Acquisire eventi per la Sicilia Analisi dei clienti e potenzialita della destinazione MTM Palermo, 14 maggio 2012
LA MEETING INDUSTRY E PARTE DEL SISTEMA TURISMO LE SUE CARATTERISTICHE PRINCIPALI La Destagionalizzazione dei flussi Una Spesa pro capite maggiore rispetto al turista medio Una Clientela molto esigente, che non compra strutture e servizi ma desidera comunicare emozioni Provoca dinamiche di relazione attinenti al mondo della comunicazione più che al turismo, utilizza le strutture turistiche Standard qualitativi medio alti con trattamento individuale anche in presenza del gruppo Non esiste il pacchetto, l evento è di per sé tailormade
LE STATISTICHE ICCA SUL NUMERO MEDIO DI PARTECIPANTI PER EVENTO Categoria Meeting % da 50 a 149 1.142 26.8%* da 150 a 249 835 19.6% da 250 a 499 1.037 24.4% da 500 a 999 659 15.5% da 1.000 a 1.999 329 7.7% da 2.000 a 2.999 110 2.6% da 3.000 a 4.999 78 1.8% da 5.000 a 9.999 49 1.2% da 10.000 19 0.4% Totale 4.258 100.0% 70,08% * rispetto al 2008 % i meeting nella tre principali categorie sono aumentati rispettivamente del 4,8%, 0,4%, 2,6% ICCA - The International Meetings Market 2010
LA DISTRIBUZIONE DEI MEETING PER MESE (%) Mese Meeting % Meeting per mese Gennaio 159 2 Febbraio 212 3 Marzo 466 6 Aprile 509 6 Maggio 882 11 Giugno 1.172 14 Luglio 685 8 Agosto 635 8 Settembre 1.303 16 Ottobre 1.119 14 Novembre 751 9 Dicembre 264 3 TOTALE 8.157 100 ICCA - The International Meetings Market 2010
LA SCELTA DELLE STRUTTURE PER LO SVOLGIMENTO Tipologia di sede congressuale Meetings % Hotel con centro congressi 1.953 43,9* Centri congressi/espositivi 1.181 26,6 70,5 % Università 906 20,4 Altre sedi 406 9,1 TOTALE 4.446 100 * rispetto al 2008 il numero di meetings organizzati nella prima categoria aumentano del 2,4% ICCA - The International Meetings Market 2009
I MEETING ASSOCIATIVI Tipologie: seminari, convegni, congressi. Per quanto riguarda gli eventi medici, rientrano ormai quasi tutti nel programma nazionale di ECM. Numero di partecipanti: dalle poche decine a migliaia di persone. Il numero varia a seconda dei temi affrontati e dalla loro valenza geografica. Tipologie di strutture richieste: per l evento: a seconda del numero di pax, le strutture congressuali di un hotel 4* o un centro congressi vero e proprio; in ogni caso munito di sala per plenaria più sotto-sale per breakout sessions. Per i corsi ECM finora era vietato l utilizzo di 5* e di resort nei periodi di alta stagione turistica; per il pernottamento: per lo stesso evento il livello qualitativo delle strutture ricettive richieste dai partecipanti varia dai 3* ai 5*.
I MEETING ASSOCIATIVI Caratteristiche degli eventi associativi: le associazioni di piccole e medie dimensioni non sono strutturate con un ufficio predisposto all organizzazione di eventi, perciò di affidano a PCO o Core PCO; le associazioni sono tenute, da statuto, ad organizzare almeno un incontro annuo, per l espletamento delle naturali competenze associative; l organizzatore dell evento NON si fa carico delle spese di viaggio e soggiorno dei partecipanti; dal punto precedente nasce la necessità di offrire ai delegati un ampia gamma di soluzioni per il pernottamento (dai 3 ai 5*); molto spesso il partecipante porta con sé un accompagnatore, per il quale la segreteria organizzativa prepara delle attività che si svolgono parallelamente all evento; per dare la possibilità ai partecipanti di visitare la destinazione dove si svolge l evento, spesso vengono organizzati dei Post Tour.
