3 Introduzione a Excel 200 In questo capitolo: Esplorare la finestra del programma Excel Avviare Excel Trovare e aprire cartelle di lavoro esistenti Utilizzare le proprietà dei file Creare una nuova cartella di lavoro Lavorare con più cartelle di lavoro Ridimensionare e visualizzare le finestre Aumentare o ridurre lo zoom di un foglio di lavoro Visualizzare un foglio di lavoro in modalità Schermo intero Salvare e chiudere una cartella di lavoro di Excel Utilizzare la Guida di Excel Microsoft Excel 200 è stato progettato per aiutarti a memorizzare, riepilogare e presentare dati importanti per la tua azienda o la tua vita familiare. Puoi creare fogli di calcolo per tenere traccia di prodotti e vendite o semplicemente per registrare i tuoi investimenti personali o i risultati delle partite di calcio dei bambini. Indipendentemente dall utilizzo specifico che hai in mente, Excel è un programma versatile che puoi utilizzare per memorizzare e recuperare dati rapidamente. Lavorare con Excel è semplice. Il programma contiene una serie di cartelle di lavoro predefinite che puoi utilizzare per attività quali la registrazione delle ore di lavoro o il calcolo dell affitto; tuttavia, puoi anche creare e formattare cartelle di lavoro partendo da zero, ottenendo la massima flessibilità. Questa sezione del libro si occupa delle basi: avviare e chiudere Excel, aprire documenti di Excel, modificare le dimensioni e l aspetto della finestra del programma e ottenere aiuto dall interno del programma. Vengono forniti anche una panoramica illustrata della finestra di Excel, i nomi delle parti principali del programma e una descrizione più dettagliata della nuova interfaccia utente. Puoi utilizzare le immagini in questa sezione per iniziare a conoscere Excel. 9
Esplorare la finestra del programma Excel Per molti aspetti, un foglio di lavoro di Excel è simile a un libro mastro. La pagina è divisa in righe e colonne e puoi organizzare i dati utilizzando queste suddivisioni naturali come riferimento. La casella formata dall intersezione di una riga con una colonna è definita cella. Puoi identificare una singola cella tramite la lettera della colonna e il numero di riga. Questa combinazione, che identifica la prima cella della prima colonna come cella A, è definita riferimento di cella. La seguente figura mostra le caratteristiche importanti della finestra di Excel 200. Barra multifunzione Barra della formula Barra del titolo Intestazione di colonna Scheda File Pulsante Seleziona tutto Barra di scorrimento verticale Intestazione di riga Cella attiva Schede dei fogli Pulsante Inserisci foglio di lavoro Barra di stato Barra di scorrimento orizzontale 0 Esplorare la finestra del programma Excel
Introduzione a Excel 200 Lavorare con l interfaccia utente Excel 200 comprende l interfaccia Microsoft Office Fluent introdotta in Microsoft Office System 2007. Nelle versioni di Office precedenti a Office 2007 dovevi cercare in tanti menu e barre degli strumenti per trovare determinati comandi. In Excel 200 puoi trovare ciò di cui hai bisogno in un unico posto: nella barra multifunzione nella parte superiore della finestra. Lavorare con le raccolte Dopo avere inserito i dati in un foglio di lavoro, puoi modificare l aspetto di dati e oggetti all interno del foglio di lavoro utilizzando le raccolte che vengono visualizzate nell interfaccia utente. La barra multifunzione ha tre tipi di raccolte: raccolte che vengono visualizzate in una finestra di dialogo, raccolte visualizzate sotto forma di menu a discesa quando fai clic su un comando dell interfaccia utente e raccolte visualizzate all interno dell interfaccia utente stessa. La figura a fianco mostra una raccolta di stili. Excel 200 ti