Linee Guida per Mobility Managers La redazione del Piano Spostamenti Casa Lavoro
Stampa: Tipografia Abbiati - Via Padova, 5 - Milano La raccolta e la struttura del lavoro è stata curata dal Settore mobilità e sicurezza della circolazione stradale. Mobility Manager d Area Arch. Francesco Pierri Linee Guida per Mobility Managers
2 PREMESSA 2 4 10 16 25 35 38 40 INTRODUZIONE IL PIANO SPOSTAMENTI CASA LAVORO (PSCL) FASE INFORMATIVA E DI ANALISI FASE PROGETTUALE FASE DI CONFRONTO E FASE ATTUATIVA FASE DI AGGIORNAMENTO E MONITORAGGIO BIBLIOGRAFIA E MATERIALE DI RIFERIMENTO INDICE Linee Guida per Mobility Managers 1
Premessa Perché le linee guida La Provincia di Milano in quanto Istituzione, può ricoprire un ruolo fondamentale di coordinamento tra i Comuni della Provincia stessa, ponendosi come punto di riferimento per l attivazione e la gestione di nuove attività che in assenza di un azione di coordinamento specifica rischiano di ridurre le proprie prospettive di miglioramento della realtà. Infatti l azione dei singoli comuni e delle singole aziende in merito a interventi e progetti che vogliano promuovere ed incentivare la mobilità sostenibile, se non viene attentamente coordinata ed integrata attraverso un approccio complessivo più ampio rischia di non creare i cambiamenti desiderati e di ridurre le proprie potenzialità. All interno della Provincia di Milano il Settore mobilità e sicurezza della circolazione stradale della Direzione Centrale trasporti e viabilità ha competenza nella gestione delle politiche per una mobilità sostenibile. Il Dirigente del Settore, Arch. Francesco Pierri, ricopre anche il ruolo di Mobility Manager d Area per il territorio provinciale, e di Mobility Manager Aziendale per i circa 2500 dipendenti dell Amministrazione stessa. Per poter riuscire a svolgere un ruolo di riferimento nel territorio, è nato nell anno 2000 il Coordinamento Intercomunale d Area sulla Mobilità Sostenibile con una convenzione quadro tra Comuni, Aziende e Provincia di Milano in riferimento agli obiettivi previsti nel Decreto Ronchi 1. In Italia, infatti, la politica del mobility management fa riferimento al Decreto sulla mobilità sostenibile nelle aree urbane, meglio noto come decreto Ronchi (D.M. 27/03/1998) e successivamente completato, per quanto riguarda i termini organizzativi e di finanziamento, nel D.M. 21/12/2000 2. Il compito del Mobility Manager d Area è quello di introdurre e promuovere il mobility management per migliorare la mobilità sistematica nell intera area di riferimento e procedere alla ricognizione territoriale delle aziende che per legge sono tenute a presentare il Piano degli Spostamenti Casa-Lavoro dei dipendenti. Il Mobility Manager d Area, interlocutore primo per Aziende, Amministrazione Pubblica e Gestori del trasporto, diventa così il punto di contatto tra il livello politico e quello gestionale. 2 Linee Guida per Mobility Managers
Proprio partendo da queste considerazioni e dal lavoro sinora svolto a stretto contatto con le Amministrazioni Comunali e con le Aziende che hanno aderito sino ad oggi al Coordinamento Intercomunale d Area sulla Mobilità Sostenibile o che hanno collaborato con la Provincia di Milano, ci si è resi conto della necessità di fornire nuovi strumenti agli operatori del settore. In questo modo ci sembra possibile poter avviare un lavoro di collaborazione più proficuo, grazie anche ad un nuovo grado di autonomia che i soggetti interessati possono raggiungere nella realizzazione dei Piani Spostamenti Casa-Lavoro, lo strumento di primaria importanza per i Mobility Manager Aziendali che vogliano intraprendere qualsiasi iniziativa per promuovere la mobilità sostenibile. Con queste premesse si è realizzata la presente pubblicazione, aggiornando e completando informazioni e prassi al fine di fornire un utile strumento di lavoro per i Mobility Manager delle Aziende e degli Enti situati nel territorio provinciale 3. 1 Il Decreto del Ministero dell Ambiente, del 27 marzo 1998, accanto all obbligo di risanamento e tutela della qualità dell aria (entro il 30/06/1999 le Regioni avrebbero dovuto adottare un piano) e all incentivo allo sviluppo dell auto in multiproprietà (car-sharing), del taxi collettivo e dei veicoli elettrici e a gas, introduce la figura del responsabile della mobilità aziendale (Mobility Manager), con l obiettivo di coinvolgere anche le aziende ed i lavoratori, che giocano un ruolo importante nei fenomeni di congestione, nella progettazione e gestione delle soluzioni alternative. Tra gli obiettivi generali da raggiungere troviamo la riduzione del consumo energetico, la riduzione dell inquinamento atmosferico e acustico, la riduzione delle emissioni di gas serra e il trasferimento della domanda dai mezzi individuali a quelli collettivi per una rimodulazione degli Spostamenti Casa-Lavoro dei dipendenti. 2 Il D.M. 21/12/2000 riconosce il ruolo svolto dalle Province. 3 Questa pubblicazione sarà distribuita in formato cartaceo a tutti gli aderenti al Coordinamento Intercomunale d Area sulla Mobilità Sostenibile, e reperibile presso i nostri uffici, Settore mobilità e sicurezza stradale, Provincia di Milano, Via Pusiano 22 Milano. La versione in formato elettronico della pubblicazione sarà invece scaricabile direttamente dal sito del settore www.provincia.milano.it/mobility Linee Guida per Mobility Managers 3
Introduzione La mobilità sul territorio ci accomuna: tutti noi ci spostiamo, chi più chi meno, chi per lavoro, per vacanza, per fare la spesa, per accompagnare i figli a scuola o altro. Va inoltre considerato che negli ultimi decenni si è avuto un notevole incremento della mobilità di persone e merci, a cui è corrisposto un progressivo aumento dell uso dell auto privata e del trasporto su gomma. All interno del quadro generale della mobilità si possono individuare alcune categorie di spostamento che definiamo convenzionalmente sistematiche, in quanto si ripresentano con cadenza regolare, scandendo la nostra giornata e diventando uno dei punti fermi della quotidianità. Proprio per il fatto che ogni giorno ci spostiamo, diviene importante porre l attenzione sulla qualità degli spostamenti per una migliore qualità della vita. Gli spostamenti che si ripetono regolarmente (stesso tragitto, stessi orari, ecc.) vengono appunto definiti sistematici: questi spostamenti grazie alle loro caratteristiche possono essere analizzati