RISPOSTE DELLA COMMISSIONE ALLA RELAZIONE SPECIALE DELLA CORTE DEI CONTI EUROPEA

COMMISSIONE EUROPEA Bruxelles, 16.4.2013 COM(2013) 223 final RISPOSTE DELLA COMMISSIONE ALLA RELAZIONE SPECIALE DELLA CORTE DEI CONTI EUROPEA LA COMMISSIONE HA ASSICURATO UN ATTUAZIONE EFFICIENTE DEL SETTIMO PROGRAMMA QUADRO PER LA RICERCA? IT IT

RISPOSTE DELLA COMMISSIONE ALLA RELAZIONE SPECIALE DELLA CORTE DEI CONTI EUROPEA LA COMMISSIONE HA ASSICURATO UN ATTUAZIONE EFFICIENTE DEL SETTIMO PROGRAMMA QUADRO PER LA RICERCA? SINTESI III. La Commissione ha allineato, ove possibile, le disposizioni del 7 PQ con le prassi dei beneficiari conformemente agli altri criteri di ammissibilità, in particolare relativamente ai costi medi del personale. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, le prassi contabili generali impiegate dai beneficiari non sono in linea con gli altri criteri di ammissibilità stabiliti dal legislatore. In queste condizioni, non è possibile un allineamento maggiore nell ambito del 7 PQ. Sulla base dell esperienza con i canali di comunicazione delle parti interessate da essa stabiliti, la Commissione ritiene che vi siano scarsi elementi che indicano che vi sono incoerenze diffuse. Fin dall inizio del 7 PQ, la Commissione si è impegnata a garantire un buon coordinamento tra i diversi servizi della Commissione che attuano il programma. A tal fine, ha istituito in maniera proattiva una serie di meccanismi per l identificazione e la risoluzione di casi di trattamento incoerente da parte di diversi servizi della Commissione. Questi meccanismi comprendono il servizio informazioni sulla ricerca, gruppi interservizi e il comitato di chiarimento per la ricerca. Quest ultimo è il meccanismo di ultima istanza, che interviene quando gli altri meccanismi non riescono a risolvere un caso di trattamento incoerente. Il fatto che pochi casi vengano sottoposti al comitato di chiarimento per la ricerca dimostra che gli altri meccanismi affrontano e risolvono efficientemente gran parte dei casi di trattamento incoerente. IV. Per quanto concerne l efficienza dei processi, la Commissione sottolinea che: a) Gli strumenti informatici esistenti e l attuale assegnazione del personale hanno consentito la negoziazione e la firma di migliaia di sovvenzioni nonché l analisi e il versamento di migliaia di pagamenti intermedi e finali, consentendo anche l armonizzazione e la riduzione dei tempi di approvazione. Nel 2012 ad esempio, questi processi hanno permesso di firmare 4 324 sovvenzioni con 19 963 beneficiari. Gli strumenti informatici esistenti e l attuale assegnazione delle risorse di personale sono pertanto efficaci. La convergenza del tempo di conclusione delle negoziazioni sulla sovvenzione (time to grant- TTG) tra i servizi della Commissione che attuano il 7 PQ e il fatto che questo sia già stato ridotto a un livello vicino al termine fissato nel nuovo regolamento finanziario applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte (270 giorni) sono un ulteriore prova dell efficacia degli strumenti informatici esistenti e dell assegnazione attuale delle risorse di personale. Va inoltre notato che il programma specifico Cooperazione comprende diversi tipi di attività (ricerca collaborativa in alcuni settori secondo, ad esempio, diversi requisiti etici e di sicurezza per la revisione, programmazione congiunta, ITC) che non consentono un semplice confronto meccanico tra le assegnazioni del personale. La Commissione concorda tuttavia sul fatto che un assegnazione ottimale delle risorse di personale costituisca una sfida permanente per qualsiasi amministrazione e, in vista del nuovo programma quadro Orizzonte 2020, presterà la dovuta attenzione a questo problema. 2

b) Il tempo di conclusione delle negoziazioni sulla sovvenzione è diventato convergente tra i servizi della Commissione che attuano il 7 PQ e sono già stati ridotti a un livello vicino al termine fissato nel nuovo regolamento finanziario applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte (270 giorni). Per i contratti firmati nel 2012, il TTG è stato di 264 giorni per la DG CNECT e di 279 giorni per la DG RTD. c) La struttura dei controlli nell ambito del 7 PQ è stata elaborata in modo tale da basarsi principalmente sui controlli ex post. I controlli ex ante sono stati volontariamente ridotti per semplificare il sistema e alleviare l onere amministrativo a carico dei beneficiari. Questo consente di prestare la giusta attenzione a fattori quali la ricerca di un equilibrio tra fiducia e controllo, la riduzione del TTG e dei pagamenti e, in ultima analisi, il potenziamento dell attrattiva della politica. La Commissione concorda tuttavia sulla necessità di focalizzare i controlli ex ante sui beneficiari che presentano i rischi più elevati. Per quanto concerne i controlli ex post, la strategia attuale della Commissione prevede già audit basati sul rischio quale pilastro separato della strategia di audit. V. La Commissione concorda sulla necessità di semplificare il quadro normativo delle iniziative tecnologiche congiunte (ITC) per il futuro. Il nuovo regolamento finanziario va in questa direzione introducendo la possibilità (articolo 209) di creare singoli organismi di partenariato pubblico-privato (PPP) le cui regole finanziarie vengano adottate in base a un modello semplificato di regolamento finanziario per suddetti organismi. La relazione sulla valutazione intermedia del meccanismo di finanziamento con ripartizione dei rischi (Risk Sharing Finance Facility RSFF) ha confermato il valore aggiunto di quest ultimo. Va inoltre sottolineato che l addizionalità dei finanziamenti pubblici rappresenta un concetto complesso e multidimensionale che va al di là della semplice addizionalità del progetto (ossia se il progetto sarebbe stato realizzato senza denaro pubblico) e comprende anche portata, dimensione, accelerazione, partner, risultati, ecc. VI. Il parere della Commissione sulle raccomandazioni della Corte è il seguente: a) Sia la Commissione che la Corte rilevano periodicamente nei loro audit che le prassi contabili generali impiegate dai beneficiari comprendono spese che non soddisfano i criteri di ammissibilità stabiliti dal legislatore (ad es. IVA, costi di promozione e marketing, costi di finanziamento del debito, ecc.). La Commissione non può pertanto accettare queste prassi contabili dei beneficiari così come sono. Nell ambito del 7 PQ, la Commissione ha adottato misure volte ad accettare, ove possibile, le prassi impiegate dai beneficiari ed analizzerà i modi per continuare a farlo, in particolare nell ambito del programma Orizzonte 2020. b) Per quanto concerne la questione degli strumenti informatici, la Commissione sottolinea gli enormi progressi già realizzati. In generale gli strumenti telematici del 7 PQ reggono bene il confronto con quelli di gran parte delle agenzie di finanziamento nazionali visitate. Ulteriori miglioramenti sono comunque previsti nel contesto di Orizzonte 2020 (cfr. paragrafo 52). Per quanto concerne il rischio di squilibri nel carico di lavoro del personale, va notato che il programma specifico Cooperazione comprende diversi tipi di attività (ricerca collaborativa in alcuni settori secondo, per esempio, diversi requisiti etici e di sicurezza per la revisione, programmazione congiunta, ITC) che non consentono un semplice confronto tra le assegnazioni del personale. La Commissione concorda sul fatto che un assegnazione ottimale delle risorse di personale costituisca una sfida permanente per qualsiasi amministrazione e, in vista del nuovo programma quadro Orizzonte 2020, presterà la dovuta attenzione a questo problema. 3

