AGGIORNAMENTO PROTOCOLLO VERSIONE 3.9.0 Con questo aggiornamento sono state implementate una serie di funzionalità concernenti il tema della dematerializzazione e della gestione informatica dei documenti, con l'obiettivo di contribuire all'ottimizzazione e razionalizzazione del flusso documentale, quali: la procedura di verifica e apposizione della firma digitale sui documenti digitali, l'emissione semi-automatica dei messaggi e-mail ai destinatari dei documenti protocollati in uscita, l'interoperabilità del programma, secondo i requisiti definiti nella Circolare AIPA del 7 maggio 2001 n. 28, con i sistemi di protocollo informatico delle altre amministrazioni conformi al medesimo standard. Riportiamo di seguito il dettaglio delle migliorie apportate Modulo Argo Local Service A seguito dell'installazione dell'aggiornamento, il modulo OpenRecog, per la Gestione Pec, verrà rimosso e sostituito dal modulo Argo Local Service, un'applicazione che verrà installata in esecuzione automatica e complementare ad Argo Protocollo per la gestione delle nuove funzionalità introdotte con il presente aggiornamento e descritte di seguito. Al termine dell'installazione è pertanto consigliato accertarsi che il link Avvia Modulo Scanner - Gestione Pec sia stato rimosso dall'esecuzione automatica, e riavviare il pc in modo da avviare il modulo Argo Local Service. All'avvio del modulo Argo Local Service, se attivo Windows Firewall, si renderà necessario sbloccare il programma, cliccando sul pulsante Consenti accesso presente nella finestra Avviso di sicurezza Windows. Una volta avviato il modulo, sarà presente l'icona indicata nel riquadro rosso nella barra delle applicazioni di windows. La cartella predefinita di installazione del modulo è C:\Argo\Argolocalservice, modificabile dall'utente in fase di installazione.
Gestione Posta Elettronica A seguito dell' aggiornamento il programma consente di gestire fino a due caselle di posta elettronica (una certificata e l'altra ordinaria) per la protocollazione delle mail in entrata e per l'invio per email dei documenti elettronici protocollati. Le nuove funzionalità di gestione delle posta elettronica sono demandate al modulo Argo Local Service. A seguito della dismissione del Modulo Scanner - Gestione Pec, occorre reinserire nel programma Argo Protocollo i parametri relativi alla gestione della posta elettronica (parametri di posta e percorso di rete in cui scaricare le mail da protocollare). L'utente che desidera usufruire delle funzioni di gestione della posta elettronica, dovrà innanzitutto attivare l'opzione Attiva Gestione Posta Elettronica dal menù Tabelle Opzioni Parametrizzazione. Una volta attivata la funzione, occorrerà specificare all'interno della tabpage Gestione Posta Elettronica i parametri relativi alle caselle di posta elettronica da usare e la cartella di rete in cui andranno scaricate le mail da protocollare (v. immagine successiva). A discrezione dell'utente, è possibile usare una o entrambe le caselle di posta e per ciascuna di esse definirne il tipo di gestione (solo posta in entrata, solo posta in uscita, sia in entrata che in uscita). Ad esempio se si desidera usare solo la casella Pec per la protocollazione delle mail in ingresso (rinunciando quindi all'invio per email da programma dei documenti elettronici protocollati), occorrerà settare solo i campi evindenziati in figura
Viceversa se l'utente è interessato anche all'utilizzo del servizio di invio per posta elettronica dei documenti elettronici protocollati, allora si renderà necessario settare l'opzione Gestione posta: in entrata e uscita e compilare anche i campi Smtp Server, Porta Uscita e Modalità connessione SSL in uscita Calcolo dell'impronta in SHA-256 Una volta attivato il modulo Argo Local Service, il programma calcolerà l'impronta dei documenti elettronici allegati alle registrazioni in SHA-256, un algoritmo più robusto rispetto alle comuni funzioni di hashing (MD5, SHA-1, SHA-2). Nel caso della verifica dell'impronta dei documenti già protocollati, il programma eseguirà il controllo con la funzione di hash usata al momento della protocollazione: se il programma dovesse rilevare che l'impronta non è stata calcolata in SHA-256, allora verrà chiesto all'utente se desidera ricalcolarla col nuovo metodo Cliccando sul pulsante SI, il programma procederà a registrare l'impronta in SHA-256. Verifica Firma Digitale La funzione "Verifica Firma" consente di verificare la validità della firma digitale presente nei documenti registrati in protocollo. Il controllo viene effettuato solo sulle firme in formato CAdES (il documento dovrà pertanto avere formato "p7m") E' presente sia nelle registrazioni in entrata che in quelle in uscita. Cliccando sul pulsante Verifica Firma si aprirà un pannello all'interno del quale saranno
