Il Regolamento Bankit in materia di obblighi di adeguata verifica

Il Regolamento Bankit in materia di obblighi di adeguata verifica FINANCIAL INSTITUTIONS ENERGY INFRASTRUCTURE, MINING AND COMMODITIES TRANSPORT TECHNOLOGY AND INNOVATION PHARMACEUTICALS AND LIFE SCIENCES Milano, 7 maggio 2013 Nicolò Juvara Partner Norton Rose Davide Nervegna Of Counsel Norton Rose

Adeguata verifica: principali riferimenti normativi Il Decreto 231/07 Art. 1, definizioni Artt. 15-19, 20,21-22, 23 disposizioni generali Artt. 25-26 obblighi semplificati di identificazione Art. 28 obblighi rafforzati Art. 29-35 esecuzione da parti di terzi Allegato Tecnico al Decreto 231/07 Art. 27, comma 1, lettera i) numero1) del D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141 (come modificato dal D.Lgs. 169/2012 2

Principi generali in materia di adeguata verifica Definizioni: Conti cointestati Conti correnti di corrispondenza e rapporti assimilabili Dati identificativi: CF Esecutore Titolare Effettivo 3

Principi generali in materia di adeguata verifica (segue) Approccio basato sul rischio = modulare l intensità e l estensione degli obblighi in base al rischio di riciclaggio connesso Occorre adottare sitemi valutativi chiari, oggettivi e periodicamente verificati e aggiornati Il questionario di profilatura Diverse classi di rischio - diversi livelli di profondità e estensione degli adempimenti Revisione periodica del livello di rischio attribuito 4

Principi generali in materia di adeguata verifica Il concetto di Attività Istituzionale : Rapporti e operazioni rientranti nell attività istituzionale Quando l intermediario si avvale di un servizio prestato da un terzo Rapporti e operazioni predisposte su iniziativa del gestore 5

Identificazione del cliente e dell esecutore identificazione del cliente e dell esecutore acquisizione dei dati identificativi del cliente e dell esecutore se diverso dal cliente (in tal caso occorre anche acquisire info sulla sussistenza del potere di rappresentanza) Per le società, acquisizione dei dati identificativi della società, del rappresentate e degli altri esecutori e info su procure/potere di rappresentanza In presenza del cliente/esecutore (per le persone giuridiche) salvo identificazione indiretta; diversamente siamo nell ambito dell identificazione a distanza 6

Identificazione del Titolare Effettivo non è necessaria la presenza fisica del TE: in caso di assenza no EDD la copia del documento d identità non è necessaria per il TE, occorre però acquisire il numero di ID EDD quando TE è una PEP di norma è sufficiente che i dati identificativi siano forniti dal cliente ovvero raccolti in altro modo (pubblici registri, elenchi atti, altri documenti pubblicamente accessibili) è sufficiente la dichiarazione del solo cliente quando a basso rischio l intermediario è comunque tenuto ad invitare il cliente a fornire i dati relativi al TE; si presume che le operazioni effettuate a valere su un determinato rapporto continuativo siano effettuate per conto del TE identificato; il cliente deve essere invitato ad impegnarsi a comunicare operazioni che siano effettuate per conto di titolari effettivi diversi da quelli comunicati originariamente; i destinatari valutano eventuali elementi che inducono a ritenere che il cliente stia operando per conto di soggetti diversi da quelli indicati; 7

Identificazione del Titolare Effettivo (segue) Il titolare effettivo può rinvenirsi in uno o più soggetti preposti all amministrazione della società, in considerazione dell eventuale influenza da questi esercitata sulle decisioni riservate ai soci, con riguardo, in particolare, alle decisioni relative alla nomina degli amministratori. Ad esempio, nelle società ad azionariato diffuso o nelle società cooperative Non si rende necessaria l individuazione del titolare effettivo per i soggetti che beneficiano dell adeguata verifica semplificata ai sensi dell art. 25, commi 1 e 3, e dell art. 26 del decreto antiriciclaggio. E se viene meno la semplificata? Non occorre identificare e verificare il titolare effettivo quando, risalendo la catena di controllo, si giunge ad un soggetto diverso da una persona fisica che, se fosse cliente, sarebbe sottoposto al regime di adeguata verifica semplificata 8

