Dispensa ad uso interno tratta dalla lezione sul tema: La scelta dei servizi: dalla location alle decorazioni Pubblicazione in abbinamento ad un prodotto formativo realizzato da La Fenice Eventi Copyright La Fenice Eventi, Accademia degli Eventi Proprietà letteraria e artistica riservata, è vietata ogni riproduzione e traduzione anche parziale La Fenice Eventi - Via Trionfale, 6316-00135 Roma - Telefono 06.45595994 - www.accademiadeglieventi.org
La consulenza La consulenza che il wedding planner offre ai propri clienti inizia nel momento del primo incontro e continua per tutta la durata dell organizzazione e gestione dell evento, proseguendo anche oltre il giorno delle nozze. Grazie al supporto del wedding planner il cliente può scegliere le migliori soluzioni per il proprio evento e perché questa alchimia riesca, il wedding planner avrà dovuto selezionare molto attentamente tutti i partners che proporrà ai propri clienti. Questo è il tema della lezione: cosa considerare nella selezione dei partners per le forniture di un evento. Il ruolo del WP è centrale nelle relazioni tra clienti e fornitori e la capacità di mediazione è, forse, una tra le doti più importanti che un bravo organizzatore deve possedere. Abbiamo già trattato nelle precedenti lezioni quanto sia ampio il raggio di azione di un wedding planner e quanto vasta l offerta dei servizi selezionati. Volendo dettare delle regole e dei criteri comuni per la selezione dei propri partners, potremmo identificarli in: serietà e correttezza; qualità; puntualità; competenza tecnica nel proprio settore; esperienza; igiene, cura del dettaglio, attenzione generale al servizio/bene offerto; amore e passione per il proprio lavoro; onestà (ad esempio nella proposta di tariffe coerenti con le proprie caratteristiche professionali); reputazione. Il primo elemento che andiamo ad analizzare in questa lezione è la location per il ricevimento. Ed è anche il primo elemento che gli sposi prendono in esame dopo la definizione del luogo per la cerimonia. La location Chiariamo prima di tutto che cosa si intende con il termine Location. Concettualmente è il luogo nel quale gli sposi andranno a festeggiare la magia del loro matrimonio. Si parla di location, pertanto, intendendo villa, agriturismo, giardino o parco (purché sia prevedibile un adeguato spazio coperto in caso di improvvise condizioni climatiche avverse) palazzi (storici e non) ma anche ristoranti e tutto quello che può essere luogo di festeggiamento. Ultimamente si nota la tendenza a Copyright La Fenice Eventi, Accademia degli Eventi - www.accademiadeglieventi.org 2
scegliere per i festeggiamenti anche location insolite, non consuete per una festa di questo genere come ad esempio le sedi museali (quando e laddove consentito dalle amministrazioni pubbliche). Quale che sia il luogo proposto, affinché il WP abbia la possibilità di suscitare l interesse degli sposi, sarà necessario che la location parli di loro o ne rappresenti i gusti, oltre a saper accogliere adeguatamente i loro invitati. Senza dubbio, è una delle scelte più difficili per gli sposi nonché l aspetto più impegnativo dal punto di vista dell organizzazione per il WP. Si noti che, come indicato nella lezione 2 (Applicazione dei compensi) nella quasi totalità dei casi, ma sicuramente agli inizi dell attività, la scelta e definizione della location avviene nello spazio temporale in cui il wedding planner sta proponendo soluzioni per l evento ma non ha ancora avuto la conferma dell incarico. E il momento più delicato dell organizzazione e della tessitura del rapporto fiduciario con il cliente. Limitarsi a proporre le soluzioni più classiche e consuete non fa onore alle caratteristiche di creatività e ricerca di esclusività che rendono interessante per una coppia il supporto del wedding planner nell organizzazione del loro ricevimento di nozze. Il WP, facendo forza sulla profonda conoscenza del proprio territorio, dovrebbe ampliare la sua proposta a soluzioni più ricercate e uniche ma sempre coerenti con le aspettative e le necessità del cliente. Solo così ogni evento sarà veramente unico! Le proposte