Corso introduttivo a MS Excel ed MS Access sergiopinna@tiscali.it
Seconda Parte: Ms Access (lezione #2)
CONTENUTI LEZIONE Query Ordinamento Avanzato Maschere Report
Query (interrogazioni) Gli strumenti Ordina e Trova servono ad ordinare i dati, effettuare ricerche ed eventualmente modificare i contenuti nella singole tabella, mediante la costruzione e l uso di query è possibile creare dei sistemi di ricerca avanzata, che possono essere memorizzati all interno del database come strumenti di lavoro.
Query Le query, inoltre, utilizzano le relazioni tra le tabelle, permettendo di compiere ricerche incrociate sui dati, assemblando campi provenienti da tabelle diverse.
Query Come per gli altri elementi del database, Access offre due possibilità per la costruzione di query: la creazione di query personalizzate e la creazione guidata.
Query Per creare una query personalizzata è necessario partire dalla scheda Query della finestra Database fare clic sul pulsante nuovo oppure scegliere il comando Inserisci/Query, oppure cliccare direttamente su Crea una query in modalità struttura (non ora!) Access apre la finestra di dialogo Nuova query, che permette di creare query semplici, query a campi incrociati e query per la ricerca di campi duplicati e campi non corrispondenti.
Nuova Query
creare una query: struttura Per creare una query semplice selezionate Visualizza struttura: apparirà la finestra di dialogo Mostra tabella, che permette di scegliere le tabelle da interrogare.
creare una query: struttura Le tabelle disponibili sono elencate nella scheda Tabelle della finestra di dialogo. È anche possibile costruire query partendo da altre query realizzate in precedenza, utilizzando la scheda Query, oppure visualizzare insieme sia tabelle che query, con la scheda Entrambe.
creare una query: struttura
creare una query: struttura Per scegliere una tabella su cui basare la nuova query è sufficiente fare clic sulla tabella e poi sul pulsante Aggiungi. L operazione può essere ripetuta per selezionare tutte le tabelle che interessano, quindi si deve chiudere la finestra con il pulsante Chiudi. Le tabella scelte appariranno nella parte superiore della finestra che rappresenta la struttura della query.
creare una query: JOIN
creare una query: campi A questo punto è possibile specificare i campi da includere nella tabella query. Per inserire il nome di un campo nella riga Campo della griglia della query (la parte inferiore della finestra Query di selezione) è possibile utilizzare vari modi. Si può trascinare il campo nel riquadro della tabella alla riga Campo, fare doppio clic sul nome del campo, oppure fare clic sulla riga Campo in modo da aprire il menu che elenca tutti i campi delle tabelle presenti e quindi scegliere un campo.
creare una query: campi Facendo doppio clic sull asterisco che si trova nella parte superiore del riquadro che rappresenta le tabelle, oppure trascinando nella riga Campo, si inseriscono nella griglia della query tutti i campi della tabella. Nella riga Campo, però, apparirà soltanto il nome della tabella.
creare una query: ordinamento Per ordinare un campo della query, selezionate una cella sulla riga Ordinamento e quindi scegliete una modalità di Ordinamento (crescente o decrescente). Se non volete visualizzare nel risultato della query uno dei campi inseriti, fate clic sulla casella Mostra per deselezionarla.
Criteri Nella riga Criteri della griglia potete specificare i criteri della query, in modo da limitare ulteriormente la ricerca all interno dei campi selezionati se non inserite i criteri, la query visualizzerà tutti i dati inseriti nei campi. È importante inserire i criteri in modo corretto, altrimenti Access non li riconoscerà e risponderà alla query con messaggi di errore.
Criteri Con i criteri di testo può essere utile impiegare gli operatori Not e Like: il primo chiede ad Access di escludere dalla ricerca il criterio specificato, mentre il secondo, che di solito si usa con il carattere jolly *, permette di specificare gruppi di record. Se si inserisse il criterio Like A* nel campo titolo, per esempio, verrebbero trovati tutti i titoli di film che iniziano con la lettera A, mentre con Like *e sarebbero individuati tutti quelli che terminano con e.