e studiati per poter essere ottimizzati attraverso una attenta programmazione di interventi organizzativi e gestionali. Va altresì considerato che oltre alla qualità della vita, dell aria e del traffico è importante valutare il fattore economico. Investire in mobilità sostenibile significa anche raggiungere un risparmio in termini economico-sociali nel medio e lungo periodo o nel breve periodo per i singoli dipendenti (vedi schema con analisi benefici pag. 11 e 12). Partendo invece dagli effetti negativi che il traffico urbano automobilistico provoca, possiamo intanto individuare sette categorie di danno: l inquinamento atmosferico (da monossido di carbonio, ossidi di azoto, benzene, particolato PM10, CO2) che secondo l Organizzazione Mondiale della Sanità è responsabile di numerose morti; l inquinamento acustico; gli incidenti stradali; i danni paesaggistici; i danni sociali (limitazione all accessibilità del territorio e fruibilità di alcuni servizi ad alcune categorie quali anziani, bambini, portatori di handicap, persone che non posseggono auto); l inefficienza tecnico economica derivante dalla congestione, provocata dal traffico; 4 Linee Guida per Mobility Managers
la progressiva lentezza con onerosità del trasporto e della distribuzione delle merci. È esattamente in questo contesto che si inserisce il mobility management (letteralmente significa gestione della mobilità) che si configura come un nuovo modo di affrontare i problemi legati alla mobilità nelle aree urbane e metropolitane. In Italia, con il Decreto sulla mobilità sostenibile nelle aree urbane, viene stabilito che le Aziende situate in zone a rischio di inquinamento atmosferico e con più di 300 dipendenti per unità locale o con complessivamente oltre 800 dipendenti distribuiti su più unità, devono nominare un Mobility Manager Aziendale. Questa figura ha lo scopo di elaborare strategie complessive finalizzate al miglioramento della mobilità urbana ed alla promozione della riduzione dell utilizzo dell auto negli spostamenti individuali. Ci si concentra in particolare, come detto prima, sugli spostamenti sistematici casa-lavoro, soprattutto attraverso il Piano degli Spostamenti Casa-Lavoro (PSCL) che rappresenta lo strumento con il quale è possibile tentare la programmazione delle modalità di spostamento dei dipendenti (che è appunto un tipo di spostamento sistematico così come può esserlo lo spostamento Casa-Scuola). Partendo da una attenta indagine diretta sugli spostamenti casa-lavoro-casa, attraverso l uso di questionari studiati appositamente per Aziende o Enti interessati a realizzare un piano per la mobilità, sarà possibile, dopo una approfondita analisi e un avveduto confronto, individuare le linee progettuali da seguire e i possibili investimenti per una mobilità sostenibile. L obiettivo principale del mobility management è infatti quello di ridurre le auto circolanti aumentando l uso di mezzi di trasporto alternativi, migliorando il grado di accessibilità delle aree urbane e riducendo di conseguenza l inquinamento atmosferico. Nelle Linee guida dell Enea 4 gli obiettivi del mobility management sono riassunti nei seguenti punti: assicurare il soddisfacimento dei bisogni di mobilità delle persone e di trasporto delle merci con il rispetto degli obiettivi di riduzione dei consumi energetici e dei costi ambientali, sociali ed economici; migliorare l'accessibilità della città/regione con particolare riguardo 4 Linee guida per la redazione l implementazione e la valutazione dei Piani degli Spostamenti Casa-Lavoro, realizzate dall ENEA nel 1999. Linee Guida per Mobility Managers 5
ai modi sostenibili, quali il trasporto collettivo, il trasporto ciclopedonale e quello combinato (intermodale); influenzare i comportamenti individuali incoraggiando l'utente a soddisfare i bisogni di mobilità usando modi di trasporto ambientalmente e socialmente sostenibili; ridurre il numero, la lunghezza e i bisogni degli spostamenti individuali con il veicolo privato; incoraggiare gli individui, le imprese e le istituzioni a soddisfare i loro bisogni di spostamento attraverso l uso efficiente ed integrato dei mezzi e dei sistemi di trasporto disponibili; migliorare l integrazione tra i modi di trasporto e facilitare l'interconnessione delle reti di trasporto esistenti, anche attraverso lo sviluppo di specifici sistemi informativi e di comunicazione; aumentare l'efficienza economica di ogni singolo modo di trasporto. In linea generale le politiche che si possono adottare nella gestione della mobilità sono divise in due grandi gruppi: azioni hard e azioni soft. Le prime agiscono sull offerta di mobilità (per esempio aumentando le dotazioni strutturali del territorio) le seconde, invece, operano sulla domanda di mobilità e cercano di andare ad agire sul comportamento delle persone (per esempio attraverso una razionalizzazione e migliore gestione del sistema dei trasporti tenendo conto in primis delle esigenze degli utenti). Il Mobility Management, che come già detto cerca di agire soprattutto con azioni soft, in quanto agisce prevalentemente sulla domanda e non sull offerta di trasporto, utilizza per raggiungere i suoi scopi principalmente due tipi di intervento: Interventi migliorativi della situazione con interventi di persuasione (per esempio azioni che creino la consapevolezza del problema e che quindi modifichino le abitudini quotidiane); con interventi di concessione (per esempio cercando di rafforzare l offerta di TPL e fornendo nuovi servizi e agevolazioni e incentivi); con interventi di restrizione (per esempio con la limitazione alla circolazione stradale di alcune zone, con l introduzione di tariffazioni e altre azioni che disincentivino l uso dell auto privata). 6 Linee Guida per Mobility Managers
