UNIVERSITA DEGLI STUDI DI MILANO Facoltà di Lettere e Filosofia Corso di laurea triennale in Scienze dei Beni Culturali L IMPATTO DEL NUOVO SOFTWARE DI GESTIONE SU PROCEDURE E SERVIZI DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELLA BRIANZA COMASCA Relatore Professor Giorgio Montecchi Ilaria Bigelli Matr. 631649 Anno Accademico 2005-2006
RINGRAZIAMENTI Desidero ringraziare i miei genitori, Rosanna e Giuseppe, che mi hanno permesso di intraprendere e portare avanti la carriera accademica con soddisfazione; tutta la mia famiglia, per essermi stata vicina e d aiuto in tutti questi anni di studio e di lavoro. Un ringraziamento caloroso ai miei docenti, il Professor Giorgio Montecchi e il Professor Fabio Venuda, che mi hanno aiutato e guidato con pazienza e attenzione nella realizzazione di questa tesi di laurea. Ringrazio poi l Ufficio Biblioteche dell Amministrazione Provinciale di Como nella persona del Dottor Ernesto Frigerio e l Ufficio di Coordinamento del Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca dell Amministrazione Comunale di Cantù per la gentilezza e la disponibilità dimostrate. Un pensiero va poi a tutti i miei colleghi bibliotecari del Sistema della Brianza Comasca, per avermi fatto sentire all interno di una grande famiglia. Un ultimo, fondamentale ringraziamento è per tutti i miei amici, che mi hanno supportato e sopportato in questo emozionante anno e mezzo di lavoro; e un ricordo affettuoso in particolare va a Piera, mia mentore, a Virna, mia fan sfegatata, a Bianca e Francesca, per l empatia e l affetto dimostrati, ad Alessandro, per l aiuto materiale e morale e alla numerosa tribù dei cugini.
INDICE INTRODUZIONE 4 1. L ORGANIZZAZIONE BIBLIOTECARIA PROVINCIALE DI COMO 8 1.1 I sistemi bibliotecari del comasco 8 1.2 Il centro di catalogazione provinciale 10 1.3 Il progetto CUBICO e la rete provinciale: 16 2. IL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELLA BRIANZA COMASCA 20 2.1 La storia 20 2.2 Le attività 27 3. PASSARE A UN NUOVO SOFTWARE DI GESTIONE BIBLIOTECONOMICA 30 3.1 Le motivazioni 30 3.2 La scelta del nuovo Integrated Library Management System (ILMS) 31 3.3 Il presente e il futuro con un nuovo software 43 3.3.1 Cosa è cambiato 43 3.3.2 Cosa è in atto 55 3.3.3 Cosa accadrà 58 3.3.4 Il ruolo del recupero del materiale pregresso nell adozione di un nuovo software 60 3.3.5 ipotesi su potenziali obiettivi e servizi 62 BIBLIOGRAFIA 64
INTRODUZIONE E opinione diffusa che in biblioteca si vada per prendere in prestito dei libri da leggere. Si pensa a locali bui, angusti, pieni di libri vecchi e polverosi, con bibliotecari vegliardi e, perché no, antipatici; ci si immagina un catalogo fatto a schedine cartacee, difficili da leggere e da capire. Si ipotizza addirittura che per entrare in biblioteca bisogna possedere determinati requisiti (di istruzione, di cittadinanza, di stato sociale). Effettivamente, in alcuni casi, questa situazione si presenta. Ma, parlando di biblioteche di pubblica lettura, questi casi sono molto rari. Questo perché, a differenza di ciò che comunemente crede la gente, le biblioteche di pubblica lettura, che sono molto diffuse, sono nate come strumento di informazione per i cittadini. Informare significa fornire ogni tipo di conoscenza mediante ogni tipo di strumento e supporto: questo significa che in biblioteca si possono trovare libri, quotidiani e riviste, film e documentari audiovisivi, cd-rom e postazioni per la connessione internet; è possibile recuperare documenti di narrativa, di medicina, astronomia e storia locale, architettura e psicologia; è possibile essere aggiornati sulle ultime novità editoriali, ascoltare la Carmen, sedersi in una poltrona sfogliando il giornale, preparare un esame universitario o sfruttare la competenza dei bibliotecari per reperire, ancora una volta, informazioni. Per fornire un servizio soddisfacente e rapido occorre di certo personale preparato; ma occorre anche un patrimonio vario e molto consistente se si vogliono soddisfare tutte le richieste o i bisogni dell utenza; occorre un catalogo del patrimonio posseduto chiaro e intuitivo per gli utenti; occorre molta disponibilità economica per realizzare ad esempio progetti di promozione della lettura; occorre che la biblioteca abbia un apertura settimanale più ampia possibile. Molto spesso però le singole amministrazioni locali, titolari delle biblioteche, non possono permettersi tutto questo. La soluzione che le biblioteche trovano per venire incontro all utente è quella di unire le forze, di cooperare, di collaborare, di condividere. Interagendo, due o più biblioteche possono ad esempio sopperire alle mancanze documentarie l una dell altra; possono decidere di condividere le risorse finanziarie per acquistare le ultime novità editoriali; possono organizzare attività di animazione della lettura in maniera coordinata; possono confrontarsi sul catalogo e cercare la forma migliore per
redigerlo; possono decidere di condividere i regolamenti del servizio offerto, migliorandolo, magari. Tecnicamente quello che ho appena descritto è definito area di cooperazione bibliotecaria: si tratta in sostanza di un insieme di biblioteche, anche di varia natura, che decidono di unirsi mediante convenzioni o consorzi per condividere obiettivi, servizi, attività e spese di gestione. La cooperazione in campo bibliotecario è di fondamentale importanza, ed è fortemente suggerita dagli organismi internazionali (come l UNESCO e l IFLA), nazionali e regionali; in particolare la Regione Lombardia da diversi anni a questa parte sta incentivando l organizzazione bibliotecaria, o riorganizzazione, come nel caso della Provincia di Como, per creare grandi sistemi bibliotecari che possano operare nella piena integrazione e condivisione. Attraverso i Programmi Pluriennali essa offre gli indirizzi e le indicazioni per migliorare il servizio bibliotecario regionale; specifica di volta in volta quali progetti saranno oggetto