Criteri Se avessimo costruito una query che utilizza i campi Numerico o Valuta dovremmo utilizzare dei criteri numerici, quindi digitare un numero ed eventualmente inserire degli operatori di confronto
Operatori di confronto
Criteri per le date Le date, infine, possono essere specificate nei tre formati accettati da Access. Se dovessimo cercare tutti i record contenenti la data 26 novembre 2000 potremmo scrivere 26/11/00, 26-nov-00 oppure 26 novembre 2000. Anche per le date è possibile impiegare gli operatori utilizzabili nei campi numerici.
Date() Access offre una funzione chiamata Date() che rappresenta la data odierna e può essere molto utile nelle espressioni contenenti date. Se si volesse utilizzare come criterio di una query un arco temporale che va dal 1 aprile 1999 alla data odierna, qualunque essa sia, per esempio, si potrebbe scrivere Between 1/4/99 And Date()
Query: Esecuzione Dopo aver definito le impostazioni della query è il momento di eseguirla: fate clic sul pulsante Esegui oppure selezionate Query/Esegui. Access mostra una tabella in visualizzazione Foglio dati che contiene i risultati della query.
Eseguire la query
Risultato Query
Query: salva Dopo aver esaminato i risultati di una query è possibile salvarla con il pulsante Salva. Access chiederà di definire un nome per la query è la salverà nella scheda Query della finestra Database. Per rivedere una query, infatti, è necessario visualizzare la scheda Query, selezionare la query desiderata e fare clic sul pulsante Apri o Struttura. Il pulsante Apri esegue la query e ne visualizza i risultati, mentre il pulsante Struttura apre la query in visualizzazione struttura e quindi può permettere sia di modificarla sia di eseguirla di nuovo.
Creare query con la creazione guidata Per creare una query con la creazione guidata selezionare la scheda Query della finestra Database e fate clic su Crea una query mediante una creazione guidata. Si aprirà la prima finestra di dialogo della creazione guidata Query semplice, che chiede di scegliere le tabelle da inserire nella query e i campi da considerare.
creazione guidata query
creazione guidata query Selezionate la tabella nella casella Tabelle/query, quindi spostate i campi che vi interessano dalla casella Campi disponibili alla casella Campi selezionati utilizzando i pulsanti con la freccia a destra.
creazione guidata query Fate clic su Avanti per aprire la finestra successiva, in cui potete aggiungere un nome alla query, e scegliere se aprire la query per visualizzare le informazioni oppure modificare la struttura della query e premete il pulsante Fine.
creazione guidata query
creazione guidata query Se avete scelto di aprire la query, Access visualizzerà un foglio dati con i risultati della query. Se invece avete selezionato l opzione di modifica si aprirà la finestra che rappresenta la struttura della query, in cui è possibile modificare i campi selezionati per la query oppure impostare criteri specifici per l interrogazione del database.
Esercitazione 6 Query: Tutti i campi degli autori ordinati in ordine decrescente Solo il Nome di tutti gli autori Titolo dei libri acquistati nell anno corrente Titolo libro e suo autore Libri con codice compreso tra 4 e 7 Libri che non hanno una descrizione
Ordinamento Avanzato Come si è detto a proposito dell ordinamento, per ordinare una tabella sulla base di due o più campi è necessario eseguire una query di selezione oppure utilizzare criteri di ordinamento/filtro avanzato. Un ordinamento filtro avanzato non è tecnicamente una query, però è molto simile a una query nelle modalità di costruzione. Per eseguire un ordinamento/filtro avanzato aprite la tabella e selezionate l opzione Filtro/Ordinamento/Filtro avanzato del menu Record.