Azioni finalizzate alla comunicazione con azioni di comunicazione interna all azienda/ente attraverso strumenti cartacei (pubblicazioni periodiche come newsletter, cartellonistica, bacheche, booklet), strumenti relazionali (rapporto capo-collaboratore, riunioni, team briefing e rete di supporter per la comunicazione interna), strumenti elettronici (posta elettronica, intranet, telegiornale aziendale, video istituzionale, bacheche elettroniche), eventi (convention, family day, premiazioni e celebrazioni). Per risolvere il complesso e annoso problema della congestione del traffico occorre pertanto programmare ed attivare delle politiche innovative incentrate sulla domanda di mobilità urbana. Queste nuove misure sono nate dal sempre crescente interesse per le problematiche ambientali, un interesse che si è svegliato a livello internazionale ormai da più di un decennio. In realtà questo nuovo approccio alla mobilità utilizza strumenti ed esperienze già presenti nel marketing e nell organizzazione del lavoro aziendale, rinnovando il successo di metodologie più che collaudate. Infatti, a livello internazionale, i primi passi in questo senso si sono mossi nel 1992, quando i rappresentanti di 178 Paesi si sono incontrati a Rio de Janeiro 5 nell ambito della «United Nations Conference on Environment and Development, UNCED». Il tentativo era quello di affrontare e tentare di risolvere problemi quali la povertà, la disparità sempre crescente tra Paesi industrializzati e Paesi in via di sviluppo oltre alle difficoltà negli ambiti sociali, economici ed ambientali, nel tentativo di creare le basi per uno sviluppo sostenibile a livello mondiale. Uno degli aspetti più interessanti riguarda il fatto che la Conferenza ha attribuito nello sviluppo delle sue considerazioni e propositi la stessa importanza alla protezione dell ambiente, allo sviluppo economico e a quello sociale. 5 I Paesi partecipanti hanno sottoscritto tre accordi non vincolanti a livello internazionale (l'agenda 21, la Dichiarazione di Rio, la Dichiarazione dei principi per la gestione sostenibile delle foreste) e due Convenzioni giuridicamente vincolanti (la Convenzione quadro sui cambiamenti climatici, la Convenzione sulla diversità biologica). La Dichiarazione di Rio su ambiente e sviluppo definisce in 27 principi diritti e obblighi delle nazioni, riconosce come fondamentali i principi di causalità e di prevenzione e definisce, quali presupposti per uno sviluppo sostenibile, la lotta alla povertà, una politica demografica adeguata, la riduzione dei modi di produzione e consumo non sostenibili nonché un ampia informazione e partecipazione della la popolazione nei processi decisionali. Oltre alle convenzioni e agli accordi summenzionati, durante questo primo Vertice mondiale è stata istituita la Commissione delle Nazioni Unite per lo sviluppo sostenibile (UN-Commission on Sustainable Development, CSD). Linee Guida per Mobility Managers 7
Il DM 27/03/1998 (Decreto Ronchi) è stato il primo passo del Governo Italiano per rispettare l impegno assunto con la firma del Protocollo di Kyoto 6, che vincola l Italia ad una riduzione entro il 2010 del 6,5% delle emissioni dei gas serra (anidride carbonica, metano, protossido di azoto, idrofluorocarburo, perfluoro-carburo e esafluoro di zolfo) rispetto ai livelli del 1990. L Unione Europea e gli Stati membri il 31 Maggio 2002 hanno ratificato il Protocollo di Kyoto e successivamente la Russia nel 2004; il Protocollo è potuto entrare in vigore a livello mondiale il 16 Febbraio 2005 ed è ora vincolante per tutti i firmatari. Invece il fatto che gli U.S.A. non abbiano ratificato il Protocollo ne ridimensiona il valore politico, in quanto gli Stati Uniti d America sono tra i paesi maggiormente responsabili delle emissioni che alterano il clima. Non solo, ma anche paesi come la Cina, in forte espansione economica, ne sono esclusi. Va però segnalato che nell incontro del G8 (appena tenutosi a Gleneagles - Scozia - Luglio 2005) il Presidente americano George W. Bush ha sottoscritto un documento sul clima nel quale si riconosce l influenza delle emissioni antropiche di anidride carbonica (anche se non si è parlato di obiettivi come riduzioni quantitative). Questo documento diventa un punto di partenza importante per la ripresa del dialogo tra tutti gli attori per dare un nuovo stimolo alle negoziazioni in campo internazionale. Le politiche ambientali in Italia sono il punto di arrivo di un processo iniziato con l approvazione della Direttiva Comunitaria 62/96 per il miglioramento della qualità dell aria nelle aree urbane, a cui è seguita l approvazione del Decreto 163/99 con cui sono stati individuati i valori limite delle emissioni da traffico. Successivamente, tale Decreto, è confluito nel Decreto di recepimento delle Direttive 6 Atto esecutivo che contiene obiettivi legalmente vincolanti e decisioni sulla attuazione operativa di alcuni degli impegni della Convenzione Quadro sui Cambiamenti Climatici (United Nation Framework Convention on Climate Change) firmato nel dicembre del 1997 a conclusione della terza sessione plenaria della Conferenza delle parti (COP3). Il Protocollo impegna i paesi industrializzati e quelli a economia in transizione (i paesi dell Est europeo) a ridurre complessivamente del 5,2 per cento le principali emissioni antropogeniche di gas serra entro il 2010 e, più precisamente, nel periodo compreso tra il 2008 e il 2012. Il paniere di gas serra considerato nel Protocollo include sei gas: l anidride carbonica, il metano, il protossido di azoto, i fluorocarburi idrati, i perfluorocarburi, l esafloruro di zolfo. L anno di riferimento per la riduzione delle emissioni dei primi tre gas è il 1990, mentre per i rimanenti tre (che sono gas lesivi dell ozono stratosferico e che per altri aspetti rientrano in un altro protocollo, il Protocollo di Montreal) è il 1995. La riduzione complessiva del 5,2% non è uguale per tutti i paesi. Per i paesi membri dell Unione europea nel loro insieme la riduzione dovrà essere pari all 8%, per gli USA al 7%, per il Giappone al 6%. L Italia ha ratificato il Protocollo di Kyoto attraverso la legge di ratifica del 1 giugno 2002, n. 120, in cui viene illustrato il relativo Piano nazionale per la riduzione delle emissioni di gas ad effetto serra. 8 Linee Guida per Mobility Managers
