Tabelle per il caso AMN Input ricerca di nuove idee (fase 01). Formato Archivio Nuova idea in termini di modello e tipologia di prodotto Immagine (foto, ritaglio di giornale ), capo vero e proprio, appunti scritti (per appunti, foto,disegni), armadi per i capi Dati del confezionista (se disponibili) Appunti scritti Costo di produzione (se disponibile) Appunti scritti Tempi di produzione e termini di pagamento (se disponibili) Appunti scritti Composizione del tessuto/filato utilizzato (se disponibile) Appunti scritti Tabella 1. Informazioni utilizzate nella ricerca di nuove idee (fase 01). Input (info utilizzate ricerca nuove MP) 02 Formato Archivio Nuovi tessuti Cartella con la tipologia e la gamma di colori Raccoglitori per cartelle Nuovi filati Cartella con la tipologia e la gamma di colori Raccoglitori per le cartelle Nuove combinazioni di colori Cartella indicante i nuovi colori Raccoglitori per le cartelle Prezzi corrispondenti Listino prezzi per i listini Termini di pagamento richiesti da fornitore Appunti scritti Tempi di consegna del fornitore Appunti scritti Dati del fornitore (indirizzo ) Appunti scritti Tabella 2. Informazioni utilizzate nella ricerca di nuove materie prime (fase 02). Attività definizione materie prime a. Proposta al fornitore della nuova idea b. Risposta del fornitore Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite Prezzi corrispondenti Termini di pagamento richiesti da fornitore Tempi di consegna del fornitore Dati del fornitore (indirizzo ) Nuovi tessuti Nuovi filati Nuove combinazioni di colori Descrizione verbale e/o campioncini similari Descrizione verbale e/o campioncini Campioni del colore desiderato Listino prezzi via fax o e-mail Fax o e-mail Fax o e-mail Fax o e-mail Raccoglitori Raccoglitori Raccoglitori per i listini Oltre alla referenza occorre specificare caratteristiche e l aspetto finale che si vuole ottenere Oltre alla referenza occorre specificare caratteristiche e l aspetto finale che si vuole ottenere Oltre alla referenza occorre specificare caratteristiche e l aspetto finale che si vuole ottenere Tabella 3. Dettaglio delle informazioni che vengono scambiate tra l impresa e il fornitore nel processo di definizione di nuove materie prime.
Attività ordinazione materiali prototipo 04 Output Formato Archivio Informazioni per uscite a. Emissione ordini da parte dell ufficio α b. Caricamento degli ordini delle materie prime,degli accessori e dei capi a computer c. Ufficio α invia all ufficio β le copie degli ordini emessi d. Ufficio β carica a computer gli ordini Ordini ai fornitori delle materie prime/accessori indicanti: quantità, coordinate dei prodotti(articolo, colore), destinazione della merce, la data di consegna, dati per la fatturazione ed un numero di PO (ordine d acquisto). Ordini ai confezionisti indicanti: un PO number, tipo di prodotto, quantità, tessuto, data di consegna, taglie. Ordini degli accessori e delle materie prime a computer includenti: cliente, PO number, fornitore, articolo, colore, quantità, data di consegna, il confezionista, note varie. Ordini dei capi a computer includenti: cliente, PO number, confezionista, tipo di prodotto, quantità, tessuto, consegna e note varie e cartelle Word Dati inseriti in tabelle Verranno, una volta evaso l ordine, stampate ed archiviate in cartelle Sono menzionate nella colonna dell output Sono menzionate nella colonna dell output Copie degli ordini ad ufficio β I dati necessari sono presenti sugli ordini I dati inseriti sono: PO number, ulteriori riferimenti quali articolo Tabelle e cartelle Tabella 4. Informazioni utilizzate per l ordinazione dei materiali per il prototipo (fase 04). Sono menzionate nell output e fornite dalle copie degli ordini Attività fattibilità prodotto 05 Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite a. Spiegazione al confezionista dell idea del nuovo capo Idea del nuovo capo Appunti scritti, immagine, capo vero e proprio Informazioni (modello, tessuto/filato, accessori) acquisite durante la ricerca b. Pattuizione del prezzo per la produzione del prototipo Prezzo per prototipo Appunti scritti c. Il confezionista fornisce i risultati Prodotto, costi e tempi di produzione, telefono Tabella 5. Informazioni utilizzate per la verifica della fattibilità del prodotto (fase 05).
