PROVINCIA DI VERONA REGOLE PER LA PUBBLICAZIONE E LA REDAZIONE DEI DOCUMENTI SUL PORTALE WEB PROVINCIALE
SOMMARIO 1. PREMESSA...3 2. TIPI DI DOCUMENTI...3 3. ACCORGIMENTI PER LA REDAZIONEDEI DOCUMENTI...3 4. PUBBLICAZIONE IN FORMATO PDF...3 5. PUBBLICAZIONE DI MODULI O QUESTIONARI...6 6. PRODURRE UNA PAGINA WEB PER IL PORTALE...8 6.1. Inserimento dei segnalibri...9 6.2. Immagini e link...13 6.3. Abbreviazioni...15 6.4. Acronimi...15 6.5. Cambio di lingua...16 6.6. Liste di definizione...16 6.7. Tabelle dati...17 6.8. Colore...18 6.9. Contrasto...18 6.10. Salto all interno della pagina...18 6.11. Tabelle di layout...18 7. UTILIZZO DEI MODELLI PER LA REDAZIONE DI DOCUMENTI ACCESSIBILI...18 7.1. Modello generico...18 7.2. Modelli specifici...21
1. PREMESSA Questo documento è destinato ad utenti pubblicatori. Nella redazione si è supposto che chi legge abbia già dimestichezza con il software di pubblicazione Openshare. Per approfondimenti sull utilizzo di tale software si rimanda al manuale utente disponibile sul portale provinciale, all indirizzo http://www.provincia.vr.it/newweb/segretario-direttore-generale/unit--oper/manuali-di/manualidi/index.htm. 2. TIPI DI DOCUMENTI La pubblicazione di documenti sul portale deve essere effettuata tenendo in considerazione la tipologia di documento prodotto e il tipo di informazione che questo deve veicolare. In particolare: Documenti che costituiscono atti ufficiali dell Ente (deliberazioni, determinazioni, decreti, ordinanze, direttive, regolamenti) devono essere pubblicati in formato pdf, secondo quanto prescritto al capitolo 4 pubblicazione in formato pdf ; Documenti che devono essere rielaborati dagli utenti (moduli, questionari, etc.) devono essere pubblicati, oltre che in formato pdf, ANCHE in formato rtf, secondo quanto prescritto al capitolo 5 pubblicazione di moduli o questionari ; Documenti che devono essere pubblicati come contenuto e che quindi rappresentano descrizioni di progetti, servizi, uffici, etc., devono essere prodotti e pubblicati secondo quanto previsto al capitolo 6 produrre una pagina web per il portale. Le News devono essere pubblicate secondo quanto indicato dal relativo manuale, disponibile all indirizzo http://www.provincia.vr.it/newweb/segretario-direttore-generale/unit-- oper/manuali-di/manuali-di/index.htm. 3. ACCORGIMENTI PER LA REDAZIONEDEI DOCUMENTI Indipendentemente dalla tipologia del documento prodotto, ci sono alcuni accorgimenti che devono essere sempre adottati nella redazione. Oltre al rispetto delle regole di redazione degli atti e della documentazione amministrativa, a cui si rimanda, si deve evitare di inserire elementi multimediali ed immagini in movimento all interno del documento. Infatti, questi elementi possono non essere fruibili direttamente (senza una alternativa) da alcune categorie di utenti con disabilità o con strumenti hardware e software particolari e/o datati. Ecco un elenco dei tipi di contenuto da evitare: applet Java; codice Javascript; filmati Flash; audio video Solo per esperti: se non si può fare a meno di utilizzare uno degli oggetti non di testo sopra elencati si deve fornire un alternativa testuale equivalente che veicoli la stessa informazione commisurata alla funzione esercitata dall'oggetto originale nello specifico contesto. 4. PUBBLICAZIONE IN FORMATO PDF I documenti che costituiscono atti ufficiali dell Ente (deliberazioni, determinazioni, decreti, ordinanze, direttive, regolamenti) devono essere pubblicati in formato pdf. Per fare ciò, sono utilizzabili due metodi alternativi:
Primo metodo. Se sul proprio PC non è presente un programma di conversione in formato pdf, è possibile utilizzare la conversione automatica di Openshare. Per fare ciò, dopo aver prodotto il file originale con Word, procedere alla pubblicazione tramite Openshare avendo cura di: aprire la finestra Presentazione ; deselezionare l opzione html ; selezionare l opzione Adobe pdf ; impostare l opzione Filtro assente ; (vedi immagine successiva). Openshare pubblicherà il file originale in formato Word e il file convertito in formato pdf.