I MEETING/EVENTI CORPORATE Tipologia di eventi: Viaggi incentive, convention, corsi di formazione/aggiornamento, team building. Numero di partecipanti: da poche decine a 500/600 persone. Gli eventi che vedono la partecipazione di numeri maggiori a questi sono, tutto sommato, rari. Tipologie di strutture richieste: hotel 4/5*. A seconda dell evento, viene richiesta una struttura con una sala meeting; solitamente, viene richiesta una sola struttura alberghiera in grado di ospitare l intero contingente; struttura particolare (solitamente una sede storica) per serata di gala.
I MEETING/EVENTI CORPORATE Caratteristiche degli eventi corporate: Per gli eventi di routine, viene individuata un agenzia alla quale il corporate si affida costantemente. Per i grandi eventi, ogni volta viene fatta una RFP; l azienda committente si fa carico delle spese di viaggio e soggiorno dei partecipanti; la scelta della struttura e/o delle attività previste durante l evento risponde alla necessità di comunicare ai partecipanti la corporate identity; laddove l evento preveda delle attività in sala, vengono comunque previste anche delle attività outdoor. negli ultimi tempi i partecipanti non portano con sé accompagnatori; in caso di viaggi incentive o team building, le attività richieste sono le più disparate.
I MEETING/EVENTI CORPORATE Punti di forza della destinazione per gli ev. Corporate: grande prestigio della destinazione; una predisposizione naturale, per l immenso patrimonio naturalistico/culturale, ad ospitare attività di incentivazione e di motivazione. Punti di debolezza della destinazione per gli ev. Corporate: pressoché totale assenza ti strutture in grado di ospitare grandi numeri; forte concorrenza di destinazioni consolidate come Spagna, Turchia, Grecia, ed emergenti, come Slovenia, Croazia, Montenegro, Maghreb. l altezza media delle sale meeting è di poco superiore ai 3 metri; misura che non consente l introduzione di elementi di spettacolarizzazione, oggi richiesta sempre di più.
TIPOLOGIE DI EVENTI 1/2 Tipologia Evento Cadenza/Durata Dimensione Partecipanti Assemblea Generale Cadenza Regolare 1/3 giorni Varia Dipendenti o membri dell associazione, dell azienda, dell organizzazione ecc., che convoca l assemblea. Conferenza No periodicità Limitata Ampia Varia Congresso Periodica, (Pluri) Annuale 1 o più giorni Da svariate centinaia a migliaia Appartenenti alla stessa sfera di interessi Convegno No periodicità Varie Varie Convention No periodicità Varie Varie Convention Aziendale Lancio Prodotto No Periodicità Durata limitata Da poche ore a più giorni/settimane Varie Varia Riunione Informativa Quando necessaria Ridotta Impiegati rappresentanti di un gruppo aziendale, sociale o politico. Varia Le persone che compongono il gruppo di lavoro per lo svolgimento di una certa attività
TIPOLOGIE DI EVENTI 2/2 Tipologia Evento Cadenza/Durata Dimensione Partecipanti Seminario Da 1 a 6 giorni Da 10 a 50 pax Specialisti con competenze diverse. Simposio Da 1 a 3 giorni. Cadenza (pluri)annuale Varia Esperti in un determinato settore, generalmente scientifico. Tavola Rotonda Mezza giornata o all interno di un convegno Ridotte Gruppo di esperti pari grado riuniti in seduta chiusa o, più frequentemente, con la presenza di un pubblico. Programma Incentive Da 1 giorno a una settimana Varia Dipendenti di un azienda Viaggio Premio Da serata a una settimana o 10 giorni Varia Varia Workshop Da 1 giorno a una setimana, o episodico Da 4 a 100 pax Specialisti in un campo particolare.
CHI SONO I NOSTRI CLIENTI IN ITALIA? I Buyer Italiani ASSOCIAZIONI Se hanno una struttura organizzativa interna, per i piccoli eventi si organizzano autonomamente altrimenti si affidano alle agenzia di organizzazione o alle Association Management Company Ai workshop negli utlimi tempi partecipano sia association executive, sia rappresentanti del Consiglio Direttivo o Presidenti dell Associazione (spesso accompagnati dal proprio PCO o AMC) A seconda del settore che rappresentano, possono esserci limitazioni di vario genere, su spazi, servizi, stagioni, collocazione sul territorio e relazioni del settore.