30/99 e 69/00, con le quali si trasferiscono alle Regioni le competenze per la definizione dei Piani di Risanamento della Qualità dell Aria, all interno delle zone classificate a rischio di inquinamento. In Italia, dove l orientamento in materia di trasporto urbano era da sempre rivolto in favore di una politica dell offerta, un importante impegno in direzione opposta è stato preso con l approvazione del decreto Ronchi, che ha infatti introdotto ufficialmente il concetto di mobility management, attraverso lo strumento di gestione della mobilità, il Piano Spostamenti Casa-Lavoro, evidenziando due nuove figure: il Mobility Manager di Area e il Mobility Manager Aziendale. Il decreto riconosce precisamente nei Piani degli Spostamenti Casa- Lavoro uno degli strumenti per ridurre l uso delle auto private incentivando forme di trasporto ambientalmente più sostenibili. Il PSCL costituisce lo strumento di maggiore innovazione previsto dal mobility management ed in mano al Mobility Manager Aziendale che diviene figura fondamentale per un nuovo modo di trasformare la realtà degli spostamenti, nel tentativo di arrivare alla risoluzione delle problematiche legate agli stessi, con un particolare riguardo verso uno sviluppo sostenibile. Nel Decreto, un ruolo centrale è affidato al Mobility Manager di Area. L articolo 3 comma 3 dispone che tale figura sia inserita nel contesto dell Ufficio Tecnico del Traffico dei comuni compresi nelle zone a rischio di inquinamento atmosferico e che avrà il compito di coordinare una molteplicità di Piani elaborati dalle imprese mediograndi e di rappresentare l interlocutore delle Aziende tenute alla redazione di detti Piani e aventi un referente responsabile definito Mobility Manager Aziendale. Pertanto il Mobility Manager d Area 7 svolge un importante ruolo di coordinamento e si colloca come intermediario tra i diversi interlocutori della mobilità urbana, tra il livello politico e quello gestionale. Di fatto invece di concentrarsi sul potenziamento dell offerta ci si concentra sullo studio dei comportamenti di viaggio dei lavoratori e della domanda di trasporto aggregando gruppi. Tra i compiti principali del Mobility Manager d Area c è quello di monitorare sul territorio le aziende obbligate dal decreto alla redazione dei PSCL. 7 In accordo al disegno generale del decreto si delineano i seguenti obiettivi strategici fatti propri dal Mobility Manager di Area: promozione del Mobility Management; riduzione dell uso delle auto private; aumento dell uso del trasporto collettivo; riduzione dei livelli d inquinamento; introduzione di servizi innovativi per la mobilità e di una migliore organizzazione degli spostamenti; individuazione di nuove nicchie di mercato per esercenti pubblici e privati; conferimento di maggiore centralità alle politiche di governo della domanda di mobilità. Linee Guida per Mobility Managers 9
Il Piano Spostamenti Casa-Lavoro (PSCL) Il Piano Spostamenti Casa-Lavoro, come già detto, è da considerare lo strumento principale di analisi e programmazione che i mobility manager aziendali possono utilizzare per intervenire sugli spostamenti dei dipendenti. La stesura del PSCL richiede un grande sforzo di coordinamento e consultazione tra gli imprenditori, i dipendenti, le aziende di trasporto, le pubbliche amministrazioni e i cittadini. Gli obiettivi fondamentali del PSCL sono stati definiti con le direttive del Decreto Ronchi e possono essere riassunti enunciando l obiettivo principale del piano che è quello di diminuire il più possibile il numero dei dipendenti che utilizzano tutti i giorni il veicolo privato per compiere il tragitto casa-lavoro-casa. Di primo acchito si può dire che riguardi soprattutto una problematica ambientale ma non vanno trascurati gli aspetti che hanno effetti sulla vita personale e su quella economico-sociale. Il piano esamina l organizzazione del lavoro aziendale, la logistica interna e l accessibilità della sede di lavoro, rispetto ai servizi di trasporto, alla viabilità di connessione e di accesso alle sedi o allo stabilimento. Nel definire i vantaggi del progetto che il MM Aziendale intende promuovere, occorre soffermarsi ed individuare quali possano essere i vantaggi per i tre soggetti coinvolti che sono il dipendente, l azienda e la società. È importante la consapevolezza di tutti e tre i soggetti. La consapevolezza da parte del dipendente può risultare uno strumento valido da utilizzare durante la campagna informativa in modo da riuscire a stimolare una effettiva collaborazione dello stesso sia per quanto riguarda la compilazione dei questionari che per quanto concerne l uso di nuovi mezzi per lo spostamento. Altrettanto diventa importante la consapevolezza da parte dell azienda dei vantaggi che essa può trarre in quanto deve sostenere, promuovere e finanziare le proposte contenute nel PSCL. Così come non da ultima è l importanza dei vantaggi sociali, che se dimostrati possono portare a finanziamenti da parte del Ministero 10 Linee Guida per Mobility Managers
dell Ambiente, Comuni, Province, Regioni o agevolazioni da parte delle aziende di TPL. Tutti i tre soggetti in definitiva devono trarre dei benefici dal PSCL e questo soprattutto affinché lo stesso possa essere adottato e funzionare a livello di proposte progettuali applicate. Di seguito sono riportate schematicamente i vantaggi per i tre soggetti coinvolti 8. VANTAGGI DEL SINGOLO DIPENDENTE minore stress psicofisico da traffico diminuzione del rischio di incidenti possibili minori costi di trasporto possibile riduzione dei tempi di spostamento possibilità di socializzazione maggiore regolarità nei tempi di trasporto minori costi di trasporto possibilità di premi economici facilitazioni per l'uso del trasporto pubblico aumento delle facilitazioni e dei servizi per coloro che già utilizzano modi alternativi VANTAGGI DELL AZIENDA miglioramento e rafforzamento dell'immagine aziendale e conferimento di una immagine aziendale aperta ai problemi dell'ambiente riduzione dei piazzali di sosta dedicati a parcheggio per i dipendenti e possibilità di riutilizzo per altre funzioni aziendali introiti dalla tassazione delle aree di parcheggio maggior puntualità dei collaboratori unita alla maggior produttività degli stessi sul luogo di lavoro riduzione degli incidenti sul percorso casa-lavoro e conseguente riduzione dei costi sociali ed economici associati uso più proficuo dei veicoli aziendali promozione di una filosofia aziendale basata sulla cooperazione e maggiore socializzazione tra i dipendenti e tale da sviluppare proficue sinergie nelle attività lavorative migliore accessibilità dell'azienda possibilità di offrire un servizio utile ai propri dipendenti (si possono avere vantaggi indiretti in termini di dedizione al lavoro) migliori rapporti con gli abitanti dell'area circostante l'azienda (più posti di sosta e meno rumore di traffico) 8 Per quanto riguarda i benefici aziendali e sociali si veda anche lo schema degli indicatori di efficacia a pag. 39. Linee Guida per Mobility Managers 11