Secondo Metodo Se sul proprio PC è presente il programma di conversione in pdf dei file formato Office (ad. Es. qvpdf), installato come stampante aggiuntiva, produrre il file da pubblicare con Word e, tramite il comando stampa, selezionare la stampante pdf e premere OK, (vedi immagine seguente). Quindi, selezionare il tasto folder per indicare in quale cartella deve essere salvato il file pdf prodotto (vedi immagine successiva).
In alternativa, è possibile selezionare il tasto desktop per salvare il file sul proprio desktop. IMPORTANTE: nell indicazione del nome del file, il software propone nomefile.doc.pdf ;.è necessario eliminare.doc, in modo che il nome risulti nomefile.pdf. Il nome del file può essere scelto a piacere. Il file pdf viene prodotto e salvato nella cartella indicata. Pubblicare con Openshare esclusivamente questo file. NOTA BENE: Tra i due metodi illustrati è da preferire il primo nel caso di determinazioni, regolamenti e altri documenti per i quali si voglia mettere a disposizione sul portale il file sorgente, in quanto consente la pubblicazione del file in formato pdf e del file sorgente in formato word. 5. PUBBLICAZIONE DI MODULI O QUESTIONARI I documenti che devono essere scaricati e rielaborati dagli utenti (moduli, questionari, etc.) devono essere preparati con il programma Word e salvati in formato rtf (menu file Salva con nomeselezionare in basso il tipo file rich text format (rtf) (vedi immagine successiva)
. Il file formato rtf così prodotto deve essere pubblicato tramite Openshare, avendo cura di: aprire la finestra Presentazione ; deselezionare l opzione html ; selezionare l opzione Adobe pdf ; impostare l opzione Filtro assente ; (vedi immagine successiva).
Il risultato sul portale sarà la pubblicazione del file originale in formato rtf e di un file convertito in formato pdf. 6. PRODURRE UNA PAGINA WEB PER IL PORTALE Ci sono diversi accorgimenti da adottare, poiché la struttura di un documento word in generale non consente ad Openshare di convertire il documento in un file HTML accessibile. Occorre quindi intervenire sulla struttura del documento durante la sua redazione, ponendo particolare attenzione ai seguenti elementi: linguaggio semplice e chiaro; immagini e link; abbreviazioni; acronimi; cambi di lingua; liste di definizione; tabelle; non affidarsi al colore;
contrasto; salto all interno della pagina; non utilizzare tabelle di layout L uso corretto degli elementi elencati è spiegato dettagliatamente nel seguito del documento. Alla maggior parte di tali elementi dovranno essere associati degli opportuni oggetti di Word (Segnalibri) che li individuino all interno del testo. 6.1. Inserimento dei segnalibri Ogni segnalibro deve essere dapprima inserito nel documento Word (memorizzato) per poi poter essere richiamato all interno del testo nelle posizioni opportune. Per inserire un segnalibro, dal menu di Word selezionare Inserisci, quindi Segnalibro, assicurarsi che sia selezionata la spunta segnalibri nascosti, inserire il nome del segnalibro e fare click sul tasto Aggiungi (vedi immagine successiva).
Per richiamare un segnalibro all interno del testo, posizionarsi con il cursore nel punto del testo desiderato, selezionare dal menu Inserisci, quindi Collegamento ipertestuale, fare click sul tasto Segnalibro (vedi immagine successiva) Nella finestra successiva, selezionare il nome del segnalibro desiderato, fare click su OK (vedi immagine successiva)
A questo punto, nella finestra di inserimento del collegamento fare click sul tasto Descrizione (vedi immagine successiva)
Inserire la descrizione associata al segnalibro (significato dell abbreviazione, dell acronimo, lingua, etc.) e chiudere tutte le finestre con i tasti OK (vedi immagine successiva).
NOTA BENE: Per facilitare l utilizzo dei segnalibri è disponibile sul portale, nelle pagine dedicate al supporto informatico, un modello di Word vuoto, contenente appositi pulsanti per l inserimento automatico dei segnalibri e il loro utilizzo all interno del testo. L utilizzo di tale file è descritto nel capitolo 7 Utilizzo del modello per la redazione di documenti accessibili. 6.2. Immagini e link Ogni immagine (a meno che non sia puramente decorativa) e ogni link presenti all interno del documento devono essere associati alle corrispondenti descrizioni. Come per gli altri tipi di oggetto multimediali, anche per le immagini la descrizione deve essere commisurata alla funzione esercitata dall'oggetto originale nello specifico contesto. Per inserire tali descrizioni bisogna utilizzare l apposita funzionalità di Word: per i link, all interno della finestra di inserimento collegamento ipertestuale, fare click sul pulsante Descrizione e inserire il testo descrittivo (vedi immagine successiva);
per le immagini, dopo aver inserito l immagine, fare click con il tasto destro sull immagine, selezionare Formato immagine, poi il menu Web e quindi inserire il testo alternativo che descrive l immagine (vedi immagine successiva).
