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LA SOLUZIONE LOGISTICA PER IL MAGAZZINO DELL AZIENDA OSPEDALIERA - 2 -
1. INTRODUZIONE 4 1.1. L INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA INFORMATIVO DELL AZIENDA OSPEDALIERA 4 2. CARATTERISTICHE PRINCIPALI 5 1.2. ATTIVITÀ GESTITE 5 1.3. INDIPENDENZA DALLA STRUTTURA DEI MAGAZZINI E DAL TIPO DI MATERIALI 5 1.4. TRACKING & TRACING 5 1.5. LA RADIOFREQUENZA 6 1.6. ADATTABILITÀ 6 1.7. MODULI 6 1.8. OTTIMIZZAZIONI CONSEGUIBILI 7 3. FUNZIONALITÀ PRINCIPALI 7 1.9. CONFIGURAZIONE DEL MAGAZZINO 7 1.9.1. Anagrafiche 7 1.9.2. Utenti 8 1.9.3. Unità di carico (UDC) 8 1.9.4. Mappa di magazzino 9 4. LE FUNZIONI DI MOVIMENTAZIONE 10 1.10. L'ACCETTAZIONE MATERIALI A MAGAZZINO 11 1.10.1. Acquisti da fornitore: 11 1.10.2. Lavorazioni di terzi: 12 1.10.3. Resi da reparto o cliente: 12 1.11. IL RICONOSCIMENTO DEI MATERIALI 12 1.12. MATERIALI A COLLAUDO E/O QUARANTENA 13 1.13. VERSAMENTO A MAGAZZINO 13 1.14. FUNZIONI VARIE DI MOVIMENTAZIONE 13 5. LA SPEDIZIONE 14 1.15. IL RICEVIMENTO DELLE RICHIESTE DI APPROVVIGIONAMENTO DAL SISTEMA CONTABILE AMMINISTRATIVO 14 1.16. LA PREPARAZIONE 14 1.16.1. Attribuzione richiesta a viaggio di consegna : 15 1.16.2. Creazione missioni di prelevamento: 15 1.17. CRITERI DI PRELEVAMENTO DEI PRODOTTI 15 1.18. ASSEGNAZIONE MISSIONI DI PRELIEVO 15 1.19. L'OPERAZIONE DI PRELEVAMENTO 16 6. LE AREE DI RIBALTA 16 1.20. PREPARAZIONE E FORMAZIONE DELLE UDC DI SPEDIZIONE 16 1.21. LA SPUNTA FINALE 17 1.21.1. Gestione delle linee d imballo 17 7. STATISTICHE E REPORTS 17 8. ARCHITETTURA DEL SISTEMA 18-3 -
1. INTRODUZIONE 1 Requisito fondamentale a garanzia del corretto funzionamento e della perfetta tracciabilità dei prodotti dal loro arrivo a magazzino fino alla consegna in reparto è l introduzione di un software WMS specializzato e tecnologicamente avanzato per consentire un dialogo stabile e continuo con il sistema gestionale contabile dell Azienda Ospedaliera. Nella gestione Logistica conto terzi il WMS costituisce una parte importante nella prospettiva dei costi e dei vantaggi competitivi. Automa è un sistema per la gestione operativa di tutte le attività di magazzino semilavorati, in un ottica di gestione integrata di spazi, volumi e operazioni con un unico strumento informatico. E uno strumento che, nelle mani del responsabile del magazzino, permette di conseguire una gestione ottimizzata e razionale di tutte le operazioni, con il controllo in tempo reale delle risorse impiegate e delle movimentazioni eseguite. 1.1. L integrazione con il Sistema Informativo dell Azienda Ospedaliera Automa è uno strumento tipicamente operativo che, collegato con il Sistema aziendale, non sostituisce e non modifica le normali procedure gestionali a disposizione delle Funzioni Amministrative, Commerciali, di Produzione, Direzionali, ecc., procedure che supportano le attività aziendali quali l emissione degli ordini d acquisto, la gestione degli ordini di reparto, ecc. Automa è un Sistema dipartimentale con struttura a scelta (Web o Client-Server) che, nei confronti del Sistema Informativo Aziendale comunica su poche direttrici fondamentali: acquisisce da quest ultimo le richieste di movimentazione (entrata materiali, uscita materiali, alimentazione punti di consegna quali i Reparti) trasmette l esito delle movimentazioni richieste ed eseguite aggiorna le informazioni condivise (anagrafiche, giacenze, inventari) lo scambio d informazioni tra i sistemi avviene in modo automatico attraverso l utilizzo e il richiamo di funzioni a livello di data base (evento/modifica) SISTEMA INFORMATIVO DI GRUPPO SISTEMA INFORMATIVO OSPEDALIERO Automa TERMINALI RADIO OPERATORI DI MAGAZZINO 1 Il presente documento costituisce una descrizione generale del software Automa e non deve essere considerata una specifica tecnica esaustiva o vincolante delle caratteristiche e delle funzionalità del prodotto. - 4 -