dovranno anche considerare la tipicità e le caratteristiche uniche del territorio in cui opera il WP, valori ben apprezzati soprattutto dalle coppie di stranieri che scelgono l Italia per i festeggiamenti. Oltre alla scelta della location sono determinanti decine di altri fattori che ne rafforzeranno l immagine, se studiati e programmati con la dovuta attenzione: dalle luci ai decori di arredo, al posizionamento adeguato degli elementi dell evento (ad esempio le posizioni per la musica ed i vari momenti del servizio: aperitivo, taglio della torta, buffet dei dolci, sweet table se previsto, ecc.). Un aspetto su tutti, quando si propone una location all aperto, è la presenza di adeguati spazi coperti per riparare l evento in caso di avverse condizioni climatiche. Alcune location, inoltre, possono consentire la possibilità di celebrarvi il rito (religioso o civile) e questo può far assumere alle stesse un particolare fascino agli occhi di alcuni clienti. Tra i fattori essenziali nella scelta di una location c è la presenza di una cucina attrezzata o, quanto meno, di uno spazio da adibire a cucina con le attrezzature mobili cui potrà provvedere il servizio catering incaricato per il banchetto. Se la location, invece, propone un proprio catering oppure offre un servizio di cucina interna, un bravo WP si sarà dovuto accertare della qualità delle loro preparazioni prima di proporre la location ai clienti; in casi come questo la scelta del fornitore per la ristorazione sarà una scelta imposta dalla location e se imprescindibile ci si dovrà accertare che sia, però, impeccabile. La location è, sostanzialmente, un contenitore che deve già essere bello, funzionale, accattivante e all interno del quale poter ospitare tutti gli elementi dell evento ed il ruolo del WP è, anche, quello di saper armonizzare tutti gli elementi in campo per un risultato corale all altezza delle aspettative del cliente. Copyright La Fenice Eventi, Accademia degli Eventi - www.accademiadeglieventi.org 3
Il WP non potrà pertanto esimersi da una approfondita indagine del proprio mercato alla ricerca di location da contattare, visitare, conoscere approfonditamente e selezionare; soprattutto durante i primi tempi di avvio dell attività professionale. Tanto più conoscerà approfonditamente le sue location, tanto meglio sarà in grado di costruirvi dentro delle proposte aderenti alle richieste del cliente ma anche nel rispetto delle regole e dei limiti delle location stesse. Se, ad esempio, il WP è a conoscenza del fatto che in una determinata location è vietato il protrarsi di musica oltre un certo orario serale, eviterà di proporla al cliente se la richiesta è avere una location dove poter ballare con gli amici fino a tarda notte. Il WP si trova, pertanto, sempre di fronte a due importanti gruppi di informazione da far dialogare: 1) le aspettative e richieste del cliente, 2) le caratteristiche ed i limiti tecnico/logistici che ogni location può presentare. La ristorazione Il cibo è l elemento che soddisfa quasi tutti i sensi dell essere umano: ad un buon piatto si richiede che sia buono, profumato e ben presentato, ma anche una buona consistenza contribuisce alla soddisfazione e gratificazione. Inoltre, il momento dedicato al pranzo o alla cena è, in genere, il momento conviviale per eccellenza, quello in cui al piacere del buon mangiare si unisce il piacere di una buona compagnia con la quale condividerlo. In un evento, questo momento riveste una grande importanza per la quasi totalità delle persone, pertanto niente pesa di più che una defaillance nel servizio ristorazione. Il ruolo del WP in questa scelta è delicatissimo. Come abbiamo visto nella lezione 2, il WP non sarebbe il diretto responsabile legale in caso di disservizio, ma quale cliente gli perdonerebbe di avergli consigliato un fornitore per il banqueting non all altezza della situazione? Una particolare cura e attenzione va rivolta, quindi, nell individuare partners seri, di qualità e servizio impeccabili. Senza rischiare di entrare nel luogo comune, possiamo affermare che in Italia siamo in grado di offrire una qualità eccellente nel