di finanziamenti: nei primi anni 2000 ha iniziato a finanziare progetti di cooperazione territoriale bibliotecaria. Il risultato di questa spinta alla cooperazione è stata la netta riduzione del numero dei sistemi bibliotecari regionali. La Provincia di Como, rispondendo agli indirizzi regionali, ha concluso la fase di riorganizzazione sistemica nel 2002, passando da un totale di otto a soli quattro sistemi bibliotecari: Sistema Bibliotecario Intercomunale di Como, Sistema Bibliotecario Lario Ovest, Sistema Bibliotecario dell Ovest Como e Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca, che uniscono oltre 90 biblioteche provinciali di varie tipologie. In base ai dati statistici relativi all organizzazione bibliotecaria della Provincia di Como, si apprende che un alto numero di cittadini usufruisce del servizio bibliotecario, le aree di cooperazione possiedono un patrimonio documentario consistente e rilevano un indice di circolazione dei documenti piuttosto elevato: in sostanza, vi è un erogazione del servizio bibliotecario articolata e molto ampia. I documenti delle biblioteche della Provincia, così come tutti i documenti appartenenti a biblioteche, sono catalogati, ovvero descritti per permettere all utenza di conoscerli e riuscire a individuarli facilmente e a recuperarli poi nello scaffale. Con l introduzione di programmi informatici di gestione bibliotecaria, anche i cataloghi cartacei sono stati trasformati in record elettronici, confluiti nel database del software di gestione usato nelle biblioteche. Uno dei primi e basilari servizi offerti dalla cooperazione è la catalogazione centralizzata: ovvero un unica biblioteca o organo competente che cataloga i
documenti di tutte le biblioteche associate all area di cooperazione; nel caso della Provincia di Como, nel 1995 è stato avviato il centro provinciale di catalogazione: suo compito era quello di catalogare tutto il materiale documentario delle biblioteche associate ai sistemi bibliotecari della Provincia; del personale specializzato si è occupato di catalogare tutte le nuove acquisizioni delle biblioteche associate, risparmiando così a queste ultime considerevoli quantità di tempo-lavoro precedentemente usato per catalogare localmente; e, cosa fondamentale, la catalogazione centralizzata permette la creazione di un catalogo collettivo, ovvero l insieme dei record di tutte le biblioteche. Inoltre, un unica descrizione del documento permette la chiarezza e la linearità dei record nel catalogo. E proprio la realizzazione di un Catalogo Unico delle BIbilioteche COmasche (CUBICO) l obiettivo che si è prefissa la Provincia di Como con il Programma Pluriennale Provinciale 2001-2003. Questo progetto è stato contemporaneamente associato alla spinta verso l automazione di tutte le biblioteche associate ai sistemi, ovvero all utilizzo di un unico software di gestione per tutte le operazioni bibliotecarie del territorio. Nuovo software che è stato introdotto progressivamente nei quattro sistemi bibliotecari, concludendo la fase di start up nel settembre 2005. È così possibile condividere i dati bibliografici e le informazioni, avviare il servizio di prestito interbibliotecario a vari livelli, perché si ha accesso al patrimonio di ogni biblioteca e velocizzare le operazioni di catalogazione, prestito interbibliotecario e di informazione bibliografica all utenza, soprattutto con un catalogo disponibile online sul web. E ovvio che questo insieme di cambiamenti e novità ha comportato notevoli sforzi da parte dei quattro sistemi bibliotecari provinciali in fatto di aggiornamento e adattamento. Questi sono gli argomenti che ho approfondito, nel mio elaborato: nel primo capitolo ho analizzato la situazione dell organizzazione bibliotecaria provinciale di Como, soffermandomi sul progetto del catalogo unico e sulla spinta verso l automazione nelle biblioteche connessa al progetto CUBICO; nel secondo capitolo ho parlato del Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca, tra i quattro quello di più recente costituzione e che conosco meglio per motivi professionali; nel terzo capitolo ho ripreso il progetto CUBICO legandolo alle scelte in materia di automazione, mi sono soffermata sul software da scegliere, sull iter e sui criteri di valutazione e giudizio che hanno portato alla sua individuazione; buona parte del capitolo è dedicata al rapporto tra il progetto CUBICO e il Sistema della Brianza Comasca, ai cambiamenti avvenuti, alle esigenze biblioteconomiche avvertite in rapporto a un nuovo
programma informatico, ai nuovi servizi che il nuovo software ha permesso di introdurre. Sull automazione nella Provincia di Como, sul progetto di un catalogo bibliografico provinciale e sul Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca non esistono al momento ricerche, approfondimenti o pubblicazioni. Per impostare, documentare e realizzare questa tesi di laurea ho proceduto secondo un metodo sperimentale: ho analizzato tutta la documentazione inedita d archivio sull organizzazione bibliotecaria provinciale dagli anni 90 a oggi presso l Ufficio Biblioteche della Provincia di Como e l Ufficio Coordinamento di Sistema di Cantù: deliberazioni, determinazioni, relazioni informative, relazioni tecniche, verbali di Conferenze dei Sindaci, eccetera. Ho studiato il materiale d archivio relativo all automazione nella Provincia e alle indicazioni tecnico-politiche, come i verbali dei gruppi di lavoro, verbali delle Commissioni Tecniche di sistema, comunicazioni, relazioni, note informative, eccetera. A partire da queste fonti ho delineato il percorso storicoamministrativo e tecnico di realizzazione di un catalogo unico delle biblioteche della Provincia di Como, dell automazione collettiva e delle caratteristiche del Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca, associandolo a approfondimenti, considerazioni e ipotesi tecnico-biblioteconomici avanzati da esperti in materia e soprattutto personali.