2. CARATTERISTICHE PRINCIPALI 1.2. Attività gestite Utilizzando le metodologie di Material Handling allo stato dell arte, Automa supporta le seguenti attività: Automa Gestione anagrafica articoli con particolarità e codifica per nominativo (cliente/fornitore) Gestione ricevimenti a magazzino Identificazione, stampa etichette articolo e/o confezione con barcode, controllo quantità (spunta arrivi con lettura di qualunque tipologia di barcode), composizione in Unità Di Carico (UDC), smistamento dei materiali in entrata per zona/allocazione Allocazione dei materiali nei magazzini o nelle aree di non conformità Schedulazione delle richieste di uscita Gestione delle missioni di prelievo interi e picking frazionato per l allestimento degli ordini Ricomposizione ordini in area spedizioni Gestione delle operazioni d imballo (modulo opzionale) Controllo, spunta delle spedizioni, stampa dei documenti di supporto alle spedizioni (packing list, DDT etc...) Spostamenti interni Inventari Scambio di informazioni con il Sistema Informativo Aziendale (Host). 1.3. Indipendenza dalla struttura dei magazzini e dal tipo di materiali Automa è indipendente dalla struttura fisica dei magazzini gestiti, che possono avere aree strutturate (scaffalature portapallet standard, drive-in, a ripiani, cantilever, ecc.), aree gestite a magazzini verticali automatici oppure aree non strutturate (cataste, piazzali, postazioni in linea, ecc.). Automa è multiazienda, multimagazzino, multiarea e può gestire anche magazzini remoti rispetto alla sede dov è installato. Automa può gestire qualsiasi tipo di materiali, gestiti con diverse unità di misura e con varianti del codice articolo principale, quali ad esempio: scadenze, lotti, matricole, colore, taglia, lavorazione, ecc. 1.4. Tracking & Tracing Automa consente in ogni momento e per qualsiasi prodotto o movimento di verificare tracciabilità e rintracciabilità, così come di gestire le movimentazioni nel pieno rispetto delle date di scadenza. Automa gestisce i lotti di produzione ed anche le matricole dei prodotti. Automa - 5 -
1.5. La Radiofrequenza L impiego di strumenti per l Identificazione automatica (barcode o RFID), connessi in rete via protocollo WiFi è un requisito fondamentale per ottenere importanti vantaggi: Collegamento costante e controllo in tempo reale degli operatori Tempestiva disponibilità dei materiali dopo l accettazione Sincronizzazione dinamica e in tempo reale delle operazioni in cascata Eliminazione quasi totale degli errori di manipolazione Controllo dello stato di avanzamento delle attività in tempo reale 1.6. Adattabilità Il sistema Automa è applicabile a tutti i tipi di magazzino e permette di riconfigurare la struttura della mappa e della gestione in modo semplice, rendendo molto adattabile l utilizzo del sistema in caso di cambiamenti aziendali (nuovi magazzini, spostamenti, nuovi prodotti, nuove lavorazioni, ecc.). 1.7. Moduli L architettura modulare è progettata per una scalabilità che consenta di aggiungere moduli successivi in funzione delle nuove necessità, senza perdite di valore dell investimento. - 6 -
1.8. Ottimizzazioni conseguibili L implementazione di Automa rende possibile un generale e profondo miglioramento del funzionamento del magazzino, con ottimizzazioni importanti, quali: accuratezza delle operazioni, riduzione degli errori; maggiore produttività degli operatori; ottimale sfruttamento della capacità di stoccaggio; garanzia dell applicazione del FIFO nelle uscite dei materiali; eliminazione quasi totale di merce mancante e di materiali obsoleti; tempestiva e precisa conoscenza della giacenza e dello stato di avanzamento del lavoro; programmabilità del carico di lavoro; riduzione delle scorte; riduzione di tempi morti e percorsi a vuoto; riduzione dei danneggiamenti; affidabilità degli inventari; migliore conoscenza dei parametri di funzionamento del magazzino. 