openmag 3 Guida utente

openmag 3 Guida utente Opendoc Srl v. 0.5 draft 17-10-2010 Copyright 2010 Opendoc Srl Tutti i diritti sono riservati a norma di legge. Nessuna parte di questa guida può essere riprodotta con sistemi elettronici, meccanici o altri, senza l autorizzazione dell autore. 1

openmag 3 - Guida utente 1. Introduzione OpenMAG (OM) è l applicazione di Opendoc per la creazione e la gestione dei metadati per gli oggetti digitali secondo lo schema XML MAG dell ICCU 1. OM consente di gestire tutte le fasi di produzione successive all acquisizione degli oggetti digitali. In particolare OM gestisce i seguenti processi: inserimento metadati descrittivi o loro importazione (via file CSV) importazione oggetti digitali (master e derivati) gestione oggetti digitali in più cartelle creazione oggetti digitali derivati (solo immagini) gestione procedure controllo di qualità gestione nomenclatura oggetti digitali gestione struttura documenti esportazione metadati e relativi oggetti digitali in formato XML-MAG OM è disponibile in tre versioni: Free Edition (FE): permette di gestire fino a un massimo di 5 documenti; permette di lavorare su singole postazioni senza condivisione della base dati; Base Edition (BE): permette di lavorare su singole postazioni senza condivisione della base dati; Advanced Edition (AE): permette di lavorare in rete con condivisione della base dati e del repository degli oggetti digitali. OM supporta i tipi di oggetti digitali ammessi dallo schema MAG e in particolare: formati immagini (sezione <img>): jpeg, tiff, gif, png, pdf formati audio (sezione <audio>): WAV, MP3, MPEG, Real Audio, MIDI formati video (sezione <video>): Real Video, Windows Media Video, MPEG, AVI, ASF) formati OCR (sezione <ocr>): txt, html, pdf, rtf, doc 2 formati DOC (sezione <doc>): txt, html, pdf, rtf, doc 2. Installazione 2.1.1 Contenuto del pacchetto di distribuzione Il pacchetto di distribuzione contiene i seguenti elementi: OpenMAG_n.n.n.exe: è l'installer dell'applicazione openmag; sql (cartella): contiene gli script di creazione e setup del database (solo AE); istruzioni.txt: il documento di istruzioni per l'installazione. docs (cartella): contiene la guida utente (openmag3_guida_utente.pdf) e il modello di importazione in batch (openmag_batch_import_template.csv) OpenMAG Advanced Edition richiede l'installazione di un software DBRMS non compreso nel pacchetto di distribuzione. Si consiglia l'uso di MYSQL Community Edition e del relativo ODBC connector. Questi componenti sono scaricabili gratuitamente dal sito dev.mysql.com: MySQL Community Edition (http://dev.mysql.com/downloads/mysql/4.1.html) MySQL Connector/ODBC (http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/3.51.html) OpenMAG è stato testato con le seguenti versioni software: Windows: MySQL 4.0.16 con MySql Connector 3.51.27 1 Per un introduzione allo schema MAG vedere il documento di presentazione del Comitato Metadati Amministrativi Gestionali (MAG) all indirizzo http://www.iccu.sbn.it/genera.jsp?id=99. 2 La visualizzazione dei formati PDF, DOC ed RTF richiede l'installazione sulla workstation di applicazioni di terze parti (non comprese nell'installazione) 2

Linux: MySQL 4.1.14 con MySql Connector 3.51.27 2.1.2 Setup database (solo versione AE) 2.1.2.1 Installazione MySQL Community Edition L'installazione deve essere eseguita da utente con privilegi di amministratore. Dal prompt di Windows, far partire MySQL come servizio: C:\Programmi\mysql\bin\mysql> mysqld --install 2.1.2.2 Creazione database "openmag" (su server/client Windows) Copiare la directory di distribuzione 'sql' in C:\TEMP e verificare che MySQL sia stato installato in C:\Programmi\MySQL; per la creazione del database digitare i seguenti comandi dalla shell: C:\> cd TEMP\sql C:\> \Programmi\mysql\bin\mysql -u root mysql> source CreateUser.sql mysql> quit C:\> \Programmi\mysql\bin -u openmag mysql> source CreateTables.sql mysql> source CreateIndexes.sq In caso di problemi, lanciare lo script DropTables.sql per cancellare il contenuto di tutte le tabelle. 2.1.2.3 Installazione e configurazione Driver ODBC Installare il driver ODBC da un account utente con privilegi di amministratore. Aprire il pannello di controllo Origine dati (in Pannello di Controllo > Strumenti di amministrazione > Origine dati). Nella sezione DSN utente aggiungere una nuova data source di tipo MySQL ODBC. Configurare la nuova data source nel seguente modo: Data Source Name: openmag Description: openmag Server: <host-che-ospita-il-database> (inserire localhost se il database è sulla stessa macchina dell applicazione OM oppure immettere l IP o il nome del server di rete dove si trova il database) User: openmag Password: (nessuna) Database: openmag IMPORTANTE: se OM deve essere usato anche da altri utenti del PC, è necessario ripetere la procedura anche nella sezione "DSN di Sistema" del pannello Origine dati. Figura 1 - Pannello configurazione data source ODBC 3

