Adolfo Catelli Courseware Excel 2007 / 2010 (Livello intermedio) Gennaio 2011 1
SOMMARIO SOMMARIO... 1 INTRODUZIONE... 3 FORMATTAZIONE AVANZATA DELLE CELLE... 4 FORMATTAZIONE AUTOMATICA DELLE CELLE... 4 BLOCCARE I RIQUADRI DELLE CELLE... 4 NASCONDERE E SCOPRIRE UNA COLONNA O UNA RIGA... 5 APPLICARE UN COMMENTO AD UNA CELLA... 5 FORMATTAZIONE CONDIZIONALE DELLE CELLE... 6 CONVALIDARE I DATI... 7 USO DELLE FUNZIONI AVANZATE... 8 OPERAZIONI SU DATE... 8 UTILIZZO DI NOMI NELLE FORMULE... 8 COME INSERIRE UNA FUNZIONE... 9 USO DELLA FUNZIONE CONCATENA... 10 USO DELLE FUNZIONI DI DATA/ORA... 11 USO DELLA FUNZIONE ARROTONDA... 12 USO DELLA FUNZIONE RATA... 13 USO DELLA FUNZIONE SE... 14 USO DELLA FUNZIONE CONTA.SE... 16 USO DELLA FUNZIONE SOMMA.SE... 17 USO DELLA FUNZIONE CERCA.VERT... 18 LAVORARE CON UN DATABASE... 19 COS È UN DATABASE... 19 CREARE UN DATABASE CON EXCEL... 19 AGGIUNGERE RECORD AL DATABASE... 19 ELIMINARE UN RECORD... 20 ORDINARE I DATI... 20 FUNZIONI DI FILTRO DEI DATI... 21 UTILIZZO DEI SUBTOTALI... 22 2
INTRODUZIONE Il presente manuale si rivolge ad utenti che abbiano appreso ed adeguatamente assimilato le funzionalità di base di Excel 2007 2010: salvataggio ed apertura di files di Excel gestione dei fogli di lavoro inserimento e modifica dei dati nelle celle formattazione delle celle utilizzo di formule e funzioni di base creazione e modifica di semplici grafici partendo da tabelle di dati stampa del foglio di lavoro. Questo perché gli argomenti affrontati in questa guida sono di livello intermedio ed implicano procedure e passaggi che danno per scontata la conoscenza delle conoscenze di base su Excel 2007 2010. Le procedure applicate in questa guida sono state implementate su Excel 2010, ma, con trascurabili modifiche, sono facilmente utilizzabili anche su Excel 2007. 3
FORMATTAZIONE AVANZATA DELLE CELLE FORMATTAZIONE AUTOMATICA DELLE CELLE La formattazione automatica delle celle serve per velocizzare e standardizzare le operazioni di formattazione in un foglio di lavoro. Selezionare l intervallo di celle a cui applicare la formattazione automatica Clic sul pulsante Stili cella nella scheda Home Clic sullo stile di formattazione desiderato Aprire la cartella di lavoro 01 Esercizi formattazione.xls e portarsi sul foglio Vendite e seguire le istruzioni di BLOCCARE I RIQUADRI DELLE CELLE Talvolta, quando si hanno tabelle di dati molto grandi, composte da centinaia di righe e decine di colonne, è utile bloccare la prima riga o la prima colonna in modo che, anche scorrendo la tabella, restino sempre visibili le etichette di riga o di colonna. Portarsi sul foglio di lavoro contenente la tabella con i dati Nella scheda Visualizza, clic sul pulsante Blocca riquadri Clic sulla voce Blocca riga superiore o Blocca prima colonna in base agli elementi che vogliamo mantenere sempre visibili quando scorriamo la tabella Per sbloccare una riga o una colonna bloccate, clic sul pulsante Blocca riquadri nella scheda Visualizza e quindi clic sulla voce Sblocca riga superiore o Sblocca prima colonna in base all elemento che avevamo bloccato in precedenza Aprire la cartella di lavoro 01 Esercizi formattazione.xls e portarsi sul foglio Libri e seguire le istruzioni di 4
NASCONDERE E SCOPRIRE UNA COLONNA O UNA RIGA Talvolta per avere una tabella dati più chiara e leggibile può essere comodo nascondere temporaneamente una colonna o una riga contenente dati. E sempre possibile farle riapparire in qualsiasi momento. Clic con il tasto destro sulla colonna o sulla riga che vogliamo nascondere Clic sulla voce Nascondi Per scoprire una riga o una colonna nascoste in precedenza Selezionare le due righe o le due colonne adiacenti a quella nascosta (es. per scoprire la colonna C è necessario selezionare con il tasto destro le colonne B e D) Clic sulla voce Scopri Aprire la cartella di lavoro 01 Esercizi formattazione.xls e portarsi sul foglio Libri e seguire le istruzioni di APPLICARE UN COMMENTO AD UNA CELLA A volte è necessario specificare dettagliatamente il contenuto di una cella. Per fare questo sono molto comodi i commenti. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cella a cui si vuole aggiungere un commento Dal menu contestuale che compare selezionare la voce Inserisci commento Digitare il commento nella finestra che compare e poi cliccare in un altra area del foglio di lavoro. La cella commentata appare ora con un piccolo triangolino rosso in alto a destra: per visualizzare il relativo commento è sufficiente posizionare il mouse sulla cella. Per eliminare un commento da una cella è sufficiente fare clic con il tasto destro del mouse sulla cella desiderata Dal menu contestuale che compare fare clic sulla voce Elimina commento: il triangolino rosso sparisce. Aprire la cartella di lavoro 01 Esercizi formattazione.xls e portarsi sul foglio Reddito e seguire le istruzioni di 5
FORMATTAZIONE CONDIZIONALE DELLE CELLE Le componenti estetiche possono essere utilizzate per mettere in risalto determinate celle che contengono valori particolari. Per fare ciò si può ricorrere ad una funzionalità chiamata Formattazione condizionale. Un esempio potrebbe essere quello di un esame in cui vogliamo che tutti i voti inferiori a 60 vengano evidenziati in testo rosso scuro e sfondo rosso chiaro. Selezionare l intervallo di celle a cui applicare la formattazione condizionale (quello con i voti) Clic sul pulsante Formattazione condizionale sulla scheda Home e fare clic sulla voce Regole evidenziazione celle. Nel caso del nostro esempio fare clic sulla voce Minore di Nella finestra che compare digitare 60 nella casella Formatta celle con un valore minore di Nella casella con il formato lasciare evidenziata la voce Riempimento rosso chiaro e testo rosso scuro Clic sul pulsante OK Ora tutti i risultati che saranno inferiori al 60 verranno formattate in testo rosso e sfondo rosso chiaro Nel caso si desideri applicare una formattazione personalizzata è sufficiente seguire i primi quattro passaggi indicati sopra e nella casella della formattazione fare clic sulla freccia a discesa e selezionare la voce Formato personalizzato Nella finestra che compare sono disponibili quattro schede: Numero, Carattere, Bordo, Riempimento: utilizzare le impostazioni presenti nelle diverse schede per definire la formattazione desiderata Clic sul pulsante OK E poi possibile applicare anche una formattazione condizionale avanzata in modo che, ad esempio, in base ai dati presenti in una colonna possa essere formattata condizionalmente un altra colonna. Ad esempio se un allievo ha ottenuto un voto inferiore al 60 verrà formattato in rosso e grassetto il nome dell allievo e non la colonna del voto. Selezionare l intervallo di celle a cui applicare la formattazione condizionale (i nomi degli allievi) Clic sul pulsante Formattazione condizionale sulla scheda Home e fare clic sulla voce Regole evidenziazione celle, quindi clic sull ultima voce Altre regole Clic sulla voce Utilizza una formula per determinare le celle da formattare Impostare la formula adeguata ($E2<60) ed il formato della cella desiderato Aprire 01 Esercizi formattazione.xls, portarsi sul foglio Voti e seguire le istruzioni di lavoro. Aprire 01 Esercizi formattazione.xls, portarsi sul foglio Budget e seguire le istruzioni di lavoro. Aprire 01 Esercizi formattazione.xls portarsi sul foglio Europa e seguire le istruzioni di lavoro. 6
CONVALIDARE I DATI Molto spesso, lo strumento Convalida viene utilizzato in accoppiata con alcune funzioni. E molto utile poichè consente di impostare le celle in modo che possano essere immessi solo dati coerenti con dei criteri preimpostati, riducendo drasticamente le probabilità di errore. E anche possibile impostare finestre con messaggi di errore. Selezionare le celle che devono contenere i dati per cui si vuole impostare un criterio di convalida Fare clic sulla scheda Dati e quindi sul pulsante Convalida dati Ad esempio, se vogliamo che in un intervallo di celle che conterrà voti degli esami si possano inserire solo valori che vanno da 1 a 30, bisogna seguire la procedura seguente: Nella prima casella selezionare la voce Numero intero e nella seconda selezionare l opzione Tra Nella casella Valore minimo digitare 1 e nella casella Valore massimo digitare 30 Fare clic sul pulsante Ok Adesso