3. FUNZIONALITÀ PRINCIPALI 1.9. Configurazione del magazzino 1.9.1. Anagrafiche Le anagrafiche sono le tabelle relative agli articoli dei prodotti movimentati, ai tipi di pallet/contenitori/imballi, ai clienti, ai fornitori e ai vettori. Il popolamento delle anagrafiche può essere fatto con i dati ricevuti da Host o con l inserimento (totale o a completamento) da una postazione Automa. I dati principali dell anagrafica articoli sono: Automa codice articolo, codice EAN, descrizione, unità di misura di stoccaggio e di acquisto, tipo articolo, colore/taglia (se gestiti), etc.; flag di gestione articolo per scadenze e lotti dimensioni e pesi; classe ABC; scorta minima e massima; flag di blocco/sblocco; confezione/imballo/pallet/contenitore std e alternativi, lato d inforcamento; piano di pallettizzazione, impilabilità; - 7 -
fornitore abituale settore merceologico, famiglia, marchio, ecc.; zona preferenziale di stoccaggio ed alternative; personalizzazione articolo per magazzino; personalizzazione articolo per Cliente o per Fornitore Per le anagrafiche di clienti, fornitori, vettori oltre a tutte le informazioni tipiche sono previste informazioni quali: zona e macrozona; punti di carico/scarico; orari di carico/scarico; giorni di chiusura; Udc standard per consegna; n. UDC per automezzo; ecc.. 1.9.2. Utenti La configurazione degli utenti di Automa prevede che questi siano abilitati ad operare su postazione PC, su terminali radio, sui mezzi di movimentazione. L accesso ai terminali radio e ai PC è abilitato con password. Le abilitazioni sono differenziate per le funzioni PC e per quelle da terminale radio e sono personalizzabili per tutti gli accessi al sistema, sia per la normale operatività, sia per le modifiche di configurazione. E possibile pertanto personalizzare i menu e le funzionalità del sistema per singolo utente limitandone quindi l utilizzo di determinate funzioni. 1.9.3. Unità di carico (UDC) Può essere gestita qualunque tipo di UDC, come imballi o confezioni. Per ogni articolo possono essere abbinati diversi tipi di pallet, di imballi/confezioni, che secondo il piano di pallettizzazione in anagrafica (n. pezzi per imballo, n. imballi per strato, n. strati di imballi) porta alla formazione dell UDC monoreferenza. E' inoltre possibile gestire UDC multireferenza (più articoli sulla stessa unità di carico). Tutte le UDC sono identificate con etichette barcode stampate da Automa per la tracciabilità in qualsiasi momento della loro vita a magazzino. L etichetta riporta un n. progressivo univoco e può riportare, se necessario anche altre informazioni quali il codice articolo, il lotto, la scadenza ecc. Al momento della formazione dell UDC il sistema abbina al n. identificativo tutte le informazioni necessarie: articolo e quantità; dimensioni dell UDC (altezza, lunghezza, profondità); - 8 -
peso dell UDC; lato di inforcamento; impilabilità dell UDC; lotto, scadenza se richiesti dall articolo I dati dimensionali e di peso sono calcolati automaticamente con i dati ricavati da: anagrafica articoli; tabella imballi; tabella pallets; tabella contenitori. Nel caso di prodotti non pallettizzati l UDC può essere il singolo imballo, cartone, ecc. 1.9.4. Mappa di magazzino Il magazzino viene mappato e reso disponibile ad Automa secondo i seguenti livelli: - Azienda - Magazzino - Area - Corsia - Posizione - Cella Azienda 1 Liv.: La procedura permette la gestione MULTIAZIENDA. Il livello "Azienda" identifica l'entità Amministrativa/gestionale che fa capo ai magazzini da gestire. Magazzino 2 Liv.: La procedura permette la gestione MULTIMAGAZZINO. E' possibile quindi gestire più magazzini riferiti ad una singola Azienda. Area 3 Liv.: Questo livello permette di definire all'interno di ogni magazzino aree fisiche e/o logiche. Questo può rendersi necessario per differenziare aree di magazzino in funzione di tipologie diverse di prodotto o per privilegiare prodotti ad alta rotazione. Corsia 4 Liv.: Identifica all'interno di ogni area di magazzino il corridoio di passaggio scaffali e aree a terra da dove è possibile effettuare operazioni di versamento o di prelevamento del prodotto/udc. - 9 -