consente di vedere l aspetto effettivo della formattazione prima di modificarla. Anziché farti applicare la modifica e poi rimuoverla se il risultato non ti piace, quando posizioni il puntatore sopra uno stile in una raccolta, Excel 200 genera un anteprima dinamica di come appariranno i tuoi dati o gli oggetti se applichi lo stile. Devi soltanto spostare il puntatore per vedere l aspetto degli oggetti al termine dell operazione. Suggerimento Se posizionando il puntatore del mouse su un icona in una raccolta colta non viene visualizzata un anteprima dinamica, è possibile che l opzione sia disattivata nella tua copia di Excel 200. Per attivare la funzione di anteprima dinamica, fai clic sulla scheda File e quindi su Opzioni per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni di Excel. Fai clic su Generale, seleziona la casella di controllo Attiva anteprima in tempo reale e fai clic su OK. Esplorare la finestra del programma Excel
Avviare Excel Dopo avere installato Excel, puoi avviare il programma dal menu Start, aprendo così una nuova cartella di lavoro vuota, oppure puoi fare doppio clic su un file di Excel esistente. Avviare Excel con una cartella di lavoro vuota Fai clic sul pulsante Start sulla barra delle applicazioni. 2 Seleziona Tutti i programmi. 3 Fai clic su Microsoft Office. 4 Fai clic su Microsoft Excel 200. 2 3 4 Suggerimento Per aprire il menu Start puoi anche premere CTRL+ESC. 2 Avviare Excel
Introduzione a Excel 200 Aprire una cartella di lavoro esistente Fai clic sul pulsante Start sulla barra delle applicazioni. 2 Fai clic su Computer. 3 Individua la cartella che contiene il file da aprire. 4 Fai doppio clic sul file che desideri aprire. 3 4 2 Suggerimento In Windows 7, se Microsoft Excel 200 compare tra le voci del menu Start, posiziona il puntatore del mouse su Microsoft Excel 200 per visualizzare un elenco delle cartelle di lavoro di Excel utilizzate di recente. Puoi fare clic su una qualsiasi di queste cartelle di lavoro per aprirle in Excel 200. Avviare Excel 3
Trovare e aprire cartelle di lavoro esistenti Dopo aver creato una cartella di lavoro di Excel, probabilmente vorrai riaprirla per verificarne i contenuti, aggiungere o aggiornare i dati oppure copiare dati da una cartella di lavoro all altra. Aprire una cartella di lavoro Se non conosci il nome esatto del file che desideri aprire, ma sai quali dati contiene, puoi eseguire una ricerca del file e aprirlo una volta individuato. Fai clic sulla scheda File. 2 Fai clic su Apri. 3 Individua la cartella che contiene la cartella di lavoro da aprire. 4 Fai clic sulla cartella di lavoro. 5 Fai clic su Apri. 2 3 4 5 Suggerimento Per visualizzare la finestra di dialogo Apri, puoi anche premere CTRL+F2. 4 Trovare e aprire cartelle di lavoro esistenti
Introduzione a Excel 200 Aprire una cartella di lavoro utilizzata di recente Fai clic sulla scheda File. 2 Fai clic su Recente. 3 Fai clic sulla cartella di lavoro che desideri aprire. 2 3 Trovare e aprire cartelle di lavoro esistenti 5
Cercare una cartella di lavoro per nome e aprirla Fai clic sul pulsante Start sulla barra delle applicazioni. 2 Digita i primi caratteri del nome del file che desideri trovare o la parola da ricercare in un documento. 3 Fai clic sul file che desideri aprire o continua al passaggio 4 per ulteriori opzioni. 4 Fai clic su Ulteriori risultati. 5 Fai clic su Personalizzate. 6 Seleziona i percorsi in cui eseguire la ricerca. 7 Fai clic su OK. 8 Fai doppio clic su un file nell elenco Risultati ricerca per aprirlo. 3 2 4 8 5 6 7 6 Trovare e aprire cartelle di lavoro esistenti