CAPITOLO 1 L organizzazione bibliotecaria provinciale di Como 1.1 I sistemi bibliotecari del comasco L organizzazione bibliotecaria della Provincia di Como è molto articolata e complessa. Il servizio bibliotecario è svolto da biblioteche di pubblica lettura, biblioteche di conservazione, biblioteche scolastiche, biblioteche di istituti e fondazioni, biblioteche appartenenti a privati, biblioteche speciali, eccetera. I servizi offerti e le attività proposte e promosse sono molti e diversificati, anche in relazione alla vastità del territorio provinciale e alla conseguente caratterizzazione fisionomica delle aree di cooperazione sistemica bibliotecaria. Per conoscere il contesto bibliotecario della Provincia, il livello globale di erogazione dei servizi e poter poi capire i cambiamenti conseguenti l autentica rivoluzione informatica a cui la Provincia è andata incontro, nei primi anni 2000, è opportuno fornire qualche dato statistico di riferimento. Nel 2004 su un totale di 104 comuni e 474.498 abitanti, erano 110 le biblioteche comunali della Provincia di Como. Sempre in relazione al 2004, il numero totale di prestiti, sul territorio provinciale, è stato di 672.549 documenti 1, compreso il materiale multimediale e i prestiti ad altre biblioteche, con un rapporto tra prestiti e iscritti pari a 9,10 2 ; il prestito ad altre biblioteche ammontava a 27.001 documenti, calcolato su 68 biblioteche comunali; il prestito da altre biblioteche, calcolato su 70 biblioteche, ammontava a 21.891 documenti 3 ; quello di materiale multimediale era di 40.116 documenti; la consistenza degli stampati era di 1.557.163, mentre i documenti acquistati nel corso dell anno erano 60.739 (le nuove accessioni comprendevano libri, opuscoli, periodici correnti e materiale multimediale acquisiti dalle biblioteche per acquisto, diritto di stampa o ricevuti in dono dal sistema 1 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Regione Lombardia, Anagrafe Biblioteche Lombarde. Prospetto riassuntivo delle biblioteche comunali Provincia di Como. 2005. 2 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Regione Lombardia, Anagrafe Biblioteche Lombarde. Servizio di prestito Provincia di Como. 2005. 3 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Regione Lombardia, Anagrafe Biblioteche Lombarde. Prestito interbibliotecario Provincia di Como. 2005.
bibliotecario); il personale di ruolo impiegato era di 132 unità (escludendo volontari e obiettori di coscienza) e l apertura settimanale andava da un minimo di 2 ore (Cavargna, Corrido e Musso) a un massimo di 218 ore (somma ore di apertura di tutte le Biblioteche di Como città) 4. La Regione Lombardia individuò già all inizio degli anni 90 nei sistemi bibliotecari lo strumento cooperativo capace di economizzare al meglio gli sforzi, e rendere l insieme dei servizi biblioteconomici completo e strutturalmente soddisfacente. Per questa ragione, con il Programma Pluriennale Regionale 2001-2003, indicò come uno degli obiettivi principali quello della riorganizzazione dei sistemi bibliotecari. In risposta al Programma Pluriennale Regionale 1998-2000 e 2001-2003, la Provincia di Como, con il relativo Programma Pluriennale Provinciale, ha predisposto il riassetto territoriale dei sistemi bibliotecari, con il passaggio, conclusosi nella seconda metà del 2002, da un totale di otto a soli quattro sistemi bibliotecari intercomunali, che costituiscono la nuova rete sistemica provinciale, alla quale sono associate 95 delle 110 biblioteche comunali presenti. Il Sistema Bibliotecario dell Ovest Como è il più antico: nasce nel gennaio 2001 (delibera della Giunta Regionale n VII/3829, 16/03/2001), dall aggregazione del Sistema di Olgiate Comasco con una parte del Sistema Bibliotecario Lariano; serve un bacino d utenza di 132.519 abitanti. Il Comune di Olgiate Comasco è a capo della convenzione. I comuni aderenti sono 34, tra i quali il comune di Vertemate con Minoprio e Cassina Rizzardi aderenti a partire dal 1 gennaio 2005. I punti di prestito sono 3. Il Sistema Bibliotecario Intercomunale di Como nasce invece nel febbraio 2002 (delibera della Giunta Regionale n VII/7988, 08/02/2002 5 ) dall unione di biblioteche senza alcuna esperienza di cooperazione bibliotecaria. Ha un bacino di 104.015 abitanti e ad esso aderiscono differenti tipologie di biblioteche: di base e speciali, ovvero due biblioteche scolastiche, la biblioteca dei Musei Civici del Comune di Como, due biblioteche di titolarità non comunale, come quelle della Società Archeologica Comense e dell Istituto di Storia Contemporanea A. Perretta. Biblioteca a capo della convenzione, è la Biblioteca Comunale di Como. I punti di prestito sono siti in due comuni e nella casa circondariale del Bassone. 4 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Regione Lombardia, Anagrafe Biblioteche Lombarde. Sistemi bibliotecari intercomunali Provincia di Como. 2005. 5 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Giunta Regionale, Delibera n. VII/7988. Istituzione Sistema Bibliotecario Intercomunale di Como, 08/02/2002. Milano, 2002.
