Per iniziare 1........................................ Termini che è necessario capire: Diapositiva o lucido Programma di presentazione Formati di salvataggio dei file Tecniche che bisogna padroneggiare: Aprire un documento di presentazione, fare modifiche e salvarlo Modificare le impostazioni di base Scambiare i documenti
M1 8 Strumenti di presentazione Chi ha già visto una presentazione, fatta tramite una serie di lucidi proiettati su grande schermo e preparata con uno dei programmi appositi presenti in commercio, probabilmente si sarà trovato davanti a un insieme di pagine ricche di contenuti grafici, di scritte e, spesso, gradevolmente colorate. Si potrebbe pensare, dunque, ai programmi di presentazione come a programmi di grafica: in questo senso, sarebbero dei prodotti realizzati per disegnare, ritoccare i colori delle immagini e ottenere effetti speciali come scritte tridimensionali e ambientazioni piene di luci e di colori. In effetti, i programmi di grafica pittorica, di grafica vettoriale e di fotoritocco sono veramente tanti. Consentono di ottenere singole immagini o ambienti realistici, proprio come se si lavorasse con strumenti di pittura o di disegno, tanto potenti quanto comodi da utilizzare. Un programma di grafica di presentazione, invece, ha un altro obiettivo, che riguarda l ambito della comunicazione. Per esempio, esso potrebbe essere utile a un ente che abbia bisogno di presentare un nuovo servizio alla stampa; a un agenzia di servizi in borsa che abbia la necessità di presentare i risultati della sua attività dell ultimo anno a un pubblico di potenziali clienti oppure a un docente che necessiti di lucidi sull argomento di cui sta parlando in aula a un gruppo di studenti. Si sarà sicuramente notato che il termine più utilizzato nel descrivere le situazioni precedenti è presentare e si sarà dedotto che una presentazione difficilmente è composta da un solo disegno o lucido proiettato su grande schermo: al contrario essa è composta da una serie più o meno ampia di lucidi, con scritte a corredo. Visualizzando ogni pagina, il relatore potrà esporre l argomento facendo riferimento a quello che vedono coloro che assistono. Lo scopo di un programma di grafica di presentazione, dunque, è quello di rendere il più semplice possibile la preparazione di sequenze di pagine, dette diapositive o lucidi, il cui contenuto debba essere poi sottoposto a un pubblico per esporre un idea, un prodotto o un servizio. Dal punto di vista funzionale, una presentazione tende a massimizzare il trasferimento di conoscenze, utilizzando immagini che accompagnano l esposizione di un relatore: in altre parole, una presentazione facilita la comunicazione. Originariamente, l output dei programmi di grafica di presentazione veniva riprodotto principalmente su lucidi o diapositive. Un lucido è un foglio di materiale plastico trasparente poggiato sul piano di una lavagna luminosa, che, tramite un sistema di specchi, proietta l immagine in esso impressa su uno schermo di grande formato. In alternativa, la proiezione di diapositive permette di ottenere una maggiore qualità e migliore riproduzione dei colori. In inglese, diapositiva viene tradotto con slide, termine che indica le singole pagine di questo tipo di programmi; per questo motivo ogni componente di una presentazione viene chiamato diapositiva o anche lucido e non, per esempio, pagina grafica.
Per iniziare 9 M1 Al giorno d oggi, una presentazione può essere visualizzata direttamente dall uscita video del computer su grande schermo, grazie a video proiettori. Non è da dimenticare, inoltre, la possibilità di pubblicare la sequenza di pagine direttamente in Internet, con tanto di aggiunta automatica di pulsanti per navigare all interno della presentazione. Questa procedura può essere realizzata in modo molto semplice, tramite un azione simile al salvataggio di un file sul disco. Si parla di grafica di presentazione perché in ogni pagina possono essere inseriti disegni, oggetti grafici come frecce e riquadri, scritte colorate e immagini. In alto viene posta la scritta che fa da titolo e, accanto agli elementi grafici, va aggiunta una parte di testo per accompagnare i concetti. È importante che l aspetto grafico complessivo delle pagine sia uniforme, con uguale sfondo e tipo di caratteri, per disporre di una presentazione professionale ed evitare distrazioni nella fruizione degli argomenti. Non si deve pensare però alle pagine di una presentazione come a qualcosa di bello da vedere ma in fin dei conti statico, poiché si ha a disposizione anche la possibilità di inserire elementi multimediali in una pagina. Per esempio, riproducendo la presentazione attraverso un videoproiettore e un computer dotato di casse acustiche si possono aggiungere suoni o musica di sottofondo, oppure filmati, animazioni di oggetti e anche effetti di transizione tra una videata e l altra. Le ultime versioni dei programmi permettono all utente di impostare i tempi di transizione e gli effetti video e di trasformarsi così in un regista che può gestire la presentazione come preferisce. Un programma di grafica di presentazione ha diverse funzionalità. Quella immediatamente visibile è la possibilità di creare diapositive con elementi grafici, parti testuali e oggetti grafici. Secondariamente con esso si può riuscire a organizzare le diapositive in una sequenza logica, che può essere controllata e gestita dall utente. Infine, è possibile scegliere come riprodurre il risultato ottenuto. Per rendere il lavoro ancora più efficiente e ottenere risultati professionali in tempi ridottissimi, i programmi dispongono di modelli grafici e tracce di presentazioni già pronte per l utilizzo. 1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione Un programma di grafica di presentazione è uno strumento potente, che offre molte possibilità di controllo all utente. Per impostare il lavoro, una sequenza logica può essere quella che segue: 1. Definire gli obiettivi della presentazione. 2. Stabilire l impostazione estetica. 3. Creare le diapositive. 4. Realizzare il controllo della loro sequenza. 5. Provare la riproduzione prima della presentazione reale.
