Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti La redazione di un documento è spesso un lavoro di collaborazione. Se l'articolo scientifico o la proposta di progetto hanno più autori e revisori, è possibile utilizzare la funzione Rilevamento modifiche di Word per rilevare e commentare le modifiche apportate da altri. Questa esercitazione illustra come fare. Prima di iniziare... 1 1. Attivare e disattivare il Rilevamento modifiche... 2 2. Esaminare i diversi tipi di revisioni... 3 3. Accettare e rifiutare le modifiche di un revisore... 4 4. Aggiungere le proprie modifiche... 7 5. Lavorare con i commenti... 9 6. Nascondere revisioni nella stampa... 11 7. Verificare che tutte le modifiche future vengano rilevate... 13 Scheda di riferimento rapido... 15 Prima di iniziare Competenze che saranno acquisite Una volta completata questa esercitazione, l'utente sarà in grado di: Attivare e disattivare la funzione Rilevamento modifiche. Identificare i diversi tipi di revisioni. Accettare o rifiutare le modifiche e i commenti di un revisore. Inserire le proprie revisioni e i propri commenti. Nascondere le revisioni in una stampa del documento. Impostare una password per assicurarsi che le modifiche future siano rilevate. Requisiti Word per Mac 2011 Le competenze di base in Word, tra cui l'apertura di un documento, l'utilizzo delle funzionalità Taglia e Incolla e la formattazione del testo. Suggerimento Se è la prima volta che si utilizza Word, eseguire prima l'esercitazione Esercitazione: Introduzione a Word. File di pratica Le lezioni dell'esercitazione sono concepite per essere visualizzate in ordine. Scaricare e utilizzare questo file di pratica per eseguire l'esercitazione in maniera ottimale. TrackChanges.docx (50 K) Tempo stimato per il completamento: 25 minuti Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 1
1. Attivare e disattivare il Rilevamento modifiche Quando si apre un documento che contiene revisioni, la funzione Rilevamento modifiche è sempre attivata. Per rilevare le modifiche in un documento nuovo, è necessario attivare il Rilevamento modifiche. Come aprire un documento che contiene revisioni e attivare e disattivare il Rilevamento modifiche. Aprire il file di pratica che si trova all'inizio di questa esercitazione. Nella scheda Revisione, in Spaziatura, l interruttore Revisioni è Attivato. Fare clic sull'interruttore Revisioni. Il Rilevamento modifiche ora è disattivato. Fare clic sull'interruttore Revisioni di nuovo. Il Rilevamento modifiche ora è attivato. Suggerimenti L'impostazione relativa alle revisioni si applica solo al documento corrente. Si consiglia di utilizzare il Rilevamento modifiche in visualizzazione Layout di stampa. Per visualizzare un documento in visualizzazione Layout di stampa, fare clic su Visualizza > Layout di stampa. Per nascondere la barra multifunzione mentre si lavora, nella parte destra della barra multifunzione fare clic su. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Attivare e disattivare il Rilevamento modifiche. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 2
2. Esaminare i diversi tipi di revisioni Sia che si esegua la revisione delle modifiche apportate da un'altra persona, sia che si eseguano le proprie, esistono cinque tipi di modifiche con cui è consigliabile familiarizzare: le inserzioni, le eliminazioni, lo spostamento di contenuto, le modifiche alla formattazione e i commenti. Ciascun tipo di modifica produce un "segno di revisione" diverso nel documento e le modifiche di ciascun revisore appaiono di un colore diverso. Osserviamo come ciascun tipo di modifica appare in un documento. Modifica della formattazione: le modifiche della formattazione appaiono in un'area commenti con l'etichetta Formattato nel margine destro. Una sottile linea tratteggiata collega l'area commenti alla modifica delle formattazione. Per trasformare la linea tratteggiata in una linea continua, fare clic sull'area commenti. Inserzione: le inserzioni appaiono sottolineate. Per vedere l'orario, la data e il nome del revisore che ha eseguito la modifica, posizionare il puntatore del mouse su una parte qualsiasi del testo inserito. Commento: i commenti appaiono in aree commenti con l'etichetta Commento nel margine destro del documento. Una sottile linea tratteggiata collega l'area commenti al testo che è stato commentato. Per trasformare la linea tratteggiata in una linea continua, fare clic sull'area commenti. Spostamento di contenuto: il testo o altro contenuto che è stato spostato viene eliminato dalla sua posizione iniziale e appare in un'area commenti con l'etichetta Spostato nel margine destro. Inoltre, il contenuto spostato appare con un'inserzione sottolineata doppia nella sua nuova posizione. Eliminazione: le eliminazioni vengono rimosse dal documento e il testo eliminato appare in un'area commenti con l'etichetta Eliminato nel margine destro. Una sottile linea tratteggiata collega l'eliminazione all'area commenti. Per trasformare la linea tratteggiata in una linea continua, fare clic sull'area commenti. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 3