VANTAGGI SOCIALI riduzione del numero di incidenti riduzione dei tempi di trasporto riduzione dell'inquinamento atmosferico riduzione dell'inquinamento acustico riduzione della congestione stradale risparmi energetici miglioramento dell'area nella quale l'azienda risulta localizzata (per esempio aumento dei percorsi pedonali) migliore qualità ambientale Risulta molto importante tenere presente che maggiori sono i benefici sociali che si possono ottenere con l applicazione dei PSCL maggiori potranno essere le risorse da impegnare e la disponibilità dei Comuni e delle aziende di Trasporto Pubblico a collaborare e immettere energie nel progetto. In questo contesto si può rilevare come uno dei compiti più difficili del Mobility Manager Aziendale sia quello di mediare tra i dipendenti e l azienda tenendo sempre presente il quadro strategico dell amministrazione comunale e provinciale in cui si è inseriti. 12 Linee Guida per Mobility Managers
La struttura del Piano degli Spostamenti Casa-Lavoro Le azioni che il Mobility Manager Aziendale sviluppa per produrre il Piano degli Spostamenti Casa-Lavoro possono essere riassunte in cinque fondamentali fasi operative: fase informativa e di analisi; fase progettuale; fase di confronto; fase attuativa; fase di aggiornamento e di monitoraggio. Lo schema grafico riportato a pag. 15 sintetizza le attività da svolgere e la relazione tra di loro per ognuna delle fasi. Nelle pagine successive saranno esplicitate le singole fasi con le relative attività che brevemente possiamo riassumere in: FASE INFORMATIVA E DI ANALISI dove vengono definiti gli obiettivi, viene impostata l indagine, vengono elaborati i dati e analizzate le condizioni strutturali dell Azienda attraverso il questionario redatto dal Mobility Manager Aziendale. Questa prima fase è particolarmente impegnativa in quanto cerca di conoscere la reale domanda di mobilità dei dipendenti che diviene l unica base certa su cui fondare il progetto di azioni da portare avanti e che viene creata attraverso la raccolta dei dati dopo la campagna di indagine rivolta ai dipendenti (questionario distribuito ai dipendenti). In questa fase è importante comunicare ai potenziali utenti quali possano essere i benefici attesi dalle iniziative, per garantire una maggior partecipazione. FASE PROGETTUALE partendo dal risultato delle consultazioni tra diverse Direzioni, focus group su temi e da una analisi dei problemi riscontrati durante le verifiche dei questionari (aziendali e al dipendente) è possibile formulare e definire meglio gli obiettivi in modo da enunciare con maggiore precisione le misure e le proposte da adottare. Occorre quindi predisporre un programma di implementazione delle azioni definite che programmi passo passo tutte le fasi per arrivare all attuazione delle stesse. Redigere un piano di comunicazione e di valutazione. Questa fase prevede interventi mirati ai dipendenti e all azienda e indirettamente all intera collettività in quanto porteranno a ridurre l inquinamento, la congestione del traffico e assicurare una maggiore sicurezza stradale. Vengono infatti individuate alcu- Linee Guida per Mobility Managers 13
ne proposte progettuali che stabiliscono alcuni interventi per migliorare l accessibilità all azienda e la gestione della mobilità dei dipendenti. Vengono inoltre individuate le strategie di persuasione, concessione e restrizione. Altra fase importante riguarda la definizione degli indicatori di efficacia delle iniziative proposte. FASE DI CONFRONTO è una fase di passaggio e intermedia tra la fase progettuale e quella attuativa in cui si tenta di verificare preventivamente e per quanto possibile la fattibilità degli interventi. Le singole proposte progettuali vengono infatti discusse nell Azienda e successivamente con il Mobility Manager d Area della Provincia/Comune in modo da verificarne la fattibilità tecnico ed economica oltre alla congruenza con le azioni e le iniziative con gli altri MM Aziendali e dell Amministrazione comunale/provinciale. FASE ATTUATIVA in cui si stipulano accordi e convenzioni o si programmano ed eseguono gli interventi previsti. Di fondamentale importanza in questa fase è la definizione dei tempi degli interventi e le risorse economiche e umane da impiegare. Gli interventi che si potranno proporre sono molteplici, dall incentivo all uso del TPL, all installazione del GPL, metano, all uso di veicoli a basso impatto, al car-sharing, al car pooling, alla spesa on-line, ecc. Il tutto va affiancato da un efficace e costante programma di comunicazione per creare un maggiore consenso verso la mobilità sostenibile e per far conoscere le iniziative implementate. FASE DI MONITORAGGIO E AGGIORNAMENTO questa fase accompagna tutta la realizzazione del piano infatti si intende monitoraggio delle azioni attuate in base alla variazione degli indicatori di efficacia stabiliti nella fase progettuale. Una volta effettuate le verifiche e il monitoraggio dei risultati sarà possibile procedere con l aggiornamento del piano che andrebbe compilato con cadenza annuale. 14 Linee Guida per Mobility Managers
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Fase informativa e di analisi La fase informativa e di analisi costituisce quella fase in cui si affronta la formazione dei dati di base necessari per l avvio della fase valutativa. Va tenuto presente che una indagine che abbia come fine ultimo la sola conoscenza della tipologia di spostamento non è esauriente per quanto riguarda lo scopo di indurre le persone a modalità di trasporto alternative. Vanno infatti affiancate alle domande sul trasporto domande sui comportamenti, sull uso del tempo, sulla propensione alla modificazione della giornata lavorativa o dei periodi di lavoro, in modo da avere delle domande mirate volte a comprendere meglio gli stili di vita e i tempi di lavoro, gli obblighi al di fuori della vita lavorativa (come per esempio l accompagnamento dei figli a scuola) la propensione o meno all uso del TPL, la disponibilità ad accettare o fornire passaggi in auto, ecc. In questo senso e in questa direzione nel questionario elaborato dalla Provincia di Milano sono state inserite alcune domande sugli stili di vita. Le principali attività della fase informativa nell elaborazione del PSCL possono essere così sintetizzate: definizione degli obiettivi provvisori (riduzione di viaggi e riduzione d impatto ambientale); valutazione preliminare qualitativa degli spostamenti casa-lavoro ed analisi della distribuzione territoriale delle residenze degli addetti in relazione al luogo di lavoro; analisi delle condizioni strutturali aziendali (questionario alle aziende); analisi del contesto aziendale; progettazione ed esecuzione della campagna di indagini (questionario ai dipendenti); elaborazione dei dati; analisi dell offerta di trasporto a servizio della domanda dei dipendenti; informazione ai potenziali utenti dei benefici attesi dall iniziativa. 16 Linee Guida per Mobility Managers
