Value proposition
La problematica La gestione del patrimonio immobiliare è una problematica sempre più importante per tutte le aziende che utilizzano un numero elevato d immobili (di proprietà e non) per il proprio business difficilmente risolvibile in modo esaustivo all interno dei sistemi informativi dell area contabile. L immobile e le unità immobiliari in cui l immobile è logicamente segmentabile sono gli oggetti su cui direzioni diverse (Tecnica, Contratti, Amministrazione, Controllo di Gestione) gestiscono costi e ricavi di natura diversa: canoni d affitto, imposta di registro, spese condominiali, spese di manutenzione, imposte (Imu/Tasi), I casi più complessi sono quelli in cui l azienda utilizza immobili non di proprietà, quindi in affitto, e porzioni degli stessi (locali/aree) sono affittate (locazioni immobiliari, affitto di ramo d azienda, affitto di reparto d azienda, ) a inquilini (o aziende del gruppo nel caso d intercompany) ed infine l azienda stessa o un azienda del gruppo gestisce le spese condominiali con l obiettivo finale di recuperare la quota di spese a carico degli inquilini. I casi meno complessi sono quelli in cui l azienda utilizza immobili non di proprietà quindi in affitto ad esempio per la propria rete di vendita diretta/indiretta (negozi, agenzie, ) e al tempo stesso riconosce al gestore del condominio le spese condominiali. Imposte quali l Imu e soprattutto la Tasi sono calcolate a carico del proprietario dell immobile e per i locali affittati a carico dell inquilino. Proprietario e inquilino sono ruoli che l azienda può ricoprire sugli immobili condivisi con le altre aziende del gruppo. La concentrazione in un unica azienda d immobili detenuti da più aziende (spin-off) dello stesso gruppo consentono di ridurre solo in parte la complessità dell area, ma aprono nuovi problemi legati al ribaltamento dei costi sostenuti a livello centrale sulle singole aziende. L integrazione di tutte le informazioni gestite su supporti diversi dalle singole direzioni è fondamentale per migliorare la gestione di transazioni altrimenti critiche. Ad esempio: La gestione della scadenza dei contratti d affitto (chiusura, rinnovo, ). Il controllo di una fattura del proprietario, che contiene canoni e altri addebiti quale il recupero del costo dell imposta di registro. L emissione periodica delle fatture agli inquilini. Il pagamento dell imposta di registro e il recupero nei confronti del proprietario o dell inquilino. Il pagamento, in assenza di fattura del fornitore poiché ancora da pervenire, della rata periodica del canone. L adeguamento (Istat, Euribor, ) del canone d affitto. Gli sconti e i conguagli di canone quali quelli di minimo garantito sui corrispettivi. La gestione delle garanzie (fidejussioni, depositi bancari, ). La previsione spese condominiali, tramite millesimi l allocazione dei costi sulle unità immobiliari e il recupero nei confronti degli inquilini. Il calcolo e il pagamento delle imposte. Ratei e risconti. Rettifiche ai fini IAS. Il miglioramento della gestione delle transazioni basto sull integrazione comporta una capacità di presidio e analisi che altrimenti le singole direzioni eseguono su supporti individuali. Ad esempio:
Analisi economica e finanziaria per anno/mese. Budget e forecast. Simulazioni. Analisi dei costi e dei ricavi per immobile e indagini specifiche (canoni a metro quadro, ). La nostra proposta Akeron Re è un sistema dipartimentale che consente di gestire il patrimonio immobiliare e integrare tutte le relative attività di gestione dei costi e dei ricavi. Il software è stato ideato per gestire le problematiche in tutte le aziende che utilizzano un numero elevato d immobili (di proprietà e non) per il proprio business. Akeron Re è nato con lo scopo principale di informatizzare tutte le informazioni immobiliari degli immobili e delle relative unità immobiliari e pertanto su ogni elemento gestire le attività in scadenza e i fattori di costo e ricavo tramite uno scadenziario economico base per l emissione delle fatture clienti, la registrazione e il controllo delle fatture fornitori, le disposizioni di incasso da cliente e di pagamento a fornitore. Tutte le informazioni relative agli immobili e ai contratti d affitto sono integrate nel sistema e consentono di produrre report d analisi secondo le esigenze delle varie direzioni. Nel corso degli anni, grazie all esperienza ottenuta sul campo e una stretta collaborazione con i nostri clienti, Akeron Re, è diventato uno strumento completo in grado di rispondere a tutte le esigenze delle direzioni aziendali coinvolte: Ufficio Tecnico Per informatizzare la struttura gerarchica degli immobili, per organizzare sull immobile e le relative unità immobiliari tutte le informazioni di natura tecnica (superfice lorda, superfice netta, ), di natura fiscale (catasto, rendite, ) e di natura gestionale (autorizzazioni, licenze, certificati, ) e gestire su quest ultime le scadenze, cioè le attività di chiusura/rinnovo. Ufficio Contratti/Amministrazione Per gestire i contratti d affitto, dal preliminare fino al contratto esecutivo, con l obiettivo di controllare e disporre le attività da eseguire a data e conseguentemente aggiornare lo scadenzario economico del singolo contratto base per la gestione di tutte le attività amministrative sui contratti d affitto e la produzione dei flussi verso il sistema contabile. Ufficio Controllo di Gestione Per l analisi economica e finanziaria dell area e la produzione di budget e forecast con assoluta aderenza alla contrattualistica gestita. Akeron Re risponde alle normative fiscali in vigore ed è continuamente aggiornato in modo da essere adeguato ad eventuali novità in materia. Il sistema permette di archiviare la documentazione facilitando la sua consultazione. Caratteristiche funzionali Tecnico: Possibilità gli immobili e segmentare gli stessi in unità immobiliari tramite strutture gerarchiche. Tutte le informazioni desiderate di natura tecnica (superfice lorda, superfice netta, ), di natura fiscale (catasto, rendite, ) e di natura gestionale (autorizzazioni, licenze, certificati, ) possono essere configurate e legate al singolo immobile e/o unità immobiliare. Possibilità di interrogare gli immobili e/o le unità immobiliari filtrando su dati anagrafici, dati gestiti a livello d informazioni e dati relativi ai contratti d affitto attivi/passivi. Possibilità di allegare qualunque tipo di copia documentale all immobile e/o unità immobiliare. Possibilità di controllo e gestione delle scadenze gestite sulle informazioni.
Contratti/Amministrazione: Possibilità di gestire i contratti d affitto attivi e passivi (di spesa per manutenzione o altro) associando il contratto all immobile o a un unità immobiliare e integrando, oltre alle informazioni contrattuali (decorrenza, scadenza, canone, ) tutte le informazioni necessarie alla gestione contabile (conto, centro di costo, assoggettamento iva, ). Possibilità di gestire lo stato del contratto (preliminare, confermato, chiuso, ). Possibilità di gestire contratti intercompany, cioè contratti d affitto passivi sincronizzati automaticamente a partire dai contratti d affitto attivi dove la controparte è un azienda configurata. Possibilità di allegare qualunque tipo di copia documentale al contratto. Possibilità di gestire informazioni a corredo del contratto di natura e tipo diverso (brand, area, insegna, ). Possibilità di gestire, se amministratori di condomini, la previsione di spesa del condominio per tipo spesa, la ripartizione della previsione in funzione dei millesimi sui locali del condominio, l addebito quindi in acconto delle spese condominiali agli inquilini che occupano i locali sulla base dei contratti d affitto attivi, il conguaglio di spesa a fine periodo condominiale e pertanto il relativo addebito agli inquilini. Possibilità di associare ai contratti d affitto passivi le spese condominiali previste dal gestore del condominio sia esso il proprietario che una terza parte (amministratore di condominio). Possibilità di gestire o meglio disporre le scadenze contrattuali, cioè le attività da eseguire a data che regolano la vita dei contratti d affitto, aggiornando automaticamente lo scadenziario economico: Chiusura, chiusura anticipata, rinuncia al diniego di rinnovo: adeguamento dello scadenziario economico alla durata del contratto d affitto ed eventuale produzione di scadenze di conguaglio su competenze economiche già oggetto di emissione/registrazione documenti e/o incasso/ pagamento. Adeguamento di canone: adeguamento dello scadenziario economico sulla base del nuovo canone a partire dalla data di validità dello stesso ed eventuale produzione di scadenze di conguaglio su competenze economiche già oggetto di emissione/registrazione documenti e/o incasso/pagamento. Conguagli di minimo garantito e stanziamenti conguagli minimo garantito per chiusure mensili: generazione scadenze economiche di conguaglio canone. Imposta di registro: in funzione di chi anticipa e quindi eventualmente recupera parte dell anticipo sono generate le scadenze di addebito/accredito nei confronti della controparte. Versamento e rimborso cauzioni: generazione scadenze economiche di recupero degli interessi a favore della controparte che ha versato la cauzione. Possibilità di inviare automaticamente le lettere, configurabili sulla base di specifiche esigenze, alle controparti a seguito dell attività di disposizione delle scadenze contrattuali e archiviare le copie documentali delle stesse ai contratti d affitto. Possibilità di gestire sui contratti d affitto, tramite importi accessori, ulteriori aspetti economici (sconti canone, spese legali, spese manutenzione, ). Possibilità di gestire sui contratti d affitto attività specifiche quali il subentro, modifiche di canone non riconducibili a sconti/incrementi una tantum e il calcolo e quindi l addebito/accredito degli interessi su cauzione. Tramite lo scadenziario economico gestito per competenza la possibilità di: Emettere ed eventualmente protocollare, stampare e inviare automaticamente le fatture o note credito agli inquilini (clienti) producendo i flussi contabili. Registrare ed eventualmente protocollare le fatture o note credito dei fornitori producendo i flussi contabili e contestualmente controllare la quadratura tra imponibile atteso e imponibile
