REGIONE LOMBARDIA DIREZIONE GENERALE ISTRUZIONE FORMAZIONE E LAVORO MANUALE DI GUIDA ALLA RENDICONTAZIONE DOTE LAVORO INSERIMENTO E REINSERIMENTO LAVORATIVO PERSONE SVANTAGGIATE VERSIONE: 1.0 DATA: 07/05/2014
INDICE 1. IL PROCESSO 3 2. DESCRIZIONE FLUSSO 5 07/05/2014 pag 2 di 19
1. IL PROCESSO Il presente documento descrive il processo che deve essere seguito per la rendicontazione. Sono proposte le maschere GEFO da compilare e le regole da seguire per una corretta rendicontazione. Come evidenziato nel grafico a lato, i passaggi fondamentali da seguire sono i seguenti: Per tutti i progetti in stato Ammesso e Finanziato, ossia ammessi da Regione Lombardia alla presentazione della domanda di liquidazione a seguito di istruttoria, l Azienda deve prima effettuare la chiusura del progetto, accedendo al sistema informativo GEFO seguendo le istruzioni riportate al punto 5 Chiusura Progetto del presente manuale. A seguito della chiusura è possibile effettuare la rendicontazione, ossia inserire i documenti giustificativi del costo aziendale lordo annuo (o del periodo oggetto del contributo) del lavoratore, ossia: a. i cedolini paga a dimostrazione della retribuzione annua lorda del lavoratore e riferita al periodo oggetto del contributo (massimo 12 mesi dalla data di assunzione); b. gli F24 a dimostrazione dei contributi previdenziali e assistenziali a carico dell azienda per il medesimo periodi di tempo dei cedolini paga; c. scrittura contabile (o altro documento contabile/extra-contabile) a dimostrazione dell accantonamento TFR dell anno a favore del lavoratore. Qualora il lavoratore abbia optato per il versamento della quota di retribuzione differita ai fondi pensionistici, allegare il modulo a dimostrazione del versamento effettuato dall azienda al fondo. L inserimento dei dati sopra illustrati riveste particolare importanza, in quanto, il sistema informativo, sulla base del costo annuo aziendale lordo determinato sommando le tre componenti del costo del lavoro (retribuzione lorda annua lavoratore + contributi previdenziali e assistenziali a carico azienda + trattamento di fine rapporto), effettuerà il ricalcolo del contributo effettivo ammissibile alla liquidazione. E richiesta pertanto la massima attenzione nell inserimento dei dati e nel relativo up-load dei documenti. Effettuato il caricamento e l invio dei dati e dei documenti relativi al costo aziendale lordo annuo del lavoratore nella sezione rendicontazione è possibile proseguire il flusso informativo accedendo alla sezione 6 del work-flow altre sovvenzioni relative al lavoratore. In questa sezione si dovranno indicare eventuali altri 07/05/2014 pag 3 di 19
incentivi ricevuti per l assunzione del lavoratore svantaggiato, intesi come incentivi in conto esercizio oppure incentivi erogati sotto forma di sgravi contributivi. Per ognuno degli incentivi ricevuti, deve essere indicato l importo e il decreto/atto relativo di concessione. Anche l informazione inserita in questa sezione è utilizzata dal sistema per la determinazione dell importo dell incentivo all assunzione da immettere nella domanda di liquidazione, pertanto è necessaria la massima attenzione nel digitare le informazioni in maniera corretta all interno degli appositi campi. Questa sezione deve essere alimentata anche se l informazione era già stata inserita in sede di presentazione della domanda di incentivo o nel caso in cui si ha un aggiornamento dell importo degli altri eventuali contributi ricevuti. Si evidenzia che la mancata dichiarazione di eventuali altri contributi ricevuti per la medesima assunzione, può dar luogo a seguito di eventuali ulteriori controlli alla revoca del finanziamento e la relativa richiesta di restituzione delle somme e dei relativi interessi di mora maturati. A seguito dell inserimento dei