SOMMARIO 1. Obiettivo del documento 3 2. Dati identificativi 3 3. Struttura del portale 5 3.1 Mie Operazioni 5 3.2 Ricerca Prodotti 7 3.3 Modulario 11 4. Creazione dell Ordine 23 4.1 Creazione dell Ordine Modulistica a Listino 23 4.2 Creazione dell Ordine Modulistica Non a Listino 35 5. Creazione dell Ordine di riferimento 41 6. Stampa Modulario Elettronico 43 1
1. Obiettivo del documento Di seguito si propone una breve schematizzazione delle attività necessarie all utilizzo del portale Modus-Modulario Elettronico, attraverso il quale è possibile ordinare la Modulistica a Listino e la Modulistica non a Listino. 2. Dati identificativi Utilizzando il browser a disposizione (ad esempio Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape, Opera), va digitato il seguente indirizzo web: www.progettomodus.it Per accedere al portale Modus, l Utente deve inserire il codice identificativo (ID Utente) e la Password (assegnata automaticamente dall Amministratore e modificabile in qualsiasi momento all interno del Portale). Questi dati identificano univocamente l Utente autorizzato ad accedere al portale per svolgere le attività previste. Dopo aver inserito ID Utente e Password deve essere selezionato il tasto Logon. 2 3
Attraverso questa schermata l Utente sceglie uno dei due negozi disponibili: Modulistica a Listino; Modulistica non a Listino. 3. Struttura del portale 3.1 Mie Operazioni A sinistra è visualizzata la prima schermata proposta dal portale, non appena l Utente effettua l accesso. L ambiente è quello dedicato alle operazioni (Ordini) già effettuate dall Utente: nella parte sinistra dello schermo è possibile identificare l Area di ricerca (che troveremo anche negli altri ambienti) mentre nella parte destra l Area di lavoro. È possibile ricercare gli Ordini già creati secondo diversi criteri tra i quali: il tipo di Ordine (d acquisto o di riferimento); lo stato dell Ordine; il consegnatario; il vs. n. riferimento; il numero dell operazione (n. Ordine); il tutto filtrato a seconda dei periodi desiderati. 4 5
L area di destra (Area di lavoro) permette, oltre alla successiva visualizzazione dei documenti ricercati come descritto, la navigazione all interno del portale ai fini della creazione di un nuovo ordine o della visualizzazione del catalogo (Modulario). 3.2 Ricerca Prodotti Come si evince dalla schermata a sinistra, selezionando il folder accanto a quello di default (Operazioni), si accede all area dedicata alla ricerca diretta del prodotto dove è possibile inserire diversi parametri (codice e descrizione). Si sottolinea che la Commissione MODUS ha provveduto a codificare i vari prodotti in modo tale da permetterne una rapida ed immediata identificazione da parte degli Uffici della Pubblica Amministrazione. 6 7
È possibile visualizzare la scheda tecnica dei prodotti trovati, semplicemente selezionando con il mouse quello desiderato. Per visualizzare il relativo file.pdf è sufficiente selezionare con il mouse l icona presente nell area Anteprima PDF. In questo modo sarà possibile osservare il prodotto finito e, qualora consentito (non per tutti i prodotti è prevista la possibilità del salvataggio e della riproduzione), stamparlo in locale. A titolo esemplificativo, nella figura a fianco è possibile osservare i risultati dell operazione appena descritta. 8 Per la visualizzazione del file è necessario installare Adobe Reader Versione 7.0 o successive, scaricabile direttamente dal Portale Modus cliccando sulla relativa icona presente all interno della sezione Help. 9
3.3 Modulario Selezionando l area Modulario si accede alla struttura del Modulario Elettronico. Per la Modulistica a Listino il primo livello gerarchico è definito Organi dello Stato all interno del quale è possibile ricercare sia la denominazione dei singoli Ministeri, sia gli stampati unificati per tutta la P.A.. Per ognuno dei Ministeri viene proposta la navigazione all interno dei percorsi gerarchici fino a giungere all ultimo livello. In ciascuno di questi ultimi livelli sono resi disponibili per la visualizzazione dei relativi prodotti (scheda tecnica e file.pdf). Nota Bene I file PDF sono associati solo ed esclusivamente agli stampati relativi alla Modulistica a Listino. 10 11
Per la Modulistica non a Listino, invece, la gerarchia è individuata dalla tipologia del prodotto. 12 13
Lo strumento Filtro Prodotti permette di distinguere i prodotti trovati attraverso le caratteristiche proprie di ciascuno di essi nel caso in cui quest ultimi abbiano delle caratteristiche assegnate (es. modelli appartenenti alla Modulistica a Listino). Esso è operativo in ogni ambiente in cui sia visualizzabile la lista prodotti. 14 15
Tale strumento permette, in particolare, di ricercare la modulistica attraverso i codici Vecchio Modello e Vecchio Modulario, riempiendo i campi evidenziati. 16 17
Ultima struttura da osservare è quella relativa ai modelli attinenti al ramo Stampati Unificati per tutta la P.A. che sono stati suddivisi secondo le categorie: Contabilità Generale, Biglietti da Visita e Relative Buste, Tesoro Unificato e Promiscuo. 18 19
Ulteriore funzionalità di cui l Utente dispone riguarda la ricerca ampliata del prodotto che permette, all interno del Modulario, di individuare i prodotti secondo il Codice Modus (valgono le stesse considerazioni fatte in precedenza per la ricerca diretta) o la descrizione. Nota Bene La navigazione del portale esemplificata in questa sezione riguarda entrambi i negozi ( Modulistica a Listino e Modulistica non a Listino ). 20 21