M1 10 Strumenti di presentazione I primi due passaggi sono importanti per impostare linee guida chiare del progetto da realizzare. Di conseguenza, avviando il programma in esecuzione, si potrà partire immediatamente con la creazione delle diapositive, scegliendo il modello grafico adatto e inserendo gli elementi necessari. Controllando la sequenza e gestendo opportunamente gli eventuali tempi di transizione, si giungerà rapidamente a ottenere la presentazione desiderata. Per lavorare con un programma che mette a disposizione strumenti di presentazione, occorre in primo luogo avviarlo in esecuzione. Una volta aperta la finestra di lavoro sul video, si crea una nuova presentazione oppure si lavora su una già memorizzata. Prima di chiudere il programma, è importante provvedere al salvataggio del file su disco, in modo da poterlo ritrovare quando si avrà bisogno della presentazione, per modificare le singole diapositive o anche per copiarne alcune da incollare in una diversa. 1.1.1 Aprire un programma di grafica di presentazione Per avviare in esecuzione un programma di grafica di presentazione, in Windows si può agire in diversi modi. Per esempio, si può: 1. Fare clic sul pulsante Start (visualizzato con Avvio in precedenti versioni di Windows) nella Barra delle applicazioni. 2. Fare doppio clic sull icona del programma presente sul desktop. 3. Lanciarlo in esecuzione tramite le apposite barre di strumenti messe a disposizione dai programmi. La sequenza operativa passa attraverso la Barra delle applicazioni: 1. Si porta il puntatore sul pulsante Start. 2. Si fa clic sul pulsante e appare il menu di Windows. 3. Si seleziona la scritta Programmi e appare il relativo sottomenu. 4. Si fa clic sul nome del programma, per esempio Microsoft PowerPoint. Se il programma viene venduto insieme ad altre applicazioni (per esempio la suite Microsoft Office nel caso di PowerPoint), è probabile che nel sottomenu non appaia direttamente il nome del programma: in questo caso occorrerà individuare il nome con cui viene chiamato il gruppo di applicazioni, selezionarlo e far apparire un ulteriore sottomenu, dal quale finalmente scegliere quello che si vuole lanciare. Spesso le procedure di installazione chiedono se si desidera aggiungere sul desktop un icona di collegamento al programma: accettando, si disporrà dell immagine con il nome del programma direttamente sul video e per avviarlo in esecuzione sarebbe sufficiente fare doppio clic su di essa, evitando noiose selezioni e clic con il mouse. Immediatamente dopo, si vedrebbe partire l applicazione e aprirsi la finestra di lavoro. Diversi programmi, raggruppati con altre applicazioni in suite (come la già citata Microsoft Office o Lotus Smart Suite Millennium), possono essere lanciati attraverso
Per iniziare 11 M6 particolari barre da installare su richiesta all inizio dell intera procedura. Microsoft Office, per esempio, fornisce la Barra degli strumenti di Microsoft Office, che contiene non solo le icone di lancio di tutti gli applicativi della suite, ma anche quelle di altri programmi che è possibile inserire in un secondo tempo. Per avviare in esecuzione PowerPoint, in questo caso è sufficiente fare solo un clic sull icona del programma nella barra. Nel caso di Lotus Smart Suite Millennium, la barra assume l aspetto e la funzionalità di una cassettiera. Aprendo il cassetto delle applicazioni, si potrà lanciare in esecuzione il programma di grafica di presentazione Lotus Freelance Graphics, facendo doppio clic sulla sua icona. Nota: In ambienti grafici come Windows, non c è mai un unico modo per eseguire un comando o lanciare in esecuzione un programma, in relazione all esperienza e ai gusti di chi se ne serve. Non esiste un metodo migliore degli altri (altrimenti ci sarebbe solo quello): è l utente a decidere quale utilizzare. Qualunque sia la modalità di avvio in esecuzione del programma di grafica di presentazione (passando attraverso la Barra delle applicazioni, facendo doppio clic sull icona o aprendolo da una barra di strumenti apposita), per prima cosa vengono letti i dati della configurazione con cui iniziare il lavoro. Per esempio, vengono impostati il carattere predefinito, la modalità di visualizzazione e quali sono le cartelle di lavoro in cui memorizzare le nuove presentazioni create.
M1 12 Strumenti di presentazione Una volta avviato, la finestra di lavoro si presenta vuota, perché il programma ipotizza che si desideri creare un nuovo documento. 1.1.2 Aprire una o più presentazioni Molto spesso è necessario lavorare con un documento di presentazione già esistente per poi trasferirlo in un supporto di memoria. Il caso tipico è quello di un file memorizzato su disco, sul quale si è lavorato di recente, che occorre completare. È utile aprire una presentazione già esistente anche per crearne una nuova, se le due sono simili per forma o contenuto: se ne può generare una sfruttando il lavoro di impostazione già eseguito in precedenza. La scelta di un documento di presentazione già esistente, dunque, può essere fatta: 1. Tra uno di quelli su cui si è lavorato di recente. 2. Tra uno di quelli memorizzati su un supporto di memoria di un drive configurato nel sistema operativo e che fanno parte del file system. 3. Direttamente dal file system. Dopo aver aperto il documento di presentazione, si può lavorare su di esso con gli strumenti che il programma mette a disposizione. Al termine delle modifiche, il documento deve essere necessariamente salvato in un supporto di memoria, altrimenti il lavoro eseguito andrà perduto al momento dello spegnimento del computer. Se si sta utilizzando Microsoft PowerPoint, quando si avvia il programma in esecuzione compare una finestra di dialogo al cui interno è possibile scegliere se e come creare una nuova presentazione, oppure quale file aprire tra quelli sui quali si è lavorato di recente. Un riquadro elenca tutti i documenti di presentazione, memorizzati in ordine decrescente: i nomi dei file possono essere visualizzati grazie alla barra di scorrimento verticale posta sulla destra. Una volta selezionato quello desiderato, occorre fare clic sul pulsante di conferma per aprire il file. Un metodo ancora più immediato è quello di indicare uno dei file (completi dell indicazione del percorso, se diverso da quello corrente) riportati in fondo al menu File. Il programma li elenca in ordine inverso di data e ora di salvataggio, ovvero con il numero 1 viene indicato il file memorizzato per ultimo, con il numero 2 il penultimo e così via. Per aprire il documento salvato per ultimo, prima della chiusura del programma, si può eseguire per esempio questa semplice sequenza operativa: 1. Fare clic su File. 2. Fare clic sul nome del file indicato con il numero 1. Nota: In Windows si può sostituire la tastiera al mouse. Per accedere a una voce nella Barra dei menu, si tiene premuto il tasto Alt e si preme la lettera sottolineata. Nel caso di File, premendo Alt+F si vedrà aprire il relativo menu a discesa. Poiché gli ultimi file memorizzati sono numerati progressivamente, per aprire l ultimo sarà sufficiente premere 1, per aprire il penultimo 2 e così via.