2.1.3 Installazione openmag (su postazione Windows) Lanciare l applicazione di installazione e seguire la procedura indicata a schermo. Durante la procedura sarà chiesto di specificare il percorso della cartella di esportazione di default. Al termine sarà creata l icona dell applicazione sul desktop. NOTA BENE: nella versione AE se il programma è installato da un utente con privilegi di amministratore e deve essere usato anche da utenti non-amministratori, è necessario: a) modificare manualmente le autorizzazioni della chiave di registro per mezzo del programma regedit.exe nella sezione HKEY_LOCAL_MACHINE > Software > Opendoc > OpenMAG b) modificare le ACL della cartella di installazione 3. Requisiti minimi di sistema Sistema operativo OpenMAG : W2K, XP, Vista, Windows 7 (32/64bit) DBRMS (solo AE): W2K, XP, Vista, Windows 7 (32/64bit), Linux/Unix Workstation Intel Core Duo 2 GHZ Memoria 1 GB Ram DBRMS (solo AE) MySql 4.1.X, MySql 5.0.X Altri requisiti Monitor 20 4

4. Workflow Il processo di produzione metadati (workflow) in OM si articola nei seguenti passaggi: Creazione nuovo documento Importazione o creazione dati di catalogazione Importazione oggetti digitali master/derivati Creazione oggetti digitali derivati Esportazione in formato XML-MAG OM gestisce gli oggetti digitali nel suo repository e i dati di catalogazione in una base dati in formato SQL (es. MySQL). Per produrre i metadati è dunque necessario che il materiale (oggetti digitali master/derivati e dati di catalogazione) sia importato nel sistema o prodotto (oggetti digitali derivati e dati di catalogazione) al suo interno. L applicazione permette di lavorare su un documento alla volta, sia in fase di creazione che di modifica. Una volta inseriti nel sistema i documenti possono essere richiamati per lo operazioni di catalogazione, revisione ed esportazione. 4.1. Creazione nuovo documento E possibile creare un nuovo documento dal comando lanciato dal menu File -> Nuovo (Ctlr + N) o dal pulsante Crea nuovo documento (icona documento) posto sulla toolbar principale. Il comando apre una finestra dalla quale è possibile specificare le informazioni obbligatorie per la creazione di un nuovo documento ovvero: Titolo: titolo primario del documento; Codice: codice univoco del documento (v. cap 4.1.1); Livello bibliografico: livello della descrizione bibliografica; i valori sono quelli definiti dallo standard MAG (v. pag. 47 MAG Manuale Utente 2.0.1); Profilo progetto: profilo dati del progetto di digitalizzazione (v. cap. 4.1.3); Profilo metadati tecnici: profilo dati che descrive le tecnologie e i processi di digitalizzazione; Salva unità in: cartella radice del repository dove sono archiviati i file degli oggetti digitali del documento (v. cap. 5.3); Oggetti digitali: set degli oggetti digitali che compongono il documento (es. IMG, AUDIO, ecc.); Completezza: dati che identificano i livello di completezza del processo digitalizzazione; i valori sono quelli definiti dallo standard MAG (v. pag. 40 MAG Manuale Utente 2.0.1); Diritti di accesso: dati che specificano le condizioni di accessibilità del documento; i valori sono quelli definiti dallo standard MAG (v. pag. 39 MAG Manuale Utente 2.0.1) Al termine dell inserimento dei dati, premendo il pulsante Crea, l applicazione creerà in automatico, nella cartella specificata nel campo Salva unità in (repository file), la struttura di archiviazione degli oggetti digitali (v. cap. 5.3). Il nuovo documento è rappresentato nel Pannello di struttura documento da un icona a forma di libro (v. cap. 6.3). 5

Figura 2 - Maschera creazione nuovo documento 4.1.1 Codice E il codice univoco che identifica il documento all interno del sistema; viene scelto dall utente al momento della creazione del documento e non può essere modificato successivamente. Il valore deve essere univoco all interno della base dati di OM. Si consiglia di adottare un sistema di codificazione ad hoc adatto a formalizzare l ID del documento digitale, composto ad esempio da un prefisso e da un numero sequenziale. I codici di identificazione del documento analogico quali,ad esempio, il codice SBN o ISSN, possono essere definiti in altri campi della maschera dei dati generali del documento (v. cap. 4.7.1). 4.1.2 Livello bibliografico E campo che definisce il livello bibliografico del documento. I valori sono conformi alle specifiche dello schema MAG, sezione <bib>, attributo <level> (v. pag. 47, MAG Manuale Utente 2.0.1 e pag. 1, Addenda a manuale MAG 2.0.1 per nuovo schema con bib level per archivi). 4.1.3 Profilo progetto Il Profilo progetto raccoglie le informazioni del progetto di digitalizzazione in conformità alle specifiche dello schema MAG, sezione <gen> (v. pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1). Le informazioni sono gestite da un apposito modulo richiamabile durante la procedura di creazione di un nuovo documento (v. Figura 2) o successivamente selezionando il livello documento, nel pannello Dati generali (v. cap. 4.7.1). I profili vengono salvati nel DB e possono essere associati ai nuovi documenti nonché a quelli esistenti. Il Profilo progetto è definito dai seguenti elementi: Titolo: nome del progetto (mappato nell elemento MAG <collection> - pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1); URL progetto: pagina web di presentazione del progetto (mappato nell elemento MAG <stprog> - pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1); Agenzia: profilo dati dell agenzia responsabile del progetto di digitalizzazione (v. cap. 4.1.4); Collezione posseduta da: ente che possiede il fondo digitalizzato (mappato nell elemento MAG <library> - pag. 58, MAG Manuale Utente 2.0.1). 6