se nell intervallo di celle selezionato verranno inseriti valori diversi da quelli stabiliti apparirà un messaggio di errore. Facendo clic sulla scheda Messaggio di errore è anche possibile personalizzare la finestra con il messaggio di errore in modo da suggerire agli utenti i valori giusti da immettere. Clic sulla scheda Messaggio di errore Nella casella Titolo digitare il titolo per la finestra di messaggio che comparirà in caso vengano inseriti dati sbagliati Nella casella Messaggio di errore digitare il messaggio di errore con le eventuali spiegazioni ed i consigli per l inserimento dei dati corretti Clic sul pulsante OK Aprire la cartella di lavoro 01 Esercizi formattazione.xls, portarsi sul foglio Fornitori e seguire le istruzioni di 7
USO DELLE FUNZIONI AVANZATE OPERAZIONI SU DATE Gli operatori aritmetici possono essere utilizzati anche su valori che rappresentano date Per lavorare sulle date non ci sono grosse difficoltà e possiamo impostare le formule quasi come se lavorassimo su normali numeri o valute. Se nella cella A1 abbiamo la data di vendita e vogliamo calcolare la data di scadenza di una fattura a 60 giorni è sufficiente digitare nella cella desiderata la formula =A1+60 e otterremo il risultato esatto (ad esempio 18/02/2006 + 60 = 19/04/2006) Se vogliamo sapere quanto tempo prima è avvenuto un fatto basta digitare la data odierna in una cella, con la funzione =Adesso(), digitare in un altra i giorni passati dall avvenimento e nella cella desiderata appare il risultato della sottrazione che mostra vedere la data in cui è avvenuto il fatto. Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Date e seguire le istruzioni di lavoro indicate sul foglio stesso. UTILIZZO DI NOMI NELLE FORMULE Per identificare più chiaramente una cella, un gruppo di celle, un valore od una formula possiamo utilizzare i nomi. Per definire tali nomi è sufficiente selezionare la cella o l intervallo di celle che a cui si vuole attribuire un nome e digitare il nome direttamente nella casella del nome nella barra della formula e confermare premendo Invio sulla tastiera Per gestire i nomi, aggiungerli, eliminarli basta andare sulla Scheda Formule e utilizzare tutti i vari pulsanti della sezione Nomi. Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Nomi e seguire le istruzioni di lavoro indicate sul foglio stesso. 8
COME INSERIRE UNA FUNZIONE Ci sono tre modi per inserire una funzione in una cella di Excel 2010 Digitare la sintassi della funzione direttamente nella cella desiderata e seguire i suggerimenti che compaiono per l inserimento dei dati (metodo per utenti esperti) Oppure Selezionare la cella desiderata Fare clic sulla scheda Formule: viene visualizzata la sezione Libreria di funzioni: qui è possibile selezionare la funzione desiderata fra le categorie di disponibili (matematiche, logiche ) Clic sul pulsante della categoria desiderata Clic sulla voce della funzione desiderata Oppure Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Se la funzione è già elencata nella casella Selezionare una funzione è sufficiente farvi sopra un doppio clic Se la funzione desiderata non è presente è sufficiente digitarne il nome nella casella Cerca una funzione e poi clic sul pulsante Vai Inserire i dati come richiesto nella finestra di dialogo che viene visualizzata 9
USO DELLA FUNZIONE CONCATENA In alcuni casi è comodo che due elementi grafici scritti in due celle diverse vengano attaccati e scritti in una sola cella. Per questo si utilizza la funzione CONCATENA che unisce due o più stringhe di testo in un unica stringa di testo. Ad esempio nella tabella qui sotto vorremmo unire i dati relativi alla Via ed al Numero civico in una sola cella chiamata Indirizzo in cui avere l indirizzo completo della persona. Clic nella cella in cui si vuole compaia il testo unito Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Concatena: compare la finestra qui a fianco Nella casella Testo1 clic sulla prima cella da unire (es. quella con la prima via) Nella casella Testo2 battere uno spazio con la barra spaziatrice (altrimenti la via ed il numero civico verranno attaccati) Nella casella Testo3 clic sulla seconda cella da unire (es. quella con il numero civico) Clic sul pulsante OK Nella cella compaiono la via ed il numero civico insieme e nella Barra della formula viene visualizzata la funzione =CONCATENA(B2;" ";C2) Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Elenco e seguire le istruzioni di 10
