Posta Elettronica Certificata Manuale di utilizzo del servizio Webmail di IT Telecom Documento ad uso pubblico Pag. 1 di 32
Indice degli argomenti Indice degli argomenti... 1 1 INTRODUZIONE... 3 1.1 Obiettivi... 3 1.2 Aggiornamenti... 3 2 WEBMAIL... 4 2.1 Accesso alla webmail... 4 2.1.1 Aiuto... 9 2.1.2 Cambia Mailbox... 10 2.1.3 Cambio Password... 10 2.2 La sezione di accesso alle cartelle di Posta Elettronica Certificata... 11 2.2.1 Menù Messaggi in arrivo... 11 2.2.2 Menù Scrivi Messaggio... 13 2.2.3 Menù Ricevute... 15 2.2.4 Menù Posta Indesiderata... 17 2.2.5 Menù Bozze... 17 2.2.6 Menù Messaggi Inviati... 18 2.2.7 Menù Gestione Cartelle... 18 2.3 Caselle multiutente (Associate)... 19 2.3.1 Caselle multiutente... 19 2.3.2 Presa in Carico (Caselle multiutente)... 20 2.3.3 Scrivi Messaggio (Caselle multiutente)... 21 2.4 La sezione di Ricerca, Rubrica e Opzioni... 21 2.4.1 Menù Ricerca... 21 2.4.2 Menù Rubrica... 22 2.4.2.1 Contatti...22 2.4.2.2 Gruppi...23 2.4.3 Menù Opzioni... 24 2.4.3.1 Avvisi...25 2.4.3.2 Recupero Password...26 2.4.3.3 Dati Utente...27 2.5 La sezione di gestione dei messaggi archiviati... 28 2.5.1 Menù Archivio mese corrente... 28 2.5.2 Menù Archivio mesi precedenti... 29 2.5.3 Menù Ricerca Archiviati... 31 Documento ad uso pubblico Pag. 2 di 32
1 INTRODUZIONE 1.1 Obiettivi Scopo del presente documento è descrivere le caratteristiche del servizio di webmail relativo alla PEC di I.T. Telecom S.r.l. 1.2 Aggiornamenti La presente versione del documento è stata aggiornata con la descrizione delle funzionalità per la gestione della posta ordinaria in Opzioni. Documento ad uso pubblico Pag. 3 di 32
2 WEBMAIL 2.1 Accesso alla webmail L accesso alla webmail della piattaforma PEC di I.T. Telecom S.r.l., avviene attraverso il sito https://www.telecompost.it/pec Sarà visualizzata una schermata per l inserimento delle credenziali, a questo punto inserire le credenziali e cliccare su Entra. Nella pagina di accesso al servizio sono inoltre disponibili ulteriori link, che sono: Sei in possesso di un codice di attivazione? Clicca qui. Questo link permette il primo accesso agli utenti muniti di codice di attivazione, premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di attivazione utente dove devono essere indicati: DN, Codice Attivazione (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di impostare la propria password seguendo il regolamento descritto in basso alla pagina, per confermare premere Invia oppure per annullare premere Annulla. Documento ad uso pubblico Pag. 4 di 32
Una volta confermata l attivazione ed effettuato il primo login deve essere effettuata l impostazione delle domande segrete/numeri cellulare per il recupero autonomo della password. Impostazioni domande segrete per recupero password: Permette di impostare le domande segrete per il cambio della password in caso di password dimenticata. Se viene abilitato bisogna scegliere due domande segrete, alle quali devono corrispondere delle risposte. Per confermare premere il pulsante Salva oppure per annullare premere Annulla Impostazione invio codice di reset via SMS: Permette di impostare l'invio del codice di reset tramite SMS, se viene abilitata questa modalità c'è la possibilità di inserire massimo due numeri telefonici. Per confermare premere il pulsante Salva oppure per annullare premere Annulla Documento ad uso pubblico Pag. 5 di 32
Sei in possesso di un codice di reset? Clicca qui. Questo link permette il reset password agli utenti muniti di codice di reset (precedentemente richiesto), premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di reset utente dove devono essere forniti: DN, Codice Reset (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di reimpostare la propria password seguendo il regolamento descritto in basso alla pagina, per confermare premere Invia oppure per annullare premere Annulla. Una volta confermato il reset e effettuato il primo login (con password resettata) deve essere effettuata di nuovo l impostazione delle domande segrete/numeri cellulare per il recupero della password(come descritto in precedenza nell accesso con codice attivazione). Hai dimenticato la password? Clicca qui Questo link permette il recupero password agli utenti attivati tramite codice OTP. Premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di recupero password dove devono essere forniti: - Se in fase di attivazione dell utente si era scelto il recupero della password tramite SMS : DN, Mailbox, N.Telefonico Documento ad uso pubblico Pag. 6 di 32