Figura 3 - Maschera gestione Profilo progetto Un profilo non abbinato ad un documento può essere eliminato tramite l apposito pulsante Elimina presente nel pannello di indice dei progetti. 4.1.4 Profilo agenzia Il Profilo agenzia raccoglie le informazioni relative ai soggetti responsabili del progetto di digitalizzazione in conformità alle specifiche MAG, sezione <gen>, elemento <agency> (v. pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1). Le informazioni sono gestite da un apposito modulo richiamabile dal pannello Modifica progetto (v. Figura 4). Ciascun profilo può essere associato ad ogni nuovo progetto o ad uno già esistente. Il profilo dell agenzia è definito dai seguenti elementi: Cod. Agenzia: il codice dell agenzia (obbligatorio). Questo dato viene impiegato nella composizione del nome delle cartelle e dei file XML durante l esportazione (v. cap. 4.8.2). Si consiglia di usare, come codice per le biblioteche e gli istituti censiti, l identificativo dell anagrafe ICCU (es. IT-PR0164) 3 ; Nome abbreviato: nome abbreviato dell agenzia (obbligatorio). Questo dato viene impiegato all interno dell applicazione e per la composizione del nome della cartella dei documenti sul disco di lavoro (v. cap. 5.1); Nome esteso: nome esteso dell agenzia (obbligatorio). Il valore è mappato nell elemento MAG <agency> seguito dal valore del campo codice agenzia (es. Casa della musica. Archivio storico del Teatro Regio. Sezione storica, Parma - IT-PR0164); Descrizione: descrizione dell agenzia. Il valore non viene attualmente usato né internamente né nell esportazione XML. Figura 4 - Maschera gestione Profilo agenzia I profili delle agenzie possono essere eliminati dall apposito comando Elimina presente nel pannello di indice, a condizione che non siano stati abbinati ad un profilo di progetto. 4.1.5 Profilo metadati tecnici Il Profilo metadati tecnici raccoglie le informazioni relative al processo e alle tecnologie di digitalizzazione in conformità alle specifiche dello schema MAG, sezioni <img>, <audio> e <video>. 3 L Anagrafe ICCU delle biblioteche è consultabile all indirizzo http://anagrafe.iccu.sbn.it/index.html 7

Le informazioni sono organizzate in ogni pannelli, ciascuno dei quali raccoglie i dati specifici di ciascun tipo di oggetto. Al profilo deve essere attribuito un nome per la sua identificazione. Si consiglia di creare i profili per gruppi di oggetti digitali omogenei prodotti con le stesse tecniche e processi. I profili dei metadati tecnici possono essere associati al nodo documento e a ciascun nodo cartella. I dati dei profilo associato al nodo documento si estendono in automatico a tutti gli oggetti digitali contenuti nei nodi cartella. 4.1.5.1 Profilo tecnico immagini Il Profilo immagini raccoglie le informazioni relative al processo e alle tecnologie di digitalizzazione delle immagini (sezione <img>). E composto dai seguenti elementi: Tipo supporto analogico: descrive le caratteristiche fisiche del supporto analogico di partenza (mappato nell elemento MAG <niso:sourcetype> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1); Agenzia: descrive il nome della persona, società o ente produttore dell'immagine digitale, cioe dell'entità che ha realizzato la scansione (mappato nell elemento MAG <niso:scanningagency> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1); Tipo apparecchio: descrive la tipologia dell'apparecchiatura di scansione (mappato nell elemento MAG <niso:devicesource> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1); Sistema di digitalizzazione o Descrizione apparecchio: contiene la descrizione dell apparecchio di scansione. L elemento non è utilizzato nell esportazione MAG; o Produttore apparecchio: contiene il nome del produttore del dispositivo (mappato nell elemento MAG <niso:scanner_manufacturer> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1); o Modello apparecchio: contiene la marca e il modello dell'apparecchiatura di acquisizione (mappato nell elemento MAG <niso:scanner_model> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1); o Software: contiene il nome del software usato per l'acquisizione dell'immagine (mappato nell elemento MAG <niso:capture_software> - pag. 86, MAG Manuale Utente 2.0.1) Figura 5 - Pannello inserimento metadati tecnici 8

