Il Progetto Flussi Documentali nel Comune di Livorno www.comune.livorno.it a cura di Graziella Launaro Si premettono alcuni dati ed informazioni sulla realtà del Comune di Livorno, ritenuti utili al fine di consentire un apprezzamento del contesto entro il quale si è sviluppato il progetto. Abitanti 162.321 Dipendenti Comunali: 1.656 Impiegati amministrativi: 593 Sedi Uffici Comunali amm.vi: 20 Organigramma Comune di Livorno Sindaco Gabinetto del Sindaco Polizia Municipale Amm.va Segretario Generale Conferenza Dirigenti di Area Unità Org.va Uffici e Servizi Area 1 Affari Generali Area 2 Sviluppo Economico e Finanziario Area 3 Sviluppo Socio Culturale Area 4 Assetto del Territorio La rete nel Comune di Livorno Il Comune di Livorno ha sviluppato, negli ultimi anni, una rete telematica ad alta velocità che collega i tre palazzi comunali con 20 sedi periferiche, permettendo di collegare più di 600 posti di lavoro.
Inoltre, sono attivi collegamenti internet tramite la costituzione, sin dal 1995, della rete Civica Livornese RCL (http:\\www.comune.livorno.it) e della rete Unitaria dlle Pubbliche Amministrazioni di Livorno RUL entrambe aderenti alla Rete Telematica della regione Toscana RTRT Il Progetto Flussi Documentali Il collegamento in rete degli uffici comunali gennaio 1999 progetto LABRONET, ha consentito di attivare un sistema di gestione dei documenti unico per tutto l ente attraverso il progetto Flussi Documentali per lo sviluppo di: Protocollo Informatico Gestione Informatica atti Gestione Informatica procedimenti Amministrativi Archiviazione ottica Il nuovo sistema di gestione dei documenti è concepito in integrazione con l uso di: scanner posta elettronica firma digitale WEB Internet/Intranet Si riportano di seguito le principali fasi attuative del progetto: Novembre 1997 Approvazione del progetto informatico di massima - Avvio Gruppo di Lavoro per macroanalisi del progetto Luglio 1998 gara per affidamento fornitura programma di base Ottobre 1998 personalizzazione degli applicativi e avvio formazione dei dipendenti Gennaio 1999 Avvio utilizzo del nuovo programma di protocollo informatico presso l ufficio protocollo (8 postazioni) e le Segreterie delle Aree e strutture di staff (5 postazioni)
Aprile - Giugno 1999 Avvio utilizzo dell applicativo per la gestione degli atti deliberativi della Giunta e del Consiglio Settembre 1999 Avvio progetto di sperimentazione della Firma Digitale Ottobre 1999 Avvio test procedure gestione pratiche Gennaio 2000 Avvio Workflow per: Pratiche edilizie e commerciali Notifiche comunali Albo pretorio Formazione Professionale Il Progetto è stato connotato da una consistente attività di formazione del personale, sia sul versante normativo che informatico. Nell anno 1999 in particolare si sono avute le seguenti iniziative: Corso n. dipendenti n. corsi n. ore Totali Introduzione DPR 26 1 3 428/98 Utilizzo Protocollo 104 7 53 Utilizzo Gestione 25 2 18 Pratiche Utilizzo Gestione Atti e 20 2 11 Delibere E-mail ed informazione 180 12 48 su progetto Gestione pratiche e 58 10 80 sportello unico Alfabetizzazione 28 4 24 informatica Convegno su Firma 89 5 Digitale TOTALE 530 38 242
Costi progetto La realizzazione del progetto ha visto impegnate, in maniera rilevante, le risorse interne del Comune, soprattutto nelle fasi di analisi e personalizzazione degli applicativi. Ciò ha permesso, oltre al raggiungimento di una maggior corrispondenza del progetto alla realtà dell Ente, un abbattimento dei costi di realizzazione dello stesso. Fasi Costi di struttura Costi Generali Programmazione Realizzato con strutture interne Rilevazione ed analisi Realizzato con strutture interne Risultato studio Realizzato con strutture fattibilità interne Infrastrutture 178.404.000 Hardware Applicazione software 130.000.000 e Hardware dedicato Infrastrutture TLC Assistenza 9.600.000 Rete locale e Wan preesistente Manutenzione 7.200.000 Formazione Totale 325.204.000 Caratteristiche generali del protocollo L obiettivo in questa materia, è stao quello di recuperare nel protocollo generale le informazioni relative a documenti in precedenza registrati su protocolli di singoli uffici, normalmente su cartaceo o su P.C. non in rete. Attualmente esiste un Protocollo unico per tutto l Ente salvo specifica autorizzazione per protocolli separati. Tutte le stazioni sono abilitate per lo smistamento ed il protocollo interno.