c) Il TTG è diventato convergente tra i servizi della Commissione che attuano il 7 PQ ed è già stato ridotto a un livello vicino al termine fissato nel nuovo regolamento finanziario (cfr. sopra, paragrafo IV, punto b) e applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte (270 giorni). Nel 2012 la DG RTD ha impiegato in media 279 giorni per firmare un contratto di sovvenzione, la DG CNECT 264 giorni. d) La Commissione sta già svolgendo controlli basati sul rischio, ma concorda sulla necessità di ulteriori interventi. e) La Commissione concorda sulla necessità di semplificare il quadro normativo delle iniziative tecnologiche congiunte. Il nuovo regolamento finanziario va in questa direzione introducendo la possibilità (articolo 209) di creare singoli organismi di PPP le cui regole finanziarie vengano adottate in base a un modello semplificato di regolamento finanziario per suddetti organismi. Il cospicuo bilancio assegnato e gestito dalle suddette organizzazioni è tuttavia importante quanto l organico, se si tiene conto del quadro di controllo. Per quanto concerne l RSFF, sulla base dei dati disponibili la Commissione ritiene di rivolgersi già in maniera soddisfacente ai beneficiari che hanno un accesso limitato ai finanziamenti. Continuerà comunque a tenere sotto controllo questo aspetto. INTRODUZIONE 20. Il modello di finanziamento del 7 PQ prevede l utilizzazione volontaria di tassi forfettari, in particolare per i costi indiretti. Tuttavia molti beneficiari hanno volontariamente scelto di non avvalersi di questa possibilità. Alla luce della sua esperienza acquisita con il 7 PQ, la Commissione condivide l analisi della Corte dei conti e propone una semplificazione di vasta portata nel contesto del programma Orizzonte 2020, in particolare un tasso di rimborso unico per progetto e un tasso forfettario unico obbligatorio per il calcolo dei costi indiretti. Questa impostazione è stata avallata dalla Corte nel suo parere 6/2012 sulla proposta della Commissione che stabilisce le regole di partecipazione e di diffusione nell ambito di Orizzonte 2020 il programma quadro di ricerca e innovazione (2014-2020). I programmi quadro della Commissione affrontano inoltre difficoltà intrinseche raramente, se non mai, incontrate in programmi di finanziamento nazionali, come migliaia di sovvenzioni che coinvolgono una vasta gamma di partecipanti provenienti da diversi paesi. 21. Nella misura del possibile la Commissione ha reso le regole del 7 PQ compatibili con le pratiche commerciali generali. Essa deve tuttavia garantire il rispetto di tutti i criteri di ammissibilità che figurano nelle regole di partecipazione. Come rilevato dalla Corte e dalla Commissione nei loro audit, alcuni costi sostenuti dal beneficiario non sono ammissibili, nonostante si basino su principi e prassi contabili e di gestione del partecipante. Ad esempio, nel contesto del 7 PQ, l IVA non è ammissibile. Gran parte dei principi e delle prassi contabili e di gestione applicati dai beneficiari del settore pubblico è tuttavia comprensiva di IVA (in quanto non possono recuperarla). Le prassi abituali non sono quindi conformi ai criteri di ammissibilità del 7 PQ. Altri esempi di costi non ammissibili previsti da principi e prassi contabili e di gestione abitualmente applicati dai partecipanti sono i costi di promozione e marketing, di finanziamento del debito, ecc. 22. La Commissione si è adoperata per accettare le prassi dei beneficiari ogni volta ciò fosse compatibile con gli altri criteri di ammissibilità fissati dal quadro normativo, ad esempio nel caso dei costi medi del personale. Tuttavia, come illustrato in precedenza, spesso le prassi impiegate dai beneficiari non sono conformi agli altri criteri di ammissibilità indicati nelle regole di partecipazione e pertanto non possono essere accettate. 4

23. Il meccanismo di certificazione dimostra che la Commissione si è impegnata a tener conto delle prassi contabili dei beneficiari del 7 PQ, ove possibile. I beneficiari interessati da questa possibilità sono stati invitati a tener conto, nelle loro metodologie, non solo delle proprie prassi contabili, ma anche dei criteri di ammissibilità definiti nelle regole di partecipazione. La Commissione ha approvato le metodologie dei beneficiari laddove erano rispettati entrambi i requisiti. Ha inoltre introdotto una notevole semplificazione del quadro normativo generale esistente per facilitare l uso dei costi medi del personale. Tuttavia nel complesso, in sede di elaborazione delle norme per il prossimo periodo di finanziamento, si terrà conto dell esperienza deludente nella certificazione ex ante delle metodologie per il calcolo dei costi. 24. La Commissione ha risposto molto prontamente alla risoluzione del PE. Già il 23 giugno 2009, ha adottato i criteri provvisori per l accettazione dei costi medi del personale C(2009) 4705. Una volta adottati questi criteri provvisori, si è reso necessario un approccio prudenziale - costituito da una fase pilota precedente a qualsiasi ulteriore passo decisivo - a causa del rischio di scostamenti significativi dei costi medi dai costi effettivi. La Commissione ha quindi ritenuto necessario prevedere un determinato periodo di attuazione della decisione 2009 per raccogliere elementi fattuali sul suo impatto, e in particolare le reazioni delle parti interessate. Su questa base, una volta compilate le nuove informazioni, la Commissione ha avviato la modifica dei criteri tenendo conto nella misura più ampia possibile delle esperienze acquisite durante la fase pilota. In conseguenza di quanto sopra, i criteri per l accettazione dei costi medi del personale sono stati semplificati nel 2011(decisione della Commissione del 24 gennaio 2011, C(2011) 174 definitivo). In questo contesto, il riferimento ad una durata di 21 mesi e la lentezza dell iter decisionale risultano fuorvianti. Inoltre la nuova impostazione derivante dalla decisione della Commissione del 2011 è applicabile retroattivamente a tutti i progetti del 7 PQ. 25. I criteri di ammissibilità sono chiaramente definiti nelle regole di partecipazione adottate dal legislatore ed è compito della Commissione garantirne il pieno rispetto. 26. Le risposte del RES sono accompagnate da una clausola di esclusione di responsabilità giuridica, in quanto si basano interamente su informazioni fornite dal beneficiario, che possono essere parziali o incomplete. Di conseguenza, il servizio potrebbe non disporre di tutti gli elementi necessari per una perfetta comprensione del caso. Esistono pertanto validi motivi per una clausola di non responsabilità. 29. Ai sensi dell articolo 31 delle regole di partecipazione, per essere ammissibili i costi sostenuti per l esecuzione dell azione indiretta devono essere effettivi. Per il 7 PQ quindi, i beneficiari sono tenuti a comprovare i costi sostenuti. Nella Guida alle questioni finanziarie, la Commissione raccomanda in risposta alle domande poste dai beneficiari a tal proposito l utilizzazione di registri degli orari come prova sufficiente dei costi del personale sostenuti. La Guida afferma che: Le ore di lavoro da imputare devono essere registrate durante la durata del progetto mediante registri degli orari, adeguatamente supportati da prove della loro veridicità e affidabilità. Tuttavia la guida continua affermando che: In assenza di registri degli orari, il beneficiario deve dimostrare il costo sostenuto con mezzi ragionevoli (prove alternative) in grado di garantire un equivalente livello di sicurezza, secondo una valutazione del revisore. La Commissione accetta dunque la prassi del beneficiario relativa alla valutazione dell ammissibilità delle spese qualora suddetta pratica sia conforme ai criteri di cui sopra. Tra gli esempi di prassi accettabili figurano: suddivisione del tempo sulla base di registri degli orari e quindi di ore effettive; costi imputati sulla base di percentuali e, qualora un ricercatore sia assegnato esclusivamente a un progetto, l intero costo del lavoro di suddetto ricercatore, a 5