ricevuto gestendo le pratiche di squadratura. In presenza di squadrature la contabilizzazione del documento può essere momentaneamente sospesa e inviata automaticamente mail al fornitore. La pratica viene chiusa adeguando lo scadenziario economico e/o registrando il documento di correzione (nota credito). Disporre gli incassi da clienti di tipo producendo i flussi contabili. Nel caso di RID sono prodotti anche i flussi verso l Home Banking (SDD). Disporre i pagamenti a fornitori producendo i flussi contabili. Nel caso di BON sono prodotti anche i flussi verso l Home Banking (SDD). Rilevazione ratei/risconti a fini gestionali producendo i flussi per il controllo di gestione e a fini civilistici producendo i flussi contabili. In caso di rilevazione a fini civilistici il patrimoniale viene chiuso negli esercizi contabili successivi a quello di rilevazione durante la fase di emissione/ registrazione fatture o note credito e in area passiva per le persone fisiche a seguito della disposizione di pagamento. Rilevazione delle rettifiche a fini IAS producendo i flussi contabili. Possibilità di calcolare e versare le imposte producendo i flussi verso l Agenzia Delle Entrare (F24). L Imu a carico delle aziende gestite se proprietarie degli immobili. La Tasi a carico delle aziende gestite: Se proprietarie d immobili al netto della quota spettante all eventuale inquilino (contratti affitto attivi). Se inquilini e quindi non proprietari dei locali (contratti affitto passivi). Controllo di Gestione: Possibilità di creare report utilizzando tutte le dimensioni (azienda, contratto, cliente, fornitore, immobile, unità immobiliare, conto, centro di costo, ) e tutte le misure configurate (canone, spese condominiali, imposte, ). Possibilità di salvare la struttura dei report creati (bookmark), pubblicare i report agli utenti e quindi distribuire le informazioni, anche in sola consultazione, in funzione delle limitazioni ai dati configurate per singolo utente. Possibilità di combinare algebricamente nei report misure (costi e ricavi) e informazioni (superfice lorda, superfice netta, ) al fine di produrre indicatori di analisi funzionali agli obiettivi di controllo (canone a metro quadro, ). Possibilità di produrre budget/forecast sia in chiave economica che finanziaria e alimentare automaticamente il sistema informativo dell area di controllo di gestione. Key features e benefici Akeron Re integra i processi e le informazioni che coinvolgono più direzioni aziendali nella gestione del patrimonio immobiliare e pertanto produce evidenti benefici in termini di efficienza sulle risorse e qualità/ tempestività delle informazioni. Akeron Re è un sistema dipartimentale pertanto è indipendente dall ERP, non è invasivo perché non influenza i processi aziendali già in essere ed è facilmente collegabile ai sistemi esterni (import/export). L elevato livello di configurabilità di Akeron Re consente di adeguare il sistema alle esigenze e ai processi aziendali. Il reporting interno ad Akeron Re consente di produrre facilmente analisi su tutti gli assi dimensionali e tutte le misure configurate.
Le limitazioni per utente alle funzioni e ai dati gestibili dall amministratore di Akeron Re consentono di risolvere problematiche di riservatezza e al tempo stesso di pubblicazione tramite il reporting interno di dati limitati ai singoli utenti. L integrazione nativa di Akeron Re con Tagetik Cpm consente di fornire al controllo di gestione il contributo, in chiave economica, per le chiusure gestionali e i budget/forecast. La gestione documentale interna a Akeron Re o l integrazione con il sistema di document management aziendale consentono di condividere informazioni organizzate su supporti esterni. L impostazione organizzativo/informatica è consolidata e pertanto i tempi di attivazione di Akeron Re sono rapidi e producono un immediato ritorno dell investimento. Akeron S.r.l. fornisce garanzie assolute su tempi/costi di attivazione, un supporto logico/funzionale di estrema competenza e una crescita tecnologica e funzionale di Akeron Re grazie anche ai miglioramenti suggeriti dalla sempre più ampia community degli utilizzatori.
www.akeron.com Akeron S.r.l Via Farnesi 14, 55100 Lucca t. +39 0583 96811 f. +39 0583 492024 info@akeron.it