cerimonia e chi anche al successivo rinfresco. Nel primo caso, si spedisce solo l invito alla cerimonia. Nel secondo caso, si invia sia l invito alla cerimonia sia quello al ricevimento. Quando sceglierli? Dopo aver fissato la data delle nozze, prenotato l officiante e/o il luogo di culto e confermato il luogo del ricevimento. 24
Inviti Quando ordinarli? Dopo aver steso l elenco per eccesso di tutte le persone (parenti, amici, colleghi, conoscenti ecc.) che si desidera invitare, distinguendo tra chi sarà invitato anche al ricevimento e chi solo alla cerimonia. V. file allegato alla lezione. Quando spedirli? Devono essere pronti due mesi prima. Inviateli almeno 45 giorni prima del giorno del matrimonio. Se indirizzati all estero, spediteli 60 giorni prima. Se sono senza invito al rinfresco potete inviarli 15/20 giorni prima delle nozze. 25
Inviti Compiti del wedding planner Consulenza nell ideazione e scelta degli inviti Realizzazione Invio Compiti degli sposi Scegliere tra le opzioni proposte dal wedding planner Stilare la lista degli invitati alla sola cerimonia Stilare la lista degli invitati a cerimonia e rinfresco Fornire gli indirizzi per il recapito 26
Inviti Scegliere gli inviti Nel scegliere gli inviti gli sposi potranno optare per uno stile formale o informale. Il primo seguirà l etichetta e le tradizioni locali, il secondo invece si adatterà alla creatività e alla personalità degli sposi. La scelta dipenderà dal tipo di stile che la futura coppia desidera conferire alle nozze e dal tema scelto per rivestire l evento. Anche i contenuti presenti nell invito si adatteranno allo stile delle nozze. Coloro che desiderano seguire la tradizione, per esempio, sceglieranno di far annunciare le proprie nozze dai genitori. 27
Inviti Le formule utilizzate e suggerite dal galateo sono diverse (a seconda anche della situazione famigliare degli sposi) e possono leggermente differire da nazione a nazione. Il tipografo in questo caso è in grado di suggerire la formula più giusta, che meglio si adatta alle esigenze degli sposi e all etichetta locale. Tuttavia oggi sono sempre di più le coppie che decidono seguire uno stile più informale e creativo e di annunciare direttamente le proprie nozze. Ma quali sono le informazioni principali che dovranno comparire sugli inviti? La regola da seguire è quella di fornire agli ospiti tutte le informazioni necessarie per partecipare alle nozze affinché siano messi in condizioni di non aver più nulla da chiedere, tra cui: Nome e cognome dei futuri sposi 28
Inviti Ora, giorno, mese e anno della cerimonia (e del ricevimento e/o festa) Indirizzo dei rispettivi sposi e della loro futura casa R.S.V.P ovvero Réspondez s il Vous plait. In questo modo ogni invitato si sentirà in dovere di confermare o meno la propria presenza. Contatti per i dettagli ed eventuali ulteriori informazioni Ai cartoncini principali, con l invito alla cerimonia e al rinfresco, possono essere allegate ulteriori informazioni quali: Mappe per raggiungere la location delle nozze 29
Inviti Informazioni circa eventuali pernottamenti per gli ospiti che arrivano da lontano, ecc. Eventuali trasporti organizzati dagli sposi per gli ospiti Informazioni sulla lista nozze o idee regalo Eventuale sito web o pagina Facebook dedicato all evento di nozze Dress Code (se richiesto) Fate comunque attenzione che il tutto non risulti eccessivamente voluminoso! 30
Inviti ESEMPIO: QUANDO SONO I GENITORI AD ANNUNCIARE IL MATRIMONIO Roberto Bianchi e Francesca Bianchi Pavesi Gianni Invernizzi e Luisa Invernizzi Rossi annunciano il matrimonio annunciano il matrimonio della figlia Emma con del figlio Luca con Luca Invernizzi Emma Bianchi 25 giugno 2013, ore 11,30 Basilica di Sant Eufemia piazza S. Eufemia 2, Milano Milano, Corso Italia 12 Milano, Via Calatafimi 21 Como, Via Roma 12 31