Per iniziare 13 M1 Dopo l avvio del lavoro, si può avere bisogno di aprire un altro documento. Per farlo, si accede alla voce File, che presenta tutti i comandi che operano su interi documenti sia presenti a video, sia memorizzati su disco. La sequenza operativa da eseguire è praticamente identica per quasi tutti i programmi in ambiente Windows: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Apri. In alternativa, si può fare clic sull icona Apri, posta solitamente nella Barra delle icone sotto la Barra dei menu. Immediatamente si apre la finestra di dialogo Apri al centro della videata. All interno vengono visualizzate le periferiche di memoria con le cartelle che contengono i file. Per aprire un documento di presentazione, si sceglie il drive e la cartella nella quale è contenuto, poi si fa doppio clic sul nome del file oppure lo si seleziona e si fa clic sul pulsante di conferma Apri. Per aprire un file esistente, la finestra di dialogo Apri di Microsoft PowerPoint offre molte altre opportunità. Si tratta di un area rettangolare orizzontale in alto, tre in verticale e una parte inferiore nella quale si trovano la casella di testo dove scrivere il nome del file e quella di riepilogo, dove invece sceglierne il tipo. Accanto a queste ultime, ci sono i pulsanti Apri, per confermare l apertura del file, e Annulla, per rinunciare all operazione. Nell area rettangolare posta in alto sono presenti il menu a discesa, che mostra il file system, e diversi pulsanti. Un gruppo serve per navigare nel file system (Indietro, Torna alla cartella di livello superiore, Cerca nel Web), mentre altri rappresentano strumenti che a volte sostituiscono completamente alcuni comandi del sistema operativo. Per esempio, un pulsante causa l apertura di un menu a discesa nel quale scegliere se visualizzare i file sotto forma di icone grandi o piccole, come elenco di nomi di file oppure completi con i dettagli sulle dimensioni, la data e l ora dell ultimo salvataggio. Una ulteriore opzione permette di visualizzare l anteprima del file.
M1 14 Strumenti di presentazione Nel sottomenu Strumenti compare la voce Trova, molto comoda per cercare file con particolari caratteristiche. Facendo clic, si apre una finestra di dialogo in cui indicare i criteri di ricerca. Si può chiedere di trovare quelli il cui nome contenga determinate lettere, quelli modificati a partire da una certa data, quelli più piccoli o più grandi di certe dimensioni in byte e così via. Le possibilità di ricerca sono numerose e combinabili tra loro. La ricerca può essere eseguita anche nell intero disco e in questo caso nel riquadro principale della finestra di dialogo Apri si vedranno unicamente i file del tipo richiesto, con evidenti vantaggi quando si necessita di un documento particolare ma non se ne ricorda il nome o la collocazione. Se si visualizzano i file completi di dettagli, l ordine può essere in base a: Nome del file Estensione Dimensione in byte Data dell ultimo salvataggio Se si vuole impostare un ordine, bisogna fare clic sul pulsante che reca il nome della proprietà desiderata: per esempio, facendo clic sul pulsante Dimensione si visualizzano i documenti in ordine di dimensione; facendo clic una seconda volta sullo stesso pulsante, l ordine di visualizzazione si inverte. Tra gli strumenti, è possibile sfruttare quello che consente di ricercare un file che risponde a certi criteri, di cancellare un file e di connettersi a un unità a disco di rete, condivisa da un altro computer collegato. Le tre aree in verticale della finestra di dialogo Apri contengono: A sinistra, una sorta di Barra di navigazione con alcuni pulsanti. Al centro, un riquadro con l elenco dei file memorizzati nella cartella corrente.
Per iniziare 15 M1 A destra, una zona nella quale il programma può visualizzare l anteprima del file selezionato. I pulsanti della Barra di navigazione, posti sulla sinistra uno sotto l altro sono: Cronologia Documenti Desktop Preferiti Cartelle Web Il pulsante Cronologia provoca nel riquadro centrale la visualizzazione di file e di cartelle recentemente memorizzati dal sistema operativo. Fare clic su Documenti dà accesso all omonima cartella di sistema presente sul desktop di Windows. Con il pulsante Desktop si vede l intero file system a partire dall alto e si può individuare il drive e la cartella che contengono il documento da aprire. Un clic sul pulsante Preferiti permette di accedere ai file inseriti perché particolarmente significativi, che sono gli stessi utilizzati con il browser e chiamati anche segnalibri. Fare clic sul pulsante Cartelle Web dà accesso a cartelle presenti in Internet. Con questa opzione si possono aprire documenti di presentazione presenti in rete locale o geografica in qualsiasi parte del mondo, ma anche memorizzarne altri in fase di salvataggio, rendendoli disponibili per le pubblicazioni in Internet. La terza possibilità per aprire un documento di presentazione è quella di farlo direttamente dal file system. Anche quando non si ha a che fare con programmi di grafica di presentazione, ci sono diversi modi per visualizzare il contenuto dei dischi e delle cartelle in cui sono organizzati i file. Si può aprire Risorse del computer e poi una delle icone che rappresentano i drive, oppure scegliere Esplora risorse, che riproduce il file
