Manuale per la RENDICONTAZIONE e la RICHIESTA DI LIQUIDAZIONE DEL CONTRIBUTO ATTENZIONE: Al termine della compilazione e dell invio elettronico della rendicontazione e dopo aver avuto comunicazione dagli Enti gestori della positiva validazione delle rendicontazioni presentate, scaricare dall icona pdf il modulo di Richiesta di liquidazione del contributo, compilarlo manualmente nelle parti richieste, firmarlo in originale dal legale rappresentante, scansionarlo e ricaricarlo a sistema nella sezione documenti, icona cartella gialla. Per ciascuna tranche di rendicontazione il soggetto realizzatore deve trasmettere a Unioncamere Lombardia, in forma cartacea, i seguenti documenti, firmati in originale dal legale rappresentante: - la richiesta di liquidazione del contributo - il modulo della relazione descrittiva - eventuale dichiarazione di indetraibilità dell IVA - dichiarazioni relative alle spese del personale - copie delle fatture/giustificativi di spesa La relazione finale deve essere firmata anche dalle imprese partecipanti L indirizzo a cui trasmettere la documentazione è: Unioncamere Lombardia Area Micro e Piccole Imprese Via Oldofredi, 23 20124 Milano 1. Accedere a Gefo https://gefo.servizirl.it; Accedere all Area Rendicontazione e visualizzare la seguente maschera: Pagina 1 di 20
Cliccare su Accedi per accedere all area di Rendicontazione progetti, si apre quindi la maschera di RENDICONTAZIONE: Cliccando sull icona con il simbolo dell euro ( ) si visualizza l etichetta Rendiconto progetto e si ha di conseguenza accesso alla schermata successiva nella quale sono presenti le due sezioni Elenco delle rendicontazioni e Riepilogo delle voci di costo per progetto Pagina 2 di 20
2. Si apre la maschera di RENDICONTAZIONE DEL PROGETTO Cliccare su Inserisci nuova rendicontazione (come da figura): E consentito inviare 3 rendicontazioni: 1 rendicontazione intermedia, 2 rendicontazione intermedia e 3 rendicontazione finale a conclusione del progetto. Selezionare Tipo di rendicontazione Intermedia se si vuole rendicontare un importo maggiore o uguale al 30% delle spese ammesse e/o se si vuole rendicontare un importo maggiore o uguale al 70% delle spese ammesse. Il numero massimo di rendicontazioni intermedie permesse è 2. Selezionare Tipo di rendicontazione Finale se si desidera inviare l ultima e definitiva rendicontazione (comunque per un importo rendicontato maggiore o uguale al 70% delle spese ammesse). E possibile inviare solo una rendicontazione finale. Si ricorda che cliccando su continua senza inviare elettronicamente la rendicontazione viene salvata in bozza ed è modificabile. Mentre cliccando su Invio elettronicamente si invia la rendicontazione definitivamente e i dati vengono congelati. Pagina 3 di 20
Cliccare su continua per accedere ai dati di dettaglio della stessa. 3. SEZIONE VOCI DI COSTO Dopo aver cliccato su continua si accede alla sezione B) Voci di costo: Pagina 4 di 20
In questa maschera sono riepilogate le voci di costo relative al progetto del beneficiario in questione e per ciascuna sono indicati i seguenti valori: PREVENTIVO: E l importo presentato in fase di adesione. AMMESSO: E l importo ammesso da Regione Lombardia e Unioncamere Lombardia in fase di istruttoria. IMPUTATO: E l importo imputato nel corso della presente rendicontazione. Per inserire un valore in questa colonna è necessario cliccare sulla relativa voce di costo e seguire le istruzioni descritte nel paragrafo successivo. APPROVATO: Sono gli importi che Regione Lombardia e Unioncamere Lombardia approveranno riferiti alle voci di costo inserite nell attuale rendicontazione. In questa fase è sempre uguale a zero. Pagina 5 di 20