Nel marzo dello stesso anno si costituisce anche il Sistema Bibliotecario del Lario Ovest (delibera della Giunta Regionale n VII/8213, 01/03/2002), nato dall aggregazione dei tre sistemi Alpi Lepontine, Lario Intelvese, Tre pievi; ente a capo della convenzione è il Comune di Menaggio. Questo sistema serve un bacino d utenza di 32.769 abitanti e i comuni aderenti sono 23. Ultimo nato è il Sistema della Brianza Comasca: viene costituito nel settembre 2002 (delibera della Giunta Regionale n VII/10309 del 16/09/2002); nasce dall unione di tre sistemi: Intercomunale Alta Brianza, Gallianum, Intercomunale Comprensoriale di Mariano Comense. Il sistema serve un bacino d utenza di 170.376 abitanti e a capo della convenzione è il Comune di Cantù. I punti di prestito sono 4. Dunque 64 biblioteche, 29 punti di prestito, e 470.000 abitanti come bacino d utenza; il totale del patrimonio posseduto ammonta a più di un milione e cinquecentomila documenti, di cui più del 90% è composto da fondo moderno. Tutti le quattro aree di cooperazione della Provincia si sono dotate della figura del coordinatore di sistema. 1.2 Il centro di catalogazione provinciale Catalogare un documento significa far conoscere all utenza il patrimonio posseduto, dando loro le indicazioni per poter individuare il documento e quindi per poterlo recuperare nello scaffale della biblioteca 6. Per ottenere questi risultati il documento deve essere descritto in ogni sua parte (descrizione bibliografica) e ne devono essere individuati degli accessi, sia formali sia semantici, che permettano all utenza di recuperare agevolmente il documento stesso. Attualmente, la catalogazione del patrimonio documentario è svolta prevalentemente su supporto elettronico: questo significa che il documento viene descritto inserendo gli accessi formali e semantici in un database, generando un record bibliografico che va a confluire nel catalogo collettivo della biblioteca, o del sistema bibliotecario, o di altra tipologia di rete. La rete provinciale di Como utilizza per la descrizione dei documenti gli ISBD (International Standard Bibliographic Description), che definiscono e descrivono il documento con specifiche applicazioni dello standard adeguato in base al supporto 6 Giorgio Montecchi, Fabio Venuda, Manuale di biblioteconomia. Editrice Bibliografica, Milano, 2002.
e le RICA (Regole Italiane di Catalogazione per Autori), che permettono di determinare e definire gli accessi formali al documento; gli accessi semantici sono dati dalla soggettazione, vale a dire la resa del contenuto del documento attraverso una forma verbale organizzata e standardizzata (Thesaurus), e dalla classificazione, che organizza i contenuti per discipline, formando quindi classi di conoscenza nelle quali i documenti vanno a confluire. La catalogazione centralizzata si realizza quando un insieme di biblioteche decide di costituirsi in rete sistemica: in quel momento, un unica biblioteca, o centro di catalogazione, si occupa della generazione del record bibliografico del documento, registrato nel catalogo centrale e unico del sistema o di altro organo di cooperazione. L Ufficio Biblioteche della Provincia di Como è dotato di un Centro Provinciale di Catalogazione (CPC), che offre i suoi servizi a tutte le biblioteche associate ai quattro sistemi bibliotecari del comasco. La progettazione e la creazione del centro provinciale di catalogazione corrispondono a precise direttive impartite dalla Regione Lombardia, che nell assumere funzioni di indirizzo, coordinamento e programmazione dell organizzazione bibliotecaria regionale, in base alla Legge Regionale 81/85 7, si prefigge l obiettivo di attuare «una rete integrata di strutture e di servizi bibliotecari e documentari sul territorio regionale»; già nei programmi pluriennali dei primi anni 90 concretizzava questo intento con la realizzazione di servizi collettivi, tra cui posto di rilievo spettava alla formazione di cataloghi collettivi sistemici. In quest ottica si colloca la scelta dell Ufficio Biblioteche di istituire un entro di catalogazione unico provinciale, con lo scopo di «individuare per i sistemi bibliotecari ambiti territoriali e di utenza di dimensioni più ampie rispetto alle attuali aggregazioni» 8. L Assessorato alla Cultura quindi, nell ambito dell organizzazione dei servizi bibliotecari, ha sviluppato un progetto di catalogazione centralizzata per concretizzare quell azione di indirizzo che la Legge Regionale 81/85 attribuisce alle province. Dato indicativo è che già nell anno 1992 in Lombardia le Province di Bergamo, Brescia, Varese, Mantova, Pavia e il comprensorio lecchese avevano avviato i centri di catalogazione, mentre la Provincia di Pavia e il comprensorio del lodigiano erano in una fase operativa avanzata. 7 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Regione Lombardia, Legge Regionale 14/12/1985 n. 81. Norme in materia di biblioteche e archivi storici di Enti Locali o di interesse locale. 8 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Regione Lombardia, Programma Regionale Pluriennale 1997-1999.