Suggerimenti Per modificare l'aspetto delle revisioni (ad esempio per nascondere le aree commenti o cambiare il colore), fare clic su Word > Preferenze, quindi fare clic su Revisioni. Per nascondere qualsiasi tipo di revisione, nella scheda Revisione, in Rilevamento modifiche, fare clic su Mostra commenti. Quindi annullare il segno di spunta accanto al tipo di modifica che si desidera nascondere (ad esempio, Inserimenti ed Eliminazioni). Una linea verticale nera appare nel margine sinistro accanto a tutte le linee che includono modifiche. Per vedere tutte le revisioni in un riquadro verticale, nella scheda Revisione, in Modifiche, fare clic su Riquadro revisioni. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Identificare ciascun tipo di modifica tramite il suo segno di revisione. 3. Accettare e rifiutare le modifiche di un revisore Per rivedere un documento, è possibile esaminare ciascuna modifica e accettarla o rifiutarla. Se un documento appare disseminato di contrassegni di revisione di più revisori, è possibile nascondere le modifiche di determinati revisori. Come nascondere le revisioni di tutti i revisori tranne uno e quindi accettare e rifiutare le modifiche di quel revisore. Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic su Mostra commenti, scegliere Revisori, quindi fare clic su Mike Miller per nascondere le revisioni di Mike Miller. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 4
In Modifiche, fare clic su Successivo. Ora l'inserimento "l offerta dei suoi tour includendo" eseguito da Carol Troup è selezionato. Fare clic su Accetta. Suggerimento Per accettare tutte le modifiche insieme, fare clic sulla piccola freccia accanto al pulsante Accetta, quindi fare clic su Accetta tutte le revisioni nel documento. Il segno di revisione viene rimosso, l'inserzione "l offerta dei suoi tour includendo" viene accettata ed è selezionata la modifica successiva (l'eliminazione"flagship" eseguita da Carol Troup). Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 5
Fare clic su Rifiuta. Suggerimento Le modifiche rifiutate e i commenti eliminati non vengono salvati con il documento. Se si ritiene che si potrebbe aver bisogno di un riferimento a tali operazioni in un momento successivo, salvare una copia del documento prima di rifiutare le modifiche o eliminare i commenti. Il segno di revisione e l'area commenti vengono rimossi, il testo "flagship" resta nel documento ed è selezionata la modifica successiva (un commento di Carol Troup). Suggerimenti Per annullare una modifica accettata o rifiutata, fare clic su Modifica > Annulla. Per accettare o rifiutare le modifiche direttamente nel documento, tenere premuto CTRL e fare clic su un segno di revisione o area commenti qualsiasi (o fare clic con il pulsante destro del mouse sul segno di revisione o sull'area commenti), quindi fare clic su Accetta revisione o su Rifiuta revisione. È anche possibile fare clic su Accetta e Rifiuta nell'angolo superiore destro delle aree commenti. Quando si apre un documento, Word mostra automaticamente tutte le modifiche e i commenti dei revisori. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Mostrare le revisioni di un singolo revisore. Accettare e rifiutare modifiche e commenti. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 6
4. Aggiungere le proprie modifiche Finché il Rilevamento modifiche è attivato, tutte le inserzioni, eliminazioni, modifiche di formattazione, spostamenti di testo e commenti che si aggiungono al documento saranno rilevati. A volte è più semplice rilevare le proprie modifiche nascondendo subito i commenti degli altri revisori. Come nascondere le revisioni degli altri revisori, quindi eliminare, inserire e spostare del testo nel documento. Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic su Mostra commenti, scegliere Revisori, quindi fare clic su Carol Troup per nascondere le revisioni di Carol Troup. Nel primo paragrafo, selezionare l'espressione "in tutto," quindi premere CANC. Il testo viene rimosso dal documento e appare in un'area commenti nel margine destro. Nel paragrafo prima dell'elenco puntato, modificare il testo in "in tutto". Il testo inserito è sottolineato con un colore diverso rispetto alle modifiche degli altri revisori. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 7