Introduzione a Excel 200 Utilizzare le proprietà dei file Trovare file può essere difficile su computer condivisi con altri colleghi, o se usi lo stesso computer da molto tempo e hai creato molte cartelle di lavoro. Puoi facilitare la ricerca dei file aggiungendo descrizioni nei campi delle Proprietà. Se inserisci un termine in un campo di proprietà, potrai effettuare la ricerca utilizzando tale termine, anche se non è presente all interno della cartella di lavoro. Impostare le proprietà dei file Apri il file a cui desideri assegnare valori di proprietà. 2 Fai clic sulla scheda File. 3 Fai clic su Proprietà. 4 Fai clic su Mostra riquadri documenti. 5 Aggiungi le informazioni che descrivono il file. 3 4 2 5 Suggerimento L aggiunta di parole nel campo Parole chiave è perfetta per migliorare i risultati della ricerca. Digita una parola, premi la barra spaziatrice e digita la parola successiva. Non è necessario utilizzare virgole. Utilizzare le proprietà dei file 7
Definire proprietà personalizzate Apri il file a cui desideri assegnare valori di proprietà. 2 Fai clic sulla scheda File. 3 Fai clic su Proprietà. 4 Fai clic su Proprietà avanzate. 5 Fai clic sulla scheda Personalizza. 6 Digita il nome della proprietà personalizzata. 7 Seleziona il tipo di dati presente nella proprietà. 8 Digita un valore per la proprietà. 9 Fai clic su Aggiungi. 0 Fai clic su OK. 2 6 5 9 3 4 Prova questo! Excel dispone di un gruppo di proprietà personalizzate predefinite come Controllato da e Data completamento. Per utilizzare una proprietà personalizzata esistente, visualizza la scheda Personalizza della finestra di dialogo Proprietà, fai clic sul nome della proprietà personalizzata, digita un valore da assegnare alla proprietà nella casella Valore e fai clic su OK. 8 7 0 8 Utilizzare le proprietà dei file
Creare una nuova cartella di lavoro Come regola generale, dovresti creare una nuova cartella di lavoro ogni volta che devi memorizzare dati su un nuovo argomento. Per esempio, potresti registrare le vendite della Creare una nuova cartella di lavoro Fai clic sulla scheda File. 2 Fai clic su Nuovo. 3 Fai clic su Cartella di lavoro vuota. 4 Fai clic su Crea. Introduzione a Excel 200 società in una cartella di lavoro, i prodotti offerti dall azienda in un altra e le informazioni personali e gli stipendi dei dipendenti in un altra ancora. 2 3 4 Suggerimento Puoi creare una nuova cartella di lavoro vuota premendo CTRL+N in qualsiasi momento, a condizione che non ti trovi nella visualizzazione Backstage (che compare quando fai clic sulla scheda File). Per uscire dalla visualizzazione Backstage, fai clic su qualsiasi scheda sulla barra multifunzione. Creare una nuova cartella di lavoro 9
Lavorare con più cartelle di lavoro Se crei una cartella di lavoro di Excel per ogni settore del tuo lavoro, a volte dovrai esaminare i dati di più cartelle di lavoro per prendere delle decisioni. In questi casi, puoi spostarti fra le cartelle di lavoro selezionando il nome della Spostarsi fra cartelle di lavoro aperte cartella dall elenco che viene visualizzato quando fai clic sul pulsante Cambia finestra della scheda Visualizza, oppure puoi scegliere una delle opzioni di disposizione delle finestre per lavorare in modo efficace. 2 3 Fai clic sulla scheda Visualizza. 2 Fai clic su Cambia finestra. 3 Fai clic sul nome della cartella di lavoro che desideri visualizzare. Visualizzare più cartelle di lavoro contemporaneamente Fai clic sulla scheda Visualizza. 2 Fai clic su Disponi tutto. 3 Seleziona la disposizione desiderata. 4 Fai clic su OK. 4 3 2 Prova questo! Apri tre cartelle di lavoro, quindi fai clic su Disponi tutto nel gruppo Finestra della scheda Visualizza. Nella finestra di dialogo Disponi finestre, seleziona l opzione Sovrapposte e fai clic su OK. Le cartelle di lavoro appariranno leggermente sovrapposte, con i contenuti della prima cartella di lavoro visualizzati in primo piano e le barre del titolo delle altre cartelle di lavoro visibili dietro la prima. 20 Lavorare con più cartelle di lavoro
