Pag 1 di 16 LINEA GUIDA 20121 OBIETTIVI Obiettivo del presente documento è quello di fornire un istantanea su come la documentazione delle organizzazioni sia adeguata a sostenere i diversi step di valutazione previsti per la certificazione ISO 20121 di Certification Europe Italia. Questo documento potrà essere utilizzato dalle Organizzazioni per auto-valutare il proprio livello di maturità e la propria capacità di affrontare il processo certificativo. Per una analisi più approfondita e specifica, effettuata direttamente sulla documentazione prodotta dall organizzazione, Certification Europe Italia è disponibile a svolgere un servizio di Gap Analysis, che fornirà un quadro dettagliato attraverso il quale poter riconoscere e organizzare secondo una corretta priorità le aree su cui è maggiore la necessità di lavorare per poter affrontare il processo di certificazione. Infine, il presente documento potrà servire come supporto alle verifiche per gli auditor interni ed esterni. LE FASI DI VERIFICA Certification Europe Italia ha suddiviso le verifiche di Certificazione relative ai Sistemi di Gestione Sostenibile degli Eventi in tre differenti fasi, qui di seguito riassunte. PROGETTAZIONE ESECUZIONE PREPARAZIONE MONITORIAGGIO RIPRISTINO REPORTING L attività di progettazione sarà verificata nel corso delle Verifiche di Stage 1 e di Stage 2; quelle di monitoraggio e di reporting saranno oggetto delle verifiche di sorveglianza.
Pag 2 di 16 GLI STEP DI VERIFICA PER GLI EVENTI E LA DOCUMENTAZIONE RICHIESTA Lo stage1 avrà la finalità di analizzare, a livello complessivo, l impostazione generale dell evento e verificare le condizioni di base relative all impostazione di un Sistema di Gestione Sostenibile conforme alla norma ISO 20121. Idealmente, lo stage 1 si potrà svolgere diversi mesi prima dell esecuzione dell evento. Al termine dello stage 1 verrà consegnato al cliente un rapporto contenente le risultanze dell audit e, eventualmente, i rilievi e le loro modalità di gestione. STAGE MODALITÀ DI GESTIONE: DURATA: 1 P.to NORMA 4.2 4.3 4.5 5.2 6.1.2 7.4 AUDIT REMOTO / A DISTANZA VIA TELECONFERENZA EVIDENZE RICERCATE EVIDENZA STAKEHOLDERS: identificazione, valutazione di esigenze e aspettative SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE: Definizione dei confini di scopo e campo di applicazione del Sistema di Gestione (quali attività sono incluse) PRINCIPI DI SVILUPPO SOSTENIBILE: Definizione dei principi di sviluppo sostenibile e dichiarazione di intenti e di valori POLITICA: Definizione della Politica, conforme, disponibile agli stakeholders, coerente con 4.5 e rispettosa dei requisiti al punto 5.22 IDENTIFICAZIONE DEGLI ASPETTI SIGNIFICATIVI: Identificazione e valutazione degli aspetti significativi per quanto riguarda gli ambiti Ambientale, Economico e Sociale (Riferimento ad Appendice C) COMUNICAZIONE: Valutazione delle modalità di comunicazione esterna e definizione modalità di comunicazione e rendicontazione futura MIN: ½ GIORNO TIPOLOGIA Procedura + Inoltre, in fase di stage 1 verrà verificato che l organizzazione abbia proceduto con: la definizione delle principali caratteristiche del progetto; la valutazione di punti di forza e/o di debolezza dei progetti (SWOT analysis); la pianificazione delle tempistiche per le proprie attività (timing, eventualmente attuabile attraverso un diagramma di Gantt); l assegnazione delle risorse necessarie alla prosecuzione del progetto. Verrà infine valutato come l organizzazione abbia predisposto la gestione e la tenuta sotto controllo delle informazioni documentate richieste dalla norma: a) Identificazione e impegno degli stakeholder (4.2). b) Determinazione dello scopo e campo di applicazione del sistema di gestione sostenibile degli eventi (4.3). c) Principi di sviluppo sostenibile, dichiarazione di intenti e valori (4.5). d) Politica (5.2). e) Ruoli dell'organizzazione, responsabilità e autorità (5.3). f) Identificazione e valutazione degli aspetti (6.1.2).