4.1.5.2 Profilo tecnico audio 4.1.5.3 Profilo tecnico video 4.1.6 Oggetti digitali Al momento della creazione di un documento è necessario specificare le risorse digitali dalle quali è composto compilando la tabella Oggetti digitali (v. Figura 2). Ogni riga della tabella corrisponde ad un set di oggetti. Per inserire un nuovo set fare clic con il tasto destro sulla tabella e selezionare il comando Aggiungi (v. Figura 6). Per ogni tipo di oggetto è obbligatorio specificare almeno un set con valore d uso master. I documenti possono essere composti da oggetti digitali di tipo diverso: ad esempio la digitalizzazione di un compact disc può avere ad oggetto l acquisizione dei file audio e delle pagine del libretto. Figura 6 - Modalità di inserimento set oggetti digitali Un set di oggetti è identificato dalle seguenti informazioni: Tipo: tipologia degli oggetti digitali. I valori, propri dello standard MAG (v. pag. 9 Manuale Utente 2.0.1), sono img, audio, video, ocr, doc; Nome cartella: nome della cartella all interno della quale saranno salvati i file. Si consiglia l uso di valori identificativi del formato dei file (es. tif, jpg, ecc.); Uso: l ambito d uso del set di oggetti. I valori, propri dello standard MAG (v. pagg. 79, 98, 116 Manuale Utente 2.0.1), sono: master, alta risoluzione, bassa risoluzione, preview, il repository non ha il copyright dell'oggetto digitale, il repository ha il copyright dell'oggetto digitale; Estensione: l estensione dei file che identifica il formato delle risorse. I valori proposti corrispondono ai formati file supportati dallo standard MAG. 4.1.7 Altri dati I dati sulla completezza della digitalizzazione (valore mappato nell elemento MAG <completeness> - pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1) e sui diritti di accesso (valore mappato nell elemento MAG <access_rights> - pag. 38, MAG Manuale Utente 2.0.1) esauriscono le informazioni obbligatorie per la creazione di un nuovo documento. 4.2. Creazione nuovi documenti in batch E possibile creare documenti in batch importando i dati da file di testo con valori separati da virgole, tabulazioni o altri caratteri. 9

Il file di importazione deve essere strutturato nel seguente modo: Intestazione: si consiglia di usare le intestazioni standard del Dublin Core (nel formato dc:nome_campo) e i campi specifici della schema MAG della sezione <bib>. Nella cartella di installazione docs è disponibile il modello openmag_batch_import_template.csv ; record: ad ogni riga deve corrispondere un record di documento. Il carattere di fine riga deve essere in formato Windows (CRLF); valori: possono essere separati da un carattere tipo tabulazione, spazio, virgola, punto e virgola o altro e qualificati tra caratteri virgolette o apici; set caratteri: i set di caratteri riconosciuti sono Windows Latin 1 o UTF-8. Per attivare la procedura di importazione documenti in batch, chiudere i documenti attivi e selezionare dal menu File, il comando Importazione documenti in batch. Dalla finestra dei parametri selezionare il file dei dati e configurare le opzioni di importazione. Il pannello di Anteprima mostra le intestazioni e i dati del primo record del file. Dal pannello è possibile configurare la modalità di mappatura tra i dati del file e i dati OM. Questa operazione viene effettuata in automatico se le intestazioni del file di importazione sono conformi ai valori Dublin Core e MAG. E in ogni caso possibile modificare la relazione selezionando un nuovo valore dal menu a tendina della cella della colonna Dato OpenMAG. Dal controllo della colonna Importa è possibile selezionare o deselezionare il valore da importare. Agendo sul pulsante Aggiorna, dopo aver modificato i parametri di importazione, è possibile ricaricare i dati per verificare la corretta formattazione. Figura 7 - Maschera di creazione nuovi documenti in batch da file di testo Passo 1 Premere il pulsante Avanti per accedere al passo successivo della procedura. Ad ogni documento da importare deve essere associato il codice di identificazione interno (v. cap. 4.1.1); questa operazione viene effettuata in automatico dal sistema: il codice viene composto combinando il prefisso inserito dall utente con un numero sequenziale a 5 cifre. Il codice prodotto è univoco per ciascun documento importato e differente da quelli presenti nel database. E inoltre necessario specificare i seguenti dati comuni a tutti i documenti da importare: Livello bibliografico Progetto Profilo metadati tecnici 10

Salva unità in (Repository) Set di oggetti digitali Completezza Diritti di accesso Queste informazioni possono essere modificate successivamente. Premendo il pulsante Avanti il sistema effettua le seguenti verifiche: Validità dei dati nel file di importazione Univocità dei i titoli dei documenti In caso di errore nell importazione è possibile tornare indietro e modificare i parametri di importazione. Se il processo viene eseguito con successo i dati dei nuovi documenti sono inseriti nel database e le cartelle di archiviazione sono create all interno del repository. Per i valori da mappare nel campo identificatore, Il sistema è in grado di riconoscere il formato dati dello schema URI info (es. info:sbn/it-00003 v. pag. 40 Manuale Utente 2.0.1) e qualificare opportunamente il valore nella colonna tipo del campo Identificatore (v. cap. 4.7.1) Figura 8 - Maschera di creazione nuovi documenti in batch da file di testo Passo 2 4.3. Creazione e gestione cartelle di archiviazione Al termine del processo di creazione di un nuovo documento, l applicazione crea una prima cartella di archiviazione degli oggetti digitali denominata D0001 all interno del sistema di repository di OM 4. La cartella di archiviazione è rappresentata, nel pannello di struttura, da un icona a forma di cartella e convenzionalmente definita in OM come Nodo cartella. E possibile creare altre cartelle di archiviazione nel seguente modo: Selezionare il livello documento; Richiamare il menu del tasto destro; Selezionare la voce Aggiungi nodo cartella. L applicazione crea un nuovo nodo con il nome convenzionale D000[N]. E possibile cambiare il nome facendo clic sull elemento e digitando il nuovo nome. 4 Il sistema di repository di OM è descritto nel Capitolo 5.3. 11