USO DELLE FUNZIONI DI DATA/ORA Excel dispone di una serie di funzioni per il calcolo di date e ore che possono essere utilizzate nei c alcoli. Le funzioni di Data/ora più utilizzate sono: OGGI mostra la data corrente senza il bisogno di inserire valori nella funzione ADESSO mostra la data e l ora correnti senza il bisogno di inserire valori nella funzione Queste due funzioni si aggiornano in automatico quando si apre il file, cioè se io inserisco queste funzioni oggi, 12 ottobre 2011 e riapro il file il 18 dicembre, nelle celle compariranno l ora e la data del 18 dicembre GIORNO mostra il numero del giorno pescato da una cella con una data (es. in una cella in cui la data sia 18-ottobre-2009 la cella con la funzione GIORNO mostrerà il valore 18, numero del giorno) MESE - mostra il numero del mese pescato da una cella con una data (es. in una cella in cui la data sia 18-ottobre-2009 la cella con la funzione MESE mostrerà il valore 10, il numero del mese) ANNO - mostra il numero del mese pescato da una cella con una data (es. in una cella in cui la data sia 18-ottobre-2009 la cella con la funzione ANNO mostrerà il valore 2009, numero dell anno) Per inserire queste funzioni: Clic nella cella in cui si vuole compaia il valore di data/ora desiderato Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Oggi, oppure Adesso, oppure Giorno, oppure Mese, oppure Anno Se necessario inserire i valori richiesti dalla funzione Clic sul pulsante OK Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Tempo e seguire le istruzioni di 11
USO DELLA FUNZIONE ARROTONDA La funzione ARROTONDA viene utilizzata per arrotondare un numero all intero precedente, se il numero è inferiore a 0,5, o successivo, se il numero è uguale o superiore a 0,5 (es. se il numero è 7,3 il risultato dell arrotondamento sarà 7, se il numero è 7,5 o 7,9 il risultato sarà 8) Ad esempio nella tabella sotto abbiamo elencato una serie di dipendenti di un azienda che percepiscono il loro stipendio mensile. Per questioni burocratiche, in busta paga, è necessario arrotondare all Euro precedente o successivo, in modo che non ci siano centesimi. Per ottenere questo risultato bisogna usare la funzione ARROTONDA. Clic nella cella in cui si vuole compaia il valore arrotondato Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Arrotonda: compare la finestra qui a fianco Nella casella Num cliccare sul valore che si vuole arrotondare Nella cella Num_cifre inserire il livello di arrotondamento 0 arrotonda all intero più vicino (es. 1689,78 diventa 1690) 1 arrotonda al primo decimale più vicino (es. 1689,78 diventa 1689,80) 2 arrotonda al secondo decimale più vicino (es. in questo caso il numero resta uguale) Clic sul pulsante OK Nella cella compare il numero arrotondato come desiderato e nella Barra della formula viene visualizzata la funzione =ARROTONDA(B2;0) Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Condominio e seguire le istruzioni di 12
USO DELLA FUNZIONE RATA La funzione RATA viene utilizzata per calcolare il valore della rata da pagare su un finanziamento. Per poter utilizzare questa funzione bisogna conoscere tre elementi: la cifra chiesta in prestito, il tasso di interesse richiesto dalla banca e la durata in mesi del finanziamento. Clic nella cella in cui si vuole compaia la cifra da pagare come rata mensile (il valore, essendo un pagamento, comparirà sempre in negativo, preceduto cioè da un segno meno) Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Rata: compare la finestra qui a fianco Nella casella Tasso_int inserire il tasso di interesse annuale richiesto dalla banca diviso per 12 mesi (es. se la banca chiede il 5% annuo bisognerà digitare 5%/12) Nella casella Periodi bisogna digitare la durata del finanziamento in mesi (es. se il finanziamento dura 5 anni bisognerà scrivere 60) Nella casella Pv bisogna digitare la cifra totale del finanziamento (es. se il prestito è di 25.000 bisogna scrive 25000) Clic sul pulsante OK Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Mutuo e seguire le istruzioni di 13