Selezionare il punto elenco "Mexico Blues", quindi trascinarlo all'inizio del punto elenco "Costa Urban". Il testo spostato è eliminato dalla sua posizione iniziale e si trova sottolineato doppio nella nuova posizione. Inoltre, il testo spostato appare in un'area commenti "Spostato in su" collegata alla posizione iniziale. Suggerimenti Per modificare l'aspetto delle revisioni (ad esempio per nascondere le aree commenti o cambiare il colore), fare clic su Word > Preferenze, quindi fare clic su Revisioni. Per modificare un documento senza aggiungere segni di revisione, innanzitutto disattivare il Rilevamento modifiche. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Eliminare, inserire e spostare del testo e identificare il segno di revisione corrispondente a ciascun tipo di modifica. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 8
5. Lavorare con i commenti Come parte del processo di redazione o di revisione, si potrebbero voler aggiungere dei commenti a un documento. I commenti appaiono in aree commenti nel margine destro del documento. Come rispondere a un commento di un altro revisore e inserire un commento nuovo. Fare clic su Mostra commenti, scegliere Revisori, quindi fare clic su Carol Troup. Fare clic sull'area commenti di Carol Troup con l'etichetta Commenta [2]. Nella scheda Revisione, in Commenti, fare clic su Nuovo. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 9
Nell'area commenti, digitare un commento (ad esempio, "Ho confermato che il prezzo è corretto"). Entrambe le aree commenti sono collegate al testo che è stato commentato (4.500 euro). Suggerimento Il testo [3R2] nell'area commenti indica che si tratta del terzo commento nel documento, in risposta al commento numero due. Nel titolo del comunicato stampa, selezionare il testo "America Centrale". In Commenti, fare clic su Nuovo. Nell'area commenti, digitare il proprio commento (ad esempio, "Dobbiamo citare i nuovi viaggi in Sud America"). Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 10
Il testo selezionato appare fra parentesi e una linea continua collega l'area commenti al testo che è stato commentato. Suggerimenti Non è necessario che la funzionalità Revisioni sia attiva per inserire commenti. Se non si vedono le aree commenti, in Rilevamento modifiche, fare clic su Mostra commenti, quindi verificare che un segno di spunta appaia accanto a Commenti. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Rispondere al commento di un revisore. Inserire un nuovo commento. 6. Nascondere revisioni nella stampa Le revisioni possono rendere confusa una stampa, se ciò che si desidera vedere è solo il contenuto del documento. È possibile nascondere temporaneamente le revisioni per ottenere una stampa pulita. Come nascondere le revisioni per ottenere una vista del documento adeguata per la stampa. Fare clic su Strumenti > Revisioni > Mostra revisioni. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 11
Deselezionare le caselle di controllo Mostra revisioni sullo schermo e Mostra revisioni nel documento stampato, quindi fare clic su OK. Ora tutte le modifiche del documento sono nascoste. Suggerimento Per mostrare nuovamente le revisioni sullo schermo, nella scheda Revisioni, in Verifica, fare clic sul menu a comparsa, quindi fare clic su Commenti finali. Suggerimenti Se le Revisioni sono attive, le modifiche vengono rilevate, anche se gli indicatori di revisione sono nascosti. Le opzioni Mostra revisioni del menu Strumenti > Revisioni (Mostra revisioni sullo schermo, Mostra revisioni nel documento stampato) e le opzioni del menu a comparsa scheda Revisione (Commenti finali, Finale, Commenti originali, Originali) non sono impostazioni salvate. Se non si desidera visualizzare le modifiche rilevate quando si riapre il documento, è necessario accettare o rifiutare le modifiche. Se si desidera un record delle revisioni, salvare una copia del documento prima di accettare o rifiutare le modifiche. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Nascondere le revisioni in un documento perché non appaiono nella versione stampata. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 12
7. Verificare che tutte le modifiche future vengano rilevate Prima di distribuire un documento per la revisione, è possibile aggiungere una password per garantire che tutte le modifiche future eseguite su un documento vengano rilevate. Questo è il metodo migliore per assicurarsi di vedere le modifiche e i commenti di ciascun revisore. Come aggiungere una password per garantire che tutte le modifiche future vengano rilevate. Nella scheda Revisione, in Protezione, fare clic su Documento. Fare clic su Revisioni, digitare una password, quindi fare clic su OK. Suggerimento Se si protegge un documento per i commenti, l'unico modo per eseguire modifiche al documento sarà l'inserimento di commenti. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 13