4. Creazione dell Ordine Nei successivi paragrafi verrà illustrata la procedura relativa alla creazione dell Ordine distinguendo la procedura per il tipo di negozio scelto: Creazione dell Ordine Modulistica a Listino ; Creazione dell Ordine Modulistica Non a Listino. 4.1 Creazione dell Ordine Modulistica a Listino È possibile generare un Ordine per la fornitura di stampati da diversi ambienti: primo fra tutti quello di visualizzazione dei prodotti nel Modulario. Nell ipotesi in cui si conosca già il prodotto da ordinare sarà sufficiente selezionare con il mouse l icona del carrellino presente su ogni posizione, oppure marcare la posizione mediante l apposita casella di spunta per poi selezionare il tasto Rilevare Selezione. 22 23
Dopo aver selezionato il tasto Creare, viene generato un Ordine per la fornitura dello stampato prescelto. Le quantità desiderate possono essere esplicitate prima della creazione oppure nel momento del salvataggio dell Ordine come risulterà più evidente nel prosieguo della trattazione. 24 25
Ulteriore funzionalità del sistema è data dalla possibilità di richiamare in ogni momento l Ordine, una volta generato, dall icona in alto a sinistra. Attraverso gli appositi campi, è possibile: inserire il Vostro n. di riferimento ; modificare l indirizzo di consegna per l intero documento; inserire una data preferita di consegna. Le quantità da ordinare possono essere inserite anche in questa sede selezionando successivamente il tasto Aggiornare. Il portale a questo punto segnala eventuali controlli attivi inerenti le quantità. 26 27
Per ogni posizione dell Ordine, attraverso la lente d ingrandimento, è possibile inserire eventuali osservazioni e modificare l indirizzo di destinazione per la singola posizione. 28 29
L Ordine può essere creato anche dal Modulario, ricercando il prodotto e cliccando sull apposito tasto. Così facendo si ritornerà alla schermata di creazione dell Ordine, con la differenza che, in questo caso l Ordine generato avrà già al suo interno il prodotto scelto. A livello di posizione è necessario indicare, mediante le possibilità proposte dal menù a tendina, il tipo di Fatturazione. Dopo aver selezionato il tasto Ordinare viene chiesta (vista la delicatezza della procedura che scatena una serie di processi autorizzativi estremamente complessi) la ulteriore conferma dell invio dell ordine. NOTA BENE Selezionando l opzione Fatturazione a Capitolo l utente inoltra al Ministero dell Economia e delle Finanze una richiesta di prodotti la cui spesa grava sul capitolo 1340, mentre scegliendo la Fatturazione Diretta l utente dovrà obbligatoriamente indicare il capitolo dell Amministrazione richiedente sul quale far gravare l onere della richiesta inserita. 30 31
A questo punto l Utente può eseguire una Stampa dell Ordine per conservarne eventualmente una copia cartacea. Terminate le elaborazioni è possibile abbandonare il portale selezionando il tasto Logoff. 32 33
4.2 Creazione dell Ordine Modulistica Non a Listino I passaggi fondamentali per la creazione dell Ordine sono i medesimi già illustrati per la Modulistica a Listino. Per questo negozio è necessario: indicare a livello di posizione il tipo di fatturazione, scegliendo tra le possibilità proposte dal menù a tendina; allegare per ogni posizione un file (.doc,.txt,.zip) sulla base del quale verrà elaborato un preventivo. Selezionando la Fatturazione a Capitolo la spesa graverà sul Capitolo del Ministero dell Economia e delle Finanze, destinato all acquisto di stampati. Con la scelta della Fatturazione Diretta, il consegnatario determinerà l intenzione di far gravare l importo relativo alla posizione usufruendo della disponibilità economica del proprio Ministero. NOTA BENE Per gli Ordini elaborati a Fatturazione Diretta: Trattandosi di Modulistica Non a Listino, l attività dell utente prosegue anche dopo la generazione dell Ordine per l Approvazione del preventivo elaborato e l inserimento del Capitolo. Dopo aver selezionato il tasto Ordinare viene chiesta (vista la delicatezza della procedura che scatena una serie di processi autorizzativi estremamente complessi) la ulteriore conferma d invio dell Ordine. Trattandosi di Modulistica Non a Listino l inserimento del Capitolo avverrà successivamente alla creazione dell Ordine, al momento dell accettazione del preventivo. 34 35
Una volta realizzato il preventivo, infatti, il sistema proporrà all accesso un pop-up di avviso. L utente a questo punto richiamerà l Ordine dal relativo pop-up e visualizzerà il preventivo con il relativo dettaglio. 36 37
Attività ultima dell Utente sarà quella di: accettare il preventivo elaborato, inserendo nel relativo campo il Capitolo di spesa; rifiutare il preventivo, azione che determinerà il respingimento definitivo e la conseguente chiusura della posizione; richiedere un nuovo preventivo specificandone, nel campo comunicazioni, le motivazioni. Terminate le elaborazioni è possibile abbandonare il portale selezionando il tasto Logoff. 38 39
5. Creazione dell Ordine di riferimento Nel caso in cui l Utente periodicamente debba periodicamente ordinare gli stessi prodotti, può essere utile creare un Ordine di riferimento come evidenziato nella schermata a fianco. Successivamente basterà Creare Nuovo Ordine in base a Ordine di riferimento. Tale procedura vale sia per la Modulistica a Listino che per la Modulistica non a Listino. 40 41
6. Stampa Modulario Elettronico Direttamente all interno del portale, è possibile stampare la versione attuale del Modulario Elettronico in formato.pdf. Selezionando l area del Modulario desiderata e cliccando sull icona Stampa Modulario, il Portale porterà in stampa tutti i prodotti appartenenti all area stessa e a tutte quelle ad essa subordinate. Nota Bene Questa funzionalità vale solo per la Modulistica a Listino. 42 43
NOTE 44