riportati i dati dei firmatari. La funzione Verifica Firma può essere usata solo se è attivo il modulo Argo Local Service. Firma Digitale La funzione "Aggiungi Firma" (o Firma ) presente nelle registrazioni in uscita (sia nella finestra principale che in "Modifica Allegati" per l'inserimento del numero di registrazione negli allegati) consente di firmare digitalmente i documenti registrati in protocollo. Al momento della firma è ovviamente necessario che il dispositivo di firma sia collegato al pc e la smart card inserita nel lettore. Cliccando sul pulsante "Aggiungi Firma" ("Firma"), si apre il pannello per la richiesta del Pin. È inoltre necessario indicare il percorso della dll di firma (es. nel caso di Aruba Key,..\Main\bit4ipki.dll, nel caso di smart card ti tipo incard o "\Main\bit4opki.dll", nel caso di smart card ti tipo oberthur ).
La firma apposta è in formato CAdES. Il documento firmato digitalmente viene generato nella stessa directory in cui risiede il documento d'origine. Alla registrazione di protocollo viene allegato il documento firmato digitalmente (in sostituzione di quello d'origine). L'impronta del documento viene ricalcolata in automatico. Timbro documenti PDF La funzione in questione consente di inserire nei documenti "pdf" in uscita il numero e la data di registrazione. In fase di salvataggio delle registrazioni in uscita, se sono presenti degli allegati, il programma chiede all'utente se desidera inserire il numero di protocollo all'interno dei documenti. L'operazione è consentita solo in questa fase. Cliccando sul pulsante SI, il sistema aprirà la finestra Modifica Allegati all'interno della quale sarà presente la funzione Timbra, che consente appunto di includere all'interno di un file pdf il timbro contenente gli estremi della registrazione di protocollo (numero e data registrazione) Il timbro è liberamente posizionabile dall'utente all'interno del documento pdf.
Al termine delle operazioni di modifica, sarà necessario ricalcolare l' impronta del documento modificato e cliccare sul pulsante. Invio mail La procedura in questione consente di inviare per email i documenti elettronici allegati alle registrazioni in uscita. La procedura è attiva solo a condizione che sia settata in Tabelle Opzioni Parametrizzazione, l'opzione Attiva Gestione Posta Elettronica, e che siano stati indicati i dati dell'amministrazione mittente (Ente, Codice Amministrazione, Codice AOO e dati di recapito) Al termine dell'operazione di registrazione, comparirà il seguente pannello cliccando su Invia Mail, si aprirà la seguente finestra
Gli indirizzi mail dei destinatari vengono prelevati dalla tabella Mittenti\Destinatari. Nel caso siano inesatti o mancanti è possibile editarli. L'utente dovrà specificare l'indirizzo mittente e quello al quale desidera ricevere eventuali risposte e, nel caso si stiano inviando più allegati, il documento primario. Cliccando sul pulsante, il programma provvederà ad inviare la mail, allegando al contempo ad essa il file di segnatura informatica, contenente una serie di informazioni relative all'atto protocollato e all'amministrazione mittente. Le informazioni contenute nel file di segnatura potranno essere utilizzate dalle amministrazioni riceventi per automatizzare la procedura di protocollazione della mail. Il file di segnatura è in formato xml ed è costituito in base alle specifiche della Circolare AIPA del 7 maggio 2001 n. 28. La procedura di invio mail, può essere lanciata anche dalla finestra Modifica corrispondenza, cliccando sull'icona presente nella barra degli strumenti. Verifica mail La procedura in questione consente di effettuare la protocollazione delle mail ricevute dall'amministrazione. La gestione Verifica Mail è consentita, solo a condizione che sia stata settata l'opzione Gestione Posta Elettronica in Tabelle Opzioni Parametrizzazione. Si accede alla gestione della posta in arrivo, oltre che dal menù Protocollo Verifica mail, anche attraverso l'icona Verifica Mail strumenti della finestra principale. presente nella barra degli La posta, scaricata ad intervalli di tempo prestabiliti nella cartella di rete indicata dall'utente in Tabelle Opzioni Parametrizzazione Gestione Posta Elettronica, può essere visualizzata dall'operatore addetto alla protocollazione, ed eventualmente protocollata o cancellata.
