Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 1/10 L'Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d'aosta fornisce prodotti e servizi per difendere la salute del cittadino attraverso la sicurezza degli alimenti e la salute degli animali che li producono I Laboratori dell Istituto (IZS-PLV) sono strumenti tecnico-scientifici del SSN che garantiscono le prestazioni analitiche e la collaborazione necessaria all espletamento delle funzioni di controllo e vigilanza alla Autorità Sanitaria (ASL e agli altri Organismi deputati). Il presente Protocollo Tecnico è stato redatto allo scopo di uniformare le modalità di erogazione di prestazioni a pagamento e per regolamentare i rapporti con gli Enti pubblici o con Privati committenti. Esso è stato sottoscritto dalla Direzione Generale IZS-PLV. I committenti concorderanno con l IZS-PLV i piani di lavoro sulla base delle quali i Laboratori organizzeranno la loro attività. Ciononostante, la soluzione di problematiche organizzative come di piccoli scostamenti dagli accordi presi in base a questo Protocollo potranno essere riportate su scala locale. Ciò premesso, nei capitoli del presente Protocollo Tecnico vengono trattati i seguenti argomenti: Capitolo 1 - Applicazione del Tariffario Capitolo 2 - Modalità di consegna dei campioni Capitolo 3 - Documento di accompagnamento Capitolo 4 - Criteri di accettazione del campione Capitolo 5 - Eliminazione e smaltimento dei campioni Capitolo 6 - Modalità e tempi di comunicazione dei Rapporti di Prova Capitolo 7 - Reclami Costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Protocollo i seguenti moduli: modello 40IZ243 <Ricevuta riepilogo prestazioni> modello 40IZ266 <Richiesta continuativa prestazioni a pagamento> modello 40IZ244 <Richiesta prestazioni a pagamento con applicazione di sconti> modello 40IZ248 <Verbale campioni ordinari sanità animale> modello 40IZ011 per reclami Tariffario Ufficiale Tutti i moduli sopra indicati sono consultabili e scaricabili nel sito dell'istituto, compreso il presente documento, www.izsto.it. la Carta dei Servizi è consultabile sul sito dell Istituo. l'elenco delle prove accreditate è consultabile nel sito www.accredia.it Il presente documento, poiché soggetto a riesami periodici, anche sul singolo capitolo, manterrà l attualità e l adeguatezza dei contenuti rispetto alle esigenze o le possibilità operative dei soggetti interessati.
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 2/10 Per tutti gli ambiti di attività non espressamente indicati o contemplati nel documento, per i quali potrebbe scaturire una richiesta di prestazione, sarà cura delle parti addivenire a specifici protocolli o intese. CAPITOLO 1: APPLICAZIONE DEL TARIFFARIO In ottemperanza alla normativa vigente che prevede la fissazione delle tariffe minime da applicare nell ambito territoriale dell Istituto Zooprofilattico Sperimentale di competenza per le prestazioni erogate a richiesta e ad utilità di soggetti privati riguardanti: analisi batteriologice, analisi chimiche e tossicologiche, diagnostica anatomo-patologica, analisi parassitologiche ed altre diagnostiche, analisi istologiche, analisi del latte, analisi virologiche, consulenze, fornitura di servizi continuativi, questo Istituto con Delibera n 3 del Consiglio di Amministrazione del 22/12/2009 ha adottato il Tariffario Ufficiale. L'applicazione riguarda sostanzialmente tre tipologie (PGS 20IZ131): al momento della consegna del/i campione/i con la compilazione della <Ricevuta riepilogo prestazioni> modello 40IZ243. Utile per richieste sporadiche e occasionali. Sottoscrivere la < Richiesta continuativa prestazioni a pagamento> modello 40IZ266. Questa modalità permette il pagamento periodico delle prestazioni richieste attraverso una rendicontazione mensile o trimestrale. Sottoscrivere la < Richiesta prestazioni a pagamento con applicazione di sconti > modello 40IZ244 nel caso di richiesta con importi di una certa rilevanza per la quale è prevista l applicazione di sconti secondo Delibera del CdA n 3 del 22/12/2009. Il pagamento delle prestazioni dovrà essere effettuato dal Cliente secondo una delle modalità sotto descritte: In contanti, nelle Sedi Accettanti dove possibile, muniti del mod. 40IZ243. Tramite pagamento con bollettino postale intestato a: Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d Aosta Via Bologna, 148 10154 TORINO, c.c.p. n. 12625158. Tramite Bonifico Bancario intestato a: Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e Valle d Aosta Via Bologna, 148 10154 TORINO, Banca BNL Sede di Torino, IBAN: IT72V0100501000000000218100.
