WWW.SARDEGNAIMPRESA.EU GUIDA DI APPROFONDIMENTO I SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE A CURA DEL BIC SARDEGNA SPA 1
SOMMARIO PREMESSA... 3 COSA È UN SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE... 3 OBIETTIVI DI UN SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE... 4 A QUALI IMPRESE SONO UTILI E QUALI SONO I VANTAGGI... 5 COME IMPLEMENTARE UN SGA... 6 LE NORME DI RIFERIMENTO PER I SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE.... 7 I COSTI DI UN SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE.... 8 2
PREMESSA Nella presente guida trovi informazioni sui Sistemi di Gestione Ambientale (SGA) e indicazioni utili a valutare l opportunità di crearne uno a misura della tua azienda per ottimizzarne la gestione anche dal punto di vista ambientale. COSA È UN SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE Un sistema di gestione ambientale è lo strumento ideale per tenere sotto controllo tutti gli aspetti ambientali legati alle attività della tua azienda. Il SGA è composto da una serie di documenti: la politica ambientale e il programma dell Organizzazione. In questi documenti l imprenditore dichiara le direttive aziendali rispetto alle prestazioni ambientali, gli obiettivi specifici precisamente misurabili con cui conseguire le finalità stabilite e gli interventi con cui raggiungere questi obiettivi; la descrizione del campo di applicazione del sistema, dei suoi principali elementi e il riferimento ai documenti correlati. Ci sarà pertanto l Analisi Ambientale Iniziale (AAI) che fotografa la situazione dell azienda rispetto all ambiente prima di costruire il Sistema (l AAI descrive gli impatti che l azienda genera), le procedure operative e gestionali, è utile infine redigere un manuale che spieghi come funziona il Sistema; i documenti, comprese le registrazioni, che sono richiesti dalla norma di riferimento: ISO 14001 o Regolamento EMAS III (che richiede tutti i requisiti documentali della 14001 e altri supplementari); i documenti che sono necessari per il buon funzionamento del Sistema. Aziende che producono beni o servizi differenti hanno attività diverse ma anche aziende con lo stesso tipo di produzione hanno modalità di esecuzione diverse e quindi necessità di essere più stringenti su determinati aspetti piuttosto che su altri. In buona sostanza il SGA dice cosa si fa, chi fa che cosa e come si fa! Nella documentazione del Sistema trovano posto anche tutte le registrazioni che attestano che effettivamente si seguono le procedure formalizzate nel Sistema: per es. registrazioni di reclami, piuttosto che di episodi di non rispetto di una procedura da parte di un fornitore, ma anche dell effettivo compiuto adempimento d una norma di legge in vigore. Se decidi di predisporre un SGA per la tua azienda, alcune procedure su specifiche attività riguarderanno i consumi, ci sarà un piano di monitoraggio degli stessi e una registrazione dei controlli eseguiti. Misurazioni regolari ti consentiranno di riscontrare subito eventuali 3
anomalie nelle bollette o nell effettivo consumo, magari rilevando, al primo manifestarsi, una perdita o una dispersione. All interno del SGA saranno individuati, e valutati, tutti gli elementi delle attività o dei prodotti o dei servizi della organizzazione che possono interagire con l ambiente. Inoltre sarà definito un piano delle emergenze che individui per ciascuna emergenza ambientale che si può verificare, la causa, le modalità di intervento, e le responsabilità. OBIETTIVI DI UN SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE Il sistema di gestione ambientale deve essere tagliato su misura per la strategia dell impresa. Gli obiettivi di un sistema di gestione ambientale derivano dalla politica ambientale dell azienda e si traducono nelle azioni da intraprendere per realizzare il programma ambientale. Politica ambientale dell azienda Contiene le strategie ambientali per esempio: Limitare le produzione di rifiuti; Diminuire le emissioni di inquinanti Programma ambientale dell azienda: Contiene: obiettivi ambientali con indicatori verificabili (es. ridurre la produzione di rifiuti speciali del 20% in un anno); interventi necessari per raggiungere gli obiettivi, indicazione dei tempi, responsabilità, mezzi e relativi impegni di spesa (es. interventi di modifica al ciclo produttivo per re immettere un determinato tipo di rifiuto speciale nel ciclo di produzione) L azienda potrebbe, per esempio, stabilire nella sua politica di ridurre al minimo le proprie emissioni e quindi prevedere nel suo programma ambientale degli interventi mirati a raggiungere questo obiettivo: per esempio un frequente controllo dei fumi, un rinnovo delle caldaie con macchine meno inquinanti o altri tipi di interventi che vadano in questa direzione. 4
