LA LA SOLUZIONE SAP SAP MILL NELLE CARTIERE
Perché SAP Ciò di cui l'azienda aveva bisogno era un sistema unico ed integrato come SAP che andasse a sostituire i diversi applicativi gestionali. In questo modo si è potuto finalmente accedere alle informazioni in modo veloce ed immediato senza dover uscire da un ambiente ed aprirne un altro. Lo stereotipo di rigidità si è, invece, tradotto in maggiore operatività per tutti, in processi snelli ed ordinati. Durante la fase decisionale SAP è un importante supporto poiché rende le informazioni disponibili a tutti i livelli dell organizzazione. Alessandro Amato Resp. ERP SE.R.I. SPA IL CASO DELL AZIENDA La soluzione SAP for Mill é stata sviluppata per le imprese che operano nel settore dei metalli, del legno, della carta e del tessile, e sono chiamate a rispondere ai continui mutamenti del mercato e delle nuove tecnologie. Il nostro obiettivo è soddisfare le nuove esigenze attraverso soluzioni flessibili che permettono di utilizzare tutti i benefici che un sistema della potenza e vastità di SAP può offrire.
IL PROFILO DELL AZIENDA La Omniafibre Srl è subentrata nelle attività della Omniafiltra Cartiera del Torano SpA dal marzo 2010. La nuova società è stata rinnovata nella proprietà con il subentro del socio SE.R.I. SpA, società operante nel settore delle materie plastiche e degli impianti industriali. Le soluzioni SAP for Mill si basano sull esperienza specifica di settore acquisita nel tempo, mediante le quali è possibile gestire tematiche di collaborazione tra aziende nonché di catena del valore, concetti che si trasformano in produttività, redditività e servizi di altissimo livello. In tal modo, infatti, le procedure operative risultano semplificate così come la gestione generale di tutti gli aspetti aziendali. Questa innovativa soluzione permette di gestire tutti i processi gestionali, pianificare sia la rete di approvvigionamento che quella distributiva dell azienda, realizzare i piani di produzione dell azienda, gestire ordini di vendita online e prodotti complessi e personalizzati, ottimizzare i programmi di consegna con una gestione interattiva dei trasporti con gli spedizionieri. LE LINEE GUIDA DI UNA SCELTA STRATEGICA Il MILL è un verticale di SAP che ben si colloca nell ambito della produzione. Esso trova ampio spazio soprattutto nel settore dei metalli, del legno, della carta e del tessile, grazie a transazioni e funzionalità aggiuntive ideate per far fronte ad esigenze specifiche dei settori precedentemente citati. Implementando il verticale MILL nell ambito produttivo di una cartiera come Omniafibre Srl è stato possibile sfruttare potenzialità aggiuntive del modulo produzione. Durante il progetto è stata scelta la gestione make to order. L ordine di vendita pilota tutto il sistema produttivo e genera i fabbisogni di lavorazione nel caso manchi materiale a magazzino.
L ANALISI PRELIMINARE Il progetto Si è deciso di utilizzare una piattaforma basata sulle best practices di SAP in modo da rendere il rilascio più semplice grazie all utilizzo di piattaforme già consolidate. Sono stati individuati poi gli ambiti nei quali intervenire mediante parametrizzazioni ad hoc. Le aree di intervento Il progetto è stato rilasciato per le aree: Contabilità generale/clienti/fornitori/cespiti Controllo di gestione Acquisti Gestione dei magazzini Gestione delle lavorazioni Gestione delle vendite LA COPERTURA FUNZIONALE La problematica del settore L azienda ha sviluppato prodotti di alta qualità, operando in un settore estremamente segmentato. La continua espansione in mercati nazionali ed esteri ha fatto sì che la capacità produttiva aumentasse. Ad oggi l azienda vanta una posizione di rilievo internazionale nell ambito della fabbricazione di carte tecniche per usi industriali con una primaria clientela. Tempi e costi certi Tale postulato ha accompagnato tutta la trattativa. Il sistema è stato, infatti, rilasciato in 5 mesi solari rispettando le schedulazioni concordate ed evitando che l azienda dovesse subire rallentamenti a causa del progetto stesso.
I PUNTI CRITICI DEL PROGETTO E LE SOLUZIONI FUNZIONALI PROPOSTE Gestione stock materiale: la ricerca dei materiali a magazzino può essere effettuata, grazie al MILL, attraverso i valori delle caratteristiche registrati nella partita del materiale. Utilizzando questa funzionalità, il cliente ha la possibilità di ricercare partite già stoccate a magazzino, che possano soddisfare l ordine cliente, smaltire materiali già presenti ed evitare di lanciare ulteriori produzioni. Gestione unità di misura multiple: i prodotti finiti ed i semilavorati sono stati gestiti con unità di misura multiple ( ad es. KG e M) e con un fattore di conversione dinamico in modo da conoscere sia il peso che la metratura della singola bobina stoccata. E possibile in ogni istante conoscere le giacenze di magazzino per ogni unità di misura gestita con la conversione per singola bobina. Ricetta: le materie prime e gli impasti sono stati gestiti con un unica unità di misura. Per gli impasti è stata creata la ricetta che, oltre a riportare la composizione teorica in termini di quantità, umidità, secco e resa, riporta anche le operazioni che deve subire l impasto. Da un unico impasto è possibile ottenere diversi semilavorati. Per ogni semilavorato il sistema genera un ordine di produzione. Spappolata: per ogni lotto di produzione vengono scaricate le materie prime per numero di spappolate. In questo modo è possibile analizzare gli effettivi costi di produzione e le differenze dai costi standard.