IMPUTATO TOTALE: E la somma di tutti gli importi imputati (cioè di tutte le spese rendicontate), per questa voce di costo, nel corso di tutte le rendicontazioni presentate fino a oggi, compresa quella attualmente in corso. Attenzione! L unico importo sul quale si può agire, nel corso della rendicontazione front office, è quello indicato nella colonna IMPUTATO, le altre colonne riportano dei valori in sola lettura. Cliccando sulla Voce di costo è possibile aprire la seguente maschera che consente di caricare il dettaglio delle fatture e delle relative quietanze di pagamento. 4. Maschera ELENCO FATTURE E RELATIVI PAGAMENTI, vi si accede cliccando, nella maschera precedente (vedi figura precedente), sulla singola voce di costo. Per inserire una nuova fattura premere su Inserisci fattura, comando evidenziato in figura, si attiva così la seguente maschera: Pagina 6 di 20
In Ricerca fattura da associare ci sono tutte le fatture già caricate, in precedenza e per altri bandi, in GeFO per quel soggetto beneficiario. Cliccando su Inserisci nuova fattura si apre un pop up, come da figura, in cui viene richiesto di compilare i campi vuoti (tipo documento, descrizione, numero documento, data documento, importo documento, importo IVA documento, nominativo fornitore, importo pagamento ecc.). Per il fornitore cliccando sull icona esistente oppure inserire un fornitore nuovo. si può scegliere un fornitore già Pagina 7 di 20
Pagina 8 di 20
Questa maschera permette di inserire: - I dati della fattura: Tipo documento (fattura, parcella o notula, ricevuta, salari o stipendi), descrizione documento, numero documento, data documento, Iva Pagina 9 di 20
recuperabile (SI/NO), importo documento, importo iva su documento e fornitore. N.B. 1) In caso l IVA non sia recuperabile e pertanto sia un costo, si richiede di allegare una dichiarazione di indetraibilità dell IVA su carta intestata a firma del legale rappresentante con l elenco delle fatture per cui l IVA rappresenta un costo e i riferimenti di legge. Tale dichiarazioni vanno allegate nella sezione Documenti da caricare sotto Tipologia documento Varie. 2) Per salari e stipendi si richiede di allegare una dichiarazione su carta intestata a firma legale rappresentante con nomi, ore e costo orario del personale dedicato al progetto. Tale dichiarazione va allegata come documento giustificativo di spesa sulla singola voce di costo (documento da allegare obbligatorio). - I dati dei pagamenti: Importo del pagamento, iva sul pagamento, data del pagamento, modalità di pagamento (assegno, bonifico o ricevuta bancaria, nessun pagamento, mandato di pagamento). - Il valore da imputare alla voce di costo: importo imputabile alla voce di costo dell operazione del progetto. - Il Campo Note (da utilizzare per inserire note sulla fattura/pagamento/imputazione alla voce di costo). Caricare la fattura e dichiarare che l importo è a carico dell unica voce di spesa. Una volta compilati tutti i campi e dopo aver cliccato su continua compare, nella sezione Fatture per voce di costo, un riepilogo dei dati della fattura Pagina 10 di 20
con le seguenti icone: che permettono di eseguire le azioni: Modifica dati Inserisci nuovo pagamento, per la fattura inserita cancella la riga caricata carica documento Selezionando questa icona si accede alla maschera che permette di caricare i documenti contabili. Da qui si possono caricare le copie elettroniche (scansione) dei documenti giustificativi di spesa (fatture ecc.) e le relative quietanze (pagamenti) in un unico file pdf. Pagina 11 di 20
Su tutti i documenti giustificativi di spesa originali (fatture, dichiarazioni dei partner, documenti di equivalente valore probatorio) le spese devono essere riferite al progetto e imputate ai soggetti beneficiari o proponenti. elimina il documento Tutte le fatture caricate per la voce di costo selezionata, alimentano in automatico il campo imputato nella sezione B) VOCI DI COSTO in DETTAGLIO RENDICONTAZIONE PROGETTO ID. come indicato nella figura sottostante. Pagina 12 di 20