Inizialmente ci fu una fase progettuale, articolatasi nel periodo 1992-1994, nel corso della quale gruppi di lavoro 9 composti da amministratori e personale tecnico delle biblioteche centro sistema del comasco si riunirono periodicamente per stabilire e definire le modalità di realizzazione delle attività e dell operato del CPC, nonché per completare le procedure burocratiche necessarie per rendere il progetto esecutivo. In data 26/11/1991 il progetto del centro provinciale di catalogazione fu portato in Commissione Consiliare Cultura e ne ottenne il parere favorevole. A questo punto si passò alla fase operativa, che consistette innanzitutto nell ottenimento dei fondi necessari per avviare il CPC, garantiti in parte da fondi provinciali ordinari per le biblioteche e in parte da fondi regionali, nella misura del 20%, e da parte dell avanzo di Amministrazione Provinciale per l anno 1991. La fase operativa vide come primo compito dell Assessorato alla Cultura quello di reperire gli spazi adeguati, ovvero: 2/3 vani per un totale di 100 mq, preferibilmente al piano terreno e con la possibilità di consentire il lavoro di 3/4 persone; i locali, in numero di 3, furono individuati nella Villa Saporiti adiacente al Consiglio Provinciale. Successivamente, vennero attivate tutte le procedure per l acquisizione degli arredi, dell hardware, del mezzo di trasporto utilizzato per la raccolta, presso le biblioteche associate, del materiale documentario da catalogare 10. Definite le procedure di massima per il reperimento e l acquisizione dei locali, degli arredi e dell impianto logistico, la scelta del software fu conseguente all esigenza di elaborare un ipotesi di lavoro corrispondente alle esigenze catalografiche e biblioteconomiche dei vari sistemi provinciali: questa prevedeva in particolare un servizio di catalogazione delle nuove acquisizioni, escludendo quindi il materiale documentario pregresso; la catalogazione sarebbe stata effettuata per autori, per soggetti e per Classificazione Decimale Dewey (CDD), mentre per la descrizione si sarebbe utilizzato lo standard internazionale ISBD; alla sezione ragazzi in un primo tempo sarebbero state escluse le opere per la fascia d età compresa tra 0 e 5 anni e la narrativa riservata ai ragazzi tra i 6 e i 14 anni; i servizi catalografici ipotizzati avrebbero fornito: catalogazione completa su schede e/o record bibliografici registrati su dischetto; tabulati a stampa; etichettatura dei volumi. 9 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Centro provinciale di catalogazione, Relazione. Incontro del 14/07/1994. Como, 1994. 10 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Giunta Provinciale di Como, Delibera 16/06/1992. Istituzione Centro di catalogazione provinciale. Como, 1992.
Qualche resistenza, in fase di realizzazione delle procedure e individuazione del software, fu fatta da alcune biblioteche centro sistema, tendenti a conservare quello che, in maniera distorta, viene considerato un potere acquisito dalle maggiori biblioteche centro sistema nei confronti delle biblioteche associate 11. Prima dell istituzione del centro infatti, la prerogativa di catalogare il materiale documentario spettava agli operatori delle singole biblioteche o a quelli della biblioteca centro sistema. Contemporaneamente al lavoro di progettazione del centro provinciale di catalogazione, continuarono le procedure burocratiche per l approvazione dello stesso: infatti il 26/01/1993 veniva presentata in Giunta Provinciale un informativa relativa al progetto, per cui successivamente vennero stanziati fondi per un totale di 140.000.000 lire 12. Nell estate 1994 le modalità di realizzazione e concretizzazione del centro provinciale di catalogazione erano ancora sotto l analisi del gruppo di lavoro della Provincia. Alcune delle perplessità manifestate durante le periodiche riunioni tra il gruppo di lavoro e le biblioteche centro sistema, furono relative alla lunghezza dei tempi di trattazione del documento: infatti il tempo medio di restituzione di un libro catalogato dai centri di catalogazione più efficienti in Lombardia era di 7-10 giorni; l ottimizzazione di questi tempi, sostenne l Amministrazione Provinciale, era legata alla costanza del flusso dei libri inviati per la catalogazione (ovvero alla quantità inviata settimanalmente al centro da far catalogare), e di conseguenza a una ponderata e corretta politica degli acquisti da parte delle biblioteche. La finalità di un centro di catalogazione centralizzata provinciale deve essere quella di fornire uno strumento per lo sviluppo delle biblioteche e un miglioramento dei servizi, l integrazione con altre biblioteche, un uso più efficiente delle risorse. I vantaggi della catalogazione centralizzata sono, sintetizzando: la riduzione dei costi; il miglioramento del prodotto catalografico che consente anche una consultazione più corretta, facile e rapida per l utente; maggior tempestività nella catalogazione e quindi una più rapida disponibilità dei documenti per gli utenti; riduzione dei tempi di lavoro per i bibliotecari che avranno così più tempo da dedicare ai servizi al pubblico e al miglioramento della loro professionalità; creazione di un catalogo collettivo a cui 11 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Centro provinciale di catalogazione, Relazione. Incontro del 14/07/1994. Como, 1994. 12 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Giunta provinciale di Como, Deliberazione n. 193. Istituzione del Centro Provinciale di Catalogazione. Como, 07/02/1995.