Verifica del cliente e dell esecutore Verifica del cliente e dell esecutore di norma, in presenza del cliente/esecutore, salvo identificazione indiretta verifica dei dati identificativi tramite documento d identità di cui va acquisita e conservata copia all instauarazione del rapporto eccezionalmente: la sola verifica (non anche l identificazione) può essere effettuata al più tardi entro 30 giorni dall instaurazione del rapporto se necessario a non interrompere la normale conduzione degli affari e se a basso livello di rischio (vedi negoziazione) i destinatari adottano misure di diligenza per verificare l autenticità dei documenti originali utilizzati e del loro contenuto nel caso ad esempio si tratti di documenti in lingua straniera 9

Verifica del Titolare Effettivo (Segue) In caso di basso rischio di norma è sufficiente che i dati identificativi siano forniti e confermati dal cliente Negli altri casi potranno essere riscontrati in altro modo (pubblici registri, elenchi atti, altri documenti pubblicamente accessibili) doc. di identità atti pubblici dichiarazioni della rappresentanza consolare archivi camerali informazioni provenienti da organismi/autorità pubbliche La copia del documento d identità non è obbligatoria per il TE, occorre però avere il numero di ID Di norma la verifica avviene all instaurazione del rapporto ma eccezionalmente 10

Natura e scopo La profondità delle informazioni dipende dal profilo di rischio 1. Sempre Finalità Relazione cliente/esecutore Attività lavorativa e le relazioni d affari 2. Secondo l approccio basato sul rischio Origine dei fondi Relazione cliente/titolare effettivo Relazioni e rapporti d affari e i rapporti con altri destinatari Situazione economica (fonti di reddito) Situazione lavorativa economica e patrimoniale di familiari e conviventi 11

Natura e scopo nelle operazioni occasionali Il Regolamento BdI introduce l obbligo di raccogliere informazioni sulla natura e lo scopo anche per le operazioni occasionali quando rilevino, secondo un approccio basato sul rischio, elementi che potrebbero configurare un elevato rischio di riciclaggio Controllo costante Controllare operatività alla ricerca di anomalie Acquisire e aggiornare informazioni su identità, TE, natura e scopo Stabilire tempistica e frequenza aggiornamento dati acquisiti in sede di identificazione Aggiornamento documenti, procure e deleghe in scadenza Verifica status di PEP, liste terrorismo 12

Obblighi di conservazione I destinatari conservano per un periodo di dieci anni in formato cartaceo o elettronico i documenti acquisiti nell effettuazione dell adeguata verifica, al fine di: dimostrare alle Autorità di Vigilanza le procedure seguite e le misure adottate per adempiere agli obblighi di legge consentire analisi e approfondimenti da parte della UIF o di qualsiasi altra Autorità competente consentirne l utilizzo nell ambito di indagini o procedimenti su operazioni di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o altri reati 13

Impossibilità di effettuare l adeguata verifica: l obbligo di astensione Quando i destinatari non sono in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela di cui alle Sezioni III, IV, V e VI della Parte II, non instaurano il rapporto continuativo ovvero non eseguono l operazione (cfr. art. 23, comma 1 del Decreto 231/07) Se tale impossibilità si verifica per un rapporto continuativo in essere o per un operazione in corso di realizzazione, essi pongono fine al rapporto o all esecuzione dell operazione In tal caso, restituiscono al cliente i fondi, gli strumenti e le altre disponibilità finanziarie di spettanza, liquidandone il relativo importo tramite bonifico su un conto corrente bancario indicato dal cliente stesso Il trasferimento dei fondi è accompagnato da un messaggio che indica alla controparte bancaria che le somme sono restituite al cliente per l'impossibilità di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela (cfr. art. 23, comma 1-bis del Decreto 231/07) In ogni caso, i destinatari valutano se inviare una segnalazione di operazione sospetta 14

Obblighi semplificati Nel caso di fattispecie a basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, specificamente individuate dall ordinamento: soggetti di cui all art. 25, comma 1, del Decreto 231/07 uffici della pubblica amministrazione ovvero istituzioni e organismi che svolgano funzioni pubbliche conformemente al trattato sull Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato soggetti per i quali il Ministero dell Economia e delle Finanze, con proprio decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, abbia autorizzato l applicazione, in tutto o in parte, di misure semplificate ai sensi dell art. 26 del Decreto 231/07 15