Pag 3 di 16 g) Obiettivi di sostenibilità degli eventi e loro perseguimento (6.2). h) Gestione della catena di fornitura (8.3). i) Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione (9.2). j) Non conformità e azione correttiva (10.1). Lo stage 2, sempre basato sull attività di progettazione, dovrà essere pianificato quando il ciclo di progettazione sarà completo e saranno già state definite tutte le modalità operative di gestione, monitoraggio e rendicontazione dell evento. Durante lo stage 2 si verificherà inoltre l attività di verifica interna e di Riesame dell attività di Progettazione. Temporalmente, lo stage 2 troverà la sua migliore collocazione nelle settimane che precedono l evento. Se lo stage 1 viene sempre svolto in modalità remota ed a distanza, vista la maggior complessità delle evidenze riscontrabili nello Stage 2 potrà essere necessario che questo si svolga presso la sede del cliente oppure, se già disponibile, presso la sede che ospiterà l evento. La scelta di effettuare lo stage 2 in remoto e/o tramite comunicazione a distanza e videoconferenza potrà essere riservata per eventi di durata, portata e complessità minori. Così come per lo stage 1, al termine dello stage 2 verrà consegnato al cliente un rapporto contenente le risultanze dell audit e, eventualmente, i rilievi e le loro modalità di gestione. Al termine dello Stage 2, nel caso in cui gli esiti siano positivi ed a seguito di delibera del Comitato di Certificazione, verrà emesso e consegnato il Certificato, che avrà durata limitata alla durata dell evento cui si riferisce.
Pag 4 di 16 STAGE MODALITÀ DI GESTIONE: DURATA: 2 IN REMOTO / A DISTANZA VIA TELECONFERENZA oppure PRESSO IL CLIENTE MIN: ½ GIORNO P.to NORMA 5.3 6.2 6.1.3 8.3 9.3 9.4 EVIDENZE RICERCATE EVIDENZA RUOLI, AUTORITÀ E RESPONSABILITÀ: Definizione ed assegnazione di ruoli, risorse, autorità da parte dell Alta Direzione per il funzionamento del Sistema di Gestione OBIETTIVI DI SOSTENIBILITÀ: Set degli obiettivi, coerenti con Principi e Politica, correttamente definiti e con piano di perseguimento (vedi requisiti norma) PRESCRIZIONI LEGALI E ALTRE PRESCRIZIONI: Identificazione e accesso a prescrizioni legali e ad altre prescrizioni volontarie alle quali l Organizzazione è sottoposta GESTIONE DELLA CATENA DI FORNITURA: sulle modalità di gestione della catena di Fornitura (Rif. Appendice B) AUDIT INTERNI Pianificazione ed esecuzione di almeno un audit interno relativo alla progettazione RIESAME DELLA DIREZIONE Riesame della fase della progettazione del Sistema di Gestione per la Sostenibilità degli Eventi TIPOLOGIA Procedura + pianificazione e documentazione audit Riesame DOCUMENTAZIONE Così come evidenziato in Appendice A, la norma richiede che sia presente una documentazione, poiché essa è essenziale per la dimostrazione di trasparenza e responsabilità, nonché per consentire la possibilità di una verifica di terza parte. La documentazione tuttavia può essere proporzionata e appropriata al sistema di gestione sostenibile degli eventi e agli aspetti interessati. Bozze, email e altre comunicazioni meno formali o meno attinenti al sistema di gestione spesso rappresentano una documentazione sufficiente. PROCEDURE Come definito nel punto 3.4 della norma ISO 9000:2005 e così come riportato in Appendice A, una procedura è un "metodo specificato di portare a termine un'attività o un processo". I processi possono includere procedure. Né i processi né le procedure necessitano di essere documentati, a meno che l'assenza di documentazione provochi un'attuazione non efficace del sistema di gestione. In alcune situazioni, procedure formalizzate e/o processi documentati sono importanti perché la loro assenza potrebbe portare a uno scostamento dallo scopo, dai valori, dalla politica di sviluppo sostenibile, dagli obiettivi e dai traguardi di un'organizzazione. Il valore del documentare una procedura è che si acquisiscono e immagazzinano conoscenze e si appronta un processo di fornitura comune. Ciò assicura che la procedura sarà eseguita nello stesso modo indipendentemente da chi la mette in pratica. Procedure eccessivamente prescrittive possono limitare la creatività e il pensiero innovativo quando si gestiscono eventi. Ove appropriato, i sistemi di gestione sostenibile degli eventi sviluppati per un evento possono essere condivisi, modificati, adattati e migliorati per l'applicazione in altri eventi, al fine di evitare la duplicazione degli sforzi all'inizio del ciclo di