condizione che i costi dichiarati siano adeguatamente comprovati in termini di veridicità e affidabilità. Riquadro 2 Esempi di approcci diversi per ottemperare agli obblighi di registrazione dei tempi di lavoro Entrambi questi approcci sono accettabili nell ambito del 7 PQ purché vi siano sufficienti prove a sostegno della veridicità del tempo imputato al progetto. 34. La Commissione considera che il servizio informazioni sulla ricerca è uno sportello unico. Risposta congiunta ai paragrafi 35-39 Fin dall inizio del 7 PQ la Commissione si è impegnata a garantire un buon coordinamento tra i diversi servizi della Commissione che attuano il programma. A tal fine, la Commissione ha istituito di propria iniziativa una serie di meccanismi che consentono di individuare e risolvere i casi di trattamento incoerente da parte di diversi servizi della Commissione. Questi meccanismi comprendono il servizio informazioni sulla ricerca, gruppi interservizi e il comitato di chiarimento per la ricerca. La Commissione dispone di indicazioni chiare che la mancanza di coerenza è di portata limitata. Queste indicazioni derivano in particolare dall esperienza della Commissione con il servizio informazioni sulla ricerca fin dall inizio del 7 PQ, ma anche dall esperienza con il comitato di chiarimento per la ricerca (RCC). Il comitato si è rivolto ai punti di contatto nazionali (PCN) per chiederne il sostegno nell individuazione delle prassi divergenti nell attuazione dei progetti del 7 PQ. Per consentire alle parti interessate di partecipare all individuazione delle prassi divergenti, i partecipanti al 7 PQ hanno inoltre avuto la possibilità di contattare direttamente il Comitato tramite il servizio informazioni sulla ricerca disponibile sul sito Internet del RES. Nessuna parte interessata ha tuttavia fatto uso di questi canali, il che potrebbe denotare che le prassi divergenti sono di portata limitata. Ciò nonostante, sono state rilevate alcune incoerenze attraverso altri strumenti. Il comitato di chiarimento per la ricerca è dunque solo uno di una serie di meccanismi, di fatto quello di ultima istanza. In pratica interviene solo nel momento in cui altri meccanismi di coordinamento esistenti non riescono a risolvere un caso di trattamento incoerente. Il fatto che pochi casi vengano sottoposti al comitato di chiarimento per la ricerca dimostra che gli altri meccanismi affrontano e risolvono efficientemente gran parte dei casi di trattamento incoerente ben prima che arrivino al comitato. La Commissione sottolinea infine che quello che un beneficiario percepisce come un trattamento diverso ingiustificato è invece spesso dovuto a diverse circostanze che riguardano quel caso particolare e che portano alle differenze di trattamento. La Commissione ha riesaminato i nove esempi di situazioni trattate in modo diverso (riquadro 3) e concorda con alcuni di questi casi. Negli altri casi ritiene che le differenze siano dovute alle opzioni che le regole mettono a disposizione dei beneficiari o prevedono per i servizi, oppure ancora alle specifiche caratteristiche dei progetti. Riquadro 3 Esempi di situazioni trattate in modo diverso Regole 1. Uso di tassi forfettari a copertura dei costi legati a viaggi e soggiorno: i programmi di lavoro di una DG non prevedevano questa possibilità, in quanto l effetto di semplificazione è stato considerato molto limitato. 6

2. Audizioni durante la valutazione di grandi progetti: secondo le regole per la presentazione delle proposte, le audizioni possono essere utilizzate ogni volta che i servizi della Commissione le ritengono necessarie per chiarire ulteriormente le proposte. I servizi della Commissione ritengono necessario procedere ad audizioni in particolare per progetti grandi e complessi in termini di partner, bilancio e contenuti. La decisione se tenere o meno audizioni è tuttavia prerogativa del servizio della Commissione interessato e dipende dal giudizio di tale servizio sulle specifiche caratteristiche della proposta in questione. 3. Obbligo di stipulare e fornire un accordo consortile: i. Obbligo di stipulare un accordo consortile (AC): ai sensi dell articolo 24 delle regole di partecipazione, l accordo consortile è obbligatorio se non diversamente disposto nell invito a presentare proposte. Si riconosce che, sebbene formalmente le regole siano state applicate in maniera corretta, non esistono criteri oggettivi scritti relativi ai casi in cui l AC non debba essere obbligatorio. La pratica dimostra che è obbligatorio sottoscrivere un accordo consortile nella gran parte dei casi, tranne per le azioni di coordinamento e sostegno (CSA) e le azioni TEF Open per cui tale accordo è fortemente raccomandato. ii. Fase in cui firmare l AC e come informarne la Commissione: ai sensi dell articolo 1, paragrafo 4 della convenzione di sovvenzione tipo, si considera che i beneficiari abbiano concluso un accordo consortile riguardante l organizzazione interna del consorzio. Più precisamente, sottoscrivendo la convenzione di sovvenzione i beneficiari attestano implicitamente di aver formalizzato l AC prima della firma di suddetta convenzione. Trattandosi di un accordo privato tra i beneficiari, al quale la Commissione non prende parte, quest ultima non esamina o commenta l AC, non verifica se e quando sia stato effettivamente sottoscritto e (tranne in casi molto particolari, come le azioni a favore delle PMI) non chiede copia dell accordo né altre prove della sua esistenza. 4. Trattamento di subappalti non previsti: ai sensi dell articolo 2, paragrafo 7, della convenzione di sovvenzione tipo, è necessaria una modifica in tutti i casi eccetto quando un subappalto riguarda compiti minori. Secondo la Guida alle questioni finanziarie, i criteri per decidere se un subappalto riguarda compiti minori sono qualitativi e non quantitativi. I servizi responsabili della ricerca applicano le norme in vigore. Comunque, visto che la qualificazione del subappalto dipende dalle peculiarità del progetto, la decisione in merito a quali siano i compiti minori rimarrà tuttavia una valutazione dipendente dal caso specifico. Non esiste alcuna soglia per i servizi responsabili della ricerca. Qualora i costi stimati per il subappalto aumentino in maniera significativa con conseguenze sulla natura dei compiti da subappaltare, è necessaria una modifica. 5. Definizione della dotazione finanziaria per la gestione: il problema è stato risolto nell ultima versione della Guida alle questioni finanziarie del gennaio 2012 (art. 2, paragrafo 16: chiarimenti in merito alle attività che possono essere incluse nella categoria altri costi, tra cui i costi di gestione ), che ha fornito maggiori chiarimenti sulle condizioni di ammissibilità per le diverse attività (di ricerca o gestione). Il problema è stato pertanto sollevato spontaneamente e interamente risolto dai servizi della Commissione. 6. Procedura seguita se il beneficiario cambia la sua denominazione legale/ragione sociale: ai sensi della guida alle modifiche per le convenzioni di sovvenzione nell ambito del 7 PQ, un semplice cambiamento di denominazione legale/ragione sociale non richiede alcuna modifica e avviene mediante lettera informativa. Tuttavia, in alcuni casi, ciò che può sembrare un "cambio di denominazione" può infatti fare riferimento a diverse situazioni, alcune delle quali richiederanno una modifica (ad es. nel caso di una nuova personalità giuridica). In questi casi la Commissione esige la modifica dell accordo di sovvenzione. 7