Inviti ESEMPIO: QUANDO SONO GLI SPOSI AD ANNUNCIARE IL MATRIMONIO Vediamo di seguito i casi in cui sono direttamente gli sposi a fare l annuncio: Quando il matrimonio è particolarmente creativo o informale. Quando uno dei due sposi è al secondo matrimonio. Quando hanno una certa età. Quando hanno i genitori divorziati che non si frequentano. Quando non vogliono rendere nota la loro situazione familiare. 32
Inviti Luca Invernizzi Emma Bianchi annunciano il loro matrimonio 25 giugno 2013, ore 11,30 Sala Matrimoni, Palazzo Reale piazza del Duomo 12, Milano Milano, Corso Italia 12 Milano, Via Calatafimi 21 Como, Via Roma 12 33
Inviti Inviti al ricevimento e/o festa Devono essere stampati nello stesso stile degli inviti alla cerimonia ma in formato ridotto. In genere la formula più usata prevede che siano gli sposi a fare l invito, ma possono essere anche i genitori della sposa a farlo. Le informazioni che dovranno essere riportate sono le seguenti: Luogo dove si terrà il ricevimento. R.S.V.P ovvero Réspondez s il Vous plait (a meno che non si preveda una Response Card a parte). In questo modo ogni invitato si sentirà in dovere di confermare o meno la propria presenza. 34
Inviti ESEMPIO: SE SONO GLI SPOSI A FARE L INVITO AL RICEVIMENTO Luca ed Emma dopo la cerimonia saranno lieti di salutare parenti e amici a Villa Clerici, Via Lungolago 8, Stresa R.S.V.P 35
Inviti ESEMPIO: SE SONO I GENITORI DELLA SPOSA A FARE L INVITO Roberto e Francesca Bianchi riceveranno amici e parenti dopo la cerimonia a Villa Clerici, Via Lungolago 8, Stresa R.S.V.P 36
Inviti e partecipazioni Quando il saluto ai futuri sposi avviene prima delle nozze Roberto e Francesca Bianchi riceveranno amici e parenti a Villa Clerici, Via Lungolago 8, Stresa il giorno 24 giugno, dopo le ore 19,00 R.S.V.P 37
Inviti Lo stile degli inviti Un tempo l etichetta era più rigida in fatto di inviti. Oggi invece le nuove tendenze introducono una serie di varianti sia sul tipo di carta, sia sull uso dei colori e di immagini, al fine di ottenere ina maggiore personalizzazione. Prima di vedere alcune idee e stili che è possibile applicare agli inviti, vi ricordiamo che naturalmente la grafica deve denotare e rispecchiare l evento nello stile, nel colore, nella forma e nel carattere. Alla fine del capitolo, riporteremo alcuni esempi di inviti, soprattutto per fornirvi un idea di come si possono interpretare creativamente. Inviti e partecipazioni 38
Forme e colori Ecco alcuni esempi di come possono generalmente variare gli stili degli inviti. Ricordate, però, che non c è limite alla creatività, come vedrete nelle immagini più avanti. Tradizionale: l invito alle nozze viene preparato generalmente su carta dalla superficie setificata color bianco, avorio o grigio perla, piegata a libro oppure su cartoncino singolo. L invito alla cerimonia invece è sempre singolo. Il colore dell inchiostro è grigio scuro o seppia e il carattere utilizzato è un corsivo inglese o un elegante stampatello. Il cartoncino inoltre può essere tagliato a mano. Lavorato: tramite lavorazioni laser con intaglio, intarsio e merletto. Inviti 39
