Accreditamento Regione Piemonte Sede operativa di formazione professionale Organismo: certificato nr. 098/001 ER 0988/2003 ES-0988/2003 ISO 9001:2000 Dispensedi Outlook CampusLab - Agenzia Formativa Sede Provinciadi Cuneo Sede Provinciadi Torino Sede Provinciadi Vercelli Sede Liguria C.so Italia, 25 C.so Italia, 25 Via Paleologi, 22 Via M. Donato, 11 12084 - MONDOVÌ (CN) 12084 - MONDOVÌ (CN) 10034 - CHIVASSO (TO) 13040 - SALUGGIA (VC) Località Poggio Favaro, 231 16031 - BOGLIASCO (GE) C.F. e Partita Iva 02903200042 Tel. 0174 553070 Tel. 011 9131696 Tel. 0161 480720 Tel. 010 3749321 010 3474225 Data costituzione 30-10-2002 Fax 0174 553070 Fax 011 9131696 Fax 0161 482834 Fax 010 3474225 Reg. del13-11-2002 n. 1012SI Acqui Terme mail info.cuneo@campuslab.org mail info.torino@campuslab.org mail info.vercelli@campuslab.org mail info.genova@campuslab.org
Accreditamento Regione Piemonte Sede operativa di formazione professionale Organismo: certificato nr. 098/001 ER 0988/2003 ES-0988/2003 ISO 9001:2000 Sommario GLI STRUMENTI DI OUTLOOK...3 1. Introduzione...3 CREARE, LEGGERE, ELIMINARE, INVIARE E-MAIL...5 1. Creare un messaggio...6 2. Priorità alta, bassa e normale...9 3. Opzioni...9 3.1 Impostare la conferma di lettura o di recapito...10 3.3 Elementi decorativi...12 4. Leggere E-mail...14 5. Eliminare E-mail...16 CONTATTI...17 1. Creare un agenda...17 2. Creare un Gruppo (Lista di distribuzione)...19 CALENDARIO...23 1. Fissare un appuntamento...23 ATTIVITA...26 1 Creare un attività:...26 2 Gestione delle attività:...28 2.1 Coma svolgere le attività...28 3 Controllare le attività:...29 4 Altre Opzioni...30 CampusLab - Agenzia Formativa Sede Provinciadi Cuneo Sede Provinciadi Torino Sede Provinciadi Vercelli Sede Liguria C.so Italia, 25 C.so Italia, 25 Via Paleologi, 22 Via M. Donato, 11 12084 - MONDOVÌ (CN) 12084 - MONDOVÌ (CN) 10034 - CHIVASSO (TO) 13040 - SALUGGIA (VC) Località Poggio Favaro, 231 16031 - BOGLIASCO (GE) C.F. e Partita Iva 02903200042 Tel. 0174 553070 Tel. 011 9131696 Tel. 0161 480720 Tel. 010 3749321 010 3474225 Data costituzione 30-10-2002 Fax 0174 553070 Fax 011 9131696 Fax 0161 482834 Fax 010 3474225 Reg. del13-11-2002 n. 1012SI Acqui Terme mail info.cuneo@campuslab.org mail info.torino@campuslab.org mail info.vercelli@campuslab.org mail info.genova@campuslab.org
1. Introduzione GLI STRUMENTI DI OUTLOOK Outlook è un programma composto da diversi strumenti con funzioni specifiche, al contrario di quanto si potrebbe credere, Outlook non è un semplice software dedicato alla gestione della POSTA ELETTRONICA. Outlook ti aiuta a spedire e ricevere messaggi, ma è in grado di fare molto di più. Per esempio, integra uno strumento dedicato alla gestione dei contatti, che consente di archiviare i dati relativi alle persone. Di seguito sono elencate alcune delle funzionalità utili integrate in Outlook: Calendario, Note, Attività, e Diario 1. Calendario: questo strumento permette di registrare i dettagli di tutti gli appuntamenti e gli eventi, per esempio le riunioni, le vacanze. 2. Note: sono simili ai foglietti adesivi che molti utilizzano per prendere appunti. 3. Attività: Questo strumento tiene il conto delle cose che devono essere fatte e la data entro cui i lavori devono essere completati. 4. Diario: Questo strumento registra informazioni relative alle operazioni eseguite in Outlook e all interno di Office. Sotto è riportata la finestra di Outlook: 3
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CREARE, LEGGERE, ELIMINARE, INVIARE E- MAIL In questa cartella verranno visualizzati tutti i messaggi che ricevete. In questa cartella vengono inseriti i messaggi pronti per essere inviati La posta che avete inviato viene inserita in questa cartella Posta che avete eliminato dalle cartelle precedenti, il consiglio che viene dato è quello di non eliminarle definitivamente da questa cartella per qualche settimana 5