Pag 5 di 16 Come output dello stage 2 il valutatore incaricato dovrà concordare con l organizzazione le modalità e i tempi di verifica sul campo da applicare alla fase 2 di certificazione, con la stesura dell audit plan di sorveglianza. Durante la fase di sorveglianza, i valutatori di Certification Europe Italia verificheranno l esecuzione dell evento nel momento in cui l evento si svolge. Saranno infatti valutati le sub-fasi di allestimento e preparazione, esecuzione e monitoraggio e ripristino del sito. L ultima fase, quella di reporting verrà valutata in modalità remota- al termine dell evento, concordando con l organizzazione i tempi per i quali l attività di reporting sarà completata e siano state effettuate le comunicazioni definite verso tutti i differenti stakeholders. SOCIETÀ ED EVENTI CHE POSSONO ESSERE SOTTOPOSTI A CERTIFICAZIONE Non solo certificazione di eventi: conformemente a quanto definito dalle istruzioni Accredia, Certification Europe Italia srl ha identificato tre tipologie di certificazione legate alla norma ISO 20121. In aggiunta a queste, Certification Europe Italia srl ha inserito una quarta categoria, relativa alle organizzazioni il cui Core Business non è legato all organizzazione di eventi ma che, con una elevata frequenza, organizzano eventi (interni o esterni). Sono inoltre presi in considerazioni gli eventi multipli che, a partire da una medesima organizzazione centrale si ripetono, in contemporanea o in un breve periodo di tempo, su differenti location. SOCIETÀ E ORGANIZZAZIONI SOCIETÀ DI EVENTI Per eventi singoli Per eventi con cadenza periodica Per eventi già svolti SOCIETÀ DI SERVIZI DI SUPPORTO Società di catering Lavoro interinale Hostess, sicurezza e stewardship Energia Pulizia e bagni chimici... LOCATION E STRUTTURE Quartieri fieristici Centri congressuali e hotel Stadi e palazzetti sportivi Aree e strutture di proprietà o gestione pubblica... ALTRE SOCIETÀ Società il cui scopo principale è diverso dall'organizzazion e degli eventi ma che dispongono di una struttura interna (marketing / commerciale) che organizza eventi
Pag 6 di 16 SOCIETÀ DI SERVIZI DI SUPPORTO La norma ISO 20121 richiede che le società e che gestiscono direttamente organizzazione degli eventi dispongano di un sistema per la gestione sostenibile degli eventi accompagnato da una procedura specifica per la progettazione e la loro conduzione. Questa tipologia di procedura è molto simile a quanto richiesto dalla norma ISO 9001 al punto 7.3 relativo alla progettazione del servizio. Per questo motivo, ogni volta che viene richiesto che sia inserita l attività di progettazione nello scopo del certificato che dovrà essere emesso, Certification Europe Italia richiederà alle società che organizzano eventi già in possesso di un Sistema di Gestione ISO 9001 (sia esso certificato o no) di fornire tra la documentazione da analizzare in Stage 1, la propria procedura di progettazione. Inoltre, sempre in Stage 1, verranno richieste le modalità attraverso le quali l organizzazione procede con le attività di monitoraggio degli eventi da essa progettati ed erogati. Se l organizzazione richiedente non è in possesso di un Sistema di Gestione per la qualità, Certification Europe Italia richiederà comunque, in fase iniziale, una procedura o delle istruzioni operative dettagliate circa le attività di progettazione e di gestione, monitoraggio e controllo delle attività legate agli eventi. FASE STAGE 1 STAGE 2 TIPOLOGIA DI VERIFICA REQUISITI DI SISTEMA PROCEDURA PROGETTAZIONE (se l attività di progettazione è compresa nello scopo richiesto in certificato) GESTIONE ATTIVITA MONITORAGGIO E CONTROLLO VERIFICA ATTIVITA DI PIANIFICAZIONE, PROGETTAZIONE E MONITORAGGIO APPLICATA AD UN EVENTO ORGANIZZATO DALL ORGANIZZAZIONE A seconda di quanto