MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO ai sensi del Decret Legislativ 8 giugn 2001, n. 231 Lugli 2014
INDICE Capitl 1 Il cntest nrmativ... 4 1.1 Il regime di respnsabilità amministrativa previst dal Decret Legislativ n. 231/2001 a caric delle persne giuridiche, scietà ed assciazini... 4 1.2 L adzine dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll quali esimenti della respnsabilità amministrativa dell Ente... 5 Capitl 2 - Il Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l.7 2.1 Gli strumenti aziendali esistenti quali presuppsti del Mdell... 7 2.1.1 Cdice Etic e Cdice Intern di Cmprtament di Grupp... 8 2.1.2 Le caratteristiche salienti del sistema dei cntrlli interni... 8 2.1.3 Il sistema dei pteri e delle deleghe... 9 2.2 Le finalità perseguite cn l adzine del Mdell... 10 2.3 Gli elementi fndamentali del Mdell... 11 2.4 La Struttura del Mdell... 12 2.5 I destinatari del Mdell... 13 2.6 Adzine, efficace attuazine e mdificazine del Mdell Ruli e respnsabilità14 2.7 Attività ggett di utsurcing... 16 2.8 Principi di indirizz di Grupp in materia di Respnsabilità amministrativa degli Enti... 17 Capitl 3 - L Organism di Vigilanza... 20 3.1 Individuazine dell Organism di Vigilanza... 20 3.2 Cmpsizine, funzinament e cmpensi dell Organism di Vigilanza... 20 3.3 Requisiti di eleggibilità, cause di decadenza e sspensine... 21 3.3.1 Requisiti di prfessinalità, nrabilità ed indipendenza... 21 3.3.2 Verifica dei requisiti... 22 3.3.3 Cause di decadenza immediata... 22 3.3.4 Cause di decadenza sttpste alla valutazine del Cnsigli di Amministrazine... 23 3.4 Temprane impediment dell Organism di Vigilanza... 23 3.5 Cmpiti dell Organism di Vigilanza... 24 3.6 Mdalità e peridicità di riprt agli Organi Scietari... 25 Capitl 4 - Flussi infrmativi vers l Organism di Vigilanza... 26 4.1 Flussi infrmativi da effettuarsi al verificarsi di particlari eventi... 26 4.2 Flussi infrmativi peridici... 27 Capitl 5 - Il sistema sanzinatri... 29 Capitl 6 - Frmazine e cmunicazine interna... 31 6.1 Cmunicazine interna... 31 6.2 Frmazine... 32 Capitl 7 Gli illeciti presuppst - Aree, attività e relativi principi di cmprtament e di cntrll... 34 7.1 Individuazine delle aree sensibili... 34 7.2 Area sensibile cncernente i reati cntr la Pubblica Amministrazine... 35 7.2.1 Fattispecie di reat... 35 7.2.2. Attività aziendali sensibili... 42 7.3 Area sensibile cncernente i reati di falsità in mnete (e valri)... 48 7.3.1 Fattispecie di reat... 48 7.4 Area sensibile cncernente i reati scietari... 50 7.4.1 Fattispecie di reat... 50 7.4.2 Attività aziendali sensibili... 55 7.5 Area sensibile cncernente i reati cn finalità di terrrism di eversine dell rdine demcratic, i reati di criminalità rganizzata, i reati transnazinali e i reati cntr la 2
persna... 68 7.5.1 Fattispecie di reat... 68 7.5.2 Attività aziendali sensibili... 77 7.6 Area sensibile cncernente i reati di ricettazine, riciclaggi e impieg di denar, beni utilità di prvenienza illecita.... 78 7.6.1 Fattispecie di reat... 78 7.6.2 Attività aziendali sensibili... 81 7.7 Area sensibile cncernente i reati in tema di salute e sicurezza sul lavr... 86 7.7.1 Fattispecie di reat... 86 7.7.2 Attività aziendali sensibili... 87 7.8 Area sensibile cncernente i reati infrmatici... 95 7.8.1 Fattispecie di reat... 95 7.8.2 Attività aziendali sensibili... 101 7.9 Area sensibile cncernente i reati cntr l industria ed il cmmerci ed i reati in materia di vilazine del diritt d autre... 111 7.9.1 Fattispecie di reat... 111 7.9.2 Attività aziendali sensibili... 118 7.10 Area sensibile cncernente i reati ambientali... 119 7.10.1 Fattispecie di reat... 119 7.10.1 Attività aziendali sensibili... 122 3
Capitl 1 Il cntest nrmativ 1.1 Il regime di respnsabilità amministrativa previst dal Decret Legislativ n. 231/2001 a caric delle persne giuridiche, scietà ed assciazini In attuazine della delega di cui all art. 11 della Legge 29 settembre 2000 n. 300, in data 8 giugn 2001 è stat emanat il Decret Legislativ n. 231 (di seguit denminat il Decret anche D. Lgs. n. 231/2001 ), cn il quale il Legislatre ha adeguat la nrmativa interna alle cnvenzini internazinali in materia di respnsabilità delle persne giuridiche. In particlare, si tratta della Cnvenzine di Bruxelles del 26 lugli 1995 sulla tutela degli interessi finanziari delle Cmunità Eurpee, della Cnvenzine firmata a Bruxelles il 26 maggi 1997 sulla ltta alla crruzine nella quale sian cinvlti funzinari della Cmunità Eurpea degli Stati membri e della Cnvenzine OCSE del 17 dicembre 1997 sulla ltta alla crruzine di pubblici ufficiali stranieri nelle perazini ecnmiche ed internazinali. Il Decret, recante la Disciplina della respnsabilità amministrativa delle persne giuridiche, delle scietà e delle assciazini anche prive di persnalità giuridica, ha intrdtt nell rdinament giuridic italian un regime di respnsabilità amministrativa a caric degli Enti (da intendersi cme scietà, assciazini, cnsrzi, ecc., di seguit denminati Enti ) per reati tassativamente elencati e cmmessi nel lr interesse vantaggi: (i) da persne fisiche che rivestan funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine degli Enti stessi di una lr unità rganizzativa dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da persne fisiche che esercitin, anche di fatt, la gestine e il cntrll degli Enti medesimi, vver (ii) da persne fisiche sttpste alla direzine alla vigilanza di un dei sggetti spra indicati. Il catalg degli illeciti presuppst si è dilatat in tempi recenti cn l intrduzine, nell ambit degli illeciti presuppst, anche di alcune fattispecie di illecit amministrativ. La respnsabilità dell Ente si aggiunge a quella della persna fisica, che ha cmmess materialmente l illecit, ed è autnma rispett ad essa, sussistend anche quand l autre del reat nn è stat identificat nn è imputabile ppure nel cas in cui il reat si estingua per una causa diversa dall amnistia. La previsine della respnsabilità amministrativa di cui al Decret cinvlge, nella repressine degli illeciti ivi espressamente previsti, gli Enti che abbian tratt vantaggi dalla cmmissine del reat nel cui interesse sian stati cmpiuti i reati - gli illeciti amministrativi - presuppst di cui al Decret medesim. A caric dell Ente sn irrgabili sanzini pecuniarie e interdittive, nnché la cnfisca, la pubblicazine della sentenza di cndanna ed il cmmissariament. Le misure interdittive, che pssn cmprtare per l Ente cnseguenze più gravse rispett alle sanzini pecuniarie, cnsistn nella sspensine revca di licenze e cncessini, nel diviet 4