1. Creare un messaggio Selezionare la voce Posta in Arrivo Ora occorre fare clic su Nuovo. Si apre la finestra sotto riportata: 6
Simbolo da selezionare se si desidera inserire un allegato (file) da inviare. In questo spazio occorre inserire l indirizzo del destinatario/i principale In questo spazio inserire il destinatario/i che verranno informati per conoscenza Inserire il testo necessario. FIRMA (BIGLIETTO DA VISITA) Spazio molto importante per la riservatezza, inserendo più indirizzi, quando i destinatari riceveranno il messaggio, non leggeranno gli altri destinatari. Spazio fondamentale da riempire, specificando il motivo dell invio del messaggio 7
Facendo clic su questo tasto si apre la finestra per la ricerca del file da inserire nel messaggio. Fare clic su questa v e andare alla ricerca del file che volete inserire Una volta trovato il file, fare clic due volte sopra il file oppure selezionarlo e clic su Inserisci. apparirà il file allegato nello spazio sotto alla voce Oggetto 8
Una volta inserito anche il testo all interno del messaggio è sufficiente fare clic sul tasto invia sulla barra degli Strumenti Standard. 2. Priorità alta, bassa e normale La priorità normale viene impostata automaticamente ogni volta che si invia un messaggio, se invece ritenete il messaggio importante prima di inviarlo selezionare il tasto: Se il messaggio non è importante fare invece clic su: 3. Opzioni Il comando Opzioni permette di impostare alcuni comandi per migliorare le esigenze dell utente. 1. Impostare la conferma di lettura o di recapito 2. Inserire la Firma di posta elettronica 3. Inserire Elementi decorativi 4. Inserire il comando Ccn (conoscenza nascosta) 9
3.1 Impostare la conferma di lettura o di recapito Per impostare la conferma di lettura o di recapito occorre fare clic sul tasto Opzioni (proprio sulla scritta), si apre la finestra sotto riportata Selezionare la voce Richiedi conferma di recapito per il messaggio e la voce Richiedi conferma di lettura per il messaggio. Poi è sufficiente fare clic su Chiudi. 10
3.2 Firma di posta elettronica Per inserire la firma di posta elettronica fare clic sulla frecciolina accanto ad Opzioni e poi su Firma di posta elettronica, si apre una finestra che permette di inserire il proprio biglietto da visita; firma necessaria per permettere a chi riceverà le e-mail non solo di leggere l indirizzo di posta elettronica e il nome, ma anche l orario d apertura dell ufficio, il Fax, il telefono e quanto altro venga considerato necessario inserire per agevolare l utenza. Occorre inserire un nome che identificherà la firma, tenere presente che è possibile inserire più firme, potrebbero esserci più utenti dello stesso PC 11
Una volta inserito il nome, posizionarsi sotto la scritta Times New Roman e inserire tutte le informazioni necessarie. (Clic qui per vedere un esempio). 3.3 Elementi decorativi Gli elementi decorativi (da usare solo per uso personale) permettono di impostare uno sfondo al messaggio che inviate, vediamo come applicare questa decorazione ad un messaggio, per prima cosa selezionare la voce Elementi decorativi dal menù che appare una volta fatto clic sulla frecciolina accanto ad Opzioni, si apre la finestra sotto riportata: Selezionare la scritta Tema, per decidere lo stile da impostare, quindi scegliere il tema 12
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4. Leggere E-mail Occorre selezionare la voce Posta in arrivo una volta selezionata la voce si apre la finestra sottostante: 14