Parte delle informazioni del set di dati gestionali ed amministrativi (v. Cap. 6.7.3) sono ereditate al momento della creazione del nodo da quelle disponibili a livello di documento. Questo comportamento è indicato dal valore <ereditato> riportato all interno del campo. Un nodo cartella può essere eliminato nel seguente modo: Selezionare il nodo dal pannello di struttura; Richiamare il menu del tasto destro; Selezionare la voce Elimina. Il comando elimina è disponibile solo se la cartella non contiene oggetti digitali. Per poterlo attivare è necessario cancellare prima i file degli oggetti digitali nel seguente modo: Selezionare la cartella; Richiamare il menu del tasto destro; Selezionare la voce Apri la cartella per aprire la finestra di sistema; Dalla finestra di sistema eliminare i file degli oggetti digitali; Tornare all applicazione e attivare la procedura descritta al paragrafo precedente. 4.4. Importazione oggetti digitali Il processo di importazione consiste nella copia degli oggetti digitali nel repository (v. cap. 5.3). Sono disponibili due differenti procedure: importazione automatica o manuale. La procedura di importazione automatica si attiva selezionando il nodo cartella di lavoro (es. D0001) e premendo il pulsante Importa oggetti digitali presente sulla toolbar principale. Nella finestra Importa oggetti digitali impostare i seguenti parametri: Tipo operazione: selezionare la voce Importa ; Estrazione metadati: selezionare il controllo checkbox per attivare il processo di estrazione dei metadati tecnici delle immagini durante la fase di importazione (opzione consigliata). Se deselezionato il processo viene effettuato al momento dell esportazione MAG. I metadati tecnici estratti dalle immagini sono archiviati nel database dell applicazione; Avanzate: selezionare il pulsante per configurare il fattore di parallelismo (thread) nell importazione ed estrazione dei metadati degli oggetti digitali. L applicazione è in grado di sfruttare i processori multicore per velocizzare il processo di analisi delle caratteristiche tecniche degli oggetti; Istanze oggetti: selezionare dal controllo combo box l istanza degli oggetti digitali da importare. La prima importazione deve avere obbligatoriamente ad oggetto l istanza master degli oggetti digitali. Dopo aver impostato i parametri fare clic sul pulsante Importa. Durante il processo la progress bar, collocata nell angolo destro della finestra principale, indica lo stato di avanzamento dell importazione. Durante l operazione è possibile continuare a lavorare sul documento aperto. Il processo di importazione manuale consiste nella copia degli oggetti digitali all interno del repository tramite gli strumenti del sistema operativo (copia & incolla, trascina & rilascia). Per l importazione manuale si consiglia la seguente procedura: All interno dell applicazione, selezionare il nodo cartella di lavoro (v. cap. 6.3); Dal menu del tasto destro selezionare la voce Apri la cartella, per aprire la cartella del documento all interno della repository di OM; Copiare i file degli oggetti per ciascun set nelle rispettive cartelle del documento (es. IMG > Master); All interno dell applicazione, selezionare nuovamente il nodo cartella di lavoro, scegliere il set da visualizzare e premere il pulsante Aggiorna dal Pannello elenco oggetti (v. cap. 6.4). NOTA BENE: la procedura manuale non contempla l estrazione dei metadati tecnici degli oggetti. Questi saranno estratti in automatico durante la fase di esportazione MAG (v. cap. 4.8). IMPORTANTE: al termine della procedura di importazione del set master, l applicazione crea una lista di oggetti corrispondenti per ogni istanza derivata definita in fase di creazione del documento. Questo perché gli oggetti derivati devono corrispondere per quantità e nome agli oggetti master. Nella lista l oggetto, non ancora importato o creato per derivazione, viene rappresentato con lo stile barrato. 12