Attività preparazione vendite 08 Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite a. Raccolta dei capi Capi Capi finiti. Raccolta delle informazioni necessarie. b. Elaborazione del listino prezzi dei capi finiti Lista dei tessuti, filati ed accessori disponibili Prezzi dei tessuti, dei filati e degli accessori Listino prezzi dei capi finiti indicanti l articolo e la gamma di colori disponibili Listino prezzi di ogni articolo Appunti scritti Armadi (in fase di allestimento) Raccoglitori (in fase di allestimento) Raccoglitori (in fase di allestimento) Raccoglitori (in fase di allestimento) Tabella 6. Informazioni utilizzate per la preparazione delle vendite (fase 08). costo e consumo di mat. prime e access., costo di confezionamento, il margine di contribuzione Attività raccolta ordini 09 a. Presentazione del campionario b. Raccolta ordini Input Output Formato Archivio Ordini indicanti: nome del cliente, modello, articolo, colore, quantità, data di consegna(richiesta dal cliente), spedizioniere(richiesto dal cliente), prezzo di vendita, modifiche(se richieste). Capi Gamme di colori Prezzi, tempi di consegna e termini di pagamento Tessuti/filati/accessori disponibili Capo vero e proprio Appunti scritti, listino prezzi Appunti scritti Informazioni per uscite Indicate nell output Indicate nell output Indicate nell output Indicate nell output Tabella 7. Informazioni utilizzate durante la raccolta degli ordini (fase 09).
Attività controllo pezze 11 a. Avviso di presenza o meno di difetti a1. Avviso di rispetto o meno degli standard pattuiti b. Si contattano i fornitori in caso di problemi Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite Presenza o meno di difetti Rispetto o meno degli standard pattuiti Reclamo ai fornitori (in caso di problemi) Telefono, fax, e-mail Telefono, fax, e-mail Telefono, fax, e-mail Consistono nelle informazioni pervenute dall azienda di controllo. A tale proposito è importante archiviare tutta la documentazione Tabella 8. Informazioni utilizzate per la fase di controllo delle pezze (fase 11).
Attività elaborazione ordini 10 Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite a. Elaborazione degli ordini da per cliente a per prodotto b. Emissione ordini ai fornitori delle materie prime e degli accessori c. Inserimento degli ordini degli accessori, delle materie prime e dei capi a computer Si riceve ordine ufficiale dal cliente Si riceve una conferma d ordine dal fornitore Richiesta dei tempi di produzione dei confezionisti Bilanciamento dei tempi relativi ai diversi ordini Ordine ufficiale dal cliente contenente: un PO number del cliente, modello, tessuto/filato, taglie, quantità, data di consegna, prezzi Conferma d ordine da parte dei fornitori indicante: PO number, articolo, colore, data di consegna, quantità, prezzo Tempi di produzione dei confezionisti Ordini per prodotto Ordini ai fornitori delle materie prime e degli accessori indicanti: articolo, colore, dati per la fatturazione, quantità, tempi di consegna, destinazione(con l eventuale trasportatore) ed un PO number. Vedi l Output per prototipo Informazioni sui tempi Appunti scritti Dati inseriti in tabelle e cartelle Word Verranno, una volta evaso l ordine, stampate ed archiviate in cartelle, telefono, telefono Utilizzo tabelle Bisogna considerare le quantità totali di tutti i clienti Sono menzionate nell output. Le informazioni sono quelle presenti negli ordini presi presso i clienti Le informazioni necessarie sono quelle presenti negli ordini presi presso il cliente Si considerano: 1) I tempi di consegna dei fornitori 2) I tempi di produzione del confezionista 3) Le richieste dei clienti 4) Le condizioni di incasso e pagamento di ogni attore 5) I tempi necessari per il controllo delle pezze (altra azienda)