Dopo aver inserito correttamente tutti i dati indicati e aver cliccato su Invia, se tutti i dati coincidono con quanto impostato in fase di attivazione del servizio, viene inviato al numero di cellulare indicato un codice OTP, da utilizzare per impostare la nuova password di accesso. - Se in fase di attivazione dell utente si era scelto il recupero della password tramite Domande segrete : DN, Domanda n.1, Risposta n.1, Domanda n. 2, Risposta n. 2 Documento ad uso pubblico Pag. 7 di 32
Dopo aver inserito correttamente tutti i dati indicati e aver cliccato su Invia, se tutti i dati coincidono con quanto impostato in fase di attivazione del servizio, viene presentata la pagina di impostazione della password di accesso al servizio. Manuali Questo link permette la consultazione della guida all utilizzo della webmail, della guida per gli amministratori e del manuale di configurazione del client di posta; come riportato nella figura sottostante: Dopo aver effettuato l accesso al servizio di Webmail, avrai a tua disposizione un interfaccia grafica di tipo HTML con un menù (vedi figura) che prevede 2 sezioni, una per la gestione della posta elettronica certificata e una per la gestione dei contatti, dei moduli di ricerca e delle opzioni. Nel caso il tuo utente sia abilitato all'archiviazione dei messaggi, avrai un'ultima sezione per la gestione dei messaggi archiviati. La prima delle due sezioni, in particolare, prevede 7 Sottosezioni. Posta in arrivo In questa cartella sono visualizzati tutti i le buste di trasporto, di anomalia, i messaggi di servizio e gli avvisi presenti nella mailbox che non siano stati spostati in altre cartelle. Scrivi Messaggio Attraverso questa voce di menu è possibile comporre un nuovo messaggio di posta elettronica certificata Ricevute Visualizza le ricevute di accettazione della mail da parte del sistema, di consegna al destinatario. Posta Indesiderata In questa cartella vengono posti automaticamente i messaggi in arrivo che vengono identificati come SPAM Bozze Contiene tutti i messaggi creati o editati che non sono ancora stati inviati. Documento ad uso pubblico Pag. 8 di 32
Messaggi inviati Sono salvati in questa cartella tutti i messaggi inviati tramite webmail. Gestione Cartelle Permette di creare nuove cartelle, e di eliminare o spostare le cartelle esistenti (funzionalità a disposizione del solo utente titolare della casella) La seconda sezione prevede a sua volta altre 3 Sottosezioni : Ricerca Consente di ricercare un messaggio presente in casella secondo vari criteri di ricerca Rubrica Permette di gestire i contatti o le liste di distribuzione personali Opzioni Consente di configurare le impostazioni della casella per la ricezione della posta ordinaria, l impostazione degli avvisi, il servizio di inoltro dei messaggi (funzionalità a disposizione del solo utente titolare della casella), le impostazioni di recupero password e per gli utenti creati con profilo identificati è presente anche la sezione Dati Utente dove è possibile consultare i propri dati anagrafici. La terza sezione, visibile solo per utenti abilitati all'archiviazione dei messaggi, prevede altre 3 Sottosezioni: Archivio mese corrente In questa cartella sono visualizzati tutti i messaggi di posta archiviati nel mese corrente (dal primo del mese all'ultimo messaggio archiviato). Archivio mesi precedenti Contiene l'elenco dei mesi contenenti messaggi archiviati. Ricerca Archiviati Permette di ricercare i messaggi in archivio. Nei paragrafi che seguono descriviamo in maggiore dettaglio queste funzioni. Nella pagina sono inoltre presenti le funzioni di Aiuto Permette di consultare l help in linea dell applicazione Cambia Mailbox Consente l accesso alle eventuali altre caselle di PEC a disposizione dell utente Cambia Password Permette di modificare la password per l accesso tramite client di posta. Esci Pemette di effettuare il logout dalla webmail 2.1.1 Aiuto Selezionando questa voce viene aperta una nuova pagina con l help in linea (vedi figura) Documento ad uso pubblico Pag. 9 di 32