Definizione degli obiettivi provvisori Gli obiettivi provvisori sono quelli da cui si parte all inizio del lavoro e sono quindi quelli propri del Mobility Management e quelli dei PSCL in generale senza considerare la situazione reale in cui si sta operando. In queste fase è particolarmente importante per il MM Aziendale concentrarsi sui vantaggi per i singoli dipendenti, su quelli dell azienda e su quelli per la società (vedi pag. 11 e 12). Solo in questo modo è possibile per il MM riuscire a far comunicare i vari soggetti coinvolti e farli partecipare attivamente. Senza un vero interesse da parte degli utenti e senza una reale disposizione ad investire da parte dell azienda il PSCL non può portare a nessun cambiamento. Valutazione preliminare qualitativa Per avere un quadro completo delle relazioni di traffico e spostamento tra la casa e il lavoro dei propri dipendenti il MM deve essere anche a conoscenza della residenza dei dipendenti, della tipologia di turnazione e orari relativi, e luogo fisico di lavoro (per esempio se distribuiti in diverse sedi lavorative della stessa Azienda). In genere queste informazioni sono facilmente reperibili nel settore che si occupa della gestione del personale all interno dell azienda o ente stesso. Il database che viene fornito è anonimo in quanto tutelato dalla normativa sulla privacy ma consente di effettuare le prime valutazioni sulla distribuzione nel territorio e nel tempo della forza lavoro e anche il rapporto possibile con i mezzi di trasporto esistenti (per esempio se ci fossero dei turni notturni è difficile che essi possano essere serviti dal TPL). Analisi delle condizioni strutturali aziendali La scheda informativa per il Mobility Manager Aziendale: tutte le informazioni indispensabili per conoscere la struttura aziendale Una volta che la Provincia di Milano attraverso il Mobility Manager d Area ha iniziato una collaborazione (per esempio attraverso il Coordinamento o con altre forme) con una Azienda o Ente, è di fondamentale importanza riuscire a raccogliere le informazioni sull Azienda attraverso una scheda che dovrà essere compilata dal Mobility Manager Aziendale o dal referente per la mobilità. Tale strumento è importante non solo per la Provincia di Milano, che inizia ad acquisire alcune informazioni utili sulla nuova azienda, ma è uno strumento di grande interesse per lo stesso MM Aziendale, che inizia a raccogliere le informazioni e i dati sull'azienda cui appartie- Linee Guida per Mobility Managers 17
ne. È l inizio di un lavoro di monitoraggio che, passo dopo passo, porta a prendere coscienza della situazione di partenza e delle problematiche a lei connesse. Si iniziano già dalla raccolta delle informazioni ad evidenziare le lacune, le potenzialità e i possibili punti chiave su cui lavorare. Si analizzano le condizioni strutturali aziendali evidenziando i vincoli e le problematiche che potrebbero incidere sulla applicazione di una strategia od azione. In un secondo tempo, sarà necessario, partendo proprio dalle risposte date al questionario, fare alcune valutazioni specifiche, soprattutto sulla possibilità o meno di modificare alcuni aspetti strutturali dell azienda e sulla disponibilità da parte della stessa ad investire energie economiche e di tempo per una buona gestione delle attività di MM o per esempio se sia possibile avere l appoggio dai vari settori dell azienda. Tale aspetto non è da sottovalutare, e anche nel caso in cui le energie disponibili fossero poche, quello che conta è puntare sulle cose giuste, anche se piccole, piuttosto che partire con grandi progetti irraggiungibili che porterebbero solo ad un effetto contrario a quello desiderato. Pertanto altro compito importante del MM Aziendale è quello di valutare la possibilità reale di agire per la promozione della mobilità sostenibile. La scheda aziendale elaborata dal Settore mobilità e sicurezza della circolazione stradale della Provincia di Milano, appena aggiornata per la nuova campagna di indagini promossa nel maggio 2005, viene distribuita ai Mobility Manager Aziendali in formato elettronico, in modo che la compilazione possa essere più rapida e precisa. Le informazioni contenute andrebbero aggiornate ogni qual volta ci fossero grandi cambiamenti, quali ad esempio lo spostamento della sede aziendale, cambiamenti sostanziali nel numero dei dipendenti, modifiche alle flotte aziendali, ecc. Attraverso la scheda si effettua un profilo dell azienda. 18 Linee Guida per Mobility Managers
La SCHEDA INFORMATIVA SULL AZIENDA 9 che il Settore ha redatto e modificato negli anni, e che attualmente fornisce al MM Aziendale è suddivisa nelle seguenti 13 sezioni: INFORMAZIONI GENERALI SEZIONE 7 Contributi per la mobilità SEZIONE 8 Spostamenti per lavoro SEZIONE 1 Numero e tipologia dipendenti/addetti nel luogo di lavoro SEZIONE 2 Orario attività SEZIONE 3 Strumenti di comunicazione interna SEZIONE 4 Accessibilità alla sede SEZIONE 5 Mobility Management SEZIONE 6 Budget annuale SEZIONE 9 Parcheggi aziendali SEZIONE 10 Azioni attivate per il trasporto aziendale SEZIONE 11 Azioni attivate per favorire l uso del TPL SEZIONE 12 Azioni attive per favorire la mobilità sostenibile SEZIONE 13 Strutture disponibili per l uso della bicicletta La compilazione della scheda serve per uno screening iniziale dell azienda ed è, come si è visto dal fac-simile sopra riportato, volta a raccogliere le seguenti informazioni: esistenza e caratteristiche di servizi di trasporto dedicati al personale aziendale e loro adeguatezza; esistenza di eventuali servizi di trasporto collettivo privato dedicati al personale, anche di aziende limitrofe per ubicazione di stabilimenti; offerta di parcheggio nei piazzali aziendali e grado di occupazione; risorse aziendali da utilizzare per rendere massimamente efficaci le attività del MM Aziendale. 9 La scheda è riportata interamente a fine pubblicazione. Linee Guida per Mobility Managers 19