dati riferiti agli altri incentivi ricevuti, è possibile passare alla fase 7 del processo e presentare la richiesta di liquidazione dell incentivo. Sulla base delle scelte effettuate e in relazione alla condizione che sia stato completato il periodo minimo di durata del contratto (12 mesi), il sistema in automatico genererà l Allegato 6 domanda di liquidazione dell incentivo economico o l Allegato 7 domanda di liquidazione dell incentivo economico a seguito di chiusura anticipata del rapporto di lavoro. Il sistema informativo attualmente consente di completare la fase 5 chiusura progetto e la Rendicontazione, pertanto il presente manuale descrive nel dettaglio queste due sezioni. Appena completate le fasi successive, il manuale sarà pubblicato con un aggiornamento che descriverà le fasi successive alla fase 6 attualmente non accessibili. Chi ha già inserito tutti i giustificativi di spesa nella cartellina gialla del progetto, dovrà ricaricare i medesimi documenti nella sezione rendicontazione seguendo le istruzioni sotto riportate. Nei paragrafi successivi si passa alla descrizione di dettaglio delle singole fasi del processo. 07/05/2014 pag 4 di 19
2. DESCRIZIONE FLUSSO 5. Chiusura Progetto 5.1 Dossier Progetti Entrato all interno del sistema informativo GEFO, dal menù di sinistra scegliere la sezione Dossier Progetti. 5.2 Progetti Finanziati 568 In questa sezione compariranno i progetti finanziati sul bando 568 Dote Lavoro inserimento e reinserimento lavorativo persone svantaggiate, incentivo economico cliccando sul numero dei progetti finanziati è possibile entrare nella sezione successiva per completare la procedura di chiusura per ciascuna 07/05/2014 pag 5 di 19
richiesta di incentivo all assunzione nello stato finanziata. Da questa sezione, per ciascun progetto, è possibile mediante la cartella gialla visualizzare i documenti caricati sul sistema informativo e mediante l icona evidenziata dalla freccia verde proseguire l avanzamento della procedura di chiusura. La maschera successiva propone il diagramma degli stati per la gestione del work-flow del progetto. Per effettuare la chiusura del progetto, bisogna cliccare sullo stato 5 (se il progetto non è chiuso il pallino 5 sarà di colore verde) ed entrare nelle sezioni successiva per l imputazione dei dati richiesti. Qualora la chiusura sia già stata effettuata precedentemente, passare direttamente alla fase di Rendicontazione. 07/05/2014 pag 6 di 19
In questa area deve essere compilata la sezione B) Dati Conclusione e la sezione F) Invio Elettronico. Con il tasto continua devono essere comunque confermate tutte le pagine dell area. Con l Invio definitivo il progetto passa in stato concluso ed è possibile procedere con la Rendicontazione. Per ciò che riguarda la data conclusione effettiva (che si intende del periodo oggetto di contributo all assunzione della durata massima di 12 mesi) devono essere seguite le istruzioni di seguito riportate: sia per i i contratti a tempo indeterminato che determinato, la data conclusione effettiva fa riferimento al giorno in cui scadono i 12 mesi dalla data di assunzione. Ad esempio, se la data di assunzione riportato nel modello UNILAV è stata il 01/09/2013 e il contratto dopo 12 mesi è ancora in corso, la data conclusione del progetto sarà 01/09/2014. In questo modo il sistema considera il progetto chiuso regolarmente dopo 12 mesi. Qualora invece il contratto sia stato chiuso prima del superamento del dodicesimo mese successivo all assunzione, inserire la data effettiva di cessazione del contratto (come da comunicazione obbligatoria di cessazione del rapporto). Ad esempio, se la data di assunzione è stata il 01/09/2013 e il contratto è cessato in data 31/01/2014, all interno del sistema informativo deve essere inserita la data di cessazione effettiva, quindi 31/01/2014. In questo caso il contributo liquidabile sarà riproporzionato sulla base dei mesi effettivi di durata del contratto. 07/05/2014 pag 7 di 19
