GIANLUCAMEZZETTI ANTIRICICLAGGIO E PRIVACY PER AGENTI IMMOBILIARI CASI PRATICI CENTRO STUDI FIAIP EMILIA-ROMAGNA Piacenza, 5 maggio 2015
D: Se l' antiriciclaggio va fatta quando il nostro operato ha portato alla conclusione di un affare/contratto è implicito che non vada fatto per stime di immobili e/o consulenze varie e/o predisposizione di un contratto che non hanno generato TRAMITE NOI un contratto di compravendita o di affitto? Se Caio viene da noi per consulenze contrattuali e una bozza di contratto e poi vende per i fatti suoi non va fatto l antiriciclaggio giusto? R: Per quanto riguarda attività differenti da quelle finalizzate alla intermediazione nella compravendita o locazione, come una consulenza, (e quindi in presenza non di un incarico di intermediazione ma di un differente incarico di prestazione professionale) in mancanza di specifiche disposizioni o chiarimenti ufficiali, il comportamento di maggiore prudenza sarebbe quello di trattarle come ipotesi di prestazioni professionali, quindi soggette agli adempimenti antiriciclaggio sin dal momento del conferimento dell incarico. Se invece il cliente mi ha conferito un incarico di intermediazione nella compravendita o locazione di un immobile, gli obblighi degli adempimenti antiriciclaggio scatteranno solo al momento della conclusione di un contratto (proposta accettata, preliminare o definitivo) e purchè l operazione sia di valore pari o superiore a 15.000 euro 2
D: Se l agenzia Alfa ci chiede un immobile (o io le mando un nostro cliente) e poi effettua lei l intermediazione e noi fatturiamo la nostra parte di provvigione a lei, a chi spetta fare l antiriciclaggio? Dobbiamo noi inserire l altra agenzia nel registro antiriciclaggio e/o anche tutte le parti contrattuali? R: Qualora due agenti immobiliari collaborino nell'ambito della stessa operazione di compravendita, svolgendo la propria attività l'uno per il venditore e l'altro per l'acquirente, entrambi dovranno identificare e registrare tutte le parti indipendentemente da quale sia il proprio cliente; invece, la mera presentazione di un potenziale cliente ad altro agente non costituisce attività significativa ai fini degli adempimenti antiriciclaggio. 3
D: Ho appena emesso una fattura di 12.000 di imponibile + IVA per "Consulenza e supporto in vendita di appartamento"... cioè non ho fatto intermediazione ma solo consulenza e supporto... debbo fare l'antiriciclaggio? R: Gli agenti di affari in mediazione immobiliare debbono procedere agli adempimenti previsti dalla normativa antiriciclaggio quando vi sia stata la conclusione del contratto, preliminare o definitivo per il quale sono intervenuti. L'attività di consulenza e supporto nella vendita di un immobile, anche se fatta solo in favore di una delle parti, rientri tra le ipotesi che fanno scattare gli obblighi di adeguata verifica e registrazione, quantomeno relativamente al soggetto in favore del quale ha effettuato la sua prestazione professionale. 4
D: Devo compilare l adeguata verifica di un cliente venditore PROCURATORE che ha la procura generale per una sua parente. Il titolare effettivo è il procuratore? R: Il titolare effettivo è il soggetto nell'interesse e per conto del quale viene compiuta l'operazione; pertanto, nel caso illustrato il titolare effettivo è il soggetto che ha conferito la delega e che materialmente non si presenta dinanzi a lei. Occorrerà quindi identificare il procuratore quale cliente (cioè il soggetto che compie l'operazione e firma) e il delegante quale titolare effettivo. 5
D: Devo registrare una società; composta da sei soci, ma solo uno con il 25+1 che non è il legale rappresentante. Mi confermate, quindi, che è sufficiente registrare solo il socio che detiene il 25+1 e non ho l'obbligo di registrare anche il legale rappresentante? R: Di fatto di fronte a lei siede il legale rappresentante della società che sottoscrive la dichiarazione ex art. 21 e fornisce tutti i dati identificativi della società, i propri e quelli degli eventuali titolari effettivi. Il controllo della effettiva esistenza del potere di rappresentanza e della veridicità dei dati forniti si effettua mediante documentazione quali visure o procure. Nel registro della clientela dovrà poi registrare: 1) il cliente (e cioè la società), e di solito nei registri vi è la possibilità di inserire anche i dati identificativi del legale rappresentante; 2) gli eventuali titolari effettivi (in questo caso è solo uno). 6