concordato, i certificati emessi da Certification Europe Italia potranno riportare o meno il riferimento ad un evento specifico. CERTIFICATO GENERICO Qualora non sia riportato alcun riferimento specifico ad eventi (certificato generico), i singoli eventi da essa organizzati non potranno essere chiamati Eventi Sostenibili se non a seguito di una ulteriore verifica da parte di Certification Europe Italia. CERTIFICATI SPECIFICI Perché uno o più eventi siano riportati nel certificato, sarà necessario che siano verificate direttamente in fase di audit tutte le relative attività di progettazione ed esecuzione. L organizzazione potrà ricevere un certificato riportante: Il riferimento ad un singolo evento; Il riferimento ad un evento periodico oppure multiplo;
NESSUN RIFERIMENTO AD EVENTI LINEA GUIDA 20121 REV.4 del 23-07-2014 Pag 7 di 16 Il riferimento a più eventi, non collegati tra di loro; Il riferimento ad un elenco controllato di eventi gestiti in maniera sostenibile che potrà essere richiesto all organizzazione Il riferimento ad una tipologia di eventi, ad esempio: eventi sportivi. In tal caso, solo questi eventi, o queste categorie di eventi, dovranno essere gestiti in maniera sostenibile, e almeno una fase di tutti gli eventi devono essere state verificate prime dell emissione del certificato. Infine, quando si certifica un soggetto responsabile del sistema sostenibile di vari eventi (per uno o più servizi), è possibile emettere dei certificati indipendenti specifici per il singolo evento, collegati però ad un certificato principale, sempre a condizione che tale evento sia stato verificato.
IL RIFERIMENTO AD UN EVENTO PERIODICO OPPURE MULTIPLO; IL RIFERIMENTO AD UN SINGOLO EVENTO LINEA GUIDA 20121 REV.4 del 23-07-2014 Pag 8 di 16
IL RIFERIMENTO AD UNA TIPOLOGIA DI EVENTI IL RIFERIMENTO AD UN ELENCO CONTROLLATO DI EVENTI GESTITI IN MANIERA SOSTENIBILE CHE POTRÀ ESSERE RICHIESTO ALL ORGANIZZAZIONE LINEA GUIDA 20121 REV.4 del 23-07-2014 Pag 9 di 16
CERTIFICATI INDIPENDENTI SPECIFICI PER IL SINGOLO EVENTO COLLEGATI AD UN CERTIFICATO PRINCIPALE LINEA GUIDA 20121 REV.4 del 23-07-2014 Pag 10 di 16 CERTIFICATO PRINCIPALE
Pag 11 di 16 EVENTI SINGOLI, CON CADENZA PERIODICA E MULTIPLI PROGETTAZIONE ESECUZIONE REPORTING EVENTO SINGOLO PROGETTAZIONE 1 ESECUZIONE REPORTING PROGETTAZIONE 2 ESECUZIONE REPORTING PROGETTAZIONE n ESECUZIONE REPORTING EVENTO CON CADENZA PERIODICA PROGETTAZIONE SERIE DI EVENTI ORGANIZZAZIONE CENTRALE ESECUZIONE SERIE DI EVENTI REPORTING PROG. 1 EVENTO ESECUZIONE 1 EVENTO REPORTING PROG. 2 EVENTO ESECUZIONE 2 EVENTO REPORTING PROG. n EVENTO ESECUZIONE n EVENTO REPORTING EVENTO MULTIPLO
Pag 12 di 16 COME SVILUPPARE UN SISTEMA DI GESTIONE SOSTENIBILE DEGLI EVENTI 1- CONOSCERE LO STANDARD In questa fase è necessario essersi procurati la norma UNI ISO 20121:2013 ed averla letta integralmente. Oltre alla lettura della norma, si consiglia una lettura approfondita delle appendici, che forniscono chiarimenti e strumenti utili per la costruzione di un Sistema di Gestione. 2- DEFINIRE LO SCOPO E IL CAMPO DI APPLICAZIONE DEL PROPRIO SISTEMA DI GESTIONE PER LA SOSTENIBILITÀ DEGLI EVENTI A quali attività si applica il Sistema di Gestione? Cosa viene preso in considerazione e cosa è escluso? 3- IDENTIFICARE GLI STAKEHOLDERS Come riportato in Appendice A, per identificare il gruppo di stakeholder, è importante considerare chi è influenzato o coinvolto nell'attività correlata all'evento. Ciò può includere visitatori, espositori, intrattenitori, residenti locali, polizia, autorità locale, fornitori e subappaltatori per l'evento. In seguito all identificazione degli stakeholders, è necessario identificare le modalità di comunicazione adottabili con ciascuno di essi e la definizione delle attività necessarie per il loro coinvolgimento e per l ascolto delle loro esigenze e aspettative riguardo alla gestione degli eventi. La norma richiede che sia definita una procedura per l individuazione degli stakeholders. La norma, inoltre, nel prospetto A.1 fornisce un elenco dei principali Stakeholders che andrebbero presi in considerazione per tutti gli eventi. 