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 3/10 CAPITOLO 2: MODALITÀ DI PRELIEVO TRASPORTO - CONSEGNA DEI CAMPIONI È onere del committente l approvvigionamento dei materiali per il prelievo e il trasporto dei campioni. La corretta esecuzione del campionamento e le modalità di trasporto dei campioni sono fattori determinanti e possono influenzare il risultato analitico. E responsabilità del prelevatore far si che: - il campione sia del quantitativo sufficiente all esecuzione dell analisi; - il trasporto avvenga in condizioni idonee in modo tale da non produrre variazioni rilevanti delle caratteristiche chimico-fisiche o microbiologiche degli stessi; - i campioni siano accompagnati da apposito verbale/scheda con tutte le informazioni necessarie; - per le ricerche microbiologice è necessario utilizzare strumenti e contenitori sterili (sacchetto plastificato sterile a chiusura, contenitore sterile chiusura a vite). L'accuratezza dei risultati delle analisi dipende dalla cura con la quale i campioni vengono inoltrati. E' opportuno contattare la sede territoriale di destinazione per concordare i dettagli della consegna. In generale: I campioni di materiale organico devono essere inoltrati refrigerati e nel minor tempo possibile dal momento del prelievo; I campioni devono essere contrassegnati in modo inequivocabile, per evitare confusione in fase di lavorazione; I campioni devono essere confezionati ermeticamente: si suggerisce di impiegare almeno due contenitori (ad es., un primo contenitore rigido inserito in una busta di plastica, oppure due buste di plastica l'una dentro l'altra), a loro volta riposti in una borsa termica per il trasporto; I campioni dovranno generalmente pervenire nel termine più breve possibile dal momento del prelievo; l Accettazione registrerà il giorno e l ora di arrivo dei campioni sul registro consegna campioni (PGS20AQ007). TRASPORTO DEI CAMPIONI ALIMENTARI (DETERIORABILI E STABILI) (ISO 7218:2007) I campioni devono essere mantenuti dal momento del prelievo all'inizio dell'analisi: PRODOTTI STABILI: a temperatura ambiente, inferiore a 40 C PRODOTTI CONGELATI: temperatura inferiore a -15 C, preferibilmente inferiore a -18; ALTRI PRODOTTI NON STABILI A TEMPERATURA AMBIENTE: tra 1 e 8 C. Nel caso di sostanze deperibili, andrà registrata sull apposito modulo la temperatura di stoccaggio. La documentazione accompagnatoria non deve in alcun modo venire a contatto con il materiale destinato alle analisi.
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 4/10 I campioni che non soddisfano questi requisiti verranno inderogabilmente respinti (PGS 20IZ001). Qualora esigenze organizzative rendessero necessario apportare variazioni allo schema previsto, sarà inviata una tempestiva comunicazione ai Servizi interessati per concordare diverse modalità di consegna dei campioni. PER LA CONSEGNA DEI CAMPIONI: L Accettazione campioni è aperta dal lunedì al venerdì con orario: 9-12.30; 13.30-15.30 Per la Sezione di Cuneo con orario: 8,30-16,00 I recapiti sono i seguenti: Torino: Via Bologna, 148; Tel 011/2686364-339-363-365 fax 011/2686334 Alessandria: Via dell Industria, 3; Tel 0131/225281 fax 011/226913 Asti: Viale Pilone, 113; Tel 0141/272858 fax 0141/272573 Cuneo: Via Sandro Pertini 11; Tel 0171/693985 fax 0171/65428 Novara: Largo Guido Donegani, 7;Tel 0321/697061 fax 0321/696909 Vercelli: Via Cavalcanti, 59; Tel 0161/600267 fax 0161/601670 Aosta: Quart Regione Amerique, 7/G; Tel 0165/238558 fax 0165/231300 Genova: Piazza Borgo Pila, 39 int 24; Tel 010/542274 fax 010/566654 Savona: Via Martini, 6 Legino; Tel 019/862590 fax 019/862569 La Spezia: Via Degli Stagnoni, 96; Tel 0187/507370 fax 0187/500308 Imperia: Via Nizza, 4; Tel 0183/660185 fax 0183650264
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 5/10 CAPITOLO 3: DOCUMENTO DI ACCOMPAGNAMENTO Tutti i campioni devono essere accompagnati da un documento, verbale redatto in modo chiaro e leggibile, deve contenere le seguenti informazioni: Utente (committente) Richiedente (soggetto prelevatore) tipo campione e dettaglio (descrizione del campione) prove richieste temperatura di trasporto (se del caso) altre informazioni utili alla definizione del campione e all'esecuzione delle prove attività di prelievo (allevamento, macello, ditta, privato, ecc.) NB: indicate generalità della stessa, indirizzo, codice azienda, tel.. fax, ecc. dati fiscali (partita IVA o codice fiscale) attività di provenienza solo se diversa da quella di prelievo (come sopra) Si può utilizzare il verbale disponibile sul sito dell'istituto.