settore dell eno-gastronomia. Ma non è sempre così scontato. La professionalità si riconosce per l attenzione al dettaglio, per una selezione attenta delle materie prime, per la ricerca di proposte esclusive che rende ogni matrimonio diverso dall altro, per la cura e la manutenzione delle attrezzature. Un bravo WP deve arrivare ad essere in grado di riconoscere queste qualità in un fornitore, così che il suo supporto per il cliente diventi imprescindibile ai fini della riuscita eccellente dell evento. Ultimamente si nota il ritorno alla semplicità della cucina tipica e tradizionale del luogo, valore molto apprezzato dalle coppie di sposi stranieri ma anche italiani. Ma proporre semplicità o ricercatezza, tradizione o tendenza, uno stile oppure un altro, è sempre una decisione condizionata da quello che il cliente vuole per il suo evento e dalla personalità del cliente stesso. Copyright La Fenice Eventi, Accademia degli Eventi - www.accademiadeglieventi.org 4
Conoscenza è la parola chiave: per il WP è fondamentale conoscere bene sia i propri fornitori sia quello che il cliente sta chiedendo per il suo evento. E la scelta di un menu o dell altro, va sempre armonizzata con il resto degli elementi in campo. Decorazioni e addobbi floreali La scelta delle decorazioni e degli addobbi floreali sono una parte indubbiamente divertente dell organizzazione dell evento, una parte sulla quale si aprono universi di varianti. La creatività e la preparazione del WP saranno indubbiamente utili nel consigliare ma sarà fondamentale, anche in questo caso, la stretta collaborazione con i professionisti che realizzeranno il lavoro. Se inserire o meno una voce di spesa specifica per le decorazioni dipende anche dal fatto che la location abbia bisogno di un intervento per abbellire un angolo o uno spazio, oppure per nascondere qualcosa di poco coerente con la scenografia generale; capita se ci si trova nella necessità di coprire un area tecnica oppure schermare la zona delle cucine, ecc. Il WP dovrà a tal fine ragionare molto attentamente un intervento decorativo insieme con il professionista che lo realizzerà, osservando gli ambienti, fotografando, realizzando degli schizzi e disegni per simulare gli ingombri ed il progetto dell intervento di decoro. L immaginazione gioca un ruolo fondamentale ma la parte progettuale è essenziale per aiutare il cliente a visualizzare il progetto ipotizzato per una determinata situazione. Ci sono dei casi, invece, in cui il progetto di decoro non riguarda qualcosa da aggiungere per abbellire ma qualcosa da togliere all interno della location (parti di arredo che non si armonizzano con il tema scelto per l evento o con i colori predominanti) o parti da migliorare per incuria (tende o cuscini da far lavare, ecc.). Una location accogliente e curata rende un senso generale di attenzione all ospite e al ricevimento, trasmette il piacere del buon padrone di casa che apre le porte per ricevere i suoi invitati. E questo aggiunge valore all evento e al ruolo del WP nell evento. Un attenzione particolare va data, inoltre, alla componente floreale dell evento, budget permettendo Capita, infatti, che alcuni clienti, volendo tagliare sulle spese, decidano di economizzare togliendo l intera voce non tenendo però conto di quanto sia piacevole per gli invitati la presenza di fiori negli ambienti a tutto vantaggio di una piacevolezza generale dell evento perché l elemento floreale dà allegria, piace e abbellisce anche foto e riprese. Nei casi di budget restrittivi, il WP ha il dovere di capire se il taglio viene fatto per necessità ma con dispiacere e in questi casi studiare con i professionisti delle soluzioni ad hoc per fare proposte in linea con il budget magari scegliendo un intervento minimalista o realizzato con fiori di stagione, oppure ancora restringere l abbellimento ai punti essenziali. Copyright La Fenice Eventi, Accademia degli Eventi - www.accademiadeglieventi.org 5