4- DEFINIRE I PROPRI PRINCIPI DI SVILUPPO SOSTENIBILE I principi di sviluppo sostenibile sono i principi ai quali l intera attività dell organizzazione si deve orientare. Per la definizione dei propri principi di sviluppo sostenibile, può essere utile fare riferimento ai principi di gestione, inclusività, integrità e trasparenza suggeriti dalla norma ed ai sette principi di responsabilità sociale espressi dalla linea guida ISO 26000: Responsabilità di render conto; Trasparenza; Comportamento etico; Rispetto degli interessi delle parti interessate; Rispetto del principio di legalità; Rispetto delle norme internazionali di comportamento; Rispetto dei diritti umani. 5- DEFINIRE LA PROPRIA POLITICA La politica di sostenibilità del vostro evento sarà il vostro impegno a rispettare tutti i requisiti di legalità e quelli volontari definiti dallo standard, a migliorare continuamente la vostra performance ed a raggiungere gli obiettivi che voi stessi vi darete.
Pag 13 di 16 La politica dovrà essere documentata e sottoscritta dall Alta Direzione della vostra organizzazione. Inoltre, sarà necessario che la politica prenda in considerazione tutti i requisiti definiti nei punti 5.2.1 e 5.2.2. della norma. Suggeriamo che, una volta definita la vostra politica di sostenibilità, questa venga resa disponibile al pubblico, ai media, alla comunità ed ai vostri fornitori. Condividere i propri sforzi sarà una delle chiavi del vostro successo! 6- DEFINIRE I RUOLI, LE RESPONSABILITÀ E L AUTORITÀ È necessario, secondo la norma, che l Alta Direzione assicuri che le responsabilità e le autorità per i ruoli riguardanti la gestione sostenibile degli eventi siano assegnate e rese note nell'ambito dell'organizzazione. In sostanza è necessario che, a seconda della tipologia e della complessità dell organizzazione, siano assegnate competenze ed autorità a uno o più individui circa il funzionamento del Sistema di Gestione e il perseguimento dei principi di sostenibilità e della Politica. 7- IDENTIFICAZIONE E VALUTAZIONE DEGLI ASPETTI DI SVILUPPO SIGNIFICATIVI Per sua natura, ciascun evento ha numerosi impatti ambientali, economici e sociali. Tali impatti possono essere diretti o indiretti, forti o deboli, negativi o positivi. È importante, in primo luogo che l organizzazione operi per poter identificare tutti gli aspetti sui quali può avere un influenza diretta o indiretta. Non tutti gli aspetti di sviluppo sostenibile hanno però la stessa importanza, poiché tra gli aspetti individuati ce ne saranno alcuni più forti, o più facilmente controllabili ed influenzabili. È importante che l Organizzazione, una volta identificati gli aspetti di sviluppo sostenibile che porta con sé, provveda ad una valutazione della loro significatività attraverso una metodologia stabilita e documentata al fine di dare una corretta priorità agli aspetti sui quali sarà necessario lavorare. I criteri utilizzati per la valutazione del significato devono essere documentati e devono includere una considerazione sui commenti di ritorno (feedback) gli stakeholder e l'identificazione di nuovi aspetti previsti. Gli esiti della procedura devono essere documentati, mantenuti aggiornati e condivisi con gli stakeholder. La norma ISO 20121 fornisce, in Appendice C, delle linee guida per l identificazione e la valutazione degli aspetti di sostenibilità e, con il prospetto C1, l elenco di aspetti che le organizzazioni devono considerare per l'identificazione e la valutazione degli aspetti. 8- IDENTIFICARE E VALUTARE LE PRESCRIZIONI LEGALI Per essere pienamente gestito in modo sostenibile, un evento deve essere costantemente conforme a tutte le prescrizioni legali alle quali è sottoposto. La mancata conformità a un obbligo di legge può comportare la sospensione dell evento, il ricevimento di una sanzione ed altre gravi conseguenze sui piani economico, sociale ed ambientale. Ecco perché la norma, al punto 6.1.3. richiede che l'organizzazione assicuri che le prescrizioni di legge applicabili e atre prescrizioni alle quali aderisce (impegni volontari, vincoli da partner/clienti, ecc. ) sono tenute in considerazione e soddisfatte costantemente.