Una volta visualizzata la finestra è sufficiente fare clic (doppio) sulla e-mail che si desidera aprire; per esempio vogliamo aprire l e-mail Ufficio Tributi. Questa è una parte del messaggio che abbiamo ricevuto, una volta letto richiudo con il tasto chiudi. 15
5. Eliminare E-mail Occorre aprire la finestra dove si trova l e-mail da eliminare (Posta in arrivo, Posta inviata, Posta in uscita oppure Posta eliminata.), una volta aperta la finestra interessata occorre selezionare con un solo clic il messaggio da eliminare successivamente utilizzare il tasto sulla barra degli strumenti standard 16
CONTATTI 1. Creare un agenda E importante prima di iniziare a lavorare con un programma di posta elettronica imparare a creare una propria agenda con tutti gli indirizzi, dati personali (Tel, Fax, Professione, Azienda.) di chi comunicherà con noi. Per impostare il primo indirizzo di posta elettronica è quello di selezionare la voce Contatti (oppure Rubrica) Questa sarà la finestra che si presenterà: 17
Per inserire un nuovo contatto occorre fare clic su Nuovo, una volta selezionato il tasto inserire le voci che interessano negli spazi sotto riportati 18
In rosso i due spazi obbligatori da compilare (i contatti possono essere utilizzati se completi, per creare la Stampa Unione in Word). Una volta inserito il nome e l indirizzo di posta elettronica, è sufficiente fare clic su Salva e chiudi (se non si desidera inserire altri contatti)oppure su Salva e nuovo (se è necessario inserire altri indirizzi). Se fosse necessario inserire un nuovo contatto una volta chiuso il tutto, è necessari ripetere dall inizio tutti i passaggi sopra elencati. 2. Creare un Gruppo (Lista di distribuzione) Le liste di distribuzione sono importanti perchè permetto di scrivere una sola e-mail ad un gruppo di persone (esempio e tutti gli amici, ad un gruppo di medici, di assessori..) 19
Per prima cosa selezionare la voce Contatti, poi clic sulla frecciolina accanto a Nuovo, si apre un elenco a discese come quello accanto riportato. A questo punto fare clic su Lista di distribuzione, apparirà una finestra simile a quella sotto riportata: Inserire il nome da dare al gruppo Fare clic su Seleziona membri, per inserire il gruppo di persone che faranno parte del gruppo Selezionando la voce Seleziona membri si apre una finestra: selezionare i nomi 20
che faranno porte del gruppo (è possibile selezionarli tutti in una volta con il tasto Ctrl e con il mausa clic solo sugli indirizzi che interessano). Poi clic su Membri e poi su OK. 21
Questo è il risultato che si ottiene, l unica cosa che occorre fare e clic su Salva e chiudi. 22
1. Fissare un appuntamento CALENDARIO Per fissare un appuntamento ed essere avvisati dal programma (5 minuti, 10 minuti prima che inizi l appuntamento) occorre fare clic su Calendario Si apre questa finestra: Per visualizzare l intero mese Per visualizzare 7 giorni Per visualizzare 5 giorni lavorativi Per visualizzare un giorno Per visualizzare il giorno corrente 23
Fare clic su Settimana lavorativa e due volte clic in corrispondenza del giorno e dell ora in cui si deve fissare l appuntamento; si apre la finestra sotto riportata: Inserire l oggetto e il luogo, se necessario Inserire la data d inizio e se necessaria quella di fine Inserire quanto tempo prima che inizi l appuntamento si desidera essere avvisati Ora si può anche inserire un elenco di informazioni necessario da ricordare per quella data, paragonabile ad un blocco note. Una volta inseriti tutti i dati clic su Salva e chiudi. Questo è quello che apparirà sul Calendario 24