7. Frequenza della rendicontazione: è accettato che esistano prassi differenti da un servizio all altro in merito alla durata standard dei periodi di rendicontazione. Tali differenze possono essere giustificate da una diversa valutazione del rischio oppure dalla lunghezza o entità dei progetti di ricerca. Attualmente è al vaglio una soluzione comune generale relativa ai periodi di rendicontazione. 8. Uso dell esame scientifico per il monitoraggio dei progetti: le divergenze cui fa riferimento la Corte sono accettate. La Commissione garantirà l armonizzazione di questo problema tenendo conto delle peculiarità dei diversi progetti e programmi. 9. Possibilità di eseguire pagamenti multipli per periodo: l introduzione del pulsante di presentazione unica, che sarà operativo a partire dal 2 trimestre del 2013, porterà alla scomparsa delle differenze individuate dalla Corte dei conti europea; sarà tuttavia possibile effettuare pagamenti parziali in circostanze eccezionali e il loro utilizzo da parte dell uno o dell altro servizio non è da considerarsi come una diversa applicazione delle regole. 41. La proposta della Commissione relativa alle regole di partecipazione al programma Orizzonte 2020 prevede come principio generale l applicazione di un unico insieme di regole per le diverse componenti del programma, incluse le ITC. Secondo l articolo 1 sono consentite deroghe solo se previsto nell atto di base oppure previo consenso della Commissione, se le sue specifiche esigenze operative lo richiedono. 42. Per il futuro programma quadro, le regole di partecipazione al programma Orizzonte 2020 si applicano integralmente al programma quadro Competitività e innovazione. La Commissione ha inoltre intrapreso un percorso verso l armonizzazione delle regole relative ai Fondi strutturali e al Fondo europeo per gli investimenti, nonché di quelle applicabili nelle politiche dell Unione per operazioni e beneficiari dello stesso tipo nella sua proposta di regolamento recante disposizioni comuni per i Fondi strutturali, attualmente in fase di discussione con il Parlamento europeo e il Consiglio. Nelle sue proposte per Orizzonte 2020 e per i Fondi strutturali, la Commissione si propone pertanto di creare sinergie tra le diverse fonti di finanziamento dell UE. Le regole di finanziamento proposte per la ricerca e l innovazione e per i Fondi strutturali sono inoltre molto più allineate alle norme del regolamento finanziario, il che risolverà molte divergenze. Ad esempio, non esisteranno più differenze nel trattamento dell IVA. 43. Uno degli elementi chiave della proposta della Commissione sulla politica di coesione per il periodo 2014-2020 è l introduzione di un quadro strategico comune (QSC) per i Fondi strutturali e di investimento europei (FESR, FSE, FC, FEASR, FEAMP), che dovrà appunto imprimere una chiara direzione strategica al processo di programmazione e agevolare il coordinamento settoriale e territoriale dell intervento dell Unione nell ambito dei fondi del QSC e con gli obiettivi generali e specifici della strategia dell Unione per una crescita intelligente, sostenibile e inclusiva (articolo 10 dell RDC). L allegato I dell RDC, che è vincolante sia per gli Stati membri che per la Commissione, prevede anche una sezione specifica che richiede il coordinamento tra i fondi del QSC e altre politiche e strumenti dell Unione, e soprattutto con Orizzonte 2020 e altri programmi dell UE gestiti a livello centrale nei settori della ricerca e dell innovazione (4.3). Il QSC dovrà pertanto contribuire alla ricerca di sinergie tra le fonti di finanziamento dell Unione a sostegno di ricerca e innovazione. Su questa base, la Commissione ha appena istituito un gruppo di lavoro interservizi su "Le sinergie tra fonti di finanziamento dell UE a sostegno di ricerca e innovazione. I direttori generali della DG REGIO, della DG RTD e del CCR hanno inoltre appena firmato un memorandum d intesa. Per il programma Orizzonte 2020, sono in corso sforzi per semplificare ulteriormente il sistema di rimborso dei costi. La Commissione intende elaborare orientamenti destinati ai decisori e alle autorità di gestione UE/nazionali/regionali per garantire che le possibilità di 8

sinergie createsi grazie ai nuovi regolamenti si trasformino nell elaborazione di programmi operativi e programmi di lavoro Orizzonte 2020. 44. Tra le priorità chiave identificate nella comunicazione SER figurano una cooperazione transnazionale e una concorrenza ottimali. Per affrontare congiuntamente le sfide principali, è necessario sfruttare le sinergie tra i programmi europei e nazionali nonché allineare strategicamente a livello europeo le diverse fonti di finanziamento nazionale e di altro tipo. La Commissione riconosce che non si tratta di un compito facile, ma rappresenta un elemento fondamentale per un efficace spazio europeo della ricerca. 47. Il prolungamento dei periodi di rendicontazione ha rappresentato prima di tutto una misura di semplificazione, ideata per ridurre l onere amministrativo a carico dei beneficiari. In questo contesto, la tabella 2 mostra come il prolungamento dei periodi di rendicontazione costituisca una dimostrazione soddisfacente dei progressi compiuti dall agenda di semplificazione della Commissione. Risposta congiunta ai paragrafi 48-52 Gli strumenti informatici per la gestione dei programmi quadro si sono notevolmente evoluti e migliorati a seguito dell audit della Corte del 2004 sul 5 PQ. Di norma gli strumenti telematici del 7 PQ reggono bene il confronto con quelli di gran parte delle agenzie di finanziamento nazionali visitate (cfr. paragrafo 52). Ulteriori miglioramenti sono comunque previsti nel contesto di Orizzonte 2020. Per risolvere il problema dell eterogeneità degli strumenti informatici utilizzati dalla Commissione nel campo della ricerca, la Commissione ha avviato un armonizzazione del settore che incide maggiormente sulla qualità del servizio offerto ai beneficiari e, allo stesso tempo, è stato il meno automatizzato. In merito agli strumenti di back-office, va sottolineato che nell ambito del 7 PQ sono stati compiuti notevoli progressi rispetto ai precedenti programmi quadro. Tuttavia non è ancora stata raggiunta la piena integrazione dei moduli. Questa situazione è destinata a cessare con il programma Orizzonte 2020. La Commissione sta attualmente sviluppando uno strumento informatico di back-office comune (SYGMA) nonché uno strumento di workflow elettronico comune (COMPASS). Questo segnerà la fine della frammentazione descritta dalla Corte e verrà quindi posto in essere un sistema informatico integrato. La Commissione ritiene che le risorse siano utilizzate in maniera economica. A tal riguardo, ha stabilito una struttura di governance e procedure di lavoro volte a gestire e adattare gli strumenti informatici in uso alle esigenze e alle aspettative di gestione, tenendo pienamente conto del rapporto costo-efficacia. Lo sviluppo di tali strumenti è stato continuamente controllato e monitorato. In ogni fase di questo processo, le decisioni sono state prese considerando tutte le possibili opzioni nell ambito della tecnologia e delle risorse disponibili, la necessità di offrire ai beneficiari un servizio continuo ed efficace e la necessità di trarre profitto dagli sviluppi già intrapresi. Nel sistema di front-office per la presentazione dei moduli C, tutte le informazioni su sovvenzioni e beneficiari sono precompilate con i dati esistenti, il che ha permesso di migliorare notevolmente la qualità dei dati contenuti nei moduli C. Un altro esempio è la sincronizzazione tra lo strumento negoziale (NEF) e lo strumento di erogazione delle sovvenzioni (CPM/PHOENIX). Per quanto concerne la rendicontazione, esiste un data warehouse (CORDA) che consente di produrre automaticamente le relazioni i cui dati provengono da diversi sistemi informatici (ad esempio sul TTG). 9