le biblioteche collegate possono accedere per il prestito e l informazione. Ulteriori vantaggi della catalogazione centralizzata, specifici della realtà del comasco, sarebbero stati un sensibile miglioramento della qualità dei servizi per le situazioni meno sviluppate, una ritrovata disponibilità di tempo e, per le realtà che già avessero fornito servizi adeguati, la possibilità di ridurre le quote associative, vale a dire la quota che ogni amministrazione comunale deve versare al comune centro sistema per poter aderire al sistema bibliotecario, o di poterne disporre per altre attività 13. Per raggiungere questi risultati il gruppo di lavoro elaborò una proposta d acquisto relativa sia all hardware sia al software: per quanto riguarda l hardware, si ipotizzò l installazione di 1 server di rete Personal Computer con unità centrale, 4 PC, 1 gruppo di continuità, 1 modem, 1 lettore CD-ROM, 4/5 stampanti, il tutto completo dei vari accessori in sistema operativo rete Novell 14 ; mentre per il software, venne proposto l acquisto del pacchetto Play-Lib in ambiente operativo Unix 15, software scelto non tanto perché fosse il più valido sul mercato, quanto perché usato dalla maggior parte delle biblioteche associate 16. Queste ipotesi di realizzazione furono discusse in una riunione, datata 14 luglio 1994, alla presenza dei sindaci delle amministrazioni comunali e degli assessori alla cultura, chiamati a prendere le opportune decisioni in merito al progetto del centro provinciale di catalogazione, insieme ai competenti organi del sistema. 17 In seguito alla richiesta effettuata dalle autorità di approfondire maggiormente le proposte e alla stesura di una relazione tecnica, l Assessorato Provinciale alla Cultura contattò gli amministratori dei comuni delle biblioteche centro sistema per definire le modalità di partecipazione al progetto. Tutti i sistemi bibliotecari locali aderirono al progetto tra l ottobre e il dicembre del 1994. 13 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Giunta Provinciale di Como, Deliberazione del 26/01/1993. Allegato A. Centro di catalogazione provinciale. Como, 1993. 14 Il Sistema operativo in rete Novell è un insieme di programmi che costituisce l interfaccia tra utente e hardware, basato su Linux. 15 L ambiente operativo Unix è un insieme di programmi che costituisce l interfaccia tra utente e hardware (allo stesso modo di Windows)basato su un nucleo, il kernel, che gestisce le risorse e l esecuzione dei programmi del Sistema; si veda: Introduzione al sistema operativo Unix, in Caspur. Consorzio interuniversitario per le Applicazioni di Supercalcolo Per Università e Ricerca, http://www.caspur.it/guidaunix/unixconcettidibase/introduzionealsistemaoperativounix/, ultima consultazione 02/10/2006. 16 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Relazione. Centro provinciale di catalogazione, agosto 1994. Como, 1994. 17 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Alfredo Colombo, Comunicazione. Centro di catalogazione provinciale. Como, 23/08/1994.
In un incontro datato 17/01/1995, si decise per la costituzione di una commissione tecnica formata dai responsabili e dai coordinatori delle centro sistema e dal personale bibliotecario dell Ufficio Biblioteche dell Amministrazione Provinciale, che avrebbe avuto il compito di definire un protocollo d intesa sulle scelte catalografiche ritenute più opportune. La stessa commissione avrebbe fornito anche le indicazioni utili a organizzare logisticamente il trasporto libri, i punti di raccolta, i tempi etc. In base all utilizzo del FTE (Full Time Equivalent), il fabbisogno di operatori/catalogatori venne stimato in 4 unità, ai quali si sarebbe dovuta aggiungere la figura di coordinatore provinciale/autista, cui sarebbe spettato il compito di trasportare i libri dalle biblioteche al centro provinciale di catalogazione e viceversa 18. Finalmente, con la delibera n. 193 del 07/02/1995, la Giunta Provinciale di Como istituì il centro provinciale di catalogazione. A questo punto, i locali erano già stati individuati, i fondi erano stati stanziati e i pacchetti hardware e software acquistati; occorreva individuare le figure professionali del centro provinciale di catalogazione. Tramite un capitolato per il servizio di catalogazione, l Amministrazione Provinciale decise di bandire una gara di appalto per l espletamento del servizio, articolato su un contratto annuale (delibera 09/06/1995 19 ), poi modificato in alcuni punti del progetto; la ditta CAeB si aggiudicò l appalto in data 20/09/1995 20. Completo di tutte le sue componenti, il centro provinciale di catalogazione divenne operativo il 17/10/1995 21 : il servizio avrebbe dovuto far fronte a un volume annuo di circa 33.000 documenti acquistati, con un rapporto titoli/volumi di 2,5; il lavoro del centro si articolò in 5 giorni alla settimana e venne svolto da personale professionalmente qualificato nelle procedure di catalogazione; i documenti da catalogare venivano trasportati al centro provinciale di catalogazione grazie a dei punti di raccolta organizzati in zone diverse del territorio provinciale. Nel corso degli anni, le prospettive del centro provinciale di catalogazione si sono evolute; data la rapida obsolescenza delle apparecchiature informatiche, l obiettivo del 1999 (e il conseguente impegno di spesa per quell anno) è stato quello di 18 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Relazione. Centro Provinciale di Catalogazione, agosto 1994. Como, 1994. 19 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Giunta Provinciale di Como, Deliberazione del 09/06/1995. Capitolato per il servizio di catalogazione del centro provinciale. Como, 1995. 20 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Amministrazione Provinciale di Como, Centro di Catalogazione Provinciale. Aggiudicazione appalto per il servizio. Como, 28/09/1995. 21 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Gioachino Rigamonti, Comunicazione. Avvio del Centro Provinciale di Catalogazione. Como, 23/10/1995.