di cntrarre cn la pubblica amministrazine, nell'interdizine dall'esercizi dell'attività, nell'esclusine revca di finanziamenti e cntributi, nel diviet di pubblicizzare beni e servizi. La suddetta respnsabilità si cnfigura anche in relazine a reati cmmessi all ester, purché per la lr repressine nn prceda l Stat del lug in cui sian stati cmmessi e l Ente abbia nel territri dell Stat italian la sede principale. 1.2 L adzine dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll quali esimenti della respnsabilità amministrativa dell Ente Istituita la respnsabilità amministrativa degli Enti, l art. 6 del Decret stabilisce che l Ente nn rispnde nel cas in cui dimstri di aver adttat ed efficacemente attuat, prima della cmmissine del fatt, mdelli di rganizzazine e di gestine idnei a prevenire reati della specie di quell verificatsi. La medesima nrma prevede, inltre, l istituzine di un rganism di cntrll intern all Ente cn il cmpit di vigilare sul funzinament, sull efficacia e sull sservanza dei predetti mdelli, nnché di curarne l'aggirnament. Il mdell di rganizzazine, gestine e cntrll (di seguit denminat anche Mdell ) deve rispndere alle seguenti esigenze: individuare le attività nel cui ambit pssan essere cmmessi i reati previsti dal Decret; prevedere specifici prtclli diretti a prgrammare la frmazine e l attuazine delle decisini dell Ente in relazine ai reati da prevenire; individuare mdalità di gestine delle risrse finanziarie idnee ad impedire la cmmissine di tali reati; prevedere bblighi di infrmazine nei cnfrnti dell rganism deputat a vigilare sul funzinament e sull sservanza del Mdell; intrdurre un sistema disciplinare idne a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel Mdell. Ove il reat venga cmmess da sggetti che rivestn funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine dell Ente di una sua unità rganizzativa dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da sggetti che esercitan, anche di fatt, la gestine e il cntrll dell stess, l Ente nn rispnde se prva che: (i) l rgan dirigente ha adttat ed efficacemente attuat, prima della cmmissine del fatt, un Mdell di Organizzazine e di Gestine idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi; (ii) il cmpit di vigilare sul funzinament e l sservanza del Mdell e di curare il lr aggirnament è stat affidat a un rganism dell Ente dtat di autnmi pteri di iniziativa e di cntrll; (iii) i sggetti hann cmmess il reat eludend fraudlentemente il Mdell; (iv) nn vi è stata messa insufficiente vigilanza da parte dell rganism di cntrll in rdine al Mdell. 5
Nel cas in cui, invece, il reat venga cmmess da sggetti sttpsti alla direzine alla vigilanza di un dei sggetti spra indicati, l Ente è respnsabile se la cmmissine del reat è stata resa pssibile dall insservanza degli bblighi di direzine e vigilanza. Detta insservanza è, in gni cas, esclusa qualra l Ente, prima della cmmissine del reat, abbia adttat ed efficacemente attuat un Mdell idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi, secnd una valutazine che deve necessariamente essere a priri. L art. 6 del Decret dispne, infine, che i Mdelli di Organizzazine e di Gestine pssan essere adttati sulla base di cdici di cmprtament redatti da assciazini rappresentative di categria e cmunicati al Minister della Giustizia. Si precisa che il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l. è stat predispst attenendsi ai principi ed ai cntenuti del Mdell della Capgrupp Bancaria Intesa Sanpal S.p.A., nnché nel rispett delle peculiarità dell attività della Scietà e della sua struttura rganizzativa. 6
Capitl 2 - Il Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l. 2.1 Gli strumenti aziendali esistenti quali presuppsti del Mdell Nella predispsizine del presente Mdell si è tenut innanzitutt cnt della nrmativa, delle prcedure e dei sistemi di cntrll esistenti e già peranti all intern del grupp assicurativ Intesa Sanpal Vita, in quant idnei a valere anche cme misure di prevenzine di reati e di cmprtamenti illeciti in genere, inclusi quelli previsti dal D. Lgs. n. 231/2001. Gli Organi di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l. dedican la massima cura nella definizine in chiave unitaria delle strutture rganizzative e delle prcedure perative della Scietà, sia al fine di assicurare efficienza, efficacia e trasparenza nella gestine delle attività e nell attribuzine delle crrelative respnsabilità, sia all scp di ridurre al minim disfunzini, malfunzinamenti ed irreglarità (tra i quali si annveran anche cmprtamenti illeciti cmunque nn in linea cn quant indicat dalla Scietà). Il cntest rganizzativ di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l. è cstituit dall insieme di regle e prcedure che garantiscn il funzinament della Scietà; si tratta dunque di un sistema articlat che viene definit e verificat internamente anche al fine di rispettare le previsini nrmative a cui la Scietà è sttpsta anche in cnsiderazine dell appartenenza al Grupp Intesa Sanpal la cui Capgrupp è Intesa Sanpal S.p.A. (di seguit la Banca ) a sua vlta sttpsta in qualità di banca e scietà qutata in brsa 1, alle previsini nrmative di riferiment (Test Unic Bancari, Istruzini di Vigilanza Banca d Italia, Test Unic dell intermediazine finanziaria e i relativi reglamenti attuativi). Quali specifici strumenti già esistenti e diretti a prgrammare la frmazine e l attuazine delle decisini aziendali e ad effettuare i cntrlli sull attività di impresa, anche in relazine ai reati e agli illeciti da prevenire, la Scietà ha individuat: i reglamenti interni e le plicy aziendali; il Cdice Etic e il Cdice Intern di Cmprtament di Grupp (di seguit anche sl Cdice Etic e Cdice di Cmprtament); il sistema dei cntrlli interni; il sistema dei pteri e delle deleghe. Le regle, le prcedure e i principi di cui agli strumenti spra elencati nn vengn riprtati 1 In tale sua qualità la Banca è anche sttpsta alla vigilanza di Banca d Italia e di Cnsb, gnuna per i prfili di rispettiva cmpetenza, le quali svlgn verifiche e cntrlli sull perat della Banca e su aspetti relativi alla sua struttura rganizzativa, cme previst dalla nrmativa. 7