CHI SONO I NOSTRI CLIENTI IN ITALIA? I Buyer Italiani AGENZIE Sono principalmente agenzie (PCO e Incentive House) e Corporate. Le agenzie pensano di conoscere il territorio e il tessuto di operatori presenti il Sicilia. Questa convinzione li porta il più delle volte a scavalcare qualsiasi forma di intermediazione locale, con il conseguante insorgere di problemi last minute e l appiattimento dei programmi, in termini di qualità e creatività. Sta ai singoli operatori dimostrare il reale valore aggiunto che la destinazione è in grado di fornire agli eventi. Sono sempre alla ricerca di aggiornamenti sulle nuove strutture e sulle attività particolari che si possono svolgere solo in Sicilia ( che non siano quelle che ormai conoscono tutti). In questo l attività di comunicazione e marketing svolta da convention bureau ha fatto segnare dei grandi passi avanti alla generale awareness del brand Sicilia del mercato degli eventi a livello globale.
CHI SONO I NOSTRI CLIENTI? I Buyer Italiani CORPORATE - Per i grandi eventi (convention, lanci prodotto, ecc) continuano ad affidarsi alle grandi agenzie di comunicazione/organizzazione eventi. - Per eventi medio-piccoli (press trip, piccoli viaggi incentive) le strutture interne alle aziende tendono sempre di più ad accentrare su di sé l intera organizzazione dell evento. In un ottica di contenimento costi sempre più stringente per le aziende, la fase della identificazione e definizione delle destinazioni e dei fornitori è sempre più estremizzata.
CHI SONO I NOSTRI CLIENTI ALL ESTERO? I Buyer Esteri Sono principalmente agenzie: che hanno già ottenuto l incarico dal cliente e che perciò stanno lavorando per dare al committente una gamma di soluzioni per l evento. agenzie che non hanno ancora ottenuto l incarico dal committente e che perciò sono in gara con altre agenzie. Chiedono principalmente informazioni generali e un indicazione sui costi. Venue Finders. Realtà ancora scarsamente presente in Italia, ma molto utilizzata all estero (UK e Stati Uniti soprattutto). Si occupano, con conto di agenzie o clienti finali dell individuazione della sede più idonea per l evento. Le modalità con cui i suddetti clienti gestiscono i progetti variano molto dal mercato di provenienza. In ogni caso, all estero c è ancora una scarsissima consapevolezza di ciò che la Sicilia è in grado di offrire.
I BID BOOK Il Bid Book è il progetto con il quale la destinazione di candida per ospitare un grande evento (associativo, piuttosto che sportivo, ecc). Solitamente sono i Convention Bureau a coordinare la redazione dei Bid. Per far sì che la destinazione si aggiudichi l evento non è sufficiente l impegno del solo Convention Bureau. E necessario un coinvolgimento completo di tutte le figure chiave che operano sul territorio, a partire dalle istituzioni, fino ad arrivare ai singoli operatori. Nel caso delle associazioni è inoltre necessario attivare i personaggi di prestigio che operano nel settore di riferimento dell associazione stessa, per far sì che il progetto preparato dal CB venga poi preso in considerazione dall organo associativo che deciderà la destinazione dell evento.
CARATTERISTICHE INDISPENSABILI PER UNA DESTINAZIONE DI SUCCESSO Per poter superare la sfida della concorrenza internazionale, una destinazione deve avere le seguenti minimum entry level requirements: Raggiungibilità Un buon centro congressi Una vasta scelta di hotel 3-5 stelle, con meeting facilities adeguate Un convention bureau attivo e professionale PCO e DMC di provata esperienza Prezzi competitivi / ottimo rapporto qualità/prezzo Attrattiva della destinazione Un piano marketing adeguato
CARATTERISTICHE INDISPENSABILI PER UNA DESTINAZIONE DI SUCCESSO Negli ultimi 5 anni si sono aggiunti Flessibilità, velocità ed efficienza nell erogazione dei servizi Un track record di eventi di successo Ottime dotazioni tecnologiche (es. Wifi gratuito dappertutto) Attenzione all ambiente e CSR Un piano marketing strutturato Piano investimenti in infrastrutture a lungo termine Coordinamento dell offerta a livello locale, regionale, nazionale Attento e costante Customer Relation Management
I 5 PRINCIPALI CRITERI DI SELEZIONE DI UNA DESTINAZIONE Accessibilità alla destinazione e alle location Prezzo / flessibilità dei prezzi Qualità dei servizi Qualità delle strutture Sicurezza della destinazione A seguito della crisi economica, altri due fattori sono diventati chiave: Flessibilità da parte di tutta la catena dei fornitori Massima sensibilità al valore aggiunto offerto dalla catena dei fornitori
Massimizzare i contatti prima durante e dopo gli eventi B2B: strumenti e strategie.