iniziare un processo di ammodernamento delle strutture informatiche, ipotizzando l introduzione di un nuovo software di catalogazione e gestione dei dati, impensabile al momento della nascita del centro provinciale di catalogazione, a causa delle spese insostenibili che in quel momento avrebbe comportato una riconversione dei cataloghi dei singoli sistemi bibliotecari 22. Il nuovo corso ha modificato anche l assetto del personale a disposizione del centro, con l assunzione a tempo determinato 3 catalogatori e un coordinatore dedicati al servizio di catalogazione, che fino al 1998 era stato affidato in outsourcing a una cooperativa di servizi. 23 All inizio del 2006, dopo 11 anni di attività, il centro di catalogazione è ora composto da operatori assunti direttamente dall Amministrazione Provinciale di Como; la sua attività è stata rivoluzionata dall ingresso di un nuovo software in rete geografica di trattamento e gestione dei dati, che consente anche di effettuare la catalogazione derivata; a tutt oggi il centro ha appena iniziato la catalogazione del materiale multimediale e ha in progetto l attività di catalogazione dei periodici e delle opere in caratteri non latini (scaffale multiculturale) 24. 1.3 Il progetto CUBICO e la rete provinciale: Il testo delle linee guida IFLA/UNESCO per lo sviluppo del servizio bibliotecario pubblico, riguardo la cooperazione, recita la frase seguente: Il complesso dei servizi alla comunità migliora quando le biblioteche stabiliscono rapporti di scambio reciproco di informazioni, idee, servizi e competenze. La cooperazione produrrà meno duplicazioni nei servizi, l integrazione delle risorse per il massimo risultato e un miglioramento complessivo dei servizi alla comunità. 25 Secondo quanto previsto dal Programma Pluriennale Regionale 2004-2006, la Regione, soggetto coordinatore dell organizzazione bibliotecaria in una logica di sussidiarietà e di collaborazione con tutti i soggetti coinvolti ha il compito di 22 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Centro provinciale di catalogazione, Relazione sul centro di catalogazione provinciale e servizio biblioteche. Como, 16/12/1999. 23 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Relazione. Centro di catalogazione Provinciale. 12/05/2004. 24 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Relazione. Centro di catalogazione provinciale. 25 IFLA, The public Library Service. IFLA/UNESCO Guidelines for Development, in International Federation of Library Associations and Institutions, ultimo aggiornamento 15/05/2006, http://www.ifla.org/vii/s8/proj/publ97.pdf, ultima consultazione 27/10/2006.
incentivare e promuovere tutte le attività finalizzate allo sviluppo della pubblica lettura e all accesso all informazione. Ma, secondo la legge n. 81 del 1985, l organizzazione bibliotecaria regionale deve anche assolvere all «attuazione di una rete integrata di strutture e servizi bibliotecarie documentari sul territorio» e «la realizzazione di sistemi informativi coordinati che favoriscano la conoscenza e l utilizzazione dei beni librari e documentari esistenti nel territorio regionale». Come accennato precedentemente, uno degli obiettivi primari degli indirizzi regionali dei primi anni 90 era di costituire una rete integrata di servizi, che permettesse la cooperazione bibliotecaria, in un ottica di miglioramento del servizio e di ottimizzazione dei costi. Questo intento e la continua modernizzazione dei supporti e degli strumenti informatici hanno portato molti sistemi bibliotecari alla realizzazione di cataloghi elettronici collettivi, riunendo insieme i record bibliografici appartenenti ai rispettivi cataloghi in un unico sistema informatizzato condiviso dai personal computer e dai catalogatori delle biblioteche associate alla rete bibliotecaria. Il catalogo elettronico collettivo consente innanzitutto la standardizzazione e la coerenza nella creazione del dato bibliografico: un unica equipe di catalogatori infatti, catalogherà allo stesso modo il materiale, limitando le interpretazioni catalografiche da parte dei bibliotecari e la duplicazione dei record per un unico titolo, come invece accade qualora più catalogatori utilizzino criteri soggettivi per catalogare lo stesso documento. Di conseguenza, si avrà una rappresentazione più coerente del patrimonio posseduto dalla biblioteca. Altro vantaggio è che il catalogo collettivo consente, data la visualizzazione del patrimonio posseduto da tutte le biblioteche del sistema bibliotecario, di organizzare l attività del prestito interbibliotecario, che è possibile a più livelli: sistemico, intersistemico, interprovinciale e via dicendo. In sostanza, il prestito interbibliotecario è la movimentazione di documenti tra più biblioteche afferenti alla medesima organizzazione di cooperazione: l utente può dunque chiedere e prendere in prestito documenti di una qualsiasi tra le biblioteche associate, facendoli recapitare nella sede a lui più vicina; il servizio è offerto in entrata e in uscita, ovvero biblioteca proprietaria che presta il documento alla biblioteca richiedente e biblioteca destinataria che restituisce il documento alla biblioteca proprietaria. Il catalogo collettivo permette inoltre una maggiore velocità di erogazione dei servizi: bibliografico, di informazione e di prestito interbibliotecario; inoltre, se in rete web, è maggiormente visibile da altri enti di cooperazione simili, con un ritorno in immagine e in pubblicità non indifferente.
Su queste indicazioni si è basata la Provincia di Como per l attuazione di forme sistematiche di cooperazione, a partire dal Programma Pluriennale Provinciale 2001-2003. Altro obiettivo dichiarato della Provincia, scaturito dagli indirizzi regionali, nonché dalle indicazioni nazionali e internazionali, è stato anche quello di adottare un nuovo software per la gestione delle biblioteche e di collegare in rete le biblioteche stesse, in un ottica di reale integrazione delle strutture e dei servizi. Questo, relativamente al territorio comasco, ha significato pensare a una centralizzazione dei servizi di supporto, tra cui: la catalogazione delle nuove accessioni, la scelta delle migliori soluzioni nel campo informatico per consentire la cooperazione in tutti i servizi offerti dal sistema bibliotecario, la realizzazione di un unico catalogo delle biblioteche comasche. Riorganizzazione territoriale da una parte, e riorganizzazione informatica dall altra, dunque. Due progetti apparentemente slegati tra loro, in realtà intimamente connessi. L uno dipende in maniera stretta dall altro, e viceversa. Impossibile infatti pensare a una gestione di una rete informatica tra un alto numero di biblioteche senza l utilizzo di un software di gestione e una dotazione informatica adeguati. Ed è altrettanto difficile pensare a un rinnovamento informatico e digitale senza prendere in considerazione un ampliamento e una maggiore interazione e cooperazione dei sistemi bibliotecari, organizzati su diversi livelli di servizio. In questo contesto nasce il progetto per il Catalogo Unico delle BIblioteche COmasche (CUBICO), approvato con deliberazione provinciale n. 52 del 12/11/2001 26. L obiettivo è stato quello di mettere in rete il catalogo del centro provinciale di catalogazione, arricchito dai dati catalografici dei quattro sistemi bibliotecari del territorio in esso confluiti; grazie a questo progetto la banca dati ha reso il catalogo dei sistemi consultabile attraverso Internet, da qualsiasi punto del territorio 27. Questo web OPAC è uno strumento che si è ipotizzato accessibile, in differenti livelli di servizio, da operatori e utenti, tramite Internet; strumento che consente lo sviluppo e il potenziamento, tra gli altri, dei servizi di prestito interbibliotecario e diffusione del materiale multimediale; strumento dunque che concretizza appieno la comunione di una nuova struttura di rete bibliotecaria provinciale e l obiettivo di centralizzazione e informatizzazione dei servizi e delle strutture. 26 Ernesto Frigerio, La rete informatica delle biblioteche della Provincia di Como. Stato di avanzamento del progetto, 1 ottobre 2002. Como, 2002. 27 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Centro provinciale di catalogazione, Relazione sul centro di catalogazione provinciale e servizio biblioteche. Como, 16/12/1999.