Ridimensionare e visualizzare le finestre Puoi lavorare con le finestre in Excel esattamente come lavori con le finestre sul desktop. Puoi ingrandire la finestra di una cartella di lavoro fino a occupare tutto lo schermo. Se sono aperte più Ridimensionare una finestra Introduzione a Excel 200 cartelle di lavoro contemporaneamente, puoi scegliere tra diversi tipi di disposizioni per ordinare le finestre in modo più efficace. Fai clic sul pulsante Ingrandisci in modo che la finestra occupi tutto lo schermo. Fai clic sul pulsante Riduci a icona per visualizzare la finestra come pulsante sulla barra delle applicazioni. Fai clic sul pulsante Ripristina per riportare la finestra alle dimensioni precedenti. Barra del titolo Trascina il bordo sinistro o destro per ridimensionare la finestra orizzontalmente. Trascina il bordo superiore o inferiore per ridimensionare la finestra verticalmente. Trascina un angolo per ridimensionare la finestra orizzontalmente e verticalmente. Trascina la barra del titolo della finestra per spostarla. Ripristina Riduci a icona Ridimensiona Suggerimento I pulsanti Ingrandisci e Ripristina rappresentano in realtà due stati dello stesso pulsante di ridimensionamento della finestra, quindi non li vedrai mai contemporaneamente in una finestra. Ridimensionare e visualizzare le finestre 2
Aumentare o ridurre lo zoom di un foglio di lavoro Se non sei soddisfatto della quantità di contenuto del foglio di lavoro visualizzata, puoi ingrandire o ridurre il foglio di lavoro senza cambiare le dimensioni della finestra. Quando riduci lo zoom di un foglio di lavoro, puoi vedere Aumentare e ridurre lo zoom il layout generale, ma potrebbe essere difficile leggere i dati nelle singole celle. Per vedere meglio i dati delle celle, puoi aumentare lo zoom del foglio di lavoro. Fai clic sul controllo Zoom avanti per ingrandire i contenuti della finestra del 0% a ogni clic. Fai clic sul controllo Zoom indietro per ridurre le dimensioni dei contenuti della finestra del 0% a ogni clic. Trascina il dispositivo di scorrimento Zoom, mostrato nella figura, verso sinistra per ridurre lo zoom e verso destra per aumentarlo. Zoom indietro Zoom avanti Dispositivo di scorrimento Zoom Aumentare o ridurre lo zoom a un livello di zoom personalizzato Fai clic sulla scheda Visualizza. 2 Fai clic su Zoom. 3 Seleziona l opzione Personalizzato. 4 Digita un nuovo livello di zoom nel campo Personalizzato. 5 Fai clic su OK. 3 2 5 4 Suggerimento Il massimo livello di zoom è 400%, mentre il livello minimo è 0%. 22 Aumentare o ridurre lo zoom di un foglio di lavoro
Introduzione a Excel 200 Visualizzare un foglio di lavoro in modalità Schermo intero A volte, avrai bisogno di vedere la maggior parte possibile del contenuto di un foglio di lavoro. Per nascondere temporaneamente la barra multifunzione dell interfaccia utente nella parte superiore della finestra di Excel e la barra di stato nella parte inferiore, puoi visualizzare la cartella di lavoro in modalità Schermo intero. A differenza del comando Ingrandisci, che ha effetto solo su un foglio di lavoro, in modalità Schermo intero puoi vedere più fogli di lavoro contemporaneamente. Se desideri formattare o modificare i contenuti del foglio di lavoro, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sopra una cella o un oggetto per visualizzare un menu di scelta rapida. Troverai il comando Chiudi schermo intero in fondo al menu di scelta rapida che viene visualizzato quando fai clic con il pulsante destro del mouse sopra una cella. Attivare la modalità Schermo intero Fai clic sulla scheda Visualizza. 2 Fai clic su Schermo intero. 2 Disattivare la modalità Schermo intero Fai clic con il pulsante destro del mouse sopra una cella del foglio di lavoro. 2 Seleziona Chiudi schermo intero. 2 Visualizzare un foglio di lavoro in modalità Schermo intero 23
