ASSESSORATO INFRASTRUTTURE E LAVORI PUBBLICI Osservatorio Regionale Contratti Pubblici SITARL Manuale Utente Versione 1.0 1
Indice Premessa... 3 Definizione del progetto... 4 1 Descrizione generale... 4 Attività operative... 6 Introduzione... 6 2. Creazione Utente Responsabile del Procedimento (RPROC)... 7 3 Attività dell Utente Responsabile del Procedimento (RPROC)... 11 3.1 Gestione Monitoraggio... 11 3.2 Gestione Pubblicità... 16 3.3 Gestione Profilo... 19 4 Attività dell Utente Responsabile della Programmazione (RPROG)... 19 4.1 Gestione Programmazione... 20 4.2 Gestione Profilo... 21 2
Premessa Questo manuale utente è una prima mini guida alla trasmissione dei dati al SITARL. Il manuale sarà integrato a breve con informazioni più specifiche e dettagliate. 3
Definizione del progetto 1 Descrizione generale Il sistema SITARL ha l obiettivo di fornire agli utenti uno strumento software per: la pubblicazione di bandi, avvisi, rettifiche ed esiti di gara la pubblicazione della programmazione triennale ed annuale la pubblicazione degli avvisi di project financing la gestione delle schede di monitoraggio la gestione della trasmissione dei dati all Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici la gestione e l acquisizione delle utenze la gestione dell anagrafica delle persone fisiche e delle persone giuridiche Si tratta di un ambiente fruibile tramite Internet in cui è collocata, in maniera organica e coordinata, una serie di funzioni specifiche finalizzate alla gestione ed alla fruizione dei servizi suddetti. Il sistema consente l accesso ai soli utenti autorizzati, dotati di nome utente e password, da acquisire mediante preventiva registrazione al SITARL. Il sistema comunica con l Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici, per lo scambio di dati necessari al corretto inserimento delle schede di monitoraggio degli appalti della Regione Lazio. Utenti: Stazioni Appaltanti Le Stazioni Appaltanti sono individuate come Amministrazioni Aggiudicatrici (AA). Sebbene le Amministrazioni Aggiudicatrici non rappresentino un vero e proprio attore, esse esplicitano le loro funzioni tramite i propri rappresentanti nel sistema informativo SITARL: Responsabile della Stazione Appaltante (RSA), Responsabile della Progettazione (RPROG) e Responsabile del Procedimento (RPROC). Per Amministrazione Aggiudicatrice si intende ogni soggetto individuato dalle leggi sugli appalti pubblici tenuto alla trasmissione delle informazioni al sistema. Una Amministrazione Aggiudicatrice può essere ogni singola entità (Ufficio) di una Amministrazione Aggiudicatrice che gestisca in autonomia appalti pubblici. La soluzione prevede la creazione dei seguenti profili all'interno del sottosistema Stazioni Appaltanti: Responsabile della Programmazione (RPROG): responsabile unico per ciascuna Amministrazione Aggiudicatrice che si occupa dell'inserimento e della validazione dei dati della Programmazione Triennale e dell'elenco Annuale. Il sistema SITARL permette al Responsabile della Progettazione di: inserire e/o modificare dati della programmazione triennale e dell'elenco annuale; 4
validare dati della programmazione triennale e dell'elenco annuale. Responsabile del Procedimento (RPROC): inserisce, valida e pubblica i dati relativi alle varie fasi dell'appalto. Per ogni Amministrazione Aggiudicatrice non esiste un limite al numero di Responsabili del Procedimento che possono essere abilitati. Il sistema SITARL permette al Responsabile del Procedimento di: creare appalti inserire e/o modificare dati delle schede relative alle fasi dell'appalto che il Responsabile della Stazione Appaltante (RSA) gli ha assegnato inserire e/o modificare dati della scheda altre procedure di gara e avvisi validare o pubblicare le schede variare e/o annullare le schede che ha già validato o pubblicato assegnare i Responsabili della fase alle fasi dell appalto accedere all'anagrafica interna delle persone fisiche e giuridiche. Visitatore esterno I visitatori esterni sono gli utenti che utilizzano il sistema SITARL senza effettuare alcuna autenticazione. Essi consultano i contenuti resi disponibili dal sistema, ad esempio l elenco e lo stato degli appalti, l elenco degli avvisi, la programmazione triennale e tutte le comunicazioni rese pubbliche dalla Regione Lazio. Nell Home page del SITARL, nel menù a lato è possibile consultare i bandi, gli esiti di gara e la programmazione triennale. 5