Posizione 5 Liv.: e un numero progressivo che permette di identificare la progressione delle celle. Solitamente nelle scaffalature coincide con la campata delimitata dalle spalle della scaffalatura stessa, mentre per le celle a terra è identificato da strisce colorate di delimitazione Cella 6 Liv.: identifica il piano (livello in altezza) di una scaffalatura. In questo 6 livello è possibile definire un ulteriore livello "sottovano"; questo può essere utile per prodotti che vengono stoccati in profondità all'interno della cella. L'archivio delle celle (mappatura) è generato automaticamente all'atto della stampa etichette ubicazione. Per ogni cella è necessario una definizione, ad esempio: - Cella di stock - Cella di picking - Cella di ribalta - Cella di accettazione materiali - Etc... In funzione della scelta fatta di lavorare per capienza, UDC o per dimensione, deve essere inoltre specificato: - Capienza della cella in UDC - Dimensione della cella - Peso supportabile Ogni cella è identificata da una etichetta (etichetta ubicazione) riportante le coordinate (livelli di mappatura) espresse in barcode e in formato leggibile. 4. LE FUNZIONI DI MOVIMENTAZIONE Automa consente la movimentazione delle merci utilizzando terminali portatili in radiofrequenza. All'occorrenza (in caso di malfunzionamenti nell'impianto radio) sono disponibili tutte le funzioni manuali (con l'utilizzo di Personal Computer in rete). Le movimentazioni avvengono quindi in tempo reale ed il sistema è in grado di rispondere in qualunque momento in merito alla disponibilità e alla locazione dei prodotti da evadere. Automa controlla tutto il processo dall'entrata delle merci a magazzino fino all'uscita per consegna ai reparti, per resi a fornitore o per spedizioni ad altre destinazioni remote (magazzini decentrati) o a cliente. - 10 -
1.10. L'accettazione materiali a magazzino Con questa funzione sono gestite tutte le movimentazioni di prodotti provenienti da: acquisti da fornitore lavorazioni di terzi resi da reparto o cliente Il WMS Automa consentirà in un secondo momento, qualora l Azienda Ospedaliera lo decida, di gestire in modo similare le attività di ricevimento nei Reparti. 1.10.1. Acquisti da fornitore: Sulla base dei consolidati sui dati di consumo, delle previsioni, delle richieste di approvvigionamento in essere e delle giacenze a magazzino (dati messi a disposizione in qualsiasi momento dal WMS Automa al sistema gestionale dell Azienda) il Servizio Acquisti inserisce nel proprio sistema OLIAMM gli ordini a fornitore i quali sono trasferiti automaticamente al WMS Automa fornendo quindi anticipatamente visibilità al centro logistico sui prossimi arrivi a magazzino. Lo stato di avanzamento dell ordine è costantemente monitorato dal WMS che tiene informato il gestionale dell Azienda Ospedaliera. Qualora il fornitore sia in grado di trasmettere anzitempo al centro logistico la copia elettronica del DDT di consegna delle merci, il WMS è in grado di ricevere queste informazioni, di evidenziare l arrivo e di fornire indicazioni utili al responsabile di magazzino per organizzare e razionalizzare al meglio le attività e le risorse da impiegare per quel ricevimento. Durante la fase di ricevimento sono composte e identificate attraverso etichetta barcode le Unità di carico; vengono controllate per mezzo di lettura barcode tutte le merci ricevute e registrate tutte le informazioni utili per le successive movimentazioni dei prodotti (scadenze,lotti, matricole ). Come precedentemente descritto per i prodotti e/o confezioni che non riportino un codice a barre riconoscibile o gestibile dal centro logistico