M1 16 Strumenti di presentazione system in due riquadri: a sinistra la struttura e a destra il contenuto della cartella selezionata. Scorrendo la struttura del file system, il nome del file di un documento di presentazione è riconoscibile dalla sua estensione. Nota: L estensione di un file è di solito un gruppo di tre lettere precedute da un punto, poste alla fine del nome completo di un file. A ogni estensione il sistema operativo associa il programma che ha generato il tipo di file. Il numero di lettere finali potrebbe essere anche quattro, ma questo non ne cambia il significato. Se si fa un doppio clic sul nome del file, il sistema operativo si comporta in maniera differente a seconda che il programma associato all estensione sia già in esecuzione oppure no. Se lo è, il documento viene aperto e mostrato direttamente nella finestra di lavoro del programma; in caso contrario, il sistema operativo prima lo avvia in esecuzione e poi apre il documento nella sua finestra di lavoro. Questa seconda ipotesi viene sfruttata spesso per avviare in esecuzione un programma chiuso. Il lavoro con un programma di grafica di presentazione può essere svolto in modo piuttosto lineare: prima si lancia in esecuzione il programma, poi si creano le diverse diapositive di una nuova presentazione o di una già esistente, infine si salva il file e si chiude l applicazione. Quando si lavora su una nuova presentazione, si può facilmente seguire questo schema; potrebbe però essere necessario aprire più documenti contemporaneamente. Un buon motivo per farlo è che uno potrebbe contenere materiale da utilizzare in un altro. Per copiare un disegno, una scritta o anche un intera diapositiva e incollare questi
Per iniziare 17 M1 elementi all interno di un altra presentazione, dopo aver aperto il primo documento bisogna aprirne un secondo. I programmi di grafica di presentazione consentono questa opzione senza limitazioni teoriche. Per aprire un altro file, si può ripetere nuovamente la sequenza operativa File Apri, individuare il nome di quello che interessa nella finestra di dialogo e fare clic sul pulsante di conferma Apri. Nella pratica, però, è difficile lavorare con più di tre documenti contemporaneamente, anche a causa delle limitazioni legate alle dimensioni del video, ed è comunque meglio chiudere i documenti di cui non si ha più bisogno dopo averne utilizzato il contenuto. Può succedere che il file dal quale interessa prelevare spunti, suggerimenti o componenti per la presentazione sia di formato diverso da quello del programma che si sta utilizzando. Per esempio, si potrebbe voler leggere da Star Impress (il programma di grafica di presentazione della suite Sun Star Office) un documento creato con Microsoft PowerPoint. In questo caso, dopo aver aperto la finestra di dialogo Apri, è importante scegliere il formato di file nella casella Tipo file. Indicando Microsoft PowerPoint, nel riquadro centrale verranno visualizzati tutti i file che terminano con PPT, l estensione dei file creati con PowerPoint. Star Impress convertirà nel proprio formato nativo la presentazione scelta, sulla quale sarà possibile lavorare come se fosse stata creata al suo interno. 1.1.3 Creare una nuova presentazione Quali attività vengono eseguite lavorando con un programma di grafica di presentazione? In generale, la sequenza tipica è: 1. Esecuzione del programma. 2. Lavoro su una nuova presentazione o modifica di una già esistente.
M1 18 Strumenti di presentazione 3. Salvataggio della presentazione sul disco rigido. 4. Eventuale visualizzazione o stampa. 5. Infine, chiusura della presentazione e del programma. Lavorare su una presentazione, invece, significa prima di tutto crearne una nuova. In questa fase occorre compiere una serie di scelte. Che obiettivo si intende raggiungere? Che impostazione grafica complessiva assegnare? La prima diapositiva deve avere solo un titolo o anche un immagine introduttiva? Cosa devono contenere le altre? Un titolo e alcune scritte? Un titolo e un immagine? Un titolo, un elenco e una tabella? Come si può notare, il titolo è un elemento sempre presente in una diapositiva ben impostata. Al di là dell inserimento di testo, immagini ed eventuali oggetti multimediali, però, gli interventi su una diapositiva riguardano una serie di operazioni di base che vanno tenute ben presenti, ancora prima di iniziare il lavoro. Prima di cominciare con l attività creativa vera e propria, per esempio, è importante aver deciso la disposizione dei diversi elementi, detta layout o formato della diapositiva. Tra le attività che riguardano aspetti operativi basilari, ci sono anche i classici comandi Taglia, Copia e Incolla, che possono essere utilizzati per ogni elemento presente. Si può decidere, per esempio, di voler copiare un elenco in un altra diapositiva senza dover ripetere tutti i passaggi o di tagliare un immagine da una diapositiva per incollarla in una cui meglio si adatta. Gli stessi comandi possono essere applicati anche alle intere diapositive. Una volta creata la presentazione, infatti, si potrebbe decidere di voler tagliare la diapositiva numero sette e incollarla al posto della numero tre; nel creare la nuova diapositiva numero undici, ci si potrebbe accorgere che la numero nove è molto simile: sarà sufficiente quindi copiarla, incollarla al posto della numero undici e modificarla, risparmiando tempo. Al fine di avere una presentazione che risulti efficace e comprensibile anche per il relatore, oltre che per il pubblico, non bisogna inoltre dimenticare l importanza di potervi inserire delle note. Chi fa la presentazione infatti può creare copie delle diapositive contenenti annotazioni che gli faranno da supporto nell esposizione. Le copie contenenti tali note vengono in genere stampate, per questioni di praticità. (Per saperne di più sulle note si veda il Paragrafo relativo) Creare una nuova presentazione significa mettere in atto una serie di decisioni stabilite in precedenza: è importante conoscere quanto meno obiettivi e destinatari della stessa, per poter scegliere per esempio l aspetto estetico, i colori e l impostazione dei contenuti. Una nuova presentazione può essere creata: A partire dal nulla. Sfruttando un modello grafico e di struttura già esistente. Lasciandosi guidare da una creazione guidata.