Anche nell ambito del 7 PQ esistono esempi simili a quelli cui fa riferimento la Corte al paragrafo 52. Nello strumento negoziale NEF, back-office e front-office sono coerentemente integrati per consentire a beneficiari e Commissione di lavorare con gli stessi dati. Questo vale anche per il sistema di front-office e back-office relativo ai moduli C. Nello strumento di rendicontazione sulle relazioni scientifiche (SESAM) inoltre, la Commissione utilizza anche banche dati esterne contenenti elenchi di giornali allo scopo di migliorare la qualità delle informazioni. Risposta congiunta ai paragrafi 54 e 55 I calcoli relativi alla distribuzione del carico di lavoro utilizzati dalla Corte nella tabella 3 non riflettono la realtà di tutte le attività svolte dal personale e non consentono un confronto equo tra le diverse direzioni generali e agenzie di ricerca. Va inoltre notato che il programma specifico Cooperazione comprende diversi tipi di attività (ricerca collaborativa in alcuni settori secondo, per esempio, diversi requisiti etici e di sicurezza per la revisione, programmazione congiunta, ITC). Inoltre gran parte del personale ha responsabilità che vanno oltre la gestione dei progetti del 7 PQ, come nel caso delle attività politiche, e non sono indicate nella tabella 3. La Commissione concorda tuttavia sul fatto che un assegnazione ottimale delle risorse di personale costituisca una sfida permanente per qualsiasi amministrazione e, in vista del nuovo programma quadro Orizzonte 2020, presterà la dovuta attenzione a questo problema. 57. Il TTG sarà sempre diverso da progetto a progetto. Esso dipende da fattori quali la qualità della proposta, la necessità di negoziazione, la reattività del consorzio, l esperienza del coordinatore, ecc. 58. La Commissione accoglie con favore l osservazione della Corte sull esistenza di una chiara tendenza alla riduzione del TTG. Questo dimostra l impegno della Commissione per ottenere un TTG ragionevole e scaturisce dal suo attento monitoraggio della questione. Nel 2012, il TTG è stato di 264 giorni per la DG CNECT e di 276 giorni per la DG RTD. L analisi della Corte si basa su dati relativi a tutta la durata del 7 PQ, ma oggi la realtà è ben diversa. Tale andamento è in linea con la scadenza dei nove mesi prevista dal nuovo regolamento finanziario per questo procedimento, applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte. La questione dell ulteriore riduzione del TTG deve essere trattata con cautela, in quanto comporta alcuni rischi. In questo contesto, la Commissione desidera fare riferimento a una recente osservazione della lega delle università di ricerca europee (LERU) a riguardo. A tal proposito, la lega afferma che (...) ridurre eccessivamente i tempi di conclusione delle negoziazioni sulle sovvenzioni porterà ad un eccessiva riduzione dei tempi necessari per negoziare gli accordi di sovvenzione. Inoltre, in particolare per istituzioni come, ma non solo, i membri della LERU che potrebbero trovarsi a gestire un gran numero di progetti O2020, rispettare scadenze così rigide potrebbe rivelarsi estremamente difficile e portare ad accordi di sovvenzione molto svantaggiosi. È pertanto necessario trovare un equilibrio tra velocità e qualità. 59. La Commissione concorda sulla difficoltà, per le ragioni esposte dalla Corte, di allineare i suoi tempi di approvazione a quelli delle agenzie di finanziamento nazionali. Risposta congiunta ai paragrafi 60-64 La Commissione ritiene che, nel 2012, l assegnazione a una DG non rappresenti più un fattore rilevante in grado di influenzare i tempi di approvazione. 10

Tali tempi sono convergenti tra i servizi della Commissione, mentre nei principali servizi che attuano il 7 PQ sono stati ridotti a un livello vicino al termine fissato nel nuovo regolamento finanziario applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte: DG/anno: 2010 2011 2012 RTD 372 346 279 CNECT 283 252 264 Queste riduzioni sono state raggiunte grazie a fattori quali un migliore orientamento, la condivisione delle migliori prassi e un monitoraggio più rigoroso. Come evidenziato nella tabella sopra riportata, nel 2012 l assegnazione a queste particolari DG ha perso importanza. Nel 2012 infatti, la differenza tra il TTG della DG Reti di comunicazione, contenuti e tecnologie e quello della DG Ricerca e innovazione è stata inferiore al 5%. La constatazione del fatto che il TTG stia convergendo e diminuendo vale anche se si analizzano, ad esempio, le direzioni tematiche della DG RTD che attuano il piano strategico di cooperazione del 7 PQ. Per le sovvenzioni firmate nel 2012, la differenza tra i TTG di queste direzioni è stata di soli 43 giorni (a fronte di 145 giorni nel 2010). L armonizzazione dei processi aziendali e informatici e il termine di 270 giorni ora fissato dal regolamento finanziario saranno fattori fondamentali in vista di ulteriori miglioramenti del TTG nel resto del 7 PQ e nel programma Orizzonte 2020. La Commissione è da tempo consapevole dei principali fattori che causano i lunghi tempi di approvazione a livello dei singoli progetti. Queste ragioni sono state oggetto di analisi pertinenti in seno ai servizi, che alla fine hanno portato alla realizzazione di sforzi di semplificazione e altre azioni chiaramente definiti e mirati, tutti finalizzati alla riduzione del TTG. Nonostante le direzioni operative della DG Ricerca e innovazione abbiano sostanzialmente lo stesso portafoglio di responsabilità durante il periodo considerato, fattori quali un migliore orientamento, la condivisione delle migliori prassi e un monitoraggio più rigoroso hanno svolto un ruolo chiave nella riduzione del TTG. 66. La Commissione osserva che la quota media dei pagamenti effettuati in tempo è notevolmente aumentata nel corso degli ultimi anni. La differenza di tempo fra i pagamenti lordi è dovuta ai diversi tempi di sospensione e risposta dei beneficiari. Esistono comunque margini di miglioramento per ridurre i tempi di sospensione a livelli più accettabili, fornendo ai beneficiari i giusti feedback e attuando un approccio armonizzato. A tal fine, per migliorare la situazione è prevista l applicazione dello strumento informatico COREFLOW (workflow elettronico in seno alla DG RTD). 71. La Commissione svolge controlli sui conflitti di interesse solo per gli esperti che sono stati selezionati. 72. La registrazione è infatti volontaria, ma per individuare gli esperti è necessario completare tutti i campi obbligatori. Con l introduzione della nuova interfaccia esperti di cui al punto 75 (gestione da parte di esperti sul portale dei partecipanti EMPP), è stato chiesto agli esperti di aggiornare e confermare i propri dati. 73. La Commissione ritiene che la banca dati EMI risponda ai requisiti cui essa è destinata, ossia fornire un gruppo di potenziali candidati a una rapida assunzione. 11

