DOCUMENTO DI RIESAME DELLA DIREZIONE REPORT SULLO STATO DI GESTIONE CON PARTICOLARE RIFERIMENTO AI REQUISITI DELLA NORMA ISO 9001 - SA 8000 AGGIORNATO A NOVEMBRE 2012 Doc. Riesame della Direzione Novembre 2012 1
ELEMENTI IN DISCUSSIONE : 09 ITEMS 1. OBIETTIVI DEL RIESAME 2. STATO DELLE VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE 3. STATO DELLE AZIONI CORRETTIVE 4. STATO DELLE AZIONI PREVENTIVE 5. STATO DELLA PEOPLE SATISFACTION 6. GESTIONE DEL RECLAMO INTERNO/ESTERNO 7. COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE IN TEMA DI SA 8000 8. STATO DEI RAPPORTI CON I FORNITORI 9. PIANI DI RIMEDIO 10. PIANI DI MIGLIORAMENTO Doc. Riesame della Direzione Novembre 2012 2
OBIETTIVO DEL RIESAME - Valutazione delle attività svolte e dell adeguatezza del funzionamento del sistema di gestione iso 9001 / SA8000; - Individuare le eventuali azioni correttive e/o piani di miglioramento da intraprendersi, comprensive dei tempi previsti per l adeguamento, in funzione della natura e severità della non conformità, e delle figure aziendali coinvolte; - Individuare gli obiettivi annuali (qualità) / semestrali (Etica) da perseguire; - Approvare eventuali azioni correttive da intraprendersi comprensive dei tempi previsti per l adeguamento, in funzione della natura e severità della non conformità, e delle figure aziendali coinvolte; - Proporre ed eventualmente programmare gli interventi di comunicazione esterna. Doc. Riesame della Direzione Novembre 2012 3
STATO DELLE VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE Attività sottoposte a verifica Aspetti positivi Principali criticità emerse Obiettivi Tutti i servizi sono stati sottoposti Non sempre viene assicurata la corretta e Impegno della Direzione e del RQ affinché vi a verifica. In particolare sono stati verificati i processi lavorativi e la consapevolezza degli operatori nell utilizzo della modulistica di sistema (cfr. Piano delle Verifiche Ispettive 2011 e Piano delle Verifiche Ispettive 2012). La modulistica predisposta per la gestione dei servizi viene utilizzata con sistematicità dagli operatori. Adeguato il livello di consapevolezza sulla procedure di sistema e sulle normative cogenti. completa compilazione dei moduli. sia una maggiore precisione nella compilazione della modulistica da parte degli operatori. Obiettivo da raggiungere tramite una più mirata esecuzione delle verifiche ispettive e attraverso una maggiore sensibilizzazione in tal senso dei coordinatori dei servizi. Attività sottoposte a verifica Aspetti positivi Principali criticità emerse Obiettivi 1) Modalità operative concernenti la gestione del Sistema Qualità (cfr. rapporto di verifica NovaEtica del 05.03.2012); 1) Adeguata consapevolezza del RQ e della Direzione sull importanza del mantenimento del SGQ; Adeguate le modalità di aggiornamento del SGQ; 1) Sarebbe opportuno provvedere con maggiore tempestività alla rilevazione e analisi del livello di gradimento dell utenza; 1) Verificare forme alternative di rilevazione del gradimento in grado di assicurare una maggiore tempestività di 2) Stato di implementazione 2) Buona consapevolezza della Direzione sullo 2) Ancora da prendere in carico analisi; sistema di responsabilità sociale SA8000:2008 (cfr. rapporto di stato di implementazione del sistema. Adeguato il monitoraggio da parte del alcune osservazioni / N.C. minori emerse durante il 2) Presa in carico delle N.C. / osservazioni emerse dalla verifica NovaEtica del Rapp.te SA8000 della Direzione. rapporto di verifica dell OdC verifica effettuata dalla 15.11.2012) incaricato (maggio 2012) società NovaEtica STATO DELLE AZIONI CORRETTIVE Tipo di azione correttiva Personale Interessato Stato dell azione correttiva Pianificazione aggiornamenti in materia di Salute e Sicurezza sul Luogo di Lavoro (Addetti al Primo Soccorso) Tutti gli operatori designati alle emergenze di primo soccorso, come specificato nel DVR aziendale Pianificazione effettuata. Svolgimento aggiornamento previsto per gennaio 2013, in conformità con quanto previsto dalle normative vigenti (aggiornamento entro 3 anni dall ultima formazione effettuata). Doc. Riesame della Direzione Novembre 2012 4