Nello stabilire le corrette procedure per le varie attività dell azienda si terrà conto di tutti gli aspetti ambientali coinvolti ma in particolar modo di quelli per i quali l azienda si è prefissa un obiettivo e che deve monitorare. A QUALI IMPRESE SONO UTILI E QUALI SONO I VANTAGGI Un Sistema di Gestione Ambientale può portare benefici a qualsiasi azienda. Per citare solo alcuni dei vantaggi, basti pensare che un azienda con un buon SGA: risparmia sui consumi energetici, idrici e di materie prime; coinvolge i dipendenti in tutto il processo e così facendo migliora il clima e migliora la comunicazione interna grazie all adozione di procedure ufficiali condivise; ha una maggiore affidabilità presso le assicurazioni; ha una preparazione maggiore per determinate gare d appalto in cui è richiesta una gestione degli aspetti ambientali; ha una miglior immagine; tiene sotto controllo la conformità legislativa ambientale; ha un organizzazione strutturata in modo da prevenire gli incidenti ambientali. Avere un SGA è poi particolarmente importante per quelle aziende che hanno attività altamente impattanti: si pensi ad esempio ad aziende che hanno a che fare con i rifiuti, pulizie, bonifiche. In questi casi avere un metodo per tenere sotto occhio tutto ciò che può creare pregiudizio all ambiente diventa uno strumento di tutela dell azienda. Inoltre quando queste aziende partecipano a bandi pubblici, spesso viene loro richiesto di dimostrare che hanno approntato delle misure di gestione degli aspetti ambientali tipo ISO 14001 o EMAS. È vero che mantenere in funzione un SGA in una azienda di pochissimi dipendenti non è semplice dal punto di vista organizzativo. In ogni caso con una buona formazione del personale sui SGA si riesce ad ottenere quel coinvolgimento fondamentale perché ognuno apporti il proprio contributo ed il sistema entri a far parte del normale funzionamento dell impresa, per lo meno per ciò che riguarda gli aspetti che più incidono sull ambiente. 5
Altri vantaggi, legati a norme specifiche sono elencati di seguito: GUIDA AI SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE Legge N. 488/92 (e successive Circolari applicative) Misure di stabilizzazione della finanza pubblica - Vengono definite agevolazioni per imprese che intendono adottare ISO 14001, EMAS o Ecolabel; Legge N. 449/97 Crediti d imposta per le PMI che aderiscono ad EMAS; Deliberazione CIPE 28/1298 N. 259/97 Spese sostenute per acquisizione di servizi finalizzati all adozione di EMAS/ISO 14001 nelle aree depresse ammesse alle agevolazioni automatiche; D.LG.vo 4/8/99 N. 372 (IPPC) Rinnovo autorizzazioni ogni 8 anni invece dei 5 previsti per imprese registrate EMAS (art. 7 comma 1 bis) e documentazione/informazioni/dati EMAS utilizzabili ai fini dell ottenimento dell autorizzazione integrata (art. 4 comma 4); D.LG.vo N. 152/99 In tema di derivazione delle acque, in presenza di più domande concorrenti per usi industriali si da preferenza alle imprese che aderiscono ad ISO 14001 e/o EMAS (art. 23 comma 1-bis); D.LG.vo 334/99 (Seveso bis) I gestori degli stabilimenti possono allegare alla notifica le la documentazione prevista in base ai regolamenti volontari europei, come ad esempio l EMAS, e le norme tecniche internazionali (art. 6 comma 6) L. n. 422 del 29/12/2000 Disposizioni per l'adempimento di obblighi derivanti dall'appartenenza dell'italia alle Comunità europee - Legge comunitaria 2000. Prevedere semplificazioni procedurali per le discariche oggetto di certificazione ambientale di cui alle norme ISO 14001 ed al regolamento (CEE) n. 1836/93 del Consiglio, del 29 giugno 1993, relativo alle registrazioni dei siti EMAS, nel rispetto della normativa comunitaria in materia. COME IMPLEMENTARE UN SGA Il punto di partenza per costruire un SGA è prendere contatto con un consulente esperto o dare incarico a un collaboratore che abbia esperienza di questo tipo di sistemi. L incaricato dovrà comprendere come meglio impostare il Sistema in modo che sia il più funzionale possibile alle caratteristiche dell azienda, alle sue strategie e alla tutela dell ambiente, senza trascurare la conformità ai requisiti della norma di riferimento. La costruzione di un SGA passa attraverso quattro fasi: Plan = pianificazione (che comprende la definizione della politica e del programma); Do = attuazione (che comprende la definizione delle procedure di sistema); Check = verifica (che comprende il monitoraggio, le registrazioni e le verifiche); 6