USO DELLA FUNZIONE SE La funzione SE serve per creare delle tabelle in cui vengono visualizzati certi dati in base al verificarsi di determinate condizioni. Ad esempio nella tabella sotto abbiamo un elenco di studenti che sostengono un esame universitario: passano l esame solo quelli che ottengono un punteggio uguale o superiore a 18. Nella prima colonna troviamo i nomi degli studenti, nella seconda il punteggio assegnato, nella terza la dicitura Promosso o Bocciato. E proprio tale dicitura viene inserita automaticamente da Excel in base all uso di una funzione SE, creata nella prima cella nel modo seguente, e quindi trascinata sulle altre celle. Clic nella cella in cui si vuole compaia la parola desiderata Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Se: compare la finestra qui a fianco Nella casella Test inserire la condizione desiderata (es. il voto nella cella B2 deve essere maggiore o uguale a 18) Nella casella Se_vero inserire la parola che deve comparire se la condizione è vera (es. se il voto è uguale o maggiore a 18 deve comparire la parola Promosso) Nella casella Se_falso inserire la parola che deve comparire se la condizione è falsa (es. se il voto è inferiore a 18 deve comparire la parola Bocciato) Clic sul pulsante OK Nella cella compare la parola desiderata e nella Barra della formula viene visualizzata la funzione =SE(B2>=18;"Promosso";"Bocciato") Studenti Voto Risultato Rossi 23 Promosso Bianchi 16 Bocciato Verdi 11 Bocciato Ferrari 30 Promosso Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Esame e seguire la seconda parte delle istruzioni di Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Benzina e seguire la seconda parte delle istruzioni di 14
All interno della funzione SE possono essere utilizzati non soltanto valori testuali come visto in precedenza (Promosso, Bocciato) ma anche eseguire dei calcoli. Nell esempio che segue vogliamo calcolare quale sarà la somma da pagare in tasse in base ad una data fascia di reddito. Se la persona percepirà meno di 50.000 pagherà il 15% di tasse, se percepirà più di 50.000 pagherà il 24%.di tasse. E proprio tali cifre vengono inserite automaticamente da Excel in base all uso di una funzione SE, creata nella prima cella nel modo seguente, e quindi trascinata sulle altre celle. Clic nella cella in cui si vuole compaia la cifra desiderata Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Se: compare la finestra qui a fianco Nella casella Test inserire la condizione desiderata (es. il reddito nella cella B2 deve essere maggiore o uguale a 50000) Nella casella Se_vero inserire la formula da eseguire se la condizione è vera (es. se il reddito è uguale o maggiore a 50000 deve essere eseguita la formula reddito*24%) Nella casella Se_falso inserire la formula da eseguire se la condizione è falsa (es. se il reddito è inferiore a 50000 deve essere eseguita la formula Reddito*15%) Clic sul pulsante OK Nella cella compare il valore desiderato e nella Barra della formula viene visualizzata la funzione =SE(B2>=50000;B2*24%;B2*15%). Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Fisco e seguire le istruzioni di lavoro indicate sul foglio stesso. Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Provvigioni e seguire le istruzioni di Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Stipendio e seguire le istruzioni di 15