Per ciascuna email, il programma riporta a video i seguenti dati: oggetto, mittente, data invio, ora invio, stato, percorso in cui si trova il file, eventuali allegati (contraddisitnti dalla presenza del simbolo a fianco del nome del file). È possibile protocollare l'intera mail o suoi singoli allegati, selezionando i files di interesse e cliccando sul pulsante registrazione. A questo punto il programma aprirà la finestra di I dati riportati a video saranno prelevati in automatico dal file segnatura.xml (se presente) altrimenti dalla mail stessa. In quest ultimo caso, il programma proporrà come oggetto della registrazione l'oggetto della mail e come mittente, il mittente con indirizzo mail uguale a quello di provenienza della mail (se presente nella tabella Mittenti/ Destinatari). Nel percorso degli allegati alla corrispondenza protocollata, verrà riportato il link alla cartella di rete in cui la mail è stata scaricata. Chiaramente se tale cartella viene eliminata, gli allegati non saranno più visualizzabili. Sempre dalla stessa gestione l'utente ha la possibilità di vedere quali mail sono state registrate, selezionando l'opzione Visualizza mail protocollate : per ciascuna mail protocollata sarà riportato il numero e la data di registrazione.
Nel caso in cui la mail non debba essere protocollata, l'operatore potrà, tramite l'apposito pulsante eliminarla. Le mail cancellate, non potranno più essere registrate attraverso questa procedura, ma eventualmente tramite registrazione ordinaria. Nel caso di registrazione mail contenente il file di segnatura.xml, il programma provvederà in automatico ad aggiungere il nuovo mittente nella tabella Mittenti/ Destinatari se non già presente, altrimenti ad aggiornarne i dati di recapito. Dati Ente In Tabelle Opzioni Parametrizzazione, nella sezione riguardante i dati dell'amministrazione sono stati aggiunti i seguenti campi: Ente: va indicata la descrizione con la quale l'amministrazione risulta registrata all'ipa; Descrizione AOO: va indicata la descrizione dell'area Organizzativa Omogenea; Cod. Ammin.: va indicato il codice identificativo dell amministrazione, assegnato automaticamente dall IPA in fase di accreditamento dell amministrazione; Cod. AOO: va indicato il codice dell Area Organizzativa Omogenea; Cod. Registro: al momento va lasciato vuoto, in attesa dell'emanazione delle regole tecniche attuative delle disposizioni del Codice dell Amministrazione Digitale in materia di documento informatico e gestione documentale, protocollo informatico e di formazione e conservazione dei documenti informatici. I dati vanno indicati ai fini della gestione della posta in uscita e sono obbligatori per la creazione del file segnatura.xml. Tabella Mittenti/Destinatari Nella tabella Mittenti/Destinatari sono stati aggiunti i campi Cod. Amministrazione e Cod. AOO utili per identificare in maniera univoca una determinata amministrazione. In Cod. Amministrazione e Cod. AOO vanno infatti indicati i codici con cui l'amministrazione e l'area organizzativa omogenea sono identificate nell'indice della Pubblica Amministrazione.