Attività elaborazione ordini 10 Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite d. Ufficio α invia all ufficioβ le copie degli ordini emessi ai fornitori ed ulteriori dati (prima di tutto i PO numbers stabiliti dall ufficio α e quelli stabiliti dal cliente. Copie degli ordini emessi per i fornitori e ulteriori dati Le informazioni corrispondono agli ordini emessi e. Ufficio β inserisce a computer le informazioni ricevute Le informazioni inserite sono i PO numbers ed ulteriori riferimenti Tabelle e cartelle Sono menzionate nell Output Invio al confezionista di una copia dell ordine ufficiale del cliente e/o di una copia delle elaborazioni su (se ne occupa ufficio α.. Copia dell ordine ufficiale del cliente con lo inserimento dei PO numbers stabiliti dall ufficio α. Copia delle elaborazioni su relative agli ordini (se necessarie) Le informazioni necessarie sono presenti sull ordine Comunicazione all azienda di controllo dei dati dei tessuti in arrivo e delle istruzioni di rispedizione ai vari confezionisti Dati dei tessuti in arrivo e istruzioni di rispedizione ai vari confezionisti Bisogna conoscere: le coordinate dei tessuti(articolo, colore), le quantità, i dati dei vari confezionisti, i dati del trasportatore, i tempi di rispedizione f. Invio al confezionista delle etichette da applicare Etichette vere e proprie Si devono conoscere gli articoli e le quantità totali per ogni cliente Nell archivio,per ogni articolo, si g. Aggiornamento dell archivio etichette Nuovi dati dell archivio etichette per ogni articolo Appunti scritti sottraggono alle quantità totali i numeri delle etichette/cartoncini inviati h. Spiegazione al confezionista delle modifiche da apportare sui capi Modifiche da apportare sui capi Appunti scritti, immagine Consistono nelle modifiche,in termini di modello, richieste dai diversi clienti Tabella 9. Informazioni utilizzate per l elaborazione degli ordini (fase 10).
Attività tempi di produzione 12 a. Consultazione delle tabelle b. Richiesta a confezionista dello stato di avanzamento della produzione c. Elaborazione dei dati d. Si contattano i confezionisti in caso di ritardi Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite Stato di avanzamento della produzione Motivi dei ritardi Informazioni sulle scadenze dei vari ordini Informazioni su possibili ritardi Solleciti Computer Telefono,appunti scritti È un elaborazione Telefono, fax, e- mail Bisogna consultare le tabelle e guardare gli ordini non ancora completati Le informazioni sono quelle presenti a computer e quelle fornite dai confezionisti Sono ricavate dall elaborazione precedente Tabella 10. Informazioni utilizzate per il controllo dei tempi di produzione (fase 12). Attività controllo volumi di produzione 12 a. Consultazione delle tabelle b. Richiesta a confezionista dello tagliato c. Elaborazione dei dati d. Si contattano i confezionisti in caso divergenze Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite Informazioni sul tagliato Motivi delle divergenze Informazioni sulle quantità degli ordini Informazioni sul possibile non rispetto dei consumi Reclami Computer Telefono,appunti scritti E` un elaborazione Telefono, fax, e- mail Bisogna consultare le tabelle e guardare le quantità ordinate Le informazioni sono quelle presenti a computer e quelle fornite dai confezionisti Sono ricavate dall elaborazione precedente Tabella 11. Informazioni utilizzate per il controllo dei consumi durante la produzione (fase 12).