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 6/10 CAPITOLO 4: CRITERI DI ACCETTAZIONE DEI CAMPIONI All arrivo in Accettazione, il personale verificherà la corrispondenza degli elementi relativi al campionamento e al trasporto riportati nel verbale. Se i campioni saranno conformi alle indicazioni di quanto riportato sul verbale saranno registrati assegnando loro un numero identificativo univoco. Se l'accettazione riscontrerà delle anomalie correggibili (ad es. verbali incompleti o illeggibili, campioni non identificati, ecc.) ne sospenderà l'accettazione informando immediatamente il committente affinché provveda a regolarizzare il campione o il verbale o invii un supplemento di documentazione a giustificazione del prelievo non conforme ; i dati vengono riportati sul registro campioni segregati (PGS20IZ001). Con la regolarizzazione del verbale, il campione verrà accettato. Se il Laboratorio riscontrerà delle anomalie correggibili (ad es. arrivo oltre il tempo concordato per l inizio dell analisi, ecc) sospenderà l'esecuzione delle prove informando immediatamente il committente affinché provveda a regolarizzare il campione o invii un supplemento di documentazione a giustificazione del prelievo non conforme ; i dati vengono riportati sul registro campioni segregati (PGS20IZ001). Con la regolarizzazione del campione si procederà all'esecuzione delle prove.
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 7/10 CAPITOLO 5: CONSERVAZIONE DEI CAMPIONI E RELATIVA DOCUMENTAZIONE I campioni ordinari, comprese le carcasse degli animali, vengono eliminati dopo il prelievo. In caso di campioni ufficiali, non rientranti in questo contesto, si rimanda al capitolo dedicato, consultabile sul sito dell'istituto. La documentazione relativa ai campioni pervenuti (verbali, ecc) sarà conservata presso le rispettive Accettazioni di Sede e Sezioni per 10 anni. La documentazione interna (fogli di lavoro, quaderni di Laboratorio, fogli di calcolo, ecc) sarà conservata presso i rispettivi Laboratori rispettando le tempistiche previste dall Ente accreditante (ACCREDIA). I rapporti di prova saranno conservati per 10 anni su supporto informatico dai Sistemi Informativi.
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 8/10 CAPITOLO 6: MODALITÀ E TEMPI DI COMUNICAZIONE DEI RAPPORTI DI PROVA Il Rapporto di Prova (RdP) è il documento con il quale i risultati delle analisi sono trasmessi al committente. Tale documento è numerato progressivamente e annualmente. Il RdP riporta, tra l altro, le indicazioni identificative del campione e l eventuale accreditamento delle prove eseguite. Nel RdP i risultati sono espressi con lettere e cifre significative, compatibili con il metodo adottato e con le unità di misura correlate; come indicato nella ISO 17025 e qualora richiesta dal committente verrà aggiunta l incertezza di misura significativa per le valutazioni di conformità. La dichiarazione è resa obbligatoria quando il suo valore influisce sulla validità o sulla applicazione dei risultati analitici, quando le istruzioni del cliente lo richiedono o quando il valore di incertezza influenza il valore di conformità a un dato limite specificato. Il RdP viene consegnato al committente nella Sede Accettante dove è stato consegnato il campione. TEMPI DI RISPOSTA Per conoscere I tempi di risposta, (definiti in relazione all accertamento richiesto, alla tipologia ed al numero di campioni, oltre che alla struttura che esegue le analisi) il committente può rivolgersi alla Sede Accettante dove ha consegnato i campioni. Qualora diventi necessario effettuare analisi con particolare urgenza, si prega di prendere contatto anche con il Laboratorio al fine di programmare tempi diversi di risposta. Il risultato analitico è visibile al committente che l ha richiesto mediante il sistema informatico proprietario denominato SIGLA WEB. Modalità di richiesta: indirizzare la richiesta all'attenzione del referente SIGLA, dr E. Pizzoni siglaweb@izsto.it oppure IZSPLV via Bologna 148, 10154 TORINO; indicare la persona che sarà responsabile della gestione dell'account.
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 9/10 Verrà in seguito comunicata una password autorizzativa. L'account permette di accedere ai dati relativi ai campioni conferiti dal committente e di seguirne l'iter, con informazione sul numero di accettazione assegnato e sullo stato di avanzamento lavori, fino ai risultati e al numero e data del documento RdP. Costituisce uno strumento di consultazione e non sostituisce la comunicazione del RdP.
Ed./Rev. 00/01 PROTOCOLLO TECNICO Pag. 10/10 CAPITOLO 7: RECLAMI I reclami sono accolti dall IZS presso l Accettazione Centralizzata di Torino, l Ufficio Protocollo e l Accettazione delle Sezioni provinciali mediante presentazione dell apposito modulo (Mod.40IZ011) compilato dal reclamante e reperibile presso le sedi dell Istituto. I reclami sono accettati anche se presentati attraverso fax, e-mail e telefonicamente; l operatore dell IZS che riceve il reclamo telefonicamente lo trascrive sul relativo modulo. I moduli compilati sono trasmessi dal ricevente al Servizio Qualità e Formazione che provvederà, previa verifica della congruità del reclamo, alla loro registrazione e alla gestione degli stessi eseguendo un attenta analisi delle cause in accordo con il Responsabile della Struttura e provvedendo alla risoluzione nei tempi e nei modi, ove possibile.