Rendicontazione A seguito della chiusura del progetto nella maschera del work-flow sarà visualizzata la riga evidenziata con la freccetta verde, che riporterà lo stato dell iter con la dicitura chiusura del progetto Dall icona martelletto sarà possibile visualizzare i dati precedentemente inseriti. A questo punto deve essere abbandonato il work-flow principale e dal menù di sinistra selezionare la voce Area rendicontazione e accedere all area Rendicontazione progetti che consente di inserire la documentazione di rendicontazione (cedolini, F24, documento attestante l accantonamento TFR). 07/05/2014 pag 8 di 19
In questa sezione sono visualizzati i progetti per i quali si è in attesa di rendicontazione. Dall icona nella colonna AZIONI è possibile effettuare il caricamento della documentazione di rendicontazione. Cliccando su Inserisci nuova rendicontazione si accede alla sezione in cui indicare che la rendicontazione è finale (una scelta possibile) mediante la selezione con menù a tendina. 07/05/2014 pag 9 di 19
Continuando si accede alla maschera di riepilogo. Cliccando su finale è possibile procedere con l inserimento della Rendicontazione, COMPILANDO PRIMA LA SEZIONE C) FIRMATARIO E POI LA SEZIONE B) RIEPILOGO VOCI DI COSTO. Per ciò che attiene i dati del firmatario, bisogna seguire la procedura guidata proposta dal sistema. Si ricorda che il sistema controllerà che i documenti allegati siano firmati digitalmente dal firmatario inserito in questa sezione. 07/05/2014 pag 10 di 19
A questo punto, dopo il salvataggio con il pulsante continua, andare avanti con la procedura accedendo alla sezione B) Riepilogo Voce di Costo. Cliccando su Realizzazione erogazione del servizio si accede alla sezione per l inserimento dei dati e dei giustificativi di spesa (Cedolini, F24, Accantonamento TFR). L inserimento dei dati ed il caricamento dei relativi allegati può avvenire alternativamente come segue: a. in un unica soluzione attraverso l inserimento sul sistema informativo di un importo complessivo e caricamento di un unico documento per singola tipologia di spesa (importo complessivo lordo lavoratore a cui fa riscontro il caricamento di un unico file contenente tutti i cedoli relativi; importo complessivo dei contributi a carico azienda riferiti al lavoratore svantaggiato a cui fa riscontro il caricamento di un unico file contenente tutti i modelli F24 mensili relativi; importo complessivo del TFR a cui fa riscontro un unico file contenente prospetto contabile o extra-contabile da cui si evinca il valore del TFR accantonato per il lavoratore svantaggiato); b. attraverso l immissione sul sistema informativo di importi riferiti ad un mese o ad un periodo superiore con relativi documenti che devono essere conseguentemente riferiti allo stesso periodo di tempo. A mero scopo di esempio, (quanto di seguito riportato non costituisce regola), se si inserisce la retribuzione mensile lorda, il documento corrispondente da caricare è il cedolino del mese di riferimento. Se, si inserisce invece - la retribuzione mensile lorda dei primi sei mesi, deve essere caricato a sistema un file contenente i sei cedolini di riferimento, la cui somma deve dare la retribuzione lorda complessiva dei primi sei mesi inserita a sistema. Pertanto indipendentemente dalla modalità di caricamento seguita, ciascun importo imputato a sistema deve trovare corrispondenza nei documenti caricati. Il sistema accetta l up-load di file di dimensioni massime di 3 MB, pertanto la scelta della procedura a o b di caricamento delle informazioni e dei documenti è subordinata a tale condizione. Si specifica, inoltre, che il file che contiene i cedolini deve anche avere allegate le contabili bancarie/estratto del c/c che attestino il pagamento. Come giè evidenziato nel punto 1 del presente documento il costo aziendale annuo lordo del lavoratore deve essere imputato a sistema secondo i seguenti criteri: 07/05/2014 pag 11 di 19