2.1.2 Cambia Mailbox Selezionando questa voce potrai accedere all elenco delle tue caselle di PEC, dal quale potrai scegliere la casella di tuo interesse. 2.1.3 Cambio Password Attraverso questa funzione ti sarà possibile modificare la password per l accesso a tutte le caselle a te intestate, seguendo il regolamento esposto a video. Per modificare la password, dovrai scrivere la vecchia password nel campo Password Corrente, la nuova password prima nel campo Nuova Password e poi nel campo Conferma Password e infine cliccare su Salva. Per tornare alla schermata precedente, potrai cliccare su Annulla. Documento ad uso pubblico Pag. 10 di 32
2.2 La sezione di accesso alle cartelle di Posta Elettronica Certificata 2.2.1 Menù Messaggi in arrivo Il menù "Messaggi in Arrivo" ti consente di visualizzare (vedi figura) l'elenco di tutti i messaggi presenti nella mailbox. Per ogni messaggio troverai indicate le voci che seguono: All. - allegati La presenza dell'icona indica che la mail contiene uno o più file allegati. P.I. - presa in carico Ogni messaggio di posta ricevuto ha la possibilità di essere preso in carico (solo per le caselle da uno o più utenti (NON contemporaneamente). La presa in carico di un multiutente) messaggio consente di rispondere, inoltrare ed inserire eventuali allegati al messaggio originale. 1 Ricordiamo che ti sarà possibile prendere in carico un messaggio solo se nessun altro utente ha accesso in quel momento al messaggio stesso. Questa situazione verrà indicata dall'icona Facendo click su questa icona potrai accedere al messaggio selezionato. 2 Se un altro utente, al momento della richiesta, sta già utilizzando il messaggio, non potrai prendere in carico il messaggio. In questo caso vedrai visualizzata un icona di colore giallo. Questa icona non è "cliccabile" e non ti consente l'accesso diretto alla lettura della mail. (solamente il titolare della mailbox ha la possibilità di cliccare sull icona e cambiare lo stato, rilasciandolo o concludendolo) 3 Se il messaggio è stato concluso e si è titolare della casella vedrai visualizzata un icona di colore rosso. Facendo click su questa icona potrai accedere al messaggio selezionato e rispondere, inoltrarlo, rilasciarlo o concluderlo di nuovo Pri. - Priorità Un icona visualizza se un messaggio abbia priorità alta o bassa (nessun icona indica che il messaggio ha priorità normale) Sign. - certificazione Indica la certificazione del messaggio ed è contrassegnata dall'icona. Cliccando sull'icona vedrai comparire una finestra nella quale viene visualizzato il certificato relativo al messaggio selezionato. Se invece il messaggio non è certificato, come nel caso di messaggi di PEO, verrà visualizzata l icona Per i messaggi di servizio ricevuti dall amministratore di sistema verrà visualizzata l icona Da Indica il mittente del messaggio. Oggetto Indica qual è l'oggetto del messaggio di posta. Documento ad uso pubblico Pag. 11 di 32
Data Cliccando sull'oggetto potrai accedere alla lettura al messaggio stesso. Indica la data in cui il messaggio è stato inviato. Potrai ordinare i messaggi presenti in questa cartella, cliccando sull intestazione di una delle seguenti colonne: Da: ordinato per mittente in ordine sia crescente che decrescente; Oggetto: in ordine alfabetico sia crescente che decrescente. Data: in ordine sia crescente che decrescente Inoltre nella sezione superiore avrai la possibilità di selezionare / deselezionare tutti i messaggi della pagina attraverso la voce «Selezionare : Tutti, Nessuno» ed utilizzando il menu a tendina «Azioni» mostrato nella figura seguente potrai effettuare diverse operazioni (stampare, cancellare, contrassegnare, spostare) su uno o più messaggi selezionati. Sempre dalla sezione superiore sarà inoltre possibile scorrere fra le diverse pagine di messaggi in arrivo. Cliccando sull oggetto di un messaggio, lo stesso verrà aperto. La pagina di lettura mostrerà i dati di l intestazione del messaggio (Mittente, Destinatari in A e CC, Data di Ricezione, Oggetto, Priorità, il Protocollo Interno se impostato). Mostrerà inoltre il testo del messaggio originale e gli eventuali allegati, solo se il messaggio è un messaggio certificato. Documento ad uso pubblico Pag. 12 di 32