Obblighi semplificati (segue) Due diligence Ai sensi dell art. 25, comma 4, del Decreto 231/07, i destinatari raccolgono sufficienti informazioni sulla clientela idonee a stabilire se ricorrono le condizioni di basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo Accertamento identità del cliente i dati relativi a denominazione, natura giuridica, sede legale, e, ove esistente, codice fiscale dello stesso (albi tenuti dalle Autorità di vigilanza) Ove i destinatari dispongano di affidabili meccanismi e procedure proprie o di sistema (quali ad esempio il meccanismo di scambio di chiavi SWIFT) per il riconoscimento dei clienti e del personale degli stessi legittimato a rappresentarli nelle transazioni, essi possono utilizzare tali meccanismi e procedure anche ai fini dell identificazione e della verifica dei dati relativi al cliente e all esecutore I destinatari verificano il permanere dei presupposti per l applicazione della procedura semplificata, con modalità e frequenza stabilite secondo l approccio basato sul rischio 16

Obblighi Rafforzati di Adeguata Verifica Principi generali e casi tipici I destinatari applicano misure rafforzate di adeguata verifica della clientela, quando sussista un elevato rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, risultante da specifiche previsioni normative ovvero dall autonoma valutazione del destinatario I casi di misure rafforzate sono i seguenti: operatività a distanza PEP conti di corrispondenza con enti corrispondenti di Stati extracomunitari nel caso di operazioni di versamento di contanti o valori provenienti da altri Stati qualora sia inviata alla UIF la segnalazione di operazione sospetta in relazione al ricorso a prodotti, operazioni, tecnologie che possano aumentare il rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo (ad esempio, favorendo l anonimato) 17

Obblighi Rafforzati di Adeguata Verifica (segue) Principi generali e casi tipici Gli obblighi rafforzati di adeguata verifica consistono nell adozione di misure caratterizzate da maggiore profondità, estensione e frequenza In particolare si può prevedere l acquisizione di informazioni ulteriori e verifiche più approfondite rispetto a: i dati identificativi ordinariamente previsti (familiari, conviventi, soggetti in relazioni d affari) l esecutore e titolare effettivo natura e scopo delle operazioni occasionali o del rapporto continuativo 18

Obblighi Rafforzati di Adeguata Verifica (segue) Operatività a distanza L assenza della presenza fisica (internet banking e phone banking) del cliente richiede l adozione di particolari cautele, con riferimento all espletamento degli obblighi di adeguata verifica. Tali obblighi s intendono comunque assolti: quando l identificazione e la verifica siano state già effettuate in relazione a un rapporto in essere qualora il destinatario si avvalga dell adeguata verifica effettuata da parte di terzi le operazioni di cassa continua o effettuate con sportelli automatici (sono imputate al soggetto titolare del rapporto al quale ineriscono) tramite atti pubblici, scritture autenticate, dichiarazioni della rappresentanza e dell autorità consolare italiana riconoscimento dei clienti tramite affidabili meccanismi e procedure (vedi Codici SWIFT) Negli altri casi occorre acquisire i dati identificativi ed effettuare il riscontro su una copia di un documento di identità non scaduto + ulteriore verifica (welcome call/raccomandata a.r. ad un indirizzo fisico/richiesta di documentazione controfirmata etc.) 19

Obblighi Rafforzati di Adeguata Verifica (segue) PEPs Persone residenti in altri Stati comunitari o in Stati extracomunitari che rivestono o hanno rivestito importanti cariche pubbliche (sono considerati a più alto rischio di riciclaggio in quanto maggiormente esposti a potenziali fenomeni di corruzione, unitamente ai relativi familiari e alle persone che notoriamente sono a loro legate (ad esempio in virtù di rapporti d affari) Le cautele per i PEP residenti all estero sono estese anche ai soggetti (PEP) residenti in Italia ove sussista un elevato rischio di riciclaggio La qualificazione come PEPs assume rilievo sia per il cliente che per il titolare effettivo I destinatari sono tenuti a definire procedure idonee a verificare se il cliente o il titolare effettivo rientri nella nozione di PEP Qualora il cliente o il titolare effettivo rientri nella definizione di PEP, l avvio o la prosecuzione del rapporto continuativo sono autorizzati dal Direttore Generale ovvero da una persona che svolga una funzione equivalente Adottare misure adeguate per stabilire l origine dei fondi (dichiarazione del cliente + documenti pubblicamente disponibili) 20