a. Dal cedolino mensile si prende la retribuzione lorda del lavoratore. Al fine di calcolare correttamente il costo aziendale lordo del lavoratore dovrà essere inserita anche la retribuzione lorda riferita alle mensilità aggiuntive (13^ e 14^ mensilità se prevista dal contratto collettivo nazionale di riferimento); b. Dal modello F24 si prende il valore dei contributi previdenziali e assistenziali a carico azienda riferiti al lavoratore. Il Modello F24 deve essere supportato da un prospetto aggiuntivo che evidenzi la quota di contributi previdenziali e assistenziali a carico dell azienda riferiti al lavoratore oggetto della domanda di contributo all assunzione; c. Per l accantonamento TFR annuo deve essere allegata stampa della scrittura contabile o extracontabile dal quale si possa evincere la quota di TFR a carico del lavoratore, accantonata. Nel caso il lavoratore abbia optato per il versamento del TFR ai fondi pensionistici, a sistema devono essere caricati i modelli di versamento periodico al fondo della quota annuale. In sintesi si ha: Composizione costo aziendale Lordo Lavoratore Retribuzione Lorda Lavoratore Cedolini + Contributi previdenziali e assistenziali a carico azienda Modello F24 con prospetto di dettaglio + Trattamento di Fine Rapporto Stampa scrittura contabile o prospetto extracontabile di accantonamento della quota. Nel caso di versamento al fondo pensione, Modello attestante il versamento. = Costo aziendale lordo lavoratore La procedura informatica per l imputazione dei dati e il caricamento dei relativi documenti è la seguente: Cliccando sul pulsante inserisci fattura è possibile inserire i Cedolini, gli F24 e l accantonamento TFR. 07/05/2014 pag 12 di 19
Cliccanodo sul pulsante inserisci NUOVA fattura è possibile inserire i Cedolini, gli F24 e l accantonamento TFR. Qualora il dipendente sia già presente in anagrafica è possibile associarlo alla rendicontazione senza la necessità di inserirlo ex-novo. Tipo documento: selezionare Salari e Stipendi Descrizione: Inserire il mese di riferimento del cedolino/f24 per i contributi. Se viene effettuato un caricamento in un unica soluzione indicare cedolini/f24 da ---- a ------ Numero documento: nel caso di caricamento di più mesi in un unica soluzione, inserire un numero fittizio, qualora invece si inserisca un documento per ciascun mese, inserire il numero del documento o del mese di riferimento Data documento: nel caso di caricamento di tutti i cedolini in un unica soluzione di più mesi in un unica soluzione, inserire una data fittizia IVA Recuperabile: indicare NO (indicazione fittizia) Importo documento: inserire il lordo riportato nel cedolino. Nel caso di caricamento in un unica soluzione di tutti i cedolini, inserire la somma dei lordi dei cedoli che si caricano; Nel caso si stia caricando un F24, inserire l importo relativo ai contributi previdenziali (oneri sociali) a carico azienda del lavoratore svantaggiato. Nel casi di caricamento dell accantonamento TFR, inserire l importo annuo del TFR. Importo IVA documento: indicare sempre 0,00 (indicazione fittizia) Totale importo documento: somma automatica proposta dal sistema Denominazione Fornitore: (s intende il lavoratore) cliccare sulla lente di ricerca per associare il lavoratore alla rendicontazione. Aperta la maschera al primo inserimento si dovrà effettuare l inserimento dell anagrafica mediante il pulsante inserisci nuovo fornitore. Al salvataggio dell anagrafica i dati vengono visualizzati nel campo denominazione fornitore e 07/05/2014 pag 13 di 19