Ordinamento Avanzato
Ordinamento Avanzato: Filtro Apparirà la finestra Filtro, che visualizza la struttura del filtro (simile a quella della struttura della query) se nella riga del filtro appaiono informazioni relative a un filtro precedente impostato, fate clic (destro) con il mouse e cliccate sul pulsante Cancella griglia.
Ordinamento Avanzato: Filtro Indicate i campi da includere nel filtro nella riga Campo, trascinandoli dal riquadro della tabella o selezionandoli dal menu che si apre facendo clic su una cella della riga, quindi specificate nella riga Ordinamento il tipo di ordinamento scelto per ogni campo.
Ordinamento Avanzato: Filtro Dopo aver impostato i campi da ordinare, potete impostare i criteri da considerare nell operazione di ordinamento/filtro avanzato nella riga Criteri, quindi fate clic sul pulsante Applica Filtro per vedere i risultati del filtro.
Salva Filtro Dopo aver effettuato la selezione in base a un Filtro, è possibile salvare il filtro impostato come Query, utilizzando il pulsante Salva come Query, che si trova sulla barra degli strumenti Filtro/Ordinamento della finestra che ne visualizza la struttura. Il filtro sarà memorizzato e potrà essere richiamato (eseguito) dalla scheda Query della finestra Database.
Query di calcolo La query di calcolo permettono di ottenere come risultato una tabella sulle cui celle è possibile eseguire dei calcoli. Per creare una query a calcolo selezionate Crea una query in visualizzazione struttura, scegliete le tabelle da utilizzare nella query nella finestra Mostra tabella e aprite la finestra che visualizza la struttura della query.
Query di calcolo prezzo ivato: [prezzo unitario]+[prezzo unitario]*20/100
Query di riepilogo Se si utilizzano tabelle che contengono campi di tipo numerico, Access permette di creare query che riepilogano tutti i dati contenuti in un campo. Una query di riepilogo può calcolare la somma, la media, il valore minimo o massimo, il numero, la deviazione standard, la varianza, il primo o ultimo valore di una campo.
Query di riepilogo Per creare una query di riepilogo create una nuova query e apritela in visualizzazione struttura, quindi scegliete Visualizza/Totali oppure fate clic sul pulsante Totali della barra degli strumenti Struttura query (Σ).
Query di riepilogo
Query di riepilogo Nella griglia della query apparirà la riga Formula, con le parole Raggruppamento visualizzate. Fate clic sulla riga Formula del campo che volete considerare, in modo da aprire il menu che contiene le funzioni utilizzabili per riepilogare i dati contenuti nel campo, quindi scegliete una funzione. Fate clic sul pulsante Esegui: Access eseguirà una query di riepilogo che mostra i risultati della funzione selezionata in un unica riga.
Altri tipi di Query Query creazione tabella grazie alla quale è possibile creare una nuova tabella con dati provenienti da altre tabelle o query. Query di aggiornamento consentono di aggiornare con una sola operazione più record contemporaneamente, in una o più tabelle. Query di eliminazione permettono di cancellare tutti i record del database che rispondono a determinati criteri.
Esercitazione 7 Ordinamento avanzato Query di calcolo Query di riepilogo Query di eliminazione [?]
Maschere Oltre alla visualizzazione Foglio dati, per visualizzare ed immettere dati in una tabella è possibile utilizzare le maschere. Le maschere di Access sono simili a moduli cartacei: ad ogni campo corrisponde un etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l inserimento delle informazioni.
Maschere
Maschere Quando si inseriscono dati in una maschera, i dati sono in realtà introdotti nella tabella o nelle tabelle che supportano la maschera; se invece si utilizza una maschera per visualizzare delle informazioni, esse vengono tratte da una o più tabelle del database. Una maschera, infatti, può essere associata a più tabelle (e quindi riunire campi e i dati provenienti da varie tabelle).
Maschere Le voci di una maschera si chiamano controlli; quando si crea una maschera è possibile inserire anche altri controlli, Per esempio pulsanti che consentono di aprire un altra maschera.