Figura 9 - Finestra Importa oggetti digitali con parametri per l importazione 4.5. Derivazione oggetti digitali di tipo immagine Dopo l importazione del set master, è possibile creare, solo per gli oggetti di tipo immagine (IMG), istanze derivate (ad esempio immagini a bassa risoluzione). La procedura è attivabile solo se l istanza da derivare è stata definita in fase di creazione del nuovo documento (v. cap. 4.1.6) o successivamente a livello di cartella degli oggetti. La procedura di derivazione si attiva selezionando il nodo cartella di lavoro (es. D0001) e premendo il pulsante Importa oggetti digitali presente sulla toolbar principale. Nella finestra Importa oggetti digitali impostare i seguenti parametri: Tipo operazione: selezionare la voce Deriva ; Estrazione metadati: selezionare il controllo checkbox per attivare il processo di estrazione dei metadati tecnici delle immagini durante la fase di derivazione (opzione consigliata). Se deselezionato il processo viene effettuato al momento dell esportazione MAG. In base al formato file sono disponibili opzioni di compressione differenti. 4.5.1 Ridimensionamento E disponibile una funzione per il ridimensionamento delle immagini. Le opzioni sono: Risoluzione fissa: specificare un valore in pixel per la dimensione del lato orizzontale o verticale, il programma opera la conversione mantenendo in proporzione l altro lato; Risoluzione variabile: specificare un valore di ridimensionamento in percentuale, il programma opera la conversione mantenendo in proporzione la dimensione del lato orizzontale e verticale; Forza DPI: inserire il valore numerico che rappresenta i DPI dell immagine dopo l operazione di ridimensionamento. Ad esempio se si riduce del 50% un immagine originale scansionata a 300 dpi, si vorrà aggiornare il valore DPI a 150. Se non si specifica nessun valore viene mantenuto quello originale. Dopo aver impostato i parametri fare clic sul pulsante Deriva. Durante il processo la progress bar, collocata nell angolo destro della finestra principale, indica lo stato di avanzamento dell importazione. Durante l operazione è possibile continuare a lavorare sul documento aperto. Al termine del processo premere il pulsante Aggiorna nel pannello Oggetti digitali (v. cap. 6.4) per aggiornare l elenco delle set di immagini derivate. 13

Figura 10 - Finestra Importa oggetti digitali con parametri per la derivazione 4.6. Apertura documento esistente Per aprire un documento già inserito nel database, premere il pulsante Apri documento esistente (icona documento con lente) sulla toolbar. Dal modulo Cerca documento è possibile ricercare per titolo, codice, tipo, progetto di appartenenza, agenzia. Premendo il pulsante Cerca, il sistema restituisce un elenco di documenti corrispondenti alla parola chiave inserita. La ricerca senza parametri restituisce l elenco completo di tutti i documenti presenti nel database. Dall elenco dei documenti è possibile compiere le seguenti operazioni: Aprire un documento: selezionare il documento facendo clic sulla riga e premere il pulsante Apri (non è possibile aprire più di un documento alla volta.) Eliminare documenti: selezionare uno o più documenti facendo clic sul box di spunta all inizio riga e premere il pulsante Elimina. La funzione cancella solo i record nel database, non elimina i file degli oggetti digitali dal repository. 14

Figura 11 - Modulo Cerca documento 4.6.1 Stato documento In modalità di lavoro multi-postazione (solo versione AE) la colonna Stato dell elenco documenti indica la disponibilità del documento. Gli stati sono modificabile e in lavorazione. I documenti con stato in lavorazione sono aperti da altri utenti per operazioni di modifica o esportazione. In base alla configurazione del sistema (v. cap. 6.3), l accesso ad un documento in lavorazione può essere completamente inibito. 4.7. Editing documento Un documento aperto è pronto per essere modificato per completare le informazioni inserite in fase di creazione o per correggere quelle già inserite. 4.7.1 Dati generali e informazioni descrittive del documento All apertura di un documento, o dopo la creazione di uno nuovo, nella parte destra della finestra è visualizzato il Pannello dati contenente i dati generali e le informazioni descrittive del documento (v. cap. 6.7). È possibile modificare tutti i dati inseriti nella fase di creazione ad eccezione del Codice. Per visualizzare il Pannello dati quando non più in primo piano, è sufficiente selezionare fare clic sull icona che rappresenta il Livello documento dal Pannello di struttura (v. cap. 6.3). 4.7.2 Dati nodo cartella Selezionando il Nodo cartella (v. cap. 6.3) dal Pannello di struttura, viene visualizzato sulla destra 4.8. Esportazione 4.8.1 Modalità di esportazione 4.8.1.1 Modalità Nessun livello In questa modalità viene generato un unico file XML contenente solo i dati catalografici del documento e i relativi oggetti digitali disponibili nei nodi cartella selezionati. In questa modalità non sono esportati i dati dei livelli di struttura, né i relativi abbinamenti di oggetti digitali. I dati catalografici del Documento sono impiegati per popolare la sezione <bib> dell XML. 15