Pag 14 di 16 Per far ciò, è necessaria una procedura che permetta, sistematicamente, di identificare, accedere e verificare l aderenza dell organizzazione a queste prescrizioni. 9- STABILIRE GLI OBIETTIVI Per perseguire la politica e perseguire i principi di sostenibilità adottati, sarà necessario che, per ciascuno degli aspetti di sostenibilità già identificati come significativi e prioritari, siano assegnati degli obiettivi, al fine di avere uno strumento per organizzare le proprie azioni di miglioramento e valutarne le performance. La norma richiede di stabilire obiettivi chiari, specifici, misurabili, raggiungibili, ragionevoli e scadenzati. Tali obiettivi devono essere supportati da specifici traguardi e da azioni concrete e piani per il loro perseguimento. Qui di seguito si riporta una tabella esemplificativa di come può essere organizzato un obiettivo. Evento Principio di Sviluppo Sostenibile adottato Stralcio della politica di Sostenibilità Obiettivo Traguardo 1 Festival del Cinema Africano INCLUSIVITÀ [ ] L organizzazione si impegna a promuovere la partecipazione al Festival a tutte le persone con disabilità [ ] Permettere il pieno godimento di tutti gli eventi del Festival alle persone con disabilità motoria e uditiva Rendere tutte le sale di proiezione prive di barriere architettoniche Lamentele ricevute KPI (Key Performance circa la non Indicator) accessibilità delle sale = 0 Azione 1.1. Provvedere a installare pedane mobili all ingresso del Cinema Responsabile: Direttore Cinema Tempo di attuazione: 31 gennaio 2015 Risorse: 1.500 euro a bilancio Azione 1.2. Verifica: una settimana prima del Festival Comunicare l impegno al superamento delle barriere architettoniche e istituire sistema di feedback Responsabile: Direttore Comunicazione Operatività il giorno della prima Tempo di attuazione: conferenza stampa di presentazione del festival 2015 Nessuna risorsa Risorse: aggiuntiva è necessaria Verifica: Al termine del festival
Pag 15 di 16 Traguardo 2 Azione 2.1. Sottotitolare almeno l 80% dei film proiettati KPI (Key Performance Indicator) (N di film sottotitolati / N di film totali) *100 Ingaggiare agenzia per inserimento sottotitoli Responsabile: Direttore Festival Tempo di attuazione: 31 gennaio 2015 Risorse: Verifica: 4.500 euro a bilancio una settimana prima del festival 10- DETERMINARE LE COMPETENZE NECESSARIE E PROGRAMMARE LE ATTIVITÀ DI FORMAZIONE Un organizzazione è efficace quando tutti i suoi membri sono consapevoli di lavorare insieme per un obiettivo e riconoscono il proprio ruolo per il suo raggiungimento. L organizzazione deve inoltre conoscere, per ciascuno dei ruoli chiave definiti, le competenze necessarie per poter rispettare i principi di sostenibilità e la politica adottata e per poter concorrere al raggiungimento degli obiettivi. Definito il mansionario, viene richiesto dallo standard che siano effettuati degli interventi di formazione per colmare eventuali lacune evidenziate che non permetterebbero il buon funzionamento del Sistema di Gestione per la Sostenibilità degli Eventi. Ad esempio, se l Event Sustainability Manager definito non dispone delle conoscenze necessarie per garantire il funzionamento di un sistema di gestione, potrebbe essere necessario provvedere alla sua formazione specifica. Se necessario, Certification Europe Italia, insieme ai suoi partner commerciali, è in grado di fornire la necessaria formazione per soddisfare tali requisiti e per fornire all organizzazione le competenze di base per l implementazione, in autonomia, di un Sistema di Gestione. Allo stesso modo, se la persona incaricata di gestire la comunicazione dell evento non dispone delle conoscenze necessarie a comunicare adeguatamente le scelte dell organizzazione in ambito di Waste Management, potrebbe essere definito un momento di formazione interna o esterna per colmare il gap tra competenze richieste e competenze a disposizione. In alternativa, l incaricato alla comunicazione potrebbe essere affiancato, per quella specifica mansione, ad una figura in possesso delle competenze richieste. 