D: Operazione con lo stesso cliente: per ogni operazione compilo una nuova scheda analisi rischio, ma anche una nuova scheda adeguata verifica clientela, se non ci sono stati cambiamenti? R: Nel caso di cliente già identificato e registrato non è necessario procedere ad una nuova identificazione e registrazione, salvo eventuali modifiche, ad esempio nel caso del rinnovo del documento di identità. Ovviamente nel fascicolo del cliente dovrà esserci traccia della identificazione e delle eventuali modifiche, assieme alle copie dei documenti relativi a tutte le operazioni poste in essere da quel soggetto. Dovrà invece procedere ad una nuova analisi del rischio per ogni nuova operazione posta in essere dal cliente. 7
D: In un atto di compravendita, i venditori sono quattro (madre e tre figli); un figlio nomina procuratrice la madre. La madre va registrata 2 volte, come procuratrice e come persona fisica? e il figlio va registrato? R: Nel caso prospettato dovrà provvedere all'adeguata verifica ed alla registrazione di tre clienti (due figli e la madre) e di un titolare effettivo (il figlio che materialmente non incontra poiché ha dato procura alla madre); i dati identificativi di tale soggetto le saranno forniti dalla madre, e comunque verificati mediante acquisizione di copia della procura. 8
D: Una Spa con più titolari effettivi ( 25 + 1) oltre a compilare adeguata verifica della clientela con nome cognome e percentuale di possesso devo per ogni titolare effettivo registrarlo nel registro clienti e compilare per ognuno un fascicolo con analisi rischio oppure: fascicolo clienti società con analisi rischio e dati di chi la rappresenta + archivio clienti registro società; e chi la rappresenta + archivio clienti titolare effettivo (??? ) senza fascicolo e analisi rischio R: Nel caso di un cliente persona giuridica e presenza di uno o più titolari effettivi, dovrà procedere all'adeguata verifica del cliente (la società) con identificazione anche del legale rappresentante e verifica del potere di rappresentanza; il cliente (tramite il legale rappresentante) nel sottoscrivere la dichiarazione ex art. 21 le fornirà anche i dati identificativi dei titolari effettivi; in caso non lo facesse il cliente dovrà reperire tali dati tramite documentazione pubblica, tipo la visura camerale della società. Lei dovrà provvedere alla registrazione nel registro della clientela del cliente (la società) e dei titolari effettivi. Per quanto riguarda l'analisi del rischio, la stessa è riferita solo al cliente. Nel fascicolo della clientela andrà quindi ad inserire la dichiarazione ex art. 21, l'analisi del rischio, le copie dei documenti, le copie dei contratti sottoscritti, le copie dei mezzi di pagamento, ed ogni altra documentazione. 9
D: Ho un contratto di locazione intestato a persona fisica, cittadino inglese, ma il pagamento del canone e della provvigione avviene da parte di un conto di una socieà; inglese (non menzionata nel contrato) - con relativa fatturazione intestata alla società. Devo eseguire la adeguata verifica e le registrazione del cliente sul registro antiriciclaggio solo per il cliente persona fisica intestatario del contratto o anche sulla società; che non viene menzionata nel contratto, ma che esegue i pagamenti? R: Gentile associato, gli adempimenti di adeguata verifica, analisi del rischio, registrazione e conservazione devono essere effettuati nei confronti dei clienti, e quindi di chi conferisce l'incarico e sottoscrive il contratto di locazione, a meno che non sia ravvisabile la presenza di un titolare effettivo, ciò di un soggetto ulteriore che di fatto beneficia dell'operazione. Nel caso prospettato mi sembra che la società provveda solamente al pagamento, ma non beneficia del contratto di locazione. Per mero scrupolo potrebbe acquisire informazioni direttamente dal cliente sull'origine dei fondi utilizzati per l'operazione (pagamento canone effettuato dalla società xxxx in qualità di...), inserendo tale informazione nel modulo per la dichiarazione ex art. 21 che sottoscrive il cliente. 10