Maschere
Creare una maschera Se avete creato il database utilizzando la creazione guidata Database, è probabile che Access abbia già creato una o più maschere per il database. Se il database è stato creato personalmente, invece, è necessario impostare in modo autonomo anche le maschere.
Creare una maschera Prima di creare una maschera dovete fare clic sul pulsante Maschere delle finestra Database, in modo da visualizzare la scheda Maschere A questo punto fate clic sul pulsante Nuovo: apparirà la finestra Nuova maschera, in cui sono elencati i metodi disponibili per creare nuove maschere.
Creare una maschera
Creare una maschera Visualizzazione struttura: premette di visualizzare la maschera da soli, una voce alla volta. Creazione guidata Maschera: crea la maschera automaticamente, chiedendo soltanto informazioni sui campi da includere. Maschera standard: a colonne consente di creare una maschera in cui le caselle di testo e gli altri controlli sono allineati uno sotto l altro. (continua )
Creare una maschera Maschera standard: tabulare in questa maschera le caselle di testo e gli altri controlli appaiono in formato tabella. Maschera standard: foglio dati permette di creare una maschera che ha lo stesso aspetto di un foglio dati
Creazione guidata maschera Per creare una maschera con la creazione guidata selezionate l opzione Creazione guidata Maschera nella finestra di dialogo Nuova maschera e fate clic su OK: Access apre la prima finestra di dialogo della creazione guidata, che permette di scegliere dalle tabelle disponibili i campi da inserire nella maschera.
Creazione guidata maschera
Creazione guidata maschera Il riquadro Tabelle/query, infatti, contiene tutte le tabelle presenti nel database: una volta scelta la tabella dalla quale volete prelevare i campi per la maschera, selezionate i singoli campi nella finestra Campi disponibili e fate clic sul pulsante freccia a destra per inserire il campo nella casella Campi selezionati. Se volete inserire tutti i campi, fate clic sul pulsante con le due frecce rivolte a destra.
Creazione guidata maschera Fate clic sul pulsante Avanti. Se avete deciso di includere campi tratti da più tabelle, apparirà una finestra di dialogo che chiede di indicare il modo in cui devono essere visualizzati i dati: i campi trattati dalla tabella che si seleziona sul lato sinistro della finestra appariranno nella parte superiore della maschera.
Creazione guidata maschera
Creazione guidata maschera Se invece la maschera è associata a una sola tabella, si aprirà direttamente la finestra per la scelta del layout, in cui si deve selezionare il formato della maschera: tabulare, a foglio dati, Tabella pivot Grafico pivot.
Creazione guidata maschera
Creazione guidata maschera La finestra successiva chiede di definire lo stile da utilizzare per la visualizzazione della maschera: nel riquadro a sinistra della finestra si può vedere l anteprima delle opzioni grafiche selezionate.
Creazione guidata maschera
Creazione guidata maschera L ultima finestra della creazione guidata permette di definire un nome per la maschera e le eventuali sotto-maschere quindi aprire direttamente la maschera per incominciare ad inserire i dati...
Creazione guidata maschera
Creazione guidata maschera
Inserire i dati nelle maschere Per aprire la maschera successivamente è necessario richiamare la scheda Maschere della finestra Database e Fare doppio clic sulla maschera desiderata, oppure fare clic sulla maschera e poi sul pulsante Apri.
Inserire i dati nelle maschere Per inserire i dati nella maschera fate clic sul pulsante Nuovo record che si trova sulla barra degli strumenti oppure tra i pulsanti di spostamento nella parte inferiore della maschera: Verrà visualizzata una nuova maschera vuota. A questo punto è possibile inserire i dati nei campi. Dopo aver riempito un campo potete spostarvi in quello successivo con i tasti TAB o INVIO o i tasti freccia.