Stazione di protocollo in arrivo è l U. Protocollo generale, sono tuttavia autorizzati uffici determinati per specifica tipologia di documenti (n.40). Stazioni di protocollo in uscita sono sia l Ufficio Protocollo generale che i singoli uffici per i documenti da essi prodotti (n.140). Viene, inoltre, attuata una progressiva rilevazione protocolli standard (attualmente n.118) Primi dati sul protocollo informatico Con l introduzione del protocollo informatico unico per tutto l ente, operazione avvivata progressivamente per tutto l ente dal gennaio 1999, si sono registrati i seguenti risultati: Anno 1998 n.47902 protocollo generale Anno 1999 n.70858 protocollo generale 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 N. Protocolli 1998 1999
Il Protocollo nei primi 4 mesi degli ultimi tre anni 35000 30000 25000 20000 15000 10000 1998 1999 2000 5000 0 Gennaio Febbraio Marzo Aprile Protocollazione prevede in particolare: l assegnazione per ogni documento del numero di prot., della struttura di destinazione, ma anche la possibilità, tramite scanning, dell archiviazione ottica Smistamento Con il protocollo viene registrata l assegnazione del documento alla struttura competente che potrà registrare eventuali smistamenti successivi. I dati contenuti nella maschera del programma, e la stessa archiviazione ottica del documento, possono essere implementati dall ufficio di destinazione. Ricerca e visualizzazione Possono essere fatte ricerche per numero protocollo, data, assegnatario, oggetto (anche per parole o frasi) i documenti possono essere: archiviati otticamente visualizzati stampati inviati via fax o via mail ad altri utenti.
La gestione degli atti (Deliberazioni G.C. e C.C.)consente ad oggi: Invio O.d.G. della Giunta e del Consiglio per e-mail Costituzione Archivio informatico degli atti di Giunta (delibere e direttive), Consiglio e atti sindacali disponibile in rete Partecipazione agli uffici degli atti e delle direttive di cui sopra tramite e-mail Pubblicazione Atti deliberativi su Web Il protocollo è integrato con le procedure che consentono: Creazione di fascicoli virtuali Gestione iter pratiche Pratiche e Procedimenti Caratteristiche fondamentali Autoconfigurabilità: Indici diversi a secondo dell applicazione (Licenze Edilizie, Commercio Fisso, Pubblici Esercizi, ecc.) Trasversalità: integrata in tutte le altre applicazioni e da esse direttamente richiamabile con passaggio automatico dati. Gestione abilitazione operativa degli utenti Gestione accessi attraverso Web ai documenti in Pratiche Multimedialità e Workflow Management Il progetto gestisce il Workflow dei documenti a partire dal protocollo informatico per arrivare, tramite la gestione dell iter pratiche, a servizi erogati sul Web, integrati anche con la tecnologia della firma digitale. Su questo tema si segnalano alcuni progetti in corso d attuazione Visione su Web dello stato di pratiche edilizie e commerciali a professionisti ed imprese (in test dal 7 aprile) Visione su Web ai Consiglieri Comunali delle pratiche all O.d.G. Workflow per procedura liquidazione straordinari all interno dell Ente
In via conclusiva si evidenzia come il progetto Flussi Documentali abbia assunto, nella realtà del Comune di Livorno, carattere allo stesso tempo di strumento di gestione ordinaria del lavoro di ufficio e programma di lavoro al fine di sfruttare la rete per i vantaggi indiscutibili che questa presenta soprattutto per l integrazione delle attività sia all interno dell ente che nel rapporto con i soggetti esterni