6.3. Abbreviazioni Le abbreviazioni, affinché possano essere espanse nella pagina HTML, ad esempio dai supporti di lettura, devono essere segnalate tramite gli appositi segnalibri: WF_ABR, posto all inizio dell abbreviazione; WF_ENDABR, posto alla fine dell abbreviazione; Ogni abbreviazione deve essere quindi delimitata da questa coppia di segnalibri. Ogni inserimento deve contenere, come descrizione, il significato dell abbreviazione. Esempio: si richiede di allegare l ultimo #WF_ABRmod.#WF_ENDABR 740 depositato. 6.4. Acronimi Gli acronimi, per essere sciolti nella pagina HTML, devono essere segnalati tramite gli appositi segnalibri: WF_ACR, posto all inizio dell acronimo; WF_ENDACR, posto alla fine dell acronimo; Ogni acronimo deve essere quindi delimitato da questa coppia di segnalibri. Ogni inserimento deve contenere, come descrizione, il significato dell acronimo.
Esempio: fare riferimento alla data di approvazione del #WF_ACRP.E.G.#WF_ENDACR in vigore. 6.5. Cambio di lingua I cambi di lingua devono essere segnalati tramite gli appositi segnalibri: WF_LNG, posto all inizio del cambio di lingua; WF_ENDLNG, posto alla fine del cambio di lingua; Ogni cambio di lingua deve essere quindi delimitato da questa coppia di segnalibri. Ogni inserimento deve contenere, come descrizione, il codice della lingua. Segnalare correttamente i cambi di lingua consente ai sintetizzatori vocali di pronunciare correttamente i termini scritti nelle diverse lingue. I codici utilizzati per indicare le lingue sono i seguenti: en: inglese fr: francese de: tedesco nl: olandese el: greco es: spagnolo pt: portoghese ar: arabo he: ebraico ru: russo zh: cinese ja: giapponese hi: hindi ur: urtu sa: sanscrito Esempio: per valutare il livello di soddisfazione degli utenti attraverso una cosiddetta #WF_LNGcustomer satisfaction#wf_endlng. 6.6. Liste di definizione. Si tratta di elenchi composti di due parti: un termine e la relativa definizione, oppure un termine e la relativa specificazione. Tali liste devono essere segnalate tramite gli appositi segnalibri: WF_DL, posto all inizio della lista; WF_EDL, posto alla fine della lista; Ogni lista deve essere quindi delimitata da questa coppia di segnalibri. Per questi segnalibri non è richiesta descrizione. Esempio: #WF_DL Valle d Aosta Aosta Piemonte
Torino Lombardia Milano Veneto Venezia #WF_EDL 6.7. Tabelle dati Ogni tabella dati è costituita, in generale, dai seguenti elementi: Una descrizione breve; Una descrizione estesa; Una riga di intestazione; Una colonna con intestazioni di riga; ciascuno di questi elementi deve essere trattato opportunamente. Inoltre, all interno di ogni cella vi deve essere una sola informazione rilevante. Descrizione breve Prima della tabella, inserire il segnalibro WF_CAP associando la descrizione breve della tabella. Descrizione estesa Prima della tabella e dopo la descrizione breve, inserire il segnalibro WF_SUM associando la descrizione estesa della tabella. Riga di intestazione La riga (o le righe) di intestazione vanno segnalate nel modo seguente: 1. Selezionare le righe di intestazione; 2. Fare click sul menu Tabella, quindi su Proprietà tabella ; 3. Nel pannello Riga, spuntare la voce Ripeti come riga di intestazione all inizio di ogni pagina. Se il testo all interno di un delle celle di intestazione è troppo lungo e lo si vuole abbreviare, occorre inserire prima dell abbreviazione il segnalibro WF_TABBR, specificandone nella descrizione il significato. Colonna con intestazioni di riga In presenza di una colonna con intestazioni di riga, prima del testo all interno di ogni cella della colonna occorre inserire il segnalibro WF_THR. Esempio: #WF_CAP #WF_SUM Nascite #WF_TABBRMatr. Decessi #WF_THRGennaio 54 5 60 #WF_THRFebbraio 42 10 38 #WF_THRMarzo 85 25 80
