ISTITUTO GIANNINA GASLINI L esperienza dell Istituto Gaslini nel passaggio da una gestione tradizionale a quella in Global Service Ing. Alessandro Gallo Roma, 12 luglio 2005
PARLEREMO DI... l organizzazione prima del G.S. pregi e difetti della gestione interna il passaggio dalla gestione interna al G.S. l organizzazione oggi pregi e difetti del G.S. un po di numeri 1/1
ORGANIZZAZIONE ANTE G.S. LE APPARECCHIATURE 4.268 1/4
ORGANIZZAZIONE ANTE G.S. I CONTRATTI DI MANUTENZIONE 15 contratti per le apparecchiature a supporto vitale ad alto contenuto tecnologico ad alta criticità di tipo Full risk manutenzione preventiva e correttiva 2/4
ORGANIZZAZIONE ANTE G.S. IL PERSONALE 2 unità tecnico/amministrative stipulazione contratti gestione personale tecnico gestione delle chiamate gestione del budget 3 tecnici (squadra MAE) interventi di manutenzione correttiva (apparecchiature fuori contratto) verifiche di sicurezza altro (TV, videoregistratori, ecc.) 3/4
ORGANIZZAZIONE ANTE G.S. assenza di supporto informatico archivio informatico inventario tecnico 4/4
DIFETTI GESTIONE INTERNA molti contratti molti referenti personale interno non completamente dedicato esigenze crescenti per reparti certificati 1/1
PREGI GESTIONE INTERNA conoscenza dettagliata delle apparecchiature e del loro stato manutentivo comunicazione diretta con il personale sanitario rapporti diretti con le ditte fornitrici 1/1
LA SCELTA DEL G. S. La Direzione dell Istituto sceglie di adottare il sistema Global Service per la gestione e la manutenzione di tutte le apparecchiature elettromedicali e scientifiche 1/1
I PASSI PER ORGANIZZARE IL SERVIZIO 1 - inventario completo di tutte le tecnologie 2 - scelta dei servizi da inserire in gara 3 - preparazione dei documenti di gara 4 - aggiudicazione 1/1
QUALCHE CONSIGLIO... L INVENTARIO Chiedere la collaborazione del personale sanitario Coinvolgere il personale sanitario 1/4
QUALCHE CONSIGLIO... NEI DOCUMENTI DI GARA Definire bene tutti i servizi che si intendono svolgere Definire bene tutte le classi di apparecchiature comprese nel servizio (inventario poco preciso) 2/4
QUALCHE CONSIGLIO... NEI DOCUMENTI DI GARA Definire bene l elenco dei consumabili compresi nel canone Definire le regole (p.e. FUORI USO) 3/4
QUALCHE CONSIGLIO... NEI DOCUMENTI DI GARA Predisporre moduli semplici per uniformare le offerte Prevedere i SERVIZI MIGLIORATIVI 4/4
L AGGIUDICAZIONE L aggiudicazione di un servizio di Global Service richiede: tempo impegno precisione 1/1
L ORGANIZZAZIONE OGGI AGGIUDICATARIA: Associazione Temporanea d Impresa Mandataria ESAOTE s.p.a. Elettronica Bio Medicale s.r.l. Mandanti Philips Medical Systems s.p.a. Poliedra Sanità s.r.l. 1/4
L ORGANIZZAZIONE OGGI I CONTRATTI: Solo UNO che comprende consulenze verifiche di sicurezza altro tarature e calibrazioni man. correttiva formazione man. preventiva 2/4
L ORGANIZZAZIONE OGGI APPARECCHIATURE 4.538 apparecchiature totali di cui -63 service - 1 comodato d uso 3/4
L ORGANIZZAZIONE OGGI Referente IGG Direzione tecnica ATI Tecnici MAE CALL CENTER Tecnici esterni Altri servizi Altri tecnici esterni 4/4
LE DIFFICOLTÀ INIZIALI Diffidenza nel personale sanitario Abitudini che devono cambiare (procedure diverse, più carta da scrivere ) I tecnici non conoscono il contesto 1/1
I DIFETTI GESTIONE G. S. < contatti con le ditte fornitrici < conoscenza della storia manutentiva delle apparecchiature < contatti con i reparti 1/1
PREGI GESTIONE G.S. un solo contratto di manutenzione unico interlocutore visione informatica dei beni presso i reparti sistema informatico aggiornato 1/1
UN PO DI NUMERI... Richieste pervenute: Periodo n. 01/10/04-31/10/04 192 01/11/04-30/11/04 165 01/12/04-31/12/04 181 01/01/05-31/01/05 226 01/02/05-29/02/05 170 01/03/05-31/03/05 181 01/04/05 30/04/05 144 01/05/05 31/05/05 191 01/06/05 30/06/05 169 Totale 1619 1/4
UN PO DI NUMERI... Periodo % richieste gestite tecnici ATI % richieste gestite tecnici MAE 01/10/04-31/10/04 91,15 8,85 01/11/04-30/11/04 84,25 15,75 01/12/04-31/12/04 73,00 27,00 01/01/05-31/01/05 71,69 28,31 01/02/05-29/02/05 68,82 31,18 01/03/05-31/03/05 67,41 32,59 01/04/05 30/04/05 65,98 34,02 01/05/05 31/05/05 72,78 27,22 01/06/05 30/06/05 74,56 25,44 Media Totale 74,40 25,60 2/4
UN PO DI NUMERI... entro 30 min.oltre 30 min. totale tempi di risposta n.int. % n.int. % n.int % ottobre 2004 38 20 154 80 192 100 novembre 2004 32 20 133 80 165 100 dicembre 2004 46 39 135 61 181 100 gennaio 2005 70 31 156 69 226 100 febbraio 2005 67 40 103 60 170 100 marzo 2005 49 21 132 79 181 100 aprile 2005 64 44 84 56 144 100 maggio 2005 110 57 81 43 191 100 giugno 2005 92 54 77 46 169 100 MEDIA 63,1 36,2 117 63,8 180 100 3/4
UN PO DI NUMERI... Tempi di risoluzione (dalla Offerta Erogata chiamata) % Interventi % Interventi N. Interventi Entro 4 ore lavorative 45% 47,81% 241 Entro 8 ore lavorative (1 giorno) 50% 53,63% 268 Entro 24 ore lavorative (3 giorni) 80% 77,57% 391 Oltre 24 ore lavorative (3 giorni) 20% 22,43% 113 Tempi di risoluzione sul periodo apr.-giu. 4/4
RICAPITOLANDO... Definire nel dettaglio i servizi oggetto del GLOBAL SERVICE Coinvolgere da subito il personale sanitario Preparare una buona documentazione di gara 1/2
RICAPITOLANDO... Tenere aggiornato e informato il personale sanitario Controllare costantemente l operato della ditta aggiudicataria del servizio 2/2
A VOI LA SCELTA... RIFERIMENTI: Ing. A. Gallo e-mail: ambientesicurezza@ospedale-gaslini.ge.it tel.: 010 56 36 728 1/1