Guida al CRM INGENIA Group Come usare uno strumento indispensabile per riuscire ad avere in tempo reale informazioni sui Clienti. Aggiornato a Maggio/2014 Per informazioni: coordinamento@ingeniagroup.it Sugar-CRM Ingenia Group Srl
MANUALE UTENTE SUGAR-CRM è l interfaccia adottata da Ingenia Group Srl per la gestione efficiente di Clienti e Contatti tramite web, attraverso l uso di un qualunque PC collegato alla rete Internet. E uno strumento indispensabile per riuscire ad avere in tempo reale informazioni sui Clienti. Il suo utilizzo è davvero semplice e intuitivo. Vediamo insieme come funziona attraverso questo breve tutorial. 1. Il LOGIN Apri una pagina del tuo browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome o simili). Collegati all indirizzo del CRM: http://crm.ingeniagroup.it. Inserisci il nome utente e la password che hai precedentemente ricevuto in email nome.cognome@ingeniagroup.it Al primo accesso visualizzerai le schermate di benvenuto del sistema e una scheda della tua anagrafica che DOVRAI completare con i tuoi dati di contatto. Pag. 2
Compila la tua Anagrafica con tutti i dati, successivamente clicca sempre sul tasto Avanti senza inserire nient altro finché non arrivi all ultima schermata Sei pronto per usare Sugar! in cui devi cliccare su Termina. 2. La tua HOMEPAGE Visualizza la Homepage del tuo profilo sul CRM, dove trovi delle dashlet, cioè dei riquadri che mostrano informazioni. Per semplificare la visualizzazione, chiudi le dashlet Scoprire Sugar e Sugar News, cliccando sul simbolo a croce, così da avere solo le dashlet che ti saranno utili. Sempre nella Homepage trovi in alto a destra il link alla pagina del tuo profilo e in alto a sinistra il MENU per l accesso a tutte le operazioni di gestione dei tuoi contatti. Pag. 3
3. Crea una nuova AZIENDA Passa il cursore del mouse sul Menu in alto Vendite e clicca su Aziende. Quindi clicca su Nuova Azienda. Visualizzerai la Scheda dell Azienda, in cui dovrai inserire tutti i dati dell anagrafica della società in tuo possesso. Diversi campi, contrassegnati da un * sono obbligatori. Se l azienda ti è stata segnalata, seleziona il nome del segnalatore, da te precedentemente inserito nel modulo Segnalatori. Quando avrai inserito i dati, clicca su Salva e avrai creato la prima Azienda del tuo portafoglio. Una volta che hai salvato, ti compare la schermata riepilogativa sull Azienda, con i dati da te inseriti. Pag. 4
Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul pulsante Modifica e, dopo aver effettuato le modifiche, clicca ancora sul tasto Salva. Procedi allo stesso modo per creare le anagrafiche di altre Aziende. Per visualizzare tutte le Aziende inserite clicca sul link in alto Vendite e successivamente Aziende. Se vuoi vedere soltanto le aziende del tuo portafoglio, devi solo cliccare su Solo i miei elementi Pag. 5
Hai inoltre la possibilità di fare una ricerca più dettagliata cliccando sul Ricerca Avanzata ed avere una schermata con tutti i parametri di ricerca che desideri. Si ricorda che per effettuarne una nuova, dovrete sempre prima cliccare su AZZERA in quanto il CRM memorizza sempre la vostra ultima ricerca. Pag. 6
4. Crea un nuovo CONTATTO SugarCRM ti permette di gestire una rubrica generale dei tuoi contatti e ti assegna così la gestione del contatto. IMPORTANTISSIMO, fai sempre un controllo sul CRM prima di inserire un nuovo contatto, perché potrebbe essere già presente e gestito da un altro Company Advisor. Un Contatto è: un Referente Aziendale, un Consulente del Lavoro, un Commercialista, un Agenzia Formativa (persona fisica o persona giuridica) di cui ti serve registrare i riferimenti. Una sorta di biglietto da visita elettronico sempre presente nella tua banca dati. Può essere un contatto indipendente o collegato a un azienda cliente. Per inserire un nuovo Contatto, passa il cursore del mouse sul Menu in alto Vendite e clicca su Contatti. Quindi clicca su Nuovo Contatto. Nel caso in cui il Contatto sia un Referente di un azienda già caricata sul CRM, inserire il nome dell Azienda sulla scheda del contatto, così entrambi saranno collegati automaticamente. Pag. 7
Se il Contatto diventa Segnalatore, indipendentemente dal fatto che firmi l Accordo con o senza percentuali, va cliccata la casella SEGNALATORE. Pag. 8