Salvataggio e copia Arrivati all ultimo campo, premete di nuovo il tasto TAB o INVIO: i dati saranno salvati su disco e sullo schermo apparirà una nuova maschera vuota. Spesso accede che i dati di un record siano simili a quelli contenuti in un altro record. In questo caso può essere utile copiare un record e procedere poi alle modifiche.
Copia di un record Visualizzate i record da copiare a fate clic sulla barra verticale che si trova sul lato sinistro della maschera: in questo modo si selezionano tutti i dati del record. A questo punto selezionate Modifica/Copia oppure utilizzate la combinazione CTRL+C, quindi fate clic sul pulsante Nuovo record e selezionate la barra verticale che si trova sul lato sinistro della maschera vuota.
Copia di un record Per incollare i dati scegliete Modifica/incolla oppure la combinazione CTRL+V : nel nuovo record saranno copiati tutti i campi del record di origine, ad eccezione della chiave primaria, che potete modificare nel modo desiderato.
Copia di un record
Modificare le maschere Quando si lavora con le maschere può capitare di dover aggiungere nuovi campi, modificare quelli esistenti oppure cancellarli. Se volete aggiungere un campo, dovete creare una nuova casella di testo, che contenga i dati veri e propri, e un etichetta, che descriva i dati contenuti nella casella di testo. Per aggiungere un campo a una maschera selezionate la maschera che volete modificare e fate clic su Struttura. Access visualizzerà la maschera con una Casella degli strumenti.
Modificare le maschere
Caselle di testo Fate clic sull icona Casella di testo nella Casella degli strumenti, in modo che il cursore si trasformi in una croce, quindi posizionate il mouse sul punto della maschera in cui volete inserire il nuovo campo e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinatelo per disegnare la casella di testo.
Modificare le maschere: Caselle di testo
Modificare le maschere: Caselle di testo Access aprirà la finestra di dialogo Casella di testo, in cui dovete selezionare la scheda Dati. Fate clic nella casella Origine controllo, e quindi sulla freccia rivolta verso il basso che apparirà nella casella: si aprirà un elenco dei campi che sono stati memorizzati nel database. Selezionate un origine di dati, in modo da dire ad Access quale tipo di dati visualizzare nella casella di testo che avete appena creato e chiudete la finestra di dialogo.
Modificare le maschere: Caselle di testo
Modificare le maschere: Caselle di testo A questo punto fate doppio clic sull etichetta del campo: si aprirà la finestra di dialogo Etichetta, con la scheda Formato in primo piano. Digitate un etichetta per il nuovo campo nella casella Etichetta e chiudete la finestra di dialogo, quindi chiudete anche la finestra di dialogo Maschera, salvando le modifiche apportate alla struttura della maschera.
Modificare le maschere: Caselle di testo Dopo aver creato il campo potete ridimensionarlo o spostarlo a piacere: è sufficiente selezionare la maschera da modificare e fare clic sul pulsante Struttura, per aprire la maschera con la Casella degli strumenti. Per ridimensionarlo fate clic sul campo o sull etichetta e posizionate il cursore del mouse sulle maniglie attorno al bordo, in modo che si trasformi in una doppia freccia, quindi, tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse per ridimensionare la casella o l etichetta.
Modificare le maschere: Caselle di testo Per spostare il campo fate clic e posizionate il cursore del mouse sulla maniglia che si trova nell angolo superiore sinistro, quindi trascinatelo in una nuova posizione tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse. In modo analogo potete cancellare il campo: fate clic per selezionarlo e premete il tasto CANC.
Stampare le maschere La stampa di una maschera è molto simile a alla stampa di una tabella: se dovete stampare un unico record, visualizzatelo sullo schermo e selezionate File/Stampa per aprire la finestra di dialogo Stampa, quindi selezionate l opzione Record selezionato/i nel riquadro Intervallo di stampa. Per stampare un intervallo di record, fate clic sul pulsante Pagina e specificate nella casella Da e A i numeri dei record: se volete stampare una maschera per tutti i record della tabella, infine, fate clic sul pulsante Tutto.