Obblighi Rafforzati di Adeguata Verifica (segue) Operazioni di versamento di contanti o valori provenienti da altri Stati acquisizione di copia della dichiarazione di trasferimento di contante per operazioni di versamento di contanti, strumenti finanziari o altri valori mobiliari di importo complessivo pari o superiore al controvalore di Euro 10.000, provenienti da uno Stato estero, comunitario o extracomunitario Operatività con banconote di grosso taglio in presenza di Operazioni frequenti di deposito, di prelievo, di pagamento e per importi elevati effettuate con banconote di grosso taglio (euro 200/500), superiori a euro 2500, i destinatari devono effettuare specifici approfondimenti al fine di verificare le ragioni alla base di tale operatività ed escluderne la connessione con fenomeni di riciclaggio 21

Adeguata Verifica: esecuzione da parte di terzi L assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela può essere demandato a soggetti terzi, ferma la piena responsabilità in capo al destinatario tenuto all osservanza di detti obblighi Il ricorso ai predetti soggetti è consentito per tutte le fasi dell adeguata verifica, ad eccezione del controllo costante dell operatività 22

Adeguata verifica: esecuzione da parte di terzi (segue) Possono effettuare tutte le fasi dell adeguata verifica (monitoraggio escluso) - intermediari nazionali di cui all art. 11, comma 1, del Decreto 231/07, nonché le loro succursali insediate in paesi terzi equivalenti - enti creditizi e finanziari comunitari - banche aventi sede legale e amministrativa in paesi terzi equivalenti Possono effettuare solo l identificazione del cliente (esclusa la verifica e la raccolta delle info su finalità e scopo) intermediari assicurativi operanti nel ramo vita, mediatori creditizi, agenti attività finanziaria collaboratori esterni che operano in nome e per conto dei predetti intermediari in virtù di apposita convenzione (credito al consumo, leasing, factoring, etc.) 23

Adeguata Verifica: esecuzione da parte di terzi (segue) Contenuto e modalità di esecuzione degli obblighi: È necessaria un idonea attestazione rilasciata dal terzo che abbia provveduto ad adempiere gli obblighi di adeguata verifica in presenza del cliente in relazione ad un rapporto tuttora in essere L attestazione deve contenere: i dati identificativi del cliente, dell esecutore e del titolare effettivo ai fini dell adempimento dell obbligo di identificazione l indicazione delle tipologie delle fonti utilizzate per l accertamento e per la verifica dell identità le informazioni sulla natura e sullo scopo del rapporto da aprire e dell operazione occasionale da eseguire ai fini dell adempimento del relativo obbligo 24

Adeguata Verifica: esecuzione da parte di terzi (segue) Ai fini dell identificazione del cliente, l attestazione può essere resa attraverso: a) la trasmissione di un bonifico che sia eseguito a valere su un conto per il quale cliente è stato identificato di persona b) l utilizzo di una carta di pagamento, emessa da un intermediario presso cui il titolare è stato identificato di persona Copia dei documenti e delle informazioni acquisite deve essere resa disponibile in sede di verifica ovvero inviata tempestivamente da parte dei terzi su richiesta del destinatario Spetta all intermediario responsabile dell adeguata verifica valutare se gli elementi raccolti e le verifiche effettuate dai soggetti terzi siano idonei e sufficienti ai fini dell assolvimento degli obblighi di legge 25

Adeguata Verifica: esecuzione da parte di Terzi (segue) L intermediario responsabile deve: Definire i compiti demandati al terzo Individuare i dati da acquisire e trasmettere Definire le modalità e le tempistiche di trasmissione Predisporre strumenti per lo scambio dei flussi informativi Verificare nei limiti della diligenza professionale la veridicità dei documenti ricevuti e dei dati desunti dagli stessi Valutare e, all occorrenza acquisire, ulteriori informazioni, dal terzo o dal cliente o da altre fonti 26

Adeguata verifica nei confronti di enti creditizi e finanziari extracomunitari non equivalenti I destinatari applicano misure rafforzate nei confronti degli enti creditizi e finanziari insediati in Stati extracomunitari diversi dai paesi terzi equivalenti, quando questi ultimi instaurano rapporti continuativi costituiti da conti correnti di corrispondenza ovvero conti di passaggio conti correnti di corrispondenza intrattenuti dai destinatari per il tramite di proprie succursali o filiazioni insediate in Stati extracomunitari (non equivalenti?) Rapporti assimilabili ai conti di corrispondenza e ai conti di passaggio 27