Se il messaggio che si sta aprendo non è certificato, o se stiamo visualizzando un avviso o una ricevuta, verrà invece mostrato il testo della busta di anomalia, dell avviso o della ricevuta stessa. In questo caso in allegato verrà mostrato, oltre ai dati di certificazione e alla firma del gestore, il file postacert.eml (per alcune ricevute e avvisi tale file non è previsto) che contiene il testo e gli allegati del messaggio originale. Se quindi vogliamo visualizzare un messaggio di posta non certificata ricevuto in casella è indispensabile aprire questo file (postacert.eml). Alcuni browser, come Internet Explorer, in caso si selezione del file propongono in un altra finestra del browser stesso il testo del messaggio che si sta aprendo senza però visualizzare gli allegati, anche se questi sono presenti. Altri browser, come Mozilla Firefox, una volta selezionato il file, propongono un elenco di possibili client che possono aprire correttamente il messaggio. In ogni caso, salvando in locale il messaggio, avendo particolare cura nell impostare come tipo di file Tutti e come estensione del file.eml (anche nel caso venga proposto un valore diverso), è possibile aprire il file con un qualsiasi client di posta (Mozilla Thunderbird, Outlook Express, Windows Live Mail, ecc). Dalla pagina di lettura del messaggio è inoltre possibile effettuare le seguenti operazioni : - Rispondi : consente di rispondere al mittente del messaggio che si sta leggendo. Per rispondere ad un messaggio è possibile selezionare una o entrambe delle seguenti opzioni o A tutti : consente di rispondere sia al mittente che agli altri destinatari del messaggio che si sta leggendo o Includi Originale : include nel testo del messaggio di risposta anche il testo del messaggio originale che si è ricevuto (non l eventuale allegato presente) - Inoltra : consente di inoltrare il testo del messaggio originale che si è ricevuto (quindi il testo del messaggio che si è ricevuto). Per inoltrare anche gli allegati al messaggio ricevuto è possibile selezionare l opzione Con Allegati - Inoltra PEC : consente l inoltro dell intero messaggio che si è ricevuto (quindi il testo del messaggio originale comprensivo di allegati, i dati di certificazione se presenti, la firma del gestore e la busta di trasporto o anomalia che conteneva l intero messaggio di posta) N.B. : in caso di casella multiutente, queste funzioni sono a disposizione o del titolare sia all apertura del messaggio tramite l oggetto, sia attraverso l icona di presa in carico o degli utenti utilizzatori solo ed esclusivamente all apertura del messaggio attraverso l icona di presa in carico 2.2.2 Menù Scrivi Messaggio I n questa sezione (vedi figura) ti sarà possibile comporre i messaggi da spedire. Documento ad uso pubblico Pag. 13 di 32
Per ogni messaggio ti sarà possibile specificare: A: indica il destinatario del messaggio da inviare (indirizzo/i di posta); Cc : copia carbone: indica gli eventuali destinatari da inserire in copia carbone (indirizzo/i di posta), ovvero tutti quei destinatari che riceveranno il messaggio per conoscenza. Il loro indirizzo di posta sarà visibile nell'intestazione del messaggio; Oggetto : indica l'oggetto della mail che desideri inviare. Priorità : di default viene impostata a normale, ma tramite menu a tendina è possibile impostare anche i seguenti stati : Alta/Bassa I destinatari, in A e CC del messaggio, possono essere selezionati anche dalla rubrica (personale o generale) : Contatti : consente di ricercare un nominativo, a partire dall identità o dall indirizzo email, tra tutti quelli presenti nella rubrica generale oppure nei contatti personali. 4 Liste: si aprirà una finestra analoga per la ricerca tra le liste di distribuzione presenti nella rubrica generale oppure nella rubrica personale. Documento ad uso pubblico Pag. 14 di 32