5. SEZIONE FIRMATARIO RENDICONTAZIONE Cliccare su continua ed accedere alla sezione C) FIRMATARIO RENDICONTAZIONE. La sezione sarà precompilata con i dati del Legale rappresentante del profilo ossia il firmatario che firmerà tutti i documenti richiesti: - prima relazione intermedia o seconda relazione intermedia o relazione finale. - documento Richiesta liquidazione del contributo. Si ricorda di compilare i restanti dati obbligatori. Si ricorda che le relazioni devono essere firmate dal legale rappresentante. La relazione finale deve essere firmata anche dalle imprese. Pagina 13 di 20
6. SEZIONE DOCUMENTI DA SCARICARE Cliccando su continua si accede alla sezione D) DOCUMENTI DA SCARICARE e scaricare i relativi documenti (prima relazione intermedia, seconda relazione intermedia, relazione finale). 7. SEZIONE DOCUMENTI DA CARICARE Pagina 14 di 20
Cliccando su continua si accede alla sezione E) DOCUMENTI nella quale è necessario caricare i documenti precedentemente scaricati e compilati. - Relazioni: La prima relazione intermedia viene richiesta in caso di un importo rendicontato >= al 30% delle spese ammesse; la seconda relazione intermedia viene richiesta in caso di un importo rendicontato >= al 70% delle spese ammesse e la relazione finale viene richiesta in caso di rendicontazione Finale - Eventuale dichiarazione di non detraibilità dell IVA 8. SEZIONE COORDINATE BANCARIE Cliccando su continua si accede alla sezione F) COORDINATE BANCARIE nella quale compaiono i dati delle coordinate bancarie inseriti nel profilo del soggetto beneficiario, per modificarli è necessario uscire dal modulo di rendicontazione (salvare in bozza cliccando su continuo senza inviare elettronicamente, in sezione INVIO ELETTRONICO ), accedere al profilo del soggetto richiedente, modificare i dati ed accedere nuovamente al modulo di rendicontazione. Pagina 15 di 20
9. SEZIONE INVIO ELETTRONICO Cliccando su continua si accede alla sezione G) INVIO ELETTRONICO nella quale è possibile salvare in bozza la rendicontazione (cliccando su continuo senza inviare elettronicamente) oppure inviare elettronicamente la rendicontazione (cliccando su invio elettronicamente i dati ), in tal caso i dati non saranno più modificabili. All atto dell invio elettronico verrà inviata una mail automatica agli enti gestori ai seguenti indirizzi di posta elettronica: progetti.artigianato@lom.camcom.it; progetti_artigianato@regione.lombardia.it 10. SEZIONE RENDICONTO PROGETTO Dopo aver inviato elettronicamente, il sistema rinvia automaticamente alla sezione Rendiconto progetto nella quale è necessario procedere al download, compilazione, firma del legale rappresentante e upload dell allegato Richiesta di liquidazione del contributo. Questa operazione è da effettuare dopo aver avuto comunicazione da parte dell ente gestore della validazione positiva delle Pagina 16 di 20
rendicontazioni presentate. Per effettuare il download cliccare sull icona pdf come indicato in figura. Scaricare l allegato domanda di liquidazione del contributo, compilarlo manualmente in tutte le sue parti, apporre la firma del legale rappresentante (della sezione FIRMATARIO ). Pagina 17 di 20
Dopo averlo compilato, firmato e scansionato, tornare alla sezione RENDICONTO PROGETTO e ricaricare il documento a sistema nella sezione documenti icona cartella gialla, come da figura. Selezionare la label carica documento e caricarlo sotto il tipo documento Richiesta di liquidazione del contributo. La richiesta di liquidazione del contributo, la relazione descrittiva, l eventuale dichiarazione di indetraibilità dell IVA e copia dei materiali comprovanti l attività realizzata (pubblicazioni, foto, filmati,.) devono inoltre essere inoltrati in cartaceo al seguente indirizzo: Unioncamere Lombardia Area Micro e Piccole Imprese Via Oldofredi, 23 20124 Milano Pagina 18 di 20
Dopo aver caricato il documento si conclude la procedura di compilazione del modulo di rendicontazione per cui si può uscire dal modulo informatico tornando indietro nel menu, Rendiconto progetto e Rendicontazione progetti. Si potrà visualizzare in sola lettura la propria rendicontazione presentata nella sezione Rendicontazione progetti, voce B) Elenco progetti rendicontati. Pagina 19 di 20
Pagina 20 di 20