L ALLOCAZIONE DEI COSTI GENERALI CON MICROSOFT EXCEL PREMESSA L allocazione dei costi ha principalmente lo scopo di: fornire informazioni utili per le decisioni di management: i valori allocati possono infatti essere interpretati come il costo-opportunità nell utilizzo delle risorse aziendali; ridurre l uso inopportuno delle risorse: l allocazione del loro costo fa in modo che esse non appaiano gratuite per le funzioni aziendali che le utilizzano, ma anzi ne valutino l efficienza; calcolare i valori di costo pieno necessari per alcune attività contabili, quali la valorizzazione delle scorte di magazzino; fornire informazioni per il calcolo dei prezzi di vendita dei prodotti/servizi. L applicazione, realizzata con Microsoft Excel, ha lo scopo di agevolare la fase di allocazione dei costi generali sulle dimensioni di analisi (famiglie di prodotto, divisioni,ecc.). Essa è realizzata in modo da assicurare la massima flessibilità nel caso di aggiunta di nuovi elementi, grazie all utilizzo di alcune funzionalità di Excel, che agevolano tale scopo. L esempio realizzato prende in considerazione solo valori previsionali di budget; lo stesso schema può, tuttavia, essere applicato anche a valori di consuntivo. Per un nuovo utilizzo è necessario svuotare le celle che contengono dati di input: è consigliare fare prima una copia della cartella di esempio, in modo da mantenere un riferimento per la comprensione delle funzionalità. STRUMENTI EXCEL UTILIZZATI Funzioni Indirizzo, Scarto, Indiretto e Somma.Se Indirizzo: crea un indirizzo di cella in formato testo in base ai numeri di riga e di colonna specificati; Scarto: restituisce un riferimento a un intervallo di celle, spostato di un numero specificato di righe e di colonne rispetto a una cella iniziale; Indiretto: restituisce il contenuto specificato da una stringa di testo, che esplicita l indirizzo di una cella. La sua utilità consiste nel rendere possibile il cambio di riferimento ad una cella, all'interno di una formula, senza dover modificare la formula stessa; Somma.Se: somma il valore contenuto in un intervallo di celle specificate secondo un criterio di selezione che si applica su un altro intervallo di celle, parallelo al primo. Per maggiori dettagli rimandiamo alla guida in linea, che risulta esaustiva su questi argomenti. Convalida: consente di stabilire quali dati possono essere inseriti in una cella o in un intervallo di celle. Selezionando la relativa opzione dal menù Dati, viene attivata una finestra di dialogo che gestisce i criteri di convalida, il messaggio di input da visualizzare quando ci si posiziona sulla cella, in funzione di commento, ed il messaggio di errore da visualizzare nel caso in cui non sia rispettato il criterio impostato.
CONVALIDA DATI Formattazione condizionale: consente di applicare un formato particolare ad una cella, in termini di carattere, bordo e motivo, in funzione di condizioni di controllo. Queste condizioni, fino ad un massimo di tre in cascata, consentono di confrontare valori di celle, utilizzare funzioni, costruire formule. Lo strumento è selezionabile nel menù Formato.
UTILIZZO DELL APPLICAZIONE All apertura della cartella Excel una macro predispone l ambiente di lavoro, posizionando il focus sul foglio iniziale ed attivando una barra di menù personalizzata, che agevola la selezione dei fogli che compongono l applicazione. Nel foglio iniziale è necessario inserire il nome della società e l anno di riferimento per il budget; tali dati vengono utilizzati come intestazione in tutti gli altri fogli di input e di risultato. I pulsanti Crea barra e Nascondi barra, consentono di ricreare e/o eliminare la barra di menù personalizzata; i pulsanti Nascondi Schede e Visualizza Schede, consentono di nascondere o visualizzare l elenco dei nomi dei fogli che costituiscono l applicazione. Per garantire il corretto funzionamento dell applicazione, non è possibile inserire e/o eliminare righe e colonne nei fogli di input. Questo divieto tassativo deriva dal fatto che in diversi fogli della cartella sono presenti riferimenti per le formule che l utente non vede direttamente; ogni modifica può, perciò, provocare la perdita di dati e quindi la visualizzazione di errori nelle celle di risultato. La flessibilità di utilizzo, in termini di aggiunta di nuovi elementi, è infatti garantita dalle caratteristiche delle formule utilizzate e non dalla possibilità di inserire/cancellare righe/colonne. Per maggior chiarezza, tutti i dati di input sono rappresentati da celle con uno sfondo di colore giallo: tutte le altre celle contengono formule di calcolo. Per evitare cancellazioni alle formule è stata inserita una protezione, senza password, nei fogli di lavoro. BARRA DI MENU PERSONALIZZATA La barra di menù personalizzata prevede 6 opzioni (menù di scelta rapida) così definite:
MENU, che consente di ritornare alla pagina iniziale dell applicazione; ANAGRAFICHE, che riepiloga i fogli di anagrafica gestiti, articolandosi nelle seguenti voci: Famiglie prodotto: gestisce l anagrafica delle famiglie di prodotto. L unica informazione richiesta è la descrizione della famiglia di prodotto. Possono essere inseriti fino ad un massimo di 5 famiglie di prodotto. Articoli: gestisce l anagrafica degli articoli di prodotto, raggruppati per le famiglie precedentemente specificate. Anche in questo caso l unica informazioni richiesta è la descrizione dell articolo. Possono essere inseriti fino ad un massimo di 15 articoli per ogni famiglia di prodotto. VENDITE, che attiva un sottomenù che si articola nelle seguenti voci: Quantità di vendita: gestisce l inserimento delle quantità di vendita mensili per articolo.