USO DELLA FUNZIONE CONTA.SE La funzione CONTA.SE serve per contare il numero di celle che soddisfano il criterio impostato nella formula. Nell esempio seguente abbiamo una serie di aziende e a fianco di ognuna compare la scritta Control oppure la scritta No control: vogliamo calcolare quante siano le aziende sottoposte a controllo tecnico. Clic nella cella in cui si vuole compaia la cifra desiderata Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Conta.se: compare la finestra qui a fianco Nella casella Intervallo selezionare con il mouse le celle che bisogna analizzare (es. bisogna selezionare l intervallo B2:B5, ovvero le celle della colonna Stato, quelle in cui c è scritto Control o No control) Nella casella Criterio bisogna digitare il criterio di ricerca (es. bisogna scrive Control, perché noi vogliamo contare le aziende che sono state controllate) Clic sul pulsante OK Nella cella compare il valore desiderato e nella Barra della formula viene visualizzata la funzione =CONTA.SE(B2:B5;"Control") Azienda Stato Tot. Aziende controllate Incat Control 3 FG SpA Control Rolton Control Berni No control Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Trattamenti e seguire le istruzioni di Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Libreria e seguire le istruzioni di 16
USO DELLA FUNZIONE SOMMA.SE La funzione SOMMA.SE serve per sommare il numero di celle che soddisfano il criterio impostato nella formula. Nell esempio sotto vogliamo calcolare la somma per tipologia di investimenti di un utente, vogliamo cioè sapere quanti soldi il cliente ha investito in BOT, quanti in Azioni e quanti in Obbligazioni. Clic nella cella in cui si vuole compaia la cifra desiderata Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Conta.se: compare la finestra qui a fianco Nella casella Intervallo bisogna selezionare l intervallo di celle in cui effettuare la ricerca (es. le celle della colonna Tipo, quelle che contengono il tipo di investimento) Nella casella Criterio digitare il criterio di ricerca (es. BOT per sapere quanto è stato investito in BOT) Nella casella Int_somma selezionare l intervallo di celle in cui sono presenti quelle che bisogna sommare (es. le celle della colonna Cifra) Clic sul pulsante OK Nella cella compare il valore desiderato e nella Barra della formula viene visualizzata la funzione =SOMMA.SE(B2:B14;"BOT";C3:C14) Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Elezioni ed seguire le istruzioni di Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Interventi ed seguire le istruzioni di Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Acquisti ed seguire le istruzioni di 17
USO DELLA FUNZIONE CERCA.VERT La funzione CERCA.VERT serve per trovare dei valori specifici in un elenco di dati e assegnarli ad altre celle. E' molto utilizzata negli insiemi di dati come elenchi di persone o aziende, listini di magazzino, rubriche telefoniche Ad esempio, partendo dal codice, voglio che venga elencata l anagrafica completa del cliente (es. dal codice A01 voglio che compaia Bormioli Spa, Via Mazzini, 99 Parma) e poi trascinando, compaia il cliente corrispondente in tutte le altre celle Clic nella cella in cui si vuole compaia la cifra desiderata Clic sul pulsante Inserisci funzione sulla Barra della formula Selezionare la funzione Cerca.vert: compare la finestra qui a fianco Nella casella Valore selezionare nella tabella quello che stiamo cercando (es. il codice cliente che è nella cella A2) Nella casella Matrice_tabella digitare l intervallo di celle, bloccato con riferimenti assoluti, che contiene i dati da utilizzare (es. la tabella con il nome completo dei clienti) Nella casella Indice digitare il numero di colonna che contiene i dati che ci interessano (es. la tabella con i dati dei clienti ha due colonne, la prima con il codice e la seconda con l anagrafica completa: a noi interessa quest ultima quindi scriviamo 2) Nella casella intervallo digitiamo falso in modo che venga riportata la corrispondenza esatta Clic sul pulsante OK Nella cella compare il valore desiderato, cioè l anagrafica completa del cliente e nella Barra della formula viene visualizzata la funzione =CERCA.VERT(A2;$F$1:$G$7;2;FALSO) Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Magazzino ed seguire le istruzioni di Aprire la cartella di lavoro 02 Esercizi-funzioni.xls, portarsi sul foglio Fattura ed seguire le istruzioni di 18