e conseguentemente dall Azienda Ospedaliera è possibile all atto del ricevimento produrre le opportune etichette permettendo quindi di effettuare il controllo qualitativo-quantitativo dei prodotti in ingresso raffrontandoli immediatamente con l ordine emesso dal Servizio Acquisti dell Azienda. L arrivo della merce è segnalato immediatamente al sistema gestionale dell Azienda Ospedaliera comunicando che questa è arrivata ma non ancora disponibile in quanto non ancora controllata. (E una prima informazione utile fornita dal WMS ad OLIAMM che può evidenziare quindi l imminente preparazione e consegna ai reparti dei prodotti che erano andati sottoscorta e di cui si attendeva l urgente arrivo) Il controllo avviene quindi gestendo il documento ordine d acquisto e abbinando il DDT di consegna, non è possibile pertanto accettare prodotti che non abbiano corrispondenza con un ordine emesso dall Azienda Ospedaliera e la cui sede di destinazione sia diversa da quella del centro logistico gestito dal WMS. I prodotti spuntati al ricevimento possono seguire le seguenti strade: - 11 -
a) il prodotto ricevuto presenta difformità di quantità o caratteristiche rispetto a quanto atteso e quindi viene temporaneamente stoccato in area prodotti NON CONFORMI, NON è disponibile al prelievo b) il prodotto ricevuto è conforme a quanto atteso, è identificabile in tutte le sue informazioni articolo-scadenza-lotto-udc per mezzo di barcode (se necessario è a carico del WMS come precedentemente descritto produrre le etichette identificative) ed è quindi pronto per essere stoccato a magazzino o se necessario, perché richiesto urgentemente dai reparti o mancante totale o parziale di una richiesta di approvvigionamento precedente (operazione definita in logistica sotto il nome di CROSS-DOCKING). Quest ultimo punto è eseguibile solo per i prodotti che non devono essere sottoposti ad attività di collaudo o di sosta in area di quarantena; in tal caso saranno resi disponili al prelievo solo dopo aver soddisfatto tali requisiti. I dati di spunta sono trasferiti al sistema centrale che provvederà ad aggiornare i propri ordini a fornitore in acconto o saldo e le proprie giacenze contabili. Nel caso in cui la spunta di ricevimento evidenzi difformità rispetto alle quantità in ordine sarà possibile inviare automaticamente una mail da WMS Automa ad una o più stazioni di lavoro del Servizio Acquisti segnalando le anomalie. 1.10.2. Lavorazioni di terzi: La procedura prevede ove necessario la RINTRACCIABILITA' dei prodotti. Sono gestiti come per i casi precedenti le quadrature per i prodotti usciti a C/lavorazione e successivamente rientrati. L'applicativo Automa prevede inoltre il collegamento on-line con eventuali fornitori c/lavorazione con i quali l'azienda intenda operare a stretto contatto. 1.10.3. Resi da reparto o cliente: La procedura è riconducibile ai casi appena descritti. 1.11. Il riconoscimento dei materiali Come precedentemente detto, i materiali sono riconosciuti dal sistema AUTOMA attraverso la lettura di barcode o RFID posizionato in ogni singola UDC. Vanno distinti quindi 2 casi particolari: materiali in arrivo già etichettati (es: farmaci) materiali arrivati non etichettati Nel primo caso Automa è già in condizione di trattare il materiale ricevuto a magazzino. Automa Nel secondo caso la procedura che gestisce l'accettazione materiali è in grado di produrre le etichette UDC (articolo, confezione, imballo e pallet) necessarie per il versamento attraverso la lettura laser con terminale a radio frequenza. Automa prevede la gestione anche di prodotti gestiti a SCADENZA, MATRICOLA ed eventualmente appartenenti ad un determinato LOTTO di produzione. E' evidente quindi che le etichette materiale/prodotto possono contenere più informazioni utili per il riconoscimento automatico di queste informazioni. - 12 -