D: Ho quasi ultimato il primo registro "archivio clienti" antiriciclaggio, quello da 400 pagine, ma non capisco come dovrònumerare i futuri clienti in quanto il numero progressivo del registro sarà nuovamente limitato ai 400 contatti. Di conseguenza avremo: codice titolare effettivo? 401? codice cliente? registro n 2 numero pagina progressivo 1 di 400? Di conseguenza quali numeri dovremmo inserire nel registro che riassume l'operazione? Il numero progressivo, o registro 2 pag.1 di 400? in quanto domani potremmo trovare difficoltà nel risalire al numero del cliente cercandolo sfogliando il fascicolo dell'operazione. R: L attribuzione del codice cliente ha lo scopo di organizzare l'archiviazione dei fascicoli e facilitare, in caso di necessità, il reperimento della registrazione e dei documenti relativi a quel cliente ed all'operazione da lui posta in essere. Il criterio che mi sembra più logico e semplice da seguire è quello di proseguire la numerazione in maniera progressiva anche nel nuovo registro, continuando quindi col numero 401. Se lei preferisce tuttavia altri criteri è libero di adottarli. La normativa, nel caso di utilizzo del registro cartaceo della clientela nulla dice circa il criterio di attribuzione del codice cliente, mentre specifica che il registro cartaceo della clientela deve essere numerato progressivamente e siglato in ogni pagina, con l'indicazione alla fine dell'ultimo foglio del numero di pagine di cui è composto. 11
D: Quando un cliente non riconosce la mediazione va inserito lo stesso nel registro antiriciclaggio? R: Gli adempimenti antiriciclaggio devono essere fatti ogni volta in cui vi sia l'effettiva intermediazione in una operazione di natura immobiliare, indipendentemente da eventuali controversie sul pagamento delle provvigioni. Nel caso di una compravendita per la quale lei ha ricevuto l'incarico di mediazione da una sola parte, al momento della conclusione dell'operazione è comunque tenuto all'adeguata verifica ed alla registrazione di tutte le parti intervenute, anche di quelle che non hanno sottoscritto alcun mandato. 12
D: Devo registrare una SRL composta da quattro soci. Dalla visura si evince che due sono in possesso del 40% delle quote, gli altri due soci, sono in possesso del rimanente 10% delle quote. Mi confermate l'obbligo di registrare tutti i quattro soci? R: Nel caso prospettato vi sono tre soggetti da identificare e registrare: la società che va identificata e registrata quale cliente; dovrà pertanto acquisire e registrare i dati identificativi della società e del legale rappresentate della stessa, il quale sarà peraltro colui che sottoscrive la dichiarazione ex art. 21. Dovrà inoltre acquisire e registrare i dati identificativi di due titolari effettivi, cioè delle due persone fisiche che detengono quote di capitale sociale superiori al 25%+1. Tutte le informazioni relative ai titolari effettivi possono essere acquisite mediante documenti pubblici, quali la visura della società, nonché mediante la dichiarazione ex art. 21 sottoscritta dal legale rappresentante della società. 13
D: Quesito numero 2: nella normalità dei casi compilo il fascicolo della clientela ai fini antiriciclaggio e all interno di questo, il cliente sottoscrive il modulo di aeguata verifica della clientela. In questo caso, in presenza di una dichiarazione della fiduciaria che attesti quanto sopra riportato (quindi non esistenza di titolare effettivo) posso evitare di compilare il fascicolo della clientela ai fini antiriciclaggio e all interno di questo, fare sottoscrivere al cliente il modulo di adeguata verifica della clientela? R: Non comprendo cosa intenda con "compilazione" del fascicolo della clientela; il fascicolo della clientela consiste nel fascicolo in cui si andranno a conservare tutti i documenti relativi al cliente ed all'operazione che viene dallo stesso effettuata. 14