Progettazione ed esecuzione della campagna di indagini Il questionario per i dipendenti delle aziende aderenti al Coordinamento Intercomunale d Area sulla mobilità sostenibile: tutte le informazioni indispensabili per conoscere la mobilità aziendale. Punto di partenza per la redazione dei PSCL è ovviamente la conoscenza precisa della modalità di spostamento casa lavoro dei dipendenti/collaboratori. È importante che oltre agli obiettivi venga comunicata agli stessi la metodologia dell esecuzione dell indagine per evitare incomprensioni. La comunicazione deve riguardare anche il management aziendale e le parti sindacali in modo che non si creino fraintendimenti o situazioni di ostruzionismo che potrebbero vanificare i risultati dell indagine (per esempio con l immissione di dati falsi) o ridurre la percentuale di questionari resi compilati. Va inoltre tenuto presente che la percentuale di risposta, per avere più valore, deve coinvolgere un campione attendibile in modo da riuscire a far partecipare non solo i soggetti già sensibili alle tematiche (che in genere di fronte ad iniziative di mobility management rispondono con entusiasmo) ma al contrario anche quelle parti più difficili da raggiungere e su cui si vuole operare per arrivare alla modifica delle abitudini. Proprio per questo sarebbe opportuno organizzare degli incontri divulgativi all interno dell azienda anche in forma di seminario formativo sulle tematiche della mobilità sostenibile. Un buon consiglio può essere quello di mostrare le domande del questionario agli uffici che si occupano della gestione del personale e ai rappresentanti sindacali, cercando di spiegare loro le finalità più generali del mobility management e del PSCL quindi dell importanza di una buona indagine in modo che divengano essi stessi un buon tramite e che siano anche loro motivati. Infine, il questionario deve essere compilato dai dirigenti o direttori, che potranno perciò portare testimonianza del valore dato all indagine. Il questionario, che qui trovate elaborato dalla Provincia di Milano e distribuito alle aziende aderenti al Coordinamento d Area sulla Mobilità Sostenibile, è frutto dell esperienza di questi anni e tiene conto di tutti i fattori di cui stiamo parlando. Non è trascurata per esempio la semplicità per la compilazione in modo da evitare di disincentivare la raccolta a causa della troppa complessità e lunghezza dello stesso. 20 Linee Guida per Mobility Managers
Altra procedura che si può introdurre per avviare una buona campagna d indagine è quella di inviare il questionario ai dipendenti con una lettera di accompagnamento in cui, in maniera semplice e veloce si sintetizzino le finalità del mobility management, lo scopo dell inchiesta, i possibili benefici per il dipendente e in cui si inviti esplicitamente a collaborare per una buona riuscita del progetto. Nel testo va evidenziato il responsabile del trattamento dei dati, in ottemperanza alla legge sulla privacy 10 e le modalità di analisi delle risposte fornite segnalando come questi dati saranno utilizzati solo per gli scopi indicati. La distribuzione dei questionari spesso per praticità avviene in busta paga ma si consiglia, quando possibile, una distribuzione più personale in quanto se si è chiamati in causa direttamente generalmente ci sono maggiori possibilità di coinvolgimento e quindi di risposta. Anche la raccolta, che in genere viene fatta fornendo alle sedi appositi contenitori (per esempio semplici cartoni con feritoia e locandina), potrebbe essere seguita dai referenti delle singole unità operative per avere un maggior contatto. Si consiglia inoltre di distribuire insieme al questionario una busta vuota in modo da garantire anche con questo accorgi mento l anonimato. Attenzione andrebbe posta anche nella scelta del periodo in cui effettuare la campagna. Risulta infatti determinante effettuare l indagine durante il periodo scolastico (evitando periodi prefestivi o vicino alle vacanze) in quanto l accompagnamento dei figli a scuola è un fattore che incide sulla propensione per lo spostamento individuale. Utile potrebbe essere monitorare la percentuale di risposte e durante la campagna effettuare nuovi appelli nel caso di percentuali di risposte basse. Prima di eseguire la reale distribuzione dei questionari, proprio per quanto appena sostenuto, è consigliabile preparare una campagna di comunicazione anche con l uso di mezzi semplici e poco costosi come l affissione di poster, che possono essere realizzati in formati piccoli per essere esposti nelle bacheche già disponibili presso le sedi aziendali, senza aggiungere nuove spese 11. 10 Decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 sul trattamento dei dati personali. 11 Il nostro Settore ha provveduto in alcuni casi a realizzare le locandine da distribuire nelle aziende per la promozione delle indagini. In queste locandine è stato evidenziato anche il ruolo di coordinamento e di supporto alla realizzazione del PSCL ed azioni che la Provincia stessa opera. Linee Guida per Mobility Managers 21
Le locandine andrebbero esposte almeno un mese prima della distribuzione dei questionari. Nella locandina è importante evidenziare i seguenti punti: le finalità delle indagini; i benefici ambientali e sociali; le modalità di indagine. Il questionario in linea generale presenta schematicamente quattro differenti sezioni di indagine: SEZIONE RELATIVA ALL ORIGINE DELLO SPOSTAMENTO SEZIONE RELATIVA ALLA MODALITÀ DI SPOSTAMENTO SEZIONE SUI TEMPI DI VITA, LAVORO, IMPEGNI EXTRALAVORATIVI SEZIONE SULLA PROPENSIONE AL CAMBIAMENTO E COSTI DI SPOSTAMENTO SOSTENUTI QUOTIDIANAMENTE Elaborazione dei dati Nel caso in cui sia la Provincia a promuovere e coordinare le indagini nelle aziende 12 è il Mobility Manager o referente aziendale che provvede a far pervenire all Amministrazione stessa i questionari raccolti. In questo modo il nostro Settore può occuparsi della elaborazione dei dati contenuti. Anche questa fase richiede un buon uso degli strumenti per ottenere il prezioso e tanto ambito pacchetto di informazioni utile ad effettuare tutte le elaborazioni successive. Tra le elaborazioni più significative possiamo evidenziare: analisi di rappresentatività statistica delle risposte pervenute (quota di risposte su numero di addetti per luogo di lavoro, ecc.); rappresentazione della distribuzione territoriale delle residenze del personale; analisi delle modalità di trasporto utilizzate; individuazione delle principali problematiche dell attuale servizio di trasporto collettivo; esame ed aggregazione dei suggerimenti orientati al miglioramento del servizio di trasporto pubblico; analisi della predisposizione al car-pooling (come conducente, o come trasportato) per zona di provenienza, unità produttiva di destinazione e turno di lavoro; analisi della predisposizione all uso dei mezzi alternativi proposti 12 Il questionario che attualmente viene distribuito in forma cartacea alle Aziende aderenti alla campagna di indagine, è presente da maggio 2006 sul sito del nostro Settore in un formato compilabile on-line, al fine di evitare inutili passaggi e agevolare la raccolta dei dati (www.provincia.milano.it/flussi/indagine). 22 Linee Guida per Mobility Managers