Fotografico: utilizza foto d autore in copertina, oppure degli sposi. Floreale: con petali essiccati e impastati a mano con la carta stessa. Colorato: possono seguire il color blocking o lo stile ombre, se è il filo conduttore delle nozze. Oppure il colore si può trovare nei dettagli come bordi, filetti ecc. Ricordate che il colore deve essere sempre in armonia con quello scelto per la cerimonia e per tutti i materiali di comunicazione. Profumato: sono scritti a mano tramite l impiego di inchiostri profumati con un essenza a scelta come vaniglia, mughetto, fragola, rosa, cannella, sandalo, gelsomino ecc. Siglati: molto utilizzate sono le inziali degli sposi stampate a secco, in rilievo, affiancate o intrecciate in un monogramma. 40
Ecologici: preparati con carta riciclata o tramite l utilizzo di colori naturali ecc. Oppure possono contenere nell impasto della carta dei semini e, una volta piantate, possono germogliare. Inviti 41
Inviti I Caratteri I caratteri o font si distinguono in due categorie principali: con o senza grazie. I caratteri con grazie (graziato, serif) hanno delle particolari terminazioni alla fine dei tratti delle lettere. I caratteri senza grazie sono riferiti nell industria tipografica ai bastoni, lineari, sans-serif. Entrambe le tipologie, comunemente denominate graziati e bastoni, includono una grande varietà di caratteri. Quelli maggiormente usati nei matrimoni sono Amazone, Bellevue, Bickley, Bernhard, Bodoni, Bodoni corsivo, Corsivo Inglese, French, Futura, Futura Corsivo, Geneva, Liberty, Murray, New Baskerville, New Baskerville Corsivo, President, Sheley, Times, Times Ten Corsivo, ecc. 42
Inviti Buste esterne e indirizzi Le buste più eleganti sono quelle foderate internamente con una carta molto leggera generalmente bordeaux, grigia, seppia o verde. Una possibilità è quella di chiuderle con un sigillo in ceralacca con le iniziali degli sposi. Ecco le regole da seguire per indirizzare correttamente le buste esterne contenenti inviti e altri materiali. L indirizzo deve essere scritto a mano, in bella grafia. Possibilmente usate una stilografica e utilizzate lo stesso colore d inchiostro usato per l interno. Se vi affidate a un calligrafo assicuratevi di ricevere le buste almeno 2 settimane prima dell invio. 43
Indicare nome, cognome, via, numero civico, codice d avviamento postale, città e provincia (in alcuni casi può essere necessario anche lo Stato). Inviti Scrivere i nomi completi, non usare soprannomi o abbreviazioni. Niente abbreviazioni nemmeno per l indirizzo. Tutto deve essere scritto per esteso. E consentito consegnare la busta a mano. Per qualsiasi dubbio, vi consigliamo di fare riferimento all etichetta specifica del paese in cui andrete ad operare attraverso lo studio di un libro di galateo e bon ton. 44
Inviti In allegato alla presente lezione, potete scaricare il file con il Facsimile dell Elenco degli ospiti. E uno strumento molto utile per la vostra organizzazione e come promemoria. Può essere consegnato anche agli sposi affinché compilino un elenco esatto degli invitati, completo di indirizzi e di tutte le informazioni necessarie. Se tra i vostri incarichi c è quello delle spedizioni, l elenco una volta compilato dovrà esservi riconsegnato per poter procedere ai diversi invii. 45
Inviti e partecipazioni Per non sbagliare I. Controllare sempre le bozze più volte. Fate verificare anche agli sposi, prima della stampa, che le informazioni riportate siano tutte corrette. II. Fate stampare un numero di partecipazioni e inviti superiore rispetto al numero ipotizzato degli invitati, per non rischiare di doverle mandare nuovamente in stampa, qualora alcuni ospiti fossero rimasti fuori dalla lista. III. Ordinate sempre buste extra, almeno una trentina, poiché gli indirizzi sono da scrivere a mano, potrebbero verificarsi degli errori. IV. Quando invitate una signora la si intende sempre accompagnata. Prevedete quindi la presenza di un accompagnatore. 46
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