Nella casella di dialogo Conferma password, immettere nuovamente la password, quindi fare clic su OK. Ora l'interruttore Revisioni non è disponibile: ciò indica che tutte le modifiche verranno rilevate finché un utente provvisto di password non rimuove la protezione del documento. Suggerimenti Per rimuovere la protezione di un documento, in Protezione, fare clic su Documento, quindi digitare la password del documento. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Proteggere un documento con una password affinché le modifiche future vengano rilevate. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 14
Scheda di riferimento rapido Per Attivare o disattivare il Rilevamento modifiche Nascondere determinati tipi di revisioni (ad esempio, inserzioni ed eliminazioni) Nascondere l'area commenti e mostrare soltanto le revisioni nel documento Nascondere le revisioni di un determinato revisore. Esaminare il documento per accettare o rifiutare le modifiche una per volta Accettare o rifiutare le modifiche senza utilizzare gli strumenti della scheda Revisione Vedere l'orario, la data e il nome del revisore che ha eseguito la modifica Modificare un documento senza rilevare le modifiche Mostrare le revisioni nascoste Aggiungere una password per garantire che tutte le modifiche future a un documento vengano rilevate Rimuovere la protezione di un documento per poter eseguire le revisioni Eseguire questa operazione Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic sull'interruttore Rilevamento modifiche. Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic su Mostra commenti. Quindi, annullare il segno di spunta accanto al tipo di revisione che si desidera nascondere. Fare clic su Word > Preferenze, quindi fare clic su Rilevamento modifiche. In Aree commenti, deselezionare la casella di controllo Usa aree commenti per visualizzare le modifiche. Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic su Mostra commenti. Quindi, scegliere Revisori e annullare il segno di spunta vicino al nome del revisore. Nella scheda Revisione, in Modifiche, fare clic su Successivo. Tenere premuto CTRL e fare clic (o fare clic con il pulsante destro del mouse) su un segno di revisione o area commenti qualsiasi, quindi fare clic su Accetta revisione o su Rifiuta revisione. È possibile anche fare clic sui pulsanti Accetta e Rifiuta presenti nelle aree commenti. Posizionare il puntatore del mouse sul segno di revisione. Le informazioni appaiono in una Descrizione. Disattivare il Rilevamento modifiche, quindi eseguire le modifiche desiderate. Nella scheda Revisione, in Verifica, fare clic sul menu a comparsa, quindi fare clic su Commenti finali. Nella scheda Revisione, in Protezione, fare clic su Proteggi. Quindi fare clic su Revisioni e digitare una password. Nella scheda Revisione, in Protezione, fare clic su Documento, quindi digitare la password. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 15
Altri suggerimenti L'impostazione relativa alle revisioni si applica solo al documento corrente. I cinque tipi di segni di revisione che possono comparire in un documento con revisioni sono: le eliminazioni, le inserzioni, lo spostamento di contenuto, le modifiche alla formattazione e i commenti. Quando il Rilevamento modifiche è attivato, nel margine sinistro accanto a ogni linea del documento che contenga un segno di revisione appare una linea verticale nera. Le modifiche rifiutate e i commenti eliminati non vengono salvati con il documento. Se si ritiene che si potrebbe aver bisogno di un riferimento a tali operazioni in un momento successivo, salvare una copia del documento prima di rifiutare le modifiche o eliminare i commenti. Non è necessario che la funzionalità Revisioni sia attiva per inserire commenti. Se le Revisioni sono attive, le modifiche vengono rilevate, anche se gli indicatori di revisione sono nascosti. Se l'interruttore del Rilevamento modifiche non è disponibile, significa che il documento è stato protetto con password per le revisioni. Tutte le modifiche verranno rilevate finché un utente provvisto di password non rimuove la password del documento. Se smarrite, le password del Rilevamento modifiche non possono essere recuperate. Prendere nota di tutte le password e conservarle in un luogo sicuro. Microsoft Office per Mac 2011: Rilevare e rivedere le modifiche dei documenti 16