5. Crea un nuovo SEGNALATORE SugarCRM ti permette di gestire una rubrica generale dei tuoi Segnalatori. Un Segnalatore è il professionista con il quale hai stretto un accordo di collaborazione e di cui ti serve registrare i riferimenti per collegarlo a tutte le aziende da lui segnalate. Per inserire un nuovo Segnalatore, passa il cursore del mouse sul Menu in alto Vendite e clicca su Segnalatori. Quindi clicca su Nuovo Segnalatore. Visualizzerai la Scheda del Segnalatore, in cui dovrai inserire tutti i dati dell anagrafica in tuo possesso, reperibili nell accordo di segnalatore. Importantissimo il segnalatore può avere 4 tipologie di accordi ovvero: 1. Senza percentuali quindi in questo caso va comunque caricato il Segnalatore sul CRM senza indicare nessuna percentuale. (Anche se non ha firmato nessun accordo e vi sta segnalando le aziende, è sempre utile ed Importante avere il suo riferimento); 2. Entrambe le percentuali, sia su acquisizione cedolini che sulla formazione erogata; 3. Solo percentuale sull acquisizione dei cedolini; 4. Solo percentuale sulla formazione erogata. Pag. 9
Bisogna sempre indicare tutto ciò che c è scritto sull accordo, e non bisogna dimenticare in nessun modo l inserimento della percentuale. (L amministrazione al momento del controllo dei compensi se non trova nessuna percentuale, non invia l invito a fatturare con conseguente disagio). Pag. 10
Quando avrai inserito tutti i dati in tuo possesso clicca su Salva e avrai creato il tuo primo Segnalatore in rubrica. Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul pulsante Modifica e, dopo aver effettuato i cambiamenti, clicca ancora sul tasto Salva. Procedi allo stesso modo per creare le anagrafiche di altri Segnalatori. Per visualizzare tutti i Segnalatori inseriti clicca sul link in alto Visualizza Segnalatori. 6. Crea una nuova OPPORTUNITA Un OPPORTUNITA è una trattativa aperta con un potenziale cliente (Azienda) che genererà una possibilità di guadagno. Per ogni Azienda esistono n. 3 opportunità (in ambito dei servizi di formazione finanziata tramite il Fondo Interprofessionale): 1. Opportunità Iscrizione al Fondo 2. Opportunità Formazione 3. Opportunità Formazione Bando FondER N.B. l opportunità n. 2 non può esistere se non vi è presente l opportunità n. 1. Creazione Nuova Opportunità 1 (Iscrizione al Fondo) Entra nella scheda anagrafica dell azienda a cui vuoi collegare l opportunità e scorri la pagina in basso: troverai il pannello Opportunità. Clicca sul pulsante Crea. Pag. 11
Si apre il riquadro per l inserimento dei dati dell opportunità. Come vedi, alcuni campi sono già compilati in automatico dal sistema: Il campo Nome Opportunità *: inserire il nome dell opportunità, in questo caso Iscrizione al Fondo; Il campo Nome Azienda *: è già collegato all azienda da cui sei partito per l inserimento dell Opportunità; Il campo Importo Opportunità *: indica la cifra del valore dei cedolini che andranno al Fondo e sulla quale verrà calcolata la vostra percentuale. Quindi scrivere l importo risultante dalla moltiplicazione dei cedolini dell azienda x il valore medio FISSO 30 del cedolino iscritto. ESEMPIO (25 cedolini x 30 valore medio cedolino = 750); Il campo Tipo di Opportunità *: Iscrizione al Fondo; Il campo Data chiusura prevista *: inserite la data visualizzata nell UNIEMENS che vi ha consegnato il Consulente del Lavoro; Il campo Fase di Vendita *: Richiesta DL; Il campo Fase di vendita è fondamentale per la gestione ed avanzamento dell opportunità e la sua relativa fatturazione. Pertanto va sempre aggiornato, in base allo stato della trattativa commerciale in essere. Vedi Guida Procedure Tutti gli altri Campi non obbligatori, possono essere tranquillamente non compilati. Una volta completati tutti campi, clicca su Salva e l opportunità creata comparirà all interno del pannello Opportunità: Pag. 12
Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul link del nome dell opportunità e poi sul pulsante Modifica. Dopo aver effettuato le modifiche, clicca ancora sul tasto Salva. Ripeti la procedura dall inizio per creare altre opportunità. Per visualizzare tutte le opportunità inserite clicca sul link in alto Visualizza Opportunità. Pag. 13
Creazione Nuova Opportunità 2 (Opportunità Formazione) Entra nella scheda anagrafica dell azienda a cui vuoi collegare l opportunità e scorri la pagina in basso: troverai il pannello Opportunità. Clicca sul pulsante Crea. Si apre il riquadro per l inserimento dei dati dell opportunità. Come vedi, alcuni campi sono già compilati in automatico dal sistema: Il campo Nome Opportunità *: inserire il nome dell opportunità, in questo caso scrivere il titolo del corso di formazione richiesto; Il campo Nome Azienda *: è già collegato all azienda da cui sei partito per l inserimento dell Opportunità; Il campo Importo Opportunità *: nell opportunità Formazione questo campo indica l importo medio del valore del corso di formazione previsto. Il calcolo va eseguito in questo modo: 150 X Discente partecipante al corso di formazione (che è diverso dal totale dei dipendenti dell azienda che può essere sicuramente superiore al numero dei partecipanti al corso). Questo importo è solo indicativo, sarà definito successivamente dalla Segreteria Formativa al momento in cui il corso verrà accettato dal Fondo. Pag. 14