Casi d uso 4.8.1.2 Modalità Tutti i livelli in un unico XML In questa modalità viene generato un unico file XML per ogni sequenza gerarchica di livelli di struttura. E possibile definire l estensione dei livelli da esportare attraverso gli appositi comandi Esporta da/a. I dati catalografici dei livelli selezionati sono trattati nel seguente modo: dati primo livello (definito nel campo Esporta da ): sono impiegati per popolare la sezione <bib> dell XML; i valori del campo titolo sono impiegati anche per popolare l elemento <nomenclature> della sezione <stru> dell XML; dati altri livelli: sono estratti solo i valori del campo Titolo per popolare l elemento <nomenclature> della sezione <stru> dell XML; con l opzione sono altresì estratti i valori del campo Creatore ed accorpati ai valori del campo Titolo. Gli oggetti digitali disponibili nei nodi cartella ma non abbinati ai livelli di struttura, non sono esportati. I livelli di struttura senza abbinamenti non sono esportati. I dati catalografici dell Documento, ad eccezione dei dati generali relativi al progetto e propri della sezione <gen>, non sono esportati. Casi d uso 4.8.1.3 Modalità Tutti i livelli in singoli XML In questa modalità vengono generati tanti singoli file XML quanti sono i livelli di struttura selezionati. L operazione prevede la definizione dell estensione dei livelli da esportare attraverso gli appositi comandi Esporta da/a. I livelli di struttura senza abbinamenti non sono esportati. I dati catalografici dell Documento, ad eccezione dei dati generali relativi al progetto e propri della sezione <gen>, non sono esportati. I file XML generati non contengono informazioni di collegamento tra loro. 4.8.2 Struttura cartelle di esportazione 5. Glossario 5.1. Documento Con il termine documento si indicano le tipologie 5.2. Oggetti digitali 5.3. Repository oggetti digitali e cartelle di archiviazione Tutti gli oggetti digitali di un documento sono organizzati (durante la fase di importazione automatica/manuale o di derivazione) nel repository di OM ovvero in un sistema di cartelle sul disco di lavoro selezionato. Il repository di OM può risiedere su qualunque disco della workstation di lavoro o può essere collocato su di un disco condiviso in rete locale. Al momento della creazione di nuovo documento la struttura delle cartelle di archiviazione, modellata sulla tipologia di oggetti digitali propri del documento, viene creata dall applicazione all interno della cartella radice del repository. La cartella radice all interno della quale vengono create le cartelle dei documenti viene selezionata dall utente durante la procedura di installazione di OM. E possibile definire un repository differente per ogni documento. Lo schema seguente descrive la struttura delle cartelle di archiviazione: 16

Figura 12 - Schema struttura repository NOTA BENE: Nel repository sono archiviati solo gli oggetti digitali. I metadati (descrittivi, gestionali amministrativi e di struttura) sono gestiti nel database. 6. Interfaccia e comandi 6.1. Convenzioni interfaccia All interno dell applicazione sono in vigore le seguenti convenzioni: Stile grassetto etichette: indica che il campo è a compilazione obbligatoria; Tasto tabulazione: permette di muoversi dal campo selezionato a quello successivo per l inserimento in sequenza dei dati; 6.2. Toolbar Nella toolbar principale sono disponibili i comandi: Nuovo documento Apri documento esistente Salva Chiudi documento Elimina documento Importa oggetti digitali Esportazione MAG Figura 13 - Toolbar comandi 17

Nel menu File sono disponibili i comandi: Nuovo documento Apri documento Importazione metadati descrittivi 6.3. Pannello struttura Il pannello in alto a sinistra riporta la struttura del documenti inserito in OM. Ogni documento è strutturato nei seguenti elementi: Livello documento (LV0): identifica la radice del documento che raggruppa i dati generali e comuni a tutti i sotto elementi (icona libro). Viene generato in automatico alla creazione di un nuovo documento; Nodo cartella (NC): identifica la directory nel repository all interno della quale sono archiviati gli oggetti digitali (icona cartella). Il primo nodo viene generato in automatico alla creazione di un nuovo documento. Per generare un nuovo nodo fare clic con il tasto destro sul nodo documento e selezionare dal menu la voce Aggiungi nodo cartella ; Livello struttura (LVN): identifica i livelli di struttura logica del documento (icona segnalibro). Per generare un livello di struttura selezionare il nodo genitore (ad es. il nodo cartella o un livello di struttura), fare clic con il tasto destro e selezionare dal menu la voce Aggiungi elemento di livello [N] ; Nodo abbinamento (NA): identifica l abbinamento di oggetti digitali per un nodo di struttura (icona oggetto digitale). Per generare un nodo abbinamento selezionare un nodo di struttura a cui si riferisce, fare clic con il tasto destro e selezionare dal menu la voce Aggiungi abbinamento [tipo oggetto digitale]. E possibile creare abbinamenti solo per i tipi di oggetti digitali definiti al momento della creazione di un nuovo documento (v. cap. 4.1.6). Per ogni livello di struttura è possibile creare un solo abbinamento per tipo di oggetti digitali. Tra parentesi sono indicati i numeri di sequenza degli oggetti digitali abbinati (inizio e fine); Figura 14 - Albero struttura documento 6.4. Pannello elenco oggetti Il Pannello elenco oggetti è collocato nella finestra principale, in basso a sinistra. L area mostra la sequenza degli oggetti digitali importati organizzati per tipo (es. immagini, audio, video, ecc.) e per uso-formato (es. master TIF, bassa risoluzione JPG). Si attiva selezionando un nodo cartella e rimane visualizzato fino alla selezione di un altro nodo cartella. Sulla base dei set di oggetti definiti in fase di creazione del documento (v. cap. 4.1.6) o delle successive modifiche (v. cap. 4.7.2), l interfaccia mostrerà le icone di selezione del tipo di oggetto e, per ciascun tipo, un controllo combo box per richiamare le istanze per un dato uso-formato. Facendo clic sulle icone tipo oggetto, il pannello mostra gli oggetti relativi suddivisi per uso-formato. Facendo clic sul pulsante Aggiorna la lista degli oggetti viene ricaricata e aggiornata. La funzione è utile al termine dei processi di importazione e di derivazione. L elenco degli oggetti presenta le seguenti informazioni: 18