1.12. Materiali a collaudo e/o quarantena Come anticipato nel paragrafo "accettazione materiali" i prodotti in ingresso a magazzino possono essere sottoposti ad operazione di COLLAUDO o se necessitano di quarantena prima della distribuzione. La funzione prevede un archivio di appoggio (eventualmente allineato in automatico dal sistema centrale se questo gestisce l'informazione) nel quale sono identificati tutti i fornitori/prodotti che necessitano di collaudo e/o di quarantena. Al ricevimento di questi, Automa segnala immediatamente al magazziniere se il materiale è da collaudare. Il collaudo può essere effettuato a campione o su tutto il lotto di prodotto entrato. Nel primo caso Automa permette di comportarsi nel seguente modo: Automa trasferimento del prodotto campione da collaudare da ACEMA (area accettazione materiali) ad area COLLAUDO, stoccaggio del prodotto restante in celle a magazzino con contrassegno di "prodotto NON prelevabile". Le celle risultano occupate ma il prodotto non è disponibile se non attraverso una FORZATURA. In alternativa il prodotto restante resta ubicato in ACEMA fino al riscontro di collaudo avvenuto. Solo in questo momento il prodotto può essere versato a magazzino. Nel secondo caso il prodotto viene trasferito interamente all'area di collaudo e ad esito positivo stoccato a magazzino. Se i prodotti richiedono quarantena sono trasferiti nell apposita Area di quarantena o comunque posizionati a stock di magazzino nello stato di bloccato fino allo scadere della quarantena stessa. 1.13. VERSAMENTO A MAGAZZINO La funzione si avvale di strumentazione a radio frequenza con lettore laser integrato per il riconoscimento del materiale che si intende versare a magazzino. Automa è in grado di gestire il versamento di uno o di più prodotti (UDC) in contemporanea, nel caso di più prodotti viene ottimizzato il percorso del carrello. Il sistema indica all'operatore l'esatta ubicazione (cella) dove posizionare il prodotto considerandone le eventuali posizioni preferenziali, le caratteristiche dell Udc, la classe ABC di movimentazione e le logiche per una corretta gestione di lotti e scadenze, non ultimo l area appropriata per lo stoccaggio dei prodotti a temperatura. 1.14. Funzioni varie di movimentazione Sotto questa voce si trovano tutte le funzioni del prodotto Automa che gestiscono le movimentazioni varie tipiche di un magazzino (ad eccezione di quelle dettagliatamente descritte ivi compresa la procedura di spedizione) di carico/scarico che quotidianamente vengono effettuate a magazzino. In elenco troviamo: Carico iniziale Carico varie Scarico varie - 13 -
Trasferimenti a Trasferimenti da Inventario totale Inventario a rotazione ed altre funzioni di supporto quali: ricerca UDC UDC contenute in cella Trova articolo per codice Trova articolo per descrizione Tutte le operazioni generano movimenti di magazzino nel data base Automa e sono pilotati da causali di movimentazione (tabella) che determinano se il movimento deve essere restituito al sistema centrale oppure no in quanto trattasi di sola movimentazione interna. Le operazioni sono pilotate sempre attraverso l'utilizzo del software Automa su terminali in radiofrequenza tracciando l operatività di ogni singolo addetto alla movimentazione, aggiornando in tempo reale le statistiche di produttività e l ABC dei prodotti. 5. LA SPEDIZIONE E' la parte di prodotto sicuramente più importante in quanto ritroviamo tutte le logiche e le tecniche per l'approntamento della spedizione. Il flusso generale è costituito dai seguenti passi: 1. Ricevimento richieste di approvvigionamento 2. Formazione viaggi di consegna 3. Generazione automatica missioni per il prelievo 4. Assegnazione viaggi di prelievo 5. Prelevamento per mezzo di terminali radio frequenza con laser integrato 6. Preparazione UDC di spedizione 7. Spunta spedizione 8. Conferma spedizione la spiegazione di ognuno di questi è demandata ai paragrafi successivi. 