Codice Fiscale. Importo pagamento al netto di IVA: inserire l importo inserito nel campo importo documento; Importo IVA pagamento indicare sempre 0,00 (indicazione fittizia) Data Pagamento: inserire la data in cui è stato effettuato il pagamento. Qualora l inserimento sia riferito alla somma di più mesi, allora indicare una data fittizia Modalità di pagamento: per i cedolini, Bonifico (anche se usato assegno o contanti); per i contributi previdenziali, Modello F24; per il trattamento di fine rapporto, nessun pagamento. Numero documento: quando si sceglie bonifico è obbligatorio indicare il CRO; Data addebito pagamento: inserire la data in cui è stato effettuato il pagamento al lavoratore. Qualora l inserimento sia riferito alla somma di più cedolini, allora indicare una data fittizia; Importo imputabile alla voce di costo: inserire il valore indicato nel campo importo documento. Dopo il salvataggio il sistema consente di ripetere il processo e propone l elenco delle rendicontazioni inserite. A ciascuna riga di rendicontazione deve essere caricato a sistema il o i documento/i giustificativi della spesa. Dalla sezione azioni, pulsante carica documenti (ultimo a destra) è possibile seguire la procedura dell upload. 07/05/2014 pag 14 di 19
Nel campo tipo documento selezionare giustificativo di spesa e poi procedere con il caricamento. ATTENZIONE IL FILE NON DEVE SUPERARE I 3 MB. NEL CASO DI CARICAMENTO DI UN UNICO FILE CONTENENTE PIU CEDOLINI (O PIU F24 o piu documenti attestanti l accantonamento TFR) ACCERTARSI PRIMA DELLE DIMENSIONI DELLO STESSO E IN TAL SENSO CARICARE LE IMPUTAZIONI. Effettuato il caricamento di tutti i documenti di spesa, tornare nella sezione Dettaglio rendicontazione progetto e continuare con l iter. Con il tasto continua confermare tuttte le sezioni fino alla F) invio elettronico. A seguito dell invio elettronico NON sarà più possibile modificare i dati inseriti. Attenzione la sezioni D) moduli da scaricare non è attiva mentre nella sezione E) Documenti da allegare è possibile caricare, qualora fosse necessario, solo un documento generico. DOPO l invio elettronico della rendicontazione finale il sistema produrrà i seguenti documenti (che troverete nella cartellina gialla): piano dei conti FSE; elenco riepilogativo dei giustificativi di spesa e di pagamento. I documenti dovranno essere scaricati, firmati digitalmente e ricaricati a sistema, come segue: 07/05/2014 pag 15 di 19
Tornare nella sezione Rendicontazione progetto e cliccare sulla cartellina gialla Cliccare su scarica moduli scaricare ciascun documento (icona sezione azioni) firmarlo digitalmente 07/05/2014 pag 16 di 19
Cliccare su carica documento selezionare rendicontazione e su conferma Caricare ciascun documento firmato selezionando nel Menù a tendina di Tipo documento Piano dei Conti FSE o Elenco riepilogativo dei giustificativi di spesa e di pagamento e poi cliccare su conferma 07/05/2014 pag 17 di 19
6. Altre Sovvenzioni riferite al lavoratore Per proseguire il processo, bisogna tornare nella sezione dossier progetti e seguire la procedura indicata ai punti 5.1 e 5.2 del presente documento, ossia tornare al Diagramma degli stati per la gestione del workflow del progetto. Per effettuare l inserimento delle altre sovvenzioni, cliccare sullo step 6 (NB Se non è stata inserita la rendicontazione questo passaggio non è possibile) e si apre la maschera per l inserimento dei dati e proseguire con continua e con l invio eletronivo dei dati. 07/05/2014 pag 18 di 19
La sezione del sistema informativo che va dal punto 6 in poi (Richiesta di liquidazione) sarà fruibile nelle prossime settimane. Appena completato tutto il processo informatico, verrà pubblicato un aggiornamento della presente guida. 07/05/2014 pag 19 di 19