Attività spedizioni 13 Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite a. Invio da parte del confezionista della packing list della spedizione da effettuare b. Preparazione della fattura da inviare al cliente ed allo spedizioniere che la allegherà alla merce. Il tutto è svolto da ufficio β. Compilazione della packing list in formato originale c. Inserimento a computer delle fatture preparate e di qualche ulteriore riferimento d. Invio delle fatture e delle packing lists a spedizioniere ed a cliente Packing list: articolo, modello, composizione, taglie, numero scatole, Fattura indicante: PO number del cliente ed ulteriori dati quali gli articoli, i prezzi Packing list originale Numeri delle fatture preparate e ulteriori riferimenti: PO number stabiliti dall ufficio α, scadenze di incasso, Packing lists originali e fatture Cartaceo Cartaceo Cartaceo Tabelle Tabella 12. Informazioni utilizzate per la preparazione delle spedizioni (fase 13). Le informazioni vengono ricavate dalla packing list e dagli ordini Informazioni presenti nella packing list inviata dal confezionista I dati sono quelli delle fatture/packing list. Le scadenze di incasso decorrono dalla data emissione fattura. Cartaceo Menzionate precedentemente
Attività spedizioni AE a. Controllo settimanale della disponibilità b. Ordine al fornitore c. Inserimento degli ordini a computer d. Si riceve una conferma d ordine dal fornitore Ufficio α invia all ufficioβ una copia dell ordine emesso e. Ufficio β inserisce a computer le informazioni ricevute Input Output Formato Archivio Conferma ordine da parte dei fornitori (PO number, articolo, data di consegna, quantità, prezzo) Informazioni sulla disponibilità di ogni articolo Ordine contenente un PO number, data di consegna, articolo, quantità necessarie, dati per la fatturazione e per la consegna della merce Ordini a computer contenenti: cliente, PO number, fornitore, articolo, quantità, data di consegna e note varie Copia dell ordine emesso I dati inseriti sono i PO number ed ulteriori riferimenti elaborazione Dati inseriti in tabelle, telefono Tabelle, cartelle Word Verranno, una volta evaso l ordine, stampate ed archiviate in cartelle e cartelle Informazioni per uscite Gli archivi delle etichette indicano, per ogni articolo, le disponibilità Si considerano le informazioni ricavate dal controllo delle disponibilità Le informazioni corrispondono a quelle degli ordini Sono menzionate nell Output Tabella 13. Informazioni utilizzate per la preparazione delle spedizioni (fase AE).
Attività pagamenti Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite a., α riceve fatture (fornitori, confezionisti, azienda di controllo, spedizionieri) con i PO numbers stabiliti b. α controlla i dati delle fatture e le approva α archivia accanto ai numeri di PO i numeri delle fatture corrispondenti c. α invia una copia della fattura approvata a β d. β riceve la copia della fattura approvata e. β inserisce a computer i nuovi dati f. β invia pagamento entro i termini pattuiti g. β annota, accanto alla fattura corrispondente, la nota Pagato e gli estremi del pagamento Fatture dai fornitori/confezionisti/azienda di controllo/spedizionieri con i vari PO numbers Copia della fattura indicante il numero di PO e l approvazione dell ufficio α Informazioni sulla corrispondenza tra dati archiviati e quelli delle fatture Numeri delle fatture accanto ai PO number corrispondenti Copia della fattura approvata Numero della fattura accanto al numero di PO corrispondente e le scadenze di pagamento Pagamento Nota Pagato e gli estremi del pagamento quali il numero dell assegno Fatture Elaborazione Tabelle Tabella Stabilito (bonifico, assegno) Tabelle Tabella 14. Informazioni utilizzate per la gestione dei pagamenti (fase IP). e Word Si guardano i numeri di PO e si confrontano i dati della fattura con quelli inseriti nel computer Informazioni lette sulla fattura La approvazione viene posta solo dopo il controllo Si cercano nella tabella i numeri PO contenuti nella fattura. Accanto a questi si inseriscono il numero della fattura corrispondente e la scadenza di pagamento In base ai dati della fattura e quelli inseriti nel computer Informazioni ricavate dalle forme di pagamento
Attività incassi Input Output Formato Archivio Informazioni per uscite a. Controllo su tabelle delle scadenze delle prossime fatture da incassare b. Circa 10 giorni dalla scadenza di pagamento, β contatta il cliente per eventuali solleciti c. Ricevimento dei pagamenti Incassi d. β annota a computer, accanto alla fattura corrispondente, la nota Pagato ed i riferimenti del pagamento Informazioni relative alle fatture da incassare Avvisi di pagamento ai clienti Nota Pagato ed i riferimenti del pagamento quali il numero dello assegno E` un elaborazione Telefono, fax, e- mail Assegni, trasferimenti bancari Tabelle Tabella 15. Informazioni utilizzate per la gestione degli incassi (fase IP). Consultando le tabelle si conoscono le prossime fatture da incassare con i relativi dati Sono ricavate dal controllo delle tabelle Informazioni ricavate dalle forme di pagamento