1.15. Il ricevimento delle richieste di approvvigionamento dal sistema contabile di amministrazione Il ricevimento delle liste di prelievo da host avviene in modo automatico attraverso un programma attivato a tempo, le richieste quindi possono essere inviate ad Automa ogni qualvolta sia necessario comunicare al magazzino nuovi ordini di approntamento delle spedizioni o variazioni su richieste precedentemente comunicate di cui non sia già completata l evasione. 1.16. La preparazione Le richieste di approvvigionamento pervenute sono processate da Automa secondo i seguenti passi: Attribuzione richiesta a viaggio di consegna Creazione automatica missioni di prelevamento - 14 -
1.16.1. Attribuzione richiesta a viaggio di consegna : Con questa funzione è possibile raggruppare più richieste in un unico viaggio di prelievo e di consegna; questo permette al responsabile di magazzino di formare al meglio i mezzi di spedizione (navette, camion, etc..) in funzione di : priorità pesi volumi numero dei colli e/o bancali destinazione U.O. (Cdc) 1.16.2. Creazione missioni di prelevamento: A fronte del viaggio formato, vengono generate automaticamente dal sistema le missioni di prelevamento a magazzino e impegnati i prodotti nelle loro ubicazioni. Durante questa fase il sistema evidenzia eventuali mancanze di prodotto a magazzino (MANCANTI) ed evidenzia se queste possono essere totalmente o parzialmente coperte dai prossimi arrivi da fornitore o semplicemente controllando più rapidamente i prodotti presenti in quel momento nell area di ACEMA ma non ancora disponibili in quanto non controllati. 1.17. Criteri di prelevamento dei prodotti La logica di prelevamento dei prodotti da magazzino è diversificata in base a come l'azienda predispone i mezzi di spedizione e in funzione di come sono ripartiti i compiti (suddivisione in aree operative) dei singoli magazzinieri. Si è pensato infatti nello specifico appalto di suddividere in n aree le zone di consegna della merce secondo un tracciato logico di distribuzione dei sotterranei e dei montacarichi posti nelle diverse unità Ospedaliere; in particolare ad esempio per L Ospedale Borgo Trento si pensa di suddividere in 4 zone di consegna suddivise come da allegato all interno delle quali sono ulteriormente divise delle celle di consegna (montacarichi) Infatti è possibile evadere i viaggi secondo le modalità: per urgenza per sequenza di arrivo della richiesta di approvvigionamento (ordine reparto e/o Cliente) per raggruppamento articolo per ottimizzazione di picking (formazione bancali multireferenza) per ottimizzazione del carico (priorità di consegna) in tutti i casi appena esposti il sistema comunque ottimizza i PERCORSI dei carrelli al fine di ridurre i tempi di prelevamento da magazzino e consente di formare colli di consegna già pronti per la consegna al reparto ottimizzando quindi anche i tempi di smistamento e di percorrenza delle merci nei sotterranei e limitando conseguentemente errori di scambio merce tra reparti. 1.18. Assegnazione missioni di prelievo Questa procedura è utilizzata nel caso in cui sia il responsabile di magazzino a decidere a chi assegnare le missioni di prelevamento di un viaggio. E' questa la procedura comunemente più usata; è comunque disponibile in Automa l'assegnazione "automatica" che consiste nel rendere disponibili a tutti i carrellisti i viaggi da - 15 -