E inoltre possibile scegliere se salvare o meno il messaggio che si sta spedendo nei Messaggi Inviati, tramite check specifico e il tipo di ricevuta che si desidera per il messaggio fra le tre opzioni Completa, Breve, Sintetica attraverso i bottoni mostrati nella figura seguente (la scelta di default è Completa). Una volta scritto il messaggio da inviare, potrai scegliere fra una delle seguenti opzioni: Allega: Permette di includere uno o più allegati al messaggio. Per selezionare un nuovo allegato dovrai fare click sul pulsante "Sfoglia", scegliere il file desiderato e aggiungerlo. Da questo momento il file sarà presente nella lista degli allegati; Invia: consente di inviare subito la mail; Salva: consente di salvare la bozza nella cartella specifica per inviarla in un successivo momento. 2.2.3 Menù Ricevute In questa sezione potrai visualizzare tutti i messaggi riguardanti le ricevute di consegna e di accettazione dei messaggi spediti Cliccando sull oggetto potrai verificare il contenuto delle ricevute. Le ricevute che troverai possono essere di due tipi: Ricevuta di Accettazione (1): viene generata da parte del sistema nel momento in cui prende correttamente in carico il messaggio per inoltrarlo alla casella del destinatario; Ricevuta di Consegna (2): avviene da parte del destinatario e viene generata quando il destinatario riceve il messaggio spedito. Documento ad uso pubblico Pag. 15 di 32
1 - Ricevuta di Accettazione 2 - Ricevuta di Consegna Documento ad uso pubblico Pag. 16 di 32
2.2.4 Menù Posta Indesiderata In questa sezione ti sarà possibile visualizzare tutti i messaggi contrassegnati dal sistema come indesiderati (SPAM). Attraverso il menu a tendina «Azioni» è possibile scegliere se accettare uno o più messaggi selezionati di questa cartella (e quindi non identificarli più come SPAM): in tal caso i messaggi verranno spostati nella cartella Posta in Arrivo. Attraverso tale menu è anche possibile stampare, cancellare o contrassegnare uno o più messaggi. 2.2.5 Menù Bozze In questa sezione ti sarà possibile visualizzare tutti i messaggi che sono in attesa di essere inviati. Per editare un messaggio precedentemente scritto dovrai fare click sull'oggetto del messaggio stesso e, una volta aperto, apportare le eventuali modifiche o aggiungere gli allegati desiderati. In seguito potrai scegliere una delle opzioni disponibili nella stessa schermata già descritta nel paragrafo 2.2.2. Ricorda che potrai ordinare i messaggi elencati in questa cartella, tramite l'apposito menù di scelta a discesa, secondo due criteri: Da : in ordine sia crescente che decrescente; Oggetto : in ordine alfabetico sia crescente che decrescente. Utilizzando il menu a tendina «Azioni», inoltre, si potranno effettuare diverse operazioni (stampare, cancellare, contrassegnare, spostare) su uno o più messaggi selezionati. Documento ad uso pubblico Pag. 17 di 32
2.2.6 Menù Messaggi Inviati In questa sezione sono salvati tutti i messaggi inviati con l opportuno check impostato in fase di composizione messaggio da webmail. Anche in questo caso è possibile ordinare i messaggi per Mittente, per Oggetto o per Data ed utilizzare le voci di contesto (Selezionare, menu Azioni) nello stesso modo già descritto nel paragrafo 2.2.1 Errore. L'autoriferimento non è valido per un segnalibro.. 2.2.7 Menù Gestione Cartelle In questa sezione è possibile creare una nuova cartella e spostare o eliminare una cartella esistente. La parte superiore dello schermo raffigura la struttura delle cartelle, che comprende quelle di sistema (evidenziate in rosso) e quelle create dall utente. Nella parte inferiore dello schermo sono presenti le funzionalità di spostamento della cartella personale, mediante l apposito menu a tendina, di creazione di una nuova cartella e di cancellazione di una cartella precedentemente creata da un utente. Si ricorda che le cartelle di sistema non sono modificabili. Inoltre la cartella INBOX contiene l unione delle viste logiche dei Messaggi in Arrivo, Ricevute e Posta Indesiderata visualizzabili tramite le specifiche funzionalità del menù. Documento ad uso pubblico Pag. 18 di 32
2.3 Caselle multiutente (Associate) Il servizio di posta elettronica certificata sviluppato da IT Telecom prevede due diverse tipologie di casella postale: Caselle di posta multiutente (accessibile via web e via client di posta) Caselle di posta individuali (accessibile via web e via client di posta) Vediamo adesso in dettaglio quali sono le principali caratteristiche della tipologia multiutente. 