La scelta terrà conto anche delle tonalità e dello stile dell abito da sposa e della coerenza all eventuale tema scelto. Nel fil rouge che lega l elemento floreale agli altri elementi dell evento si vede la mano del coordinamento del WP. Una attenzione particolare va data al bouquet che va scelto in armonia con la fisionomia della cliente, l abito, il colore dei suoi capelli. Make-up e acconciatura La scelta dei collaboratori per l acconciatura ed il make-up è molto delicata perché sono figure professionali che saranno a stretto contatto con la sposa nei momenti di maggiore emozione, quando il WP con molta probabilità non potrà essere presente per risolvere eventuali problemi di relazione. Per questo motivo il WP dovrà scegliere con molta attenzione i professionisti, valutando sia la competenza tecnica sia la loro capacità empatica e di relazione. Inoltre, dovrà essere sempre presente in ogni incontro tra i professionisti e la sposa per guidare e agevolare l instaurarsi di una buona relazione tra loro fatta di complicità e fiducia, tanto da non essere fondamentale la sua presenza il giorno delle nozze. Il WP avrà selezionato i professionisti a monte essendo lei stessa cliente; il WP uomo cercherà per questo la complicità di amiche o colleghe. Se la sposa dovesse avere già dei professionisti di fiducia il WP non ostacolerà in nessun modo il loro intervento e cercherà di stabilire una sinergia; relazioni corrette anche con partner che non sono i propri consentono di rendere sempre un servizio attento verso il cliente. Solitamente le prove di acconciatura e make-up sono due e tengono conto dello stile dell abito, del carattere della sposa, del suo stile di cura quotidiano, cercano di esaltarne la bellezza senza spersonalizzarla. Soprattutto in queste scelte, il parere della sposa va tenuto in altissima considerazione, è lei che deve sentirsi a proprio agio, valorizzata, protagonista; alcune clienti per il giorno del proprio matrimonio vogliono sentirsi completamente diverse e cambiare totalmente il proprio look, scelta che va assolutamente rispettata e assecondata. Il WP non interviene mai con il proprio parere personale (a meno che non sia richiesto) ma con una consulenza obiettiva e specifica. In queste situazioni, le ansie della sposa e delle amiche e delle parenti che intervengono nel consigliarla, spesso non aiutano e devono essere gestite; ed è sempre un compito che spetta al WP. Un altra figura che condividerà con la sposa il momento di preparativi è il fotografo. È buona norma che il WP abbia fatto conoscere tra loro tutti i professionisti che lavoreranno insieme il giorno del ricevimento affinché si siano presi accordi soprattutto sui tempi che occorrono agli uni e agli altri per assicurare il rispetto dei tempi successivi: inizio del rito, spostamenti per le foto, inizio del ricevimento, ecc. Il WP deve tenere conto dei tempi di tutti nel preparare la tabella di marcia dell evento. Copyright La Fenice Eventi, Accademia degli Eventi - www.accademiadeglieventi.org 6
Servizio fotografico La fotografia rappresenta la memoria storica dell evento. Nel consigliare i fornitori per questi servizi il WP deve tenere conto della loro professionalità senza dubbio ma anche dei tempi di consegna, della disponibilità e flessibilità in generale a scatti anche in situazioni non previste; è utile inoltre che operatori foto e video consegnino gli scatti in alta definizione agli sposi perché siano liberi nel tempo di poter stampare autonomamente altre pose senza dover essere necessariamente dipendenti dal professionista che ha realizzato il servizio. Si noti che, in base alla legge sul diritto d autore, il proprietario delle immagini resta il fotografo anche se il servizio è commissionato e pagato dal cliente. Motivo per cui non è così usuale che il fotografo sia disponibile a consegnare gli originali di un lavoro ai propri clienti. Lo stile degli operatori foto e video va considerato per accertarsi che sia in linea con lo stile desiderato dal cliente. E consigliabile che il WP disponga di molti riferimenti di professionisti diversi per stile, così da poter essere certo di avere la soluzione adatta per ogni cliente. Normalmente, si crea una buona collaborazione tra il fotografo ed il WP anche in termini di cooperazione al marketing: il fotografo cede volentieri