LAVORARE CON UN DATABASE COS È UN DATABASE Un database, in italiano potremmo definirlo archivio elettronico, è un elenco di dati all interno del quale possono essere effettuate delle ricerche in base a criteri impostati dall utente. Elementi principali di un database sono i Campi e i Record Tipo Prezzo Quantità Imballo Aranciata 990 15 Cartone Biscotti 1200 30 Plastica Nell esempio sopra riportato i campi sono Tipo, Prezzo, Quantità, Imballo, mentre un record è Aranciata, 990, 15, Cartone CREARE UN DATABASE CON EXCEL Digitare, uno per colonna, i nomi dei campi E consigliabile differenziare i nomi dei campi dai record formattandoli con un particolare carattere, formattandoli in grassetto, circondandoli con un bordo o evidenziandoli con uno sfondo. Non inserire righe vuote fra i nomi dei campi e i record Digitare, uno per riga, i dati dei singoli record Non è necessario fare altro. Quando lavora su un database Excel è in grado di riconoscere un elenco di dati e di riconoscerne altresì le intestazioni (nomi di campo) senza ulteriori specifiche da parte dell utente AGGIUNGERE RECORD AL DATABASE Cliccare nella prima cella libera della prima colonna sotto all ultimo record inserito e digitare il nuovo record. Aprire la cartella di lavoro 03 Uso elenchi.xls, andare sul foglio Film ed aggiungere un nuovo record (film) nella prima riga libera: Titolo: Ricordati di me Regista: Muccino Genere: Commedia Anno: 2003 Paese: Italia Formato: DVD Prezzo: 15,00 19
ELIMINARE UN RECORD Selezionare la riga contenente il record da cancellare Con il puntatore sull area selezionata, premere il tasto destro del mouse Fare clic sul comando Elimina Aprire la cartella di lavoro Uso elenchi.xls, andare sul foglio Film ed Eliminare il record (film) aggiunto prima: Titolo: Ricordati di me Regista: Muccino ORDINARE I DATI Clic in una cella della colonna (campo) in base a cui vogliamo ordinare il database Clic sul pulsante Ordina e filtra sulla scheda Home e fare clic sulla voce Ordina dalla A alla Z oppure Ordina dalla Z alla A. Aprire la cartella di lavoro Uso elenchi.xls, andare sul foglio Film ed ordinare il database in ordine alfabetico crescente in base al Titolo e quindi in ordine cronologico decrescente in base all Anno 20
FUNZIONI DI FILTRO DEI DATI Grazie all utilizzo dei filtri è possibile visualizzare solo i dati che corrispondono a certi criteri e nascondere tutti gli altri dati Fare clic in una cella qualsiasi del database Fare clic sulla scheda Dati Fare clic sul pulsante Filtro: a fianco dei campi appaiono delle frecceelenco Fare clic sulla freccia del campo che contiene i criteri in base a cui si vuole condurre la ricerca nel database: fare clic sulla voce Seleziona tutto per deselezionare tutto. Fare clic per selezionare il criterio di ricerca desiderato (nella figura qui a fianco abbiamo agito sul campo Paese per mostrare solo i film prodotti in Francia). Fare clic sul pulsante OK per visualizzare i risultati della ricerca La freccia-elenco del campo su cui è stato attivato il filtro appare con una forma diversa dalle altre, come quella mostrata qui a fianco. Per visualizzare di nuovo tutti i dati presenti nel database fare clic sulla freccia-elenco modificata fare clic sulla voce Seleziona Tutto e quindi sul pulsante OK Per eliminare le frecce-elenco a fianco dei campi fare clic sul pulsante Filtro Aprire la cartella di lavoro Uso elenchi.xls, andare sul foglio Film ed effettuare varie operazioni di filtro su diversi campi 21
UTILIZZO DEI SUBTOTALI I subtotali costituiscono uno strumento rapido per riassumere dei dati in un database. Excel è in grado di calcolare i subtotali ed i totali complessivi per ogni voce selezionata dall utente. Ordinare l elenco in base ad un campo Fare clic sulla Scheda Dati Fare clic sul pulsante Subtotali: compare la finestra di impostazione dei subtotali Fare clic sulla freccia elenco della casella Ad ogni cambiamento in e selezionare la voce (nome di campo) di cui si desidera calcolare i subtotali Fare clic sulla freccia elenco della casella Usa la funzione e selezionare la funzione desiderata. Nella casella Aggiungi subtotale a, fare clic sul campo desiderato Fare clic sul pulsante OK Per rimuovere i subtotali da un database, fare clic sul menu Dati, fare clic sul comando Subtotali e fare clic sul pulsante Rimuovi tutti Aprire la cartella di lavoro Uso elenchi.xls, andare sul foglio Subtotali ed effettuare varie operazioni di calcolo di subtotali su diversi campi 22