Il campo Tipo di Opportunità *: Formazione; Il campo Data chiusura prevista *: inserire la data posticipata di circa due mesi dal momento in cui create la richiesta; Il campo Fase di Vendita *: Richiesta Formazione; Il campo Fase di vendita è fondamentale per la gestione e l avanzamento dell opportunità e la sua relativa fatturazione. Pertanto va sempre aggiornato in base allo stato della trattativa commerciale in essere. Vedi Guida Procedure Tutti gli altri Campi non obbligatori possono essere tranquillamente non compilati. Una volta completati tutti campi, clicca su Salva e l opportunità creata comparirà all interno del pannello Opportunità: Pag. 15
Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul link del nome dell opportunità e poi sul pulsante Modifica. Dopo aver effettuato le modifiche, clicca ancora sul tasto Salva. Ripeti la procedura dall inizio per creare altre opportunità. Per visualizzare tutte le opportunità inserite clicca sul link in alto Visualizza Opportunità. Creazione Nuova Opportunità 3 (Formazione Bando FondER) Entra nella scheda anagrafica dell azienda a cui vuoi collegare l opportunità e scorri la pagina in basso: troverai il pannello Opportunità. Clicca sul pulsante Crea. Si apre il riquadro per l inserimento dei dati dell opportunità. Come vedi, alcuni campi sono già compilati in automatico dal sistema: Il campo Nome Opportunità *: inserire il nome dell opportunità, in questo caso scrivere il titolo del corso di formazione richiesto (FondER); Il campo Nome Azienda *: è già collegato all azienda da cui sei partito per l inserimento dell Opportunità; Pag. 16
Il campo Importo Opportunità *: inserire, seguendo il modulo del Bando FondER in vostro possesso, l importo erogabile in virtù di quanti Dipendenti ha l azienda che fa richiesta del corso, indipendentemente da quanti Discenti parteciperanno al corso. Esempio: Dipendenti da 4 a 9 1600 Dipendenti da 10 a 15 2880 Dipendenti da 16 a 30 4275 Questo importo è solo indicativo, sarà definito successivamente dalla Segreteria Formativa al momento in cui il corso verrà accettato dal Fondo. Il campo Tipo di Opportunità *: Formazione Bando FondER; Il campo Data chiusura prevista *: inserire la data posticipata di circa due mesi dal momento in cui create la richiesta; Il campo Fase di Vendita *: Richiesta Formazione; Il campo Fase di vendita è fondamentale per la gestione e l avanzamento dell opportunità e la sua relativa fatturazione. Pertanto va sempre aggiornato, in base allo stato della trattativa commerciale in essere. Vedi Guida Procedure Tutti gli altri Campi non obbligatori, possono essere tranquillamente non compilati. Una volta completati tutti campi, clicca su Salva e l opportunità creata comparirà all interno del pannello Opportunità: Pag. 17
Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul link del nome dell opportunità e poi sul pulsante Modifica. Dopo aver effettuato le modifiche, clicca ancora sul tasto Salva. Ripeti la procedura dall inizio per creare altre opportunità. Per visualizzare tutte le opportunità inserite clicca sul link in alto Visualizza Opportunità. 7. Crea un nuovo DOCUMENTO SugarCRM ti permette di allegare documenti alla scheda delle Aziende presenti nel tuo database. Questo consente di avere sempre a disposizione un archivio completo con la documentazione prodotta per ciascuna delle tue aziende e ti permette di scambiare la documentazione aggiornata direttamente con Ingenia Group Srl Ogni Documento ha un proprio pannello di riferimento Vedi Guida Procedure Per allegare il file di un nuovo documento, entra prima nella Scheda Azienda a cui vuoi collegare il file poi nel Pannello specificato nella Guida Procedure e scorri la pagina in basso: troverai il pannello Documenti. Clicca sul pulsante Crea. Pag. 18
Si apre il riquadro per l inserimento dei dati del documento. Il campo Nome File *: Seleziona il file da allegare cliccando sul pulsante Sfoglia ; Il campo Nome Documento *: Viene automaticamente precompilato al momento in cui inserisci il File, per questo devi fare attenzione antecedentemente a nominare il file correttamente: Esempio DL Azienda Guida CRM; Il campo Tipo Documento *: dal menù a tendina, scegliere il tipo di documento che si sta caricando. Pag. 19
Tutti gli altri Campi non obbligatori, possono essere tranquillamente non compilati. Una volta completati tutti i campi, clicca su Salva e il documento creato comparirà all interno del pannello Documenti Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul link del nome del documento e poi sul pulsante Modifica. Dopo aver effettuato le modifiche, clicca ancora sul tasto Salva. Ripeti la procedura dall inizio per creare altri documenti. Buon Lavoro Pag. 20