prelevare. Su terminale radio è possibile selezionare (da parte del carrellista) il viaggio che si intende prenotare e iniziare ovviamente in ordine d urgenza. E' possibile assegnare uno o più viaggi a più operatori e questo per motivi di: - prelevamento prodotti in aree di magazzino di diversa competenza - viaggi con notevoli quantitativi di prodotto dove quindi necessita che sia una squadra di carrellisti ad occuparsene - velocizzare le operazioni di prelevamento Ad ogni viaggio assegnato viene associata la propria area di ribalta (area per il carico del mezzo di consegna). 1.19. L'operazione di prelevamento Si tratta di una fase procedurale interamente automatizzata nella quale l'addetto al carrello riceve in successione sul display del terminale RF le missioni di prelevamento da effettuare. Il sistema indica sulla base dei criteri di ottimizzazione sopra citati, in quale ubicazione si trova il prodotto da prelevare e la quantità richiesta. L'operatore conferma il prelevamento attraverso la lettura del barcode prodotto e se richiesto lotto/scadenza/matricola e il sistema indica l'area di ribalta in cui questo deve essere portato. E' richiesta la lettura del barcode ubicazione relativo all'area di ribalta a conferma di operazione avvenuta. In Automa è disponibile anche una funzione di prelievo Pick & Pack (Picking con immediato Packaging) 6. LE AREE DI RIBALTA Possono essere configurate al sistema una o più aree di ribalta. Si intendono le aree dove vengono ubicati i prodotti prelevati a fronte di un viaggio e di cui si deve disporre la spedizione. Solitamente in queste aree si svolgono le funzioni di preparazione delle UDC per la spedizione (filmatura, formazioni UDC multireferenza, pesatura etc...) ed è pertanto necessario disporre delle procedure più appropriate per la gestione di queste. Automa mette a disposizione le seguenti funzioni: Formazione UDC multireferenza Collegamento con bilance di pesatura per linee di imballo Produzione etichetta destinazione Produzione packing list collo Spunta della spedizione 1.20. Preparazione e formazione delle udc di spedizione All'atto del prelevamento dei prodotti da magazzino è necessario, a fronte di operazioni di picking, formare le UDC per la spedizione. Infatti è possibile gestire: formazione colli formazione pallets è questo il caso di formazione di UDC multireferenza. Automa con le proprie funzionalità è in grado di riconoscere come queste vengono formate. - 16 -
Questo consente di scaricare correttamente le aree di ribalta e, cosa più importante, di poter riconoscere i prodotti, le scadenze, i lotti e le quantità durante la fase di spunta finale della spedizione. E' disponibile un modulo Automa per la gestione di eventuali linee di imballo automatizzate con lettori scanner fissi o mobili e bilance per la pesatura dei colli. 1.21. La spunta finale E' una delle funzioni più significative di Automa in quanto consente di ottenere la quadratura prodotti/quantità tra le richieste di approvvigionamento ricevute, l'effettivo prelevato e pronto per la spedizione. Automa Automa rileva eventuali differenze riscontrate tra richiesto, prelevato, spuntato. Le quantità spuntate per ogni singola riga della richiesta consentono l emissione dei documenti di trasporto in nome e per conto dell Azienda Ospedaliera e del documento in più copie per la certificazione dell avvenuta consegna al reparto. 1.21.1. Gestione delle linee d imballo Uno specifico modulo per gestire linee di imballo a cartone, con l impiego di scanner, bilance automatiche, trasportatori automatici, sorter, ecc. è disponibile in opzione. 7. STATISTICHE E REPORTS Con il sistema sono fornite una serie di statistiche e di reports sulle movimentazioni effettuate e sullo stato del magazzino. Le statistiche sono fornite in forma tabellare anche esportabile in formato xls od altri di uso comune, alcune sono supportate anche da layout grafico. Tutti i movimenti, anche quelli elementari, sono registrati nello storico dei movimenti. Uno strumento di Data Warehousing esterno è disponibile come prodotto integrabile a Automa. - 17 -
M a in fram e Automa 8. ARCHITETTURA DEL SISTEMA Automa Automa è un pacchetto software disponibile con un architettura client server / web. Le immissioni e le visualizzazione dei dati sono effettuate sul PC client, mentre la parte Application e il Database sono allocate sul server. HOST Postazione Utente PC - 18 -