dettagliatamente nel presente Mdell ma fann parte del più ampi sistema di rganizzazine, gestine e cntrll che l stess intende integrare e che tutti i sggetti destinatari, sia interni che esterni, sn tenuti a rispettare, in relazine al tip di rapprt in essere cn la Scietà. Nei paragrafi che segun si intendn illustrare, per grandi linee, esclusivamente i principi di riferiment del Cdice Etic e del Cdice Intern di Cmprtament adttati dalla Scietà, il sistema dei cntrlli interni, nnché il sistema dei pteri e delle deleghe. 2.1.1 Cdice Etic e Cdice Intern di Cmprtament di Grupp A cnferma dell imprtanza attribuita ai prfili etici ed a cerenti cmprtamenti imprntati a rigre e integrità, la Scietà ha adttat il Cdice Etic ed il Cdice Intern di Cmprtament. Il Cdice Etic rappresenta la carta cstituzinale del Grupp Intesa Sanpal che, attravers ess, rende espliciti i fndamenti della prpria cultura aziendale e i valri di riferiment dai quali fa derivare regle cncrete di cmprtament vers tutti i sggetti interni ed esterni (i c.d. stakehlder ), che hann direttamente indirettamente una relazine cn la Banca: i clienti, gli azinisti e i cllabratri in prim lug, ma anche i frnitri, i partner cmmerciali, la cmunità, i territri e l ambiente in cui il Grupp pera. Il Cdice intern di cmprtament di Grupp, applicabile a tutte le Scietà del Grupp, è cstituit da un insieme, vlutamente snell, di regle sia di carattere generale che definiscn le nrme essenziali di cmprtament degli espnenti aziendali, dei dipendenti e dei cllabratri esterni che, nell ambit delle lr funzini, sn tenuti ad esercitare le lr attività cn prfessinalità, diligenza, nestà e crrettezza - sia di carattere più specific, ad esempi laddve si vietan determinate perazini persnali. 2.1.2 Le caratteristiche salienti del sistema dei cntrlli interni Intesa Sanpal Smart Care S.r.l., per garantire una sana e prudente gestine, cniuga la prfittabilità dell'impresa cn un'assunzine dei rischi cnsapevle e cn una cndtta perativa imprntata a criteri di crrettezza. Pertant, la Scietà si è dtata di un sistema di cntrll intern idne a rilevare, misurare e verificare nel cntinu i rischi tipici dell attività sciale. Il sistema dei cntrlli interni di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l. è insit nell'insieme di regle e prcedure che miran ad assicurare il rispett delle strategie aziendali e il cnseguiment delle seguenti finalità: efficacia ed efficienza dei prcessi aziendali; salvaguardia del valre delle attività e prtezine dalle perdite; affidabilità e integrità delle infrmazini cntabili e gestinali; 8
cnfrmità delle perazini cn la legge, la nrmativa di vigilanza nnché cn le plitiche, i piani, i reglamenti e le prcedure interne. Il sistema dei cntrlli interni è delineat da un infrastruttura dcumentale (impiant nrmativ) che permette di ripercrrere in md rganic e cdificat le linee guida, i rischi ed i cntrlli presenti in azienda, recepend, ltre agli indirizzi aziendali, anche le dispsizini di Legge, ivi cmpresi i principi dettati dal D. Lgs. n. 231/2001. L impiant nrmativ è cstituit da Dcumenti di Gvernance, temp per temp adttati, che svraintendn al funzinament della Scietà (Statut, Cdice Etic, Cdice Intern di Cmprtament di Grupp, Facltà e pteri, Plicy, Linee guida) e da nrme più strettamente perative che reglamentan i prcessi aziendali, le single attività e i relativi cntrlli. La Scietà, in cerenza cn le Linee Guida della Capgrupp Intesa Sanpal Vita,ha individuat le seguenti macr tiplgie di cntrll: cntrlli di linea, diretti ad assicurare il crrett svlgiment dell peratività qutidiana e delle single transazini. Di nrma tali cntrlli sn effettuati dalle strutture prduttive (di business di supprt) incrprati nelle prcedure infrmatiche, vver eseguiti nell ambit delle attività di back ffice; cntrlli di cnfrmità, cstituiti da plitiche e prcedure in grad di individuare, valutare, cntrllare e gestire il rischi cnseguente al mancat rispett di leggi, prvvedimenti delle autrità di vigilanza e nrme di autreglamentazine, nnché di qualsiasi altra nrma applicabile alla Scietà; revisine interna, vlta a individuare andamenti anmali, vilazini delle prcedure e della reglamentazine, nnché a valutare la funzinalità del cmplessiv sistema dei cntrlli interni. Essa è cndtta da strutture diverse e indipendenti da quelle prduttive. Il sistema dei cntrlli interni è peridicamente sggett a ricgnizine e adeguament in relazine all evluzine dell peratività aziendale e al cntest di riferiment. In particlare, l attività di revisine interna in Intesa Sanpal Smart Care è svlta dalla funzine di Audit della Capgrupp Assicurativa Intesa Sanpal Vita. Tale funzine ha anche il cmpit di prtare all attenzine del Cnsigli di Amministrazine, del Sindac e dei Respnsabili delle varie Unità Organizzative, prpste di pssibili migliramenti alle plitiche di gestine dei rischi, agli strumenti di misurazine, ai prcessi e alle prcedure a frnte di criticità rilevate nell ambit della prpria attività di cntrll. 2.1.3 Il sistema dei pteri e delle deleghe A nrma di Statut, il Cnsigli di Amministrazine è investit di tutti i pteri per l rdinaria e strardinaria amministrazine della Scietà e ha delegat parte delle prprie attribuzini al 9
Presidente e all Amministratre Delegat, determinandne i relativi pteri. In particlare, all Amministratre Delegat sn cnferiti pteri e deleghe da esercitarsi nel rispett dei limiti di Statut e nell ambit delle strategie, degli indirizzi e dei piani espressi dal Cnsigli di Amministrazine, cn facltà di sub delega, che viene esercitata attravers un prcess trasparente, graduat in funzine del rul e della psizine ricperta dal subdelegat. L Amministratre Delegat ha l bblig di riferire trimestralmente al Cnsigli di Amministrazine e al Sindac Unic sull esercizi delle deleghe cnferite. La Scietà prevede una struttura mlt leggera e riceve i servizi necessari per l svlgiment della prpria attività dalle altre scietà del Grupp Assicurativ Intesa Sanpal Vita. A tal fine, sn stati definiti specifici accrdi cn Intesa Sanpal Vita e Intesa Sanpal Assicura rispettivamente per attività di gvernance e per servizi di tip perativ. Il dettagli dei servizi ergati dalle altre Scietà del Grupp Assicurativ Intesa Sanpal Vita è descritt nel paragraf 2.8 Attività ggett di utsurcing. 