Attraverso tutti questi dati sarà possibile effettuare numerose valutazioni utili anche per il calcolo e la definizione degli indicatori di efficacia (vedi pag. 36 e 39). Infatti si possono ottenere i dati sui chilometri percorsi alla situazione attuale dell indagine con i diversi mezzi di trasporto avendo di conseguenza la possibilità di valutare i consumi energetici, l inquinamento, ecc. che derivano da tali spostamenti. L accessibilità alla sede, che viene affrontata con il questionario compilato dal MM Aziendale, è fondamentale in quanto solo tenendo conto del contesto esterno all azienda è possibile formulare obiettivi raggiungibili. Questa fase va ad inserirsi dopo l analisi della distribuzione della residenza dei dipendenti. Per facilitare la compilazione da parte degli stessi nel caso in cui la privacy voglia essere rispettata si consiglia di aggregare i questionari con un codice in base alla residenza garantendo l anonimato e allo stesso tempo la possibilità di creare dei gruppi di spostamento. Altro aspetto di aggregazione sarà quello dei turni lavorativi (ora inizio e fine turno). È inoltre necessario che le parti del questionario relative all accessibilità del luogo di lavoro siano compilate con attenzione. Analisi dell offerta di trasporto a servizio della domanda dei dipendenti Con i dati acquisiti occorre svolgere una analisi preliminare, prima appunto di ipotizzare un intervento, sull offerta di trasporto, tenendo conto della localizzazione dell azienda e soprattutto delle fasce orarie di lavoro dei dipendenti. Andranno quindi valutate bene: accessibilità della sede aziendale/ente, soprattutto per quanto riguarda il TPL; analisi della rete viaria e ciclo-pedonale di collegamento con i nodi del TPL; analisi dell offerta di parcheggio; analisi delle reti ciclo-pedonali. A tal fine si consiglia l elaborazione di una carta territoriale che può essere realizzata in collaborazione con i nostri uffici. In essa saranno evidenziate le caratteristiche del contesto esterno all azienda (dalle aree di parcheggio, alle piste ciclabili, alle zone pedonali, alle fermate del TPL ecc.) per esempio in una scala 1:5.000, completata da una tavola a scala maggiore (1:10.000-1:20.000) dove siano evidenziate le infrastrutture alla mobilità nel contesto ancora più diffuso. Linee Guida per Mobility Managers 23
Informazione ai potenziali utenti dei benefici attesi dall iniziativa Come già accennato nel paragrafo relativo all indagine sui dipendenti è molto importante creare un coinvolgimento all interno dell azienda di tutte le parti sia per una buona riuscita dell indagine che poi per un buon funzionamento del progetto del PSCL. Le attività di informazione e comunicazione è bene comunque che siano condotte durante le varie fasi del processo: prima dell inizio della campagna preliminare di indagini (attraverso comunicazioni ai dipendenti) per una sensibilizzazione preventiva; nel corso della campagna preliminare mirando ad attirare l attenzione del dipendente sull importanza della riorganizzazione degli spostamenti; dopo l implementazione delle misure. A tal fine possono essere attivati differenti strumenti di comunicazione che dovranno essere esplicitati nel PSCL quindi dovranno essere indicati quelli scelti tra: comunicazione assembleare per informare dell iniziativa dell indagine, dove andrà definita la data e la durata della comunicazione, se farla in una unica assemblea, e definizione dei messaggi chiave che si vogliono veicolare; comunicazioni periodiche e/o continuative come rivista aziendale, bacheche e spazi per affissioni, bollettino informativo, rete informatica, posta elettronica, informative del dopolavoro o sindacali. 24 Linee Guida per Mobility Managers
Fase progettuale La fase progettuale, partendo dai risultati dei questionari (scheda aziendale e questionario ai dipendenti), ha come compito la definizione degli obiettivi, delle misure e delle proposte da adottare per raggiungerli. Per ogni azione individuata dovrà essere predisposto un programma di implementazione, comunicazione e valutazione. Vengono inoltre individuate le strategie di persuasione, concessione e restrizione da adottare. Nello schema sotto riportato sono sintetizzate tutte le azioni che si possono intraprendere per raggiungere lo scopo principale: la riduzione dell uso individuale dell auto privata. Gli interventi sono schematicamente divisibili in interventi mirati a migliorare l accessibilità aziendale, quindi interventi che agiscono sulle condizioni esterne all azienda e sulla modifica del comportamento dei dipendenti, dove sarà molto importante la comunicazione, e interventi interni all azienda che agiscano quindi sulla modifica di alcune caratteristiche stesse dell organizzazione aziendale quali orari di lavoro, turni, telelavoro. OBIETTIVO GENERALE GLI INTERVENTI SONO MIRATI A STRUMENTI PER RAGGIUNGERE L OBIETTIVO RIDUZIONE DELL USO INDIVIDUALE DELL AUTOVETTURA migliorare l'accessibilità aziendale COMUNICAZIONE gestire la mobilità dei dipendenti interventi interni all'azienda miglioramento mezzi di trasporto pubblico servizi collettivi aziendali car pooling car sharing promozione e incentivi uso bicicletta promozione uso mezzi innovativi di trasporto politiche delle aree di sosta convenzioni mezzi di trasporto pubblico convenzioni per GPL metano, ecc. profili di accessibilità modifica orari di lavoro e-work flessibilità di orario turni differenziati Linee Guida per Mobility Managers 25