Salvare e chiudere una cartella di lavoro di Excel Non c è niente di più frustrante che perdere minuti o addirittura ore di lavoro perché ti sei dimenticato di salvare il file. Quando chiudi la cartella di lavoro, Excel controlla se è stata modificata dall ultima volta che l hai salvata. Se è stata modificata, ti chiede se desideri salvare la cartella di lavoro prima di chiuderla. Se desideri salvare più versioni della stessa cartella di lavoro, puoi creare una copia del file salvandolo con un nome diverso. Inoltre, se generalmente apri cartelle di lavoro salvate in cartelle diverse dalla cartella Documenti, puoi cambiare la cartella visualizzata da Excel per impostazione predefinita nelle finestre di dialogo Salva con nome e Apri. Salvare una cartella di lavoro Fai clic sul pulsante Salva sulla barra di accesso rapido. Salvare una cartella di lavoro con un nuovo nome Fai clic sulla scheda File. 2 Fai clic su Salva con nome. 3 Individua la cartella in cui desideri salvare il file. 4 Digita il nuovo nome del file. 5 Fai clic su Salva. 3 2 4 5 Suggerimento Per salvare una cartella di lavoro, è anche possibile premere CTRL+S. È buona regola salvare la cartella di lavoro ogni volta che apporti una modifica che non vuoi rischiare di perdere. 24 Salvare e chiudere una cartella di lavoro di Excel
Introduzione a Excel 200 Cambiare la cartella di file predefinita Fai clic sulla scheda File. 2 Fai clic su Opzioni. 3 Fai clic su Salvataggio. 4 Nella casella Percorso predefinito, digita il percorso della cartella che desideri venga visualizzata per impostazione predefinita. 5 Fai clic su OK. 4 3 2 Chiudere una cartella di lavoro Fai clic sulla scheda File. 2 Fai clic su Chiudi. 3 Se appare una finestra di dialogo in cui ti viene chiesto se salvare le modifiche, puoi svolgere una delle seguenti operazioni: Fare clic su Salva per salvare la cartella di lavoro con lo stesso nome e lo stesso percorso. Fare clic su Non salvare per annullare tutte le modifiche apportate dall ultimo salvataggio. Fare clic su Annulla per tornare alla cartella di lavoro. 2 5 2 Uscire da Excel Fai clic sulla scheda File. 2 Fai clic su Esci. Salvare e chiudere una cartella di lavoro di Excel 25
Utilizzare la Guida di Excel Se hai bisogno di aiuto sull utilizzo di Excel, puoi ottenerlo in vari modi. Puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su un oggetto (per esempio un foglio di lavoro o un grafico) per visualizzare un elenco delle operazioni che puoi eseguire. Puoi anche aprire la Guida di Excel ed esplorare gli argomenti per trovare la risposta a una domanda specifica. Aprire la Guida di Microsoft Excel Fai clic sul pulsante Guida di Microsoft Excel. Visualizzare i comandi suggeriti nei menu di scelta rapida Fai clic con il pulsante destro del mouse su un oggetto di Excel per visualizzare il menu di scelta rapida con i comandi. 2 Seleziona un comando. 2 26 Utilizzare la Guida di Excel
Introduzione a Excel 200 Ottenere aiuto sul Web Fai clic sul pulsante Guida di Microsoft Excel. 2 Digita i termini di ricerca. 3 Fai clic sul pulsante Cerca. 4 Scorri gli argomenti visualizzati per trovare le informazioni di supporto. 2 3 4 Suggerimento Visita direttamente il sito Microsoft Office Online aprendo il browser Web e digitando office.microsoft.com/ nella barra degli indirizzi. Troverai numerosi collegamenti a file della Guida e articoli pratici. Utilizzare la Guida di Excel 27