a) Le regole di valutazione prevedono l esclusione dalla banca dati di esperti in caso di violazione dei codici di condotta o altre gravi mancanze professionali qualificabili come gravi errori professionali, in linea con le disposizioni del regolamento finanziario. L efficacia della registrazione sistematica di altri problemi legati alle prestazioni dovrà essere accuratamente esaminata, in particolare considerando la necessità di rispettare le norme pertinenti in materia di dati personali, tra cui il diritto del soggetto di contestare qualsiasi dato registrato. b) Attualmente il sistema EMPP richiede invece di fornire informazioni sulle precedenti occupazioni. 74. a) Tali sistemi hanno infatti un ruolo e sono stati utilizzati in alcune parti del 7 PQ. Tuttavia, le banche dati delle citazioni risulteranno ampiamente irrilevanti nel momento di identificare gli esperti chiave del settore industriale, così come altri attori dell innovazione e su questo aspetto risiedono le principali sfide da affrontare. b) Nella selezione degli esperti, i responsabili di progetto possono prendere in considerazione come effettivamente fanno la propria esperienza con i partecipanti ai progetti in corso. La Commissione è tuttavia decisa a prendere in considerazione la più vasta gamma di esperti possibile, anche per evitare qualsiasi tendenza verso i circoli chiusi. 78. La struttura di controllo del 7 PQ è stata elaborata in modo tale da basarsi principalmente sui controlli ex post. Questa è stata una scelta volontaria, dettata da valide preoccupazioni. I controlli ex ante sono stati ridotti per semplificare il sistema e alleviare l onere amministrativo dei beneficiari. Questo consente di prestare la giusta attenzione a fattori quali la ricerca di un equilibrio tra fiducia e controllo, la riduzione dei tempi di conclusione delle negoziazioni su sovvenzioni e di quelli per i pagamenti nonché, in ultima analisi, il potenziamento dell attrattiva della politica. In questo contesto, è logico che la scoperta della maggior parte degli errori significativi avvenga mediante controlli ex post. 80. La struttura del sistema di controllo della Commissione è una conseguenza logica del quadro di responsabilità che richiede di effettuare un audit di un campione rappresentativo per stimare un tasso di errore più probabile, e pertanto non può essere paragonato ai sistemi di controllo applicabili alle agenzie di finanziamento nazionali. Applicando la soglia di rilevanza del 2% utilizzata dalla Corte dei conti, la Commissione ha come obiettivo principale di stabilire se il tasso di errore supera la soglia di rilevanza. Nell ambito della strategia di controllo di tutte le DG, la Commissione deve pertanto determinare il tasso di errore relativo all attuazione delle politiche. Il quadro di controllo interno è una combinazione di controlli ex ante ed ex post. Una parte importante della strategia ex post della Commissione è dedicata all audit di un campione rappresentativo di progetti volto a individuare il tasso di errore della Commissione nel settore d intervento. Si tratta di un contributo fondamentale per la dichiarazione di affidabilità che deve essere sottoscritta dai direttori generali nelle loro relazioni annuali di attività, così come per il quadro di responsabilità della Commissione. Nessuna agenzia di finanziamento degli Stati membri è soggetta a un simile un quadro di responsabilità, con la particolare importanza assegnata a un indicatore di legalità e regolarità del 2%. Il confronto con gli Stati membri deve essere considerato con cautela. Tuttavia, la strategia di controllo ex post della Commissione già prevede audit basati sul rischio nonché un pilastro separato della strategia di audit. 12

81. Nella DG RTD e CNECT i risultati quantitativi e qualitativi degli audit sono collegati al sistema di gestione del progetto. Attraverso questo collegamento i funzionari responsabili del progetto e della gestione finanziaria accedono ai risultati degli audit. Dal punto di vista qualitativo, il personale può verificare la gravità e la natura dei risultati degli audit, le raccomandazioni per il miglioramento del sistema o accertare se è stata avviata una procedura di estrapolazione. Quanto alle informazioni quantitative, è possibile accedere alla ripartizione dettagliata dei costi per ogni partecipazione a un progetto sottoposta ad audit, così come ai relativi tassi di errore. La Commissione riconosce tuttavia che è necessario compiere ulteriori sforzi per variare l intensità e l attenzione dei controlli ex ante, e si impegnerà in tal senso nel futuro. 83. Le ITC hanno armonizzato le loro strategie di audit con la strategia di audit della Commissione. Per le ITC tripartite inoltre, i controlli ex post vengono effettuati dalle autorità di audit degli Stati membri, da cui dipendono le ITC. 87. L RSFF mira a sostenere progetti di ricerca eccellenti; non vi sono criteri di nazionalità o geografici. L RSFF mira in particolare a sostenere gli investimenti privati in settori quali ricerca, sviluppo, dimostrazione e innovazione, mediante un approccio basato sulla domanda. L RSFF è aperto a una vasta gamma di beneficiari e grazie al suo approccio volutamente basato sul principio del primo arrivato, primo servito, e non è prevista alcuna destinazione specifica per settore o paese. La pragmaticità di questo approccio è stata confermata dal gruppo di esperti indipendenti (IEG), che ha effettuato la prima valutazione intermedia dell RSFF nel 2010. Nonostante ciò, durante l attuazione del meccanismo sia la Commissione che la BEI hanno compiuto notevoli sforzi per il raggiungimento di una massima diversificazione geografica e settoriale, in linea con le priorità tematiche del 7 PQ. Per quanto concerne l effetto leva (6,6) e moltiplicatore (28) ottenuto, l RSFF ha ampiamente superato le aspettative iniziali (pari rispettivamente a 5 e 15). In alcuni paesi, una certa concentrazione geografica dei prestiti RSFF riflette le attività di investimento relativamente elevate nella RSI delle imprese private di suddetti paesi. Nel complesso il livello di concentrazione è in linea con la percentuale di investimenti privati nella RSI di questi paesi rispetto all Unione europea nel suo insieme. 90. La scelta dell organismo giuridico è avvenuta tenendo conto della necessità da parte del settore industriale che l UE fosse membro di ogni impresa comune ITC. Dato il quadro giuridico in quel momento nell ambito del quale la Commissione era autorizzata ad agire la scelta ottimale è stata quella di un organismo ai sensi dell articolo 185 del regolamento finanziario. È vero che la Commissione, in base ai requisiti del regolamento, ha insistito su livelli molto elevati di sicurezza finanziaria nella creazione di tali organismi, ma si trattava di strutture nuove, relativamente indipendenti ma in grado di spendere grandi quantità di denaro pubblico. Per semplificare e migliorare la governance di ITC e imprese comuni, la Commissione intende introdurre regole finanziarie specifiche per gli organismi di partenariato pubblicoprivato, inclusa l eventuale istituzione di servizi/funzioni comuni per ITC e imprese comuni, nonché l assegnazione ai direttori esecutivi delle quotidiane decisioni amministrative, finanziarie e di gestione nel regolamento che istituisce la nuova generazione di ITC nell ambito di Orizzonte 2020. 91. Tenuto conto dell interesse pubblico in gioco, è particolarmente difficile decidere quale di queste attività possa essere soppressa senza avere conseguenze sul controllo interno e sul quadro di responsabilità di questi organismi. In generale non si tratta di funzioni a tempo pieno. 13