Sequenza: l ordine di sequenza degli oggetti. Al momento dell importazione la sequenza degli oggetti corrisponde alla modalità di ordinamento alfabetico discendente (v. cap. 4.3); File: il nome del file dell oggetto; Nomenclatura: il nome dell oggetto attribuito dall utente attraverso il Pannello ispezione oggetti (v. cap. 6.5). Figura 15 - Pannello elenco e ispezione oggetti digitali Dall elenco degli oggetti è possibile effettuare le seguenti funzioni: Modificare la sequenza degli oggetti: selezionare un file 19

6.5. Pannello ispezione oggetti 6.6. Panello abbinamento 6.7. Pannello dati Il pannello dati viene visualizzato nella parte destra della finestra principale dell applicazione. Presenta le informazioni relative a tre tipi di elementi: il documento, la cartella di archiviazione dei file e i livelli di struttura. Il pannello è suddiviso in sezioni che contengono aree informative specifiche. Per espandere o collassare il contenuto di una sezione fare clic sul pulsante a forma di freccia collocato a fianco del nome della sezione. Nei campi del pannello è attiva la funzione di autocompletamento, che facilita la compilazione nel caso di digitazione di valori ricorrenti. 6.7.1 Pannello dati documento Il Pannello dati documento gestisce i dati generali e le informazioni descrittive e amministrative del documento. Si attiva selezionando dal Pannello struttura, l icona che rappresenta il Livello documento. Le sezioni che conpongono questo pannello sono: Dati generali: raggruppa le informazioni richieste al momento della creazione di un nuovo documento; Titolo e identificatore Responsabilità e diritti Descrizione e lingua Data e copertura Tipo e formato Fonte e relazione Diritti Inventario e collocazione Sistemi di catalogazione specializzata Seriali e unità componenti 20

Figura 16 - Pannello dati per il livello documento 6.7.2 Pannello dati livello struttura Il Pannello dati livello struttura gestisce i dati descrittivi del livello di struttura selezionato. Si attiva selezionando dal Pannello struttura, l icona che rappresenta il Livello struttura. In questo pannello è disponibile la funzione di copia dei dati dal corrispondente campo del livello genitore (ad eccezione dei campi della sezione Titolo e identificatore ). La funzione si attiva facendo clic sul pulsante Auto collocato a fianco del campo. I dati vengono ereditati solo dal livello padre (immediatamente precedente), se questo non contiene valori, il campo rimane vuoto. La funzione è disponibile a partire dal primo livello di struttura che quindi può ereditare i dati dal livello documento. Le sezioni disponibili per questo pannello sono le stesse del Pannello dati documenti ad eccezione della sezione Dati generali. 6.7.3 Pannello dati nodo cartella Il Pannello dati nodo cartella gestisce i dati gestionali e amministrativi della cartella di archiviazione degli oggetti digitali. Si attiva selezionando dal Pannello struttura, l icona che rappresenta il Livello nodo cartella. A livello di ogni nodo cartella possono essere definite le seguenti informazioni: Descrizione: raccoglie le informazioni di descrizione del contenuto della cartella. Il dato compare nella relativa colonna della maschera di esportazione; Livello bibliografico Profilo metadati tecnici Oggetti digitali Completezza Diritti di accesso Istituzione 21

Parte delle informazioni del set di dati gestionali ed amministrativi (v. Cap. 6.7.3) sono ereditate al momento della creazione del nodo da quelle disponibili a livello di documento. Questo comportamento è indicato dal valore <ereditato> riportato all interno del campo. Per una descrizione dettagliata di questi elementi consultare il Capitolo 4. NOTA BENE: Il nome del nodo cartella viene creato in automatico dall applicazione e può essere modificato facendo clic sul nome dell elemento nel Pannello struttura e digitando un nuovo valore. 6.8. Maschera esportazione MAG La Maschera di esportazione viene richiamata a video facendo clic sul pulsante Esportazione MAG presente sulla toolbar (v. Cap. 6.2). La maschera è composta di seguenti elementi: Documento: è il selettore/indicatore del documento da esportare. E disabilitato se la maschera viene richiamata quando nell applicazione è aperto un documento. Cartella esportazione: è il selettore che consente di specificare la cartella di esportazione dove sono salvati i file esportati. Il valore di default è quello specificato dall utente al momento dell installazione del programma; Selezione cartelle: è il selettore delle cartelle da esportare.nella tabella sono riportati i dati di identificazione delle cartelle di archiviazione disponibili Figura 17 - Maschera esportazione MAG 22

7. Mappatura campi OM con elementi MAG 23