Al 2001 infatti la situazione era molto diversificata: 73 erano le biblioteche aventi cataloghi on-line, 46 disponevano di cataloghi collettivi e soltanto 6 disponevano di catalogo consultabile in internet. 28 L obiettivo CUBICO è stato oggetto di un finanziamento regionale a progetto, in base alla legge n. 35 del 1995, ottenuto su un progetto di massima, all inizio del 2001; è stato anche oggetto di un lavoro preliminare condotto dal personale dell Ufficio Biblioteche della Provincia, dal centro di catalogazione e da un gruppo di lavoro dei rappresentanti dei territori: di questi ultimi al giugno 2001 i 7/8 erano composti ancora dalle biblioteche centro sistema dei vecchi assetti sistemici. Il compito che questi lavori preliminari si sono prefissi è stato quello di stendere uno studio di fattibilità che contenesse obiettivi e requisiti della struttura da implementare, caratteristiche tecniche da richiedere ai fornitori hardware e software, procedure amministrative da seguire, percorso organizzativo 29. A partire dall ottobre 2005, il primo e più visibile risultato di questo ambizioso progetto è stato pubblicato in internet, ed è costituito dall OPAC provinciale, consultabile all indirizzo http://opac.provincia.como.it/webopac/index.asp. 28 Offerta e domanda culturale nella provincia di Como, in Lombardia cultura. Direzione generale. Tavoli territoriali, http://www.lombardiacultura.it/pdf/tt_como/ttc_comoregione2.pdf, ultima consultazione 29/06/2005. 29 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Regione Lombardia, Tavolo Territoriale di Confronto di Como. Sessione Tematica dedicata a Beni, Servizi e Attività culturali, 14/06/2003. Como, 2003.
CAPITOLO 2 Il Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca 2.1 La storia Il Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca raggruppa 27 comuni geograficamente appartenenti all omonima area geografica, all alta Brianza e alla Vallassina: Albavilla, Albese con Cassano, Alzate Brianza, Arosio, Asso, Brenna, Cabiate, Caglio, Cantù, Canzo, Carimate, Carugo, Caslino d Erba, Castelmarte, Cermenate, Cucciago, Erba, Eupilio, Figino Serenza, Inverigo, Longone al Segrino, Lurago d Erba, Mariano Comense, Novedrate, Pontelambro, Pusiano, Tavernerio. Esso nasce dall unione di tre sistemi intercomunali, a seguito della riorganizzazione territoriale dei sistemi bibliotecari 30 promossa e attuata dall Amministrazione Provinciale di Como e conclusasi nell anno 2002: l Intercomunale Alta Brianza; il Gallianum; l Intercomunale Comprensoriale di Mariano Comense (Arosio, Brenna, Cabiate, Carugo, Figino Serenza, Inverigo, Mariano Comense, Lurago d Erba, Novedrate), costituitosi nel 1977, e che vide l approvazione del primo statuto programmatico ai sensi della legge 81/85 nel 1988 31. Il Consiglio Comunale del Comune di Cantù con deliberazione n. 17 del 07/03/2002 ha deciso di istituire il Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca e ne ha approvato la relativa convenzione 32. La Giunta della Regione Lombardia con delibera n. VII/10309 del 16/09/2002 33 ha istituito il Sistema Bibliotecario, ai sensi della legge regionale n. 81 del 14/12/85 34 e del Programma Pluriennale Regionale 2001-2003 35. 30 Provincia di Como, Archivio Ufficio Biblioteche provinciale - Regione Lombardia, Programma Pluriennale Regionale 2001-2003 per l organizzazione bibliotecaria. 2001. 31 Bianca Curiello, La biblioteca comunale di Mariano Comense. Tesi di tirocinio, IAL Lombardia, 2001. 32 Comune di Cantù, Archivio Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca - Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca, Convenzione intercomunale. Cantù, 2002. 33 Comune di Cantù, Archivio Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca - Giunta Regionale, Deliberazione dirigenziale n. VII/10309 del 16/09/2002. Istituzione Sistema Bibliotecario della Brianza Comasca. 2002. 34 Legge Regionale 14/12/1985 n. 81: Norme in materia di biblioteche e archivi storici di enti locali o di interesse locale, 1985, in Lombardia cultura. Normativa regionale di riferimento, http://www.lombardiacultura.it/lib/6010//lr81_1985.pdf, ultima consultazione 09/06/2005.