2.2 Le finalità perseguite cn l adzine del Mdell Nnstante gli strumenti aziendali illustrati nei paragrafi precedenti risultin di per sé idnei anche a prevenire i reati cntemplati dal Decret, la Scietà, ha ritenut pprtun adttare un specific Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll ai sensi del Decret, nella cnvinzine che ciò cstituisca, ltre che un valid strument di sensibilizzazine di tutti clr che peran per cnt della Scietà, affinché tengan cmprtamenti crretti e lineari, anche un più efficace mezz di prevenzine cntr il rischi di cmmissine dei reati e degli illeciti amministrativi previsti dalla nrmativa di riferiment. In particlare, attravers l adzine ed il cstante aggirnament del Mdell, la Scietà si prpne di perseguire le seguenti principali finalità: determinare, in tutti clr che peran per cnt della Scietà nell ambit di attività sensibili (vver di quelle nel cui ambit, per lr natura, pssn essere cmmessi i reati di cui al Decret), la cnsapevlezza di pter incrrere, in cas di vilazine delle dispsizini impartite in materia, in cnseguenze disciplinari e/ cntrattuali, ltre che in sanzini penali e amministrative irrgabili nei lr stessi cnfrnti; ribadire che tali frme di cmprtament illecit sn frtemente cndannate, in quant le stesse (anche nel cas in cui la Scietà fsse apparentemente in cndizine di trarne vantaggi) sn cmunque cntrarie, ltre che alle dispsizini di legge, anche ai principi etici ai quali la Scietà intende attenersi nell esercizi dell attività aziendale; cnsentire alla Scietà, grazie ad un azine di mnitraggi sulle aree di attività a rischi, di 10
intervenire tempestivamente, al fine di prevenire cntrastare la cmmissine dei reati stessi e sanzinare i cmprtamenti cntrari al prpri Mdell. 2.3 Gli elementi fndamentali del Mdell Il Mdell di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l. è stat predispst in cerenza cn la vlntà del Legislatre, tenut cnt delle linee guida seguite dalla Banca nella redazine del prpri Mdell. Gli elementi fndamentali sviluppati nella definizine del Mdell pssn essere csì riassunti: individuazine delle aree di attività a rischi vver delle attività aziendali sensibili nel cui ambit ptrebber cnfigurarsi le iptesi di reat da sttprre ad analisi e mnitraggi; gestine di prcessi perativi in grad di garantire: - la separazine dei cmpiti attravers una crretta distribuzine delle respnsabilità e la previsine di adeguati livelli autrizzativi, all scp di evitare svrappsizini funzinali allcazini perative che cncentrin le attività critiche su un unic sggett; - una chiara e frmalizzata assegnazine di pteri e respnsabilità, cn espressa indicazine dei limiti di esercizi e in cerenza cn le mansini attribuite e le psizini ricperte nell ambit della struttura rganizzativa; - crrette mdalità di svlgiment delle attività medesime; - la tracciabilità degli atti, delle perazini e delle transazini attravers adeguati supprti dcumentali infrmatici; - prcessi decisinali legati a predefiniti criteri ggettivi (es.: esistenza di albi frnitri, esistenza di criteri ggettivi di valutazine e selezine del persnale, ecc.); - l esistenza e la tracciabilità delle attività di cntrll e supervisine cmpiute sulle transazini aziendali; - la presenza di meccanismi di sicurezza in grad di assicurare un adeguata prtezine/access fisic-lgic ai dati e ai beni aziendali; emanazine di regle cmprtamentali idnee a garantire l esercizi delle attività aziendali nel rispett delle leggi e dei reglamenti e dell integrità del patrimni aziendale; definizine delle respnsabilità nell adzine, mdifica, attuazine e cntrll del Mdell stess; identificazine dell Organism di Vigilanza e attribuzine di specifici cmpiti di vigilanza sull efficace e crrett funzinament del Mdell; definizine dei flussi infrmativi nei cnfrnti dell Organism di Vigilanza; definizine e applicazine di dispsizini idnee a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel Mdell; frmazine del persnale e cmunicazine interna in merit al cntenut del Decret e del 11
Mdell ed agli bblighi che ne cnsegun. 2.4 La Struttura del Mdell Per definire il presente Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll, sn state preliminarmente identificate per ciascuna categria di illeciti presuppst, le aree aziendali sensibili. Nell ambit di gni area sensibile sn state pi individuate le attività aziendali nell svlgiment delle quali è più versimile il rischi della cmmissine di illeciti presuppst previsti dal Decret (c.d. attività sensibili ), cdificand per ciascuna di dette attività principi di cmprtament e di cntrll - diversificati in relazine all specific rischi-reat da prevenire - cui devn attenersi tutti clr che vi peran. Il Mdell trva pi piena ed efficace attuazine nella realtà della Scietà attravers il cllegament di ciascuna attività sensibile cn le strutture aziendali cinvlte e cn la gestine dinamica dei prcessi e della relativa nrmativa interna di riferiment, che deve basarsi sui principi di cmprtament e di cntrll enunciati per ciascuna di dette attività. L apprcci seguit: permette di gestire cn criteri univci le regle perative aziendali, incluse quelle relative alle aree sensibili ; rende più agevle la cstante implementazine e l adeguament tempestiv dei prcessi e dell impiant nrmativ interni ai mutamenti della struttura rganizzativa e dell peratività aziendale, assicurand un elevat grad di dinamicità del Mdell, sprattutt in una fase, cme quella attuale, di cntinu cambiament. In Intesa Sanpal Smart Care S.r.l. il presidi dei rischi rivenienti dal Decret è pertant assicurat: dal presente dcument ( Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll ), e dall impiant nrmativ esistente, che ne cstituisce parte integrante e sstanziale. Il Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll delinea in particlare: il cntest nrmativ di riferiment; il rul e la respnsabilità delle Unità Organizzative (di Intesa Sanpal Vita e Intesa Sanpal Assicura) cinvlte nell adzine, efficace attuazine e mdificazine del Mdell; gli specifici cmpiti e respnsabilità dell Organism di Vigilanza; 12