Stampare le maschere È anche possibile definire l impostazione dei record sulla pagina stampata: fate clic su File/Imposta pagina e selezionate la scheda Colonne dalla finestra Imposta pagine.
Stampare le maschere Per vedere come appariranno le maschere stampate fate clic sul pulsante Anteprima di stampa.
Esercitazione 8 Creare una nuova Maschera con: Creazione guidata Modificare la maschera creata in modalità struttura Ad esempio: aggiungete un controllo Salvate la maschera Inserite un nuovo record dalla maschera
Report I report permettono di organizzare in modo logico le informazioni estrapolate dal database, da una o più tabelle o query, e impaginarle secondo un modello grafico, così da ottenere pagine semplici e piacevoli da consultare. Per creare un report è possibile utilizzare un report standard o seguire una creazione guidata.
Creazione di un report Selezionate la scheda Report della finestra Database e fate clic sul pulsante Nuovo: Access visualizza la finestra di dialogo Nuovo report, in cui è possibile selezionare l opzione Report standard: a colonne oppure Report standard: tabulare.
Creazione di un report
Creazione di un report Nel primo caso i dati saranno organizzati in una colonna, un campo dopo l altro, in modo abbastanza simile alle maschere. I report tabellari, invece, assomigliano a un foglio di calcolo e permettono di visualizzare più record contemporaneamente e confrontare i dati. Selezionate la tabella o la query in cui si trovano i dati che volete inserire nei report e fate clic su OK.
Creazione di un report
Creazione di un report Il report sarà visualizzato come in una finestra di anteprima di stampa Se siete soddisfatti del suo aspetto potete salvarlo, selezionando File/Salva e assegnandogli un nome nella finestra di dialogo Salva con nome: in questo modo il report apparirà insieme agli altri nomi di report nella scheda Report della finestra Database.
Personalizzare i report Un report può essere personalizzato aggiungendo testo, modificando le etichette o aggiungendo nuovi campi. Per modificare un report è necessario selezionare il comando Visualizza/Visualizzazione struttura dalla finestra anteprima in cui si vede il report creato con l opzione Report standard, Oppure selezionare il report memorizzato nella scheda Report della finestra Database e fare clic sul pulsante Struttura.
Personalizzare i report Access apre la finestra Report, in cui si trova la griglia che permette di definire la struttura del report. Per modificare il testo contenuto in una casella di testo è sufficiente fare clic per selezionare la casella, quindi digitare il nuovo testo oppure formattandolo in modo diverso utilizzando i comandi della barra degli strumenti Formattazione: in questo è possibile modificare il colore del testo, il colore di riempimento, la grandezza o il tipo di carattere, gli attributi di formattazione.
Personalizzare i report
Utilizzare un report Per aprire un report è necessario richiamare la scheda Report della finestra Database e fare doppio clic sul nome del report. Il report sarà aggiornato automaticamente: se nel frattempo è stato inserito nella tabella un nuovo record, per esempio, esso sarà visualizzato nel report. Per stampare il report aperto è sufficiente selezionare il comando File/Stampa; se si vuole stampare solo una parte del report è possibile indicare il numero di pagine nella finestra di dialogo Stampa.
Eliminazione report Se avete apportato variazioni alla struttura del vostro database e il report non vi sembra più significativo, potete facilmente eliminarlo: selezionate la sua icona nella scheda report della finestra Database e premete il tasto CANC, oppure fate clic sul pulsante Elimina. (X) NB: l eliminazione non influisce sui record memorizzati nel DB!
Esercitazione 9 Creare un nuovo report con la creazione guidata Aprire il report in modalità struttura Cambiare il formato ad un controllo o cambiate/inserite l intestazione di pagina Salvate il report Visualizzatelo e simulate una stampa
Riferimenti Lezione Presentazione: Lez4 Access.pdf Database di esempio: Libreria.mdb Fatture.mdb Nwind.mdb Manuale base: Access 2000.pdf