Gestione ordini collettivi: il MILL permette di raggruppare più ordini di produzione (o pianificati) in base a caratteristiche simili, ovvero è possibile creare un unico ordine di produzione che raggruppa ordini di produzione di materiali codificati diversamente ma aventi impasti uguali. L ordine di produzione padre creato può contenere in sè ordini di produzione figli sia legati ad ordini cliente sia orientati ad una produzione a magazzino. Ciò ha permesso al cliente di snellire il numero di ordini di produzione da controllare, di avere la possibilità di monitorare con maggiore puntualità materiali aventi le stesse caratteristiche e di ottimizzare il carico delle macchine continue. Gestione tagli e Conversioni: in seguito alla lavorazione della bobina madre derivante dall ordine di produzione collettivo, è possibile, attraverso una funzionalità propria del MILL, effettuare una serie di tagli per ottenere bobine di dimensioni minori. Il sistema per le bobine figlie genererà un numero partite che incrementa il numero partita originale presente nell ordine di produzione collettivo: in questo modo è possibile avere sempre rintracciabilità di tutte le fasi di vita del prodotto, dalla materia prima al prodotto finito.
Gestione magazzino ed imballaggio: la movimentazione di magazzino avviene con l utilizzo di terminali palmari collegati in radio frequenza ed in tempo reale i quali effettuano operazioni di prelievo delle bobine da lavorare e imballaggio dei prodotti finiti da spedire. Processo delle vendite: le funzionalità principali del modulo vendite e distribuzione sono volte a ridurre i costi amministrativi grazie alla gestione automatica degli ordini di vendita, consentendo di dare al cliente informazioni accurate e puntuali e contribuendo, in tal modo, ad incrementare la sua soddisfazione. Il reparto vendite svolge una vasta gamma di attività, dal trattamento delle offerte, ordini di vendita, fissazione dei prezzi, gestione credito e disponibilità dei prodotti. SAP per le vendite prevede: - Elaborazione e monitoraggio delle offerte e degli ordini di vendita; - Funzioni di copia al fine di ridurre al minimo errori e sforzi ridondanti per l'inserimento dati; - Verifica dell available to promise (ATP); - Schedulazione consegna; - Determinazione prezzi che include la determinazione del regime fiscale in valute locali ed estere; - Controllo credito del cliente.
Listini: con l utilizzo di SAP MILL nella gestione delle vendite è possibile realizzare listini, maggiorazioni e scontistiche per caratteristiche di prodotto (es. colore, lunghezza, etc.) oltre alle possibilità di listini personalizzati per cliente o gruppi clienti. Sistema CO-Controlling: il Sistema CO-Controlling è parte integrante del sistema SAP. Il concetto di controllo dell azienda prevede la pianificazione dei costi e dei ricavi che appariranno nei rendiconti finanziari. L attività principale consiste nel tenere sotto controllo i risultati dell azienda confrontandoli costantemente con i valori pianificati. I risultati dell attività di controllo sono delle informazioni destinate al management aziendale. Il modulo CO permetterà di far confluire in un unica base di dati tutte le informazioni economico-gestionali nascenti sia all interno dell azienda, sia dai rapporti con l esterno (Fornitori, Clienti, ecc.), integrandosi con gli altri moduli ed assicurando risposte tempestive alle esigenze delle gestioni operative. La struttura organizzativa di base del modulo CO è la Controlling Area nella quale è possibile eseguire un controlling unico e valido per tutte le società che condividono ed utilizzano uno stesso piano dei conti.
Reportistica: il sistema informativo della Contabilità per oggetti di costo fornisce numerosi modi differenti per analizzare i costi di produzione di un materiale o di un ordine a livello di totali. L idea principale è usare un approccio top-down e analizzare con maggiore dettaglio quando è necessario. E possibile compattare i dati usando i tre seguenti metodi: - Ricerca del prodotto; - Gerarchia ordine; - Gerarchia degli oggetti di costo. Analisi della Profittabilità: l Analisi della Profittabilità (CO-PA) consentirà l analisi della redditività dei segmenti di mercato, classificati in base alle seguenti caratteristiche: regione, cliente, famiglia, gruppo merceologico, gruppo cliente o qualsiasi combinazione di questi. Ad esempio, si potrà focalizzare l analisi per un gruppo specifico di prodotti venduti ad un particolare cliente (o ad un gruppo di clienti). Mediante l analisi della profittabilità sarà possibile fornire informazioni al settore delle vendite, del marketing, della gestione dei prodotti e di pianificazione aziendale, a supporto della contabilità interna e del processo decisionale.
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