6.8. Colore Garantire che tutti gli elementi informativi e tutte le funzionalità siano disponibili anche in assenza del particolare colore utilizzato per presentarli nella pagina. Questo accorgimento assicura che anche chi è provvisto di display non a colori o che abbia problemi di vista possa navigare nel sito. 6.9. Contrasto Garantire che siano sempre distinguibili il contenuto informativo (foreground) e lo sfondo (background), ricorrendo ad un sufficiente contrasto. 6.10. Salto all interno della pagina Per pagine lunghe, sempre utilizzando la tecnica dei segnalibri in Word si può realizzare un sommario a inizio pagina contenente i link ai contenuti principali della pagina. Non serve solo a rendere più comoda la consultazione del documento, ma a garantire un migliore accesso ai contenuti a chi ascolta la pagina e non può vederla. 6.11. Tabelle di layout Nella redazione del documento non devono essere utilizzate tabelle per la disposizione del testo. Le tabelle vanno utilizzate esclusivamente per la presentazione di dati ove sia necessario. In questo caso devono essere rispettate le regole di cui al paragrafo tabelle di dati. 7. UTILIZZO DEI MODELLI PER LA REDAZIONE DI DOCUMENTI ACCESSIBILI 7.1. Modello generico Sul portale provinciale, all indirizzo http://www.provincia.vr.it/newweb/segretario-direttoregenerale/unit--oper/manuali-di/manuali-di/index.htm, è disponibile il file ModelloAccessibilita.dot, che costituisce il modello per la redazione di documenti generici da pubblicare come contenuto. Per utilizzare i pulsanti predisposti nel modello assicurarsi che il livello di protezione delle macro in Word sia impostato a medio. Per verificare il livello di protezione, aprire Word, selezionare dal menu Strumenti la voce Macro, quindi la voce Protezione. Nella finestra della protezione, selezionare l opzione Medio, quindi fare click sul tasto OK (vedi immagine successiva).
Nel caso di una variazione al livello di protezione, sarà necessario riavviare Word per rendere effettive le modifiche. Per utilizzare il modello di documento, scaricarlo dal portale provinciale sul proprio pc, quindi aprirlo (all apertura, consentire l attivazione delle macro). Word creerà automaticamente un nuovo documento vuoto, che mette a disposizione dei tasti aggiuntivi per facilitare l inserimento dei segnalibri già descritti. Tali tasti hanno lo stesso nome dei segnalibri (#WF_ABR, #WF_ACR, etc.) e si trovano all interno della barra degli strumenti superiore. Se non dovessero comparire perché la barra è già occupata da altri pulsanti, fare click sulla piccola freccia presente al margine destro della barra per espandere il set di pulsanti (vedi immagine successiva).
Per inserire i segnalibri, è sufficiente selezionare il testo che interessa e fare click sul pulsante del segnalibro desiderato. Ad esempio, dovendo scrivere la seguente frase: fare riferimento alla data di approvazione del P.E.G. in vigore che richiede l esplicitazione dell acronimo P.E.G., basterà selezionare il testo P.E.G., quindi fare click sul tasto #WF_ACR. Si aprirà una finestra che richiede l inserimento della descrizione ( piano esecutivo di gestione ) e quindi il programma automaticamente inserirà i segnalibri di apertura e chiusura con la descrizione impostata e il testo precedente diventerà: fare riferimento alla data di approvazione del #WF_ACRP.E.G.#WF_ENDACR in vigore. Posizionando il cursore sul collegamento al segnalibro di apertura sarà possibile vedere la descrizione impostata. Per eliminare un segnalibro, è sufficiente selezionarlo con il cursore e cancellarlo con il tasto canc. Per modificare un segnalibro già inserito, è consigliabile (perché più veloce) eliminarlo e reinserirlo.
Nell uso del modello è opportuno organizzare il testo sulla base dei soli stili Normale, Titolo1, Titolo2 Titolo5, e verificare come questi sono resi da Openshare nella pubblicazione del documento. 7.2. Modelli specifici Oltre al modello generico presentato nel paragrafo precedente, sono disponibili altri modelli, specifici per la redazione di particolari documenti accessibili (schede di presentazione, deliberazioni, determinazioni, etc.). Per l utilizzo di questi modelli, oltre alle stesse indicazioni presentate nel paragrafo precedente, occorre tener presente che gli stili del testo che si trovano all interno della struttura sono stati impostati in modo da essere resi adeguatamente a seguito della conversione effettuata da Openshare. Quindi, nella redazione di documenti basati su modelli specifici, occorre attenersi agli stili di testo già predisposti nel file Word (Normale, Titolo1, Titolo2, etc.) senza modificarli o aggiungerne altri, pena una produzione non prevedibile del testo a seguito della conversione. Infine, è importante sottolineare che l uso dei modelli proposti ha il solo scopo di facilitare la redazione dei documenti, ma non garantisce da solo la produzione di documenti accessibili, essendo questa legata anche al rispetto di tutte le regole illustrate nel presente documento.