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ATTIVITA 1 Creare un attività: Un attività è essenzialmente una lista di cose da eseguire, operazioni che si desidera ultimare entro una data scadenza, un buon elenco delle attività è disposto in ordine di priorità assegnando 1, 2, 3 o A, B. o Alta, Bassa, Media ad ogni attività, per indicarne il livello di importanza. Sulle attività si può elencare quelle che si vogliono ultimare entro una data specifica, giorno settimana mese oppure quelle che necessitano di i un po di lavoro oggi e possono però essere ultimate in una data futura. Outlook quindi permette di impostare le scadenze ma anche di fornire gli strumenti necessari per gestire la lista. Vediamo ora come creare un attività: 1. Premere il pulsante Attività dal Riquadro di spostamento di Outlook e poi clic su Nuovo 26
Scrivere il nome dell attività nella casella Oggetto 2. Impostare gli altri dati nella finestra sopra riportata inclusa la data di scadenza, se l attività non può essere attivata prima di una certa data inserire Data inizio, quindi impostare la priorità 3. Se si desidera che un promemoria ricordi l attività, attivare la casella promemoria. Una volta impostate tutte le opzioni che servono clic su salva e chiudi 27
2 Gestione delle attività: Una volta inserite più attività nel tuo elenco, queste queste possono essere inserite nel calendario, è sufficiente trascinarle nel Riquadro di spostamento di Outlook Calendario E queste vengono inserite nel calendario avvisando quando stanno per scadere, a seconda del promemoria impostato per farsi avvisare. 2.1 Coma svolgere le attività Alcuni lavori non possono essere completati in una singola sessione e possono richiedere più giorni. Per tenere sotto controllo il tempo e lo stato dell attività occorre aprire la finestre dell attività interessata (fare due clic) e impostare lo stato e il completamento. 28
Se per esempio il completamento ha raggiunto il 75% impostare tale percentuale; è possibile andando sulla scheda Dettagli le ore di lavoro stimate e le ore di lavoro effettivo. 3 Controllare le attività: Si può anche modificare il modo di visualizzare le attività, e sufficiente selezionare la voce che interessa nel riquadro Visualizzazione corrente Selezionando le varie voci si nota come è possibile visualizzare solo le attività che interessano, se si nota nell immagine sopra riportata l unica attività scaduta e quella con su scritto Dispense Windows, viene segnata in rosso. Se si vuole visualizzare solo le attività scadute è sufficiente fare clic su Attività scadute. L opzione Prossimi sette giorni visualizza tutte le attività che devono essere completate entro una settimana dalla scadenza, invece le attività in corso mostra tutte quelle che devono essere ancora completate, quindi in sospeso. 29
4 Altre Opzioni Vediamo ora alcune funzioni per organizzare le attività nel modo più efficiente. È possibile assegnare le attività ad altri utenti (contatti) se riguarda un lavoro che stai svolgendo per un cliente, a questo punto è possibile ordinarle per contatti; inoltre è possibile creare un attività ricorrente, che per esempio permette di gestire un rapporto mensile, bimestrale per un cliente o un progetto, in questo caso occorre semplicemente creare una singola istanza dell attività e trasformarla in ricorrente. @ Per assegnare un attività ad un altro utente, occorre aprire l attività fare clic sul pulsante Assegna attività e selezionare il destinatario a cui dare l attività @ Per rimuovere solo un istanza dell attività ricorrette, occorre aprirla e selezionare il comando Azioni quindi Salta occorrenza. @ Per interrompere un attività ricorrente, aprire l attività e selezionare il comando Azioni quindi Ricorrenza e clic su Rimuovi ricorrenza. @ Come detto prima le attività scadute vengono segnate in rosso, per cambiare colore e sufficiente selezionare il comando Strumenti, Opzioni, Preferenze, Opzioni attività e utilizzare le due caselle Colore attività scadute e completate, per modificare il colore 30