Per iniziare 19 M1 Iniziando con una presentazione completamente vuota, bisogna decidere quale sfondo grafico e layout assegnare a ogni diapositiva. Si deve stabilire autonomamente anche quali caratteri, tipi di contenuti e sequenza debbano avere le diapositive nell intera presentazione. Per recuperare tempo, si può tuttavia scegliere di utilizzare un modello. Un modello di presentazione è uno schema che mette a disposizione un impostazione grafica e stilistica (sfondo, colori, caratteri) predefinita. Le singole diapositive devono essere poi completate dall utente a seconda delle sue preferenze. In alternativa, si può scegliere tra modelli di presentazione predefiniti in relazione allo scopo per il quale si devono preparare le diapositive. L aspetto grafico sarà ben definito, con una struttura di base che ne rispetta l obiettivo. Per esempio, in Microsoft PowerPoint ci sono decine di modelli di presentazione, tra cui quella per un incontro con nuovi dipendenti, quella per l esposizione di un piano commerciale e quella per tenere una lezione su un certo argomento. Scegliendone una, sarà sufficiente riempire con il testo le singole diapositive, nei punti indicati dal programma, per ottenere una presentazione completa e dall aspetto professionale, in brevissimo tempo e senza preoccuparsi del suo aspetto grafico. Nota: Una creazione guidata può avere diversi nomi. Nelle versioni in inglese dei programmi Microsoft, per esempio, viene detta wizard (maghetto, in italiano); in Sun Star Impress, invece, si chiama pilota automatico. Una creazione guidata permette di creare una presentazione rispondendo semplicemente a una serie di domande poste dal programma: compaiono cioè finestre di dialogo con caselle di testo da riempire e caselle di selezione, o di opzione, da selezionare per effettuare scelte. Una volta compilata una finestra di dialogo, per continuare con la creazione guidata si fa clic sul pulsante Avanti. Si continuano a riempire le ca-
M1 20 Strumenti di presentazione selle di testo e a completare le finestre di dialogo, una dopo l altra e, al termine della sequenza, nell ultima finestra appare un pulsante con la scritta Fine: con un semplice clic su di esso, la presentazione apparirà già pronta e completa dei dati forniti, che sarà possibile modificare ancora se qualche elemento non risulta essere come desiderato. Con la creazione guidata, quindi, si giunge facilmente a una presentazione completa nel minor tempo possibile e, per di più, già impostata secondo l obiettivo che si intende raggiungere. Per creare una nuova presentazione, la sequenza operativa tipica è la seguente: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Nuovo. In Microsoft PowerPoint 2000, il programma visualizza la finestra di dialogo Nuova presentazione, nella quale effettuare la scelta tra una presentazione vuota, un modello oppure una creazione guidata. La finestra di dialogo ha tre linguette in alto, con i nomi: Generale Modelli struttura Presentazioni Nella pagina Generale ci sono solo due voci, la prima delle quali è Presentazione vuota e la seconda Creazione guidata. Se si seleziona la prima delle due e poi si fa clic su OK, il programma visualizza la finestra di lavoro con la struttura a sinistra e una diapositiva vuota che campeggia al centro della videata. Sovrapposta all area di lavoro, viene visualizzata un altra finestra di dialogo, Nuova diapositiva. Questa finestra di dialogo viene visualizzata dal programma ogni volta che si inserisce una nuova diapositiva in unapresentazione.
Per iniziare 21 M1 La scritta in alto chiede di scegliere un layout automatico per la diapositiva corrente (con diapositiva corrente, o diapositiva attiva, si intende quella aperta al momento), dopo di che occorre fare clic sul pulsante OK per cominciare a inserire scritte, disegni o altro. L altra voce presente nella pagina Generale è Creazione guidata. Se la si seleziona e si conferma tramite il pulsante OK, PowerPoint visualizza la prima finestra di dialogo per la creazione guidata di una presentazione. Seguendo le indicazioni del programma, si potrà passare da una finestra alla successiva facendo clic sul pulsante Avanti, fino a giungere all ultima. Confermando sul pulsante Fine, verrà visualizzata la nuova presentazione, che potrà essere completata solo con notizie specifiche relative all argomento da presentare. Nella pagina Modelli struttura Microsoft PowerPoint elenca una serie di modelli grafici tra i quali scegliere quello più adatto alla propria presentazione. In un riquadro a destra nella finestra di dialogo, viene visualizzata l anteprima di una diapositiva tipo, che rende possibile valutare quale combinazione di sfondo e di colori sia maggiormente adatta alla propria presentazione. Nella pagina Presentazioni, infine, vengono elencate le presentazioni già impostate che il programma mette a disposizione. Si può scegliere sulla base dei nomi, che indicano chiaramente gli argomenti proposti, e guardando nella finestra di anteprima quale sia il modello grafico delle singole presentazioni. Se non se ne gradisce l aspetto, si può cambiare il modello grafico della presentazione una volta creata. Facendo clic sul pulsante OK, il programma apre la nuova presentazione completa, sulla quale si potrà lavorare anche solo aggiungendo scritte legate all argomento di ogni diapositiva. In Microsoft PowerPoint XP, con la sequenza File Nuovo il programma mostra il Riquadro attività, un elemento introdotto con Office XP, che è una colonna sulla destra della finestra di lavoro contenente una serie di scritte sottolineate, che rappresentano dei collegamenti che danno accesso alla funzione descritta. Tra le altre, sono presenti Presentazione vuota, Da modello struttura e Da creazione guidata contenuto. 1.1.4 Salvare una presentazione esistente su hard disk o su dischetto I computer lavorano in memoria centrale, costituita da componenti elettronici che funzionano finché il computer è collegato alla corente elettrica. Quando il computer viene spento, se i dati sui quali si è lavorato non sono stati prima salvati su supporti di memoria esterni, si perde tutto il lavoro effettuato. È importante quindi salvare i dati in un file da memorizzare sul disco rigido, ma lo è ancora di più operare salvataggi frequenti (per esempio ogni dieci minuti circa) per non avere problemi in caso di improvvise cadute di corrente, a meno che non si disponga di un gruppo di continuità in grado di coprire le esigenze di alimentazione del computer per qualche minuto.