i flussi infrmativi vers l Organism di Vigilanza; il sistema sanzinatri; le lgiche frmative; le aree sensibili in relazine alle fattispecie di illecit di cui al Decret; le attività aziendali nell ambit delle quali può verificarsi il rischi di cmmissine degli illeciti presuppst ed i principi di cmprtament e le regle di cntrll vlti a prevenirli (attività sensibili ). L impiant nrmativ della Scietà, cstituit dai Dcumenti di Gvernance (Statut, Cdice Etic, Cdice Intern di Cmprtament di Grupp, Reglamenti, Plicy, ecc.), Ordini di Servizi, Guide Operative e altri strumenti, reglamenta ai vari livelli l peratività della Scietà nelle aree/attività sensibili e cstituisce a tutti gli effetti parte integrante del Mdell. Dall assciazine dei cntenuti del Mdell cn l impiant nrmativ aziendale è pssibile estrarre, per ciascuna delle attività sensibili, specifici, puntuali e sempre aggirnati Prtclli che descrivn fasi di attività, Unità Organizzative cinvlte, principi di cntrll e di cmprtament, regle perative di prcess e che cnsentn di rendere verificabile e cngrua gni fase di attività. 2.5 I destinatari del Mdell Il Mdell e le dispsizini ivi cntenute e richiamate devn essere rispettate dagli espnenti aziendali e da tutt il persnale di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l.(cmpres quell assunt e/ perante all ester, ve presente) e, in particlare, da parte di clr che si trvin a svlgere le attività sensibili. La frmazine del persnale e l infrmazine interna sul cntenut del Mdell sn cstantemente assicurate cn le mdalità megli descritte al successiv Capitl 6. Al fine di garantire l efficace ed effettiva prevenzine dei reati, il Mdell è destinat anche ai sggetti esterni (intendendsi per tali i lavratri autnmi parasubrdinati, i prfessinisti, i cnsulenti, gli agenti, i frnitri, i partner cmmerciali, ecc.) che, in frza di rapprti cntrattuali, prestin la lr cllabrazine alla Scietà per la realizzazine delle sue attività. Nei cnfrnti dei medesimi il rispett del Mdell è garantit mediante l appsizine nella maggir parte dei cntratti di una clausla che impegni il cntraente ad attenersi ai principi del Mdell e a segnalare all Organism di Vigilanza eventuali ntizie della cmmissine di illeciti della vilazine del Mdell. 13
2.6 Adzine, efficace attuazine e mdificazine del Mdell Ruli e respnsabilità Adzine del Mdell L adzine e l efficace attuazine del Mdell cstituiscn, ai sensi dell art. 6, cmma I, lett. a) del Decret, atti di cmpetenza e di emanazine del Cnsigli di Amministrazine che apprva, mediante appsita delibera, il Mdell. L Amministratre Delegat definisce la struttura del Mdell da sttprre all apprvazine del Cnsigli di Amministrazine cn il supprt delle funzini cmpetenti di Intesa Sanpal Vita e di Intesa Sanpal Assicura (nnché del Datre di Lavr ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008 e sentit il parere dell Organism di Vigilanza. Efficace attuazine e mdificazine del Mdell E cura del Cnsigli di Amministrazine ( di sggetti da questi delegat) prvvedere all efficace attuazine del Mdell, mediante valutazine e apprvazine delle azini necessarie per implementarl mdificarl. Per l individuazine di tali azini, l Organ amministrativ si avvale del supprt dell Organism di Vigilanza. Il Cnsigli di Amministrazine deve inltre garantire, anche attravers l intervent dell Organism di Vigilanza, l aggirnament delle aree sensibili e del Mdell, in relazine alle esigenze di adeguament che si rendn necessarie. Specifici ruli e respnsabilità nella gestine del Mdell sn inltre attribuiti alle Unità Organizzative di seguit indicate. Audit della Capgrupp Assicurativa Intesa Sanpal Vita S.p.A. La funzine di Audit della Capgrupp Assicurativa Intesa Sanpal Vita al fine di verificare la rispndenza dei cmprtamenti delle Scietà appartenenti al Grupp Assicurativ agli indirizzi della stessa e l efficacia dei sistemi di cntrll intern effettua accertamenti peridici nei cnfrnti delle Scietà che cmpngn il Grupp Assicurativ. L Audit supprta l Organism di Vigilanza nel vigilare sul rispett e sull adeguatezza delle regle cntenute nel Mdell. Cmpliance della Capgrupp Assicurativa Intesa Sanpal Vita S.p.A. La funzine Cmpliance è cmpetente a garantire, nel temp, la presenza di regle, prcedure e prassi perative che prevengan efficacemente vilazini infrazini alle nrme vigenti. Cn specific riferiment ai rischi di respnsabilità amministrativa intrdtti dal Decret, la Cmpliance supprta l Organ di Vigilanza nell svlgiment delle sue attività di cntrll mediante: 14
la definizine e l aggirnament del Mdell, cn la cllabrazine della funzine Affari Legali e Scietari, in cerenza all evluzine della nrmativa di riferiment e alle mdifiche della struttura rganizzativa aziendale, e cn il sggett investit delle funzini di Datre di lavr ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008, per quant di cmpetenza; il mnitraggi, nel temp, in merit alla efficacia del Mdell cn riferiment alle regle e principi di cmprtament per la prevenzine dei reati sensibili l analisi delle risultanze del prcess di autvalutazine circa il rispett dei principi di cntrll e cmprtament prescritti nel Mdell; l identificazine nel cntinu delle nrme applicabili - nell ambit dell attività di indirizz e crdinament - nella misura in cui trvin applicazine anche per la Capgrupp Assicurativa. Tale attività viene svlta in cllabrazine cn Affari Legali e Scietari; Alla Cmpliance spetta inltre il cmpit di mitigare il rischi di nn cnfrmità attravers la verifica preventiva dei prcessi aziendali e della nrmativa interna emanata. Affari Legali e Scietari della Capgrupp Assicurativa Intesa Sanpal Vita S.p.A. Affari Legali e Scietari, per il perseguiment delle finalità di cui al Decret, assicura assistenza e cnsulenza legale alla Scietà. Spetta altresì ad Affari Legali e Scietari l interpretazine della nrmativa, la risluzine di questini di diritt e l identificazine delle cndtte che pssn cnfigurare iptesi di reat. Affari Legali e Scietari cllabra cn Cmpliance, Audit, il Datre di Lavr ai sensi del D. Lgs. 81/2008 e Organizzazine all adeguament del Mdell, segnaland anche eventuali estensini dell ambit di respnsabilità amministrativa degli Enti. Datre di lavr ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008 Il sggett individuat quale Datre di Lavr ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008, limitatamente alla gestine dei rischi in materia di sicurezza e salute sul lavr: partecipa alla definizine della struttura del Mdell ed all aggirnament dell stess; individua e valuta l insrgenza di fattri di rischi dai quali pssan derivare la cmmissini di illeciti presuppst; prmuve le mdifiche rganizzative e prcedurali finalizzate ad assicurare un adeguat presidi del rischi di nn cnfrmità. 15