STATO DELLE AZIONI PREVENTIVE Tipo di azione preventiva Personale Interessato Stato dell azione preventiva N.A. N.A. N.A. STATO DELLA PEOPLE SATISFACTION Strumenti di rilevazione adottati Elementi di maggiore positività Aree potenziali di criticità Questionario a compilazione anonima rivolto a tutto il Personale del Servizio. La rilevazione viene effettuata con cadenza biennale. Tutti i dipendenti si sono resi disponibili alla compilazione del questionario. La formulazione delle domande è risultata per molti dipendenti di difficile interpretazione. La coop.va ha quindi provveduto a semplificare il contenuto del questionario. GESTIONE DEL RECLAMO INTERNO/ESTERNO La cooperativa ha predisposto e mantiene aggiornata un apposita procedura per la gestione dei reclami, che prevede l utilizzo di specifici raccoglitori delle segnalazioni che garantiscono l anonimato. Alla data di aggiornamento del presente documento non sono emersi reclami di alcun tipo. Sul sito web della coop.va è stata inserita la possibilità di poter inoltrare reclami inerenti la norma SA8000 direttamente all Organismo di Certificazione incaricato. COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE IN TEMA DI SA 8000 Tipo di coinvolgimento assicurato al personale Ogni nuovo assunto viene informato / formato in materia di SA8000 attraverso apposito KIT. STATO DEI RAPPORTI CON I FORNITORI Numero di fornitori Diretti Numero di fornitori esclusi Grado di coinvolgimento riservato ai fornitori e potenziali criticità La Cooperativa ha predisposto una procedura per la gestione e valutazione dei fornitori, ispirata ai criteri delle norme ISO 9001 e SA8000. I fornitori totali della coop.va sono circa 10. Considerando il contesto di riferimento in cui opera la coop.va (caratterizzato da una forte crisi economica) e il suo potere contrattuale, non si reso necessario escludere alcun fornitore. La sensibilizzazione dei fornitori avviene attraverso l invio di un apposito pacchetto di sensibilizzazione contenente una serie di criteri funzionali alla loro qualifica. Tra le criticità principali l indifferenza dei fornitori verso tematiche quali la SA8000 e la mancanza di disponibilità per l effettuazione delle verifiche funzionali alla valutazione della loro aderenza ai punti della norma SA8000. Per ovviare a questa criticità la coop.va ha predisposto e inviato una comunicazione a tutti i fornitori, invitandoli a consultare il sito web aziendale nell apposita sezione dedicata alla responsabilità sociale, invitandoli a manifestare il loro interesse verso un incontro con la coop.va. Doc. Riesame della Direzione Novembre 2012 5
PIANI DI RIMEDIO Destinatari del piano di rimedio Finalità del piano Previsione di risorse Aspetti di potenziale criticità Giovani lavoratori Attivare qualsiasi forma di contrasto al lavoro minorile Tutte le risorse umane impiegate dalla coop.va che dovessero rilevare episodi di lavoro minorile. Nessuno all interno della coop.va. Potrebbe essere difficoltoso intervenire qualora si riscontrasse tale fenomeno all esterno. In ogni caso la coop.va si impegna a segnalare alle istituzioni competenti eventuali casi critici. PIANI DI MIGLIORAMENTO Tipo di azione da sviluppare Responsabile Evidenze di Completezza Monitoraggio Potenziare il monitoraggio sui servizi gestiti dalla coop.va, in merito alla consapevolezza degli operatori relativamente all implementazione del sistema ISO 9001. Direzione Rapporti di verifica ispettiva con migliorato grado di dettaglio. Audit interni come da Piano delle Verifiche Ispettive 2012. Potenziamento delle competenze degli operatori impegnati nella gestione dei servizi Direzione Definizione del Piano di Formazione e partecipazione ad ogni opportunità formativa offerta dai bandi regionali e interprofessionali. Entro settembre 2012. Ampliamento numero di servizi gestiti Potenziare la comunicazione esterna in materia di SA8000 Potenziare il coinvolgimento dei possibili stakeholders relativamente alle metodologie di lavoro rispettose dei punti stabiliti dalla norma SA8000 Potenziare il monitoraggio interno sulle eventuali criticità percepite dagli operatori in materia di SA8000 Direzione Direzione / Rapp.te SA8000 della Direzione Direzione / Rapp.te SA8000 della Direzione Rapp.te SA8000 dei Lavoratori. Partecipazione al bando per la gestione della Comunità Alloggio nel Entro ottobre 2012. Comune di Calasetta e aggiudicazione servizio. Aggiornamento continuo dell apposita sezione presente sul sito web della Entro dicembre 2012 coop.va; attivazione forme di sensibilizzazione alla consultazione del sito web / sezione Responsabilità Sociale Pianificazione campagna di informazione via e.mail Entro dicembre 2012 Pianificazione ed esecuzione interviste individuali ad almeno il 40% della dotazione organica Entro Dicembre 2012 Doc. Riesame della Direzione Novembre 2012 6
20 novembre 2012. Doc. emesso da Direzione / Responsabile Qualità / Rapp.te SA8000 della Direzione Doc. approvato da Direzione Doc. Riesame della Direzione Novembre 2012 7