2.3.1 Caselle multiutente In questo caso diversi utenti utilizzeranno la medesima casella di posta elettronica certificata. E previsto un meccanismo di verifica dell appartenenza dell utente al gruppo degli utenti abilitati all accesso alla casella multiutente: solo le persone preventivamente autorizzate potranno accedere alla casella. È inoltre previsto un meccanismo di controllo delle possibili sovrapposizioni tra i vari utenti appartenenti al gruppo, questo meccanismo fa si che non possa venire modificato un messaggio di posta preso in carico da un altro utente fino al suo eventuale rilascio. L utente che ha in carico il messaggio può decidere di rilasciarlo, consentendo ad altri utenti di prenderlo in carico, oppure può decidere di completarlo. La figura che segue illustra il funzionamento di questo meccanismo: Ogni messaggio di posta ricevuto ha la possibilità di essere preso in carico da uno o più utenti (NON contemporaneamente). La presa in carico di un messaggio consente di rispondere, inoltrare ed inserire eventuali allegati al messaggio originale. 1 Ti sarà possibile prendere in carico un messaggio solo quando nessun altro utente ha accesso in quel momento al messaggio stesso. Questa situazione verrà indicata, nella colonna P.I., dall'icona. Facendo click su questa icona potrai accedere direttamente alla lettura del messaggio selezionato. 2 Quando un altro utente sta già utilizzando un messaggio ti sarà impossibile prendere in carico lo stesso messaggio. In questo caso vedrai visualizzata l'icona. Questa icona non è "cliccabile" e non consente l'accesso alla lettura della mail. (solamente il titolare della mailbox ha la possibilità di cliccare sull icona e cambiare lo stato, rilasciandolo o concludendolo) 3 Quando un utente ha concluso un messaggio, l utente titolare della mailbox vedrà visualizzata questa icona, mentre i rimanenti utenti utilizzatori della mailbox non visualizzeranno più il messaggio. Facendo click su questa icona il titolare potrà accedere direttamente alla lettura del messaggio selezionato. Una volta aperto il messaggio, sarà inoltre possibile rilasciarlo (rendendolo di nuovo visibile agli utenti utilizzatori della mailbox) o concluderlo. Se si seleziona il messaggio dalla lista tramite l oggetto del messaggio stesso, solo il titolare della casella avrà a disposizione le funzioni di inoltro, rispondi, ecc. Gli utenti utilizzatori potranno solo leggere il messaggio selezionato. Per poter rispondere o inoltrare il messaggio è indispensabile quindi utilizzare l icona di Presa in Carico Documento ad uso pubblico Pag. 19 di 32
2.3.2 Presa in Carico (Caselle multiutente) Quando si preme nella colonna P.I., sull'icona il messaggio automaticamente viene preso in carico e viene aperta la funzionalità di lettura del messaggio. Viene inoltre mostrata una barra delle azioni possibili sul messaggio preso in carico (rilascia, concludi e accessi). Facendo click sull icona Accessi viene aperta una pagina con elencato lo storico degli accessi al messaggio e le attività svolte su di esso. Premendo il pulsante Annulla si viene riportati alla pagina di lettura messaggio preso in carico. Documento ad uso pubblico Pag. 20 di 32
2.3.3 Scrivi Messaggio (Caselle multiutente) A differenza dalla composizione messaggio dalle caselle individuali, per le caselle multiutente è data la possibilità di impostare un protocollo interno al messaggio che si sta per inviare; per procedere impostare il flag Protocollo interno indicato dalla freccia nella figura; e poi valorizzare il relativo campo Protocollo interno: 2.4 La sezione di Ricerca, Rubrica e Opzioni 2.4.1 Menù Ricerca La sezione "Ricerca" (vedi figura) ti consente di individuare uno specifico messaggio di posta tra tutti quelli presenti all'interno della mailbox. Potrai filtrare la ricerca secondo diversi criteri: 1 Cercare un messaggio oppure una ricevuta Documento ad uso pubblico Pag. 21 di 32
2 Restringere la ricerca ai soli messaggi contenuti in una determinata cartella (inviati, ricevuti) 3 Ricercare all interno dei messaggi un particolare contesto (parola o frase) 4 Ricercare i messaggi ricevuti in un determinato arco temporale Al termine della ricerca, vedrai comparire sullo schermo un elenco di tutti i messaggi che soddisfano i criteri che hai impostato. A questo punto ti sarà possibile accedere ad ognuno dei messaggio elencati semplicemente cliccando sull'oggetto del messaggio desiderato, oppure potrai effettuare una nuova ricerca compilando nuovamente i campi opportuni. Per le caselle multiutente verrà mostrata l icona della presa in carico che consentirà, in caso di messaggio rilasciato di prendere in carico il messaggio e procedere alla sua lavorazione. N.B. : la ricerca mostra tutti i messaggi transitati in casella, anche quelli che sono stati spostati o cancellati; sarà possibile quindi aprire solo i messaggi che sono ancora presenti in casella e che non sono stati spostati o cancellati. Un avviso informerà l utente nel caso il messaggio che si sta tentando di aprire non sia più disponibile nella cartella originaria. 