La Commissione intende introdurre regole finanziarie specifiche per gli organismi di PPP ai sensi dell articolo 209 del regolamento finanziario, compresa l eventuale istituzione di servizi/funzioni comuni per ITC e imprese comuni, come ad esempio una funzione di audit interno condivisa o un contabile comune. 92. Entrambe le questioni sollevate riguardano la Commissione. Esse saranno affrontate nell ambito del programma Orizzonte 2020 tenendo conto dell esperienza acquisita in questo periodo, degli strumenti costitutivi delle ITC nell ambito di Orizzonte 2020 nonché del modello di regolamento finanziario per gli organismi di PPP attualmente in preparazione. 93. Secondo le disposizioni dell articolo 16 dei regolamenti del Consiglio (di tutte le IC/ITC) che istituiscono le imprese comuni, la Commissione è responsabile della creazione e del funzionamento iniziale dell impresa comune fino a che questa non abbia la capacità operativa di eseguire il proprio bilancio. La Commissione ha concesso l autonomia di ogni IC/ITC nel momento in cui ciascuna impresa comune ha dimostrato di possedere la capacità operativa di eseguire il proprio bilancio. Prima di tale momento, l attività delle imprese comuni è stata svolta dalla Commissione così da ridurre al minimo le conseguenze sui risultati della ricerca. La Commissione ritiene inoltre che i due anni trascorsi dall adozione dei regolamenti sulle imprese comuni/itc alla realizzazione della piena autonomia siano paragonabili ai periodi corrispondenti relativi ad altri organi dell UE di recente creazione. 94. L RSFF, in particolare la finestra UE del meccanismo a sostegno dei prestiti RSFF della BEI per gli investimenti nella R&S più rischiosi, ha infatti permesso alla BEI di finanziare investimenti delle controparti e/o progetti ben al di sopra del suo livello di rischio normalmente accettato. Lo scopo dell RSFF è stato quindi pienamente raggiunto. 96. In merito al valore aggiunto dell RSFF, il gruppo di esperti indipendenti che ha condotto la valutazione intermedia del meccanismo nel 2010 ha concluso che: L RSFF ha aiutato molte imprese europee che svolgono un intensa attività di ricerca a svolgere attività di RSI in un periodo di grande stress finanziario, ha aiutato alcune delle imprese europee più innovative a ristrutturare le proprie posizioni finanziarie in un periodo in cui le banche e altri istituti finanziari hanno ridotto l accesso ai finanziamenti per gli investimenti ad alto rischio (Relazione sulla valutazione intermedia dell RSFF dell agosto 2010, pag. 18). Non sorprende del tutto che imprenditori e imprese abbiano dichiarato che un tasso di interesse inferiore abbia rappresentato un fattore determinante nella concessione di prestiti RSFF; le opinioni dei beneficiari del meccanismo circa il loro accesso ad altre fonti di finanziamento devono essere trattate con cura, in quanto i fondi RSFF sono comunemente utilizzati insieme ad altre fonti di finanziamento di tipo commerciale. Mediamente i prestiti RSFF ammontano infatti al 30-35% per progetto. Anche altre banche (commerciali) o istituti finanziari sono quindi in grado di fornire finanziamenti ai beneficiari dell RSFF. La Commissione ritiene che l accesso ai finanziamenti a lungo termine per gli investimenti in progetti di R&S a rischio maggiore, a tassi di interesse ragionevoli, rimanga uno dei principali ostacoli per le aziende private in molti paesi dell Unione. L attuale livello relativamente basso del tasso di default dei prestiti RSFF potrebbe non rispecchiare il reale rischio globale di credito della BEI, in quanto di norma le insolvenze si verificano in una fase successiva del ciclo di investimenti e prestiti. Va inoltre osservato che l addizionalità del sostegno pubblico è un concetto complesso e multidimensionale che non comprende solo la semplice addizionalità del progetto (ossia se il 14

progetto sarebbe stato realizzato in assenza del sostegno pubblico) ma anche fattori quali portata, dimensione, accelerazione, partner, risultati, ecc. Risposta al paragrafo 97 e riquadro 6 Mediante il 4 emendamento dell accordo di cooperazione RSFF concluso il 5 dicembre 2011, la ripartizione dei rischi tra l UE e la BEI è infatti passata da un approccio progetto per progetto a un approccio basato sul portafoglio in cui l UE assume la prima perdita, fino a determinate soglie. Per la finestra della BEI, il rischio grava interamente sul suo bilancio finanziario. CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI 99. Secondo quanto dispone il quadro giuridico del 7 PQ, la Commissione deve garantire il rispetto di tutti i criteri di ammissibilità non solo delle prassi dei beneficiari nel valutare la legittimità e la regolarità delle operazioni sottostanti. In molti casi tuttavia, le normali prassi contabili dei beneficiari riportano costi che non sono in conformità con altri criteri di ammissibilità (ad es. IVA, costi di promozione e marketing, costi di finanziamento del debito, ecc.). Per queste ragioni, non possono essere accettate. Laddove possibile, per esempio per i costi medi del personale, la Commissione ha allineato le norme a suddette prassi. In molti casi non è stato tuttavia possibile armonizzare l obiettivo di accettare le prassi dei beneficiari con le norme giuridiche. La Commissione riconosce che questo aspetto richiederà un attento esame nel contesto di Orizzonte 2020 e le sue proposte già comprendevano, nelle norme di base, un certo cambiamento in tal senso. Raccomandazione 1 Risposta ai trattini da 1 a 3: la Commissione cercherà di ridurre i requisiti per ottenere la certificazione e trovare il modo di accettare le prassi dei beneficiari, pur prendendo atto della sfida di ridurre i requisiti e mantenere il rispetto di tutti i requisiti di ammissibilità. Risposta al trattino 4: la Commissione rileva l esistenza di prassi nazionali, regionali e dei beneficiari nonché la partecipazione di migliaia di beneficiari diversi al programma quadro. Nella misura in cui le loro prassi soddisfino tutti i criteri di ammissibilità, saranno accettati. Raccomandazione 2 Fin dall inizio del 7 PQ, la Commissione si è impegnata a garantire un buon coordinamento tra i diversi servizi della Commissione che attuano il programma. A tal fine, ha istituito di propria iniziativa una serie di meccanismi per l identificazione e la risoluzione di casi di trattamento incoerente da parte di diversi servizi della Commissione. Questi meccanismi comprendono il servizio informazioni sulla ricerca, gruppi interservizi e il comitato di chiarimento per la ricerca. Il fatto che pochi casi vengano sottoposti al comitato di chiarimento per la ricerca dimostra che gli altri meccanismi affrontano e risolvono efficientemente la maggior parte dei casi di trattamento incoerente ben prima che essi arrivino al comitato. Sulla base dell esperienza con i canali di comunicazione delle parti interessate da essa stabiliti, la Commissione ritiene che vi siano scarsi elementi che indicano che vi sono incoerenze diffuse. 15