D: Contesto: compravendita effettuata da venditore società srl, controllata al 100% da una società spa fiduciaria; risalendo le quote di controllo si arriva comunque, in ultima istanza, alla stessa fiduciaria; tuttavia, cumulando le quote detenute (direttamente e indirettamente) da ciascun fiduciante, nessuno di questi detiene quote superiori al 25%. Quesito numero 1: è corretto affermare (e riportare) che NON c è alcun titolare effettivo? R: Gentile associato, nel caso prospettato, non essendoci in ultima analisi e risalendo lungo la catena partecipativa, persone fisiche che detengono quote di capitale sociale pari o superiori al 25%+1 non ci sono titolari effettivi. Quindi dovrà identificare il cliente (la società) ed il legale rappresentante, verificando l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza. Sia la verifica del potere di rappresentanza, sia la verifica sull'esistenza o meno di titolari effettivi, sono effettuate tramite documentazione estratta da pubblici registri (visura della società) nonché tramite la dichiarazione ex art. 21 sottoscritta dal cliente (nel caso delle società sottoscritta dal legale rappresentante della stessa) 15
D: Salve, sto trattando la vendita di un immobile. La parte acquirente è un associazione non a scopo di lucro. E' la prima volta che mi capita di trattare con un associazione no profit, cosa devo fare? Adeguata verifica persona giuridica? quali documenti devo farmi fornire? R: Gentile associato, nel caso in cui il cliente sia un'associazione si deve provvedere, come nel caso delle società, all'acquisizione dei dati dell'associazione stessa, nonché di quelli del legale rappresentante, mediante esibizione di valido documento di identità; come per le società deve essere verificata l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza. Tutte le informazioni vengono acquisite mediante la dichiarazione ex art. 21 sottoscritta, in questo caso, da chi rappresenta l'ente; si può eventualmente chiedere copia di documentazione (quale ad esempio lo Statuto dell'associazione) dalla quale sia possibile accertare l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza. 16
D: Cesserò l attività di intermediazione per continuare in altro settore. Per quanto tempo devo conservare i registri antiriciclaggio? Possono controllare i registri anche dopo la cessazione? Vanno in prescrizione? R: Il D.Lgs. 231/2007 prevede espressamente un obbligo di conservazione delle informazioni registrate per 10 anni. Le Autorità preposte ai controlli possono ovviamente effettuare controlli sui registri e in generale sulla regolare effettuazione degli adempimenti antiriciclaggio per tale periodo. 17
D: Vorremmo sapere se, nell'archivio cartaceo antiriciclaggio, è necessario conservare copia di tutti gli assegni dei pagamenti (compreso pagamento provvigione) anche se in possesso della copia del rogito notarile dove vengono citati in tutte le loro parti R: Ritengo che se nel fascicolo della clientela conserva copia del rogito notarile dove sono specificati e descritti nel dettaglio i mezzi di pagamento utilizzati, la conservazione della copia di tale mezzi di pagamento può essere evitata. 18
D: Qualche tempo fa ho portato un cliente a far visionare una casa, premettendo che avevo un contratto non in esclusiva con il venditore. Alla scadenza del contratto, a distanza di alcuni mesi, il compratore si è rivolto direttamente al venditore per l'acquisto. Ho scoperto la vendita diretta tra le parti e ho chiesto tramite lettera di invito del mio legale a riconoscere la mia provvigione come per legge che tramite accordi mi verrà versata tra due mesi all'atto definitivo. Nel frattempo le parti hanno stipulato un preliminare tra di loro con il pagamento di una caparra confirmatoria senza registrarlo all'agenzia delle entrate assumendosi le loro responsabilità. Siccome mi devo costituire alla stipula dell'atto notarile e in questo momento devo registrare l'operazione di trasferimento del denaro della caparra nel registro antiriciclaggio avvenuta a mia insaputa 50 gg fa, come posso effettuare la registrazione senza incorrere in sanzioni dato che è passato il termine utile e non sono responsabile per il ritardo della registrazione? Faccio fede alla data della lettera di invito inviata dal mio legale per riconoscere la mia provvigione? Come mi comporto? 19