2.7 Attività ggett di utsurcing Il mdell rganizzativ di Intesa Sanpal Smart Care S.r.l. prevede l esternalizzazine (di seguit anche utsurcing ) di attività aziendali. Cme indicat al paragraf 2.1.3 ll sistema dei pteri e delle deleghe, la Scietà prevede una struttura mlt leggera e riceve i servizi necessari per l svlgiment della prpria attività dalle altre scietà del Grupp Assicurativ Intesa Sanpal Vita. A tal fine, sn stati definiti specifici accrdi cn Intesa Sanpal Vita e Intesa Sanpal Assicura rispettivamente per attività di gvernance e per servizi di tip perativ. Intesa Sanpal Vita svlge le seguenti attività di gvernance: Affari Legali e Scietari Cmpliance Intesa Sanpal Assicura svlge i seguenti servizi di tip perativ: Amministrazine e bilanci Svilupp cmmerciale Gestine tecnica prdtti Sinistri e cntenzis per la gestine del rapprt cn la Scietà di Assistenza Assistenza e svilupp clienti Organizzazine e sistemi infrmativi Gestine dei reclami. Pertant, Intesa Sanpal Smart Care si avvale delle Unità Organizzative spra individuate di Intesa Sanpal Vita e Intesa Sanpal Assicura, che sn dtate di un prpri Mdell, tenut cnt delle linee Guida di Intesa Sanpal. I termini dipendente e Unità Organizzativa utilizzati nell ambit del dcument sn quindi da intendersi in sens lat nell accezine di dipendenti e Unità Organizzative di Intesa Sanpal Vita e Intesa Sanpal Assicura. Ciò premess, l affidament in utsurcing delle attività è frmalizzat attravers la stipula di specifici cntratti che cnsentn alla Scietà di mantenere cnseguentemente i pteri di indirizz e cntrll sulle attività esternalizzate. I cntratti di utsurcing devn prevedere che: l attività esternalizzata, le mdalità di esecuzine e il relativ crrispettiv sian definite chiaramente; il frnitre svlga adeguatamente l esecuzine delle attività esternalizzate nel rispett della 16
nrmativa vigente e delle dispsizini della Scietà; l bblig dell utsurcer di esigere l sservanza delle leggi e dei reglamenti applicabili alla Scietà anche da parte di terzi ai quali si dvesse rivlgere per l svlgiment delle attività esternalizzate; il frnitre infrmi tempestivamente la Scietà di qualsiasi fatt che pssa incidere in maniera rilevante sulla prpria capacità di eseguire le attività esternalizzate in cnfrmità alla nrmativa vigente e in maniera efficiente ed efficace; il frnitre garantisca la riservatezza dei dati relativi alla Scietà ed agli assicurati; la Scietà pssa recedere dal cntratt senza neri sprprzinati tali da pregiudicare, in cncret, l esercizi del diritt di recess; la Scietà pssa rislvere il cntratt in cas di vilazine da parte dell utsurcer di nrme e reglamenti di vigilanza che cmprtin sanzini a caric del cmmittente vilazini di quant previst all intern del Mdell, del Cdice Etic e del Cdice di Cmprtament; il cntratt nn pssa essere ggett di cessine subappalt senza il cnsens della Scietà. 2.8 Principi di indirizz di Grupp in materia di Respnsabilità amministrativa degli Enti Ferma restand l'autnma respnsabilità di ciascuna Scietà appartenente al Grupp Intesa Sanpal in rdine all'adzine ed all'efficace attuazine di un prpri Mdell ai sensi del Decret, Intesa Sanpal, nell'esercizi della sua peculiare funzine di Capgrupp, ha il ptere di impartire criteri e direttive di carattere generale e di verificare mediante le funzini Cmpliance, Internal Audit e Affari Scietari e Partecipazini, la rispndenza dei Mdelli delle scietà appartenenti al Grupp a tali criteri e direttive. In particlare, ciascuna scietà interessata deve: adttare il prpri Mdell, dp aver individuat le attività aziendali che presentan un rischi di cmmissine degli illeciti previsti dal Decret e le misure più idnee a prevenirne la realizzazine. Nella predispsizine del Mdell la scietà deve attenersi ai principi e ai cntenuti del Mdell di Capgrupp salv che sussistan situazini specifiche relative alla natura, dimensine al tip di attività esercitata nnché alla struttura scietaria, all rganizzazine e/ all articlazine delle deleghe interne che impngan suggeriscan l adzine di misure differenti al fine di perseguire più efficacemente gli biettivi del Mdell, nel rispett cmunque dei predetti principi nnché di quelli espressi nel Cdice Etic e nel Cdice intern di cmprtament. 17
In presenza di rilevanti diffrmità rispett ai principi e ai cntenuti del Mdell di Capgrupp devn essere trasmesse alla funzine Cmpliance di Capgrupp le ragini che le hann mtivate, nnché la bzza finale del Mdell prima della sua apprvazine da parte degli Organi Sciali. L avvenuta adzine del Mdell è cmunicata dalla scietà alla predetta funzine di cnfrmità mediante trasmissine di cpia del medesim e della delibera di apprvazine da parte del Cnsigli di Amministrazine. Resta ferm che fin a che il Mdell nn sia apprvat, la scietà adtta gni misura idnea per la prevenzine dei cmprtamenti illeciti; prvvedere tempestivamente alla nmina dell Organism di Vigilanza, in linea cn le indicazini frnite dalla Capgrupp in relazine ai sggetti da nminare. L infrmativa di avvenuta nmina dell Organism è cmunicata, mediante trasmissine di cpia della delibera del Cnsigli di Amministrazine, alle funzini Cmpliance e Affari Scietari e Partecipazini di Capgrupp; la funzine Affari Scietari e Partecipazini frnisce peridica infrmativa di aggirnament al riguard al Cmitat per il Cntrll di Capgrupp; assicurare il sistematic aggirnament del Mdell in funzine di mdifiche nrmative e rganizzative, nnché nel cas in cui significative e/ ripetute vilazini delle prescrizini del Mdell l rendesser necessari. Le mdifiche nrmative sn segnalate alla scietà dalla funzine Cmpliance di Capgrupp cn appsita cmunicazine. L avvenut aggirnament del Mdell è cmunicat alla predetta funzine Cmpliance cn le mdalità spra illustrate; predisprre, crdinandsi cn le funzini Persnale e Cmpliance di Capgrupp e cn il supprt delle funzini Frmazine e Cmunicazine Interna, attività di frmazine e di cmunicazine rivlte indistintamente al persnale di riferiment nnché interventi specifici di frmazine destinati a figure impegnate in attività maggirmente sensibili al Decret, cn l biettiv di creare una cnscenza diffusa e una cultura aziendale adeguata in materia; adttare un idne presidi dei prcessi sensibili al Decret che preveda la lr identificazine, dcumentazine e pubblicazine all intern del sistema nrmativ aziendale. Inltre, tra i prcessi sensibili devn essere individuati annualmente, dalla funzine di cnfrmità della scietà quelli ritenuti a maggir grad di rischisità in base sia a cnsiderazini di natura qualitativa rispett ai reati presuppst sia all esistenza men di specifici presidi a mitigazine del relativ rischi. Per tali prcessi la funzine di cnfrmità 18