M1 22 Strumenti di presentazione Il salvataggio sul disco rigido è il metodo più veloce per memorizzare file, ma certo non l unico. Se, per esempio, si deve trasferire il file di una presentazione su un altro computer, è utile salvarlo su un dischetto per poterlo trasportare senza problemi. Si procede in questo modo anche per motivi di sicurezza o per avere una copia di riserva del file, per salvaguardarsi da eventuali guasti del computer o del disco rigido. Comunque sia, dopo aver lavorato su una presentazione e sicuramente prima di chiudere il programma utilizzato occorre effettuare un salvataggio. La sequenza operativa da eseguire è la seguente: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Salva. La finestra di dialogo Salva con nome appare solo la prima volta, perché occorre assegnare un nome al documento appena creato. Sarà sufficiente scrivere il nome nella casella di testo Nome file e poi fare clic sul pulsante di conferma Salva: la presentazione verrà memorizzata nel file con il nome scelto seguito da un punto e dall estensione che, come già detto, dipende dal programma che ha generato il file. Nota: In Windows il nome completo di un file può essere lungo fino a 255 caratteri. La parte iniziale è quella del nome propriamente detto e può contenere lettere, numeri e spazi, mentre quella finale è relativa all estensione, ovvero un punto seguito da un gruppo di caratteri, solitamente tre o quattro. Per esempio, una presentazione che parli di una nuova automobile avrebbe i seguenti nomi: Nuova automobile.ppt, se creata con Microsoft PowerPoint. Nuova automobile.prz, se creata con Lotus Freelance Graphics Millennium. Nuova automobile.sdd, se creata con Sun Star Impress.
Per iniziare 23 M1 Se non si forniscono informazioni sul tipo del file, il programma lo memorizza nel proprio formato nativo, assegnandogli l estensione corrispondente. Se invece si intende assegnare al file un formato diverso, questo può essere scelto nel menu a discesa Tipo file: durante la memorizzazione il programma provvede a effettuare una conversione di formato, come se traducesse un documento da una lingua a un altra. Scegliendo Salva con nome si può quindi salvare il documento di presentazione attivo: Con lo stesso nome Con un nome diverso e, indipendentemente dal nome, scegliere tra: Un drive Una cartella Un formato di file Se la presentazione è stata letta dal disco o salvata almeno una volta, facendo clic su File e poi su Salva il programma salva la versione attuale della presentazione, ovvero cancella quella precedente e riscrive sul file la versione aggiornata al momento del salvataggio. Per salvare il documento in modo più veloce, si può utilizzare l icona Salva che reca il disegno di un dischetto (posta quasi sempre nella Barra delle icone, sotto la Barra dei menu), semplicemente facendovi un clic. Questo metodo è da un lato comodo per salvare la presentazione con frequenza, senza perdere tempo con il mouse; dall altro però richiede una certa attenzione in alcuni casi specifici. Si supponga per esempio che sia stato aperto un documento di presentazione solo come modello per uno nuovo: è importante fare immediatamente clic su File e poi su Salva con nome, per cambiarne la denominazione. In caso contrario, si corre il rischio di lavorare e fare inavvertitamente clic sull icona Salva, cancellando così il contenuto del file originario.
M1 24 Strumenti di presentazione La finestra di dialogo Salva con nome è strutturata in modo del tutto analogo a quella Apri, di cui mantiene organizzazione, componenti e funzionalità. Per salvare il file in una cartella diversa da quella predefinita, si può navigare nel file system, scegliere la nuova destinazione, completare con il nome e confermare sul pulsante Salva. Analoga operazione va eseguita se si intende salvare il file su un dischetto. Una volta aperta la finestra di dialogo, si può scegliere il drive nel quale è stato inserito il dischetto formattato e libero dalla protezione da scrittura e procedere al salvataggio. Se invece si volesse salvare il file in una cartella che ancora non esiste nel file system del disco, tra gli strumenti resi disponibili dal programma c è anche un pulsante che permette di crearla. 1.1.5 Salvare una presentazione con un altro nome Può senz altro succedere di creare presentazioni in modo completamente autonomo e tenere per sé i file con memorizzato il proprio lavoro. Spesso però le presentazioni devono essere utilizzate da più di una persona che opera nella stessa struttura lavorativa. È possibile che ognuno possieda il proprio computer, ma non tutti dispongano dello stesso programma o, quantomeno, della stessa versione. Altre volte potrebbe essere necessario cambiare il nome al file perché quello precedente potrebbe essere non significativo oppure ingenerare confusione sul suo reale contenuto. Per salvare una presentazione con un altro nome, in Microsoft PowerPoint si può: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Salva con nome. 3. Scegliere il drive e la cartella dove sarà memorizzato il file. 4. Scrivere il nuovo nome del file nella casella di testo Nome file. 5. Fare clic sul pulsante di conferma Salva. Scambiare documenti, quindi, da semplice necessità può trasformarsi in una discreta complicazione e perdita di tempo. Se non si fa attenzione può capitare di trasferire un file con una presentazione a un collega di lavoro per scoprire solo in seguito che il suo computer non riesce ad aprirlo. Prima di tentare di risolvere il problema facendo ripetute copie di una stessa presentazione, vale la pena prestare attenzione al formato nel quale si sta memorizzando il file. I problemi possono nascere per diversi motivi. Il più semplice è il caso in cui si salva il documento di presentazione nel formato nativo del programma che si sta utilizzando e chi lo riceve e lo deve aprire ne ha un altro. Una seconda causa possibile di problemi nello scambio di file è più subdola. In genere si immagina che una presentazione realizzata con una versione di PowerPoint, per esempio, possa essere letta da un altra installazione dello stesso programma, qualunque sia la versione di destinazione. Ciò è possibile (anche se con alcune difficoltà) se
Per iniziare 25 M1 quest ultima è successiva a quella del mittente, mentre non è assolutamente detto che sia vero il contrario. Può generare confusione il fatto che l estensione dei file sia sempre la stessa (PPT, nel caso di Microsoft PowerPoint). Ecco perché occorre fare attenzione, quando si salva il file, a ciò che si sceglie nel menu a discesa Tipo file. Spesso è fonte di equivoci anche l idea che una presentazione, in fondo, non è altro che una serie di immagini grafiche. La conseguenza di questo ragionamento è che si può tentare di aprire un documento di presentazione con un programma di grafica o di fotoritocco per lavorare su un immagine. Infine, occorre considerare anche la necessità di dover scambiare file inviandoli non a un amico o a un collega di lavoro, ma a un sito Web per la pubblicazione in Internet. In questo caso il formato del file da trasmettere non può essere assolutamente quello nativo del programma di grafica di presentazione, ma uno che risponda alle esigenze del Web e del linguaggio di descrizione della pagina, l HTML. 1.1.6 Salvare una presentazione con un altro formato Il salvataggio di una presentazione su un supporto di memoria è un operazione che deve essere eseguita spesso, anche e soprattutto per motivi di sicurezza. Una volta salvata su un microfloppy disk essa può essere trasmessa a un altro utente, che potrà aprirla per lavorarci a sua volta. In teoria, potrebbe anche trattarsi della stessa persona che lavora su un altro computer, un portatile per esempio. Qualunque sia la destinazione, è importante tenere presente quale tipo di formato si aspetta di leggere il destinatario di un file generato a partire da un documento di presentazione. Se il programma che deve aprire il file è anch esso un programma di grafica di presentazione, allora la sequenza operativa da eseguire salvando la presentazione nel programma di partenza è: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Salva con nome. 3. Scegliere il drive e la cartella dove sarà memorizzato il file. 4. Nella finestra di dialogo individuare la casella di testo a discesa Tipo file. 5. Fare clic sul pulsante accanto, che riporta una freccia verso il basso. 6. Individuare il nome e la versione del programma del computer destinatario, agendo sulla barra di scorrimento laterale. 7. Selezionarlo. 8. Fare clic sul pulsante di conferma Salva.