Prezzi di vendita: gestisce l inserimento dei prezzi di vendita mensili per articolo.
Fatturato complessivo: evidenzia il fatturato complessivo derivante dalle definizioni di quantità e prezzi esplicitate nei fogli precedenti. COSTI VARIABILI, che riepiloga i fogli di dettaglio dei costi variabili. Ogni foglio consente di determinare una riga di Conto Economico. E possibile, tuttavia, far confluire il totale di più fogli in una stessa riga. Il legame tra questi fogli e la riga di Conto Economico viene definita nel foglio di riepilogo (prima voce del menù). In particolare in questa tabella deve essere specificato il nome del foglio di dettaglio (colonna B), la riga di Conto Economico in cui far confluire il valore (colonna C) ed il nome del foglio contenente i dati rispetto ai quali viene calcolato il costo variabile (colonna D). Gli sconti, ad esempio, sono determinati in termini percentuali rispetto al fatturato; per tale ragione, nella colonna D è stato specificato
il nome del foglio contenente il fatturato complessivo; i costi standard, per contro, sono definiti in termini unitari rispetto alle quantità prodotte. L applicazione prevede la possibilità di gestire fino ad un massimo di 20 dettagli di costo/ricavo variabile. A scopo di esempio sono state create cinque voci. I fogli di dettaglio dei costi variabili prevedono l inserimento del valore mensile che può essere espresso in termini percentuali, quando riferito ad un altra grandezza di tipo economico, o in valore assoluto, quando riferito ad una grandezza di volume. COSTI FISSI, che riepiloga i fogli di dettaglio dei costi di struttura. Anche in questo caso è necessario specificare nella tabella di riepilogo (prima voce di menù) il nome del foglio di dettaglio e la riga di Conto Economico in cui far confluire il valore.
L applicazione prevede la possibilità di gestire fino ad un massimo di 20 dettagli di costo/ricavo. A scopo di esempio sono state create cinque voci. I fogli di dettaglio dei costi fissi prevedono l inserimento di: la descrizione (cella C3); la tipologia della voce (cella A4), selezionando la relativa opzione dall elenco disponibile (C:costo, R:ricavo); la percentuale di costo relativo al TFR (cella C4), da impostare solo nel caso di costo per lavoro dipendente. Per tutti gli altri casi la percentuale deve essere uguale a 0, l aliquota Iva applicata (cella C5), se significativa; la percentuale di deducibilità del costo ai fine della determinazione della base imponibile IRAP (cella C6) (esempio: 0% completamente indeducibile, 100% completamente deducibile); la percentuale di deducibilità del costo ai fine della determinazione della base imponibile REDDITI (cella C7); il valore mensile di competenza (celle F6:Q6); la percentuale di allocazione del costo alle famiglie di prodotto (celle D8:D12) e la percentuale che deve essere considerata come costo comune (cella D13). La somma dei valori di queste sei celle deve essere 100%; la funzione formattazione condizionale segnala tutti i casi in cui ciò non si verifichi. La ripartizione nei diversi mesi nell anno è costante; il criterio da utilizzare per la successiva allocazione della quota comune dei costi fissi alle famiglie di prodotto (cella D18), selezionando la relativa opzione dalla casella a discesa; I criteri di allocazione previsti per i costi comuni sono: Fatturato: il driver è rappresentato dall incidenza del fatturato mensile di ogni famiglia di prodotto rispetto al totale complessivo aziendale; Margine: il driver è rappresentato dall incidenza del margine mensile di ogni famiglia di prodotto rispetto al totale complessivo aziendale; Costi: il driver è rappresentato dall incidenza dei costi fissi allocati direttamente su ogni famiglia rispetto al totale; % Fissa: l allocazione viene effettuata sulla base di percentuali fisse, stabilite dall utente, che vanno inserite nelle celle F41:Q46;
No Alloc: non viene effettuata alcuna allocazione dei costi comuni alle famiglie di prodotto. REPORT, che riepiloga i report pronti per la stampa. In particolare è possibile visualizzare: il margine di prodotto, calcolato come differenza tra fatturato complessivo e costo standard. La definizione del costo standard è gestita dal sottomenù Costi variabili.
il Conto economico per famiglia prodotto espresso in valore assoluto e in termini percentuali. Nella cella C4 è necessario inserire il mese di riferimento (da 1 a 12) per la visualizzazione del valore progressivo; ad esempio inserendo 6 viene visualizzato il conto economico progressivo relativo ai primi sei mesi dell anno. AGGIUNTA DI NUOVE VOCI DI COSTO Come descritto in precedenza, nelle opzioni di menù Costi Variabili e Costi Fissi la prima voce visualizza il riepilogo dei nomi dei fogli che contengono i dati, così come di seguito evidenziato per il menù Costi Variabili.
Per tale ragione, ogni volta che si deve procedere all inserimento di un nuovo elemento una nuova voce dei costi variabili o una nuova voce dei costi fissi - è necessario eseguire le seguenti attività: Creare una copia di un foglio della stessa categoria di costo. Nel caso di inserimento di una nuova voce di Costi variabili è necessario creare una copia, ad esempio, del foglio Sconti; Rinominare il foglio in modo che rappresenti la nuova voce; Inserire nella tabella di riepilogo il nome appena creato; Rilanciare la funzione Crea Barra, per poter visualizzare la nuova voce all interno del menù di riferimento.