R: Da quanto descritto mi sembra di capire che lei interverrà soltanto alla stipula del definitivo, momento a partire dal quale sarà tenuto a provvedere agli adempimenti di identificazione, adeguata verifica, registrazione e conservazione. Qualora lei utilizzi il registro cartaceo della clientela, l'obbligo di registrazione riguarda solo i dati identificativi delle parti e non i dati delle operazioni e dei pagamenti effettuati. Queste informazioni vanno invece conservate nel fascicolo della clientela, dove potrà altresì conservare copia dei documenti che permettono di risalire all'esatto volgimento della vicenda (ad esempio la lettera del suo legale) Qualora tuttavia utilizzi un tipo di registro (cartaceo o informatico) che richieda l'annotazione anche dei dati relativi all'operazione e ai mezzi di pagamento, non potrà essere certo tenuto a registrare trasferimenti di denaro effettuati prima del suo intervento nell'operazione, né potrà avere alcuna responsabilità in merito. Le consiglio comunque di conservare nel fascicolo della clientela copia di tutta la documentazione attestante la controversia e l'accordo raggiunto. 20
D: Ho indirizzato un mio cliente ad un'asta per fallimento, di un immobile commerciale e, dato che questi è riuscito ad aggiudicarsi l immobile, ho fatto una fattura per compenso per segnalazione immobile. Sono tenuto a far firmare moduli e registrare nel registro per antiriciclaggio tale compenso? R: Si potrebbe ipotizzare per il caso da lei descritto il conferimento di un incarico per lo svolgimento di una prestazione professionale, come tale soggetta agli adempimenti antiriciclaggio (identificazione, adeguata verifica, registrazione e conservazione) ai sensi dell'art. 17, comma 1, lett. a) del D. Lgs. 231/2007. 21
D: Volevo sapere se l'adeguata verifica alla clientela è opportuno effettuarla al momento della conclusione dell'affare (come abbiamo fino ad ora fatto) oppure, per quanto riguarda la parte venditrice, al momento in cui riceviamo l'incarico per la vendita. R: Gli obblighi di identificazione e adeguata verifica della clientela nell ambito delle Agenzie di affari in mediazione immobiliare non sorgono al momento dell assunzione dell incarico, bensì al buon esito dello stesso e, quindi, alla conclusione dei relativi contratti poiché solo allora si ha un effettiva instaurazione del rapporto. Gli adempimenti antiriciclaggio devono invece essere effettuati al momento del conferimento dell'incarico solo nel caso di operazioni continuative. 22
D: Un soggetto può essere registrato due volte? nel mio caso specifico era prima un venditore, ora diventa un acquirente a distanza di poco. Nel caso fosse sufficiente una sola registrazione, posso barrare la pagina eventualmente compilata sul registro? R: Se il cliente è già stato identificato e registrato non è necessario provvedere ad una nuova registrazione ma potrà semplicemente verificare che i dati acquisiti siano aggiornati, soprattutto per quanto riguarda la validità del documento di identificazione, e rinnovare l'analisi del rischio relativamente alla nuova operazione posta in essere. Se ha già provveduto ad una nuova registrazione non è comunque un errore sanzionabile. In ogni caso ricordo che è possibile annullare pagine del registro erroneamente compilate ma in modo che resti evidenza di quanto scritto. 23
D: In merito alla compilazione dei registri, vorremmo chiedere se è obbligo registrare tutti i singoli soggetti venditori, uno per pagina, anche se essi sono numerosi, nello specifico 10 persone o più, o se è sufficiente registrare solo il soggetto/i a cui abbiamo emesso la fattura. R: Nel caso prospettato è necessario provvedere all'adeguata verifica ed alla registrazione di tutti i soggetti intervenuti nella sottoscrizione del contratto. 24