M1 26 Strumenti di presentazione Se il nome e la versione del programma che aprirà il file sono riportati esattamente nell elenco dei formati disponibili, si può essere certi che la presentazione verrà aperta senza sorprese dall altro computer. Se si intende utilizzare una o più immagini generate con la presentazione in un programma di grafica, allora è necessario conoscere quale formato di file grafico sia in grado di leggere quel programma. I formati grafici esistenti sono numerosissimi. Alcune estensioni tra le più diffuse sono BMP (bitmap), TIF, GIF, JPG, ognuna delle quali è nata con uno scopo preciso: per esempio, le immagini con estensioni GIF e JPG sono quelle utilizzate nelle pagine Web e visualizzate senza difficoltà da browser come Microsoft Internet Explorer o Netscape Navigator. Per salvare una presentazione in uno dei formati grafici citati, la sequenza operativa è simile alla precedente nella parte iniziale: si aprirà la finestra di dialogo Salva con nome, si sceglieranno drive e cartella di destinazione e si assegnerà un nome al file. Quando si dovrà scegliere il tipo del file, si selezionerà il formato grafico di destinazione e poi si farà clic sul pulsante di conferma Salva. A questo punto, però, PowerPoint chiede all utente se si desidera salvare solo la diapositiva corrente oppure tutte, presentando tre pulsanti: Sì No Annulla Facendo clic su Annulla, si rinuncia a salvare il file nel formato grafico e si torna alla presentazione attiva in modalità modifica. Come si ricorderà, la struttura di una presentazione è l elenco numerato dei titoli di ogni diapositiva. Se in una diapositiva ci sono scritte o un elenco di voci, queste saranno riportate in un livello rientrato per avere immediatamente visibile il contenuto testuale della presentazione. Potrebbe essere comodo avere un file di tipo documento di gestione testi con all interno solo la struttura della presentazione, senza immagini, per integrarla in una rela-
Per iniziare 27 M1 zione oppure utilizzarla come traccia per un eventuale pubblicazione da allegare alla presentazione. I formati di documenti di testo sono numerosissimi e spesso vincolati. Per evitare difficoltà, i programmi di grafica di presentazione ne utilizzano uno universale standard, letto da tutti i programmi di gestione testo professionali. Questo formato ha l estensione RTF (Rich Text Format). Per salvare la struttura della presentazione, dunque, la sequenza operativa è la stessa già illustrata, aprendo la finestra di dialogo Salva con nome. Al momento di selezionare una voce dell elenco dei formati nella casella a discesa Tipo file, si sceglierà: Struttura/RTF Il nome del file memorizzato sarà composto dal nome assegnato nella casella di testo Nome file, un punto e l estensione RTF; il file conterrà la struttura della presentazione corrente e potrà essere aperto con qualsiasi programma di gestione testi per apportarvi elaborazioni, integrazioni o modifiche. La pubblicazione in Internet è un operazione che i più recenti programmi di grafica di presentazione rendono piuttosto agevole. Anche se non si conoscono le tecniche e i linguaggi di descrizione delle pagine Web, si possono ottenere risultati professionali in modo semplice. Nota: Per realizzare una pagina Web, il linguaggio più utilizzato è l HTML (HyperText Markup Language), che ha reso possibile fin dall origine del WWW (World Wide Web) la visualizzazione di splendide pagine grafiche a colori, grazie a browser come Microsoft Internet Explorer e Netscape Navigator. L operazione è analoga a quella del salvataggio in un file sul disco. Nel menu File, infatti, si trova una voce che si riferisce al salvataggio delle presentazione sul Web o in Internet (che sono considerati termini equivalenti). Una presentazione è costituita da una sequenza di diapositive e sarebbe utile quindi poterne pubblicare una per pagina Web, aggiungendo appositi pulsanti per spostarsi tra una pagina e l altra. Lotus Freelance Graphics e Microsoft PowerPoint forniscono questa funzionalità, permettendo di godere di una presentazione con un browser pur avendola creata con un programma di grafica di presentazione. In Microsoft PowerPoint, per esempio, si può salvare una presentazione come pagine Web, o anche pubblicarla direttamente in Rete, con questa sequenza operativa: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Salva come pagina Web. 3. Scegliere il drive e la cartella dove sarà memorizzato il file (se lo si salva direttamente in un sito Web, si dovrà indicare il percorso di rete geografica del sito). 4. Scrivere il nome del file nella casella di testo Nome file.