prvvede: a rilasciare una cncrdanza preventiva, anterirmente alla lr pubblicazine sul sistema nrmativ aziendale, circa la crretta applicazine dei principi di cntrll e di cmprtament previsti dal Mdell, all effettuazine di specifiche attività di assurance vlte a valutare la cnfrmità dei prcessi ai prtclli previsti dal Mdell. avviare, cn cadenza annuale, il prcess di autdiagnsi sulle attività svlte al fine di attestare il livell di attuazine del Mdell, cn particlare attenzine al rispett dei principi di cntrll e cmprtament e delle nrme perative; frnire alla funzine Cmpliance di Capgrupp cpia delle relazini peridiche, cmprensive anche delle risultanze del prcess di autdiagnsi, presentate dalla funzine di cnfrmità all Organism di Vigilanza. L Organism di Vigilanza della scietà prvvede inltre a trasmettere al Cmitat di cntrll di Capgrupp la relazine peridica, di nrma semestrale, sull attività svlta presentata al Cnsigli di Amministrazine, crredandla cn le eventuali sservazini del Cnsigli stess. Cn riferiment alle attività spra illustrate le cmpetenti funzini di Capgrupp frniscn alle scietà supprt e cllabrazine, per quant di rispettiva cmpetenza, nell espletament dei cmpiti alle stesse spettanti. 19
Capitl 3 - L Organism di Vigilanza 3.1 Individuazine dell Organism di Vigilanza Ai sensi del Decret, il cmpit di vigilare sul funzinament, l efficacia e l sservanza del Mdell, nnché di curarne l aggirnament deve essere affidat ad un rganism intern all Ente dtat di autnmi pteri di iniziativa e di cntrll (l Organism di Vigilanza ). L Organism di Vigilanza deve pssedere caratteristiche di autnmia, indipendenza, prfessinalità e cntinuità di azine necessarie per il crrett ed efficiente svlgiment delle funzini ad ess assegnate. Ess inltre deve essere dtat di pteri di iniziativa e di cntrll sulle attività della Scietà, senza disprre di pteri gestinali e/ amministrativi. Per il presidi degli ambiti nrmativi specialistici, l Organism si avvale anche delle strutture funzinalmente cmpetenti e dei ruli aziendali eventualmente istituiti ai sensi delle specifiche nrmative di settre (Datre di Lavr, Respnsabile del Servizi Prevenzine e Prtezine, Rappresentante dei lavratri per la sicurezza, Medic cmpetente, etc.). 3.2 Cmpsizine, funzinament e cmpensi dell Organism di Vigilanza L Organism di Vigilanza si cmpne di un sl membr (c.d. cmpsizine mncratica) nminat dal Cnsigli di Amministrazine che ne stabilisce anche il cmpens per l svlgiment delle funzini. Fatte salve le eventuali cause di decadenza di cui infra, l Organism di Vigilanza permane in carica sin alla scadenza del Cnsigli di Amministrazine che l ha nminat. L Organism di Vigilanza si avvale rdinariamente delle strutture della Scietà e/ degli utsurcer per l espletament dei prpri cmpiti di vigilanza e cntrll. Laddve ne ravvisi la necessità, in funzine della specificità degli argmenti trattati, l Organism di Vigilanza può inltre avvalersi di cnsulenti esterni. Per quant cncerne in particlare la materia della tutela della salute e della sicurezza sul lug di lavr, l Organism ptrà avvalersi anche di tutte le risrse eventualmente attivate per la gestine dei relativi aspetti (Datre di lavr, Respnsabile del Servizi prevenzine e prtezine, Rappresentante dei Lavratri per la sicurezza, Medic cmpetente), nnché di quelle ulteriri previste dalle nrmative di settre. 20
L Organism di Vigilanza, direttamente per il tramite delle varie strutture all up designate, ha access a tutte le attività svlte dalla Scietà e dagli utsurcer e alla relativa dcumentazine. Onde pter svlgere, in assluta indipendenza, le prprie funzini, l Organism di Vigilanza dispne di autnmi pteri di spesa sulla base di un preventiv annuale, apprvat dal Cnsigli di Amministrazine, su prpsta dell Organism stess. 3.3 Requisiti di eleggibilità, cause di decadenza e sspensine 3.3.1 Requisiti di prfessinalità, nrabilità ed indipendenza Fermi restand i requisiti di prfessinalità, nrabilità e indipendenza dispsti dalla disciplina legale e reglamentare eventualmente applicabile alla Scietà, l Organism di Vigilanza per il miglire svlgiment delle funzini ad ess assegnate - deve essere scelt tra esperti (quali, ad esempi, dcenti liberi prfessinisti) in materie giuridiche, ecnmiche, finanziarie tecnic-scientifiche vver tra magistrati in quiescenza cmunque tra sggetti in pssess di cmpetenze specialistiche adeguate alla funzine derivanti, ad esempi, dall aver svlt per un cngru perid di temp attività prfessinali in materie attinenti al settre nel quale la Scietà pera e/ dall avere una adeguata cnscenza dell rganizzazine, dei sistemi dei cntrlli e dei principali prcessi aziendali vver dell aver fatt di fare parte di Organismi di Vigilanza. In aggiunta al pssess dei requisiti spra richiamati l Organism di Vigilanza dvrà essere in pssess dei seguenti ulteriri requisiti di nrabilità, secnd i quali nn pssn essere eletti cmpnenti dell Organism di Vigilanza clr i quali: sian stati cndannati, cn sentenza irrevcabile cn sentenza nn definitiva anche se a pena cndizinalmente sspesa, fatti salvi gli effetti della riabilitazine, per un dei reati tra quelli per i quali è applicabile il D. Lgs. n. 231/2001. Per sentenza di cndanna si intende anche quella prnunciata ai sensi dell art. 444 c.p.p., fatti salvi gli effetti della declaratria giudiziale di estinzine del reat ai sensi dell art. 445, cmma secnd, c.p.p.; abbian rivestit la qualifica di cmpnente dell Organism di Vigilanza in sen a scietà nei cui cnfrnti sian state applicate, anche cn prvvediment nn definitiv (cmpresa la sentenza emessa ai sensi dell art. 63 del Decret), le sanzini previste dall art. 9 del medesim Decret, per illeciti cmmessi durante la lr carica; abbian subit l applicazine delle sanzini amministrative accessrie previste dall art. 187 quater del D. Lgs. n. 58/1998. 21