Adeguata verifica nei confronti di entri creditizi e finanziari extracomunitari non equivalenti (segue) Misure rafforzate: Acquisire info su assetti proprietari e qualità del regime di vigilanza AML Info su natura attività svolte In caso di operatività per conto terzi, assicurasi che l ente corrispondente assolva gli obblighi di adeguata verifica e che possa fornire all occorrenza i dati relativi ai propri clienti Acquisire garanzia scritta in merito all inesistenza di ostacoli giuridici alla trasmissione dei dati Autorizzazione del direttore generale/funzione equivalente/persona appartenente all alta dirigenza a ciò preposta Accordo scritto 28

Sezione II Parte VI -I rapporti di clientela con destinatari intermediati da altri destinatari operatività in nome e conto proprio (tesoreria) Rapporto instaurato direttamente con l intermediario (TE = proprietà) operatività in nome proprio e conto terzi (senza rappresentanza) Rapporto istaurato direttamente con l intermediario (il TE/operazione = cliente) operatività in nome e conto terzi (con rappresentanza) Rapporto instaurato direttamente con il cliente 29

Il Titolare Effettivo Cambia la definizione rispetto al documento di consultazione Eliminato il riferimento ai rapporti continuativi, obbligo di identificazione sia per i rapporti che per le operazioni Obblighi rafforzati in caso il TE sia una PEP Accoglie le indicazioni del GAFI Viene formalizzato l orientamento BOI secondo cui occorre fare riferimento al concetto di controllo civilistico (art. 2359 cc e 93 TUF) Presunzione di controllo con percentuale superiore al 25% del capitale sociale Occorre risalire la catene partecipativa per ciascun soggetto che esercita il controllo Uno o più soggetti preposti all amministrazione delle società in considerazione dell eventuale influenza delle decisioni riservate ai soci (criterio residuale, vedi società ad azionariato diffuso) 30

Il Titolare Effettivo nel Trust Occorre identificare, in qualità di TE, i seguenti soggetti: Il beneficiario: se individuato, e se beneficiario di almeno il 25% dei beni Il settlor: se beneficiario di almeno il 25% dei beni o se in base all atto costitutivo mantiene il controllo sui beni conferiti al trust o su almeno un parte consistente degli stessi ( del 25% dei beni) Il trustee: sempre come TE o cliente/esecutore 31

Il Titolare Effettivo nelle Fondazioni Occorre identificare, in qualità di TE, i seguenti soggetti: Il beneficiario: se già individuato e se beneficiario di almeno il 25% dei beni Il fondatore: (se in vita) e se mantiene il controllo sui beni conferiti o su almeno un parte consistente degli stessi ( del 25% dei beni) in particolare nelle fondazioni non riconosciute Chi amministra i beni se non già identificato come cliente/esecutore 32

Il Titolare Effettivo nelle fiduciarie statiche non iscritte all albo di cui al 106 TUB se la fiduciaria agisce per conto dei fiducianti: la fiduciaria è tenuta ai sensi dell art. 21 del Decreto 231/07 a fornire per iscritto tutte le informazioni necessarie ed aggiornate di cui sia a conoscenza sui fiducianti quali titolari effettivi del rapporto o dell operazione; ove i fiducianti siano persone diverse dalle persone fisiche, vanno identificati e verificati i dati del titolare o dei titolari effettivi di tali enti secondo le norme relative alle società se la fiduciaria agisce in nome e per conto proprio: vanno identificati e verificati i dati del titolare o dei titolari effettivi della fiduciaria, secondo le norme relative alle società 33

Il Titolare Effettivo nelle organizzazioni non profit associazioni, comitati, consorzi, cooperative sociali, fondazioni Chi è il TE? Beneficiari o coloro che anche di fatto esercitano il controllo sul 25 % o più del patrimonio del fondo o del patrimonio 34

In tutti gli altri casi (reti di imprese, consorzi etc.) Nei casi diversi da quelli indicati precedentemente il Titolare Effettivo va individuato: nei soggetti che detengano una quota superiore al 25% del fondo o patrimonio dell organizzazione; e nei soggetti che, in forza del contratto costitutivo dell organizzazione (e successive modifiche e integrazioni) ovvero di altri atti o circostanze, controllano una percentuale dei voti all interno dell organo decisionale dell organizzazione superiore al 25% o del diritto di esprimere la maggioranza dei preposti all amministrazione 35

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