Act = azione (le azioni con cui intervenire per apportare modifiche e migliorie si decidono con il Riesame del Sistema da parte della Direzione, cioè dell imprenditore). LE NORME DI RIFERIMENTO PER I SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE. Per i Sistemi di Gestione Ambientale la norma internazionale di riferimento è la ISO 14001 ma esiste anche il Regolamento Comunitario EMAS III che include i punti della norma ISO 14001 ed in più richiede altre particolari caratteristiche aggiuntive. In entrambi i casi il sistema una volta implementato, va assoggettato ad un ciclo di audit interno, cioè un controllo eseguito dall interno dell azienda (o da un verificatore incaricato per eseguirlo) basato sui requisiti della norma di Sistema. In seguito a questo primo controllo interno, l azienda contatterà un Ente di Certificazione accreditato (presso Accredia) che farà la verifica del sistema in due fasi: o una verifica documentale (stage 1) per accertare che l impostazione del sistema rispetti i requisiti della norma; o una valutazione completa del SGA (stage 2) per appurare che l azienda sia coerente con le proprie strategie e le proprie procedure, con la norma di riferimento e che stia cercando di raggiungere i propri obiettivi. In seguito l ispettore invierà al proprio Ente il rapporto di verifica dello stage 2. A questo punto se il rapporto è positivo e l azienda ha costruito un SGA puntando alla ISO 14001, il Comitato di Certificazione dell Ente certificherà quell azienda ed il processo di verifica continuerà con ispezioni successive per mantenere la certificazione attiva. Se invece l azienda vuole raggiungere la registrazione EMAS (se il Sistema è conforme ad EMAS, l organizzazione che vi aderisce viene iscritta in un albo comunitario) deve produrre, nella documentazione necessaria, anche la Dichiarazione Ambientale, che attesta, tra le altre cose, qual è l andamento degli aspetti ambientali significativi anche rispetto agli obiettivi di miglioramento che si è posta l azienda. In questo caso dunque c è un esposizione pubblica dell impegno ambientale dell organizzazione maggiore ma al contempo c è anche un procedimento più articolato per conseguire la validazione del Sistema. Nello stage 2, infatti, si fa anche la convalida della Dichiarazione Ambientale e tutto viene rimandato, da parte dell Ente di certificazione che fa una verifica preliminare, al Comitato Ecolabel Ecoaudit sezione EMAS Italia che può disporre delle ispezioni preliminari al rilascio della convalida. 7
I COSTI DI UN SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE. In tutto il processo di costruzione ed operatività di un SGA ci sono costi relativi a diversi momenti del processo: la consulenza per creare il sistema (è un costo variabile a seconda che il consulente sia interno, esterno); le giornate di audit (perché il sistema, una volta completato in ogni sua parte e attivo, sia preferibilmente controllato da una figura competente - che non lo ha costruito - prima della verifica da parte dell ente. Il costo a giornata può variare sensibilmente a seconda dell ispettore o auditor); l audit per la registrazione/certificazione da parte di ente terzo accreditato (il costo può variare a seconda dell ente di certificazione contattato, è consigliabile richiedere diversi preventivi agli Enti certificatori accreditati su www.accredia.it); eventualmente, in caso di EMAS, i costi di registrazione nell albo comunitario (fare riferimento a http://www.isprambiente.gov.it/it/certificazioni/emas/registrazioneemas/costi-registrazione); una volta ottenuta la certificazione, bisogna dimostrare che si mantiene attivo il Sistema (ogni anno l azienda sarà soggetta ad un audit di verifica, il cui costo sarà compreso e dettagliato nel preventivo iniziale dell Ente di accreditamento); anche gli audit interni preliminari agli audit periodici di verifica andrebbero computati nel calcolo dei costi, in caso ci fosse un consulente incaricato appositamente per gli audit; nell elaborazione del Sistema è possibile che nasca l esigenza di apportare delle modifiche all organizzazione dell azienda, alle sue macchine e/o alle sue procedure. Sarà l azienda a scegliere la soluzione più opportuna ed è possibile che questo comporti delle spese. 8