Attività operative Introduzione Il sistema permette di poter inserire dati relativi ai seguenti tipi di appalti: - Appalti di importo superiore ad 150.000,00 ; - Appalti di importo compresi tra 40.000,00 e 150.000,00 ; - Contratti Esclusi; - Adesione Accordo Quadro; - Stipula Accordo Quadro. Il flusso di comunicazione tra SITARL, Stazioni Appaltanti e Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici, avviene secondo la seguente struttura : 1) Creazione Utenti del sistema; 2) Acquisizione di un CIG; 3) Invio delle varie Schede di Monitoraggio associate alle singole Fasi ed Eventi. Il sistema permette inoltre, di poter effettuare le seguenti operazioni: 1) Effettuare un Cambio RUP; 2) Effettuare una Ri-trasmissione di una fase del monitoraggio. 6
2. Creazione Utente Responsabile del Procedimento (RPROC) L'utente visitatore, tramite un apposito link Registrazione, posto sulla homepage, accede alla pagina di registrazione per fornire i dati anagrafici richiesti. Figura 1 Link per Registrazione Utente Figura 2 - Pagina di registrazione Utente Il sistema effettua un primo controllo sulla presenza dei campi obbligatori e sulla correttezza formale dei dati inseriti (codice fiscale, data di nascita, e- mail). 7
Una volta inseriti e validati i dati, il sistema presenta all'utente una pagina contenente una sezione con il riepilogo dei dati da lui inseriti, ed una sezione contenente i parametri di ricerca della Stazione Appaltante a cui associare la propria utenza. Figura 3 - Ricerca Stazione Appaltante Cliccando sul pulsante Ricerca verranno mostrate all utente altre due sezioni, una con l elenco delle Stazioni Appaltanti già presenti sul sistema SITARL ed un altra Creazione Nuova Stazione Appaltante per inserirne una nuova. Se la propria Stazione Appaltante è presente nell elenco occorrerà selezionarla e cliccare sul pulsante Salva, altrimenti inserendo il codice fiscale della Stazione Appaltante e cliccando sul pulsante Nuova il sistema acquisirà i dati della Stazione Appaltante dal sistema SIMOG e li presenterà all utente per poi salvarli sul sistema SITARL. 8
Figura 4 - Registrazione Stazione Appaltante Successivamente verrà visualizzata una pagina con il riepilogo dei dati dell utente e della Stazione Appaltante. 9
Figura 5 - Riepilogo Registrazione Cliccando sul pulsante Conferma, il sistema registrerà l utenza e visualizzerà la pagina di riepilogo con il pulsante Stampa, per dare la possibilità all utente di stampare una copia del modulo di registrazione che dovrà essere inviato via fax all Osservatorio Contratti Pubblici della Regione Lazio. Quando l utenza verrà autorizzata dall Osservatorio, l utente riceverà una e-mail con le credenziali di accesso, ovvero: Username Password e potrà accedere al sistema dall apposita sezione Accesso al servizio. 10
3 Attività dell Utente Responsabile del Procedimento (RPROC) L utente Responsabile del Procedimento (RPROC) avrà a disposizione un menu, nella parte superiore della pagina, dal quale potrà accedere alle seguenti funzionalità: Figura 6 - Menu Responsabile del Procedimento (RPROC) Gestione Monitoraggio o Creazione Appalto o Gestione Appalto o Gestione Schede di Monitoraggio Gestione Pubblicità o Bando di Gara o Project Financing o Altre procedure di gara e avvisi Gestione Profilo o Modifica Dati o Cambio Password 3.1 Gestione Monitoraggio 3.1.1 Creazione Appalto Dalla voce Gestione Monitoraggio Creazione Appalto l utente Responsabile del Procedimento (RPROC) potrà accedere alla pagina di creazione dell appalto sul sistema SITARL, contenente la sezione Acquisizione CIG. (fig.7) 11