M1 28 Strumenti di presentazione 5. Nella casella Tipo file, lasciare il formato Pagina Web (*.htm, *.html). 6. Se lo si desidera, modificare il titolo della pagina (quello che comparirà nella Barra del titolo del browser) facendo clic sul pulsante Cambia titolo. Giunti a questo punto si può agire in due modi, scegliendo su quale pulsante fare clic: Si può salvare il file in forma di pagine Web e provare ad aprirle sul proprio computer (clic sul pulsante Salva). Si può pubblicare la presentazione direttamente sul Web, lasciandone una copia sul proprio computer (clic sul pulsante Pubblica). È sempre preferibile provare a visualizzare prima la presentazione sul proprio computer e solo dopo pubblicarla nel sito Web. L aspetto di ogni pagina è quello di una finestra divisa in tre zone (dette frame nel Web). In una colonna a sinistra appare la struttura della presentazione, al centro la diapositiva e in basso le note del relatore. Ogni voce della struttura elencata nella colonna a sinistra è attiva, nel senso che rappresenta un collegamento alla pagina alla quale si riferisce. Facendo clic sul titolo della pagina, viene visualizzata direttamente la relativa diapositiva al centro della videata. In una riga simile a quella di stato in basso, vengono aggiunti automaticamente alcuni pulsanti. Da sinistra a destra, c è quello per espandere la struttura, quello per visualizzare le note del relatore, uno per andare alla diapositiva successiva e un altro per an-
Per iniziare 29 M1 dare a quella precedente. Infine, un pulsante sull estrema destra provoca la visualizzazione della presentazione a schermo intero, esattamente come se si stesse riproducendo la presentazione con PowerPoint. Bisogna sempre verificare la corretta visualizzazione della presentazione con i browser. Infatti, a causa di problemi legati all utilizzo di caratteri particolari e a necessità di conversione di formati, alcune diapositive potrebbero non essere visualizzate così come sono state generate con il programma di grafica di presentazione, oppure potrebbero incontrare difficoltà con particolari tipi o versioni di browser. 1.1.7 Passare da una presentazione all altra Una delle tante possibilità offerte dai programmi applicativi in ambiente Windows è che si possono aprire più documenti contemporaneamente, anche se, ovviamente, si lavora su uno di essi alla volta. Per esempio, nel caso di presentazioni questa funzione può essere comoda per vedere quello che è stato inserito nella diapositiva di una presentazione, per poi riprenderlo e portarlo in quella di un altra presentazione. Spesso si utilizzano le funzioni Copia e Incolla oppure Taglia e Incolla per trasferire parti di una diapositiva in un altra. Anche quando il monitor è di grandi dimensioni, difficilmente si riescono a visualizzare in modo efficace due diapositive contemporaneamente e la situazione sarebbe ancora peggiore se le diapositive fossero tre o più. Questo vale nel caso di un unica presentazione, ma vale ancora di più se di presentazioni aperte ce ne sono più di una. Per poter visualizzare al meglio le diapositive di diverse presentazioni aperte, i programmi offrono sempre la possibilità di passare dall una all altra in qualsiasi momento. Questa operazione viene indicata anche con la dizione: rendere attiva la finestra di un altra presentazione. In un programma di grafica di presentazione, una semplice sequenza operativa per passare dalla visualizzazione della presentazione corrente a quella di una diapositiva di un altra presentazione che risulta aperta è la seguente: 1. Fare clic su Finestra nella barra dei menu e si aprirà il relativo menu a discesa che contiene i nomi dei file correntemente aperti. 2. Fare clic sul nome del file al quale si intende passare. Subito dopo, nella finestra del programma apparirà la diapositiva della presentazione contenuta nel file che è stato scelto. Si può operare sulle diapositive di questa presentazione per modificarle, per stampare la presentazione oppure per salvarla in un supporto di memoria. Nelle versioni di Microsoft PowerPoint 2000 e successive, ogni documento occupa una singola finestra che viene riconosciuta dal sistema operativo come se fosse un applicazione separata. Chi utilizza questi programmi può rendere attiva la finestra di un altra presentazione anche tramite la barra delle applicazioni, nella parte bassa del Desktop. Sarà sufficiente individuare il pulsante con il nome del file che corrisponde alla presentazione da rendere attiva e fare clic su di esso. A quel punto, sul Desktop viene visualizzata in primo piano la finestra con una diapositiva di questa seconda presentazione.
M1 30 Strumenti di presentazione 1.1.8 Utilizzare le funzioni di Help Anche l utente esperto prima o poi ha bisogno di consultare un manuale, per avere un suggerimento o perché non ricorda come eseguire un comando. È in momenti simili che si rivela assai utile poter chiedere aiuto a un amico più esperto. Tutti i programmi professionali, infatti, mettono a disposizione diverse funzioni dette di aiuto (in inglese: help), che in un certo senso superano i manuali cartacei. I programmi di grafica di presentazione non fanno eccezione: quelli più aggiornati hanno aggiunto anche migliorie che le rendono facilmente fruibili e, quindi, più efficaci. Un manuale cartaceo può essere senz altro utile in fase di apprendimento delle funzionalità di base di una parte del programma. Chi utilizza da tempo il programma, però, ha necessità specifiche, magari per superare una piccola difficoltà del momento. Le funzioni di Help dei programmi di grafica di presentazione, dunque, sono progettate per dare un aiuto concreto dove si presume che occorra. All utente può servire aiuto, per esempio, per sapere: A cosa serve quella tale icona, con quel certo disegno. Come inserire un oggetto. Come recuperare un file di cui non ricorda il nome. Qual è la combinazione rapida di tasti per cambiare lo stile di una scritta. Come pubblicare la presentazione in Internet. Una tecnologia che, in base alla posizione del puntatore del mouse, individua su quale oggetto si trova, viene applicata per spiegare a cosa serva un icona particolare. È quindi sufficiente portare il puntatore su di essa o su un pulsante per vedere apparire dopo solo qualche istante un piccolo riquadro che ne descrive la funzione. La tipica domanda come si fa per può avere risposta in almeno due modi. Il primo è disponibile in tutti i programmi che lavorano in ambiente Windows: premendo il tasto funzione F1 della tastiera oppure facendo clic sulla voce indicata con un punto interrogativo (?) nella Barra dei menu, si apre la Guida in linea del programma. Il secondo invece è stato inserito nelle versioni più aggiornate di programmi evoluti come Microsoft PowerPoint ed è la possibilità di rivolgere al programma vere e proprie domande.