Quali sn i libri sciali bbligatri per una Odv? Il Registr degli aderenti assicurati Il Registr degli aderenti assicurati rappresenta una peculiare caratteristica delle ODV ed è un adempiment cnseguente all bblig previst dall art. 4 della Legge 266/91 di assicurare cntr il rischi di malattie prfessinali, di infrtuni e per respnsabilità civile vers terzi i sci che svlgn fattivamente le attività dell assciazine, i csiddetti attivisti. Le plizze sn di tip cllettiv e numeric ed è prpri all scp di individuare chi sn i sci cperti dalla plizza che è previst l bblig di tenuta del suddett registr. Il Registr va cnsegnat alla Cmpagnia assicurativa, cme enuncia il Decret ministeriale del 16 nvembre 1992 Tale registr è l unic sggett preventivamente a numerazine e bllatura da parte del segretari cmunale da altr pubblic ufficiale abilitat a tali adempimenti senza nessuna spesa. Il registr deve essere tenut cstantemente aggirnat, cn particlare attenzine alle date di ingress e uscita dei sci attivi; il registr va sbarrat dp gni variazine cn appsizine della data e della firma da parte del Presidente dell assciazine di un su delegat. Quali sn i libri sciali cnsigliati? Il libr dei sci il libr dei verbali dell assemblea dei sci il libr dei verbali del cnsigli direttiv. Il libr dei verbali di altri rgani eventualmente previsti (Cllegi dei Revisri, Prbi Viri ecc.) Che csa è il libr sci? 1
Il libr sci, la cui tenuta è affidata al Cnsigli direttiv, è l anagrafe dell assciazine. Nel libr sci vengn anntati dati e infrmazini relativi ai sci quali: nme cgnme, lug e data di nascita, residenza, cdice fiscale, data di ammissine a sci e altre infrmazini utili che l assciazine ritiene di richiedere e cnservare. Il libr deve essere sempre aggirnat: gni qual vlta si verifica una variazine nei dati degli iscritti ppure vi sia l ingress l uscita di un sci. Il libr sci va vidimat? Il libr sci nn necessita di alcuna preventiva vidimazine e può essere tenut cn vari criteri, secnd le esigenze dell assciazine: su libri rilegati, su fgli di cmputer, su rubriche, ecc., nn può dunque essere tenut in fgli vlanti ma deve essere cmunque fasciclat siglat e firmat dal presidente dal segretari. Quali sn i libri sciali bbligatri per una Aps? Stt il prfil civilistic, la legge nn impne espressamente l bblig di tenuta di particlari libri né tantmen il rispett di particlari frmalità nella tenuta degli stessi da parte delle assciazini di prmzine sciale. Cnsiderat ciò va fatt ntare che i libri sciali sn gli unici strumenti che in un qualche md frniscn agli assciati, ed ai sggetti esterni interessati, una valida e cmpleta sintesi dell attività istituzinale svlta, e quindi è cnsigliabile la tenuta di libri sciali Quali sn i libri sciali cnsigliati per una Aps? si ritiene asslutamente cnsigliabile, sia per ragini di trasparenza che per il rispett dei principi ispiratri della legge, anche ai fini dell iscrizine dell assciazine nei 2
registri delle assciazini di prmzine sciale, la tenuta dei seguenti libri sciali: Libr dei Sci Libr dei Verbali delle Assemblee dei sci, nel quale devn essere registrati i verbali, vale a dire quei dcumenti cartacei dai quali risultan le perazini cmpiute in Assemblea e le relative decisini adttate Libr dei Verbali del Cnsigli Direttiv, nel quale devn essere registrati tutti quei dcumenti aventi ad ggett le decisini esecutive del Cnsigli direttiv Verbali di altri rgani eventualmente previsti (Cllegi dei Revisri, Prbi Viri ecc.) Le Odv e le Aps hann l bblig di redigere i verbali di Assemblea e del Cnsigli Direttiv? La legge nn bbliga le assciazini di vlntariat a redigere i verbali delle prprie assemblee, ma per ragini di crrettezza e trasparenza è quant mai pprtun verbalizzare le assemblee e, in particlare, l'assemblea annuale cn la quale si apprva il rendicnt e nella quale si eleggn le cariche sciali. E' altrettant pprtun verbalizzare gli incntri del Cnsigli direttiv ( altr rgan esecutiv dell'assciazine) al fine di garantire l'access a tutti i sci al cntenut degli incntri dell'esecutiv e rendere cnt in md trasparente delle scelte perate. La redazine dei verbali è una garanzia sia nei rapprti cn i sci dell'assciazine, sia nei cnfrnti dei terzi, sia in cas di eventuali cntrlli a livell fiscale e amministrativ. Essa inltre cstituisce la prva dei prcessi decisinali 3
dell'assciazine e della cncreta demcraticità della sua struttura. La tenuta dei verbali inltre ha dei riflessi sui prfili di respnsabilità persnale dei singli amministratri in quant dcumenterà eventuali psizini cntrarie agli atti deliberati. Csa deve cntenere il verbale? Il verbale deve cntenere la data, il lug, la crretta cstituzine dell'rgan a nrma delle dispsizini statutarie (pssn essere elencati i presenti semplicemente dare att che si sn verificate le maggiranze richieste dall statut per la cstituzine dell'rgan), nel cas di verbale d'assemblea si dvrà indicare se l'assemblea è di prima secnda cnvcazine. In seguit il verbale riprterà l'rdine del girn e l'andament della discussine. Cme deve essere redatt il verbale? Il verbale può essere redatt a man direttamente durante la seduta a cmputer. I verbali pssn essere redatti anche su un semplice quadern su un raccglitre a fgli mbili cn le pagine numerate. Da chi deve essere firmat il verbale? Deve essere firmat da presidente e segretari Quand deve essere fatt il verbale di Assemblea? Sempre; le decisini prese in Assemblea devn sempre essere riprtate su un verbale. Il verbale deve essere firmat dal Presidente e dal segretari dell Assciazine; nel cas di elezini deve essere firmat anche dagli scrutatri. 4
Pssn i sci visinare il libr dei verbali dell assemblea dei sci? Sì. Pssn i sci visinare il libr dei verbali del cnsigli direttiv? N. E necessari che il libr dei verbali dell assemblea e quell del cnsigli direttiv sian prestampati? N. L imprtante è che assuman l aspett di un libr (ssia sia fasciclat) e che i verbali sian firmati da presidente e segretari, timbrati dall assciazine, numerati (ltre a numerare le pagine) altrimenti si acquista il libr da un negzi specializzat, si stampan i fgli di wrd e si incllan spra timbrand tra il fgli di wrd e quell acquistat. 5