Figura 7 Creazione Appalto: Acquisizione CIG Inserendo il codice CIG dell appalto e cliccando sul pulsante Acquisisci il sistema si collegherà al sistema SIMOG e visualizzerà all utente tutti i dati relativi a quel CIG. Cliccando sul pulsante Salva tutti i dati relativi all appalto verranno salvati sul sistema SITARL. L utente, che sarà il RUP di tale appalto, potrà a questo punto, creare e gestire le schede di monitoraggio dell appalto. 3.1.2 Gestione Appalto Dalla voce Gestione Monitoraggio Gestione Appalto si accede alla pagina di ricerca (fig. 8) di tutti gli appalti associati all utenza. Inserendo alcuni parametri è possibile individuare l appalto più specificamente. Figura 8 - Risultato Ricerca Gestione Appalto Selezionando l appalto desiderato e cliccando sul pulsante Conferma si accede alla pagina di gestione vera e propria, dalla quale è possibile creare le fasi e gli eventi del monitoraggio relative all appalto. Sarà 12
possibile compilare solo le schede i cui link sono abilitati. Il sistema non consente infatti di compilare una fase o un evento se non sono state compilate le fasi precedenti. Figura 9 - Creazione Monitoraggio La prima scheda da compilare è quella relativa alla Fase di Aggiudicazione, che è infatti l unica abilitata al primo accesso. (fig. 9) Tutte le schede di Aggiudicazione saranno suddivise su due pagine, la prima contenente i Dati comuni ad ogni Aggiudicazione e la seconda che cambierà a seconda della tipologia di appalto a cui appartiene il CIG selezionato. (fig. 10) La pagina dei Dati Comuni è composta dalle sezioni Descrizione Errore inviato dall Autorità di vigilanza, Dati comuni, Stazione Appaltante, Pubblicità dell appalto e Stato Attuale. 13
Figura 10 - Creazione Fase Aggiudicazione: Dati Comuni Ognuna di queste sezioni contiene alcuni campi precompilati, che non sarà possibile modificare in quanto provenienti dal sistema SIMOG, e altri da compilare. Ogni sezione può essere aperta o chiusa in visualizzazione cliccando sul + o - presente sull angolo in alto a destra di ogni sezione. In alternativa si può passare da una sezione all altra cliccando sui pulsanti Avanti e Indietro presenti in ogni sezione. Per accedere alla seconda pagina dell aggiudicazione occorrerà cliccare sul pulsante Prosegui Aggiudicazione. Questa pagina conterrà sezioni diverse a seconda della tipologia di appartenenza del CIG, in particolare, nel caso dei contratti di importo superiore a 150.000,00 sarà composta dalle sezioni Stazione Appaltante, Oggetto dell appalto, Prestazioni Progettuali, Dati Economici dell appalto, Dati Procedurali dell appalto, Requisiti di Partecipazione/Qualificazione, Inviti e Offerte/Soglia di Anomalia, Aggiudicazione/Affidamento, Soggetti ai quali sono stati conferiti incarichi. (fig. 11) 14
Figura 11 - Creazione Fase Aggiudicazione Anche in questa pagina saranno presenti alcuni campi precompilati e non modificabili ed altri da compilare. Tramite il pulsante Torna a Dati Comuni si può tornare alla schermata precedente per visualizzare ed eventualmente modificare i dati inseriti. Tramite il pulsante Salva Bozza si possono salvare i dati inseriti fino a quel momento per poi proseguire la compilazione della scheda in un secondo momento. Cliccando sul pulsante Invia Scheda i dati inseriti verranno validati formalmente, salvati sul sistema SITARL ed inviati all Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici per essere approvati. A questo punto la scheda si troverà nello stato di In Trasmissione e successivamente in quello di Trasmessa in attesa di esito. In entrambi i casi l utente potrà visualizzare, ma non modificare, la scheda di aggiudicazione accedendo ad essa dalla voce Gestione Monitoraggio (v. Gestione Schede di Monitoraggio ). 3.1.3 Gestione Schede di Monitoraggio Dalla voce Gestione Monitoraggio Gestione Schede di Monitoraggio si accede alla pagina di ricerca delle schede di monitoraggio compilate dall utente. Inserendo alcuni parametri è possibile individuare l appalto più specificamente. (fig. 12) 15