11- DEFINIRE LE MODALITÀ DI COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA Al fine di una corretta gestione dell evento, l Organizzazione dovrà determinare preventivamente le proprie necessità di comunicazione interna ed esterna. Le modalità di comunicazione esterna dovranno definire come dovrà essere gestito il dialogo con i differenti stakeholders; quali comunicazioni dovranno essere inviate, con
Pag 16 di 16 quali modalità e tempistica e in che modo l organizzazione si prenderà carico dei feedback ricevuti. Per la gestione delle comunicazioni esterne, la norma richiede che sia presente una procedura specifica (un piano di comunicazione ben organizzato può rispondere in modo esaustivo alle richieste della norma). Tra le modalità di comunicazione adottabili, bisognerebbe tenere in considerazione anche tutta la reportistica post-evento. 12- GESTIRE CORRETTAMENTE LA PROPRIA CATENA DI FORNITURA Per poter essere sicuri di perseguire le proprie politiche di sostenibilità, ciascuna organizzazione che gestisce eventi, deve essere sicura che le proprie scelte in ambito di acquisti e forniture siano coerenti con i principi di sostenibilità adottati. I fornitori dovranno essere necessariamente ricompresi tra gli stakeholders identificati e, inoltre, la norma richiede che siano prese in considerazione gli aspetti dell'approvvigionamento sostenibile, coerentemente con la tipologia degli approvvigionamenti ricevuti e la loro valutazione degli impatti. 13- GESTIRE LE ATTIVITÀ DI MONITORAGGIO, MISURAZIONE E ANALISI La norma richiede che siano stabilite procedure per le attività di monitoraggio, al fine di avvisare qualora vi sia un rischio elevato di non raggiungere un traguardo e per poter e controllare come lavora il sistema di gestione e assicurare che tutti gli insegnamenti appresi siano considerati nel successivo evento per migliorare la prestazione. Secondo la norma, infatti, l'organizzazione deve determinare: che cosa è necessario monitorare e misurare; i metodi di monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione, come applicabile, per assicurare risultati validi; quando il monitoraggio e la misurazione devono essere eseguite; quando i risultati del monitoraggio e della misurazione devono essere analizzati e valutati. 14- ORGANIZZARE LE ATTIVITÀ DI AUDIT, RIESAME DELLA DIREZIONE E GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ Quest ultimo punto è il più legato ai Sistemi di Gestione tradizionali. Infatti, viene richiesto che siano predisposti piani e programmi per le verifiche ispettive interne (audit interni) al fine di auto-valutare l adeguatezza del proprio sistema alla norma di riferimento e che sia effettuato, periodicamente, un Riesame del sistema da parte dell Alta Direzione. La norma, chiede inoltre che stabilita la metodologia per identificare le non conformità emerse dagli audit, dall attività di comunicazione e dalle attività di monitoraggio e per rispondere alle non conformità con adeguate azioni correttive. Il riesame, che deve prendere in considerazione tutti gli aspetti significativi emersi dal Sistema di Gestione (compresi i risultati dell audit interno) avrà la finalità di correggere eventuali errori di impostazione e di stabilire le nuove politiche e i nuovi obiettivi di miglioramento. Audit, gestione delle non conformità e Riesame della Direzione dovranno essere necessariamente documentati.