PARTECIPAZIONE A EVENTI B2B Innanzitutto, un attenta programmazione a inizio anno per definire gli eventi ai quali partecipare è il giusto punto di partenza per una promozione ottimale della propria partecipazione. Identificare gli eventi ai quali partecipare in base a: le caratteristiche della propria destinazione propria strategia di posizionamento a livello nazionale e/o internazionale (le fiere non sono soltanto uno strumento commerciale, ma anche il modo migliore per fare ricerche di mercato) la clientela alla quale ci si vuole rivolgere (sia in termini qualitativi che di provenienza) La partecipazione a un evento b2b si compone necessariamente di 3 fasi: la preparazione all evento l evento il follow up
PREPARARE L EVENTO B2B Quando iniziare? A seconda dell evento, la preparazione può iniziare anche mesi prima. Gli strumenti che gli eventi b2b ormai mettono a disposizione dei propri clienti sono una ottima opportunità di visibilità. E doveroso sfruttarli al meglio! Profilazione: sovrastimare i propri servizi o la struttura NON vuol dire aumentare le probabilità di business, non dare una descrizione onesta porta ad errori di valutazione da parte del buyer (che è colui che decide gli appuntamenti) con conseguente perdita di tempo per entrambi e danno d immagine. Il catalogo online delle fiere un vero e proprio market-place: Vanno inseriti contatti della persona che effettivamente parteciperà all evento, descrizione breve ed efficace, foto, brochure. Su queste informazioni molti buyer si baseranno per fissare i propri appuntamenti. Impegnarsi per cercare gli appuntamenti: non si può pretendere che l organizzatore dell evento faccia il nostro lavoro Emailing (sia fornite dall evento, che le proprie) ben studiate sia nei contenuti che nei tempi. Social Network, non solo attraverso il proprio profilo, ma anche attraverso quello dell evento.
L EVENTO B2B IDENTIFICARE IL CLIENTE Il miglior modo per portare a casa il business? SAPER ASCOLTARE! Chi si ha davanti? Perché sta partecipando all evento? Perché ha voluto incontrare proprio te? Prima di iniziare a presentare il proprio prodotto è necessario ottenere le risposte a queste domande.
L EVENTO B2B UNA PRESENTAZIONE EFFICACE
L EVENTO B2B RACCOLTA INFORMAZIONI Solitamente si hanno pochi minuti (10/15 circa) per parlare con il potenziale cliente e ottenere da lui informazioni che possano fungere da punto di partenza per la preparazione di una proposta. La Form di Raccolta Informazioni ci aiuta a tenere bene in mente quali sono le informazioni da chiedere:
L EVENTO B2B RACCOLTA INFORMAZIONI Form tradizionale Ulteriore strumento SCB
L EVENTO B2B IL FOLLOW-UP Tempestivo e Personalizzato! L urgenza o meno del cliente di ottenere risposte determina la velocità del follow-up. In ogni caso è buona consuetudine non far passare più di 10 giorni. Il contenuto del follow up deve rispettare l oggetto della conversazione. Il follow up non si può limitare ad una sola Email. Soprattutto nella Meetings Industry, il tempo di concretizzazione del contatto è assolutamente variabile (da poche settimane a anni). E quindi necessario strutturarsi per mantenere viva l attenzione su di sé nel corso del tempo. Agli strumenti tradizionali (Email, telefono, newsletter, pubblicità), anche in questo caso i Social Network possono giocare un ruolo fondamentale.
Domande? Dubbi? Maja de Simoni, CMP CMM Direttore Generale Sicilia Convention Bureau Tobia Salvadori Sales Manager Sicilia Convention Bureau