Semplificazione amministrativa e contabile assegni di ricerca e borse di dottorato Nei primi mesi dell anno sono state assunte le seguenti decisioni: Assegni di ricerca a valere su fondi di struttura: imputazione secondo il principio della competenza economica (nessun riporto di stanziamenti) Borse di dottorato di ricerca: imputazione contabile in capo alla Scuola Dottorale previo trasferimento dei fondi da parte delle strutture, con tre possibili modalità: Trasferimento per quote di competenza Trasferimento immediato dell intero importo triennale della borsa Trasferimento di quote annuali di borsa In ogni caso nessun riporto di stanziamento da un esercizio al successivo La nuova modalità relativa alle borse di dottorato è stata attuata e trova formalizzazione in comunicazioni alle strutture da parte di ABiF e in una delibera della Scuola inoltrata alle strutture da parte della stessa. La modalità di gestione degli assegni per competenza, stando alle evidenze contabili, viene rispettata.
Monitoraggio dell'indice relativo al limite di indebitamento e limite del fabbisogno Il limite di indebitamento risulta rispettato. Non si è proceduto ad attivazione di nuovi finanziamenti e non vi è previsione a brevemedio termine di ricorso a nuovo indebitamento. Si è di recente raccolta tutta la documentazione da inviare a BEI per la chiusura del progetto. Limite del fabbisogno: è stata inviata al Miur richiesta di elevazione, perché negli ultimi anni il limite è troppo basso rispetto alle effettive esigenze
Presentazione Piano di decentramento processi contabili La task force ha individuato i processi che saranno oggetto di decentramento a partire dal 1 gennaio 2016: Gestione ciclo passivo; Gestione costi attuata mediante documenti generici di spesa; Gestione ciclo attivo Gestione dei compensi per rapporti di durata inferiore a 6 mesi. In corso le attività di: Configurazione di sistema (UGov e Tesowebsign) Formazione del personale delle strutture Definizione modalità di coordinamento e controllo; Sono in corso lavori da parte di ABiF e ASIT per le riconfigurazioni di sistema per ciò che attiene all'applicativo contabile (UGov) e all'applicativo della banca. La riconfigurazione richiede notevole impegno per lo studio delle casistiche in relazione alle possibilità di sistema. Sono in corso di organizzazione due giornate di formazione da realizzarsi nel mese di dicembre per gli operatori dei dipartimenti coinvolti nelle nuove attività. Sono allo studio modalità di coordinamento tra AC e strutture per garantire omogeneità di comportamento nelle rilevazioni contabili e modalità di impostazione dei controlli contabili
Entrata a regime della fatturazione elettronica ed entrata a regime split payment E stato garantito il rispetto delle tempistiche nell attuazione della normativa relativa. L attuazione dello split payment ha determinato lavoro aggiuntivo conseguente alle tempistiche di adeguamento del sistema contabile da parte di Cineca La fatturazione elettronica ha determinato una quantità ingente di maggiori carichi di lavoro conseguenti: alla necessità di verificare tutte le casistiche e adeguare e testare i software; alla gestione delle anomalie; alla necessità di fornire assistenza alle strutture (sia tramite incontri che mediante consulenza telefonica); al ripensamento di alcune procedure relative ai contratti al personale (fatture di professionisti) Prosegue un carico di lavoro ancora piuttosto consistente per la consulenza e il supporto alle strutture
Rispetto delle scadenze contabili Obiettivo relativo al bilancio consuntivo: 30/06/2015 Il bilancio consuntivo ha avuto parere positivo del Senato Accademico nella seduta del 1/7/2015. E stato oggetto di discussione in Consiglio di Amministrazione nella seduta del 10/7/2015 e di approvazione nella seduta del 2 ottobre 2015. Le operazioni di chiusura si sono rivelate particolarmente complesse, trattandosi della prima chiusura di esercizio in Ugov con le nuove logiche contabili Obiettivo relativo al bilancio preventivo: 20/12/2015 A novembre è stato presentato agli organi il documento sugli equilibri di bilancio. A dicembre verrà deliberato il Bilancio nella sua formulazione di dettaglio
Regolamento di Contabilità La formulazione dell obiettivo prevedeva: Bozza documento al DG - giugno 2015 Documento definitivo - entro 15/10/2015 Slittamento dei tempi relativi alla bozza. Altri obiettivi (il primo consuntivo in CoEp, la fatturazione elettronica, il decentramento) hanno assorbito una quantità ingente di risorse per buona parte dell anno Si è proceduto all analisi di regolamenti di altri atenei. Si è stesa una prima bozza di regolamento. In corso di stesura il Manuale Tecnico Operativo. La bozza va perfezionata e redatta la prima versione del Manuale Tecnico Operativo, il cui contenuto è condizionato anche dai cambiamenti organizzativi in corso. Si prevede presentazione agli organi nei primi mesi del 2016.
Produzione delle certificazioni Le certificazioni sono state prodotte. Notevoli difficoltà sono state determinate da novità normative e dalla prima gestione delle certificazioni con il nuovo applicativo. La produzione di certificazioni per gli studenti è avvenuta con estrema difficoltà e notevole dispendio a causa della impossibilità nel 2014 di gestione delle liste parametriche causa la mancata integrazione tra anagrafiche Ugov e anagrafiche Esse3.
Integrazione tra UgovCo e Esse3 Sono in corso le attività per consentire l integrazione tra UGovCo e Esse3 per quanto attiene a: Anagrafiche (con caricamento automatico degli IBAN delle carte multiservizi) Caricamento di atti di carriera per la gestione di rimborsi tasse e erogazione borse di studio Gestione delle liste parametriche