3.3.2 Verifica dei requisiti Il sggett nminat quale cmpnente dell Organism di Vigilanza, frnisce al Cnsigli di Amministrazine una dichiarazine attestante di essere in pssess dei requisiti richiesti. L infedele dichiarazine determina l immediata decadenza da tale funzine del cmpnente dell Organism. 3.3.3 Cause di decadenza immediata Il cmpnente dell Organism di Vigilanza, successivamente alla nmina, decade da tale carica, qualra: vengan men i requisiti di prfessinalità, nrabilità e indipendenza eventualmente prescritti dalla legge dall Statut; dp la nmina, si accerti che l stess ha rivestit la qualifica di cmpnente dell Organism di Vigilanza in sen a scietà nei cui cnfrnti sian state applicate, cn prvvediment definitiv (cmpresa la sentenza emessa ai sensi dell art. 63 del Decret), le sanzini previste dall art. 9 del medesim Decret, per illeciti cmmessi durante la lr carica; sia stat cndannat, cn sentenza definitiva (intendendsi per sentenza di cndanna anche quella prnunciata ai sensi dell art. 444 c.p.p.), anche se a pena sspesa cndizinalmente ai sensi dell art. 163 c.p. per un dei reati tra quelli per i quali è applicabile il D. Lgs. n. 231/2001; subisca l applicazine in via definitiva delle sanzini amministrative accessrie previste dall art. 187 quater del D. Lgs. n.58/1998. In tali casi il cmpnente dell Organism di Vigilanza deve cmunicare al Presidente del Cnsigli di Amministrazine, stt la prpria piena respnsabilità, il spravvenire di una delle cause spra elencate di decadenza. Il Presidente del Cnsigli di Amministrazine, anche in tutti gli ulteriri casi in cui venga direttamente a cnscenza del verificarsi di una causa di decadenza,, cnvca senza indugi il Cnsigli di Amministrazine affinché prceda nella sua prima riunine utile alla dichiarazine di decadenza e alla tempestiva nmina del nuv cmpnente dell Organism di Vigilanza. 22
3.3.4 Cause di decadenza sttpste alla valutazine del Cnsigli di Amministrazine Cstituiscn cause di decadenza dalla funzine di cmpnente dell Organism di Vigilanza sttpste alla preventiva valutazine da parte del Cnsigli di Amministrazine quelle di seguit riprtate: si accerti, dp la nmina, che il cmpnente dell Organism di Vigilanza ha rivestit la qualifica di cmpnente dell Organism di Vigilanza in sen a scietà nei cui cnfrnti sian state applicate, cn prvvediment nn definitiv (cmpresa la sentenza emessa ai sensi dell art. 63 del Decret), le sanzini previste dall art. 9 del medesim Decret, per illeciti cmmessi durante la carica; il cmpnente dell Organism di Vigilanza sia stat cndannat cn sentenza nn definitiva, anche a pena sspesa cndizinalmente ai sensi dell art. 163 c.p. (intendendsi per sentenza di cndanna anche quella prnunciata ai sensi dell art. 444 c.p.p.) per un dei reati tra quelli per i quali è applicabile il D. Lgs. n. 231/2001, l applicazine in via nn definitiva in cap al cmpnente dell Organism di Vigilanza delle sanzini amministrative accessrie previste dall art. 187 quater del D. Lgs. n.58/1998. Il cmpnente dell Organism di Vigilanza deve cmunicare al Presidente del Cnsigli di Amministrazine, stt la prpria respnsabilità, il spravvenire di una delle cause di decadenza di cui spra. Il Presidente del Cnsigli di Amministrazine, anche in tutti gli ulteriri casi in cui venga direttamente a cnscenza del verificarsi di una delle cause di decadenza dinanzi citate, cnvca senza indugi il Cnsigli di Amministrazine affinché, nella sua prima riunine successiva, prvveda a valutare la situazine in essere e determini se: (i) dichiarare la decadenza dell Organism di Vigilanza e prcedere alla tempestiva sstituzine dell stess, vver (ii) cnfermarl in carica. 3.4 Temprane impediment dell Organism di Vigilanza Nell iptesi in cui insrgan cause che impediscan, in via tempranea, al cmpnente dell Organism di Vigilanza di svlgere le prprie funzini vver di svlgerle cn la necessaria indipendenza ed autnmia di giudizi, questi è tenut a dichiarare la sussistenza del legittim impediment anche qualra ess sia dvut ad un ptenziale cnflitt di interessi.. A titl esemplificativ, cstituiscn cause di temprane impediment: 23
- la circstanza che il cmpnente sia destinatari di un prvvediment di rinvi a giudizi in relazine ad un reat presuppst; - la circstanza che il cmpnente apprenda dall Autrità amministrativa di essere sttpst alla prcedura di irrgazine di una sanzine amministrativa di cui all art. 187 quater del Decret Legislativ n. 58/1998; - malattia infrtuni che si prtraggn per ltre tre mesi e impediscan di svlgere le funzini attribuite all Organism. Nel cas in cui l impediment si prtragga per un perid superire a tre mesi è facltà del Cnsigli di Amministrazine di addivenire alla revca dell Organism di Vigilanza e di prcedere alla tempestiva sstituzine dell stess.. 3.5 Cmpiti dell Organism di Vigilanza L Organism di Vigilanza, nell esecuzine della sua attività rdinaria, vigila in generale: sull efficienza, efficacia ed adeguatezza del Mdell nel prevenire e cntrastare la cmmissine degli illeciti per i quali è applicabile il D. Lgs. 231/2001, anche di quelli che in futur dvesser cmunque cmprtare una respnsabilità amministrativa della persna giuridica; sull sservanza delle prescrizini cntenute nel Mdell da parte dei destinatari, rilevand la cerenza e gli eventuali scstamenti dei cmprtamenti attuati, attravers l analisi dei flussi infrmativi e le segnalazini alle quali sn tenuti i respnsabili delle varie funzini aziendali; sull aggirnament del Mdell laddve si riscntrin esigenze di adeguament, frmuland prpste agli Organi Scietari cmpetenti, laddve si rendan pprtune mdifiche e/ integrazini in cnseguenza di significative vilazini delle prescrizini del Mdell stess, di significativi mutamenti dell assett rganizzativ e prcedurale della Scietà, nnché delle nvità legislative intervenute in materia; sull esistenza ed effettività del sistema aziendale di prevenzine e prtezine in materia di salute e sicurezza sui lughi di lavr; sull attuazine delle attività frmative del persnale di riferiment; sull avvi e sull svlgiment del prcediment di irrgazine di un eventuale sanzine disciplinare, a seguit dell accertata vilazine del Mdell; sul rispett dei principi e dei valri cntenuti nel Cdice Etic del Grupp Intesa Sanpal. 24