2.4.2 Menù Rubrica In questa sezione (vedi figura) potrai amministrare sia i contatti che le liste di distribuzione personali. 2.4.2.1 Contatti Alla selezione di questa voce di menù viene presentata una pagina (vedi figura) per l inserimento, la modifica e la cancellazione di contatti all interno della rubrica personale Per ricercare un contatto già presente nella rubrica è sufficiente specificare uno o più criteri (Nome, Cognome, Mailbox) e selezionare l opzione Cerca. Documento ad uso pubblico Pag. 22 di 32
Dopo aver effettuato la ricerca, per cancellare un contatto è sufficiente impostare l apposito check, e selezionare l opzione Elimina. Per effettuare delle modifiche, potrai selezionare l utente (selezionando una qualunque delle informazioni visualizzate). Viene presentata la pagina di inserimento delle informazioni, dove possono essere apportate le modifiche di interesse. Se desideri inserire un nuovo contatto è sufficiente premere il tasto Aggiungi e inserire le informazioni richieste. Per la modifica e l inserimento di un nuovo contatto, le informazioni minime richieste sono Nome, Cognome, Mailbox 2.4.2.2 Gruppi Alla selezione di questa voce di menù viene presentata una pagina (vedi figura) per l inserimento, la modifica e la cancellazione delle liste di distribuzione della rubrica personale Per ricercare una lista già presente nella rubrica è sufficiente specificare il Nome e selezionare l opzione Cerca. Dopo aver effettuato la ricerca, per cancellare una lista è sufficiente impostare l apposito check, e selezionare l opzione Cancella. Per effettuare delle modifiche, potrai selezionare la lista (selezionando una qualunque delle informazioni visualizzate). Viene presentata la pagina di inserimento delle informazioni, dove possono essere apportate le modifiche di interesse. Se desideri inserire una nuova lista è sufficiente premere il tasto Aggiungi e inserire le informazioni richieste. Per la modifica e l inserimento di una nuova lista, le informazioni minime richieste sono Nome e Descrizione Documento ad uso pubblico Pag. 23 di 32
2.4.3 Menù Opzioni La funzionalità di Opzioni ti consente di : - configurare i servizi di inoltro, avviso e gestione della posta ordinaria (funzionalità riservata al solo utente titolare della casella) - impostare le modalità di recupero password (per utenti con codice di attivazione) - consultare i propri dati utente (solo per utenti identificati) Documento ad uso pubblico Pag. 24 di 32
2.4.3.1 Avvisi Gestione Avviso Valorizzando opportunamente l intervallo, gli indirizzi di interesse e attivando il servizio riceverai, nelle caselle di Posta Ordinaria che hai indicato, un avviso per i messaggi di PECche vengono ricevuti nella casella. Nell arco temporale definito dall intervallo prescelto, verrà prodotto un unico avviso, anche a fronte dell arrivo di diversi messaggi di PEC. Un nuovo avviso verrà emesso solo all arrivo di un nuovo messaggio di PEC dopo aver superato l intervallo temporale indicato. Gestione Avvisi SMS Valorizzando opportunamente l intervallo, i numeri telefonici di interesse e attivando il servizio riceverai, ai recapiti telefonici che hai scelto, un avviso per i messaggi che vengono ricevuti nella casella. Gli avvisi via SMS vengono generati solo se l utente non ha effettuato l accesso alla casella da webmail. Viene prodotto un solo avviso nell arco temporale definito dall intervallo prescelto, anche a fronte dell arrivo di diversi messaggi. Un nuovo avviso verrà emesso all arrivo di un nuovo messaggio dopo aver superato l intervallo indicato, oppure quando l utente avrà effettuato la disconnessione dal servizio di webmail. Il servizio è disponibile a discrezione dell amministratore del cliente. Gestione Posta Elettronica Ordinaria Selezionando l opzione di tuo interesse potrai decidere se abilitare/disabilitare la ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria sulla Documento ad uso pubblico Pag. 25 di 32