le foto migliori al WP affinché questi le possa utilizzare per promuovere la sua attività perché sa che questo porta vantaggio in termini di immagine anche per la propria attività (Le foto vengono utilizzate previa verifica della disponibilità degli sposi e facendo firmare una liberatoria alle persone riprese negli scatti). Le partecipazioni Sostanzialmente, la partecipazione rappresenta il biglietto da visita dell evento. La competenza richiesta al WP è quella di saper consigliare nella scelta della carta utilizzata, nel font e nel saper guidare il cliente nello stile affinché questa si armonizzi con il resto. Internet ha agevolato molto la diffusione di informazioni che però, talvolta, sono contrastanti. Pertanto il WP deve conoscere bene il galateo e le regole del cerimoniale: cosa scrivere sulla partecipazione e come scriverlo non è una scelta di poco conto, si può consigliare ma per farlo bene si devono avere competenze specifiche. Si consiglia a tal proposito la lettura di testi come quelli riportati nella bibliografia del corso. La musica I momenti da allietare con un contorno musicale in un evento sono diversi a cominciare dal rito per continuare nel ricevimento dall aperitivo al corpo centrale del pranzo o della cena, al taglio della torta, al ballo e festeggiamenti successivi. Nella scelta di cosa proporre gioca un ruolo fondamentale la conoscenza e l amore per la musica della coppia. Alcuni clienti lasciano carta bianca al WP ma altri, particolarmente esperti o amanti della musica, preferiscono scegliere in prima persona. Copyright La Fenice Eventi, Accademia degli Eventi - www.accademiadeglieventi.org 7
Il WP realisticamente, forse, non potrà avere competenza approfondita su tutto per dare una consulenza qualificata, soprattutto all inizio della sua attività. Motivo per cui la collaborazione con i professionisti diventa essenziale: se il cliente lascia carta bianca sulla scelta di alcuni elementi dell evento il WP li coordinerà a quattro mani con il professionista, diversamente sarà presente ad ogni incontro tra cliente e professionista nei casi in cui il cliente vorrà intervenire nelle scelte personalmente. Anche in questo caso, il WP dovrà disporre di ampie liste di musicisti adatti alle diverse esigenze oppure instaurare collaborazioni con agenzie musicali che provvederanno alla ricerca di musicisti per l evento, così da avere pochi riferimenti commerciali ma comunque una ampia rosa di soluzioni da proporre. Nella scelta della colonna sonora si tenga anche conto dei gusti e delle preferenze di parenti e amici invitati all evento: il tutto si svolge per il piacere ed il divertimento di tutti i presenti. In conclusione Abbiamo analizzato fin qui alcuni esempi di servizi legati all evento sui quali il WP deve avere competenza e riferimenti di partners di altissima qualità. L elenco non è esaustivo perché, come già scritto nelle lezioni precedenti, i servizi che un cliente chiede al WP per l evento possono essere molti e diversi da evento ad evento, in base alle caratteristiche dell evento stesso e alle esigenze del cliente. L obiettivo della lezione è sottolineare la assoluta necessità di possedere la tecnica per cercare quello che serve sul momento anche se non è mai servito prima e non servirà più. Il principio generale è, in sostanza, verificare che il partner abbia: competenza specialistica nel proprio settore; esperienza consolidata; capacità di relazione e disponibilità; sia in regola con le normative di legge previste per il proprio settore. Il WP dovrà poi tessere delle ottime relazioni collaborative così da avere un partner competente al servizio delle esigenze dell evento e del cliente. La regola generale è che se il WP non ha competenza in un determinato settore, tale da dare una ottima consulenza al cliente, questa consulenza possa essere data comunque grazie alla relazione collaborativa con il partner. Ed è da queste relazioni collaborative che il WP imparerà, nel tempo, acquisendo una propria conoscenza specialistica e autonomia consulenziale. Copyright La Fenice Eventi, Accademia degli Eventi - www.accademiadeglieventi.org 8