Figura 12 - Gestione Monitoraggio Dopo aver cliccato sul pulsante Ricerca comparirà un elenco di appalti associati alla Stazione Appaltante, di cui l utente è responsabile, corrispondenti ai parametri di ricerca. Per ogni CIG verrà visualizzato un riepilogo contenente Oggetto del contratto, Importo, Tipologia, Responsabile, Luogo di Esecuzione, Data Creazione e poi la lista delle schede compilate fino a quel momento. Per ogni scheda sarà specificato il Monitoraggio, il RUP, la Data Creazione Fase, lo Stato, il link Ritrasmissione (abilitato solo nel caso in cui lo stato sia Trasmesso con esito positivo ) e la Scadenza. Selezionando la scheda di interesse e cliccando sul pulsante Conferma l utente potrà: Modificare la scheda se essa si trova nello stato Bozza o Trasmessa con esito negativo. Visualizzare la scheda se essa si trova nello stato In trasmissione, Trasmessa in attesa di esito o Trasmessa con esito positivo. Cliccando invece sul link RITRASMISSIONE (quando abilitato) sarà possibile apportare delle modifiche ad una scheda già trasmessa con esito positivo ed inviarla nuovamente all Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici. In questo caso lo stato della scheda sarà cambiato in Bozza finché non verrà trasmessa nuovamente. 3.2 Gestione Pubblicità 16
3.2.1 Bando di Gara Dalla voce Gestione Pubblicità Bando di Gara si accede alla pagina di ricerca dei Bandi di Gara. Cliccando sul pulsante Nuovo è possibile pubblicare un nuovo bando, compilando i campi richiesti Cliccando sul pulsante Salva in bozza è possibile salvare le informazioni inserite, per poi modificarle in seguito. Cliccando sul pulsante Pubblica on-line il bando verrà pubblicato. 3.2.2 Project Financing Dalla voce Gestione Pubblicità Project Financing si accede alla pagina di ricerca. Cliccando sul pulsante Nuovo è possibile accedere alla pagina di creazione degli avvisi. 17
Il pulsante Salva in Bozza permette di salvare i dati inseriti per poi modificarli successivamente. Cliccando sul pulsante Pubblica on-line è possibile pubblicare l avviso. 3.2.3 Altre procedure di gara e avvisi Dalla voce Gestione Pubblicità Altre procedure di gara e avvisi si accede alla pagina di ricerca. Cliccando sul pulsante Ricerca è possibile visualizzare l elenco delle procedure e avvisi presenti nel sistema. Cliccando sul pulsante Nuovo è possibile inserirne uno compilando i campi richiesti Il pulsante Salva in bozza permette di salvare i dati inseriti per poi modificarli successivamente. Il pulsante pubblica on-line salva e pubblica l avviso. 18
3.3 Gestione Profilo Dalla voce Gestione Profilo Modifica Dati l utente potrà visualizzare i propri dati anagrafici e modificare solo i campi relativi ai parametri di accesso al SIMOG. Figura 3 - Modifica Dati Dalla voce Gestione Profilo Modifica Dati l utente potrà modificare la propria password di accesso al sistema. Figura 14 - Cambio Password 4 Attività dell Utente Responsabile della Programmazione (RPROG) L utente Responsabile della Programmazione (RPROG) avrà a disposizione un menu, nella parte superiore della pagina, dal quale potrà accedere alle seguenti funzionalità: 19
Figura 15 - Menu Responsabile della Programmazione (RPROG) Gestione Programmazione o Creazione o Ricerca Gestione Profilo o Modifica Dati o Cambio Password 4.1 Gestione Programmazione 4.1.1 Creazione Dalla voce Gestione Programmazione Creazione si accede alla pagina di creazione della programmazione triennale. Dopo aver compilato i campi richiesti e cliccato sul pulsante Avanti si accede ad una pagina contenente le schede da compilare per la programmazione triennale. 20
4.1.2 Ricerca Dalla voce Gestione Programmazione Ricerca si accede alla pagina di ricerca delle schede relative alla programmazione triennale. 4.2 Gestione Profilo 4.2.1 Modifica Dati Dalla voce di menu Gestione Profilo Modifica Dati si accede alla pagina di modifica dei dati relativi alla propria utenza. Questa voce è comune a tutti i profili di utenza. 4.2.2 Cambia Password Dalla voce di menu Gestione Profilo Cambia Password si accede alla pagina di modifica della password. Questa voce è comune a tutti i profili di utenza. Figura 16 - Cambio Password Occorrerà inserire la password corrente nel campo Vecchia Password e la nuova nel campo Password e Conferma Password e poi cliccare sul pulsante Salva. 21