Ciononostante, la Commissione esaminerà le divergenze adottando le misure adeguate. 100. La Commissione ritiene che la sua gestione delle procedure del 7 PQ nei settori chiave sia globalmente solida. Gli strumenti informatici esistenti hanno consentito la negoziazione e la firma di diverse migliaia di sovvenzioni nonché l analisi e il versamento di diverse migliaia di pagamenti intermedi e finali, consentendo allo stesso tempo di armonizzare e abbreviare i tempi di approvazione. Nel 2012 ad esempio, questi processi hanno consentito di firmare 4 324 sovvenzioni con 19 963 beneficiari. Deve pertanto trattarsi di strumenti efficienti. La convergenza dei tempi di approvazione tra i servizi della Commissione che attuano il 7 PQ e il fatto che questi siano già stati ridotti a un livello vicino al termine fissato nel nuovo regolamento finanziario applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte costituiscono una prova dell efficacia degli strumenti informatici esistenti e dell attuale assegnazione delle risorse di personale. Va inoltre notato che il programma specifico Cooperazione comprende diversi tipi di attività (ricerca collaborativa in alcuni settori secondo, per esempio, diversi requisiti etici e di sicurezza per la revisione, programmazione congiunta, ITC). Inoltre, gran parte del personale ha responsabilità che vanno oltre la gestione dei progetti del 7 PQ, come nel caso delle attività politiche, e non sono indicate nella tabella 3. I calcoli relativi alla distribuzione del carico di lavoro utilizzati dalla Corte nella tabella 3 non rispecchiano quindi la realtà di tutte le attività svolte dal personale e non consentono un confronto equo tra le diverse direzioni generali e agenzie che si occupano di ricerca. La Commissione concorda tuttavia sul fatto che un assegnazione ottimale delle risorse di personale costituisca una sfida permanente per qualsiasi amministrazione e, in vista del nuovo programma quadro Orizzonte 2020, presterà la dovuta attenzione a questo problema. Raccomandazione 3 Primo trattino: Come già indicato, la Commissione ritiene che i suoi strumenti informatici siano già piuttosto efficaci, come dimostrato dalla loro capacità di gestire un gran numero di sovvenzioni e pagamenti nonché dalla convergenza e dalla riduzione dei tempi di approvazione. Di norma gli strumenti telematici del 7 PQ reggono bene il confronto con quelli di gran parte delle agenzie di finanziamento nazionali visitate. Ulteriori miglioramenti sono comunque previsti nel contesto di Orizzonte 2020. È anche in corso lo sviluppo di strumenti integrati. La Commissione sta attualmente sviluppando uno strumento informatico di back-office comune (SYGMA) nonché uno strumento di workflow elettronico comune (COMPASS). Questo segnerà la fine della frammentazione descritta dalla Corte e quindi verrà applicato un sistema informatico integrato. Secondo trattino: La Commissione concorda sul fatto che un assegnazione ottimale delle risorse di personale costituisca una sfida permanente per qualsiasi amministrazione e, in vista del nuovo programma quadro Orizzonte 2020, presterà la dovuta attenzione a questo problema. La convergenza dei tempi di approvazione tra i servizi della Commissione che attuano il 7 PQ e il fatto che questi siano già stati ridotti a un livello vicino al termine fissato nel nuovo regolamento finanziario applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte costituiscono una prova dell efficacia dell attuale assegnazione delle risorse di personale. 16

Va inoltre notato che il programma specifico Cooperazione comprende diversi tipi di attività (ricerca collaborativa in alcuni settori secondo, per esempio, diversi requisiti etici e di sicurezza per la revisione, programmazione congiunta, ITC) che non consentono un calcolo meccanico della distribuzione del carico di lavoro. 101. I tempi di approvazione sono diventati convergenti tra i servizi della Commissione che attuano il 7 PQ e sono già stati ridotti a un livello vicino al termine fissato nel nuovo regolamento finanziario applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte (270 giorni). Nel 2012 la DG RTD e la DG CNECT hanno impiegato rispettivamente una media di 279 e 264 giorni. Riguardo un ulteriore riduzione dei tempi di approvazione, è necessario procedere con cautela vista la presenza di rischi. Ad esempio, secondo la lega delle università di ricerca europee, una delle principali parti interessate, rispettare scadenze così rigide potrebbe rivelarsi molto difficile e portare ad accordi di sovvenzione molto svantaggiosi. Raccomandazione 4 La Commissione intende migliorare l automazione del programma Orizzonte 2020 e sta lavorando per armonizzare i processi aziendali. Tuttavia, anche la Commissione sottolinea la riduzione dei tempi di esecuzione dei processi e la relativa crescente convergenza tra i servizi già raggiunta grazie al 7 PQ. Ciò indica che per ottenere miglioramenti non è necessaria una distribuzione identica delle responsabilità. I tempi di approvazione sono diventati convergenti tra gran parte dei servizi della Commissione che attuano il 7 PQ e sono già stati ridotti a un livello vicino al termine fissato nel nuovo regolamento finanziario applicabile ai contratti derivanti dai futuri inviti a presentare proposte (270 giorni). Questo è avvenuto grazie a fattori quali un migliore orientamento, la condivisione delle migliori prassi e un monitoraggio più rigoroso. Quanto sopra dimostra che l automazione e un attuazione coerente sono fattori importanti ma non fondamentali nella riduzione dei tempi di approvazione. 102. La Commissione ritiene che lo strumento per la selezione degli esperti sia adeguato ai fini per cui è stato creato. Raccomandazione 5 La Commissione condivide il parere per cui le sue attività di controllo potrebbero basarsi maggiormente sull analisi del rischio. Essa desidera ricordare che la struttura di controllo del 7 PQ è stata elaborata in modo tale da basarsi principalmente sui controlli ex post. Questa è stata una scelta consapevole, dettata da preoccupazioni legittime. I controlli ex ante sono stati ridotti al fine di semplificare il sistema e alleviare l onere amministrativo dei beneficiari. Questo consente di prestare la giusta attenzione a fattori quali la ricerca di un equilibrio tra fiducia e controllo, la riduzione dei tempi di approvazione e di pagamento e, in ultima analisi, il potenziamento dell attrattiva della politica. La Commissione concorda sulla necessità, in tale contesto, di focalizzare i controlli ex ante sui beneficiari che presentano rischi più elevati. Per quanto concerne i controlli ex post, la struttura è una conseguenza logica della necessità di disporre di un campione rappresentativo per la stima di un tasso di errore più probabile. Nonostante questi vincoli, l attuale strategia di controllo ex post già prevede audit basati sul rischio. 17

Per quanto concerne l ultimo punto della Corte, relativo all estensione del campione unico, la strategia di audit è già coordinata. Orizzonte 2020 prevede che l audit delle spese relative a tutte le azioni avvenga in maniera coordinata: Gli audit delle spese relative alle azioni indirette nell ambito di Orizzonte 2020 sono eseguiti con modalità coerenti con i principi di economia, efficienza ed efficacia al fine di minimizzare gli oneri di audit facenti capo ai partecipanti. Raccomandazione 6 La Commissione ritiene che il quadro giuridico delle ITC non debba tener conto solo del loro organico, ma anche delle considerevoli risorse di bilancio a esse assegnate. Questo aspetto dovrà essere preso in considerazione prima della modifica di qualsiasi requisito in materia di controllo. Nel suo articolo 209, il nuovo regolamento finanziario introduce la possibilità di norme ad hoc più flessibili per le ITC, adottate in conformità con il modello di regolamento finanziario per gli organismi di PPP che stabilisce i principi necessari a garantire una sana gestione finanziaria e si basa sull articolo 60 del regolamento finanziario in materia di gestione indiretta. La Commissione concorda sulla necessità di riconsiderare i poteri del direttore esecutivo e del consiglio direttivo nei nuovi strumenti costitutivi delle ITC nel contesto di Orizzonte 2020. 104. La valutazione intermedia dell RSFF ne ha confermato il valore aggiunto. Va notato che l addizionalità del sostegno pubblico rappresenta un concetto complesso e multidimensionale, che non comprende solo la semplice addizionalità del progetto (ossia se il progetto sarebbe stato realizzato senza denaro pubblico), ma anche fattori quali portata, dimensione, accelerazione, partner, risultati, ecc. Raccomandazione 7 La Commissione concorda con la raccomandazione e ne terrà conto nell elaborazione dei prossimi strumenti finanziari e nella valutazione finale dell RSFF. 18